Guía Práctica para Organizar Su Tiempo
Guía Práctica para Organizar Su Tiempo
Guía Práctica para Organizar Su Tiempo
tiempo
2nd edición
ISBN 978-87-403-3334-3
Contenido
Sobre la autoraIntroducción1 Frecuentes errores1.1 Con respecto a las prioridades1.2
Con respecto a clasificar actividades específicas1.3 Con respecto al inicio del día1.4
Con respecto a la identificación y el manejo de las interrupciones2 Herramientas
prácticas para ser más eficiente en la oficina2.1 Espacio y ambiente adecuado2.2 El
diagnóstico2.3 Pausas y socialización2.4 Planeación2.5 Correo electrónico2.6
Escritorio2.7 Reuniones3 Un ladrón del tiempo ya identificado4 Llegó el momento:
tome el control de su tiempo5 El tiempo es oroBibliografí
Surveyor at destination?
Introducción
El tiempo es un concepto universal, aunque no lo vemos ni lo tocamos convive
con todos nosotros y a veces parece que nuestra vida transcurre en función de él
: no queremos envejecer, decimos que los hijos crecen muy rápido, que miramos
hacia atrás y no nos hemos dado cuenta a qué hora pasaron tantos días, meses o
hasta años, sin mencionar que pocas veces sentimos que tenemos tiempo para
hacer lo que realmente nos gusta en la vida, no vemos al tiempo como un aliado
sino como el culpable de que no podamos avanzar en el camino a determinadas
metas o satisfacciones porque simplemente no lo tenemos, a veces estamos tan
ligados al concepto del tiempo, pero a la vez sentimos que está totalmente fuera
de nuestro control.
En este mundo actual tan dinámico y acelerado tenemos a veces problemas para
administrar eficazmente nuestro tiempo y fluir con nuestras ocupaciones, y
destacarnos en nuestro trabajo sin descuidar nuestra vida en todos los aspectos;
este libro le proporciona herramientas sencillas y útiles para aplicarlas en su
cotidianidad y hacer del tiempo su aliado en lugar de ir siempre a la carrera
sintiendo que no tiene tiempo y que el que tiene no le alcanza. Conviértase en un
excelente administrador de su tiempo y aproveche al máximo cada minuto,
vamos, es un viaje en el cual iremos de la mano, solo tome la decisión y abra este
libro, hágalo ya, recuerde… El tiempo vuela.
¡El pasado ha huido, lo que espera está ausente, pero el presente es suyo!
(Proverbio árabe)
1 Frecuentes errores
Empiece tomando consciencia de que el tiempo es un concepto que se maneja
internamente, algunas veces cuando debe esperar, usted siente que el tiempo
pasa lentamente y, cuando está con prisa para llegar a algún lugar, siente que el
tiempo pasa más a prisa de lo normal; esto es evidencia de cómo ese concepto
del tiempo puede ser alterado por nuestras sensaciones. No trataremos de
mejorar la administración de algo totalmente externo a nosotros sino más bien
revisaremos cómo estamos ordenando nuestras prioridades, y empecemos a
utilizar conscientemente el tiempo que tenemos cada día. Está en nuestras
manos tener claridad en la asignación de prioridades, organizarnos para
ejecutarlas eficientemente y tomar el control de nuestro tiempo.
Estoy de acuerdo con el escritor francés Jean de la Bruyere (1645- 1696), cuando
afirma “Los que emplean mal el tiempo son los primeros en quejarse de su
brevedad”. Afortunadamente podemos ser artífices de los cambios en nuestra
propia vida, es cuestión de decidirse, hoy le invito a tomar acción, recuerde:
¡Más vale tarde… que nunca!
Es frecuente encontrar personas en diversos tipos de trabajo que solo dan inicio
al día evacuando lo que va llegando y sienten que tienen demasiado trabajo, se
dedican a las labores “fáciles” porque sienten que así avanzan en lo pendiente.
Son personas que generalmente se quedan en jornadas extraordinarias a la
establecida, sienten que no dan resultados esperados y, por lo general, no son
identificadas en sus equipos de trabajo como los más eficientes; esto puede ser
el resultado de errores al establecer prioridades.
Pero estamos aquí para que paso a paso en cada ámbito usted establezca por lo
menos 3 prioridades, por ejemplo si su prioridad es la familia… ¿Qué
exactamente es prioritario para usted en ese ámbito? Establecer una familia a
corto plazo, dedicar más tiempo a la familia (padres , hermanos, tíos…etc.) ,
fortalecer la unión familiar, es decir, estrechar lazos entre su núcleo (esposa(o) e
hijos) y el núcleo familiar de sus hermanos y primos… Lo importante de
concretar las prioridades es lograr identificar los objetivos y hacer que estos
vayan aterrizando, siendo muy concretos, lo cual permitirá identificar las
acciones pertinentes para que se hagan realidad, siendo importante enmarcarlas
en el tiempo que se desean, y para ello darles una fecha para su realización es
fundamental.
Si, y para continuar con el ejemplo, se propone pasar más tiempo con la familia,
pero pasan los meses y escasamente los llama, no asiste a las reuniones
programadas así lo hayan invitado con suficiente antelación, se la pasa
extendiendo los horarios de trabajo y en las escasas ocasiones que lo ven está
realmente cansado; cuando le preguntan qué sucede, si usted ha expresado con
claridad que la familia realmente le importa y que los considero una prioridad…
¡adivine qué! Sí, puede intuir la respuesta más común, también la he escuchado:
¡Es que no tengo tiempo! En esa realidad, muy probablemente si la familia es
una prioridad, sienta que está desatendida y, lo que es peor, el tiempo pasa y
pasa y usted sigue sintiéndose cada vez más culpable y frustrado y empieza a ver
su prioridad como un deseo lejano de atender o realizar.
Pues son simples ejemplos, pero, en realidad, hay personas a las que les pasa, en
este siglo y en este mundo y en diversas sociedades. Es entonces importante
tomarse el tiempo y revisar sus prioridades, así podrá establecer los objetivos y
encausar acciones para llegar a ellos.
Tomando acción
Empiece por hacer una lista de sus prioridades en la vida, ojo, si tiene una lista
de 25 prioridades… pues… la verdad no será tan fácil atenderlas rápidamente:
tómese un tiempo a solas, ojalá cerca de la naturaleza, lápiz y papel, respire
hondo profundo y lance un suspiro al viento... Eso, así es, ahora anote las 5
prioridades sobres las cuales va a trabajar. Es un nuevo comienzo, aquí y ahora
damos inicio al ciclo de la vida en el que atenderá consciente y eficientemente
sus prioridades y para ello va a dejar sentado por escrito y con firma un acuerdo
consigo mismo en el que da el primer paso para avanzar en tomar el control de
su tiempo. Luego respire hondo profundo, dese un abrazo y sonría con
sinceridad y con gran alegría.
Pero estamos aquí para que paso a paso en cada ámbito usted establezca por lo
menos 3 prioridades, por ejemplo si su prioridad es la familia… ¿Qué
exactamente es prioritario para usted en ese ámbito? Establecer una familia a
corto plazo, dedicar más tiempo a la familia (padres , hermanos, tíos…etc.) ,
fortalecer la unión familiar, es decir, estrechar lazos entre su núcleo (esposa(o) e
hijos) y el núcleo familiar de sus hermanos y primos… Lo importante de
concretar las prioridades es lograr identificar los objetivos y hacer que estos
vayan aterrizando, siendo muy concretos, lo cual permitirá identificar las
acciones pertinentes para que se hagan realidad, siendo importante enmarcarlas
en el tiempo que se desean, y para ello darles una fecha para su realización es
fundamental.
Si, y para continuar con el ejemplo, se propone pasar más tiempo con la familia,
pero pasan los meses y escasamente los llama, no asiste a las reuniones
programadas así lo hayan invitado con suficiente antelación, se la pasa
extendiendo los horarios de trabajo y en las escasas ocasiones que lo ven está
realmente cansado; cuando le preguntan qué sucede, si usted ha expresado con
claridad que la familia realmente le importa y que los considero una prioridad…
¡adivine qué! Sí, puede intuir la respuesta más común, también la he escuchado:
¡Es que no tengo tiempo! En esa realidad, muy probablemente si la familia es
una prioridad, sienta que está desatendida y, lo que es peor, el tiempo pasa y
pasa y usted sigue sintiéndose cada vez más culpable y frustrado y empieza a ver
su prioridad como un deseo lejano de atender o realizar.
Pues son simples ejemplos, pero, en realidad, hay personas a las que les pasa, en
este siglo y en este mundo y en diversas sociedades. Es entonces importante
tomarse el tiempo y revisar sus prioridades, así podrá establecer los objetivos y
encausar acciones para llegar a ellos.
Empiece con una prioridad a la vez y sus respectivos objetivos. A cada objetivo
se debe establecer una acción concreta, por ejemplo
Ámbito: La familia
Propósito: Pasar más tiempo de calidad con mi núcleo familiar (esposa e hijos)
Objetivos concretos:
1. Salir un fin de semana al mes con ellos a las afueras para tomar aire fresco y
realizar una actividad al aire libre.
2. Establecer una noche cada quince días en casa para comer algo rico y jugar
juegos de mesa.
3. Hacer un viaje de mínimo 3 días una vez cada seis (6) meses.
Acciones:
Para su objetivo 1:
Salir un fin de semana al mes con ellos a las afueras para tomar aire fresco y
realizar una actividad al aire libre.
• Tome su calendario y establezca en este mes en curso, si este mes… ¿qué fin de
semana puede ser el primero de los fines de semana que de ahora en adelante
recordarán con alegría sus hijos y su pareja? Marque ese sábado con rojo en el
calendario.
• Anote los posibles destinos, no se complique, busque lugares cercanos donde
haya pasto y ojalá lagos. Si no hay, entonces el parque más cercano, un lugar a
las afueras de su ciudad, un espacio abierto en la naturaleza… sea creativo.
• Establezca actividades, la idea es que pueda jugar, correr, quitarse los zapatos y
rodar por el suelo, jugar a la pelota, comerse un helado y reír a carcajadas, sentir
la brisa en su rostro, sentir el sol y ver el cielo despejado, el verde del pasto y
tumbarse sin preocupación alguna rodeado de los que ama profundamente.
NOTA: Aquí menciono a sus hijos y pareja, obviamente usted determina cuál es
su núcleo, puede incluir tíos o padres que vivan con ustedes, lo importante es
que los que estén involucrados se comprometan y disfruten.
Establecer una noche cada quince días en casa para comer algo rico y jugar
juegos de mesa.
• Revisen las agendas de todos, qué día les parece bien salir de la rutina, sin
descuidar sus labores formales, ¿tal vez un miércoles? ¿Qué les parece? En fin,
hagan consenso y determinen el día.
• Compre juegos diferentes y llamativos para que se involucren todos por la
novedad… Usted sabe, por naturaleza nos acercamos a lo novedoso, así sea por
curiosidad.
• Realice jornadas no tan largas de juegos, no más de 1 hora, así se convierte en
una actividad relajante, ya que es fin del día y todos han tenido su rutina de
actividades.
• Acompáñelo de snack y bebidas de su agrado así el rato se hace muy ameno.
Para su objetivo 3:
Hacer un viaje de mínimo 3 días una vez cada seis (6) meses.
Bueno, son estos solo unos ejemplos de un ámbito y tres objetivos. Recuerde,
son solo ejemplos y sugerencias, cada uno tiene sus propias expectativas sobre
su ámbito, prioridad, objetivo y obviamente actividades a realizar. Lo
importante es iniciar con objetivos alcanzables y ponerles fecha, una vez cumpla
uno, la sensación de satisfacción lo llevará a seguir cumpliendo los demás, solo
dé el primer paso, el tiempo no se detiene, pero usted puede hacer que sus
momentos de vivencias maravillosos se recuerden toda su vida.
Sin embargo, esto no es todo lo que se requiere para que los frutos que
deseamos se den grandes, jugosos y perfectos. El avanzar inadecuadamente,
perdernos en las cosas urgentes o inmediatas, desviaciones frecuentes en las
tareas que inicialmente determinamos y en general llenarnos de trabajo,
mantenernos muy ocupadosy no estar avanzando en las prioridades tan
identificadas y claras para nosotros. “Es irónico sugerir que cualquiera de
nosotros deliberadamente busca cosas para no hacerlas, pero es verdad que
podemos estar muy ocupados haciendo nada. Por “nada” me refiero al trabajo
que no tiene valor real para nosotros y para los demás” (Fontana, 1995, p.65).
ver la cifra que arroja el indicador podrá saber si hay que establecer planes de
acción inmediatos para generar giros significativos en los resultados de la
medición o, al contrario, podrá confirmar que lo que se ha hecho hasta el
momento va por buen camino; lograr esto solo con ver una cifra
porcentual, le aseguro, le ahorra muchas charlas con el encargado del
departamento o de la labor específica que le contará los pormenores de lo que se
ha hecho o no para llegar a comentarle a veces no tan claramente qué tan
desviados están de lo deseado y eso solo se traduce es un gran ahorro de tiempo.
Aquí está frente a una reunión ejecutiva de alto nivel, en donde en poco tiempo
puede saber qué decisiones debe tomar y cuáles son los departamentos con los
que se debe enfatizar un direccionamiento.
Lo invito a aplicarlo a usted , si está revisando sus prioridades (que a la vez van
alineadas a las de la organización ), tiene sus objetivos claros y sus indicadores,
establece la medición con una periodicidad adecuada (según la naturaleza del
trabajo pueden ser mensuales o por trimestres, u otra), la medición le dará una
visión clara e inmediata de en cuáles acciones de cuáles procesos debe
enfocarse, revisar, analizar y generar los giros adecuados para llegar al punto
deseado.
Clasificar actividades es una de las más grandes herramientas que usted puede
llegar a dominar. Recuerde, tiene mucho de su propio criterio, pero eso si está
alineado a las prioridades (en el trabajo) ya establecidas y encaminadas
concretamente a los objeticos. En este ámbito se encuentran a veces personas
que dieron inicio a determinada actividad porque les gusta hacerla, pero no
llevará a cumplir con la entrega del informe del mes en la reunión ya fijada para
ello.
Veamos aquí tres (3) grupos sugeridos para clasificar las actividades:
Por favor, sea muy cuidadoso al establecer realmente las labores prioritarias. Yo
comprendo que en nuestro ritmo actual de vida en el trabajo lo que no es
urgente es crítico, pocas veces le pasan una labor y su superior le dice: “Tómate
tu tiempo, para cuando puedas, tranquilo, me avisas”, ¿verdad? Bueno, si le
sucede, ¡pues maravilloso, es un privilegiado!
Asegúrese de que en su programación diaria haya incluido acciones concretas
que le permitan avanzar en estas labores conforme al tiempo que tenga para
llegar a la fecha de entrega, asegúrese de tomar muy en cuenta la complejidad
de las acciones para asignarles el tiempo realmente necesario.
Tenga en cuenta el periodo del día en el cual las realizará, esto para que sea
conforme a su ciclo físico, es decir, si usted es una persona que tiene mayor
energía en la mañana y la labor a desarrollar implica mucha energía, asígnele el
tiempo en su programación en esa franja en la cual usted está más activo.
Conozca su propio ritmo y programe las actividades más exigentes cuando usted
es más efectivo y el resto del tiempo para las demás actividades. Recuerde que
cada persona es un mundo y debe aprovechar al máximo su potencial.
En el correo electrónico, puede clasificar entre los que son internos, externos y
empezar con atenderlos tomando primero el grupo de los que son externos ,
luego de los internos y así avanza paso a paso; este es solo un ejemplo, la
clasificación y la importancia que tenga cada grupo dependerá de la naturaleza
de su trabajo. Luego, tome la correspondencia física, pre-clasifíquela y comience
a revisarla grupo a grupo, deje en una gaveta especial la que deba contestar.
Tan importante como clasificar es tener claras las actividades o tareas, por
ejemplo:
Es importante que una vez clasificadas las tareas usted sepa exactamente dónde
encontrarlas, es decir, si los documentos de cada una están en soporte físico,
establezca un archivador o estante para mantenerlas y asegúrese de que estén
plenamente identificadas, por ejemplo, puede guardarlas en una carpeta
debidamente marcada con la palabra PRIORIDADES; puede ser de color rojo y
de cierre hermético para evitar que, al manipularla, se salgan los documentos.
Si por el contrario la almacena en Outlook, entonces nómbrela claramente con
la palabra PRIORIDADES y haga subcarpetas con cada tema específico; así
podrá encontrar la información más ágilmente cuando la necesite y no perderá
tiempo. Recuerde que las prioridades se relacionan siempre con “mayor rapidez
e importancia”.
En el correo electrónico, puede clasificar entre los que son internos, externos y
empezar con atenderlos tomando primero el grupo de los que son externos ,
luego de los internos y así avanza paso a paso; este es solo un ejemplo, la
clasificación y la importancia que tenga cada grupo dependerá de la naturaleza
de su trabajo. Luego, tome la correspondencia física, pre-clasifíquela y comience
a revisarla grupo a grupo, deje en una gaveta especial la que deba contestar.
Tomando acción
Empiece por hacer una lista de sus actividades un día cualquiera de trabajo.
Hágala colocando el nombre de la actividad y al frente registre el tiempo que le
tomó realizarla; luego clasifique cada una de las actividades registradas en
prioritaria, importante o secundaria, saque el porcentaje de los tiempos y
determine en qué tipo de actividad está gastando el mayor porcentaje de tiempo
en su día normal de trabajo.
Esto le dará un buen y real panorama de cuál tipo de actividad tiene más tiempo
asignado… se puede sorprender de lo que encuentre.
Usted puede hacer la diferencia entre un día caótico sintiendo angustia por estar
todo
el tiempo de prisa, o un día en el que usted tiene el control: la diferencia la hace
un
“Plan del día”.
Es frecuente arribar al sitio de trabajo y dar inicio a las labores sin haber hecho
un plan del día, sin establecer un orden, así se inicia evacuando muchas cosas
tal como van llegando (sin mirar las que vienen de días anteriores) , atendiendo
las interrupciones, no olvidemos lo importante de mirar los mensajes de los
teléfonos celulares algunos relacionados con el trabajo y algunos de índole
personal considerados relevantes para nosotros, pero generalmente con un
inicio de día de esa naturaleza, a eso de la mitad de la tarde, vemos que algunas
de las labores prioritarias para ese día no se han realizado y es entonces cuando
sentimos que el tiempo nos apremia, y nuestra sensación interna es de presión.
Terminamos el día sin alcanzar a terminar lo que era prioritario, lo cual nos
genera estrés y malos resultados a la hora de evaluar desempeño, y lo que es
peor , la solución que se plantea puede ser, por ejemplo, quedarse unas horas
después de la jornada para terminar lo que se debe terminar; tengamos en
cuenta que esta no es una solución, es solo una manera de buscar alcanzar un
objetivo que no logré en el tiempo establecido. Le recuerdo El Tiempo no fue el
culpable. Así como lo muestro, ¿está usted de acuerdo con mi defensa sobre el
planteamiento de la inocencia de El Tiempo?
Recuerde que ser eficiente y productivo se relaciona mucho más con haber
realizado las tareas que había que realizar que con ser el que más tiempo
trabaja, o con el que más tareas desarrolló en el día, sean estas prioritarias o no.
Si al empezar el día se toma de diez (10 ) a quince (15) minutos para hacer su
plan del día, establecer los pasos claros que dará en momentos del día en los que
conscientemente avanzará en lo que tiene que avanzar, teniendo en cuenta su
ritmo personal y sus momentos más productivos, y establecer un orden
adecuado para su gestión, esto dará como resultado que al final del día haya
avanzado en los tres tipos de tareas o actividades, lo cual le dará mucha
satisfacción y podrá dejar su sitio de trabajo a la hora adecuada sin sentirse
culpable o angustiado.
Para algunas personas es importante realizar el plan del día la noche anterior, lo
cual permite adicionar algún ítem si fuera necesario, pues después de un
descanso puede recordar algo importante.
¿Cuáles pueden ser los cuellos de botella en su día? En fin piense, reflexione y
vea el panorama de su día y su desarrollo en su mente, el visualizarlo le podrá
permitir identificar situaciones que muy seguramente por hacer este ejercicio ya
podrá evitar y buscar opciones más seguras y eficientes.
• Revise cuáles son las labores prioritarias del día, tome nota del tiempo a asignar
a cada una.
• Revise cuáles son las labores importantes pero no prioritarias, mire cuántas son
y tome nota del tiempo a asignar a cada una.
• Revise cuáles son las labores secundarias, mire cuántas son y numérelas, y tome
nota del tiempo a asignar a cada una.
• Tenga en cuenta los tiempos de receso (refrigerio y socialización).
• Tome el tiempo de su jornada laboral y divídalo en 4 secciones, dos en la
mañana y dos en la tarde.
• Traduzca las franjas de tiempo en horas disponibles para su gestión y asegúrese
en esas horas asignadas de dedicar conscientemente su atención a las tareas
seleccionadas.Esto exige foco, disciplina y concentración. Al principio exige un
poco de esfuerzo, pero luego se convierte en una forma natural de fluir con las
responsabilidades.
Puede así asegurar en una jornada de trabajo realizar el 100% de las tareas o
actividades prioritarias, un 70% en las importantes pero no prioritarias y un
30% en la secundarias, lo cual le permite avanzar en los tres tipos de actividades
y en su día de trabajo. Esta es solo una sugerencia, lo invito a hacer la prueba,
puede ganar mucho, anímese, ¡solo dé el primer paso!
Tomando acción
Al inicio de su próximo día laboral, haga su plan del día, ensaye qué tal le va y
siga practicando, recuerde que esto es cuestión de entrenarse y solo se logra
realizándolo cada vez con mayor fluidez y precisión hasta que usted mismo
sienta que lo ha perfeccionado.
“Hay ladrones a los que no se castiga, pero que roban lo más preciado: el
tiempo”.
– Napoleón Bonaparte
1.4.1.1 Divulgación
• Por esta semana, estoy seguro de que no podré hacerme cargo de más asuntos.
• Esa no es mi especialidad, o está fuera de mí conocimiento.
• Será un gusto escucharte, en un rato estaré contigo.
• Tengo fechas de entrega muy cercanas con estos asuntos.
Elabore las que le sirvan según su realidad y téngalas listas para afrontar con
rapidez y elegancia las interrupciones que no son importantes (recuerde sea
muy objetivo y honesto con su juicio sobre ellas)
1.4.2 Conversaciones
(no relevantes a nivel laboral). Cuando tenga compañeros de los que conversan
de manera muy amena y además les encanta, le sugiero que sea usted quien
vaya a la oficina de su compañero cuando lo necesite, así usted podrá abandonar
la oficina, dándole fin a la charla cuando lo desee y no perderá tiempo.
Algo que es importante mencionar es que usted puede sentir pena o que no lo
van a apreciar por su negativa; recuerde que puede atender a la persona
posteriormente.
1.4.3 Visitas
1.4.4 Recesos
En los momentos de receso, puede hablar con sus compañeros, ría con ellos y
asegúrese de saludarlos amablemente, así no pasará como antipático. Explique a
todos que el propósito de convertirse en un excelente administrador es
importante para usted y que todos lo pueden ayudar.
Perdernos con cosas que nos llaman la atención, es frecuente encontrarse con
un mensaje al celular del amor de su vida, un artículo de Internet de un tema
importante para usted, la noticia de que se casa su mejor amigo en Facebook,
una oportunidad importante en LinkedIn para la cual su perfil es perfecto…en
fin… poder mantener la atención en lo que se propuso… ahí está el reto. Igual,
hay tiempo para que revise los temas de interés en el momento adecuado, así
que decisión y disciplina son la respuesta. Claro, apenas sea el momento
adecuado, entérese al detalle de ese tema que lo hala desde adentro, y
comuníquese con el amor de su vida, si en verdad lo es, entenderá que usted
está trabajando en cambios para mejorar y como resultado tener más tiempo
para el amor.
Cuando dentro de su trabajo se implica usar las redes (hay muchos según su
naturaleza donde las redes juegan un papel importante) enfocadas a los
objetivos de la compañía, aquí el reto es más duro, ya que estando en Facebook
revisando perfiles determinados de interés para tomar algunas decisiones
publicitarias, la tentación de revisar su perfil y las actualizaciones es mucho más
alta.
Como puede pensarlo, aquí no se trata de decir que se aleje totalmente de sus
redes como si estuviera en una prisión con barrotes invisibles, se trata de
usarlas racionalmente. Recuerde su compromiso con usted mismo. Puede
revisarlas en su receso programado y/o, si todo sale bien en su programa de ser
un excelente administrador del tiempo en su trabajo, el resultado puede ser
tener más tiempo para revisar sus redes en horarios fuera de oficina sin tener
que pensar en los pendientes porque sencillamente estos estarán controlados;
además, no se quedará en jornadas adicionales con frecuencia como les sucede a
los que no administran bien su tiempo y de esta manera piensan ponerse al día.
1.4.6 Llamadas
Para mí, fue muy sorprendente descubrir que el 18% de las llamadas eran las
únicas que realmente necesitaban mi atención.
Por eso, si tiene cómo delegar y filtrar sus llamadas telefónicas, no pierda un
solo minuto, hágalo. Si no lo puede hacer, sea lo más breve posible al atender la
llamada, sin dejar de ser gentil y de obtener la información necesaria en cada
llamada para poder dar un recado o contactar nuevamente a quien lo llamó. Si
usted está enfocado en su avance en su tarea o actividad concreta en ese
momento, le será fácil sortear estas interrupciones vanas, por el contrario, las
llamadas que deben ser atendidas definitivamente se atienden (recuerde que
contribuyen directamente en su avance planeado).
Ponga en práctica una o dos de las herramientas sugeridas que le parezcan más
sencillas, practíquelas por 21 días para que se adapte al cambio y así ya va
incorporándolas a la vida de manera natural. Luego, vaya incorporando más
hasta que vea que sí va mejorando su sensación frente al tiempo, lo cual solo le
puede traer bienestar y satisfacción.
Aprenda a darse su espacio para poder enfocarse en la tarea que está realizando.
Lo básico es tener un ambiente de trabajo adecuado, aquí la limpieza, una buena
distribución de sus muebles de oficina en el espacio que tiene, la iluminación y
si vive en ciudades muy cálidas el aire acondicionado son cosas muy
importantes.
En ocasiones, adicional a los elementos básicos mencionados, el tipo de tarea
que debe realizar puede exigirle un ambiente de trabajo un poco diferente al
usual, puede necesitar organizar muchos documentos para poder analizar el
asunto completo para lo cual sería ideal más espacio, y/o ir elaborando
esquemas en tablero para definir mejor el tema sus diferentes aristas, además
de necesitar silencio para su desempeño, lo cual puede no tener siempre en su
puesto de trabajo. Si lo necesita, haga lo necesario con anticipación , planee qué
elementos va a necesitar y solicítelos y/o acuerde con el encargado para que
usted, el día que los necesita, los tenga disponibles, así podrá tener su ambiente
adecuado a su necesidad.
2.2 El diagnóstico
Bitácora: Como ejercicio práctico, empiece por hacer una lista completa de sus
actividades diarias de lunes a domingo, sea minucioso y anote claramente los
intervalos de tiempo y la actividad que le destinó a cada uno. Esto le mostrará
claramente a qué actividades que no lo acercan al progreso en sus objetivos está
dedicando tiempo, le servirá como base para realizar un acertado diagnóstico
para saber dónde está yendo su tiempo.
Vale la pena aclarar que unos objetivos claros son prerrequisito para avanzar
con certeza hacia donde queremos en todos los aspectos de la vida. Una vez que
los tenga, es importante que revise las acciones que está ejecutando para llegar a
ellos, pero no de manera lejana sino aquí en su cotidianidad; sea muy objetivo y
claro, eso le permitirá establecer una serie de acciones para asegurar su avance
hacia ellos y poder ir midiendo dicho avance.
Como en este libro nos enfocaremos en el ámbito laboral, veamos cómo actuar
allí.
Como resultado del ejercicio, podrá ver con claridad cuántas horas al día está
dedicado a consciencia a tareas o labores que realmente le permiten avanzar en
sus compromisos laborales y cuanto a labores y/o actividades no prioritarias, y
podrá identificar los espacios de tiempo que está en sus manos optimizar,
“Diagnóstico”.
Por ejemplo, una acción como hacer copias puede ser programada en un
periodo de tiempo determinado , así solo se levantara una vez en la mañana
para realizar esa acción y tomará en una misma visita a la copiadora todas las
copias que necesita en la mañana, es solo un ejemplo, obviamente usted puede
crear cómo optimizar la administración de ese tiempo destinado a las labores
y/o actividades no prioritarias de acuerdo con la naturaleza de su trabajo.
2.4 Planeación
Ya vimos cómo puede planear su día, pero de acuerdo con sus roles usted puede
establecer una planeación para cada día de la siguiente semana. Así se adelanta
a la planeación diaria la cual, con el paso que estamos viendo ya realizado, solo
se limitará a ultimar algunos detalles cada día, como pulir el cálculo del tiempo
a emplear en cada actividad, por ejemplo, esta planeación de su tiempo la puede
llevar en la AGENDA.
1. Cada semana puede revisar qué tan llena está de actividades su semana.
2. Puede revisar si alguna de las actividades es flexible para mover si lo requiere y
asignarla a una nueva franja de tiempo sin temor a cruzarla con alguna otra
actividad preestablecida.
3. Le permite establecer rutas a nivel geográfico para ir cuadrando las citas con
clientes y/o proveedores por la misma zona y así optimizar el tiempo del que
dispone para las visitas de campo en la ciudad.
Cuando tiene una agenda para la semana, puede llamar o hacer que alguien
llame con un día de antelación a cada cita que se tiene tanto en la oficina como
fuera de ella para confirmarla. Así podrá ser certero en emplear el tiempo
necesario en cada cita como estaba planeado y si hay cancelaciones y se trata de
una cita en mi lugar de base pues puedo designar ese tiempo a otra actividad
que esté en lista de espera o alargar el tiempo asignado a una actividad
prioritaria, y si es fuera de mi lugar de base pues simplemente evitaré salir y ese
tiempo será utilizado de una mejor manera avanzando en otras tareas.
En estos casos, los cuadros de seguimiento son una herramienta muy valiosa y
permiten hacer un seguimiento en diversas fases del proceso de avance y
desarrollo. Puede usarlos si es usted el único encargado de la tarea a desarrollar
en un tiempo determinado y/o si usted forma parte del grupo de personas que
realizarán el proyecto en cuyo caso el líder del mismo debe ser quien elabora y
administra el cuadro de seguimiento. Recuerde que cuando hablamos de
proyectos se tiene un tiempo límite de entrega. Esto hace que la coordinación y
organización sean muy exigentes.
Esta fantástica herramienta que hoy día está presente en todas las empresas que
están activas en el mercado sea cual sea el sector económico en el que se
desarrollan puede llegar a ser agobiante si no tiene usted una manera adecuada
de administrarla y gestionarla. He aquí algunas sugerencias que en verdad
espero que le sean de utilidad:
• Otra herramienta importante es usar reglas para los correos que ingresan a su
bandeja de entrada; veámoslo más al detalle. En su Outlook, puede crear
carpetas para organizar los correos que recibe de la mejor manera para facilitarse
la vida cuando tenga que buscar uno específico o quiera saber cuál fue la última
comunicación cruzada sobe un asunto concreto, puede entonces determinar si
sus carpetas van: Por proyectos, Por departamentos, Por clientes, Por
proveedores, Por investigaciones, o si los organiza en nacionales e
internacionales.
Al asignar una regla, usted relaciona un correo electrónico con una de sus
carpetas, así cuando a su bandeja de entrada llega un mensaje que
proviene de ese correo en particular usted lo direcciona a la carpeta que
haya designado.
Ventajas
• Su bandeja de entrada no se verá tan saturada.
• Puede visualizar más rápidamente cuál de las carpetas recibe más mensajes en el
día.
• Usted determinará a qué carpeta ingresa y podrá revisar de una vez todos los
mensajes que han llegado a ella y así podrá clasificarlos con mayor rapidez para
contestar los prioritarios y organizar lo que hará con los otros.
2.6 Escritorio
Así con cada cosa que tenga por realizar, procure solamente tener lo necesario
para esa labor determinada a la mano. Su cerebro se sentirá menos saturado y
podrá concentrarse mejor, obteniendo así mejores resultados en las tareas
realizadas, evitando reprocesos y ganando tiempo.
2.7 Reuniones
Es más común de lo que podamos creer que esa vocecita interior aparezca para
no dejarnos avanzar en nuestras tareas y por ende sabotear nuestra
programación, por
ello es importante reconocer que está viva y que aparece cuando menos lo
deseamos y que realmente a veces somos débiles ante su sutil y acariciante voz
que nos propone cosas muy placenteras para nosotros y generalmente nos invita
y lleva a abandonar nuestras tareas para sencillamente envolvernos en las cosas
triviales que no nos permiten avanzar en nuestro objetivo de ser excelentes
administradores del tiempo.
Decida trabajar en la tarea por solo 5 minutos , esto creará el impulso necesario para que
decida continuar con la tarea, una vez iniciada se genera la sensación de seguir y esos
cinco (5) minutos se convertirán en un gran gancho para en verdad ponerse a desarrollar
la tarea.
“Por mucho que conozca las técnicas de manejo del tiempo, no sacará el
máximo provecho de su tiempo, que es donde está la esencia de la vida, a
menos que se sienta física y mentalmente preparado”.
– Adair J, (1992)
Estando usted con un buen nivel de energía, con la mejor disposición para
iniciar su jornada laboral, es momento de ver cómo puede desarrollar el “arte
de delegar”.Si, así es, es todo un arte, es un excelente aliado a la hora de
ahorrar tiempo, ya que puede dejar el tiempo que gastaría en la labor asignada a
otro para desarrollar labores prioritarias, o aquellas que solo usted puede hacer.
Tenga en cuenta lo siguiente:
• Debe tener confianza en el personal al cual asignará tareas. Para ello, haga una
buena selección y un buen entrenamiento y formación de su personal
previamente a la asignación, verifique la comprensión por parte de los
funcionarios, recuerde que hay labores que son muy sencillas, pero de todos
modos hay que hacerlas completamente bien.
• Delegue tareas rutinarias y que con el tiempo se pueden volver mecánicas, todo
lo que tenga que ver con actividades de entrenamiento, digitalización de datos,
diligenciamiento de cuadros con información específica, sondeos de opinión,
recolección de datos, algunas tareas puntuales y específicas en procesos de
investigación, y demás actividades por este estilo.
• Entrene a su personal previamente, sea claro, específico y asegúrese de que la
persona entendió lo que usted realmente quería decir.
• Delegar no implica abandonar su responsabilidad y después tener a quien
señalar, al contrario, usted delega tareas pero también delega autoridad y poder
de decisión. Por lo tanto, proporcione total respaldo a la persona, esté disponible
para resolver dudas y aclarar pasos, permítase recibir reportes del avance de la
labor con cierta periodicidad (usted la establece, según la naturaleza de lo
delegado).
• Trate de buena manera a sus funcionarios, audite con sensatez y objetividad.
• Motive a su personal y dé recompensas a los buenos resultados, recuerde que se
requiere siempre concentración y esfuerzo por parte de quien realizo la labor,
vale la pena reconocérselo públicamente.
Tomando acción: Haga una lista de las labores cotidianas que podría delegar,
revise cuánto tiempo le llevan en un día normal. Tome la decisión, prepárese en
los aspectos mencionados anteriormente y actúe, delegue por ahora una de esas
actividades de la lista, revise el proceso, tome medidas de control y en unas 3
semanas mire lo que ha sucedido. Puede que se dé cuenta de que ha perdido
mucho tiempo por el solo hecho de no delegar.
5 El tiempo es oro
Comúnmente vemos que es importante cuidar y proteger nuestros bienes más
preciados y valoramos mucho cada cosa que adquirimos porque le reconocemos
un valor monetario, nuestra casa, auto y demás bienes a los cuales hasta pólizas
de seguro les pagamos por el valor que le damos.
Muchas veces decidimos dejar pasar mucho tiempo para hacer algo importante,
o para decirle a alguien lo que sentimos, o en general pensamos que postergar
las cosas no tiene ningún inconveniente o no genera pérdida alguna. No
tenemos bancos de tiempo ni podemos comprar tiempo en ninguna parte, así
tengamos dinero no podemos negociar para comprar unas 5 horas más al día
¿verdad? El tiempo es limitado y además incierto, nadie sabe cuánto tiempo
tiene para vivir toda su vida, estas dos características hacen del tiempo el mayor
tesoro que tenemos.
Hoy le invito a valorar su tiempo, el tiempo que usted dedica a otra persona, a
su trabajo o a usted mismo es una muestra de amor , ya que está dando su
mayor tesoro, pues ese tiempo no lo recuperara jamás.
Si usted es tan cuidadoso con respecto a con quien comparte su casa, su auto, o
sus riquezas, yo le invito hoy a revisar cuidadosamente si está siendo igual de
cuidadoso en cuanto a cómo gasta su tiempo, recuerde que cada día es de solo
24 horas, cada minuto que gasta es una inversión que debe traer satisfacción,
avance hacia sus sueños y la construcción de su felicidad.
¿A dónde se fue todo el día? Mejor diga: Qué hice con todo mi día.
Se fue el tiempo. Mejor diga: No estuve atento al paso del tiempo, pude
aprovecharlo mejor.
persistente, tome impulso, recuerde que todo gran logro implica algunos
intentos previos acompañados de compromiso y decisión.
Lo mejor que puedo desearle es que sea cada vez más rico: es decir que tenga
mucho más tiempo para lo que usted considera importante y en su trabajo es
prioritario. Para ser totalmente eficaz, tenga en cuenta sus momentos de más
alto nivel productivo, conozca su ritmo, revise cuál es el período de tiempo en el
día en el cual está más atento, lleno de vitalidad, piensa con mayor claridad y
realmente puede enfocarse en lo verdaderamente prioritario.
En esas horas, procure asignar actividades prioritarias, cada segundo del tiempo
es valioso, pero cada segundo del tiempo en el que usted es más productivo
realmente podemos decir que triplica su precio.