Procedimiento Control de Documentos y Registros

Fecha: 8/09/2019
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Código: PD-CD-SST01

Y SALUD EN EL TRABAJO
Procedimiento de Control de Versión: 0.0
Documentos y Registros Página: 1 de 7
1. OBJETIVO
Crear un sistema para definir los criterios de elaboración, codificación, aprobación,
distribución, archivo y control de los documentos que componen el Sistema de Gestión
de BREAKFAST CLUB S.A.S con el fin de establecer la metodología y los parámetros
bajo los cuales se deben controlar los documentos de origen interno y externo
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todas las actividades relacionadas con el control de los
registros y documentos de origen interno y externo requeridos por el Sistema de
Gestión de seguridad y salud en el trabajo.
3. DOCUMENTOS ASOCIADOS
Norma ISO 9001:2015
4. DEFINICIONES
 COPIA CONTROLADA: Documento o tipo de documento susceptible a cambio
o modificación.
 COPIA NO CONTROLADA: Documento o tipo de documento que no exige
cambio o actualización.
 SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD SALUD EN EL TRABAJO: Sistema
de gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a seguridad y
salud en el trabajo.
 MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN SG-SST: Documento resumen que
especifica el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo
 MAPA DE PROCESOS: identificación de los procesos que se desarrollan
dentro de la empresa.
 CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS: Descripción secuencial de las
actividades realizadas dentro de los procesos identificando las entradas y las
salidas, los recursos que se involucran en su realización, las personas
responsables de ejecutarlas y la documentación requerida.
 DOCUMENTO: información y su medio de soporte.
 DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO: Son aquellos documentos que a
juicio de la empresa se consideran necesarios para la prestación del servicio y
que son emitidos por fuentes externas a la empresa.
 PROCEDIMIENTO: Documento que proporciona sobre como efectuar las
actividades y los procesos de una manera coherente.
 INSTRUCTIVO: Descripciones detalladas de cómo realizar y registrar las
tareas dentro de una función y pueden ser, por ejemplo, descripciones escritas
detalladas, diagramas de flujo, plantillas, modelos, entre otros; y deben
describir cualquier material, equipo y documentación a utilizar.
 FORMATO: Corresponde a una hoja previamente diseñada para permitir la
recolección de la información.
 REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencias de las actividades desempeñadas.
 ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN: Es la ruta en la cual se encuentra
almacenada la información de los registros, puede estar magnética o impresa;
permitiendo recuperarlos fácilmente al requerir una consulta.
Fecha: 8/09/2019
 PROTECCIÓN: Es la forma segura de almacenar los registros y documentos

de importancia para la empresa.
 ARCHIVADOR: Es el sitio donde se guardan los registros y documentos de
importancia para la empresa.
 DISPOSICIÓN: Es la acción a tomar con el registro una vez terminado el
tiempo de retención (Ejemplo: destruir, reciclar, conservar en un archivo
inactivo o activo).
 TIEMPO DE RETENCIÓN: Es el tiempo que establece el usuario del registro
de acuerdo con el tiempo que necesite conservarlo para su análisis o consulta
y también de acuerdo con disposiciones legales.
 P.H.V.A: Corresponde a las siglas del planear, hacer, verificar y actuar

5. RESPONSABILIDADES
El Gerente General es responsable de:
 Definir, identificar y aprobar los procedimientos del Sistema de Gestión.

 Aprobar nuevamente los documentos actualizados que han sufrido cambio o
modificación.
El Encargado del Sistema de Gestión es responsable de:
 Definir la estructura de los procedimientos documentados.

 Revisar los procedimientos y/o documentos del SG antes de su emisión.
 Revisar los cambios de los procedimientos y/o documentos del SG.
 Recopilar información y transcribir los procedimientos.
 Realizar los ajustes y/o cambios con su respectiva revisión a los
procedimientos cuando se requiera.
 Mantener, conservar y archivar los procedimientos en medios impresos o
electrónicos.
 Distribuir, difundir los procedimientos según orientación de la Gerencia.
 Retirar los documentos obsoletos de los sitios de utilización y cambiarlos por
los vigentes.
 Mantener actualizado el listado maestro de documentos de origen interno y
externo.
Responsables del manejo del archivo
 Mantener organizados los archivos

 Velar por su custodia
 Prestar servicios de acceso e información
 Conservar los archivos en buen estado
 Velar por la correcta consecución de los registros que generen préstamos.
 Velar por la identificación y fácil consecución de los registros.
 Dar información necesaria al personal autorizado para el manejo del archivo.
Es responsabilidad del personal de la empresa aplicar los procedimientos aprobados

correspondientes a su proceso.
6. CONDICIONES GENERALES
 Los documentos deben ser legibles, no se aceptan enmendaduras y no deben
estar escritos en lápiz.
Fecha: 8/09/2019
 Todos los campos de un registro deben ser diligenciados; cuando el campo no

corresponda a las características del proceso se debe diligenciar con las letras
N.A. (No aplica), si por algunas circunstancias no se dispone de un dato, debe
trazarse una línea en el campo correspondiente.
 En el formato de listado maestro de documentos y registros, se mantendrá
actualizados los datos de almacenamiento, recuperación, tiempo de retención y
disposición de cada uno de los documentos y registros.
7. CONTENIDOS
7.1 ELABORACION DE DOCUMENTOS
Los documentos se deben elaborar con base en las especificaciones establecidas en
el procedimiento, se debe redactar en forma clara, breve y precisa evitando el uso de
abreviaturas.
7.2 PRESENTACIÓN:
La presentación de los documentos debe ser en tamaño carta. En los formatos se
debe utilizar un tamaño de papel carta y letra Arial 11 de forma tal que permita el uso
óptimo del papel.
7.3 ENCABEZADO DE LA HOJA:

El encabezado de la hoja debe contener los siguientes datos:
Fecha: 8/09/2019
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Código: PC-
Y SALUD EN EL TRABAJO SST01
Nombre y logo de la empresa: Primera columna
Proceso al que pertenece el documento: Centro de la parte superior (Mayúscula)
Nombre del documento: Centro de la parte superior. (Minúscula)
Fecha de actualización: Parte superior derecha.
Código del documento: Corresponde a la identificación alfanumérica del documento,

la cual facilitará su ubicación dentro de la estructura documental del Sistema Integrado
de Gestión, y estará dentro del encabezado del documento y se relacionará en el
formato denominado “Listado Maestro de Documentos
El código estará conformado por 10 caracteres, de acuerdo con la siguiente estructura:
XX---YYY##
Versión del documento: Parte superior derecha.

Número de páginas: Parte superior derecha.
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NOTA: Las versiones van de acuerdo con los cambios realizados en el documento y
se identifican con un consecutivo iniciando en “0.0” cuando se emite por primera vez
un documento, las modificaciones y/o actualizaciones de los mismos, se registrarán de
manera ascendente (1, 2, 3, etc.)
7.4 PIE DE PÁGINA:
El pie de página de la hoja no contiene ningún dato
7.5 ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN DEL SG-SST:
La estructura documental del sistema de gestión de SST estará jerarquizada en 4

niveles, los cuales se reflejan en la siguiente pirámide documental:
En la estructura documental relacionada se debe tener en cuenta las siguientes

orientaciones:
 Nivel 1 - Normatividad legal: Corresponde a los documentos que contienen

disposiciones generadas desde el punto de vista legal por BREAKFAST CLUB
S.A.S que corresponde a Resoluciones, Circulares Externas y demás
documentos que representen actuaciones administrativas propias de la
empresa.
 Nivel 2 - Políticas: Corresponde a los documentos que establecen directrices
que permite la toma de decisiones y la obtención de objetivos, dentro de este
nivel se encuentra las políticas del Sistema Integrado de Gestión.
 Nivel 2 - Objetivos: Corresponde a los documentos que permiten el logro de
las políticas, dentro de este nivel se encuentran los Objetivos del Sistema
Integrado de Gestión.
 Nivel 2 - Planes: Conjunto de documentos que establecen pautas de acción a
nivel empresarial, especificando entre otros aspectos, las actividades,
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cronogramas, indicadores, responsables y recursos. Estos deberán estar

relacionados en los procedimientos.
 Nivel 3 - Procesos: Conjunto de documentos asociados a la operación de la
empresa de manera general.
 Nivel 3 - Caracterización: Documento que relaciona información técnica de
manera general de un proceso.
 Nivel 3 - Procedimientos: Conjunto de documentos asociados a la operación
de la empresa de manera específica.
 Nivel 3 - Manuales: La función de este tipo de documentos es la recopilación
de procesos, procedimientos, instrucciones, formatos y lineamientos.
 Nivel 3 – Metodologías: Corresponde a los documentos en donde se
determinan los conceptos, postulados, lineamientos técnicos y métodos,
concebidos y aplicados sistémica y sistemáticamente, los cuales orientan las
actividades de inspección, vigilancia y control, con el fin de cumplir las
funciones y objetivos empresariales.
 Nivel 3 - Guías: Corresponde a los documentos que complementan los
procedimientos, y que tienen como propósito, orientar, profundizar, especificar
o aclarar una actividad establecida dentro del procedimiento.
 Nivel 3 - Instructivos: Corresponde a los documentos que complementan los
procedimientos, y que tienen como propósito, orientar el diligenciamiento de un
formato o aplicativo informático. La complejidad de estos determinará si se
requiere la elaboración de un instructivo, es decir que no necesariamente todo
formato o aplicativo deberá tener uno.
 Nivel 4 - Formatos: Documento elaborado para consignar el resultado de una
actividad o tarea, estos deberán siempre estar relacionados en los
procedimientos.
 Nivel 4 - Registros: Evidencia objetiva de un resultado obtenido de una
actividad ejecutada, puede ser en medio físico o magnético y se puede
desprender del diligenciamiento y trámite de un formato, herramienta
informática, correo electrónico o comunicado.
 Nivel 4 - Documentos soporte: Conjunto de documentos que facilitan la
operación de la empresa, se encuentran dentro de estos los documentos de
origen externo de trabajo.
7.6 CODIFICACIÓN
corresponde a la identificación alfanumérica del documento, la cual facilitará su
ubicación dentro de la estructura documental del Sistema de gestión de seguridad y
salud en el trabajo, y estará dentro del encabezado del documento y se relacionará en
el formato denominado “Listado Maestro de Documentos”, identificado con el código
FT-SST01.
El código estará conformado por siete caracteres, de acuerdo con la siguiente

estructura:
XX-SST##
Los dos primeros caracteres son de tipo alfabético XX corresponden a las

iniciales del tipo de documento, las cuales serán suministradas por el profesional
que administra el Listado Maestro de Documentos, para lo cual se deberá tener
en cuenta la siguiente estructura:
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PR Programa
PD Procedimiento
MN Manual
MI Metodologías
PO Políticas
CR Caracterización
GU Guía
IN Instructivo
PL Plan
FT Formato
FL Formato libre
DE Documento de origen externo
DG Documentos generales
Segundo Campo: Es un carácter alfabético que identifica el proceso al que pertenece:

SST: Seguridad y salud en el trabajo
Tercer campo: Dos caracteres numéricos que indican el número consecutivo de cada
uno de los tipos de documentos.
7.7 CONTROL DE DOCUMENTOS:
MODIFICACIÓN O DESTRUCCIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA
Con una frecuencia de por lo menos una vez al año, es responsabilidad del encargado
de coordinar el SG SST revisar conjuntamente con los involucrados y actualizar los
documentos; en caso de presentarse cambios o modificaciones se seguirá el mismo
proceso de revisión y aprobación que se hace con los procedimientos en su primera
versión. En caso de no presentarse cambios o modificaciones se conserva la versión
vigente y la fecha de la versión.
Cualquier empleado de la empresa puede solicitar la creación, modificación o

destrucción de un documento. El responsable del proceso debe analizar la solicitud
para determinar su aceptación o rechazo.
En caso de ser aceptada, el responsable del sistema de seguridad y salud en el
trabajo, procederá a modificar o destruir el documento siguiendo los lineamientos de
este procedimiento.
Los cambios de los documentos se identificarán por el cambio de versión y se deben
incluir en el formato FR-SST-01 en la columna control de actualizaciones.
.
El responsable del sistema actualiza el formato Listado maestro de documentos y
registros cuando se presente cualquier novedad.
REVISIÓN Y APROBACIÓN DE LOS DOCUMENTOS:
Fecha: 8/09/2019
Los documentos que hacen parte del sistema de gestión de seguridad y salud en el
trabajo son revisados por el responsable del proceso y aprobados por el representante
por la dirección, la aprobación se hace por medio de firmas en el documento.
DOCUMENTOS OBSOLETOS:
No se guardarán documentos obsoletos, los documentos que se encuentren

circulando y que se hayan convertido en obsoletos se pueden convertir en papel
reciclable. Se identificarán con líneas para no confundirse con los demás documentos.
CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO:
Se establece un control en el tema de seguridad y salud en el trabajo en el

procedimiento de identificación de requisitos legales. Los demás documentos de
origen externo se verifican en el momento en que se reciben.
7.8 DIFUSIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Es responsabilidad del encargado de coordinar el SG SST, una vez aprobados los

documentos, iniciar la difusión y distribución de éstos a los colaboradores involucrados
en el procedimiento descrito, dejando constancia en el formato FR-SST-01 Control de
difusión y distribución de documentos, así como el tipo de copia entregado al usuario.
Lo anterior para copias impresas. La distribución magnética se realiza por medio del
acceso a la red a la cual tienen acceso los interesados cuando deseen consultar un
documento actualizado, sin poderlo modificar.
8. CONTROL DE REGISTROS:
IDENTIFICACIÓN:
Todos los registros del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo serán
identificados por su código como están definidos en este procedimiento.
NOTA: Para el caso de que los registros no estén codificados se identificarán por
medio de su nombre.
ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN:
El responsable del proceso es el encargado de la recuperación y almacenamiento
según lo dispuesto por las características propias del registro y según se haya definido
al momento de su creación, debe ser almacenado en archivadores por tema, orden
cronológico u orden alfabético. Pueden ser guardados en medio magnéticos.
En los registros generados por la empresa y externos, serán encargados de su

almacenamiento el responsable de cada proceso. Estas características serán
consignadas en el formato de listado maestro de documentos y recuperación de
registros.
PROTECCIÓN:
Fecha: 8/09/2019
El lugar de almacenamiento de estos registros debe ser libre de humedad, plagas,

virus y cualquier otro aspecto que atente contra la validez de estos.
Deben estar protegidos frente a manejos indebidos por parte del personal, que afecte
la finalidad de la información contenida en este. Para el caso de los registros
magnéticos se realizará back up.
TIEMPO DE RETENCIÓN:
El tiempo de conservación o archivo de los registros se define por reglamentación
normativa que se deben conservar los documentos que hacen parte del sistema de
gestión de seguridad y salud en el trabajo por 20 años, tenidos en cuenta desde la
terminación del contrato laboral con el personal.
El tiempo de conservación asignado a cada registro se especifica en el formato de
listado maestro de documentos y recuperación de registros.
DISPOSICIÓN:
Una vez finalice el tiempo de retención de los documentos, el responsable de cada
proceso procede a disponer de éste conforme a como se especifica en el listado
maestro de documentos y recuperación de registros.
9. DOCUMENTO DE REFERENCIA Y REGISTROS
 Listado Maestro de Documentos de Origen Interno y externo

 Control de Difusión y Distribución de Documentos
9.1 Control de cambios

los documentos a los que se les diligenciará el campo de control de cambios, son:
manuales, guías, procedimientos y caracterizaciones, éste campo se incluirá en la
parte final del documento. Su estructura es la siguiente
CONTROL DE CAMBIOS
Fecha del cambio Versión Quien realiza el Detalles de los

cambio cambios realizados
DETALLE ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

NOMBRE Luis Eduardo Melissa Solano Z. Oscar Alejandro
Rueda Bermeo
CARGO Tecnólogo en Gestión humana Gerente
Salud Ocupacional.

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SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Código: PD-CD-SST01

 PROTECCIÓN: Es la forma segura de almacenar los registros y documentos

 Definir, identificar y aprobar los procedimientos del Sistema de Gestión.

El Encargado del Sistema de Gestión es responsable de:

 Definir la estructura de los procedimientos documentados.

 Mantener organizados los archivos

Es responsabilidad del personal de la empresa aplicar los procedimientos aprobados

 Todos los campos de un registro deben ser diligenciados; cuando el campo no

7.3 ENCABEZADO DE LA HOJA:

Nombre y logo de la empresa: Primera columna

Proceso al que pertenece el documento: Centro de la parte superior (Mayúscula)

Nombre del documento: Centro de la parte superior. (Minúscula)

Fecha de actualización: Parte superior derecha.

Código del documento: Corresponde a la identificación alfanumérica del documento,

El código estará conformado por 10 caracteres, de acuerdo con la siguiente estructura:

Versión del documento: Parte superior derecha.

7.5 ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN DEL SG-SST:

La estructura documental del sistema de gestión de SST estará jerarquizada en 4

En la estructura documental relacionada se debe tener en cuenta las siguientes

 Nivel 1 - Normatividad legal: Corresponde a los documentos que contienen

cronogramas, indicadores, responsables y recursos. Estos deberán estar

El código estará conformado por siete caracteres, de acuerdo con la siguiente

Los dos primeros caracteres son de tipo alfabético XX corresponden a las

Segundo Campo: Es un carácter alfabético que identifica el proceso al que pertenece:

Cualquier empleado de la empresa puede solicitar la creación, modificación o

No se guardarán documentos obsoletos, los documentos que se encuentren

CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO:

Se establece un control en el tema de seguridad y salud en el trabajo en el

7.8 DIFUSIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Es responsabilidad del encargado de coordinar el SG SST, una vez aprobados los

En los registros generados por la empresa y externos, serán encargados de su

El lugar de almacenamiento de estos registros debe ser libre de humedad, plagas,

9. DOCUMENTO DE REFERENCIA Y REGISTROS

 Listado Maestro de Documentos de Origen Interno y externo

9.1 Control de cambios

Fecha del cambio Versión Quien realiza el Detalles de los

DETALLE ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

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