FACULTAD DE INGENERIA, ARQUITECTURA Y

URBANISMO.

ESCUELA PROFECIONAL DE INGENERIA CIVIL.

Tema:
Obras civiles
Administración directa

Alumno:
Hoyos Guevara Salatiel

Docente:
Ballena Del Rio Pedro Manuel

Pimentel Perú

2024
 OBRAS CIVILES.

Administración directa.
El administrativo de obra es aquella persona que realiza funciones propias
de administración y control económico en empresas del sector de la
construcción, y más concretamente en una o varias obras que una empresa
constructora esté llevando a cabo.
La finalidad del administrativo de obra es realizar la gestión y el control
administrativo en la obra, en conformidad con los procedimientos establecidos
por la empresa constructora para la cual trabaja.

La principal función del administrativo de obra es realizar el control económico

de la obra o grupo de obras a las que está asignado. Para ello, ha de realizar
un seguimiento estricto y exhaustivo de los ingresos y de todos los costes que
la obra genere.
El seguimiento de los ingresos supone revisar toda la información y
documentación relevante de los importes a cobrar y elaborar las facturas a
entregar al cliente.
El control de los costes de obra implica administrar y supervisar en mayor o
menor medida los siguientes ámbitos de la obra:

 La gestión del personal de obra: gestionar altas y bajas de contratos

laborales, vacaciones del personal, bajas temporales, notas de
gastos, etc.
 Compras: revisión de comparativos, elaboración de contratos de
suministros y servicios, recepción de pedidos, comprobación de
albaranes, revisión de prefacturas o proformas internas
 Gestión de subcontratistas: revisar contratos con subcontratistas,
solicitar y revisar la documentación laboral de los subcontratistas.
 Control de tesorería: registro y control de los movimientos de la caja
de obra y las cuentas bancarias asociadas a la obra, realizar
estimaciones de flujos de caja de la obra
 Facturación y pagos: revisión, conformidad, contabilización y pago
de las facturas de proveedores y subcontratistas
 Cierres mensuales analíticos: elaboración de cierres para el
resultado económicos de obra en el mes, en el año y a origen
 Contabilidad: realizar la contabilidad analítica de la obra, y realizar o
supervisar la contabilidad financiera de la obra.
Asimismo, también suelen ser competencia del Administrativo de obra las
siguientes acciones:

 Gestionar el archivo documental de la obra

 Controlar las comunicaciones oficiales de la obra (entrada y salida de
documentación)
 Supervisar el almacén de la obra
  Recopilar las actas de las reuniones internas de la obra
 Realizar todas las gestiones necesarias con las Administraciones
Públicas relacionadas con la obra
 Llevar el control de inmovilizado e inventario de obra

Dependencia jerárquica del Administrativo de obra

La actividad del administrativo de obra suele depender de una doble cadena

jerárquica: por un lado, el administrativo de obra funcionalmente depende del
jefe de obra a la que está asignado, teniendo que realizar las actividades de
apoyo requeridas por éste para el seguimiento y el funcionamiento correcto de
la obra. Por otro lado, depende orgánicamente del Departamento de
Administración de la empresa constructora, y tiene que velar que todos los
procesos y procedimientos de gestión y control administrativo de la empresa se
aplican y se respetan en la obra.

El Administrativo de obra en el organigrama de la obra

La Administración de Obra constituye un departamento independiente dentro

de la obra, al mismo nivel que otros departamentos de la obra como pueden
ser la Oficina Técnica, Producción, Calidad, Seguridad y Salud y otros. Al igual
que el resto de departamentos de la obra, la Administración de obra está
subordinada al Jefe de Obra. Aunque las actividades desempeñadas por el
Administrativo de obra son esencialmente de apoyo y soporte a la obra, la
relevancia de las tareas desempeñadas por el Administrativo de obra es
fundamental para el correcto desarrollo de la obra.
Importancia.
La administración de obra presenta un fuerte impacto en el rendimiento de una
empresa ya que tiene por objetivo planificar, organizar, controlar y coordinar los
recursos de una empresa o persona con el fin de alcanzar ciertas metas en un
tiempo determinado.

Se considera que deberá de existir un profesional específicamente dedicado a

la administración de obra, y este deberá de tener los conocimientos para
determinar la metodología en cómo se administra una obra, teniendo por
objetivo alcanzar las metas y objetivos deseados del proyecto.

Sin embargo el principal problema en la actualidad es que se carece de cultura

administrativa principalmente en las pequeñas y medianas empresas
constructoras, es por ello que como ingenieros civiles, arquitectos y
especialistas en el área de construcción debemos de desarrollar esta área, ya
que esta cuenta con el conocimiento del consumo real de materiales, mano de
obra, herramienta, equipo y necesidades que se requieren durante la ejecución
de la obra, teniendo un control de no sobrepasar el presupuesto destinado y el
tiempo determinado, por lo que deberá estar coordinando y revisando el
avance según lo planeado, ejecutado y estimado.

Durante la ejecución de la obra se cree que se lleva a cabo una buena

administración, pero en medida que va avanzando la obra se enfocan más a la
ejecución y se deja de lado la administración sin tomar en cuenta que es uno
de los principales elementos de juicio para la toma de decisiones y el uso
adecuado y eficiente de los recursos de la obra.

El diseño de una administración principalmente se deberá de considerar lo

siguiente:

 Especificar el tiempo en el que se alcanzaran las metas.

 Definir los costos y recursos disponibles para la ejecución de la obra.
 Planificar, administrar y controlar los gastos de la obra.
 Organizar los gastos durante el transcurso de la obra para detectar
cambios y/o trabajos no considerados en presupuesto.
 Dar seguimiento a las actividades para asegurarse que lo planeado se
haga correctamente.

Esto, con el fin de tener un efectivo cierre de obra comparando lo planeado con
lo ejecutado y así poder ver cuál fue la utilidad real del proyecto.

La comunicación es la principal herramienta que debe de existir en esta área,

ya que durante la ejecución de la obra se debe de hablar con claridad sobre
las necesidades de la obra, mediante este proceso se logran intercambio de
ideas y experiencias, tomando decisiones de manera inteligente para el uso
adecuado y eficiente de los recursos destinados al proyecto principalmente
para tener un desarrollo y crecimiento exponencial dentro del mercado de la
construcción.

Por lo que se considera que la administración de obra es una pieza clave ya

que de aquí parte todo para que cada una de las etapas funcione de manera
adecuada y lugar nuestro objetivo en tiempo y forma.

La administración de obras es una tarea compleja para cualquier tipo de

comercio, pues requiere de una planificación cuidadosa y un seguimiento
constante para asegurar su éxito, por lo que si eres un gerente de proyectos o
estás a cargo de una empresa constructora, es importante que conozcas los
aspectos clave para llevar a cabo una administración de obras eficiente.

En este artículo, te mostraremos cómo montar la disposición de la obra, dirigir

equipos y optimizar los informes de seguimiento para mejorar la gestión de las
mismas.

También abordaremos los desafíos específicos de la gestión de la

construcción y sus 6 etapas, así como las herramientas necesarias para que un
proyecto como estos resulte exitoso.

Si deseas comprender los diferentes aspectos de la administración de obras y

cómo llevarla a cabo sin problemas, ¡estás en el lugar correcto!

Montando la disposición de la obra

La disposición de la obra se refiere a cómo se organizan y coordinan las
diferentes actividades en el sitio de la obra.

Es importante que se establezca un plan de acción claro para que todos los
involucrados en el proyecto tengan una idea más concreta de sus
responsabilidades y de cómo se relacionan entre sí.

Un ejemplo de plan de acción para montar la disposición de una obra podría

ser el siguiente:

 Identificar y asignar roles y responsabilidades: establecer las diferentes

tareas y responsabilidades de cada miembro del equipo, incluyendo al
gerente de proyecto, supervisores, ingenieros y trabajadores.
 Establecer el cronograma de la obra: determinar el tiempo que se
requerirá para completar cada tarea y fijar fechas límite para cada etapa
del proyecto.
 Adquirir los recursos necesarios: obtener los materiales y equipos
necesarios para llevar a cabo la obra, asegurando que se cumplan los
plazos y los requerimientos específicos del proyecto.
 Revisar y aprobar los diseños y planos: revisar y aprobar los planos y
diseños del proyecto para garantizar que cumplan con los estándares y
requerimientos legales.
 Establecer medidas de seguridad: es importante establecer medidas que
garanticen la seguridad de los trabajadores y visitantes en la obra.
 Iniciar la ejecución del proyecto: con todos los recursos y planes en su
lugar, se puede comenzar la ejecución del proyecto.
 Monitorear y evaluar el progreso: a fin de detectar y corregir cualquier
problema que pueda surgir.
 Cierre de obra: una vez finalizado el proyecto, se debe llevar a cabo un
cierre de obra para verificar que todo esté completo y cumpla con los
estándares requeridos.

Una buena disposición de la obra también ayuda a maximizar la eficiencia

operativa, ya que permite un flujo de trabajo fluido y reduce los tiempos de
espera innecesarios.

¿Cómo dirigir equipos en la obra?

Una vez que se ha establecido una disposición adecuada de la obra, es

importante dirigir equipos de manera eficiente. Esto implica asegurar que todos
los miembros estén capacitados y motivados, así como de monitorear que se
establezcan metas claras para alcanzar.

Además, es importante fomentar un ambiente de trabajo colaborativo y de

comunicación abierta para que los miembros del equipo puedan resolver
problemas de manera rápida y eficiente.

Para fomentar la comunicación entre los miembros del equipo en una obra, se
pueden seguir las siguientes estrategias:
  Establecer una reunión diaria de trabajo: al iniciar cada día, se pueden
discutir los avances, los problemas y las tareas del día. Esto permitirá
que cada miembro del equipo esté al tanto de lo que está sucediendo en
la obra y pueda tomar decisiones en consecuencia.
 Crear un sistema de comunicación eficaz: una buena comunicación
facilitará que los miembros del equipo se mantengan en contacto en
todo momento. Esto puede incluir herramientas de comunicación en
tiempo real, como el correo electrónico, el chat o el teléfono.
 Establecer un protocolo de comunicación: esto incluye establecer quién
es responsable de responder a cada tipo de mensaje o llamada, así
como determinar un tiempo límite para responder a los mensajes.
 Fomentar la colaboración: gracias al sentido de colaboración, los
miembros del equipo trabajarán juntos para alcanzar los objetivos de la
obra. Esto puede incluir la creación de equipos de trabajo y la asignación
de tareas específicas para cada miembro.
 Promover un ambiente de confianza: un ambiente que proporcione
seguridad a los miembros del equipo logrará que se sientan cómodos al
expresar sus ideas y preocupaciones. La creación de un espacio seguro
para discutir problemas y la implementación de políticas para prevenir el
acoso, son grandes estrategias para crearlo.

Optimizando los informes de seguimiento de las obras

Para llevar una administración de obras con éxito, es importante utilizar

herramientas de seguimiento para optimizar la gestión de la obra. Esto puede
incluir indicadores de calidad, hojas de inspección y cálculo, así como
diferentes tipos de auditorías.

Algunas herramientas de seguimiento que pueden ayudar a optimizar la gestión

de una obra incluyen:

 Software de gestión de proyectos: estas herramientas permiten llevar un

registro detallado de las tareas, plazos y responsabilidades de cada
miembro del equipo. También ayudan a planificar y asignar recursos, así
como a monitorear el progreso del proyecto en tiempo real.
 Tableros de seguimiento: con estas herramientas es posible visualizar el
estado de las tareas y el progreso de la obra de manera clara y concisa.
Pueden incluir gráficos, tablas y diagramas que ayuden a identificar
problemas y a tomar decisiones rápidas.
 Hojas de seguimiento: son útiles para registrar y monitorear el uso de los
recursos, incluidos el tiempo, los materiales y el personal. Ayudan a
detectar problemas de costos y a planificar mejor los recursos.
 Indicadores de desempeño: estos indicadores son de gran ayuda para
medir y monitorear el progreso de la obra en relación con los objetivos
establecidos. Pueden incluir métricas como el porcentaje de
cumplimiento, el retraso medio y el costo por unidad.
 Sistemas de información de gestión de obras: permiten recopilar,
almacenar y analizar información en tiempo real de todas las actividades
 relacionadas con la obra, incluido el seguimiento de los plazos, los
costos y los recursos.

Como ves, gracias a estas herramientas es posible identificar problemas a

tiempo y tomar medidas para solucionarlos antes de que se conviertan en
complicaciones más grandes. También ayudan a mantener un control preciso
sobre los costos y los plazos del proyecto.

Conclusión

La administración de obras es esencial para el éxito de cualquier proyecto de

construcción, pues montar la disposición de la obra de manera
adecuada, dirigir equipos eficientemente y utilizar herramientas de
seguimiento son clave para optimizar la gestión de la obra.

Es importante tener en cuenta que la administración de obras no es solo

responsabilidad del gerente de proyectos, sino que debe ser un esfuerzo en
equipo en el que todos los miembros involucrados trabajen juntos para alcanzar
los objetivos establecidos.

La administración de obras es un proceso complejo, pero esencial, que

requiere de una planificación adecuada, una dirección eficiente y herramientas
de seguimiento para optimizar la gestión de la obra. Cubriendo todos estos
aspectos se podrán alcanzar los objetivos establecidos en tiempo y forma,
además de cumplir con las expectativas de los clientes y obtener una
rentabilidad en el proyecto.

En Checklist Fácil ofrecemos una variedad de herramientas y recursos para

ayudar a llevar una administración de obras con éxito, desde tipos de comercio
hasta indicadores de calidad y hojas de inspección y cálculo. ¡Nuestra
plataforma está diseñada para hacer que la gestión de obras sea más fácil y
eficiente!

Las 6 etapas de la gestión de proyectos de construcción

En general, cualquier proyecto de construcción incluye seis etapas, con

algunas más largas que otras, pero si sigues este proceso de seis pasos,
tendrás todo lo que necesitas para tener éxito.

1. Inicio

La primera fase de cualquier proyecto, incluido un proyecto de construcción,

es la etapa de inicio, que también se conoce como la etapa de concepción.
Durante esta fase, el equipo trabaja con el cliente para identificar cuáles
son sus necesidades y qué hará para satisfacerlas.
Según el alcance del proyecto, también puedes realizar un estudio de
viabilidad o elaborar un caso de negocios completo para analizar si el
proyecto es factible o no. Incluso si no creas un caso de negocios formal,
asegúrate de incorporar bocetos de diseño en el plan del proyecto para
garantizar que tanto tú como el cliente estén alineados.

2. Preconstrucción

Una vez que hayas ultimado los detalles con el cliente y tengas un contrato
firmado, es momento de sumergirte en la preconstrucción. Aquí es cuando
comienzas a reunir al equipo, incluidos los contratistas generales, y realizas
prueba de campo en función de los planes de construcción si es necesario.
Esta etapa es fundamental para que un proyecto de construcción sea
exitoso: si empiezas directamente en la fase de ejecución, podrías pasar
por alto detalles importantes que podrían conducir al fracaso del proyecto.
Por eso, dedica tiempo a definir lo siguiente:
 Cuándo debes involucrar a los clientes: ¿En qué hitos del
proyecto desean participar?
 Cuál es tu plan de comunicación: ¿Dónde y cómo compartirás las
actualizaciones del estado del proyecto con los clientes?
 Dónde almacenarás la información del proyecto: ¿Cuál es la fuente
centralizada de información que usará el equipo para recopilar todo lo
relacionado con el proyecto? ¿Cómo te asegurarás de que todos los
miembros del equipo utilicen la información correcta, especialmente
en las diferentes etapas del proyecto?
 Cuál es tu plan de gestión de riesgos: ¿Qué riesgos del proyecto has
identificado y cuál es tu plan para mitigarlos de manera proactiva?
 Cómo es la hoja de ruta del proyecto: ¿Qué dependencias debe tener
en cuenta el equipo y cómo puede visualizarlas?
 Cuál es el presupuesto del proyecto: ¿Cómo harás el seguimiento
del presupuesto del proyecto? ¿Qué mejores prácticas de control de
costos implementarás para asegurarte de no exceder el
presupuesto?
 Para qué estás trabajando: ¿Cuál es tu objetivo final? ¿Dónde puede
encontrar el equipo la estructura de desglose del trabajo que enumera
todos los entregables y subentregables del proyecto?

3. Ejecución del proyecto

  Ahora que planificaste tu proyecto a la perfección, es hora de ponerlo
en práctica. La etapa de ejecución es exactamente lo que parece: tu
equipo y los contratistas generales construyen el proyecto.
 Uno de los aspectos clave de esta etapa es la comunicación. La
comunicación deficiente es una de las razones más comunes
del fracaso de los proyectos, especialmente en la industria de la
construcción. Piensa en todas las partes interesadas que participan
en un proyecto de construcción. Sin un medio claro para mantener a
todos informados, especialmente cuando las personas entran y salen
del proyecto, nunca podrás terminar el trabajo a tiempo y dentro del
presupuesto.
 Una buena comunicación comienza con un plan de comunicación
claro, pero no termina ahí. Asegúrate de que todos los miembros del
equipo puedan acceder a la información importante del proyecto,
incluidas las lecciones aprendidas durante las etapas anteriores. Al
documentar las conversaciones con los clientes, las actualizaciones
del equipo y los informes del progreso del proyecto en un solo lugar
es más fácil evitar que se vuelvan a cometer los mismos errores. De
esa manera, es más probable que puedas completar los entregables
a tiempo y dentro del presupuesto.

4. Puesta en marcha

Una vez que el producto final está construido, avanzas a la etapa de puesta
en marcha. Esta fase incluye tres pasos:

1. Realizar una inspección final

Antes de entregar el producto terminado al cliente, debes asegurarte de que
no falte nada. Dedica tiempo a inspeccionar y probar el producto terminado
para asegurarte de que no haya errores. Documenta todo lo que encuentres
en una lista de cotejo de la construcción.

2. Entregar el edificio terminado al cliente

Una vez que hayas realizado la inspección interna, es momento de
presentar los entregables terminados al cliente y mostrarle lo que has
creado. El cliente querrá inspeccionar la obra y probar los sistemas y
equipos. Quizá ya hayas identificado todos los errores, pero si el cliente
encuentra nuevos problemas durante la inspección, debes solucionarlos lo
más rápido posible.
3. Muestra al cliente cómo usar todos los sistemas
Incluso si no hay errores, asegúrate de que el cliente y el administrador del
edificio sepan cómo operar cualquier sistema relevante para mantenerlo
una vez que ya no estés en las instalaciones. Esto puede incluir los
sistemas eléctricos, las conexiones de plomería, el software y más.

5. Ocupación y garantía

Durante el período de ocupación y garantía, el cliente se muda al edificio y

tú ya no estás allí, pero aún puedes ser responsable del proyecto de
construcción según el contrato y las políticas de garantía locales o
federales.
Existen dos tipos de garantías según el caso: garantía contractual y
garantía implícita. Trabaja con el departamento legal interno para
determinar qué garantía tienes y cuánto dura el período de garantía.

6. Cierre del proyecto

Una vez finalizado el período de garantía, el proyecto se cierra y, si bien

has cumplido con tu obligación con el cliente, aún no has terminado. Para
asegurarte de que el equipo haya aprovechado al máximo el proyecto,
organiza una reunión post mortem para analizar qué salió bien y qué podría
mejorarse. Además, recopila las lecciones aprendidas en una herramienta
compartida, de esa manera, la próxima vez que tengas un proyecto similar,
será más fácil comenzar la planificación.
Herramientas necesarias para un proyecto de construcción éxitos.

Ahora que conoces las seis etapas de la gestión de proyectos de

construcción, debes ejecutarlas. Ahí es donde entra en juego el software de
gestión de proyectos de construcción.

¿Qué es el software de gestión de proyectos de construcción?

Las herramientas de gestión de proyectos de construcción ayudan a los

profesionales de la construcción a realizar su trabajo y cumplir con los
plazos. Existen dos tipos de herramientas que puedes utilizar:
 Herramientas tradicionales: ofrecen funciones específicas para los
equipos de construcción, pero pueden ser difíciles de aprender a usar
y requieren un gerente de proyecto para administrarla.
 Herramientas modernas de gestión de proyectos: son flexibles, se
pueden implementar en cualquier equipo y cualquier persona puede
administrarlas.

¿Qué son las herramientas modernas de gestión de proyectos?

Estas hacen que sea más fácil coordinar el trabajo, mantenerse al día y
cumplir con los plazos. A diferencia de las herramientas de gestión de
proyectos tradicionales, el software moderno es fácil de usar para cualquier
persona. Estas herramientas ofrecen todo lo que necesitas para tener éxito
y organizar un proyecto en función de tus requisitos específicos.

¿Qué no puede faltar en un software de gestión de proyectos de

construcción?

Independientemente del tipo de herramienta que decidas utilizar, asegúrate

de seleccionar una que te permita hacer lo siguiente:

Definir plazos claros

En la CPM, los plazos son extremadamente importantes, ya que el

incumplimiento de una fecha límite tiene un efecto en cascada y puede
retrasar todo el cronograma de finalización del proyecto. Si el equipo no
sabe quién está haciendo qué y cuándo, ni quién es responsable del trabajo
que se está realizando, es mucho más probable que no se cumplan los
plazos. De hecho, según nuestra investigación, un 26 % de los plazos no se
cumplen cada semana.
La clave para definir los plazos correctamente es la claridad. Asegúrate de
que el equipo sepa exactamente quién es el responsable del trabajo que se
está realizando, qué dependencias del proyecto se deben tener en cuenta y
a qué partes interesadas se deben incluir. Si aún no lo hiciste, define
la ruta crítica del trabajo más importante. Cuanto antes puedas aclarar esta
información, más tiempo tendrá el equipo para asegurarse de que se está
priorizando el trabajo correcto en el momento justo.