ACTA No.

PE-SZX-2024-003-2

ACTA DE DETALLE DE ERRORES DE FORMA Y SOLICITUD DE CONVALIDACIÓN DE ERRORES

DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN MEDIANTE PROCEDIMIENTO ESPECIAL SIGNADO CON EL
CÓDIGO NRO PE-SZX-2024-003 PARA LA “CONTRATACIÓN DE UNA ESTACIÓN DE COMBUSTIBLE
QUE BRINDE EL SERVICIO DE ABASTECIMIENTO PARA EL PARQUE AUTOMOTOR DEL DISTRITO
SALCEDO”.
En la ciudad de Salcedo, a los 24 días del mes de junio de 2024, siendo las 11h00, doy inicio a la sesión
de verificación de integridad de la oferta y convalidación de errores dentro del procedimiento CÓDIGO NRO
PE-SZX-2024-003 PARA LA “CONTRATACIÓN DE UNA ESTACIÓN DE COMBUSTIBLE QUE BRINDE
EL SERVICIO DE ABASTECIMIENTO PARA EL PARQUE AUTOMOTOR DEL DISTRITO SALCEDO”; al
respecto se conoce y resuelve los siguientes puntos:

ORDEN DE DÍA

1. Aprobación del Orden del día

2. Revisión de Documentación de la Oferta presentada para ver si requiere convalidación de errores
3. Conclusión y clausura de la sesión
4. Asuntos Varios

DESARROLLO DEL ORDEN DEL DÍA

 PRIMER PUNTO: APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA

En mi calidad de designado para tramitar la fase precontractual del presente proceso de contratación
apruebo el orden del día.

 SEGUNDO PUNTO: REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DE LA OFERTA PRESENTADA

PARA VER SI REQUIERE CONVALIDACIÓN DE ERRORES

Mediante Oficio Nro. PN-SZ-COTOPAXI-DCP-2024-438-O de 24 de junio de 2024, Yesenia Molina Chicaiza

Cabo Segundo de Policía, OPERADOR DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS PÚBLICAS DE LA SZX-5,
comunica al Señor Coronel de Policía de E.M. Hugo Fernando Arroyo Maldonado DELEGADO DEL SEÑOR
COMANDANTE GENERAL DE LA POLICÍA NACIONAL DEL ECUADOR PARA COMPRAS PUBLICAS DE
LA SUBZONA COTOPAXI, lo siguiente: “Luego de expresar un cordial y atento saludo, me permito poner
en su conocimiento, Mi Coronel, que se procedió a revisar el correo electrónico ( [email protected]),
con la finalidad de verificar si existen ofertas técnicas por parte de las Gasolinera del Cantón Salcedo, para
lo cual me permito dar a conocer que existe 02 ofertas técnicas de los señores ESTACIO DE
SINDICATO DE CHOFERES DE SALCEDO y ESTACIÓN LA ARGENTINA, en tal virtud solicito de la
manera más comedida se remita la documentación adjunta al señor Jefe del DISTRITO SALCEDO, para
que se notifique de manera documentada al señor Subteniente de Policía Yanza Steven FUNCIONARIO
RESPONSABLE DEL PROCESO, y al Departamento de Soporte Operativo del Distrito Salcedo, fin de que
se proceda a realizar el ACTA DE APERTURA DE OFERTA, misma que debe de remitir hasta las 10H00
el día 26 de junio de 2024, de igual forma deberán de realizar el ACTA DE CONVALIDACIÓN DE
ERRORES, misma que deberán remitir hasta las 10H00 del día 26 de junio de 2024, esto con la finalidad
de seguir con el flujo de fechas del proceso de PROCEDIMIENTO ESPECIAL DE CÓDIGO Nº. PE-SZX-
2024-003 "CONTRATACIÓN DE UNA ESTACIÓN DE COMBUSTIBLE QUE BRINDE EL SERVICIO DE
ABASTECIMIENTO PARA EL PARQUE AUTOMOTOR DEL DISTRITO SALCEDO". [Énfasis me
pertenece]

ORD. OFERENTE RUC ARCHIVOS FECHA

1 Toro Vasco Gregorio Patricio 0501092704001 13 24/06/2024

2 Sindicato Cantonal de Choferes 0590054518001 32 24/06/2024

Profesionales de San Miguel de
Salcedo

Sustento Legal:

REGLAMENTO DE LA LEY ORGÁNICA SISTEMA NACIONAL CONTRATACIÓN PÚBLICA

Art. 74.-Presentación de ofertas. -La oferta se deberá presentar únicamente a través del Portal
COMPRASPÚBLICAS hasta la fecha límite para su presentación, debidamente firmada electrónicamente,
a excepción de los procedimientos de Ferias Inclusivas y los que el Servicio Nacional de Contratación
Pública determine por su naturaleza (…).

Art. 77.-Apertura de ofertas. -El responsable designado por la máxima autoridad de la entidad contratante
o su delegado, o la comisión técnica, aperturará en acto público las ofertas, una hora después del límite
establecido para su recepción, de lo cual se dejará constancia en actas.

Art. 78.-Integridad de la oferta. -Luego de la apertura de ofertas la entidad contratante está en la obligación
de verificar la integridad de los documentos solicitados en las ofertas presentadas, con el fin de identificar
la existencia de errores susceptibles de convalidación.

Art. 79.-Convalidación de errores de forma. -Las ofertas, una vez presentadas no podrán modificarse.
No obstante, si se presentaren errores de forma, podrán ser convalidados por el oferente a pedido de la
entidad contratante, dentro del término mínimo de dos (2) días o máximo de cinco (5) días, contados a partir
de la fecha de notificación. Dicho término se fijará a criterio de la entidad contratante, en relación al
procedimiento de contratación y al nivel de complejidad y magnitud de la información requerida. El pedido
de convalidación será notificado a todos los oferentes, a través del Portal COMPRASPÚBLICAS.

Se entenderán por errores deforma aquellos que no implican modificación alguna al contenido sustancial
de la oferta, tales como: (i) errores tipográficos, (ii) de foliado u organización de la oferta, (iii) certificación
de documentos sobre su capacidad legal, técnica o económica, (iv) ilegibilidad o falta de claridad de la
información o documentación, (v) contradicciones o discordancia que causen duda entre la
información consignada por el participante en cualquier parte de su oferta y la documentación con
la que lo respalda, (vi) cualquier error en el llenado del formulario de la oferta. Se considerarán
convalidables también todos los requisitos que constituyen la integridad de la oferta. El SERCOP
podrá regular otros casos de errores de forma de naturaleza convalidable. (el énfasis me pertenece)
Asimismo, dentro del período de convalidación los oferentes podrán integrar a su oferta documentos
adicionales que no impliquen modificación del objeto de la oferta, por lo tanto, podrán subsanar las
omisiones sobre su capacidad legal, técnica o económica.
En caso de duda sobre la existencia de errores deforma o de naturaleza convalidable, la Comisión Técnica
o el delegado del procedimiento enviará a convalidar la oferta, para lo cual se aplicará los principios de
igualdad y racionalidad.

Art. 80.- Errores no convalidables. - Son errores no convalidables los siguientes:

1. La falta de documentación e información que no tenga referencia en la oferta.

2. El incumplimiento de requerimientos técnicos de la oferta.
La existencia de errores no convalidables constituirá causal para el rechazo de la oferta. Los errores en los
aspectos económicos y aritméticos de la oferta serán regulados por el SERCOP.

Art. 81.- Prohibición de convalidación. - Las entidades contratantes no podrán, durante la etapa de
convalidación de errores requerir a los oferentes documentos o información que no se encuentre
referenciada en la oferta o condiciones que no hubieran estado previstas en el pliego. Tampoco podrán las
entidades contratantes dentro de esta etapa, formular aclaraciones, modificaciones o nuevos
requerimientos respecto de las condiciones establecidas en el pliego, ni sobre las capacidades técnicas,
económicas o legales de los oferentes.

Normativa Secundaria del Sistema Nacional de Contratación Pública, expedida mediante Resolución
Nro. R.E-SERCOP-2023-0134, publicada en el Segundo Suplemento del Registro Oficial No. 367, de
fecha 03 de agosto de 2023.

Artículo 116.- Casos específicos de errores de naturaleza convalidable. - Se considera error de forma
o de naturaleza convalidable, lo siguiente:

1. Que la información documental para la verificación de un hecho, circunstancia o condición haya

existido con anterioridad a la fecha límite de presentación de las ofertas, siempre que, de
cualquiera de los documentos presentados con la oferta, conste la información que se haya sido
obtenida en fecha posterior a la de presentación de ofertas. De presentarse información sobre la
convalidación solicitada por la entidad contratante, a través de la que pretenda acreditarse un
hecho, circunstancia o calidad cuya existencia sea posterior a la fecha límite de presentación de
las ofertas, la misma no será considerada.
2. Las inconsistencias establecidas entre la información registrada en el formulario de la oferta con
relación a los documentos de soporte o probatorios de una determinada condición, se
considerarán errores convalidables. Por consiguiente, solo podrá requerirse la información
constante en el formulario que no se haya adjuntado como documentación de soporte de la oferta.
La documentación que haya sido adjuntada como soporte de la oferta pero que no conste
expresamente señalada en el formulario, será analizada y evaluada para verificar si cumple lo
exigido en el pliego, y por tanto se podrá pedir convalidación del formulario en virtud de la
documentación adjunta.
3. Podrán aclarar o ampliar una determinada condición cuando ésta se considere incompleta, poco
clara o incluso contradictoria con respecto a otra información dentro de la misma oferta. Esto
incluye información detallada en los formularios.
4. Cualquier oferta presentada con firma manuscrita digitalizada, sus anexos o certificados en los
procedimientos en los que el SERCOP, haya establecido la obligación de emplear firma
electrónica. La convalidación consistirá en que el oferente proceda a firmar su oferta, sus anexos
o certificados con firma electrónica.
5. Cualquier oferta presentada con firma electrónica de un sistema diferente al establecido por el
ente rector de las telecomunicaciones, sus anexos o certificados en los procedimientos en los que
el SERCOP, haya establecido la obligación de emplear firma electrónica. La convalidación
 consistirá en que el oferente proceda a firmar su oferta, sus anexos o certificados con la firma
electrónica autorizada por el ente rector de las telecomunicaciones. En caso de que una muestra
presentada dentro del proceso de contratación, difiera con las características, descripciones,
detalles o fichas señaladas en la oferta. En estos casos, la convalidación consistirá en que el
oferente presente una nueva muestra.

Artículo 117.- Errores aritméticos. - Los errores aritméticos de la oferta económica serán corregidos por
parte del proveedor, por pedido de la entidad contratante, siempre que no modifiquen el precio total de la
oferta económica. Tratándose de procedimientos para la ejecución de obras, el precio unitario ofertado
será el constante en el Análisis de Precios Unitarios APU, el que deberá ser incorporado a la tabla de
cantidades y precios. De existir diferencias entre el precio unitario previsto en el Análisis de Precios
Unitarios y el de la Tabla de Cantidades y Precios, prevalecerá el del Análisis de Precios Unitarios.
Existiendo diferencias entre las unidades de medida o las cantidades requeridas en el pliego y las ofertadas,
se estará a las establecidas en el pliego debiendo realizarse la corrección respectiva. Si existe contradicción
entre la información escrita en letras y números, prevalecerá la información escrita en letras.

Análisis. – Una vez que se efectúa la verificación de la oferta, los formularios, anexos y la documentación
solicitada en el Pliego en relación al procedimiento de contratación para el “CONTRATACIÓN DE UNA
ESTACIÓN DE COMBUSTIBLE QUE BRINDE EL SERVICIO DE ABASTECIMIENTO PARA EL PARQUE
AUTOMOTOR DEL DISTRITO SALCEDO”, se determina que si es necesario enviar a convalidar al oferente
Sindicato Cantonal de Choferes Profesionales de San Miguel de Salcedo conforme a lo siguiente:

Ord. Observación Solicitud de Convalidación

1 El oferente ha presentado los siguientes Se solicita con base en el artículo 79 del
documentos sin firma electrónica: RGLOSNCP en concordancia con el artículo116 de
la Norma Secundaria, presente los documentos
 ANEXO SOCIOS 2024 enunciados en la columna “observación” suscritos
 Declaracion_RENTA 2023 con firma electrónica utilizando el aplicativo
FIRMAEC
 DOCUMENTOS JOSE
CAMPAÑA 2024
 DOCUMENTOS MARCELO
BALSECA 2024
 DOCUMENTOS MIRIAN
TUTASIG
 Habilitación del RUP JUNIO
2024
 MECANIZADO JOSE
CAMPAÑA 2024
 MECANIZADO MARCELO
BALSECA 2024
 MECANIZADO MIRIAN
TUTASIG
 RUC SINDICATO JUNIO 2024
2 Se solicita con base en el artículo 79 del
El oferente presenta los siguientes RGLOSNCP en concordancia con el artículo116 de
documentos denominados: la Norma Secundaria se sirva remitir los certificados
 “DOCUMENTOS JOSE laborables del personal técnico que remite en la
CAMPAÑA 2024”,
  “DOCUMENTOS MARCELO oferta, estos documentos deben estar firmados
BALSECA 2024“; electrónicamente utilizando el aplicativo FIRMAEC.
 “DOCUMENTOS MIRIAN
TUTASIG”,
 “MECANIZADO JOSE
CAMPAÑA 2024”,
 “MECANIZADO MARCELO
BALSECA 2024”,
 “MECANIZADO MIRIAN
TUTASIG”.

De igual manera hace referencia en el

formulario de la oferta la experiencia del
personal técnico, sin embargo, no remite
en anexo los certificados laborales.
3 El oferente presenta el formulario de la Se solicita con base en el artículo 79 del
oferta y referencia la presentación de los RGLOSNCP en concordancia con el artículo116 de
siguientes documentos: la Norma Secundaria presente los siguientes
 Permiso de bomberos documentos:
 Autorización de la ARCH
 Permiso de funcionamiento  Permiso de bomberos suscrito
 Certificado de atención electrónicamente.
prioritaria  Autorización de la ARCH suscrito
electrónicamente.
Sin embargo, de la revisión de la oferta no  Permiso de funcionamiento suscrito
adjunta los mencionados documentos. electrónicamente.
 Certificado de atención prioritaria
suscrito electrónicamente.

 TERCER PUNTO: CONCLUSIÓN Y RESOLUCIÓN DE LA SESIÓN

Solicitar la convalidación de errores a través del Sistema Oficial de Contratación Pública - SOCE, al
siguiente proveedor.

ORD. OFERENTE RUC Correo electrónico

0590054518001 [email protected]
01 Sindicato Cantonal de
Choferes Profesionales de
San Miguel de Salcedo

Con referencia al oferente TORO VASCO GREGORIO PATRICIO, se han encontrado errores de forma y
fondo insubsanables, en este sentido, no se requiere convalidación de errores, los detalles pormenorizados
se harán constar en el acta de calificación de ofertas.
 SEXTO PUNTO: CONCLUSIÓN
Sin tener otro punto a tratar en la presente reunión no teniendo otro punto que tratar, se solicita que, una
vez suscrita la presente Acta, se proceda a publicar en el Sistema Oficial de Contratación Pública del
Ecuador (SOCE), en la página www.compraspublicas.gob.ec en el momento procesal oportuno.

Sin tener otro punto a tratar se levanta la reunión a las 09H00, y para constancia de lo actuado, firmo
electrónicamente el día 26 de junio de 2024.

Subteniente de Policía Yanza Steven

FUNCIONARIO RESPONSABLE DEL PROCESO