Código OPE-FOR-062

Fecha de
SOPORTE aprobación SGI:
Abril 2022
TÉCNICO Versión: 3
Página: 1 de 10

Fecha Octubre 2022

Cliente VANTI S.A. ESP.
Código Cliente 4998
Servicio ELABORACIÓN POLÍTICA GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA
Interventor
Teléfono E-mail Dirección
Contrato
Maximiliano 3485500 -
[email protected] Calle 72 # 5-38
Domínguez 322 232 4099

Con el objeto de declarar iniciadas las labores correspondientes al servicio de Elaboración

política gestión documental electrónica, se reunieron, Maximiliano Domínguez, en
representación de VANTI S.A. ESP. y Sergio Muñoz, Gerente de Cuenta en representación
de IRON MOUNTAIN, en adelante IMC y se acuerda lo siguiente:

DEFINICIÓN DEL ALCANCE

Se prestará el servicio de Elaboración política gestión documental electrónica y demás

entregables normativos del proceso.

1. ESTRUCTURA DETALLADA DEL SERVICIO

Dentro del alcance de este proyecto Grupo Vanti, en adelante Vanti requiere generar el
marco normativo de la gestión documental electrónica en Colombia, para establecer qué
normas y mejores prácticas debe cumplir y adoptar para el desarrollo a corto mediano y
largo plazo del modelo de gestión de documentos electrónicos de archivo de la compañía.
De forma que el modelo que se defina, desarrolle e implemente:

❖ Genere valor para la compañía.

❖ Está enfocado al cumplimiento de la regulación vigente en materia de gestión
documental electrónica.
❖ Se articule con las soluciones y avances ya existentes.
❖ Sea sostenible en el tiempo.
❖ Tenga en cuenta las mejores prácticas.

Dentro del proceso a realizar, se ha determinado realizar el mismo en las siguientes etapas:
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Primera Etapa: Investigación a nivel de legislación, leyes, acuerdos normas que

aplican a la Gestión documental electrónica de Vanti.

1.1 Segunda Etapa: Elaboración y Presentación

En esta etapa, se presentan los entregables los cuales son el sustento del proceso de
elaboración de la Política de Gestión Documental electrónica los cuales deberán ser
revisados y en caso que se presenten observaciones compartirlas a IMCO para realizar el
respectivo ajuste dentro de los plazos definidos dentro del cronograma de trabajo del
Proyecto.

Nota: Se definió a solicitud de la interventoría del contrato realizar él envió de forma parcial
para validación y revisión, de los diferentes entregables los cuales serán compartidos en
concordancia con los avances del proyecto durante la vigencia del contrato.

Se aclara que el propósito es generar los siguientes entregables (Que se detallan en el

numeral: Servicio requerido):

● Entregable 1: Normograma de gestión documental electrónica.

● Entregable 2: Informe de normativa de gestión documental electrónica que aplica a
Vanti.
● Entregable 3: Documento de lineamientos y política propuesta para la gestión
documental electrónica en Vanti.
● Entregable 4: Tabla con formatos electrónicos vigentes.

Nota: El trabajo debe realizarse con total profesionalismo y confidencialidad con relación a
toda la información que se genere en el servicio.

2. SERVICIO REQUERIDO

Se requiere la prestación de los servicios del proveedor para que investigue, recopile,
consolide, analice y genere conocimiento a Vanti sobre la normatividad general y específica
relacionada con la gestión documental electrónica en Colombia, servicios que
comprenderán el siguiente alcance:

1. Identificación de la legislación vigente sobre gestión documental electrónica y

aplicable a los documentos electrónicos de archivo de Vanti, se debe tener en cuenta
la siguiente legislación:

a. General (Constitución política, leyes estatutarias, leyes, etc.).

b. La expedida por ministerios.
c. Específica para empresas de servicios públicos
d. Específicas para empresas distribuidoras de gas.
e. Específicas para empresas que prestan servicios de financiación.
f. La expedida por el ministerio de cultura.
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g. La expedida por el Archivo General de la Nación (AGN).

h. La expedida por la Superintendencia de Servicios Públicos
i. Jurisprudencia (Fallos de segunda instancia de la Corte Constitucional, etc.).

2. Identificación de las normas técnicas internacionales en el contexto colombiano

(NTC y GTC) relacionadas con la gestión de documentos electrónicos y documentos
electrónicos de archivo.

3. Conceptos relevantes del Archivo General de La Nación relacionados con la gestión

de documentos electrónicos y documentos electrónicos de archivo.

4. Publicaciones relevantes del Archivo General de La Nación relacionadas con la

gestión de documentos electrónicos y documentos electrónicos de archivo.

5. Cualquier otra normativa que el proveedor considere relevante para Vanti.

Nota: En el caso de que el proveedor relacione normas técnicas o documentos que no se

pueden conseguir de forma gratuita por internet, estos deben ser entregados por el
proveedor a Vanti, incluyendo en el valor de sus servicios el costo de adquisición.

2.1 Entregable 1: Normograma de gestión documental electrónica:

Con base en la información debe generar un normograma jerárquico, e es decir, teniendo

en cuenta la jerarquía de la normativa en Colombia: Constitución política, ley estatutaria, ley,
etc., relacionada con la gestión de documentos electrónicos y su preservación a largo plazo,
debe incluir normativa en todos sus niveles (ley, decreto, acuerdo, circular, ordenanza, etc.),
e incluir las normas técnicas internacionales (NTC, GTC) en las que están las mejores
prácticas, con una breve descripción de cada una como guía tanto para la normativa como
las normas técnicas. Para lo anterior, se adjunta formato propuesto, al que el proveedor
puede agregar (pero no quitar) campos si lo considera necesario para un mejor
entendimiento por parte de Vanti

(Ver anexo 1: Ejemplo de formato normograma de gestión documental electrónica).

Los campos son los siguientes:

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Nota: Tener en cuenta que estos aspectos se desarrollan en profundidad en el entregable

2: Informe de normativa de gestión documental electrónica que aplica a Vanti.

2.2 Entregable 2: Informe de normativa de gestión documental electrónica que

aplica Vanti:

En concordancia con el normograma, el proveedor debe generar un documento informe con

su concepto de qué normas le aplican a Vanti. El informe debe estar desglosado por norma
y numeral y/o artículo, parágrafo explicando el aspecto que cubre, el ámbito de aplicación y
por qué se considera que aplica a Vanti. El documento debe estar dividido en dos secciones:

1. Primera sección: Debe contener toda la normativa que Vanti está obligado a cumplir
en materia de gestión documental electrónica según el análisis y experticia del
proveedor

2. Segunda sección: Debe contener toda la normativa y mejores prácticas que se

recomienda que Vanti tenga en cuenta para mejorar su gestión documental
electrónica, según el análisis y experticia del proveedor.

Para lo anterior, se incluye en el presente documento un ejemplo de cómo debe estar

redactada cada norma que el proveedor considere que le aplica a Vanti, bien sea de manera
obligatoria o como recomendación.
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(Ver anexo 2: Ejemplo de estructura para redacción norma y numerales que le

apliquen a Vanti).

2.3 Entregable 3: Documento de política y lineamientos para la gestión

documental electrónica en Vanti:

El proveedor también debe generar un documento estructurado de política y lineamientos

generales para la gestión de documentos electrónicos y su preservación a largo plazo que
indiquen el sustento normativo y mejores prácticas (Si aplica) que se están teniendo en
cuenta para generar dichos lineamientos. La política sugerida y los lineamientos deben tener
un qué y un cómo propuesto por el proveedor desde su experiencia además de señalar las
normas sobre los que se soportan.

El documento debe estar con las siguientes categorías, en las cuales debe relacionarse la
normativa (de forma jerárquica) que le aplica a Vanti en cada categoría relacionada. Cada
categoría debe estar dividida en tres partes:

1. En la primera parte debe estar toda la normativa que Vanti está obligado a cumplir
según el análisis y experticia del proveedor.

2. En la segunda parte la normativa y mejores prácticas que se recomienda que Vanti

tenga en cuenta para mejorar su gestión en la categoría mencionada, según el
análisis y experticia del proveedor.

3. En la tercera parte deben relacionar los lineamientos solicitados.

La estructura de este documento debe ser la siguiente, (Ver detalle en el anexo 3, en el que
se muestran los lineamientos mínimos que debe contener el documento) Estructura
documento de normativa por categoría y lineamientos para la gestión documental
electrónica de Vanti:

Desarrollo de lineamientos por categoría. Las categorías son:

● Formas de archivar documentos electrónicos.

● Documentos electrónicos de archivo.
● Expediente electrónico.
● Transferencias documentales electrónicas.
● Preservación digital.
● Firmas digitales.
● Firmas electrónicas.
● Digitalización con fines de consulta.
● Digitalización con fines probatorios.
● Soportes y formatos electrónicos actuales y cuáles se deben utilizar según
necesidades específicas.
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● Conservación de soportes electrónicos.

● Instrumentos para gestión documental electrónica.
● Mejores prácticas de gestión documental electrónica.
● Software para gestión de documentos electrónicos y documentos electrónicos de
archivo.
● Sedes electrónicas.
● Archivamiento web.
● Documentos electrónicos recibidos y producidos en redes sociales.
● Riesgos de documentos electrónicos.

Para entendimiento de lo que se requiere, se relaciona un lineamiento de ejemplo (Ver anexo

4).

Nota: En los lineamientos deben estar cubiertos todos los aspectos de gestión documental
electrónica. Pese a que se relacionan unos lineamientos mínimos, es responsabilidad del
proveedor con base en su experticia y experiencia incluir además lineamientos que
considere que le pueden aportar valor a Vanti en su gestión documental electrónica. El
proveedor debe agregar como mínimo un lineamiento adicional.

2.4 Entregable 4: Tabla con formatos electrónicos vigentes:

Finalmente, el proveedor debe generar una tabla con los formatos electrónicos actuales y
recomendaciones de uso de cada uno según el caso y la necesidad. Para lo anterior, se
indica formato propuesto, al que el proveedor puede agregarle (pero no quitar) campos si lo
considera necesario para un mejor entendimiento por parte de Vanti.

Tabla que muestra los diversos tipos de formatos y extensiones de documentos electrónicos,
sus características y uso.
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3. EQUIPO DE TRABAJO

De acuerdo con la información que se suministra en este documento, se entiende que el

proveedor, con base en su experiencia, destinará recursos para la prestación de los servicios
solicitados y estos recursos conformarán un equipo de trabajo determinado. En este
contexto, y dado el conocimiento que se tiene desde Vanti, se solicita que el equipo de
trabajo que se conforme cuente con unas características específicas mínimas orientadas a
garantizar el adecuado cumplimiento del servicio. Estas características mínimas no son
negociables. En tal sentido, se requiere que el equipo de trabajo que prestará el servicio
esté conformado como mínimo por:

● Un administrador del proyecto o servicio solicitado con formación profesional de

Sistemas de Información y especialización y/o certificación en Gerencia de proyectos.
Experiencia de 3 años en roles y/o servicios similares. Con dedicación no exclusiva.

● Un profesional en Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística, con

conocimientos de preservación digital. Experiencia de 3 años en roles y/o servicios
similares. Con dedicación exclusiva.

● Un profesional en derecho con experiencia demostrada de mínimo tres años en gestión

documental física y electrónica en Colombia. Con dedicación no exclusiva.

● Un Ingeniero de sistemas con conocimientos de sistemas de gestión documental ECM,

SGDEA, SGDE. Experiencia de 3 años en roles y/o servicios similares. Con dedicación
exclusiva.

● Un Jefe de Facility Management profesional en sistemas de información y

documentación, bibliotecología y archivística. Especialista en gerencia de proyectos de
servicios con TIC. Experiencia de más de 20 años en procesos de gestión documental.
Con dedicación no exclusiva.

● Un Coordinador operativa HA, profesional en ciencias de la información y la

documentación, bibliotecología y archivística. Tecnóloga en análisis y programación en
computadores, maestrante en ciencias de la información documental. Experiencia de
más de 18 años en procesos de GD y de elaboración de instrumentos archivísticos. Con
dedicación no exclusiva.
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Nota: Se aclara que se contrata el servicio, no personas y se indica el perfil y la experiencia

que se estima es la idónea para el desarrollo del servicio solicitado y por lo tanto es la mínima
aceptada.

El proveedor tiene autonomía para adicionar, a la estructura mínima propuesta, los recursos
que estime necesarios para la correcta prestación del servicio, elaboración y remisión de los
entregables.

4. CRONOGRAMA

Se solicita que el resultado sea entregado en un tiempo máximo de dos meses calendario
contados a partir de la fecha de inicio pactada en el Acta de Inicio de Actividades. El
proveedor debe entregar un cronograma al inicio del Proyecto en el que se relacionan las
etapas en las que llevará a cabo el proyecto y los tiempos de compromiso de entrega de
todos los productos solicitados.
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Se recalca que todos los entregables deben ser suministrados a Vanti en máximo dos meses
calendario.

5. LUGAR DE PRÉSTAMO DEL SERVICIO

El servicio se prestará en la ciudad de Bogotá, y el proveedor debe elaborar todos los

entregables desde sus propias instalaciones ya que Vanti no facilitará espacios para realizar
ningún trabajo.

6. COMUNICACIONES

Las reuniones del proyecto se realizan de forma remota vía Teams preferiblemente.

Todo el envío de información formal se hará por los correos electrónicos corporativos de las
partes.

7. HORARIO DEL SERVICIO

El personal asignado por parte de IMC para el desarrollo del proyecto dispondrá de un
horario entre las 7:30 AM a 5:30 PM de lunes a viernes, este horario será 100% virtual y no
superará las 48 horas semanales diurnas. No se incluyen recargos nocturnos, horas extras
(diurnas y nocturnas) o dominicales, si se generan serán asumidos por Vanti y se facturan
de manera adicional e independiente.

8. CANALES DE COMUNICACIÓN

Al interior del proyecto se contara con los siguientes canales de comunicación:

CARGO NOMBRE CORREO ELECTRÓNICO CELULAR

Félix Antonio felix.velandia@ironmount
Jefe Facility Management Velandia ain.com.co 3112116495
martha.melo@ironmounta
Jefe Facility Management ( E ) Martha Melo in.com.co 3212000447
Coordinadora Operativa Carmen Ruth ruth.alarcon@ironmountai
Herramientas Archivísticas Alarcón L n.com.co 3115106064
Coordinadora Operativa monica.garcia@ironmount
Herramientas Archivísticas ( E ) Mónica Garcia M ain.com.co 3123164426

IMC recibirá felicitaciones y PQR (Peticiones, quejas y reclamos), a través de los siguientes
canales de comunicación dispuestos para tal fin: Servicio al Cliente a través del mail:
[email protected] o vía telefónica: Líneas de atención directas: local
7421904, nacional 01 8000 111 783. De Lunes a Viernes de 7:30 AM a 5:00 PM. Con el fin
de dar respuestas a las mismas.
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Nota: En caso de presentarse cambios que alteren la propuesta generada por IMC, como
aumento o disminución del alcance o entregables y complejidad de los mismos, es necesario
revisar entre las partes, para determinar si las modificaciones implican un ajuste en el
cronograma establecido o en su defecto una nueva oferta económica.

FIRMAS:

____________________________ ____________________________
MAXIMILIANO DOMÍNGUEZ SERGIO MUÑOZ
Profesional Senior Gestión D. (GD) Gerente de Cuenta
VANTI S.A. ESP. IRON MOUNTAIN

___________________________ ___________________________
IVAN BEJARANO FÉLIX VELANDIA
Jefe Initial Move Jefe Facility Management
IRON MOUNTAIN IRON MOUNTAIN

Nota: Este documento es firmado por un funcionario de VANTI S.A. ESP. Quien tiene poder y
autonomía para tomar las decisiones sobre la prestación de este servicio.