Guía Práctica para Organizar Su Tiempo

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Guía práctica para organizar su

tiempo
2nd edición

© 2020 Sandra Vilalobos & bookboon.com

ISBN 978-87-403-3334-3

Contenido
Sobre la autoraIntroducción1 Frecuentes errores1.1 Con respecto a las prioridades1.2
Con respecto a clasificar actividades específicas1.3 Con respecto al inicio del día1.4
Con respecto a la identificación y el manejo de las interrupciones2 Herramientas
prácticas para ser más eficiente en la oficina2.1 Espacio y ambiente adecuado2.2 El
diagnóstico2.3 Pausas y socialización2.4 Planeación2.5 Correo electrónico2.6
Escritorio2.7 Reuniones3 Un ladrón del tiempo ya identificado4 Llegó el momento:
tome el control de su tiempo5 El tiempo es oroBibliografí
Surveyor at destination?

Introducción
El tiempo es un concepto universal, aunque no lo vemos ni lo tocamos convive
con todos nosotros y a veces parece que nuestra vida transcurre en función de él
: no queremos envejecer, decimos que los hijos crecen muy rápido, que miramos
hacia atrás y no nos hemos dado cuenta a qué hora pasaron tantos días, meses o
hasta años, sin mencionar que pocas veces sentimos que tenemos tiempo para
hacer lo que realmente nos gusta en la vida, no vemos al tiempo como un aliado
sino como el culpable de que no podamos avanzar en el camino a determinadas
metas o satisfacciones porque simplemente no lo tenemos, a veces estamos tan
ligados al concepto del tiempo, pero a la vez sentimos que está totalmente fuera
de nuestro control.

En este mundo actual tan dinámico y acelerado tenemos a veces problemas para
administrar eficazmente nuestro tiempo y fluir con nuestras ocupaciones, y
destacarnos en nuestro trabajo sin descuidar nuestra vida en todos los aspectos;
este libro le proporciona herramientas sencillas y útiles para aplicarlas en su
cotidianidad y hacer del tiempo su aliado en lugar de ir siempre a la carrera
sintiendo que no tiene tiempo y que el que tiene no le alcanza. Conviértase en un
excelente administrador de su tiempo y aproveche al máximo cada minuto,
vamos, es un viaje en el cual iremos de la mano, solo tome la decisión y abra este
libro, hágalo ya, recuerde… El tiempo vuela.

Se encontrará con algunas herramientas prácticas que lo llevarán a tomar


acciones concretas para poder generar cambios. Recuerde que a los cambios
demasiado bruscos no los asimilamos rápidamente y, en lugar de irnos
familiarizando con un nuevo proceder, al hacer un cambio abrupto generará al
poco tiempo rechazo y el regreso a nuestro viejos hábitos que no nos están
dando el resultado de organizar eficientemente nuestro tiempo. Por ello, tome
acción paso a paso con la implementación de pequeños cambios, vaya
incorporando acciones sugeridas paulatinamente hasta que vaya fluyendo con
ellas y logre incorporarlas a su vida de manera fluida y natural.

¡El pasado ha huido, lo que espera está ausente, pero el presente es suyo!
(Proverbio árabe)

Este libro le invita a tomar conciencia de su verdadera satisfacción al revisar las


prioridades que tiene en su vida. A medida que avance en la lectura, notará que
se profundiza en el manejo del tiempo en el ámbito laboral para revisar
situaciones inadecuadas y sugerir acciones de mejora; sobre los otros ámbitos
de la vida, hablaremos en libros posteriores.

1 Frecuentes errores
Empiece tomando consciencia de que el tiempo es un concepto que se maneja
internamente, algunas veces cuando debe esperar, usted siente que el tiempo
pasa lentamente y, cuando está con prisa para llegar a algún lugar, siente que el
tiempo pasa más a prisa de lo normal; esto es evidencia de cómo ese concepto
del tiempo puede ser alterado por nuestras sensaciones. No trataremos de
mejorar la administración de algo totalmente externo a nosotros sino más bien
revisaremos cómo estamos ordenando nuestras prioridades, y empecemos a
utilizar conscientemente el tiempo que tenemos cada día. Está en nuestras
manos tener claridad en la asignación de prioridades, organizarnos para
ejecutarlas eficientemente y tomar el control de nuestro tiempo.

Demos un vistazo a los errores detectados en estos últimos años de observación,


conversaciones con personas sobre sus vivencias frente al tiempo y experiencias
personales que me enseñaron mucho.

Estoy de acuerdo con el escritor francés Jean de la Bruyere (1645- 1696), cuando
afirma “Los que emplean mal el tiempo son los primeros en quejarse de su
brevedad”. Afortunadamente podemos ser artífices de los cambios en nuestra
propia vida, es cuestión de decidirse, hoy le invito a tomar acción, recuerde:
¡Más vale tarde… que nunca!

Mencionaremos a continuación algunos aspectos en los cuales con frecuencia se


cometen errores, vamos entonces uno a uno.

1.1 Con respecto a las prioridades

Es frecuente encontrar personas en diversos tipos de trabajo que solo dan inicio
al día evacuando lo que va llegando y sienten que tienen demasiado trabajo, se
dedican a las labores “fáciles” porque sienten que así avanzan en lo pendiente.
Son personas que generalmente se quedan en jornadas extraordinarias a la
establecida, sienten que no dan resultados esperados y, por lo general, no son
identificadas en sus equipos de trabajo como los más eficientes; esto puede ser
el resultado de errores al establecer prioridades.

Es importante que identifique plenamente, profundice y sea detallado en qué


ámbitos de su vida están sus prioridades. Las encuestas realizadas a decenas y
hasta cientos de personas con quienes he hablado han arrojado que la mayoría
no tienen claras sus prioridades.

De los resultados obtenidos en dichas encuestas, dentro de las prioridades que


mencionan las personas tenemos como los más frecuentes los siguientes
ámbitos: la familia, la salud, el desarrollo profesional, el progreso económico, la
diversión.

No se trata de contestar a la ligera, es su trabajo para usted mismo , analice y


revise cuidadosamente, muchas personas mencionan rápidamente los nombres
de los ámbitos de sus prioridades, pero cuando empiezan a desglosarlos
realmente cambian el orden o hasta sacan algunos y es en ese momento cuando
notan que en realidad claras, lo que se dice claras sus prioridades… en verdad
no estaban.

Pero estamos aquí para que paso a paso en cada ámbito usted establezca por lo
menos 3 prioridades, por ejemplo si su prioridad es la familia… ¿Qué
exactamente es prioritario para usted en ese ámbito? Establecer una familia a
corto plazo, dedicar más tiempo a la familia (padres , hermanos, tíos…etc.) ,
fortalecer la unión familiar, es decir, estrechar lazos entre su núcleo (esposa(o) e
hijos) y el núcleo familiar de sus hermanos y primos… Lo importante de
concretar las prioridades es lograr identificar los objetivos y hacer que estos
vayan aterrizando, siendo muy concretos, lo cual permitirá identificar las
acciones pertinentes para que se hagan realidad, siendo importante enmarcarlas
en el tiempo que se desean, y para ello darles una fecha para su realización es
fundamental.

Si, y para continuar con el ejemplo, se propone pasar más tiempo con la familia,
pero pasan los meses y escasamente los llama, no asiste a las reuniones
programadas así lo hayan invitado con suficiente antelación, se la pasa
extendiendo los horarios de trabajo y en las escasas ocasiones que lo ven está
realmente cansado; cuando le preguntan qué sucede, si usted ha expresado con
claridad que la familia realmente le importa y que los considero una prioridad…
¡adivine qué! Sí, puede intuir la respuesta más común, también la he escuchado:
¡Es que no tengo tiempo! En esa realidad, muy probablemente si la familia es
una prioridad, sienta que está desatendida y, lo que es peor, el tiempo pasa y
pasa y usted sigue sintiéndose cada vez más culpable y frustrado y empieza a ver
su prioridad como un deseo lejano de atender o realizar.

Pues son simples ejemplos, pero, en realidad, hay personas a las que les pasa, en
este siglo y en este mundo y en diversas sociedades. Es entonces importante
tomarse el tiempo y revisar sus prioridades, así podrá establecer los objetivos y
encausar acciones para llegar a ellos.
Tomando acción

Empiece por hacer una lista de sus prioridades en la vida, ojo, si tiene una lista
de 25 prioridades… pues… la verdad no será tan fácil atenderlas rápidamente:
tómese un tiempo a solas, ojalá cerca de la naturaleza, lápiz y papel, respire
hondo profundo y lance un suspiro al viento... Eso, así es, ahora anote las 5
prioridades sobres las cuales va a trabajar. Es un nuevo comienzo, aquí y ahora
damos inicio al ciclo de la vida en el que atenderá consciente y eficientemente
sus prioridades y para ello va a dejar sentado por escrito y con firma un acuerdo
consigo mismo en el que da el primer paso para avanzar en tomar el control de
su tiempo. Luego respire hondo profundo, dese un abrazo y sonría con
sinceridad y con gran alegría.

Al día siguiente , recuerde que ya realizó satisfactoriamente la selección de sus

el orden o hasta sacan algunos y es en ese momento cuando notan que en


realidad claras, lo que se dice claras sus prioridades… en verdad no estaban.

Pero estamos aquí para que paso a paso en cada ámbito usted establezca por lo
menos 3 prioridades, por ejemplo si su prioridad es la familia… ¿Qué
exactamente es prioritario para usted en ese ámbito? Establecer una familia a
corto plazo, dedicar más tiempo a la familia (padres , hermanos, tíos…etc.) ,
fortalecer la unión familiar, es decir, estrechar lazos entre su núcleo (esposa(o) e
hijos) y el núcleo familiar de sus hermanos y primos… Lo importante de
concretar las prioridades es lograr identificar los objetivos y hacer que estos
vayan aterrizando, siendo muy concretos, lo cual permitirá identificar las
acciones pertinentes para que se hagan realidad, siendo importante enmarcarlas
en el tiempo que se desean, y para ello darles una fecha para su realización es
fundamental.

Si, y para continuar con el ejemplo, se propone pasar más tiempo con la familia,
pero pasan los meses y escasamente los llama, no asiste a las reuniones
programadas así lo hayan invitado con suficiente antelación, se la pasa
extendiendo los horarios de trabajo y en las escasas ocasiones que lo ven está
realmente cansado; cuando le preguntan qué sucede, si usted ha expresado con
claridad que la familia realmente le importa y que los considero una prioridad…
¡adivine qué! Sí, puede intuir la respuesta más común, también la he escuchado:
¡Es que no tengo tiempo! En esa realidad, muy probablemente si la familia es
una prioridad, sienta que está desatendida y, lo que es peor, el tiempo pasa y
pasa y usted sigue sintiéndose cada vez más culpable y frustrado y empieza a ver
su prioridad como un deseo lejano de atender o realizar.

Pues son simples ejemplos, pero, en realidad, hay personas a las que les pasa, en
este siglo y en este mundo y en diversas sociedades. Es entonces importante
tomarse el tiempo y revisar sus prioridades, así podrá establecer los objetivos y
encausar acciones para llegar a ellos.

Empiece con una prioridad a la vez y sus respectivos objetivos. A cada objetivo
se debe establecer una acción concreta, por ejemplo
Ámbito: La familia

Propósito: Pasar más tiempo de calidad con mi núcleo familiar (esposa e hijos)

Objetivos concretos:

1. Salir un fin de semana al mes con ellos a las afueras para tomar aire fresco y
realizar una actividad al aire libre.
2. Establecer una noche cada quince días en casa para comer algo rico y jugar
juegos de mesa.
3. Hacer un viaje de mínimo 3 días una vez cada seis (6) meses.

Acciones:

Para su objetivo 1:

Salir un fin de semana al mes con ellos a las afueras para tomar aire fresco y
realizar una actividad al aire libre.

• Tome su calendario y establezca en este mes en curso, si este mes… ¿qué fin de
semana puede ser el primero de los fines de semana que de ahora en adelante
recordarán con alegría sus hijos y su pareja? Marque ese sábado con rojo en el
calendario.
• Anote los posibles destinos, no se complique, busque lugares cercanos donde
haya pasto y ojalá lagos. Si no hay, entonces el parque más cercano, un lugar a
las afueras de su ciudad, un espacio abierto en la naturaleza… sea creativo.
• Establezca actividades, la idea es que pueda jugar, correr, quitarse los zapatos y
rodar por el suelo, jugar a la pelota, comerse un helado y reír a carcajadas, sentir
la brisa en su rostro, sentir el sol y ver el cielo despejado, el verde del pasto y
tumbarse sin preocupación alguna rodeado de los que ama profundamente.

Bueno, establezca entonces la fecha, el lugar y prográmese, dé aviso a los


protagonistas de la salida formalmente y asegúrese de que todos se
comprometan a realizar la salida. Hágales partícipes, pida sugerencias de
actividades, sugiérales ropa cómoda y uso de bloqueador solar.

Convierta esta salida en una salida institucionalizada en casa, ya sabe, un fin de


semana al mes. Si es posible, marque al inicio de cada mes qué fin de semana
realizarán la salida y asegúrese de que todos estén enterados, como es su
objetivo y está trabajando en su prioridad, por favor, encárguese de recordar
con algunos días de antelación la fecha de la salida para que no tenga posibles
desertores.

NOTA: Aquí menciono a sus hijos y pareja, obviamente usted determina cuál es
su núcleo, puede incluir tíos o padres que vivan con ustedes, lo importante es
que los que estén involucrados se comprometan y disfruten.

Haga de su encuentro un acontecimiento divertido, relajado y muy espontáneo,


le aseguro que luego todos estarán contando los días para que llegue el día
señalado.
Para su objetivo 2:

Establecer una noche cada quince días en casa para comer algo rico y jugar
juegos de mesa.

• Revisen las agendas de todos, qué día les parece bien salir de la rutina, sin
descuidar sus labores formales, ¿tal vez un miércoles? ¿Qué les parece? En fin,
hagan consenso y determinen el día.
• Compre juegos diferentes y llamativos para que se involucren todos por la
novedad… Usted sabe, por naturaleza nos acercamos a lo novedoso, así sea por
curiosidad.
• Realice jornadas no tan largas de juegos, no más de 1 hora, así se convierte en
una actividad relajante, ya que es fin del día y todos han tenido su rutina de
actividades.
• Acompáñelo de snack y bebidas de su agrado así el rato se hace muy ameno.

Para su objetivo 3:

Hacer un viaje de mínimo 3 días una vez cada seis (6) meses.

• Como se establece cada 6 meses, puede programarse con tiempo.


• Seleccione el lugar, de ser posible reserve con tiempo.
• Ahorre mes a mes un monto moderado con destino a financiar los gastos del
viaje.
• Asegúrese de establecer destinos nuevos (diferentes a los que ya conocen).

Bueno, son estos solo unos ejemplos de un ámbito y tres objetivos. Recuerde,
son solo ejemplos y sugerencias, cada uno tiene sus propias expectativas sobre
su ámbito, prioridad, objetivo y obviamente actividades a realizar. Lo
importante es iniciar con objetivos alcanzables y ponerles fecha, una vez cumpla
uno, la sensación de satisfacción lo llevará a seguir cumpliendo los demás, solo
dé el primer paso, el tiempo no se detiene, pero usted puede hacer que sus
momentos de vivencias maravillosos se recuerden toda su vida.

Bueno, aproveche su tiempo , dé ya el banderazo y arranque a construir su lista


de prioridades, los objetivos en cada una y vaya aterrizando las acciones con
detalles concretos, fechas y visualícese realizándolas. Realice este ejercicio en
todos los ámbitos verdaderamente importantes para usted, esto solo podrá traer
resultados satisfactorios.

De un vistazo a su vida laboral, pregúntese ¿qué tan bueno es en este momento


en establecer prioridades? Prioridad se define como: del
latín prior (“anterior”); la prioridad hace referencia a la anterioridad de
algo respecto de otra cosa, ya sea en tiempo o en orden.

Concretamente en el trabajo, si tenemos totalmente identificadas y clasificadas


las prioridades de la organización de por sí, ya nos muestran un camino a
seguir, cada departamento, área o división debe alinear sus prioridades,
generando objetivos y diseñando e implementando acciones que permitan
dirigir los esfuerzos cotidianos de cada funcionario hacia el logro del objetivo
organizacional.

Sin embargo, esto no es todo lo que se requiere para que los frutos que
deseamos se den grandes, jugosos y perfectos. El avanzar inadecuadamente,
perdernos en las cosas urgentes o inmediatas, desviaciones frecuentes en las
tareas que inicialmente determinamos y en general llenarnos de trabajo,
mantenernos muy ocupadosy no estar avanzando en las prioridades tan
identificadas y claras para nosotros. “Es irónico sugerir que cualquiera de
nosotros deliberadamente busca cosas para no hacerlas, pero es verdad que
podemos estar muy ocupados haciendo nada. Por “nada” me refiero al trabajo
que no tiene valor real para nosotros y para los demás” (Fontana, 1995, p.65).

Para establecer prioridades adecuadamente, debe tener una visión panorámica.


Salga un poco del estrecho espacio de las labores cotidianas y enfoque, es como
si tuviese en su escritorio unos binoculares que le permiten ver el panorama
completo. A veces, no vemos el mapa completo sino solo el terreno que estamos
pisando. Al ampliar la visión es donde las prioridades van a verse claramente. Si
usted es un gerente , un director de área, un jefe de grupo, esta capacidad es
esencial, ya que al establecer el norte claramente, lo que establece son las
prioridades, los objetivos y el camino en acciones concretas, así podrá guiar a
otros y monitorear que no se salgan de curso para llegar a donde se ha planeado.
Revise con calma qué depende de su departamento, área, división o grupo para
la organización, ¿en qué contexto se moverá y hacia dónde quiere moverse?
Trate de ver lo no evidente, evalúe todas las alternativas posibles, pueden existir
varias rutas para llegar al mismo punto.

Si su cargo no es directivo, o no tiene personal a cargo, sea consciente que usted


es el gerente de su gestión y no debe perder la visión del todo. Recuerde que
debe alinearse en sus labores específicas a las prioridades del departamento,
área , división o grupo de trabajo al que pertenece y sus prioridades deben ser
coherentes con las que el grupo establece y estas, a la vez, a las de la
organización.

Una vez claras las prioridades de la organización, y de su departamento, área,


división o grupo específico, establezca los objetivos puntales. Recuerde que todo
objetivo debe ser medible, concreto, realista y tener una fecha. La mejor manera
de revisar los avances hacia los objetivos es establecer indicadores de gestión.
Un objetivo se puede medir con varios indicadores, con dos por objetivo bien
establecidos es más que suficiente.

Ejemplo de planteamiento de objetivo:

Planteamiento inadecuado: Crecimiento de las ventas de maletas de viaje


en Bogotá.

Planteamiento adecuado: Crecimiento de la venta de la línea de maletas de


viaje en cuero en Bogotá, durante el primer trimestre en un 15%.

El indicador es una cifra que resulta generalmente de una fórmula establecida y


como su nombre lo indica está mostrando cuantitativamente el comportamiento
de las acciones, y esta cifra comparada con un valor de referencia puede
mostrarnos si hay una desviación significativa para poder tomar las medidas al
respecto y reencausar la labor para acercarnos al valor de referencia.

El indicador genera alertas sobre las acciones realizadas, permit


Nota: Puede observar que en el ejemplo se adiciona una ayuda visual por medio
de colores que ayudan a identificar el nivel en el cual está el resultado medido;
asociamos la escala con verde en valores adecuados, en amarillo como una
alerta y en rojo cuando el caso ya es grave.

En cuanto a los indicadores de gestión y el tiempo, aquí se preguntará ¿qué


tienen que ver los indicadores de gestión en términos de administrar mejor el
tiempo? Bueno, la respuesta es que están directamente relacionados, ya que
usted con solo

ver la cifra que arroja el indicador podrá saber si hay que establecer planes de
acción inmediatos para generar giros significativos en los resultados de la
medición o, al contrario, podrá confirmar que lo que se ha hecho hasta el
momento va por buen camino; lograr esto solo con ver una cifra
porcentual, le aseguro, le ahorra muchas charlas con el encargado del
departamento o de la labor específica que le contará los pormenores de lo que se
ha hecho o no para llegar a comentarle a veces no tan claramente qué tan
desviados están de lo deseado y eso solo se traduce es un gran ahorro de tiempo.

Si usted se reúne con los directores de departamento de su organización y cada


uno presenta sus indicadores, ya tiene usted un panorama claro y confiable de
toda la organización, de cómo va avanzando hacia las prioridades que el plan
estratégico demarcó y cómo cada uno de los departamentos va debidamente
alineado o no con respecto a estas.

Aquí está frente a una reunión ejecutiva de alto nivel, en donde en poco tiempo
puede saber qué decisiones debe tomar y cuáles son los departamentos con los
que se debe enfatizar un direccionamiento.

Lo invito a aplicarlo a usted , si está revisando sus prioridades (que a la vez van
alineadas a las de la organización ), tiene sus objetivos claros y sus indicadores,
establece la medición con una periodicidad adecuada (según la naturaleza del
trabajo pueden ser mensuales o por trimestres, u otra), la medición le dará una
visión clara e inmediata de en cuáles acciones de cuáles procesos debe
enfocarse, revisar, analizar y generar los giros adecuados para llegar al punto
deseado.

Asegúrese de que la persona que tiene a cargo la tarea operativa de medir el


indicador tenga claro su importante papel y pueda realizar las acciones
pertinentes para que lo planteado en el indicador se desarrolle rápidamente.

Cuando establezca los indicadores (ver Ejemplo 1: Formulación de indicador)


es importante que enuncie las acciones pertinentes a tomar según el resultado
de la medición. Esto le permitirá que cuando se realicen las mediciones las
acciones pertinentes en cada caso se tomen de inmediato, aunque por ejemplo
usted esté de viaje de negocios y retorne a su oficina en dos semanas, esto
permitirá generar acciones de prevención o corrección oportunamente,
ahorrándole tiempo y muchos dolores de cabeza.
Lo anterior en el aspecto global de las prioridades que la organización establece
según su plan estratégico y su norte en el mercado en el cual se encuentra y
hacia el cual quiere ir, o cómo quiere avanzar en el que ya está.

1.2 Con respecto a clasificar actividades específicas


Como se mencionó anteriormente, nos enfocaremos en detalle en el ámbito
laboral. Vayamos entonces a su escritorio, ahí donde usted realiza sus
actividades cada día, veamos cómo clasificar adecuadamente las actividades que
va a establecer para avanzar y lograr sus objetivos.

Si queremos a través de actividades llegar a cumplir objetivos que van


encaminados a satisfacer las prioridades que la planeación estratégica de la
compañía u organización para la cual trabajamos, es de gran importancia
aprender a clasificar dichas actividades para que podamos incluirlas de manera
asertiva en nuestra planeación, asegurando el avance en lo más relevante con un
ritmo adecuado y sin dejar de avanzar en todas las labores, lo cual permitirá el
logro de los objetivos y un manejo del tiempo bastante eficiente.

Clasificar actividades es una de las más grandes herramientas que usted puede
llegar a dominar. Recuerde, tiene mucho de su propio criterio, pero eso si está
alineado a las prioridades (en el trabajo) ya establecidas y encaminadas
concretamente a los objeticos. En este ámbito se encuentran a veces personas
que dieron inicio a determinada actividad porque les gusta hacerla, pero no
llevará a cumplir con la entrega del informe del mes en la reunión ya fijada para
ello.

Veamos aquí tres (3) grupos sugeridos para clasificar las actividades:

1.2.1 Labores prioritarias en el trabajo

Se refiere a aquellas que son sumamente urgentes, temas con fechas de


vencimiento, informes a entregar con límite de tiempo, reuniones establecidas
con asistencia obligatoria por la naturaleza de la misma para solucionar crisis
y/o presentar informes.

Las prioridades en el trabajo dependen mucho de la naturaleza del mismo, pero


aquí lo invito a revisar los asuntos que por su importancia generan resultados
muy relevantes en la organización, están encadenados a desarrollos de otras
áreas y se convierten en vitales para que el engranaje se mueva adecuadamente
y la organización pueda llegar a donde quiere llegar. Tenga en cuenta que usted
en una organización debe alinearse con los valores y objetivos estratégicos de la
misma.

Por favor, sea muy cuidadoso al establecer realmente las labores prioritarias. Yo
comprendo que en nuestro ritmo actual de vida en el trabajo lo que no es
urgente es crítico, pocas veces le pasan una labor y su superior le dice: “Tómate
tu tiempo, para cuando puedas, tranquilo, me avisas”, ¿verdad? Bueno, si le
sucede, ¡pues maravilloso, es un privilegiado!
Asegúrese de que en su programación diaria haya incluido acciones concretas
que le permitan avanzar en estas labores conforme al tiempo que tenga para
llegar a la fecha de entrega, asegúrese de tomar muy en cuenta la complejidad
de las acciones para asignarles el tiempo realmente necesario.

Tenga en cuenta el periodo del día en el cual las realizará, esto para que sea
conforme a su ciclo físico, es decir, si usted es una persona que tiene mayor
energía en la mañana y la labor a desarrollar implica mucha energía, asígnele el
tiempo en su programación en esa franja en la cual usted está más activo.
Conozca su propio ritmo y programe las actividades más exigentes cuando usted
es más efectivo y el resto del tiempo para las demás actividades. Recuerde que
cada persona es un mundo y debe aprovechar al máximo su potencial.

1.2.2 Labores importantes pero no prioritarias en el trabajo

Se refiere a aquellas que son importantes pero no son urgentes, generalmente


actividades de seguimiento de proyectos o tareas en evolución, monitoreos,
alimentación periódica de información en cuadros, labores de planeación, de
coordinación y análisis.

En este grupo de actividades tenga mucho cuidado, ojo, no son prioritarias, lo


que implica que no debe correr a realizarla, pero son importantes, es decir , si se
dejan de hacer o se realizan inadecuadamente, puede ser muy perjudicial para el
trabajo y para usted. Si tiene personas a cargo, delegue (recuerde monitorear).
Más adelante hablaremos en detalle del arte de delegar.

1.2.3 Labores secundarias en el trabajo

Nos ayudan en nuestra gestión pero pueden esperar, generalmente son


rutinarias, por ejemplo, el archivo puede esperar (puedo destinar una tarde a la
semana para archivar), pero depende de su organización y método, inciden
factores como su estilo de trabajar, el volumen acumulado de documentos, la
frecuencia de recepción de este tipo de material en su escritorio, etc.

Si no puede delegar a un asistente o personas a cargo, entonces asegúrese de


hacer preclasificaciones, realice subgrupos y tome uno por uno para ir
evacuándolos, es decir, si tiene que contestar correos electrónicos, además
revisar correspondencia física entonces:

En el correo electrónico, puede clasificar entre los que son internos, externos y
empezar con atenderlos tomando primero el grupo de los que son externos ,
luego de los internos y así avanza paso a paso; este es solo un ejemplo, la
clasificación y la importancia que tenga cada grupo dependerá de la naturaleza
de su trabajo. Luego, tome la correspondencia física, pre-clasifíquela y comience
a revisarla grupo a grupo, deje en una gaveta especial la que deba contestar.

En estas actividades rutinarias que conocemos perfectamente, ya que al hacerlas


regularmente se convierten en mecánicas, es como el camino a casa, siempre
llega y sabe por dónde ir y no está pensando en cuál es el número de la placa de
la casa para llegar, simplemente llega, pero en este tipo de actividades puede
usted perder la inspiración, no se siente motivado , pero piense que si las realiza
eficientemente podrá terminarlas en menos tiempo, automotívese, sea creativo,
ponga su música preferida para ambientar mientras lleva a cabo esta labor que
ya conoce pero realmente no desea hacer y debe hacer.

Ponga mucha atención porque es en estas labores que acumula (como si


haciéndose el que no es con usted y aplazándolas, no las tuviera que hacer) en
las que se consume mucho tiempo cuando allá en el momento de no hay más
espera decide hacerlas. Como acumuló y aplazó ahora no debe archivar (por
poner un ejemplo) documentos de diez (10) asuntos sino de más de cien (100) y,
como no es una labor que lo motive, le va a llevar un largo tiempo. Súmele la
sensación interna de que está haciendo algo que no le gusta , lo cual hará que el
tiempo real que gaste le parezca mucho más largo de lo que en verdad es.

Tan importante como clasificar es tener claras las actividades o tareas, por
ejemplo:

Cuando usted reciba una tarea o asignación, asegúrese de:

• Haber entendió perfectamente qué tiene que hacer


• Tener claro para cuándo esperan que la labor esté finalizada
• Cómo debe ser entregada (por correo, en presentación, impresa, en USB, otros)
• A quién debe ser entregada
• Cuándo debe ser entregada

Es importante que una vez clasificadas las tareas usted sepa exactamente dónde
encontrarlas, es decir, si los documentos de cada una están en soporte físico,
establezca un archivador o estante para mantenerlas y asegúrese de que estén
plenamente identificadas, por ejemplo, puede guardarlas en una carpeta
debidamente marcada con la palabra PRIORIDADES; puede ser de color rojo y
de cierre hermético para evitar que, al manipularla, se salgan los documentos.
Si por el contrario la almacena en Outlook, entonces nómbrela claramente con
la palabra PRIORIDADES y haga subcarpetas con cada tema específico; así
podrá encontrar la información más ágilmente cuando la necesite y no perderá
tiempo. Recuerde que las prioridades se relacionan siempre con “mayor rapidez
e importancia”.

Una herramienta de clasificación que puede ayudarle es la matriz de la


administración del tiempo, aquí se muestran las asociaciones:

En el correo electrónico, puede clasificar entre los que son internos, externos y
empezar con atenderlos tomando primero el grupo de los que son externos ,
luego de los internos y así avanza paso a paso; este es solo un ejemplo, la
clasificación y la importancia que tenga cada grupo dependerá de la naturaleza
de su trabajo. Luego, tome la correspondencia física, pre-clasifíquela y comience
a revisarla grupo a grupo, deje en una gaveta especial la que deba contestar.

En estas actividades rutinarias que conocemos perfectamente, ya que al hacerlas


regularmente se convierten en mecánicas, es como el camino a casa, siempre
llega y sabe por dónde ir y no está pensando en cuál es el número de la placa de
la casa para llegar, simplemente llega, pero en este tipo de actividades puede
usted perder la inspiración, no se siente motivado , pero piense que si las realiza
eficientemente podrá terminarlas en menos tiempo, automotívese, sea creativo,

Tabla 1. Matriz de administración del tiempo de R. Covey


R.Covey Stephen, Los diete hábitos de la gente altamente efectiva, Barcelona,
1997. P.171

Revise sus actividades y váyalas clasificando en los diversos cuadrantes según


corresponda. Personalmente pienso que las actividades de todos los cuadrantes
pueden ser agradables, ya que si usted clasifica, prioriza y se organiza todo lo
podrá realizar de manera eficiente, enfocado y plasmando su esencia en lo que
hace, es decir de manera agradable.

Tomando acción
Empiece por hacer una lista de sus actividades un día cualquiera de trabajo.
Hágala colocando el nombre de la actividad y al frente registre el tiempo que le
tomó realizarla; luego clasifique cada una de las actividades registradas en
prioritaria, importante o secundaria, saque el porcentaje de los tiempos y
determine en qué tipo de actividad está gastando el mayor porcentaje de tiempo
en su día normal de trabajo.

Esto le dará un buen y real panorama de cuál tipo de actividad tiene más tiempo
asignado… se puede sorprender de lo que encuentre.

Recomendaciones: Sea honesto en la medición, hágalo lo


ecomendaciones: Sea honesto en la medición, hágalo lo más pronto posible,
mañana mismo si lo desea, y no cambie nada de lo que pensaba hacer (el
autoengaño es una forma de sabotear la medición). Tranquilo, es usted mismo ,
el resultado es para su uso y consulta, es un dato esencial para iniciar su cambio
y convertirse en un excelente administrador del tiempo. Manos a la obra.

1.3 Con respecto al inicio del día

Usted puede hacer la diferencia entre un día caótico sintiendo angustia por estar
todo
el tiempo de prisa, o un día en el que usted tiene el control: la diferencia la hace
un
“Plan del día”.

Es frecuente arribar al sitio de trabajo y dar inicio a las labores sin haber hecho
un plan del día, sin establecer un orden, así se inicia evacuando muchas cosas
tal como van llegando (sin mirar las que vienen de días anteriores) , atendiendo
las interrupciones, no olvidemos lo importante de mirar los mensajes de los
teléfonos celulares algunos relacionados con el trabajo y algunos de índole
personal considerados relevantes para nosotros, pero generalmente con un
inicio de día de esa naturaleza, a eso de la mitad de la tarde, vemos que algunas
de las labores prioritarias para ese día no se han realizado y es entonces cuando
sentimos que el tiempo nos apremia, y nuestra sensación interna es de presión.

Terminamos el día sin alcanzar a terminar lo que era prioritario, lo cual nos
genera estrés y malos resultados a la hora de evaluar desempeño, y lo que es
peor , la solución que se plantea puede ser, por ejemplo, quedarse unas horas
después de la jornada para terminar lo que se debe terminar; tengamos en
cuenta que esta no es una solución, es solo una manera de buscar alcanzar un
objetivo que no logré en el tiempo establecido. Le recuerdo El Tiempo no fue el
culpable. Así como lo muestro, ¿está usted de acuerdo con mi defensa sobre el
planteamiento de la inocencia de El Tiempo?

Recuerde que ser eficiente y productivo se relaciona mucho más con haber
realizado las tareas que había que realizar que con ser el que más tiempo
trabaja, o con el que más tareas desarrolló en el día, sean estas prioritarias o no.

Pues bien veamos algunas implicaciones: cuando decide quedarse en jornada


extendida por no haber terminado lo que tenía que terminar y considera que esa
es la solución para ponerse al día, tenga en cuenta que su desempeño será por lo
menos de un 40% menos del normal, ya que tiene encima toda la labor realizada
durante el día porque realmente estuvo ocupado haciendo muchas cosas (todas
secundarias o de rutina) y súmele la presión y el estrés que asumió al ver la hora
a mitad de la tarde siendo consciente de que no alcanzó a hacer lo que era
prioritario. Pues bien, pueda que avance en algunas cosas, pero tiene más
probabilidades de cometer errores (recuerde, no está en su mejor nivel de
energía) si se dedica en estas jornadas a labores prioritarias que exigen
concentración y son realmente impactantes en su gestión, está en lo que
llamo “zona de peligro”, así que si se queda podrá adelantar con mayor
seguridad actividades secundarias o rutinarias para evitar caer en errores y
generar consecuencias desagradables.

El quedarse a jornadas extendidas puede ser la excepción en situaciones


específicas de lanzamientos de producto o circunstancias coyunturales del
negocio, pero que no se convierta en la regla.

Si al empezar el día se toma de diez (10 ) a quince (15) minutos para hacer su
plan del día, establecer los pasos claros que dará en momentos del día en los que
conscientemente avanzará en lo que tiene que avanzar, teniendo en cuenta su
ritmo personal y sus momentos más productivos, y establecer un orden
adecuado para su gestión, esto dará como resultado que al final del día haya
avanzado en los tres tipos de tareas o actividades, lo cual le dará mucha
satisfacción y podrá dejar su sitio de trabajo a la hora adecuada sin sentirse
culpable o angustiado.

Para algunas personas es importante realizar el plan del día la noche anterior, lo
cual permite adicionar algún ítem si fuera necesario, pues después de un
descanso puede recordar algo importante.

Asegúrese de formular con claridad la actividad a realizar, revise varias veces,


procure ser realista, la idea es cumplir con lo programado, recuérdelo.

Le sugiero una herramienta que llamo el “PAPA” a la hora de realizar su plan,


es decir:

Priorización: Clasifique las actividades. Recuerde, una vez identificadas las


prioritarias, importantes y secundarias, podrá ver claramente cómo
incorporarlas en el plan sin dejar de avanzar en todas.

Análisis: Es muy importante que revise la complejidad que cada tarea o


actividad le exige, así podrá determinar qué tanto tiempo llevara su ejecución;
piense siempre qué pasaría si dejara de hacer esto hoy. Anticípese a los
problemas, esa es la mejor manera de avanzar.

¿Cuáles pueden ser los cuellos de botella en su día? En fin piense, reflexione y
vea el panorama de su día y su desarrollo en su mente, el visualizarlo le podrá
permitir identificar situaciones que muy seguramente por hacer este ejercicio ya
podrá evitar y buscar opciones más seguras y eficientes.

Programación: Revise la lista de los tres tipos de actividades que tiene, lo


pendiente del día anterior, asigne las franjas de tiempo y asigne las actividades.

• Revise cuáles son las labores prioritarias del día, tome nota del tiempo a asignar
a cada una.
• Revise cuáles son las labores importantes pero no prioritarias, mire cuántas son
y tome nota del tiempo a asignar a cada una.
• Revise cuáles son las labores secundarias, mire cuántas son y numérelas, y tome
nota del tiempo a asignar a cada una.
• Tenga en cuenta los tiempos de receso (refrigerio y socialización).
• Tome el tiempo de su jornada laboral y divídalo en 4 secciones, dos en la
mañana y dos en la tarde.
• Traduzca las franjas de tiempo en horas disponibles para su gestión y asegúrese
en esas horas asignadas de dedicar conscientemente su atención a las tareas
seleccionadas.Esto exige foco, disciplina y concentración. Al principio exige un
poco de esfuerzo, pero luego se convierte en una forma natural de fluir con las
responsabilidades.

Tabla 2. Distribución de actividades en jornada laboral de 8 horas (tipos de


actividad)
Distribución de los tres tipos de actividades para una jornada de 8 horas
Tabla 3. Asignación de tiempo para actividades en jornada laboral de 8 horas
Tiempo asignado para los tres tipos de actividades en horas
Para una jornada laboral de 8 horas

Ahora solo distribuya cada tipo de tareas (prioritarias, importantes y


secundarias) en las horas destinadas respectivamente.

Puede así asegurar en una jornada de trabajo realizar el 100% de las tareas o
actividades prioritarias, un 70% en las importantes pero no prioritarias y un
30% en la secundarias, lo cual le permite avanzar en los tres tipos de actividades
y en su día de trabajo. Esta es solo una sugerencia, lo invito a hacer la prueba,
puede ganar mucho, anímese, ¡solo dé el primer paso!

Acción: Manos a la obra, respire profundo , llénese de energía , sonría y confíe


en usted mismo, recuerde que la recompensa de hacer lo planeado y sortear
obstáculos adecuadamente solo le traerá satisfacción y más tiempo para usted.

Tomando acción

Al inicio de su próximo día laboral, haga su plan del día, ensaye qué tal le va y
siga practicando, recuerde que esto es cuestión de entrenarse y solo se logra
realizándolo cada vez con mayor fluidez y precisión hasta que usted mismo
sienta que lo ha perfeccionado.

Si no le va bien a la primera, siga avanzando, esto es un camino que hasta ahora


empieza y puede traerle muchos éxitos en su desempeño.
1.4 Con respecto a la identificación y el manejo de las interrupciones

A veces, es inevitable tener interrupciones en nuestra acción programada,


enfocada y organizada, es muy importante saberlas sortear adecuadamente sin
dañar nuestra imagen y nuestras relaciones con los compañeros de oficina; aquí
se señalan elementos importantes que hay que tener en cuenta para manejarlas
adecuadamente:

“Hay ladrones a los que no se castiga, pero que roban lo más preciado: el
tiempo”.

– Napoleón Bonaparte

1.4.1 Aprenda a decir “no”

Decir “no” a otra propuesta o interrupción no importante cuando le corresponde


estar en aquello en lo cual usted se comprometió con usted mismo, a veces da
pena y hace que se deje llevar por temas irrelevantes en una conversación, o
permite invasiones de su espacio para temas que no le interesan y no tienen que
ver con usted ni con su cargo, mientras en su mente está pensando en todo lo
que podríamos estar avanzando en lo programado para ese momento , qué
pena, ¿verdad? Pero con usted mismo, por no tener la entereza de defender su
avance hacia sus objetivos del día. Aquí no deje de decir “no” cuando sea
necesario, eso sí, hágalo amablemente , con una sonrisa y asegurándose de que
la persona entienda por qué su respuesta en ese momento es NO.

“Hay personas que no saben perder el tiempo completamente solas, son el


azote de las personas ocupadas”.

– Louis de Bonald (1975-1840), filósofo y político francés

Es claro que desea avanzar en su administración eficiente del tiempo y no


afectar las relaciones laborales de manera negativa. Tenga en cuenta estas
herramientas que pueden ayudar:

1.4.1.1 Divulgación

Es muy importante que sus compañeros sepan que usted ha empezado


a trabajar en ser un mejor administrador de su tiempo. Recuerde que
habrá momentos en los que debemos tener toda nuestra atención en nuestro
trabajo y no podremos estar recibiendo siempre a las personas que quieren
comentarnos algo así sea irrelevante; esto puede ser molesto para las personas
que reciben nuestra negativa o generarnos cierto rechazo en el grupo al no
compartir igual que antes más momentos de café o de conversación.

Asegúrese, pues, de haber divulgado su cruzada y su verdadero y genuino


interés en realizarla.
1.4.1.2 Límite físico

Si tiene oficina, cierre su puerta y, como estará concentrado en sus labores,


las personas ya lo pensarán dos veces antes de interrumpirlo, por lo menos al
golpear le preguntarán si los puede atender o pueden venir más tarde, lo cual le
da la oportunidad de decirles que los atenderá posteriormente (dé una hora y
cumpla con ello), pero evitará que lo interrumpan cuando más concentrado
debe estar para cumplir con las tareas prioritarias en los tiempos asignados.

Si no tiene puerta, puede elaborar avisos, uno de “Disponible”, otro de “Por


favor, no interrumpir” (personalícelos según su forma de ser o su creatividad).
Lo importante es mostrarle a todo el mundo que a veces está muy concentrado y
está pidiendo ayuda para poder terminar lo que debe terminar, así lo verán de
una mejor manea y realmente sus compañeros contribuirán con su avance.

1.4.1.3 Elabore sus frases de cajón

Frases previamente elaborados para dar respuestas rápidamente y que se le


facilite decir “no” cuando es necesario. Use frases de cajón, o elabore las suyas,
téngalas escritas y/o memorice algunas, úselas con frecuencia. Ejemplo:

• Por esta semana, estoy seguro de que no podré hacerme cargo de más asuntos.
• Esa no es mi especialidad, o está fuera de mí conocimiento.
• Será un gusto escucharte, en un rato estaré contigo.
• Tengo fechas de entrega muy cercanas con estos asuntos.

Elabore las que le sirvan según su realidad y téngalas listas para afrontar con
rapidez y elegancia las interrupciones que no son importantes (recuerde sea
muy objetivo y honesto con su juicio sobre ellas)

Aquí no hablamos de no ayudar a las personas, solo estamos hablando de


cuándo decir “no” cuando usted decide que no puede destinar en ese momento
el tiempo que la otra persona demanda. Tenga claro que la cordialidad y la
amabilidad nunca están fuera de lugar, pero el tacto y la correcta manera no
están lejos de la firmeza de su decisión.

1.4.2 Conversaciones

(no relevantes a nivel laboral). Cuando tenga compañeros de los que conversan
de manera muy amena y además les encanta, le sugiero que sea usted quien
vaya a la oficina de su compañero cuando lo necesite, así usted podrá abandonar
la oficina, dándole fin a la charla cuando lo desee y no perderá tiempo.

Siempre dé cierre a la conversación con elegancia, puede dar el motivo de su


retiro, pero asegúrese de comunicarlo con claridad, serenidad y veracidad.

Algo que es importante mencionar es que usted puede sentir pena o que no lo
van a apreciar por su negativa; recuerde que puede atender a la persona
posteriormente.
1.4.3 Visitas

Cuando tenga visitantes en su puesto de trabajo, comunique amablemente al


inicio de la conversación el tiempo del que dispone para atenderlos, y controle el
tiempo (observe de vez en cuando su reloj de pulsera), cuando falte poco para
terminar su tiempo asignado, hágaselo saber a su interlocutor.

Mientras atiende a su visita, asegúrese de mirarla a los ojos y escuchar


atentamente lo que le está diciendo. Así, la visita se sentirá importante y bien
atendida y usted hará respetar el tiempo asignado.

1.4.4 Recesos

En los momentos de receso, puede hablar con sus compañeros, ría con ellos y
asegúrese de saludarlos amablemente, así no pasará como antipático. Explique a
todos que el propósito de convertirse en un excelente administrador es
importante para usted y que todos lo pueden ayudar.

Aproveche esa pausa en la acción, realmente desconéctese de lo pendiente en


ese momento, disfrute de un buen café, algún refrigerio ligero, conozca a sus
compañeros y si puede hable de cosas divertidas, ese tiempo de descanso es
realmente refrescante y usted recarga baterías para continuar la jornada.

1.4.5 Redes sociales

Perdernos con cosas que nos llaman la atención, es frecuente encontrarse con
un mensaje al celular del amor de su vida, un artículo de Internet de un tema
importante para usted, la noticia de que se casa su mejor amigo en Facebook,
una oportunidad importante en LinkedIn para la cual su perfil es perfecto…en
fin… poder mantener la atención en lo que se propuso… ahí está el reto. Igual,
hay tiempo para que revise los temas de interés en el momento adecuado, así
que decisión y disciplina son la respuesta. Claro, apenas sea el momento
adecuado, entérese al detalle de ese tema que lo hala desde adentro, y
comuníquese con el amor de su vida, si en verdad lo es, entenderá que usted
está trabajando en cambios para mejorar y como resultado tener más tiempo
para el amor.

Cuando dentro de su trabajo se implica usar las redes (hay muchos según su
naturaleza donde las redes juegan un papel importante) enfocadas a los
objetivos de la compañía, aquí el reto es más duro, ya que estando en Facebook
revisando perfiles determinados de interés para tomar algunas decisiones
publicitarias, la tentación de revisar su perfil y las actualizaciones es mucho más
alta.

Como puede pensarlo, aquí no se trata de decir que se aleje totalmente de sus
redes como si estuviera en una prisión con barrotes invisibles, se trata de
usarlas racionalmente. Recuerde su compromiso con usted mismo. Puede
revisarlas en su receso programado y/o, si todo sale bien en su programa de ser
un excelente administrador del tiempo en su trabajo, el resultado puede ser
tener más tiempo para revisar sus redes en horarios fuera de oficina sin tener
que pensar en los pendientes porque sencillamente estos estarán controlados;
además, no se quedará en jornadas adicionales con frecuencia como les sucede a
los que no administran bien su tiempo y de esta manera piensan ponerse al día.

1.4.6 Llamadas

La interrupción inminente. Cuando recibe llamadas telefónicas, usted


simplemente debe contestar, pues el timbre será insistente hasta que sea
atendido, entonces si usted tiene asistente o la posibilidad de delegar a alguien
la atención telefónica es perfecto, pues esa persona será su filtro para recibir
realmente las llamadas que debe recibir y son importantes.

En mi trabajo, en mi experiencia personal me puse varias tardes en la tarea de


monitorear las llamadas que recibía de 2 a 5 de la tarde a en una empresa donde
manejaba temas importantes ante entidades del gobierno, es decir, debía usar
mi tiempo con destreza y las acciones o tareas requerían de mi parte total
atención en redacción y análisis. Pues, imagínese una tarde en la que usted tiene
varios asuntos por evacuar siendo la franja de la tarde una en la cual debía
completar los asuntos prioritarios del día y me faltaban dos folios por analizar,
contestar y dar trámite, pues bien, en mi monitoreo encontré, cinco (5) llamadas
externas equivocadas, es decir, no eran para mi departamento, cuatro (4)
llamadas de otras dependencias para preguntar temas generales que cualquiera
podría haberles informado (o podían haber llamado al departamento de
recursos humanos) sobre programaciones de las que todos habíamos sido
informados en el pasado comité, una (1) llamada del asesor aduanero externo
(esa sí debía ser atendida por mí y era precisamente sobre los temas que yo
tenía en mi mano en ese momento) y una (1) llamada de un miembro de mi
equipo que requería una ayuda inmediata en el proceso.

Tabla 4. Resultado del monitoreo de llamadas en una tarde de trabajo.

Para mí, fue muy sorprendente descubrir que el 18% de las llamadas eran las
únicas que realmente necesitaban mi atención.

Por eso, si tiene cómo delegar y filtrar sus llamadas telefónicas, no pierda un
solo minuto, hágalo. Si no lo puede hacer, sea lo más breve posible al atender la
llamada, sin dejar de ser gentil y de obtener la información necesaria en cada
llamada para poder dar un recado o contactar nuevamente a quien lo llamó. Si
usted está enfocado en su avance en su tarea o actividad concreta en ese
momento, le será fácil sortear estas interrupciones vanas, por el contrario, las
llamadas que deben ser atendidas definitivamente se atienden (recuerde que
contribuyen directamente en su avance planeado).

Tenga siempre lápiz y papel a la mano, cuando el teléfono suena usted de


antemano no sabe si necesita registrar información importante o si podrá
terminar cortésmente con dos frases la llamada. Si llega a necesitar anotar algo,
no va a perder tiempo buscando con qué anotar mientras su interlocutor está
del otro lado de la línea, así que sea precavido y siempre tenga con qué anotar.

2 Herramientas prácticas para ser


más eficiente en la oficina
Recuerde, a todos los seres humanos nos dan las mismas 24 horas por día para
realizar las actividades y es evidente que algunos tienen la capacidad de
administrar ese tiempo exitosamente; este libro proporciona algunas
herramientas útiles que sugiero que se implementen gradual y progresivamente
en la rutina diaria, ya que un cambio abrupto en su rutina no será fácil de
manejar y por más deseo que tenga de administrar mejor el tiempo, someterse a
grandes y repentinos cambios generará que termine regresando a los viejos
hábitos.

Ponga en práctica una o dos de las herramientas sugeridas que le parezcan más
sencillas, practíquelas por 21 días para que se adapte al cambio y así ya va
incorporándolas a la vida de manera natural. Luego, vaya incorporando más
hasta que vea que sí va mejorando su sensación frente al tiempo, lo cual solo le
puede traer bienestar y satisfacción.

Daremos un enfoque muy claro a la vivencia frente al tiempo en el ámbito


laboral, ya que si no es positiva afecta necesariamente la sensación del tiempo
en otros aspectos de la vida. Empecemos entonces analizando lo siguiente:

2.1 Espacio y ambiente adecuado

Aprenda a darse su espacio para poder enfocarse en la tarea que está realizando.
Lo básico es tener un ambiente de trabajo adecuado, aquí la limpieza, una buena
distribución de sus muebles de oficina en el espacio que tiene, la iluminación y
si vive en ciudades muy cálidas el aire acondicionado son cosas muy
importantes.
En ocasiones, adicional a los elementos básicos mencionados, el tipo de tarea
que debe realizar puede exigirle un ambiente de trabajo un poco diferente al
usual, puede necesitar organizar muchos documentos para poder analizar el
asunto completo para lo cual sería ideal más espacio, y/o ir elaborando
esquemas en tablero para definir mejor el tema sus diferentes aristas, además
de necesitar silencio para su desempeño, lo cual puede no tener siempre en su
puesto de trabajo. Si lo necesita, haga lo necesario con anticipación , planee qué
elementos va a necesitar y solicítelos y/o acuerde con el encargado para que
usted, el día que los necesita, los tenga disponibles, así podrá tener su ambiente
adecuado a su necesidad.

Cuando trabaja en un espacio inadecuado o un ambiente no propicio y recibe


una interrupción que puede ser una visita de algunas personas o solo una
llamada, pero que lo desenfocan o lo hacen mover de su posición física, puede
caer en desordenar lo que tiene un buen rato revisando y organizando solo por
no tener el espacio adecuado y holgado que le permita tener todo debidamente
bajo control visual y

ísico. El pensar en el espacio y ambiente educado previamente le ahorrara


tiempo, pues ponerse a buscar las cosas y acordar el lugar en el momento
que tiene que realizar la tarea puede ser que le traiga demoras (por
ejemplo, hay empresas en las que las sala de juntas, que suelen ser
espacios perfectos para cierto tipo de trabajo que usted puede requerir,
son muy solicitadas y deben pedirse con anticipación) y, en el peor, de los
casos una visita que le haga mover las cosas de su lugar o perder de vista
lo que estaba concatenando con lógica y secuencia puede en ocasiones
obligarlo a iniciar de cero, y eso se traduce en: ¡pérdida de tiempo!

2.2 El diagnóstico

Bitácora: Como ejercicio práctico, empiece por hacer una lista completa de sus
actividades diarias de lunes a domingo, sea minucioso y anote claramente los
intervalos de tiempo y la actividad que le destinó a cada uno. Esto le mostrará
claramente a qué actividades que no lo acercan al progreso en sus objetivos está
dedicando tiempo, le servirá como base para realizar un acertado diagnóstico
para saber dónde está yendo su tiempo.

Vale la pena aclarar que unos objetivos claros son prerrequisito para avanzar
con certeza hacia donde queremos en todos los aspectos de la vida. Una vez que
los tenga, es importante que revise las acciones que está ejecutando para llegar a
ellos, pero no de manera lejana sino aquí en su cotidianidad; sea muy objetivo y
claro, eso le permitirá establecer una serie de acciones para asegurar su avance
hacia ellos y poder ir midiendo dicho avance.

Como en este libro nos enfocaremos en el ámbito laboral, veamos cómo actuar
allí.

Hablemos de un día laboral normal en el que nos contratan para hacer


determinadas funciones 8 horas al día de 8:00 a 12:00 h y de 13:00 a 17:00 h,
ese es un caso estándar de jornada laboral que puede variar dependiendo del
país. Lo relevante aquí es buscar la productividad que damos a esas 8 horas.
Tenga en cuenta de las 8 en punto en adelante los tiempos en los que usted
saluda a todos sus compañeros, se retoca el peinado, busca un café, se levanta y
va a la copiadora por documentos, etc. Contabilice cada acción y anótela en su
bitácora, anote el tiempo que le destinó a cada una, igualmente anote el periodo
de tiempo en el que se pone al frente de su labor y arranca a evacuar asuntos
pendientes.

Tenga en cuenta las acciones que no dependen de usted, podríamos llamarlas


interrupciones, algunas podrían ser: llamadas con preguntas de colegas, visitas
imprevistas a su escritorio de áreas relacionadas, etc.

Como resultado del ejercicio, podrá ver con claridad cuántas horas al día está
dedicado a consciencia a tareas o labores que realmente le permiten avanzar en
sus compromisos laborales y cuanto a labores y/o actividades no prioritarias, y
podrá identificar los espacios de tiempo que está en sus manos optimizar,
“Diagnóstico”.

Por ejemplo, una acción como hacer copias puede ser programada en un
periodo de tiempo determinado , así solo se levantara una vez en la mañana
para realizar esa acción y tomará en una misma visita a la copiadora todas las
copias que necesita en la mañana, es solo un ejemplo, obviamente usted puede
crear cómo optimizar la administración de ese tiempo destinado a las labores
y/o actividades no prioritarias de acuerdo con la naturaleza de su trabajo.

Tomando acción: Mañana mismo y desde el momento de levantarse, lleve su


bitácora a consciencia y siendo honesto consigo mismo, llénela hasta que llegue
la hora de ir a la cama; con esta información podrá hacer un claro diagnóstico
de su manejo del tiempo del que dispone, podrá ir diseñando soluciones para
mejorar la administración de su tiempo.

Diseñe soluciones simples y a su medida. Le recuerdo que los cambios


pequeños, pero aplicados 21 días, hacen que se adapte al cambio; aplicado 90
días genera un hábito arraigado y si lo hace por 3 años ya será parte de su vida,
empiece paso a paso, pero cada paso bien dado.

2.3 Pausas y socialización

Destine espacios de 20 minutos uno en la mañana y uno en la tarde para estas


actividades que obviamente son importantes, levántese de supuesto, camine un
rato, tome el sol, tómese un té o un café y/o un refrigerio, comparta con sus
compañeros conversando de temas no laborales.

Bueno, 20 minutos es una sugerencia, puede ir de 15 a 30 minutos según su


jornada, lo importante es que si destinó ese tiempo debe respetarlo, es decir,
siempre realice esa pausa completa en el horario destinado y siéntase bien con
ello, luego continúe su labor.

2.3 Pausas y socialización

Destine espacios de 20 minutos uno en la mañana y uno en la tarde para estas


actividades que obviamente son importantes, levántese de supuesto, camine un
rato, tome el sol, tómese un té o un café y/o un refrigerio, comparta con sus
compañeros conversando de temas no laborales.

Bueno, 20 minutos es una sugerencia, puede ir de 15 a 30 minutos según su


jornada, lo importante es que si destinó ese tiempo debe respetarlo, es decir,
siempre realice esa pausa completa en el horario destinado y siéntase bien con
ello, luego continúe su labor.

Revisar la bitácora elaborada a conciencia puede darle sorpresas y podrá ver


claramente en qué actividades tiene la capacidad de establecer más control y
mejor administración. A veces no es que falte tiempo, sino que el que tenemos lo
dejamos pasar.

Cuando logre administrar los espacios no productivos, disfrute de la


socialización y de su pausa, esto será refrescante. El tiempo conscientemente
trabajado será más productivo y los resultados serán realmente increíbles en
términos de su sensación de agilidad y productividad; esto le permite salir a
tiempo del trabajo sintiéndose muy bien consigo mismo y sin aplicar esos
sofismas de quedarse muchas horas luego de que muchos de sus compañeros ya
salieron sintiéndose frustrado y que realmente le roba tiempo a su ámbito
personal familiar, amoroso y lúdico.

Recuerde que administrar efectivamente su tiempo no debe privarle de las


pausas y no tiene por qué convertirlo en el malhumorado de la oficina porque
nunca puede tomarse un té/café con sus compañeros. Recuerde que el efecto de
que usted haga bien la tarea con su administración del tiempo es exactamente
contrario, ya que se tomará sus pausas plenamente porque sabe que está en el
tiempo destinado para ellas. Como tendrá más organizado su día, podrá no estar
pensando en la angustia de no cumplir con sus tareas y, por ende, podrá
sostener charlas amenas en esos ratos cortos pero sustanciosos de
esparcimiento.

2.4 Planeación

Ya vimos cómo puede planear su día, pero de acuerdo con sus roles usted puede
establecer una planeación para cada día de la siguiente semana. Así se adelanta
a la planeación diaria la cual, con el paso que estamos viendo ya realizado, solo
se limitará a ultimar algunos detalles cada día, como pulir el cálculo del tiempo
a emplear en cada actividad, por ejemplo, esta planeación de su tiempo la puede
llevar en la AGENDA.

La agenda es una conocida herramienta que le ayuda a planear los compromisos


tanto a corto, mediano y largo plazo; es básicamente una ayuda para su
memoria, ya que le permite recordar los compromisos que tienen fecha y hora
específicas.

Esta herramienta que hoy ya puede programar con muchas ayudas de


programas electrónicos, tanto en aplicaciones para celular, programas ágiles
para PC y también la tradicional agenda física, es un apoyo visual muy claro
para:

1. Cada semana puede revisar qué tan llena está de actividades su semana.
2. Puede revisar si alguna de las actividades es flexible para mover si lo requiere y
asignarla a una nueva franja de tiempo sin temor a cruzarla con alguna otra
actividad preestablecida.
3. Le permite establecer rutas a nivel geográfico para ir cuadrando las citas con
clientes y/o proveedores por la misma zona y así optimizar el tiempo del que
dispone para las visitas de campo en la ciudad.

No es lo mismo cumplir 4 citas en la mañana en zonas cercanas a cubrir 4 citas


en zonas opuestas de la ciudad, probablemente llegue tarde a alguna y/o no
alcance a cumplir una de esas citas, o si lo logra llegará estresado, algo
malhumorado y eso ya da un inicio errado a la cita comercial.

Cuando tiene una agenda para la semana, puede llamar o hacer que alguien
llame con un día de antelación a cada cita que se tiene tanto en la oficina como
fuera de ella para confirmarla. Así podrá ser certero en emplear el tiempo
necesario en cada cita como estaba planeado y si hay cancelaciones y se trata de
una cita en mi lugar de base pues puedo designar ese tiempo a otra actividad
que esté en lista de espera o alargar el tiempo asignado a una actividad
prioritaria, y si es fuera de mi lugar de base pues simplemente evitaré salir y ese
tiempo será utilizado de una mejor manera avanzando en otras tareas.

Miremos brevemente el tema de cómo atender una cita de manera eficiente y


efectiva. Sobre esto, tenemos mucho que hablar. Puede ser un capítulo completo
que aborde desde el lenguaje no verbal que puede usted usar con su visitante o
leerlo en él hasta la estrategia de manejo de la cita. Aquí veremos algunas
generalidades para cuando usted recibe la visita en su oficina y desee optimizar
el tiempo que destina a la misma; aplica para visitas de personas externas e
internas de su compañía:

• Tenga claro de cuánto tiempo dispone para la cita y monitoree el tiempo,


recuerde mencionarlo clara y amablemente al inicio de la conversación.
• Tenga siempre una actitud abierta y sencilla.
• Sonría y ponga toda su atención a la persona que le habla.
• Hágale sentir que lo que le dice es importante.
• No permita que la persona se vaya por las ramas; amablemente llévela a ser
concreta y puntual.
• Sea un excelente oyente. El que habla más da más información.
• Dependiendo del objetivo por el cual usted recibió la visita o la recibe,
cerciórese de que la conversación lo vaya llevando a el.
• Si el tiempo se agota, hágaselo saber a su interlocutor.
• Permítase hacer un cierre amable llevándolo a lo que usted deseaba.

Tomando acción: Tome ya la decisión. Va a agendar el siguiente mes al


detalle y anotando claramente los rangos de tiempo para cada actividad que
tiene programada. Hay algunas actividades que sabe son fijas y otras irán
surgiendo, con mayor razón el tener la agenda ya le permitirá irlas incluyendo
acertadamente en

franjas más convenientes para usted, compre una agenda a su gusto o


prográmela en su tableta o hasta en su teléfono móvil, hágalo según lo que usted
use más o le guste más.

La tecnología está a su servicio, apóyese en ella. Hoy puede tener alarmas


programadas, recordatorios con mensajes de texto a su celular y un sinfín de
herramientas que están al alcance de su mano para ayudarle a optimizar su
tiempo y mejorar sus resultados.

Por ende, no huya de los avances tecnológicos, al contrario, incorpórelos a su


rutina y verá que ayudan mucho. Si no los conoce, pregunte, busque ayuda,
aprenda, conózcalos y luego serán muy familiares para usted y sacará el mejor
provecho de ellos.

Importante: Sea disciplinado en cumplir sus citas y sobre todo en destinar el


tiempo programado a las mismas, con un porcentaje de tolerancia pequeño
mientras domina el arte de cumplir lo programado, ¡recuerde que la práctica
hace al maestro!
Pasando a otro nivel de planeación, tenemos el que se enfrenta a los proyectos
concretos. En estos casos, la planeación exige mayor precisión, ya que cuando
hablamos de desarrollo de proyectos generalmente estamos hablando de varios
actores en el avance. Generalmente involucra varios departamentos, áreas o
divisiones de una organización y una excelente planeación permite que todos
avancen armónicamente para lograr los objetivos que van tanto en contenido
como en tiempo.

En estos casos, los cuadros de seguimiento son una herramienta muy valiosa y
permiten hacer un seguimiento en diversas fases del proceso de avance y
desarrollo. Puede usarlos si es usted el único encargado de la tarea a desarrollar
en un tiempo determinado y/o si usted forma parte del grupo de personas que
realizarán el proyecto en cuyo caso el líder del mismo debe ser quien elabora y
administra el cuadro de seguimiento. Recuerde que cuando hablamos de
proyectos se tiene un tiempo límite de entrega. Esto hace que la coordinación y
organización sean muy exigentes.

Algunas sugerencias de programas conocidos y eficientes para la planeación de


proyectos:

• Diagrama de Gant: Da una idea completa de la evolución del proyecto en un


solo golpe de vista.
• WorkProject: Permite automáticamente, según el proyecto trabajado, imputar el
tiempo al mismo de manera precisa.
• Mindmapper: Dispone de todo tipo de opciones visuales para organizar la
jerarquía y se puede utilizar para gestionar mejor el tiempo, ya que permite
incluir en los diagramas horarios y tareas.
• Wunderlist: Es un completo gestor de tareas, sirve para planificar actividades
relacionadas con cualquier ámbito. Por ejemplo, organizar los proyectos laborale

Tomando acción: Averigüe sobre las herramientas para administración de


proyectos que hay en el mercado, revíselas y verifique cuál de ellas se ajusta a
sus necesidades. Si no la conoce, capacítese en ella, póngala a su servicio y verá
cómo le proporcionara una ayuda invaluable a la hora de gestionar el proyecto
en el cual usted esté involucrado o esté liderando. Muchas veces, por no estar a
la vanguardia en estos avances tecnológicos, usted se pierde de usar
herramientas maravillosas que le ayudan a optimizar el tiempo empleado en la
planeación y en los seguimientos ayudándole a obtener resultados más certeros.
2.5 Correo electrónico

El correo electrónico es un adelanto tecnológico maravilloso que nos permite


recibir documentos, fotos, videos y tener mensajes de manera instantánea
intercambiando información con personas alrededor del mundo. Es una
herramienta que realmente facilitó el desarrollo de los negocios y nos permite
avanzar con un sinfín de gestiones día a día. Sin embargo, también parece no
tener fin el arribo de mensajes a la bandeja de entrada.

Esta fantástica herramienta que hoy día está presente en todas las empresas que
están activas en el mercado sea cual sea el sector económico en el que se
desarrollan puede llegar a ser agobiante si no tiene usted una manera adecuada
de administrarla y gestionarla. He aquí algunas sugerencias que en verdad
espero que le sean de utilidad:

• Una manera eficiente de manejar su correo electrónico puede llevarse a cabo


usando el “Asunto”, es decir, identifique el asunto con una palabra, el tema
tratado, ya que según la naturaleza de su trabajo recibe correos de diferentes
fuentes, pueden ser externas, o de otras áreas de la empresa; puede entonces
identificar cada una de las grandes áreas en el asunto del correo, es decir :

Ejemplo 1. Correo recibido de proveedor de servicio llamado ABC con un


tema urbano

Asunto: Proveedores. ABC-URBANO

Ejemplo 2. Correo recibido de cliente ZYX despacho nacional mes de


Julio

Asunto: Clientes ZYX -DESPACHOS

• Si identifica este asunto en todas las comunicaciones con ese proveedor


sobre el asunto Urbano, será más fácil realizar búsquedas de los correos;
solo con colocar el asunto en la ventana de búsqueda, aparecerán todos
los correos cruzados con el proveedor sobre este asunto.

Para su marcación de asunto, escoja palabras claves muy específicas que


le lleven a identificar plenamente el asunto.

Tenga en cuenta esta sugerencia y póngala en práctica. Verá cómo ahorra


mucho tiempo de búsqueda cuando necesite ubicar rápidamente
información específica sobre algún asunto tal vez meses después de
haberlo trabajado.

• Otra herramienta importante es usar reglas para los correos que ingresan a su
bandeja de entrada; veámoslo más al detalle. En su Outlook, puede crear
carpetas para organizar los correos que recibe de la mejor manera para facilitarse
la vida cuando tenga que buscar uno específico o quiera saber cuál fue la última
comunicación cruzada sobe un asunto concreto, puede entonces determinar si
sus carpetas van: Por proyectos, Por departamentos, Por clientes, Por
proveedores, Por investigaciones, o si los organiza en nacionales e
internacionales.

En fin, será la organización que usted determine según su necesidad y


según la naturaleza de los asuntos que maneja.

Al asignar una regla, usted relaciona un correo electrónico con una de sus
carpetas, así cuando a su bandeja de entrada llega un mensaje que
proviene de ese correo en particular usted lo direcciona a la carpeta que
haya designado.

Ventajas
• Su bandeja de entrada no se verá tan saturada.
• Puede visualizar más rápidamente cuál de las carpetas recibe más mensajes en el
día.
• Usted determinará a qué carpeta ingresa y podrá revisar de una vez todos los
mensajes que han llegado a ella y así podrá clasificarlos con mayor rapidez para
contestar los prioritarios y organizar lo que hará con los otros.

Tomando acción: Hoy mismo, averigüe cómo se crean las reglas. Si no lo


sabe, es fácil consultar con la persona de sistemas de su empresa. Haga unas
tres reglas para los correos del tema o asunto que más recibe y empiece a ver los
resultados, dese unos días. Recuerde que los cambios pequeños y bien
administrados tienen más posibilidad de permanecer en su vida e irse
incluyendo en su rutina para generar beneficios. Acorde con su sensación de
avance y comodidad con las “reglas en el correo”, continúe creando más y luego
será algo natural en su manera de administrar su correo electrónico, explore,
pruebe, arriésguese… Vale la pena y, sobre todo, vale el tiempo que gana.

Mantenga su formato de firma preestablecido para dar uniformidad a sus


mensajes y ahorrar tiempo a la hora de escribir sus datos en cada correo que
envíe

2.6 Escritorio

Por higiene visual y mental, haga que su escritorio sea su plataforma de


lanzamiento para cada día. Para ello como a toda pista, hágale mantenimiento y
manténgala despejada, aquí tiene algunas sugerencias:
Mantenga su escritorio sin tantas cosas a la vista. Muchas personas mantienen
sobre su escritorio muy a la mano carpetas, lápices, objetos decorativos, fólderes
, documentos, implementos de oficina, pocillos, maquillaje (caso de algunas
mujeres), libros, directorios, agendas, y muchos elementos que realmente para
el desarrollo de las labores puntuales no son necesarios, o por lo menos no es
necesario tenerlos a todos a la vez.

Tomando acción: Haga la prueba. Mientras desarrolla una labor, deje en su


puesto de trabajo solo lo que necesita para desarrollarla y llevarla a cabo; si no
tiene espacio, ayúdese con gavetas que puede colocar en un estante alto sobre
usted, con archivadores de fuelle, use los cajones de su escritorio y también
mesas auxiliares.

En fin, haga un llamado a la creatividad y optimice el espacio de su escritorio de


tal manera que se vea despejado, agradable (según lo que le agrade a cada uno),
es decir póngale su toque, lo importante es que no sature el espacio con
elementos innecesarios para la labor que está desarrollando. Si lo que está
haciendo exige su computadora y unos documentos a la mano y un resaltador,
tenga solo eso.

“No se trata de que todo su escritorio deslumbre con su brillante superficie


vacía. Todo el esfuerzo que su amigo hace para que parezca limpio puede no
ayudarle a encontrar lo que busca. Y esa es la clave de un escritorio eficaz:
funcionalidad, no estética. Su escritorio es un reflejo de usted. Si no es
perfeccionista por naturaleza, ¿en dónde dice que su escritorio debe lucir
perfecto?”.

– Axelrod Alan y Holtjie Jim, (2000)

Así con cada cosa que tenga por realizar, procure solamente tener lo necesario
para esa labor determinada a la mano. Su cerebro se sentirá menos saturado y
podrá concentrarse mejor, obteniendo así mejores resultados en las tareas
realizadas, evitando reprocesos y ganando tiempo.

Cuando organice su escritorio, no se limite, solo sea selectivo, creativo y


organizado, esto ayuda; no espere a ver si otro lo hace y le funciona o a ver si le
cuentan. En este instante, retroceda y vea claramente cómo está su lugar de
trabajo, de seguro encontrará cómo optimizarlo para su salud visual
inicialmente, ¡lo demás ya lo descubrirá!

2.7 Reuniones

No podemos hablar de la administración del tiempo sin tener en cuenta las


reuniones que se programan en las compañías, en las cuales a veces sentimos
que perdemos tiempo. Aquí enunciaré algunos puntos relevantes a tener en
cuenta para que su reunión sea muy profesional y se maneje asertivamente el
tiempo en su ejecución.

Piense en el costo que genera una reunión para la compañía u organización es la


suma del tiempo de todos los involucrados, que es muy alto. Se reconoce la
importancia de las reuniones en ocasiones específicas, ya que no somos islas
trabajando a la deriva. Teniendo en cuenta que queremos ahorrar tiempo y
optimizar los recursos, se recomienda lo siguiente:

• Primero que todo, pregúntese: ¿es realmente necesaria esta reunión?


• Comience a tiempo.
• Defina claramente el objetivo de la reunión.
• Establezca una agenda de la reunión, mencione claramente los ítems a tratar en
el desarrollo de la misma.
• Si es posible envíe previamente a los invitados a la reunión una copia de la
agenda.
• Aliste previamente el sitio, ocúpese del revisar sonido, ayudas audiovisuales,
etc.
• Asigne tiempo a cada ítem.
• Nombre un presidente y un secretario.
• Asegúrese de que los dos (presidente y secretarios) conozcan perfectamente su
rol en la reunión.
• El presidente debe ser firme para hacer respetar el tiempo asignado y
suficientemente amable para hacerlo de forma adecuada. Es importante que
resuma claramente lo concluido en cada ítem y modere la reunión de principio a
fin.
• El secretario realizará el acta de la reunión que debe contener: la fecha, el lugar,
los nombres y cargos de los asistentes, los ítems discutidos y las conclusiones a
las que se llega, los compromisos que se asignen y los nombres de los
responsables, así como las fechas establecidas para la entrega de los mismos; el
acta se revisa y firma por todos los asistentes.

Si no es usted quien la organiza, sea un asistente enfocado, concreto en su


participación, y sugiera al moderador o presidente que haga respetar el tiempo

Tomando acción: Para la próxima reunión que usted organice, asegúrese de


tener en cuenta lo mencionado aquí. Prepárese, ensaye su manera de moderar la
reunión, asegúrese de que la persona que hará de secretario ensaye previamente
el realizar un acta y verifique que todo esté listo para desarrollar la reunión, sea
puntual y deje muy en claro a los asistentes que se busca terminar a tiempo para
beneficio de todos.
3 Un ladrón del tiempo ya
identificado
Si le ha sucedido que se levanta y es consciente de que en dos meses tiene que
entregar una tarea importante, definitivamente tediosa, larga pero obligatoria y
que es mejor dar inicio desde ahora, toma impulso, se dispone entonces a
arrancar y aparece esa vocecita en su interior que le susurra: ¡Que frio hacer! Ve
a colocarte algo más abrigado. Usted lo hace va se abriga más y regresa a los
veinte (20) minutos al punto de partida, apenas se dispone nuevamente a
realizar su tediosa tarea y escucha de nuevo esa vocecita……¿No quieres un te/
café calientico para este frio? Y usted responde diciendo Huy si, se levanta va
por su bebida y después de unos quince (15) minutos la tiene en mano la
disfruta y nuevamente se dispone a realizar su deber.¿ Pero qué cree?, esa
vocecita dice, huy no has hablado con tu mejor amigo desde hace días, Él debe
extrañarte, que tal este con algún problema, ¿En verdad eres su mejor amigo?,
usted reconoce que ha estado algo ausente de ese amigo que usted aprecia
sinceramente y pues realmente aún tiene tiempo para adelantar su tarea,
entonces accede…….si voy a llamar a mi amigo, y efectivamente le llama,
conversa por unos sesenta (60) minuto, mira su computador de nuevo y de
repente la vocecita le sugiere : “Es mejor ir a comprar las cosas que necesitas, al
fin y al cabo es cerca y son pocas cosas”. Usted reflexiona, en últimas puede
terminar esta tarea en la tarde, pues en verdad el día hasta ahora está
comenzando.

Llega la tarde y nuevamente se dispone usted a realizar su tarea, se ubica en el


punto de partida, aun sin haber dado inicio aparece su vocecita……¿ No estás
cansado? Realmente has hechos muchas cosas hoy, mejor duerme un poco, al
fin y al cabo esta tarea requiere tu total atención y así cansado pues realmente
no estarás a tu nivel normal de efectividad… usted nuevamente la escucha y
decide ir a dormir, pues siendo honesto la tarde acaba de comenzar y se va a
descansar un poco. Dos horas más tarde nuevamente se dispone a realizar su
tarea ( porque Usted realmente sabe que realizarla le quitara un peso de
encima) y cuando está sentado frente a su ordenador vuelve a escuchar la
vocecita: ¡No será mejor empezar ya mañana temprano cuando estés despejado ,
con toda la energía?, usted lo piensa y le da la razón … es mejor iniciar mañana a
primera hora…ese será el gran día , tal vez hoy no convenía realizar la labor.

Esta vocecita le acompañará mañana y tal vez no sería sorprendente que


tampoco en el trascurso del día usted dé inicio a su tarea, así pasan semanas y
meses y unos días antes de la fecha límite aparece el estrés, la angustia, la
desesperación porque lo que no hizo en dos meses deberá hacerlo durante toda
la noche antes del día de entrega.

Si le ha sucedido esto en alguna ocasión es porque ha estado frente al mayor


ladrón de tiempo identificado en nuestros tiempos: ¡La procrastinación!

Es más común de lo que podamos creer que esa vocecita interior aparezca para
no dejarnos avanzar en nuestras tareas y por ende sabotear nuestra
programación, por

ello es importante reconocer que está viva y que aparece cuando menos lo
deseamos y que realmente a veces somos débiles ante su sutil y acariciante voz
que nos propone cosas muy placenteras para nosotros y generalmente nos invita
y lleva a abandonar nuestras tareas para sencillamente envolvernos en las cosas
triviales que no nos permiten avanzar en nuestro objetivo de ser excelentes
administradores del tiempo.

La procrastinación es la postergación o posposición de una acción,


sustituyéndola por otras situaciones más irrelevantes o agradables. Puede ser
eventual o crónica según la frecuencia con la cual la vivamos.

Como puede presentarse en cualquier momento es importante estar preparados


y saber qué hacer para no sucumbir, veamos entonces algunas sugerencias para
vencer a ese caprichoso ladrón y poder salvaguardar nuestro mayor tesoro: El
tiempo.

1. Visualícese a usted mismo y sepa exactamente como se verá cuando ya haya


terminado esa tarea que le parece tan tediosa, sienta la satisfacción de haberla
realizado y recuerde la paz que le dará el quitarse ese pendiente de encima. Esto
ayudará a que se motive a seguir adelante cuando se dispone a hacerla y escucha
la vocecita.
2. Si la tarea es muy grande o la ve muy difícil, segméntela en pedazos y empiece a
trabajarlos uno por uno, así podrá dominarla, al iniciar cada sección y trabajarla
usted la verá menos gigantesca y sencillamente la realizará.
3. Utilice el método de recompensarse con algo que le guste mucho comer o hacer
y que se promete a usted mismo recibirá si avanza en la tarea en cuestión, así
podrá vencer al ladrón del tiempo porque sabrá que el placer que recibirá al
finalizar la tarea es mayor al que Él le ofrece cuando trata de robar su tiempo.
4. Aprenda a vencer la tentación, que prime su deseo de convertirse en un
excelente administrador del tiempo, es decir si planea , controla y registra pero
no vence la tentación de abandonar su cruzada constantemente le será muy
complejo avanzar y obtener la verdadera satisfacción.
5. Trabaje en fortalecer su voluntad, esto se logra creando objetivos pequeños a
cumplir, empiece por ejemplo con levantarse 15 minutos antes de lo habitual a
partir de hoy, y realícelo todos los días, marque en el calendario con rojo cada
día que lo logra y empezara a sentir orgullo de sí mismo.
6. Ayúdese para poder vencer al ladrón, es decir como las distracciones son
tentaciones a veces irresistibles, cuando vaya a dar inicio a su tarea simplemente
deje lejos las distracciones, aleje su celular, su Tablet, cierre el Facebook, quite
las alarmas o notificaciones o déjelas silenciosas y no esté cerca del televisor,
simplemente busque el ambiente propicio.

Decida trabajar en la tarea por solo 5 minutos , esto creará el impulso necesario para que
decida continuar con la tarea, una vez iniciada se genera la sensación de seguir y esos
cinco (5) minutos se convertirán en un gran gancho para en verdad ponerse a desarrollar
la tarea.

4 Llegó el momento: tome el control


de su tiempo
Le invito a analizar en su vida quién es el que decide cómo se asigna su tiempo.
¿Sus padres, su pareja, sus hijos, sus jefes, sus amigos? Piense en ello y… tómese
un momento para responder.

Vaya, generalmente la respuesta termina siendo: quien decide cómo se asigna el


tiempo en su vida es USTED mismo. Lo que pasa es que el tiempo lo gasta en
actividades de manera inconsciente, es decir, solo va dejando pasar el tiempo,
falta planear, ser muy productivo en cada actividad que realiza y disfrutarla,
debe valorar el tiempo que tiene, es un tesoro invaluable, ya que ese tiempo no
vuelve, no lo puede comprar en un depósito de tiempo, o simplemente cada
minuto que pasa no regresará a su vida.

En estos tiempos modernos, debemos ser eficientes y eso implica ser


multifacéticos. A veces, necesita avanzar en asuntos específicos de su trabajo
que impliquen lecturas enfocadas, redacción de textos, realizar llamadas, revisar
correos electrónicos revisando los entrantes y redactando las respectivas
respuestas, y todo eso en un tiempo específico.

Para tomar el control de su tiempo debe tener muy en cuenta su nivel de


energía, este es otro elemento con un valor igual de comparable al de su tiempo.
Dele gran importancia a: su salud, su descanso, su nivel de sueño, su rutina de
ejercicios. Preste atención a ello, pues una alimentación saludable, el salir de la
rutina (desconectándose verdaderamente), dormir plácida y plenamente y
ejercitar su cuerpo físico definitivamente le ayudará a mantener un alto nivel de
energía vital.

“Por mucho que conozca las técnicas de manejo del tiempo, no sacará el
máximo provecho de su tiempo, que es donde está la esencia de la vida, a
menos que se sienta física y mentalmente preparado”.
– Adair J, (1992)

Estando usted con un buen nivel de energía, con la mejor disposición para
iniciar su jornada laboral, es momento de ver cómo puede desarrollar el “arte
de delegar”.Si, así es, es todo un arte, es un excelente aliado a la hora de
ahorrar tiempo, ya que puede dejar el tiempo que gastaría en la labor asignada a
otro para desarrollar labores prioritarias, o aquellas que solo usted puede hacer.
Tenga en cuenta lo siguiente:

• Debe tener confianza en el personal al cual asignará tareas. Para ello, haga una
buena selección y un buen entrenamiento y formación de su personal
previamente a la asignación, verifique la comprensión por parte de los
funcionarios, recuerde que hay labores que son muy sencillas, pero de todos
modos hay que hacerlas completamente bien.
• Delegue tareas rutinarias y que con el tiempo se pueden volver mecánicas, todo
lo que tenga que ver con actividades de entrenamiento, digitalización de datos,
diligenciamiento de cuadros con información específica, sondeos de opinión,
recolección de datos, algunas tareas puntuales y específicas en procesos de
investigación, y demás actividades por este estilo.
• Entrene a su personal previamente, sea claro, específico y asegúrese de que la
persona entendió lo que usted realmente quería decir.
• Delegar no implica abandonar su responsabilidad y después tener a quien
señalar, al contrario, usted delega tareas pero también delega autoridad y poder
de decisión. Por lo tanto, proporcione total respaldo a la persona, esté disponible
para resolver dudas y aclarar pasos, permítase recibir reportes del avance de la
labor con cierta periodicidad (usted la establece, según la naturaleza de lo
delegado).
• Trate de buena manera a sus funcionarios, audite con sensatez y objetividad.
• Motive a su personal y dé recompensas a los buenos resultados, recuerde que se
requiere siempre concentración y esfuerzo por parte de quien realizo la labor,
vale la pena reconocérselo públicamente.

Recuerde que el control es muy importante, a pesar de tener mucha confianza


en el funcionario al que delega, no olvide que, de todos modos, usted es el
responsable del resultado, por ello es importante establecer un control,
obviamente en la medida que tenga más confianza en la persona a la cual
delegó, el control será menor, pero nunca nulo.

Algunos de los obstáculos que se encuentran a la hora de delegar están basado


en ciertas creencias como las que menciono a continuación:

• Creer que delegar es ser débil


• Creer que nadie hará las cosas como yo las hago
• Creer que el funcionario al que se lo asigné lo hará mejor que yo y me desplace
• Sentir culpa por no hacer las tareas que me han sido asignadas
• Es muy difícil

Es importante que revise si ha pasado por su mente alguno de estos


pensamientos. Si es así, redireccione su manera de ver las cosas, tome en cuenta
las sugerencias mencionadas aquí y verá cómo su concepto de delegar cambia
notoriamente, si se entrena en ello y logra dominar el arte de delegar encontrará
gran satisfacción al ver cómo la administración de su tiempo es cada vez más
eficiente.

Tomando acción: Haga una lista de las labores cotidianas que podría delegar,
revise cuánto tiempo le llevan en un día normal. Tome la decisión, prepárese en
los aspectos mencionados anteriormente y actúe, delegue por ahora una de esas
actividades de la lista, revise el proceso, tome medidas de control y en unas 3
semanas mire lo que ha sucedido. Puede que se dé cuenta de que ha perdido
mucho tiempo por el solo hecho de no delegar.

5 El tiempo es oro
Comúnmente vemos que es importante cuidar y proteger nuestros bienes más
preciados y valoramos mucho cada cosa que adquirimos porque le reconocemos
un valor monetario, nuestra casa, auto y demás bienes a los cuales hasta pólizas
de seguro les pagamos por el valor que le damos.

Muchas veces decidimos dejar pasar mucho tiempo para hacer algo importante,
o para decirle a alguien lo que sentimos, o en general pensamos que postergar
las cosas no tiene ningún inconveniente o no genera pérdida alguna. No
tenemos bancos de tiempo ni podemos comprar tiempo en ninguna parte, así
tengamos dinero no podemos negociar para comprar unas 5 horas más al día
¿verdad? El tiempo es limitado y además incierto, nadie sabe cuánto tiempo
tiene para vivir toda su vida, estas dos características hacen del tiempo el mayor
tesoro que tenemos.

Hoy le invito a valorar su tiempo, el tiempo que usted dedica a otra persona, a
su trabajo o a usted mismo es una muestra de amor , ya que está dando su
mayor tesoro, pues ese tiempo no lo recuperara jamás.

Si usted es tan cuidadoso con respecto a con quien comparte su casa, su auto, o
sus riquezas, yo le invito hoy a revisar cuidadosamente si está siendo igual de
cuidadoso en cuanto a cómo gasta su tiempo, recuerde que cada día es de solo
24 horas, cada minuto que gasta es una inversión que debe traer satisfacción,
avance hacia sus sueños y la construcción de su felicidad.

Como ha tomado consciencia de que el tiempo es realmente tan valioso como el


oro, espero que esté de acuerdo conmigo en buscar siempre la mejor manera de
utilizarlo con total eficiencia.
Es importante que mentalmente también se prepare para comprender que
cuando habla del tiempo no está tratando con algo totalmente ajeno a usted.
Prepárese también para un cambio en su manera de pensar, puede ayudarle
cambiar la manera como se expresa de él, por ejemplo, cuando dice:

Me quitó demasiado tiempo. Mejor diga: Le di mucho tiempo a esa


persona, pude ser más firme con mi programación.

¿A dónde se fue todo el día? Mejor diga: Qué hice con todo mi día.

No tengo tiempo. Mejor diga: Aún no encuentro la mejor manera de


administrar mí tiempo.

Se fue el tiempo. Mejor diga: No estuve atento al paso del tiempo, pude
aprovecharlo mejor.

Como ve, el artífice de la manera de aprovechar el tiempo es usted, pero


tranquilo, solo decida, trabaje en ello , entrénese y ponga en práctica alguna de
las herramientas que ha encontrado aquí, solo con una ya logrará ver la
diferencia. Sea

persistente, tome impulso, recuerde que todo gran logro implica algunos
intentos previos acompañados de compromiso y decisión.

Lo mejor que puedo desearle es que sea cada vez más rico: es decir que tenga
mucho más tiempo para lo que usted considera importante y en su trabajo es
prioritario. Para ser totalmente eficaz, tenga en cuenta sus momentos de más
alto nivel productivo, conozca su ritmo, revise cuál es el período de tiempo en el
día en el cual está más atento, lleno de vitalidad, piensa con mayor claridad y
realmente puede enfocarse en lo verdaderamente prioritario.

Cada persona es un mundo y tiene su propio ritmo, no porque uno sea


productivo de manera excepcional en la mañana usted tiene que ser igual. Por
eso, lo mejor es auto-observarse por una semana completa y revisar que el
período detectado efectivamente es constante en la medición más alta de su pico
de productividad.

En esas horas, procure asignar actividades prioritarias, cada segundo del tiempo
es valioso, pero cada segundo del tiempo en el que usted es más productivo
realmente podemos decir que triplica su precio.

Recuerde estas palabras:

“Si el tiempo es lo más caro, la pérdida de tiempo es el mayor de los


derroches”.

– Benjamin Franklin (1706-1790) Estadista y Científico


Bibliografía
• Fontana David, Manejo del Tiempo, Editorial, 1995. Editorial el manual
moderno S.A de C. V, México D.F., México.
• R.Covey Stephen, Los diete hábitos de la gente altamente efectiva, Barcelona,
1997, España.
• Axelrod Alan y Holtjie Jim, 201 maneras de administrar mejor su tiempo, 2000,
Interamericana editores SA de CV, México DF, México.
• Adair John, Cómo administrar su tiempo, 1992, Legis editores SAS, Santafé de
Bogotá, Colombia.
• La Procastinación, ¿Qué es y cómo superarla?, Psicoactiva. Recuperado
de: https://www.psicoactiva.com/blog/la-procrastinacion/

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