PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

“GESTIÓN DOCUMENTOS”

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 INDICE

1. OBJETIVO 3

2. ALCANCE. 3

3.BASE LEGAL. 3

4. GLOSARIO DE TÉRMINOS. 4

5. DISPOSICIONES GENERALES 8

5.1 Cuadro de Clasificación del Fondo (CCF) 8

5.2 Programa de Control de Documentos Archivísticos (PCDA) 9

5.3 Plan de implementación y Mejoramiento de Archivos (PIMA) 10

6. DIAGRAMAS DE FLUJO 12

6.1 S.06.01.01 Administración de Archivos 12

6.2 S.06.01.02 Organización y descripción documental 13

6.3 Transferencia de documentos al Área del Archivo Central 14

6.4 Conservación Documental 15

6.5 Servicio Archivístico 16

6.6 Eliminación de documentos 17

6.7 Supervisión y Asesoramiento 18

7. ANEXOS 18

ANEXO N° 1 Formato de inventario 19

ANEXO N° 2 Formato de rótulo de unidad de conservación 20

ANEXO N°3 Formato de inventario de transferencia – documentos administrativos 21

ANEXO N° 4 Formato de inventario de transferencia – expedientes 22

ANEXO N° 5 Formato de rótulo de caja archivera 23

ANEXO N° 6 Formato de requerimiento de documentos 24

ANEXO N° 7 Acta de supervisión 25

ANEXO N° 8 Acta de asesoramiento 26

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 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS “GESTIÓN DE ARCHIVO”
M-001-2022-SUTRAN-GG v01

1. OBJETIVO

Determinar y describir las actividades que comprende cada uno de los procesos y
procedimientos de la gestión de Archivo, con la finalidad de brindar una visión integral de los
procesos a desarrollar y la interrelación entre ellos. Asimismo, establecer responsabilidades
operativas y a su vez, brindar una herramienta de planificación y control para lograr una
eficiente gestión documental en todos los niveles de archivo del Sistema Institucional de
Archivos.

2. ALCANCE.

Las disposiciones contenidas en el presente manual, son de cumplimiento obligatorio para

todos (as) los órganos y unidades orgánicas que estén involucradas en la gestión documental
de la SUTRAN.

3. BASE LEGAL.

• Ley N° 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos.

• Ley N° 29380, Ley de creación de la Sutran.
• Decreto Ley Nº 19414, Ley de Defensa, Conservación e Incremento del Patrimonio
Documental.
• Decreto Supremo N° 022-75-ED, que aprueba el Reglamento del Decreto Ley Nº 19414,
Ley de Defensa, Conservación e Incremento del Patrimonio Documental.
• Decreto Supremo N° 008-92-JUS, que aprueba el Reglamento de la Ley Nº 25323, Ley
que crea el Sistema Nacional de Archivos.
• Decreto Supremo N° 006-2015-MTC, que aprueba el Reglamento de Organización y
Funciones de la SUTRAN.
• Resolución de Secretaría de Gobierno Digital N° 001-2017-PCM/SEGDI, que aprueba el
Modelo de Gestión Documental en el marco del Decreto Legislativo N° 1310.
• Resolución Jefatural N° 242-2018-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 001-2018-
AGN/DAI “Norma para la eliminación de documentos de archivo del Sector Público”.
• Resolución Jefatural N° 021-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 001-2019-AGN/J
“Normas para la elaboración del Plan Anual de Trabajo Archivístico de las entidades
públicas”.
• Resolución Jefatural N° 022-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 002-2019-
AGN/DDPA “Normas para la transferencia de Documentos Archivísticos de las Entidades
Públicas”.
• Resolución Jefatural N° 026-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 006-2019-
AGN/DDPA “Lineamientos para la foliación de Documentos Archivísticos de las
Entidades Públicas”.
• Resolución Jefatural N° 179-2019-AGN/SG, que aprueba la Directiva N° 009-2019-
AGN/DDPA “Norma para la Administración de Archivos en la Entidad Pública”.

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 • Resolución Jefatural N° 180-2019-AGN/SG, que aprueba la Directiva N° 010-2019-
AGN/DDPA “Norma para la Organización de Documentos Archivísticos en la Entidad
Pública”.
• Resolución Jefatural N° 213-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 011-2019-
AGN/DDPA “Norma para la Descripción Archivística en la Entidad Pública”.
• Resolución Jefatural N° 214-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 012-2019-
AGN/DDPA “Norma para la Valoración Documental en la Entidad Pública”.
• Resolución Jefatural N° 304-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 001-2019-AGN/DC
“Norma para la Conservación de Documentos Archivísticos en la Entidad Pública”.
• Resolución Jefatural N° 010-2020-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 001-2020-
AGN/DDPA “Norma para Servicios Archivísticos en la Entidad Pública”.
• Resolución de Superintendencia N° D000022-2020-SUTRAN-SP, que conforma el Comité
de Evaluación de Documentos de la Sutran.
• Resolución de Superintendencia N° D000024-2020-SUTRAN-SP, que conforma el Comité
de Implementación y Mejoramiento de la SUTRAN.
• Resolución de Gerencia General N° D000025-2020-SUTRAN-GG, que aprueba la
conformación del Área del Archivo Central de la Sutran.
• Resolución de Gerencia General N° 185-2021-SUTRAN-GG, que aprueba el
Procedimiento que regula la formulación, aprobación y modificación de documentos
normativos y de gestión de la superintendencia de transporte terrestre de personas,
carga y mercancías – SUTRAN.

4. GLOSARIO DE TÉRMINOS.

• Administración de Archivos. -
Es el conjunto de funciones y actividades para gerenciar los archivos y otras instituciones
archivísticas por los órganos que tiene competencia para ello.

• Archivo Central. -
Es el responsable de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar
las actividades archivísticas a nivel institucional, así como de la conservación y uso de
los documentos provenientes de los archivos de gestión e intervenir en su transferencia
y eliminación.

• Archivo de Gestión. -
Es el archivo de oficina, que se forma con los documentos producidos en cada unidad
de organización, y en el que se custodian los documentos archivísticos, conformando
series documentales, de acuerdo a los periodos de retención establecidos en el
Programa de Control de Documentos Archivísticos (PCDA) vigente. Es responsable de la
identificación, descripción, conservación, acceso (préstamos y consultas), separación del
material no archivístico y remisión de los documentos archivísticos (transferencia) al
siguiente archivo de acuerdo a su ciclo vital. Se encuentra a cargo de un titular
responsable. Toda unidad de organización o funcional debe contar con su archivo de
gestión.

• Ciclo Vital de los Documentos. -

Etapas o edades por las que se reconocen los documentos de archivo (Archivo de
Gestión y Archivo Central).

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• Clasificación. -
Es una labor intelectual que consiste en el establecimiento de categorías y grupos que
reflejan la estructura jerárquica o funciones o procesos presentes en el Cuadro de
Clasificación del Fondo.

• Codificación. -
Es el conjunto de números o letras que identifican y precisan cada una de las
agrupaciones documentales en el Cuadro de Clasificación del Fondo.

• Comité Evaluador de Documentos (CED).-

Es designado por la más alta autoridad institucional y es el encargado de conducir el
proceso de elaboración del Programa de Control de Documentos Archivísticos (PCDA) y
brindar opinión favorable sobre la eliminación de documentos.

• Conservación de Documentos. -
Es un proceso técnico archivístico que contempla acciones preventivas y correctivas,
para la protección del soporte o medio físico e integridad de información del documento
archivístico.

• Cronograma Anual de Transferencia. -

Calendario de trabajo que indica la fecha en la que se debe transferir los documentos
que han cumplido su función administrativa, al órgano de Administración de Archivos o
Archivo Central de la entidad.

• Cuadro de Clasificación del Fondo (CCF).-

Instrumento o esquema que refleja las categorías o divisiones de un fondo documental
o de la totalidad de los fondos de un archivo y aporta los datos esenciales de su
estructura.

• Descripción Archivística. -
Es un proceso archivístico en el que se representa en forma objetiva y estructurada la
información contenida en cada pieza documental o sus agrupaciones documentales
para su localización, accesibilidad, recuperación y control.

• Documento Archivístico. -
Información contenida en cualquier soporte (físico o electrónico), producida y
conservada como evidencia y como activo por una organización o individuo, en el
ejercicio de sus funciones o en el desarrollo de su actividad o en virtud de sus
obligaciones legales.

• Documentos de Apoyo Informativo. -

Documentos de apoyo a la gestión de la Entidad Pública, que se genera para informar
sobre un asunto concreto, asimismo puede existir múltiples ejemplares. Corresponden
a documentos impresos, sin vistos, sellos que a necesidad del personal de la unidad
organizacional se generan para apoyar a la gestión o contar con información. No son
documentos archivísticos. Ejemplo: Impresión de normas, fotocopias de los documentos
generados o recibidos de la unidad orgánica, etc.

• Eliminación de Documentos. -
Procedimiento archivístico que consiste en la destrucción física de series documentales,
autorizado expresamente por el Archivo General de la Nación y Archivos Regionales.

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• Ficha Técnica de Series Documentales (FTSD). -
Es el formato utilizado para describir las series documentales que se conserva en una
unidad de organización, se registra sus valores y periodos de retención.

• Fondo. -
Corresponde a todos los documentos producidos (emitidos y recibidos) en Ia entidad,
por todas las unidades de organización (productores) en el ejercicio de sus funciones o
en el desarrollo de sus actividades, estructurados de acuerdo a criterios orgánicos,
funcionales o mixtos.

• Gobierno Digital. -
Es el uso estratégico de las tecnologías digitales y datos en la Administración Pública
para la creación de valor público. Se sustenta en un ecosistema compuesto por actores
del sector público, ciudadanos y otros interesados, quienes apoyan en la
implementación de iniciativas y acciones de diseño, creación de servicios digitales y
contenidos, asegurando el pleno respeto de los derechos de los ciudadanos y personas
en general en el entorno digital.

• Ordenación. -
Es una operación que consiste en establecer la secuencia de orden: alfabético, numérico
o cronológico de los documentos archivísticos en una unidad de archivamiento.

• Organización Documental. -
Es un proceso técnico archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de
actividades orientadas a la identificación, clasificación, ordenamiento y signatura de lo
documentos archivísticos de acuerdo a los principios de procedencia y orden original;
con la finalidad de realizar la agrupación de documentos por: Fondo, Sección y Serie
Documental.

• Periodo de Retención. -
Tiempo (reflejado en años) asignados a cada serie documental para cada fase de archivo
(Archivo de Gestión o Archivo Central). Para el caso del Archivo de Gestión, el periodo
de retención inicia una vez concluido el trámite que le da origen.

• Plan Anual de Trabajo Archivístico. -

Es un instrumento de gestión archivística que reporta las actividades a desarrollar en un
período determinado de tiempo, en relación a los objetivos y metas programadas para
el desarrollo de los archivos de la entidad. Asimismo, permite realizar la evaluación de
los resultados y el empleo de los recursos en los archivos de la entidad pública.

• Plan de Implementación y Mejoramiento de Archivos (PIMA). -

Es un documento de gestión archivística que se elabora para la creación,
implementación y mejoramiento del sistema de archivos de la Entidad. Este documento
permite al encargado del archivo, realizar la focalización, diagnóstico y propuesta
técnica para la implementación y mejora del archivo en la Entidad Pública.

• Preservación Digital. -
Es el conjunto de métodos y técnicas destinados a garantizar el acceso a la información
digital, a corto y largo plazo dependiendo de los cambios y avance tecnológico.

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• Proceso. -
Conjunto de actividades que toman una o más entradas y generan una salida que es de
valor para una o varias partes interesadas.

• Programa de Control de Documentos Archivísticos (PCDA). -

Es un documento de gestión archivística que determina las agrupaciones documentales
(fondo, sección y serie) y establece los valores y periodos de retención de cada una de
las series documentales del Archivo de Gestión. Está conformado por la Ficha Técnica
de Series Documentales (FTSD) y la Tabla de Retención de Documentos Archivísticos
(TRDA).

• Reprografía. -
Es un proceso que permite reproducir documentos impresos mediante técnicas como la
fotocopia, el facsímil o la fotografía.

• Repositorio. -
Área o espacio físico especialmente equipado y adecuado para la custodia y la
conservación de los documentos archivísticos.

• Restauración. -
Actividad aplicada de manera directa a un bien patrimonial que tenga como objetivo
facilitar su apreciación, comprensión y uso. Esta acción se realiza cuando el documento
tiene daños físicos que afectan su estabilidad física y funcional.

• Rótulo. -
Código fijado en un soporte adicionado a una unidad de conservación, para su
identificación.

• Signatura. -
Fijación del código u otra forma de identificación previamente establecida en cada pieza
documental.

• Sección. -
Conjunto de documentos que corresponde a la división de un fondo documental. Para
la identificación de cada sección documental se toma en cuenta la unidad de
organización o división funcional de la entidad.

• Serie Documental. -
Es el conjunto de documentos que poseen características comunes, producido por una
unidad de organización en el ejercicio de sus actividades o funciones, regulado por una
norma jurídica o procedimiento y que, por consiguiente, son archivados, clasificados y
evaluados como unidad.

• Servicios Archivísticos. -
Es el conjunto de actividades dirigidas a facilitar a los ciudadanos de documentos
archivísticos para el reconocimiento de derechos, toma de decisiones y el normal
funcionamiento de la entidad, asimismo poner a disposición de los usuarios la
información registrada de los documentos archivísticos de la entidad pública.

• Sistema de Archivos. -
Conjunto de normas, unidades de organización, procedimientos y metodología para la
dirección, seguimiento, coordinación e inspección de las actividades archivísticas

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 (conservación, tratamiento, servicio y difusión del Patrimonio Documental Archivístico)
de la Entidad Pública.

• Soporte Físico. -
Material donde se registra la información del documento archivístico, entre los cuales
se encuentra el papel, medio electrónico, audiovisual, entre otros.

• Tabla de Retención de Documentos Archivísticos (TRDA). -

Instrumento utilizado para registrar las denominaciones de las series documentales, sus
secciones, valores y periodos de retención.

• Transferencia de Documentos Archivísticos. -

Procedimiento archivístico que consiste en el traspaso de la fracción de serie
documental remitido desde el Archivo de Gestión al Órgano de Administración de
Archivos o Archivo Central para su custodia, al vencimiento de su periodo de retención
establecido en el Programa de Control de Documentos Archivísticos o de acuerdo al
Cronograma de Transferencia de documentos aprobado por la entidad pública.

• Unidad de Conservación. -
Corresponde al material adecuado en el que se ubican los documentos para su archivo
y conservación, como cajas, archivadores o paquetes para los documentos en soporte
físico, y contenedores, para los documentos en soporte electrónico.

• Unidades de Organización. -
Conjunto de unidades agrupadas por nivel organizacional al interior de una entidad.

5. DISPOSICIONES GENERALES

El proceso de Nivel 1: S06.03 Gestión de Archivo es responsable de la gestión de los

documentos en cada nivel de archivo a lo largo de su ciclo vital, desde la recepción o emisión
del documento hasta su disposición final, tanto para los documentos en soporte papel como
electrónico.

En ese sentido, el Área de Archivo Central es responsable de, elaborar el Plan Anual de
Trabajo Archivístico, con la finalidad de garantizar la planificación, desarrollo y cumplimiento
de las actividades archivísticas en la entidad. Asimismo, se incluye en dicho plan la
elaboración de instrumentos y documentos de gestión archivística que permitan garantizar
la eficiencia del Sistema Institucional de Archivos, como el Cuadro de Clasificación del Fondo
(CCF), Programa de Control de Documentos Archivísticos (PCDA) y el Plan de Implementación
y Mejoramiento (PIMA).

5.1 Cuadro de Clasificación del Fondo (CCF)

Instrumento de gestión archivística, que permite la identificación de las agrupaciones

documentales en la entidad.

El Área de Archivo Central es quien conduce y coordina con las Unidades de

Organización de la Sutran la elaboración del Cuadro de Clasificación del Fondo, en
adelante CCF. Para su elaboración se deberá establecer dos niveles de descripción
documental:

- Primer Nivel: Sección Documental.

- Segundo Nivel: Serie Documental.

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 El CCF será elaborado de acuerdo a la estructura orgánica de la entidad, por lo que todas
las secciones deben identificarse bajo este mismo criterio, para ello se contrastará la
información de la propuesta del CCF con el Organigrama Institucional y codificará las
secciones y series documentales según corresponda. Asimismo, para su presentación se
elaborará de acuerdo al formato propuesto por el Archivo General de la Nación1.
Asimismo, el CCF podrá ser actualizado en los casos de actualización del Organigrama
Institucional y/o generación de nuevas series documentales en las Unidades de
Organización.

5.2 Programa de Control de Documentos Archivísticos (PCDA)

Para la elaboración del PCDA se debe realizar la valoración documental, con la finalidad
de seleccionar los documentos archivísticos que, por su importancia o jerarquía,
ameriten conservarse adecuadamente en cada nivel de archivo.

El Programa de Control de Documentos Archivísticos estará compuesto por:

- Ficha Técnica de Serie Documentales (FTSD).

- Tabla de Retención de Documentos Archivísticos (TRDA).

Para su elaboración, se debe identificar los actores involucrados y sus responsabilidades

en la formulación de dicho documento de gestión:

• El/la encargado/a del Área de Archivo Central es responsable de planificar,

elaborar y monitorear la valoración de las series documentales. Para ello, elabora
un cronograma de trabajo para la formulación de PCDA, asesora a las Unidades
de Organización y al Comité Evaluador de Documentos. Asimismo, recibe, revisa
y de ser el caso corrige las Fichas Técnicas de Series Documentales, una vez
aprobada procede a la elaboración de la Tabla de Retención de Documentos
Archivísticos.

• El titular de la Unidad de Organización, es responsable de identificar y proponer

los valores y periodos de retención de las series documentales. En ese sentido, las
Unidades de Organización identificarán la sección y series documentales que
producen en el cumplimiento de sus funciones, propondrán los valores y periodos
de retención y elaborarán las Fichas Técnicas de Series Documentales, las mismas
que serán remitidas al Archivo Central.

• El Comité Evaluador de Documentos es el encargado de revisar, validar y aprobar

la identificación, el nombre, valor y periodo de retención de las series
documentales que componen el Programa de Control de Documentos
Archivísticos.

1Esquema Básico para la elaboración del Cuadro de Clasificación del Fondo (Anexo N° 1) de la Directiva N° 010-2019-AGN/DDPA
“Norma para la Organización de Documentos Archivísticos en la Entidad Pública”. Esquema Básico para la elaboración del
Cuadro de Clasificación del Fondo (CCF).

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5.3 Plan de implementación y Mejoramiento de Archivos (PIMA)

Para la elaboración del Plan de Implementación y mejoramiento de Archivos, en

adelante PIMA, será necesario que la entidad conforme mediante Resolución de Alta
Dirección el Comité de Implementación y Mejoramiento, quien será responsable de la
elaboración de dicho plan y estará integrado por:

• La Alta Dirección de la entidad

• El Órgano de Planeamiento y Presupuesto.
• El Archivo Central.
• La Unidad de Organización que produce o custodia los documentos de acuerdo a
sus funciones.

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6. DIAGRAMAS DE FLUJO

6.1 S.06.01.01 Administración de Archivos

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6.2 S.06.01.02 Organización y descripción documental

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6.3 Transferencia de documentos al Área del Archivo Central

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6.4 Conservación Documental

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6.5 Servicio Archivístico

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6.6 Eliminación de documentos

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 6.7 Supervisión y Asesoramiento

7. ANEXOS

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pág.20
pág.21
pág.22
pág.23
pág.24
pág.25
pág.26