GFPI F 135FormatoGuiadeAprendizaje

PROCESO DE GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL
FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE - 5
1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE
 Denominación del Programa de Formación: TÉCNICO EN COMPRAS Y

ABASTECIMIENTO
 Código del Programa de Formación: 137200
 Nombre del Proyecto Formativo : APOYO OPERACIONES DE COMPRAS Y
SUMINISTROS EN LA CADENA DE LA ABASTECIMIENTO
 Fase del Proyecto : IMPLEMENTAR PROCESOS DE COMPRA Y MANEJO DE PEDIDOS
 Actividad de Proyecto Formativo : REGISTRAR Y GESTIONAR LOS PROCESOS DE
COMPRA DE ACUERDO A LAS NECESIDADES DE LA ORGANIZACIÓN
 Competencia: 210101074 - Tramitar pedidos según la programación y procedimiento de compras.
 Resultados de Aprendizaje:
RAP 5 - Elaborar órdenes de compra según programación y condiciones de negociación.
RAP 6 - Registrar las órdenes de compra de acuerdo con la programación y procedimientos
establecidos.
RAP 7 - Realizar trazabilidad a pedidos según procedimiento técnico y tiempos de entrega
 Duración de la Guía de Aprendizaje: 192 Horas.
2. PRESENTACIÓN
 stimado Aprendiz, lo invito a leer el siguiente texto, el cual le dará un panorama general y lo llevará
a dimensionar e introducirse en lo relacionado con la programación y compras de una organización.
GFPI-F-135 V04
La función de aprovisionamiento (programación y procedimiento de compras) acarrean una serie de
actividades que se desarrollan con la finalidad de seleccionar, adquirir y almacenar las materias
primas necesarias para los procesos productivos de las organizaciones y/o para la prestación de los
servicios de la misma.
https://www.emprendepyme.net/importancia-de-la-organizacion-de-compras-en-la-empresa.html
La importancia de la oportunidad de los tramites de pedidos en las organizaciones radica en:
 Garantizar oportunidad en la entrega de los productos y/o materia prima solicitada.

 Precios, calidad y garantía en los productos y/o servicios a adquirir
 Mantener el menor stock de materiales
Para el desarrollo de esta guía se requiere de su autonomía en la participación en el desarrollo de las

actividades propuestas; recuerde que solo de la dinámica y el interés que usted muestre en la participación en
cada una de ellas podrá obtener los resultados esperados.
En el desarrollo de la presente guía, tendrá la oportunidad de adquirir el conocimiento y habilidades para
tramitar pedidos según la programación y desarrollar los procedimientos de compras aplicados en una
organización. ¡Sea bienvenido! y recuerde que cuenta con sus instructores, no dude en consultarlos.
3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
 Descripción de la(s) Actividad(es)
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3.1 ACTIVIDADES DE REFLEXIÓN INICIAL:
Estimado aprendiz, lo invitamos a ingresar al siguiente link y dar lectura a al

documentohttps://www.mygestion.com/blog/como-hacer-una-gestion-de-pedidos-eficaz y dar la lectura al
documento “Como hacer una gestión de pedidos eficaz”.
Una vez realizada la lectura lo invitamos a que, de

manera individual, reflexione sobre la importancia
que tiene el trámite de pedidos en el éxito de una
organización. Así mismo, lo invitamos a reflexionar
sobre el papel que cumple la ética y la transparencia
en el proceso de gestión de pedidos.
Posteriormente y a través de mesa redonda, se
socializa el resultado del ejercicio, con la
orientación del instructor.
Fuente: https://www.mygestion.com/blog/como-
hacer-una-gestion-de-pedidos-eficaz
Ambiente requerido: Ambiente convencional con Iluminación natural o artificial de acuerdo con
normas técnicas colombianas de diseño y construcción sismo resistentes, cumplimiento del reglamento
técnico de instalaciones eléctrico (RETIE), norma técnica colombiana sobre colores y señalización de
seguridad, conexión a internet, dotado de sillas y mesas de trabajo, equipo de cómputo, tablero, equipo
de audio, televisor (o video beam) y demás recursos que apoyen la formación (software y simuladores).
Estrategias o técnicas didácticas activas:
Materiales de formación: Tablero en acrílico – Borrador para tablero acrílico - Marcadores Borrables
colores surtidos.
Material de apoyo: No aplica
Duración de la actividad: 2 Horas.
3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el

aprendizaje:
Descripción de la actividad: Apreciados aprendices, para el desarrollo de esta actividad los invito a leer
detenidamente las siguientes preguntas y de manera individual dar respuesta de forma escrita.
1. ¿Cómo se tramita un pedido?

2. ¿Qué es una orden de compra?
3. ¿Qué es un plan de compras en una organización?
GFPI-F-135 V04
4. ¿A que hace referencia la trazabilidad de una orden de compra?
5. ¿Cómo puedo medir la efectividad del trámite de un pedido?
Analizadas y teniendo las respuestas a las preguntas, los invito a realizar una mesa redonda y socializar las
respuestas de acuerdo al orden dispuesto por el instructor.
A partir de la socialización de la mesa redonda, los invito a conformar grupos de cuatro (4) aprendices, y de
acuerdo a las respuestas individuales y la discusión de la mesa redonde, deben construir un párrafo de
mínimo 5 renglones donde describan una idea general de “Tramitar pedidos en una Organización”.
Construida la reflexión, los deberán seleccionar un representante del grupo y escribir la misma en el Foro de
Bienvenida.
Ambiente requerido: Ambiente convencional con Iluminación natural o artificial de acuerdo con
normas técnicas colombianas de diseño y construcción sismo resistentes, cumplimiento del reglamento
técnico de instalaciones eléctrico (RETIE), norma técnica colombiana sobre colores y señalización de
seguridad, conexión a internet, dotado de sillas y mesas de trabajo, equipo de cómputo, tablero, equipo
de audio, televisor (o video beam) y demás recursos que apoyen la formación (software y simuladores).
colores surtidos.
Material de apoyo: No aplica.
3.3 Actividades de apropiación:

Descripción de la actividad: Identificar aspectos asociados a la función de compras de acuerdo con
necesidades de la organización:
La función de compras es la responsable del proceso de adquisición de insumos y materiales, en la cantidad
necesaria, con la calidad adecuada y a un precio conveniente, puestos a disposición de la empresa en el
momento requerido.
La función de compras tiene por objetivos:
 Dar continuidad al abastecimiento

 Asegurar la calidad y cantidad de los suministros
 Definir el nivel de inventarios, evitando roturas de Stocks y mermas por obsolescencia y deterioro
 Estudiar nuevas fuentes de suministros
 Mantener los costos de adquisición y mantenimiento de stocks a niveles adecuados
Para cumplir con lo anterior es necesario que la organización tenga claridad en cuanto a:
1. Las especificaciones de los productos a adquirir

2. Autorización de solicitudes y ordenes de compras
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3. Proveedores seleccionados
4. Políticas de control de calidad respecto a proveedores como: capacidad de suministro, cumplimiento de la
calidad requerida, buen precio, oportunidad en la entrega.
A continuación, en la siguiente figura se pueden apreciar las actividades del proceso de compras:
De acuerdo con la información anterior y con el objetivo de continuar fortaleciendo los conocimientos
requeridos para el desarrollo de la guía, los invito a conformar grupos de cuatro (4) aprendices y leer
detenidamente los siguientes artículos “La gestión de compras. Entornos, formas y etapas
(https://www.gestiopolis.com/la-gestion-de-compras/) ¿Por qué es Tan Importante el Proceso de Compras de
mi Empresa? https://www.serenty.es/noticias/tan-importante-proceso-compras-empresa/ Transformando el
Proceso de Compras https://revistaempresarial.com/marketing/transformando-el-proceso-de-compras/.
A partir de la lectura anterior los invito a elaborar un mapa conceptual digital donde se identifique:
 Etapas del proceso de compras

 Actores que intervienen en el proceso de compras
 Criterios de negociación
 Información requerida para la elaboración de las órdenes de compra
Tenga en cuenta que el mapa conceptual es una sinopsis gráfica sobre un tema en concreto, que sea fácil de
comprender, entender e interpretar. Para la elaboración, se sugiere utilizar aplicativos en línea como: Visio
y/o CmapTools, entre otros.
El mapa conceptual será socializado en el ambiente de formación en una mesa redonda.
Recomendaciones durante la socialización:
En la mesa redonda es fundamental aplicar aspectos básicos de la comunicación asertiva:

1. Precisión, claridad y concisión en la expresión oral.
2. Uso adecuado de las palabras según su significado.
3. Mantener el enfoque temático (evitar la digresión).
4. Expresión corporal.
5. Capacidad de argumentación.
Por otro lado, la comunicación asertiva supone un conjunto de principios éticos como el respeto, la empatía,
la libre expresión, la reciprocidad, la honestidad, la prudencia, la veracidad, entre otros, que deben tenerse
en cuenta.
Ambiente requerido: Ambiente convencional con Iluminación natural o artificial de acuerdo con normas
técnicas colombianas de diseño y construcción sismo resistentes, cumplimiento del reglamento técnico
de instalaciones eléctrico (RETIE), norma técnica colombiana sobre colores y señalización de seguridad,
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conexión a internet, dotado de sillas y mesas de trabajo, equipo de cómputo, tablero, equipo de audio,
televisor (o video beam) y demás recursos que apoyen la formación (software y simuladores).
colores surtidos.
Material de apoyo: “La gestión de compras. Entornos, formas y etapas
https://www.serenty.es/noticias/tan-importante-proceso-compras-empresa/) ¿Por qué es Tan Importante
el Proceso de Compras de mi Empresa? https://www.serenty.es/noticias/tan-importante-proceso-
compras-empresa/ Transformando el Proceso de Compras
https://revistaempresarial.com/marketing/transformando-el-proceso-de-compras/
Evidencias de aprendizaje:
Instrumentos de evaluación:
3.3.2 Describir de manera gráfica el proceso de compras de una empresa de acuerdo con criterios técnicos.
Una compra se origina cuando una persona o un sistema identifican una necesidad definida en la
organización, esto es, qué, cuánto y cuándo se necesita. El área de suministro ayuda a anticipar las
necesidades de los departamentos usuarios. El comprador debe saber con exactitud qué es lo que quieren los
clientes internos, cuyas necesidades deben estar impulsadas por una clara comprensión de los requerimientos
de los clientes externos. Es esencial tener una descripción exacta de la necesidad, saber si se trata de un bien
tangible, de un servicio o de bienes con servicios adjuntos.
Las descripciones poco claras o ambiguas, o los materiales, los servicios o niveles de calidad excesivamente
especificados acaban por generar costos innecesarios. La administración del área de suministro y el usuario,
o el equipo interfuncional de suministro, comparten responsabilidades para describir de manera adecuada el
artículo o servicio que se necesita.
Apreciado aprendiz, leída la introducción anterior lo invito a dar lectura y analizar el siguiente caso
empresarial “LAS COMPRAS Y SUS ACTORES EN TELECOMUNICACIONES MARTINEZ”. A partir
de la lectura lo invito de manera individual a dar respuesta a las siguientes interrogantes: 1. Describa las
políticas de compras que tiene actualmente la empresa TELECOMUNICACIONES MARTINEZ
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3.4 Actividades de Transferencia el Conocimiento:
Descripción de la actividad:
Ambiente requerido:
Materiales de formación
Material de apoyo:
Evidencias de aprendizaje:
Instrumentos de evaluación:
Duración de la actividad: horas.
4. PLANTEAMIENTO DE EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE PARA LA EVALUACIÓN EN EL PROCESO

FORMATIVO.
Fase del Actividad del Técnicas e
Actividad de Evidencias de Criterios de
proyecto proyecto Instrumentos
Aprendizaje Aprendizaje Evaluación
formativo formativo de Evaluación
5. GLOSARIO DE TÉRMINOS
6. REFERENTES BILBIOGRÁFICOS
Construya o cite documentos de apoyo para el desarrollo de la guía, según lo establecido en la
guía de desarrollo curricular. (BIBLIOGRAFÍA / WEBGRAFÍA).
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7. CONTROL DEL DOCUMENTO
Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es)
8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)
Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es)
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1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: TÉCNICO EN COMPRAS Y

La importancia de la oportunidad de los tramites de pedidos en las organizaciones radica en:

 Garantizar oportunidad en la entrega de los productos y/o materia prima solicitada.

Para el desarrollo de esta guía se requiere de su autonomía en la participación en el desarrollo de las

3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

 Descripción de la(s) Actividad(es)

Estimado aprendiz, lo invitamos a ingresar al siguiente link y dar lectura a al

Una vez realizada la lectura lo invitamos a que, de

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el

1. ¿Cómo se tramita un pedido?

3.3 Actividades de apropiación:

La función de compras tiene por objetivos:

 Dar continuidad al abastecimiento

1. Las especificaciones de los productos a adquirir

 Etapas del proceso de compras

En la mesa redonda es fundamental aplicar aspectos básicos de la comunicación asertiva:

4. PLANTEAMIENTO DE EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE PARA LA EVALUACIÓN EN EL PROCESO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

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