Política de Compras

NOMBRE DE LA COMPAÑÍA XYZ
Política de Compras
Contenido
Contenido
Objetivo.............................................................................................................................................2
Alcance..............................................................................................................................................2
Definiciones.......................................................................................................................................2
Lineamientos......................................................................................................................................3
Proveedores.......................................................................................................................................4
Pedidos y/o solicitud de compra.........................................................................................................7
Autorización de compras....................................................................................................................8
Entrega y aceptación de la compra....................................................................................................9
Forma de pago...................................................................................................................................9
Otras disposiciones..........................................................................................................................10
Este documento es un modelo y en ningún caso pretende abarcar todas las situaciones, razón por la cual se deben analizar
las necesidades de su organización, realizando los ajustes que considere pertinentes. Este documento es de uso exclusivo
para los socios de Auditool y se prohíbe su reproducción y/o comercialización parcial o total. © COPYRIGHT
1
Objetivo
Establecer las directrices bajo las cuales se orientan las compras realizadas por la compañ ía,
propendiendo por garantizar el suministro oportuno de bienes y servicios segú n las
necesidades reales de la organizació n.
Alcance
Aplica para la compra de bienes y servicios, partiendo desde la solicitud, aprobació n, entrega
y aceptació n de todo bien o servicio adquirido por la organizació n.
La presente política aplicará en casa Matriz y cada una de las filiales. Su aplicació n será
inmediata y obligatoria a partir de la fecha de publicació n de la misma, razó n por la cual los
procedimientos existentes deberá n ser revisados y ajustados a los lineamientos dados en este
documento.
Definiciones
Contrato: Acuerdo de voluntades entre las partes, por medio del cual una de ellas se obliga a
entregar o hacer algo en contraprestació n a un pago en dinero.
Orden de Compra: Documento que formaliza el acuerdo de compra entre las partes por una
cuantía inferior a US$ xxxx y que se genera antes del pago.
Solicitud de compra y/o pedido: Documento por el medio del cual se formaliza la necesidad
de la compra.
Concepto Técnico: Opinió n por medio del cual un experto evalú a y confirma la necesidad de
los requerimientos de compra que cuentan con un nivel de especializació n.
Evaluación Técnica: Valoració n de los funcionarios competentes y especializados de los
bienes y/o servicios ofrecidos por los proveedores, validando si los mismos cubren las
necesidades del requerimiento técnico realizado.
Forma de Pago: Son las condiciones de pago que establece la compañ ía con sus proveedores,
segú n el acuerdo realizado.
2
Lineamientos
1. Para todas las compras superiores a US$ xxxx deberá realizarse un contrato entre las
partes, avalado por el á rea jurídica y previo proceso de evaluació n y selecció n del
proveedor.
2. La suscripció n de contratos es competencia ú nica y exclusiva del Representante Legal

de la organizació n o su delegado, lo cual deberá estar formalizado en
___________________________________.
3. El delegado del Representante Legal para la suscripció n de contratos deberá contar

con la aprobació n de la Junta Directiva.
4. Se deberá constituir un Comité de Compras, el cual deberá estar conformado por

____________________, ___________________ y ___________________, quienes será n elegidos por un
período de __________ meses.
5. Anualmente se revisará n los niveles de autorizació n otorgados al Comité de Compras

y al Director de Compras, ajustá ndolos tanto a las necesidades del mercado como a las
condiciones financieras de la compañ ía. Dichas condiciones será n divulgadas
formalmente.
6. Toda compra realizada por un valor inferior a US$ xxxx, se realizará por medio de una
orden de compra emitida por el Departamento de Compras y previo soporte del
requerimiento realizado por el Jefe de la Oficina que realiza la solicitud.
7. Las ó rdenes de compra será n vá lidas ú nicamente con la autorizació n del Director del
Departamento de compras y sin exceder el monto anteriormente descrito.
8. Toda compra superior a U$ xxxx deberá ser aprobada por el Comité de Compras.
9. Las aclaraciones con relació n al alcance e interpretació n de la presente política estará

a cargo del Comité de Compras.
3
Proveedores
1. Todos los proveedores vinculados con la compañ ía deberá n ser escogidos por un
proceso de selecció n abierto, que evaluará la viabilidad financiera, técnica y de
cumplimiento.
2. Todo proceso de selecció n de proveedores deberá dejar un registro formal de cada
una de las directrices evaluadas junto con el correspondiente aná lisis comparativo de
cada una de las propuestas.
3. Anualmente se deberá hacer la evaluació n y correspondiente elecció n de los
proveedores, garantizando que las condiciones tanto técnicas como financieras sean
acordes a lo ofrecido en el mercado y a las necesidades de la organizació n.
4. La selecció n de proveedores deberá contar con un proceso de invitació n pú blica, que
garantice como mínimo la recepció n de tres ofertas.
5. A continuació n, se relaciona la informació n mínima que deberá n presentar los
proveedores al momento de presentar su propuesta.
a. Formato (xxx) solicitud de vinculació n diligenciado y firmado
b. Copia del documento de identidad del Representante Legal
c. Certificado de impuestos y/o exenció n de los mismos
d. Informe de la situació n financiera de la empresa
e. Referencias comerciales
f. Referencias bancarias
g. Propuesta econó mica
h. Propuesta técnica
i. Experiencia y certificaciones de sus funcionarios
j. Valor agregado ofrecido
k. __________________________________________
4
l.
Nota: De acuerdo con el tipo de compra realizada, cada á rea evaluará los demá s
documentos necesarios a requerir para el correspondiente aná lisis de selecció n.
6. Todos los proveedores vinculados con la compañ ía deberá n autorizar ser consultados
en listas restrictivas, así como en las correspondientes centrales de riesgo del país,
siendo lo anterior un factor determinante e independiente en la aprobació n de su
vinculació n. Los resultados de dichas consultas deberá n anexarse a la documentació n
de cada proveedor.
7. Mínimo dos veces al añ o se deberá realizar una visita al proveedor, que permita
identificar la idoneidad de los procesos de producció n, el cumplimiento de las normas
y el pago oportuno de sus obligaciones laborales entre otros, segú n la industria a la
que corresponde.
8. El pago a los proveedores se hará xx días después de entregada la factura.
9. Todos los pagos se realizará n previa verificació n de la entrega del bien y/o servicio
contratado a satisfacció n, por parte del ordenante de la compra.
10. Los proveedores será n evaluados ú nicamente con la totalidad de la documentació n
soporte solicitada.
11. La documentació n de los proveedores deberá ser actualizada cada xx meses,
validando así perió dicamente la situació n econó mica y operativa del proveedor, y
segú n el monto de la negociació n.
12. Todos los proveedores vinculados deben tener como mínimo XXX añ os de experiencia
en el mercado.
13. Todos los proveedores deberá n estar creados en el software ABC tanto en el mó dulo
contable como de compras.
14. Se deberá llevar un registro de indicadores para los proveedores con relació n a:
a. Las devoluciones
b. El proveedor vinculado con mayor participació n de ó rdenes de compra
c. El comportamiento de compras por departamento, entre otros.
5
15. No se podrá comprometer o adelantar dinero sin las correspondientes garantías del
fiel cumplimiento de entrega por parte del proveedor.
16. Todo acuerdo con los proveedores debe estar autorizado por el Departamento de
Compras. No se debe comprometer recursos de la compañ ía XYZ ni celebrar contratos
o generar ó rdenes de compras sin atribuciones para ello.
17. Los problemas o desacuerdos entre la Compañ ía XYZ y los proveedores debe
resolverse de manera oportuna y apropiada, logrando que ambas partes lleguen a un
acuerdo en un período de tiempo menor a xx semanas.
18. La relació n comercial con los proveedores debe ser educada y formal, dejando toda
comunicació n por escrito o con alguna evidencia de respaldo.
19. Se espera que todos los colaboradores guíen y sustenten su conducta y decisiones
durante la gestió n de compras en las prá cticas y en los valores de la Compañ ía XYZ.
20. No es permitido que ningú n colaborador involucrado en la gestió n del proceso de
compras use su autoridad o posició n en la organizació n para beneficio personal o de
terceras personas.
21. Si existen situaciones en donde se reciban regalos, bonos o invitaciones que superan
un valor má ximo de US$ XX por parte de los proveedores (como por ejemplo viajes,
estancias en hoteles, bonos de transporte), estas deberá n ser informadas a la
Direcció n de Compras de forma inmediata. Ver política de regalos.
22. Si se evidencian prá cticas de compra impropias, irregulares o fraudulentas que van en
contra del có digo de conducta de la Compañ ía XYZ, el colaborador debe denunciar a
través de los canales de denuncia de la organizació n sobre el hecho presentado
conforme a los pará metros de la política de XX.
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Pedidos y/o solicitud de compra
23. Toda Solicitud de compra o pedido deberá partir de lo siguiente:

a. Aná lisis de inventarios
b. Proyecció n de ventas
c. Programació n de producció n
d. Suministro de insumos perió dico
e. Proyecció n de crecimiento estructural (planta física, personal, incremento de
ingresos)
24. Es responsabilidad de ______________________ establecer controles internos adecuados
para garantizar que las actividades y procedimientos durante la solicitud de compra se
procesan con precisió n y puntualidad.
25. Toda orden de compra deberá contar con el correspondiente pedido.
26. Toda compra deberá contar con la correspondiente asignació n presupuestal.
7
Autorización de compras
27. Toda orden de compra debe contar con una codificació n ú nica y registrada por la
Direcció n de Compras, esta no puede ser modificada en ninguna circunstancia.
28. Las compras contaran con los siguientes niveles:
a. Toda comprar superior a U$ xxxx, deberá ser aprobada por el Comité de
Compras
b. Toda compra inferior a U$ xxxx, deberá ser aprobada por el Director de

Compras previa solicitud del Jefe del á rea que requiere la compra.
c. Las compras superiores a U$ xxxxx deberá n ser sometidas a la aprobació n de

la Junta Directiva, previo concepto del Comité de Compras.
d. Toda compra de maquinaria o software, así como de servicios especializados

deberá contar tanto con el Concepto Técnico como la Evaluació n Técnica.
29. Todos los contratos y/o ó rdenes de compras será n custodiados por la Direcció n de
Compras.
30. Todo contrato deberá tener adicional al aval del á rea jurídica, el aval de la Direcció n
de Compras, quién validará tanto los términos como las condiciones comerciales del
contrato.
31. Se reconocen que ciertas circunstancias pueden habilitar la necesidad de realizar
compras de emergencia, que son aquellas que por una inadecuada planificació n del
proceso de compras y/o circunstancias excepcionales, pueden afectar de forma
significativa la provisió n de bienes y/o servicios por parte de la empresa a sus clientes
y que hacen que por una cuestió n de tiempos deban ser canalizadas por un circuito
distinto al descripto en el presente manual. Este tipo de compras con independencia
del monto de que se trate deberá n ser monitoreadas por el responsable de
____________________ y autorizadas por __________________.
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32. Todas las compras de emergencia una vez realizadas deberá n ser regularizadas a
través de la generació n de la correspondiente Pedido, el cual deberá seguir los
lineamientos y circuitos consignados en el presente manual.
9
Entrega y aceptación de la compra
33. La compra de bienes deberá ser verificada al momento de su entrega, validando lo

ordenado con lo entregado, así como la calidad de los productos entregados
34. Toda diferencia entre lo ordenado y lo entregado deberá se solucionada en un período
de tiempo no mayor a xx días.
35. Toda factura deberá relacionar la correspondiente orden de compra asignada.
36. Toda modificació n en la facturació n debe ser realizada en un período de tiempo no
mayor a xx días.
Forma de pago
37. El método de pago aceptado en la Compañ ía XYZ es por medio de tarjetas de crédito
(____________, ______________________, American Express), transferencias bancarias y
_______________________.
38. El método de pago seleccionado debe ser acordado por ambas partes (Compañ ía XYZ y
Proveedores).
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Otras disposiciones
39. Cualquier modificació n de la presente política, será aprobada por el Comité de

__________________________.
40. En caso de que algunos de los lineamientos dados en esta política, no pueda ser
aplicado en alguna de las filiales por cambios en la operació n o del mercado, dicha
situació n deberá ser escalada por el Gerente de cada filia al Comité Administrativo,
para su revisió n y modificació n.
41. Tanto las compras de bienes y servicios deberá n contar con sus correspondientes
procedimientos desarrollados a la luz de la presente política.
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2. La suscripció n de contratos es competencia ú nica y exclusiva del Representante Legal

3. El delegado del Representante Legal para la suscripció n de contratos deberá contar

4. Se deberá constituir un Comité de Compras, el cual deberá estar conformado por

5. Anualmente se revisará n los niveles de autorizació n otorgados al Comité de Compras

9. Las aclaraciones con relació n al alcance e interpretació n de la presente política estará

Pedidos y/o solicitud de compra

23. Toda Solicitud de compra o pedido deberá partir de lo siguiente:

b. Toda compra inferior a U$ xxxx, deberá ser aprobada por el Director de

c. Las compras superiores a U$ xxxxx deberá n ser sometidas a la aprobació n de

d. Toda compra de maquinaria o software, así como de servicios especializados

Entrega y aceptación de la compra

33. La compra de bienes deberá ser verificada al momento de su entrega, validando lo

39. Cualquier modificació n de la presente política, será aprobada por el Comité de

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