ANEXO 90.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA

CODIGO: PR-SST-10
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN
EL TRABAJO VERSIÓN: 1

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS AL SG - SST FECHA: 25/04/2018

1. OBJETIVO

Describir los lineamientos y requisitos para la realización y atención de auditorías internas, externas y
revisión por la dirección conforme a las disposiciones definidas en el Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo.

2. ALCANCE

Aplica para la realización de auditorías de primera parte en todos los procesos que conforman el de
gestión de la organización, la realización de auditorías de segunda parte dirigidas a los proveedores y
las recibidas a las partes interesadas, así como la atención de auditorías de tercera parte realizadas
por entes certificadores. Se da alcance a los criterios de auditoría contemplados por el sistema de
salud y seguridad en el trabajo OHSAS 18001 y lo definido en el decreto 1072 de 2015.

3. DEFINICIONES

3.1. Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

3.2. Corrección: acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. Una corrección
puede realizarse junto con una acción correctiva. Una corrección puede ser por ejemplo un
reproceso o una reclasificación.

3.3. Acción correctiva: acción tomada para eliminar o mitigar la causa de una no conformidad
detectada u otra situación indeseable. Puede haber más de una causa para una no
conformidad.

3.4. Acción preventiva: acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u
otra situación potencialmente no deseable. Puede haber más de una causa para una no
conformidad potencial. La acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras
que la acción correctiva se toma para prevenir que vuelva a producirse.

3.5. Auditoría: proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia, para
ser evaluada de manera objetiva con el fin de determinar el grado en el que se cumplen los
criterios y requisitos establecidos.

3.6. Auditor: persona que lleva a cabo una auditoría.

3.7. Equipo auditor: uno a más auditores que llevan a cabo una auditoría, con el apoyo, si es
necesario de expertos técnicos. Uno de los auditores del equipo se designa como auditor
líder. El equipo puede incluir auditores en formación.

3.8. Observador: persona que acompaña al equipo auditor pero no audita.

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3.9. Auditado: organización, proceso o persona que está siendo auditada.

3.10. Cronograma de auditorías: registro donde se planifica y se hace seguimiento al

conjunto de una o más auditorías que se realizan en un periodo determinado y dirigidas hacia
un propósito específico.

3.11. Plan de la auditoría: descripción de las actividades de los detalles acordados

previamente a la realización de la auditoría.

3.12. Alcance de la auditoría: extensión y límites de una auditoría. Incluye generalmente una
descripción de las ubicaciones, las unidades de la organización, las actividades y los
procesos, así como el periodo de tiempo requerido para la realización de la auditoría.

3.13. Criterios de la auditoria: grupo de políticas, procedimientos, normas o requisitos usados

como referencia y frente a los cuales se compara la evidencia de la auditoría.

3.14. Evidencia de la auditoría: registros, declaraciones de hechos o cualquier otra

información pertinente para verificar los criterios de la auditoría. Puede ser cualitativa o
cuantitativa.

3.15. Hallazgos de la auditoría: resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría

recopilada frente a los criterios de la auditoría. Indican conformidad o no conformidad, y
pueden llevar a oportunidades de mejora o la adopción de mejores prácticas.

3.16. Conclusiones de la auditoría: resultados de una auditoría tras considerar los objetivos
de la auditoría y todos los hallazgos evidenciados.

3.17. No conformidad mayor: incumplimiento total de algún requisito considerado en los

criterios de la auditoría. Coloca en riesgo el desempeño del sistema integrado de gestión.

3.18. No conformidad menor: incumplimiento puntual o aislado de un requisito considerado

en los criterios de la auditoría. La acumulación de no conformidades menores por el mismo
requisito da lugar a no conformidades mayores.

3.19. Observación: declaración sustentada en evidencia objetiva con el propósito de advertir

acerca de una situación potencial de incumplimiento, que de no ser atendida puede
convertirse en no conformidad.

4. RESPONSABILIDADES

4.1 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN PARA EL SISTEMA: tiene la responsabilidad de

planificar y programar las revisiones por la dirección al Sistema de Gestión Integrado
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4.2 ENCARGADO DEL SISTEMA: comunicara la agenda de trabajo para la realización de las
revisiones por la dirección al personal correspondiente para que estos proporcionen la
información correspondiente.

4.3 Los criterios para la selección de los auditores internos del restaurante son:

Educación: los auditores deben haber cursado y aprobado como mínimo estudios de nivel
técnico.

Formación: los auditores deben evidenciar formación certificada por entes certificadores
en las normas ISO 9001:2008, OHSAS 18001:2007 y/o ISO 14001:2004, de acuerdo al
criterio de la auditoría que se realice.

Habilidades:

 Capacidad analítica: alto nivel de comprensión, análisis y profundidad en la ejecución

del trabajo.
 Responsabilidad por confidencialidad: alto sentido de la responsabilidad para el
manejo de información confidencial de la empresa.
 Resolución de problemas: ser proactivo en la solución de problemas que se
presenten en el desarrollo de la auditoría y efectividad en el desarrollo de las mismas.
 Liderazgo: ejercer liderazgo para lograr aceptación y reconocimiento como auditor
interno.
 Organización y calidad: organizar el desarrollo de las actividades, con el fin de
cumplir a cabalidad las funciones como auditor interno.
 Honestidad: tener actitud y la cualidad de respeto hacia sí mismo y hacia los demás,
cumpliendo los compromisos hechos dentro del alcance de sus funciones.
 Imparcialidad: tener una visión y un comportamiento objetivo en el desarrollo de las
auditorías, sin tomar partido de alguna situación o persona.

4.4 El cronograma de auditorías debe ser comunicado a los auditados mínimos 15 días calendario
antes de iniciar su ejecución. El responsable de comunicar es el Representante de la
Dirección para el SIG.

4.5 Periódicamente se debe definir el objetivo del cronograma de auditorías, y registrarse en el

Cronograma de auditorías. Se debe tener en cuenta para formular el objetivo el cumplimiento
de ciclo semestral de auditorías internas, las prioridades que defina la Dirección, requisitos
legales y contractuales, auditorías de clientes, actividades sospechosas detectadas y
recurrencia en falla de procesos.

4.6 La periodicidad de las auditorías internas es de mínimo una cada seis meses o según
necesidad.
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4.7 El plan de auditoría debe ser comunicado al auditado mínimo con 5 días calendario de
anticipación a la realización de la auditoría, por parte del equipo auditor designado.

4.8 Para las auditorías externas realizadas por los clientes o por terceros, el plan de acción se
reporta dentro del tiempo acordado y en el formato entregado por ellos, cuando sea requerido,
previa revisión del proceso de gestión integral del restaurante.

4.9 El auditor interno tiene un plazo máximo de 8 días hábiles después de la reunión de cierre de
auditoría, para enviar el informe con las no conformidades y observaciones evidenciadas, al
responsable del proceso / proyecto auditado.

4.10 El auditado tiene un plazo de 15 días calendario, a partir del recibo del informe de la
auditoría, para entregar los registros de acciones correctivas, preventivas y de mejora, con los
análisis de causas y planes de acción propuestos para abordar los hallazgos de la auditoría.

5 DETALLE DE ACTIVIDADES

No ACTIVIDAD RESPONSABLE
Elaborar el cronograma de auditorías, de
Representante de la Dirección para
1 acuerdo a las consideraciones descritas en los
el SG SST o quien se designe.
numerales 4.2 al 4.5 del presente procedimiento.
Asignar al equipo auditor, considerando el
cumplimiento de lo definido en el numeral 4.1. Representante de la Dirección para
2
De acuerdo a la disponibilidad de auditores el SG SST.
internos y a las necesidades de la organización.
Aprobar y divulgar el cronograma, Aprobación
del cronograma propuesto por parte del
Representante de la Dirección para
3 Representante de la Dirección para el SG SST.
el SG SST o quien se designe.
Se remite vía email a los líderes de los procesos
involucrados, y otros trabajadores relacionados.
Elaborar plan de auditoría, registrando la
planificación en cuanto al objetivo, alcance,
4 criterios, detalles y horas de las actividades de la Equipo auditor
auditoría, incluyendo los auditados y el equipo
auditor.
Comunicar y preparar la auditoría, remitir a los
auditados vía email el plan de la auditoría.
5 Solicitar y estudiar los documentos necesarios Equipo auditor, auditado
para el conocimiento preliminar de los procesos
y los aspectos a auditar.
Realizar apertura de la auditoría. Se realiza
6 Equipo auditor, auditado
reunión de apertura con las personas a auditar,
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No ACTIVIDAD RESPONSABLE
en donde se presenta al auditor o equipo auditor
y sus funciones, se confirma el objetivo, alcance,
criterios y agenda de la auditoría, así como
aspectos logísticos como recesos y traslados.
Desarrollar la auditoría, de acuerdo a lo
planificado y siguiendo los criterios de auditoría,
mediante entrevistas, consulta de documentos,
7 Equipo auditor, auditado
registros y visita a los sitios de trabajo. Diligencia
la lista de verificación a medida que va
obteniendo hallazgos y evidencias.
Realizar cierre de la auditoría. Una vez
culminada la auditoría el equipo auditor se reúne
con el grupo auditado, y se dan a conocer los
8 Equipo auditor, auditado
hallazgos evidenciados. Se conciertan puntos
de discrepancia que llegasen a existir, y se
acuerda las acciones necesarias para la mejora.
Preparar el informe de la auditoría. Diligenciando
el formato definido, diligenciando los hallazgos
9 Equipo auditor
resultantes de la auditoría, y registrando la
necesidad de acciones.
Entregar el informe al auditado. Remitir al
auditado vía email y dentro del plazo definido
10 (numeral 4.9) el informe de la auditoría. Notificar Equipo auditor
el plazo establecido para entregar la propuesta
de acciones necesarias.
De acuerdo al procedimiento Acciones
correctivas, preventivas y de mejora diligenciar el
formato de Acción, correctiva, preventiva y de
11 mejora, registrando los análisis de causas y Auditado
planes de acción propuestos para abordar los
hallazgos de auditoría. Entregar en el plazo
definido (numeral 4.10).
Realizar seguimiento y cierre de las acciones,
Aprobar los planes de acción propuestos, y
hacer seguimiento a su cumplimiento registrando
fechas y observaciones en los formatos de
12 Equipo auditor
acciones. Realizar el cierre de las acciones de
acuerdo a lo establecido en el procedimiento
SST-PRO-07 Acción correctiva, preventiva y de
mejora.
Reportar cumplimiento al Representante de la
13 Equipo auditor
Dirección para el SG SST, Reportar el
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No ACTIVIDAD RESPONSABLE
cumplimiento de la auditoría, de acuerdo con sus
resultados, el desempeño de los procesos y el
cumplimiento al cronograma de auditorías.

REV Nº Descripción del cambio Aprobado Fecha

1 Emisión Primer documento SI 25/04/2018