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SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO SG SST - PESV
MANUAL DE CONTROL DE Fecha: 01.08.23
DOCUMENTOS Y CAMBIOS Página 1 de 12

INTRODUCCIÒN

El presente manual sirve de guía A CONFAR SAS, para el manejo y control

documental de todos sus procesos estratégicos, con el fin de tener un manejo más
claro, ágil y eficiente. Además, como herramienta para desarrollar la codificación,
numeración y el cumplimiento de normas ICONTEC.
La cual implementada de forma adecuada evidenciara el éxito del objetivo
planteado.

OBJETIVO

Con este manual se pretende estandarizar los procesos CONFAR SAS, para dar
agilidad a estos, de una manera entendible y fácil de utilizar.

CAMPO DE APLICACIÓN

Aplica a todos los colaboradores de CONFAR SAS, que generen documentos que
representen la empresa o den apoyo al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud
en el trabajo, entre otros.

NORMAS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

Y CORRESPONDENCIA

Para elaboración es importante tener en cuenta algunas técnicas sobre la forma de

elaborar los documentos con el fin de normalizar su producción. El ICONTEC nos
da herramientas que facilitan la gestión de la documentación.
Márgenes: Se deben conservar las siguientes márgenes en el documento:

• Superior: 3 cm
• Izquierdo: 4 cm
• Derecho: 2 cm
• Inferior: 3 cm

* En caso de ser impreso por ambas caras todas las márgenes deben ser de 3
cm. Los títulos de cada capítulo deben estar en hojas independientes a 3 cm del
borde superior.
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Portada

La portada de los documentos que se utiliza para el sistema de gestión de la

seguridad y salud en el trabajo, Manuales, programas, procedimientos e instructivos
es el siguiente:

La portada tiene las siguientes características:

- Título del documento: Se escribe centrado horizontalmente, en letra Arial 20,

en negrilla y en mayúscula sostenida.
- Logotipo de la EMPRESA: Centrado en la parte media de color, de 4 cm. de
alto por 12 cm. de ancho.
- Número de la versión: Se escribe la palabra “Versión” seguida del número
correspondiente.
- Nombre completo de la EMPRESA centrado horizontalmente al final de la
página en letra Arial 12, en negrilla y mayúscula sostenida
- Fecha: Se indica el mes y el año en que la versión del documento ha sido
aprobado.

En la segunda página del documento se ubicarán los cuadros del control de

documentos y control de cambios.

El título del cuadro de Control del Documento va en negrilla centrado

horizontalmente, ocupa la parte superior de la misma, en él se indican las personas
responsables de la elaboración, la revisión y la aprobación del documento. Sus
datos se colocan en columna seguida de la fila firma.

Control de documentos

Elaboro por: Revisado por: Aprobado por:

Firma: Firma: Firma:

El título del cuadro de Control de los Cambios va en negrilla centrado

horizontalmente, en él se describen los cambios correspondientes realizados al
documento y el que solicitó el cambio. Los ajustes a los documentos, solo podrán
ser realizados por el responsable de la elaboración del documento.
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Control de cambios

Revisión Fecha Descripción del cambio

Todos los documentos deben ir con su encabezado y pie de página

A continuación se nombra los criterios que se deben tener en cuenta para el

encabezado:

4
2
5
1
6
3
7

En todas las hojas a excepción de la portada, debe aparecer el cuadro ejemplificado

arriba, que identifica el documento y contiene la siguiente información:

1. Escudo de la EMPRESA
2. Nombre del sistema en mayúscula sostenida, negrita y con letra Arial 12.
3. Título del documento: El cual debe escribirse con letra Arial 12, sin negrilla y
mayúscula sostenida.
4. Versión del documento
5. El código del documento
6. Fecha de emisión y/o actualización del documento
7. Número de página: en letra Arial 12, mayúscula inicial y normal, formato x de y.
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Redacción: Se deben seguir las reglas ortográficas de la lengua española. La

redacción debe ser en tercera persona; se debe justificar toda la documentación y
correspondencia

Tipo de letra: Se recomienda el uso de la fuente Arial con un tamaño 12 u 11, para
el cuerpo del documento, los títulos y subtítulos irán en negrilla conservando el
mismo tamaño de letra y limitando el uso de la negrilla y las mayúsculas.

Numeración: La numeración de las páginas debe hacerse de forma consecutiva

con número arábigos a excepción de la cubierta y la portada que no se enumeran
(pero se deben tener en cuenta).

Contenido: Permitir al lector encontrar una parte especifica del documento de una
forma rápida, utilizando siempre al inicio de cada documento o correspondencia el
código de la dependencia.

Ejemplo:

Seguridad y Salud en el Trabajo: SST

CODIFICACIÓN DE PROCESOS

NOMBRES DEL NIVEL CODIGO

SEGURIDAD Y SALUD EN TRABAJO SST
Tabla 1. Codificación de procesos
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TIPO DE DOCUMENTACIÒN

NOMBRE DEL DOCUMENTO TIPO DOCUMENTO

Manuales MA

Política PO

Instructivos IN

Programa PR

Manual de funciones MF

Planes PL

Registros RE

Anexos AN

Actas AC

Informe IN
Tabla 2. Tipo de Documentación

CODIFICACIÓN DE LA EMPRESA

IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA CODIGO

INICIALES DE LA EMPRESA XX
Tabla 3. Identificación de la empresa
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Las tablas anteriores se van a codificar de la siguiente manera:

Tipo de Documento + (XX) Identificación de la empresa + Nombre de Proceso +

Consecutivo

Ejemplo: MA-XX-SST-01

Para la elaboración de la tabla 1 se tuvo en cuenta el organigrama de CONFAR

SAS, codificando la misma con las iniciales de cada nivel.

Nº NOMBRE DEL PROCESO CODIGO

1 Manual de control de documentos MA-XX-SST-01

Para la elaboración de la tabla Nº 2 se tuvo en cuenta el tipo de documentación que

se aplica dentro de los documentos de la empresa, utilizando letras claves para su
fácil identificación, respetando el consecutivo del 01 al infinito de cada tipo de
documento.
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Procedimiento

ID. Entrada Actividad Salida Descripción (Cómo) Responsable Registro

1 Inicio

El coordinador de SST se encarga de controlar la elaboración de Responsable:

Información para documentos (manuales, procedimientos, instructivos, planes, registros) Coordinador de SST
2 elaboración del Elaborar documento del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo. Obtiene la Participa: Persona(s)
documento información por medio de observación directa y entrevistas con el que utilizarán el
personal que realiza las actividades que se documentarán. documento

Responsable:
SI Si existen cambios en el documento, el coordinador de SST los
Coordinador de SST
¿Hay incorpora, hasta conseguir con quien participan de la elaboración el
3 2 Participa: Persona(s)
cambios consenso acerca de los cambios y obtener el documento previo a ser
que utilizarán el
aprobado.
? documento
NO
El coordinador de SST revisa inmediatamente y envía al gerente para Responsable:
4 Aprobar edición que apruebe la edición preliminar del documento y la presentación del Coordinador de SST
medio impreso y el archivo en medio magnético. Participa: Gerente
Si no existe una versión anterior al documento o es uno nuevo se
identifica con la Revisión 0, y se codifica según el anexo 1 al final del Responsable:
5 Codificar y actualizar presente procedimiento. Si existe una revisión anterior, se sigue el Coordinador de SST
revisión número consecutivo correspondiente.
El Coordinador de SST realiza la presentación definitiva del documento,
con las firmas de quien elabora, revisa y aprueba en la primera hoja del
documento. Al entrar en vigencia una nueva revisión, bajo previa
6 Editar autorización, debe retirar el documento anterior y convertirlo en Responsable:
documento obsoleto, al cual tiene acceso solo el personal que requiere Coordinador de SST
verlo para fundamentar los cambios de la nueva revisión. Las fechas de
cada documento serán registradas en la primera hoja de cada
documento.

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ID. Entrada Actividad Salida Descripción (Cómo) Responsable Registro

Responsable:
El listado de documentos vigentes, su código y las áreas en que se
1 utilizan se controlan a través del registro Listado maestro de
Coordinador de SST
Listado documentos. Cuando algún documento se revisa y es editada una
Registro:
7 maestro de nueva revisión o se distribuye entre personas o áreas diferentes, el
Incluir en el listado maestro documentos coordinador de SST emite un nuevo Listado maestro de documentos.
AN-XX-SST-05 Listado
Cada área lleva su listado maestro de documentos y de registro y se le
maestro de
envía al coordinador de SST para su consolidación.
documentos

El Coordinador de SST notifica y entrega a las personas copia del

Notificar y distribuir documento impreso que van a utilizar en su lugar de trabajo y se
Documento encarga, además, de capacitar a todo el personal que por sus funciones
definitivo y responsabilidades requiere tener documentos controlados en su lugar Responsable:
8 (copias) de trabajo, con un pie de página en el documento de COPIA Coordinador de SST
CONTROLADA. La notificación puede realizarse a través del correo
interno. En el Listado maestro de documentos se escribe a quienes se
distribuye cada uno de los documentos.

Responsable:
Identificar Se identifican los documentos externos recibidos o que se encuentren
Coordinador de SST
9 documentos externos 7 en la empresa: manuales, norma técnicas, catálogos de productos, que
Documento requieran ser identificados y controlados como parte del sistema de
s externos Participa: Gerente,
gestión, y se incluyen en el Listado Maestro de Documentos Externos.
jefes de área

Los responsables y / o usuarios de los documentos deben procurar Responsable:

10 Mantener mantener la integridad física de los asignados y el cumplimiento de las Persona(s) que utilizan
directrices allí establecidas. el documento

2
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ID. Entrada Actividad Salida Descripción (Cómo) Responsable Registro

2
Si existen cambios en las actividades, procesos, nuevas líneas de
productos o servicios, cambios en las funciones de los cargos Responsable:
11 existentes o nuevos cargos, se hace necesario revisar los documentos Persona(s) que utilizan
NO actuales para evaluar la necesidad de modificar su contenido, así como el documento
¿Se 1 los registros involucrados.
necesita 5
actualizar?
SI

La revisión puede ser sugerida por quienes realizan el documento o

quienes lo elaboran, aprueban o quienes lo usan. Se deben justificar Responsable:
12 Revisar los cambios propuestos; en caso de aprobar el (los) cambio (s), al final Persona(s) que utilizan
del documento aparece un resumen de los cambios realizados como el documento.
evidencia de los mismos.
Los cambios son realizados mediante la misma ruta original, y se
aprueban como la primera vez, a menos que, por ausencia de alguna Responsable:
de las personas participantes, se haya designado a alguien más para Coordinador de SST,
13
Reelaborar 3 la revisión y aprobación. Se toman en cuenta los enlaces con otros Persona(s) que utilizan
documentos, es decir, que estén relacionados por pertenecer a una el documento.
misma área proceso o actividad. Se deben revisar antes de dar por
terminada una modificación.

3
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ID. Entrada Actividad Salida Descripción (Cómo) Responsable Registro

1
Al entrar en vigencia una nueva revisión, bajo previa autorización del Responsable:
¿Es NO 1
documento
responsable, se debe retirar el documento anterior y convertirlo en Coordinador de SST,
14
obsoleto? documento obsoleto, al cual tienen acceso solo el personal que requiere Persona responsable
verlos para fundamentar los cambios de la nueva revisión. del documento
SI

Responsable:
Se eliminan los documentos obsoletos que estén en medio físico y
15 Destruir Coordinador de SST
electrónico, se destruyen para evitar su consulta y utilización indebida.
y/o jefe de Procesos

16 Fin
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Definiciones y terminología

Definición de términos usados en este documento

Término Definición
Aprobación Autorización de los documentos del sistema por parte de la
gerencia para su utilización, lo cual es necesario antes de
proceder a su aplicación.
Código Asignación de letras y números a los documentos, mediante
el cual se obtiene mayor control.
Documento Información y su medio de soporte.
Documento Es aquel documento reproducido del original aprobado, que
vigente cuando sufre modificaciones es remplazado para evitar el uso
de documentos obsoletos.
Procedimiento Forma especificada para llevar a cabo una actividad o
proceso.
Registro Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades desempeñadas.

Registros

Departamento, área o persona que debe retener

Título
el documento
Listado maestro de
SST
documentos

Conservación de documentos

Dentro de los documentos y registros a conservar se consideran, entre otros, los

siguientes:

• Información sobre la legislación en SST aplicable.

• Registros de las formaciones proporcionada a todos los empleados (incluida
la inducción y la re-inducción) y la información SST entregada a ellos.
• Registros de entrenamientos, simulacros y simulaciones ejecutados en
desarrollo del plan para la prevención, preparación y respuesta ante
emergencias
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• Registros de las inspecciones realizadas.

• Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como
resultado de los programas de vigilancia y control de los peligros y riesgos
en SST.
• Registros de no conformidades, incidentes, accidentes, enfermedades
laborales y la investigación y análisis de estos eventos.
• Registros de los análisis de seguridad realizados a las tareas críticas no
rutinarias o trabajos de alto riesgo, los permisos y procedimientos definidos.
• Registros de la identificación de peligros, evaluación de riesgos y medidas
de prevención y control definidas.
• Registro de entrega de elementos de protección personal.
• Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores y
los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los
trabajadores.
• Los resultados de los exámenes complementarios tales como paraclínicos,
pruebas de monitoreo biológico, audiometrías, espirometrías, radiografías de
tórax y las que se realicen con el objeto de monitorear los efectos hacia la
salud de la exposición a peligros y riesgos, cuya reserva y custodia está a
cargo del médico correspondiente (Nota: Solo aplica en empresas que
tengan médico especialista en áreas afines a la SST).
• Registros relacionados con la evaluación del desempeño de la SST.
• Registros de las revisiones por la alta dirección.
• Informes de auditorías internas o externas del SG-SST - PESV.
• Almacenamiento de documentación por 5 años; registros de inspecciones y
preoperacionales 1 año