TABLAS DE VALORACIÓN

DOCUMENTAL

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Contenido

ASPECTOS GENERALES ............................................................................. 4

Introducción ................................................................................................... 4

Propósito y Alcance ....................................................................................... 5

Público al cual está dirigido ............................................................................ 5

¿Qué son las Tablas de Valoración Documental? .......................................... 6

Beneficios de las Tablas de Valoración Documental ..................................... 6

Metodología para la Elaboración de las Tablas de Valoración Documental .. 7

Políticas de Gestión Documental para la Fuerza Aérea Colombiana (FAC)..13

GLOSARIO .................................................................................................. .15

DOCUMENTOS RELACIONADOS……………………………………………...18

CONTROL DEL DOCUMENTO E HISTORIA DE CAMBIOS……...…………20

ANEXOS ...................................................................................................... 21

Certificado Convalidación Tablas de Valoración - TVD................................ 21

Inscripción en el Registro Único de Series Documentales - RUSD.............. 21

Formato Tablas de Valoración Documental - TVD ....................................... 21

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SECCIÓN ESTRATÉGICA GESTIÓN DOCUMENTAL

TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL FAC

(TVD)

Aprobado por:

COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTIÓN Y DESEMPEÑO

(Acta N° 006 del 15 de marzo de 2019)

Bogotá D.C

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ASPECTOS GENERALES

Introducción

Dando cumplimiento al artículo 2.8.2.2.2 del Decreto 1080 de 2015 establece la

elaboración y aprobación de las tablas de retención documental y las tablas de
valoración documental y el Acuerdo 004 de 2019 “Por el cual se reglamenta el
procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación,
implementación, publicación e inscripción en el Registro único de Series
Documentales – RUSD de las Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas de
Valoración Documental – TVD”. El resultado del proceso de valoración de
documentos de archivo que realicen las entidades públicas o las privadas que
cumplen funciones públicas, en cualquiera de las ramas del poder público, se
registrará en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración
documental.

El propósito de este documento es adoptar las Tablas de Valoración Documental

(TVD), que según el Archivo General de la Nación (AGN), son el listado de asuntos
o series documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia, así como
su disposición final. Se elaboran para intervenir los fondos acumulados de las
entidades. AGN (Acuerdo 002 de 2004).

Mediante Acta del Comité Institucional de Gestión y Desempeño N° 006 del 15 de

marzo de 2019 se aprueba Tablas de Valoración Documental (TVD) para la Fuerza
Aérea Colombiana.

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Propósito y Alcance

El propósito de las Tablas de Valoración Documental (TVD) de la Fuerza Aérea

Colombiana (FAC) es servir de instrumento de soporte para recuperar la memoria
institucional, mediante la aplicación de criterios archivísticos y que permitan realizar
el plan de transferencias secundarias.

El alcance de la Tabla de Valoración Documental como elemento archivístico es

describir en forma sencilla y clara la totalidad del fondo acumulado y se convierte en
la guía para la organización, selección y disposición final de los documentos.

Publico al cual está dirigido

Este documento contempla el listado de asuntos o series documentales a los cuales

se asigna el tiempo de permanencia, así como su disposición final. Se elaboran para
intervenir los fondos acumulados de las entidades y por tanto es aplicable a todo el
personal militar y civil, usuarios externos, personas naturales y/o jurídicas.

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¿Qué son las Tablas de Valoración Documental?

Son el listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna el tiempo de

permanencia, así como su disposición final. Se elaboran para intervenir los fondos
acumulados de las entidades. AGN (Acuerdo 002 de 2004).

Beneficios de las Tablas de Valoración Documental.

Precisar los tiempos de duración de un documento.

Garantizar la categorización documental.

Mejorar los procesos de administración y de archivo, determinando una

transferencia documental eficiente.

Organización de fondos acumulados.

Disminuir y gestionar el volumen documental.

Identificar el valor histórico de los documentos para el desarrollo de la Fuerza.

Agilizar el proceso de disposición final de documentos.

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Metodología para la Elaboración de las Tablas de Valoración Documental

A. Tablas de Valoración Documental

Las Tablas de Valoración Documental son un listado de asuntos o series y subseries

documentales a los cuales se les determina un tiempo de permanencia en el archivo
central, así como su disposición final, y se elaboran y aplican a los documentos ya
producidos y que han pasado a su segunda o tercera etapa, es decir, a
documentación semiactiva de uso administrativo y legal ocasional o inactiva que ha
dejado de emplearse con fines legales o administrativos.

Para la elaboración de las Tablas de Valoración Documental resulta útil remitirnos a

la metodología expuesta en el ya citado Manual de Organización de Fondos
Acumulados y en el Acuerdo No.002 de 2004:

1. Compilación de información institucional a fin de reconstruir la historia de la

entidad que produjo la documentación, estableciendo fechas de creación y
supresión, cambios estructurales, las funciones y atribuciones, estructuras
internas y entidades precedentes.

2. Un diagnóstico en el que se establezca el nivel de organización del fondo, que

además brinde información confiable sobre las entidades que la produjeron,
dependencias, asuntos, fechas extremas y volumen documental en metros
lineales. Ya que esta información permitirá trazar un plan archivístico integral de
intervención del fondo.

3. La elaboración y ejecución de un Plan Archivístico Integral que contenga unos

objetivos claros e incluya información sobre el estado de conservación y nivel de
organización de los documentos, metodología y técnicas archivísticas que se van
a aplicar, cálculos de recursos económicos y humanos, cronograma.

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4. Ejecución del Plan Archivístico Integral que comenzará con los procesos de
organización documental, en los que se observarán los principios y procesos
archivísticos relacionados a continuación:

Clasificación. Este proceso se desarrolla atendiendo a la estructura

orgánica del organismo u organismos productores.

Ordenación. Los documentos previamente clasificados se ordenarán

teniendo en cuenta las unidades documentales al interior de cada asunto
o serie y también los documentos al interior de cada unidad de
conservación (carpetas), correspondientes a las diferentes unidades
administrativas.

En la aplicación de los anteriores procesos archivísticos se desarrollarán las

siguientes actividades:

Depuración (retiro de copias, duplicados y documentos que no son de

archivo).
Separación de la documentación afectada biológicamente, dejando el
respectivo testigo.
Foliación y retiro del material abrasivo.
Almacenamiento de la documentación en buen estado, dentro de carpetas y
cajas.
Elaboración de un Cuadro de Clasificación sobre el cual debe basarse el
inventario.
Descripción. Para la descripción, se diligenciará el formato único de inventario
documental adoptado por el Archivo General de la Nación, incluyendo
además, la documentación afectada biológicamente.

5. Valoración: etapa en la cual se identifica si los documentos poseen valores y

primarios y secundarios y de esta manera se establece el tiempo de retención en
el archivo de gestión y el archivo central y se señala su disposición final (remitirse
al ítem sobre Valoración Documental)

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6. Elaboración de las Tablas de Valoración Documental:

Basados en el conocimiento de la historia institucional, y con los inventarios de

cada etapa del desarrollo de la entidad se elaborará la propuesta de Tabla de
Valoración Documental. El nombre de la entidad, de la unidad administrativa y de
las series o asuntos son los datos con los cuales se iniciará el diligenciamiento
del formato. El tiempo de retención en el archivo central, la disposición final y los
procedimientos será el resultado de la valoración.

El código se asignará siguiendo el orden jerárquico de dependencias y el orden

alfabético de las series o asuntos.

La propuesta de Tabla de Valoración Documental deberá presentarse ante el

Comité Institucional de Gestión y Desempeño o ante el Comité de Archivo de la
entidad debidamente sustentada, acompañada de todos los actos administrativos
de creación, reestructuración, fusión, liquidación, manuales, y demás normas
internas y externas que afecten la producción documental y que determinen su
retención o su disposición final. Manual de Fondos Acumulados AGN. 2004.

Por ejemplo:

Si la entidad fue creada en el año 1991 se reestructuró por última vez en el año
2010, esta fecha es el punto de partida para elaborar las TRD de la institución y
aplicarlas del 2010 hasta la fecha y las TVD se elaborarán desde el año 1991
hasta el año 2010. Se recomienda como un referente las TRD para la asignación
de tiempos de retención y para la disposición final.

Se elaborarán las tablas de valoración, cuadros de clasificación, inventarios para

cada periodo de acuerdo con cada estructura para el ejemplo en mención son
tres periodos.

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Periodo I de 1991 a 1995, Periodo II de 1995 a 2000, Periodo III de 2000 a 2010

Ver gráfica

Ejemplo periodos FAC:

Periodos de vida institucional:
Período 1. Sobre el Comando Superior de la Fuerza Aérea Colombiana (1946- 1954)
Período 2. Del Gobierno de Gustavo Rojas Pinilla y la expansión de la Fuerza Aérea
(1955- 1959)
Período 3. Del Ministerio de Guerra al Ministerio de Defensa Nación (1960- 1990)
Período 4. De la Constitución Política de Colombia (1991- 2001)

B. Aprobación de Tablas de Valoración Documental

El Acuerdo 004 de 2019 establece en su Artículo 9° Aprobación. Las Tablas de

Retención Documental – TRD o Tablas de Valoración Documental – TVD deberán
ser aprobadas por el Comité Interno de Archivo integrado al Comité Institucional de
Gestión y Desempeño o quien haga sus veces, cuyo sustento deberá quedar
consignado en el acta del respectivo comité.

PARAGRAFO: En los casos en los que la entidad no cuente con el Comité que avale
las Tablas de Retención Documental – TRD o las Tablas de Valoración Documental
– TVD, por no contar taxativamente con los cargos que integran dicha instancia, la
aprobación se hará por acto administrativo o documento equivalente expedido por el
Representante Legal.

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C. Convalidación de Tablas de Valoración Documental

El Acuerdo 004 de 2019 establece en sus Artículos 13, 14 y 15 lo siguiente frente al

proceso de convalidación:

Artículo 13. Término para la evaluación técnica. Las instancias competentes tendrán
un plazo máximo de hasta noventa (90) días hábiles, para evaluar y emitir concepto
técnico sobre las Tablas de Retención Documental – TRD y las Tablas de Valoración
Documental TVD que le sean presentadas para convalidación. Este término inicia
desde el día siguiente a la radicación de la solicitud de convalidación de tales
instrumentos archivísticos.

PARÁGRAFO 1. Las entidades no podrán aplicar las Tablas de Retención

Documental TRD y las Tablas de Valoración Documental — TVD a las cuales, una
vez surtido el termino de 90 días, no se les ha emitido concepto técnico.

PARÁGRAFO 2. Los responsables de realizar la evaluación técnica de las Tablas de

Retención Documental – TRD y las Tablas de Valoración Documental — TVD
incurrirán en falta disciplinaria, si una vez vencido el termino de los 90 días no han
realizado la mencionada evaluación.

Artículo 14. Convalidación. Si el concepto técnico de evaluación determina que las

Tablas de Retención Documental — TRD o Tablas de Valoración Documental —
TVD cumplen los requisitos técnicos exigidos, las instancias competentes
procederán a expedir el respectivo certificado de convalidación.

Artículo 15. Evaluación técnica y solicitud de ajustes. Si el concepto técnico

determina que las Tablas de Retención Documental — TRD o Tablas de Valoración
Documental — TVD no cumplen con los requisitos técnicos exigidos, la instancia
competente procederá a devolver el instrumento archivístico junto con el concepto
técnico de evaluación en el que se ordenará realizar los ajustes correspondientes.

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A partir del día siguiente a la radicación del concepto técnico, la entidad respectiva
contará con un plazo máximo de hasta treinta (30) días hábiles, para realizar los
ajustes ordenados al instrumento archivístico, y radicarlo nuevamente ante la
instancia competente para reanudar el proceso de evaluación técnica y
convalidación.

La realización de los ajustes es de obligatorio cumplimiento por parte de la entidad

respectiva.

La instancia competente podrá conceder una prórroga hasta por treinta (30) días
hábiles más, del plazo inicialmente indicado, siempre que la entidad lo solicite por
escrito, antes del vencimiento del plazo máximo otorgado y se motive con
argumentos técnicos y/o administrativos.

Si la entidad no realiza los ajustes solicitados a las Tablas de Retención Documental

—TRD o Tablas de Valoración Documental — TVD, dentro del término establecido
anteriormente, podrá ser sujeto de las sanciones de que trata el artículo 35 de la Ley
594 de 2000 “Ley General de Archivos”, para lo cual la instancia competente dará
traslado de dicha situación al Director General del Archivo General de la Nación
Jorge Palacios Preciado.

Si la entidad radica los ajustes solicitados a las Tablas de Retención Documental —

TRD o Tablas de Valoración Documental — TVD, extemporáneamente, la instancia
competente iniciará nuevamente el proceso de evaluación técnica y convalidación.

PARÁGRAFO. Si la entidad tiene alguna objeción de carácter técnico con respecto

a la evaluación realizada por los Consejos Territoriales de Archivos a las Tablas de
Retención Documental — TRD o Tablas de Valoración Documental — TVD, podrá
mediante una solicitud motivada requerir un segundo concepto técnico al Comité
Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
En este caso el Comité Evaluador de Documentos tendrá un plazo máximo de hasta
noventa (90) días hábiles para pronunciarse. Sobre esta decisión no procede una
nueva revisión.

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Políticas de Gestión Documental para la Fuerza Aérea Colombiana (FAC)

Los archivos de gestión y los archivos centrales, deben clasificarse, ordenarse,

identificarse, almacenarse y conservarse de tal manera que garantice soporte al
desarrollo administrativo, la toma de decisiones, base para la defensa jurídica,
protección de la memoria del conflicto, postconflicto y de derechos Humanos y la
salvaguarda del patrimonio histórico.

El personal asignado al desarrollo de la función archivística de la Fuerza Aérea

Colombiana FAC debe mantener continuidad en el cargo, constante capacitación y
contar con un perfil de técnico, tecnológico o profesional en archivo, ciencias de la
información o disciplinas afines.

La aplicación del concepto de Cero Papel y Gobierno en Línea para la Fuerza

Aérea Colombiana FAC corresponde a la creación, gestión y almacenamiento de
documentos mediante la utilización de medios y soportes electrónicos, utilizando
tecnologías de la información y comunicaciones; articuladas con la Directiva
Presidencial 04, Decreto 2364 del 22 de noviembre de 2012 mediante el cual se
reglamenta el artículo 07 de la ley 527 de 1999 sobre la firma electrónica,
manteniendo la aplicación de buenas prácticas a fin de reducir el consumo de papel.

La Fuerza Aérea Colombiana FAC implementa todas las medidas, acciones y

controles de seguridad correspondientes al recibo de documentos, paquetes, sobres,
cajas; así como el acceso de la documentación de carácter clasificado, misional y
operacional cuyo contenido solo será conocido por el personal autorizado.

La Fuerza Aérea Colombiana FAC incluye en el presupuesto anual los recursos

que permitan garantizar la ejecución de los planes, programas y proyectos
concernientes a la gestión documental de la institución.

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Las áreas de archivo de Gestión, Centrales y en general las dependencias de la

Fuerza Aérea Colombiana FAC, están comprometidas con la protección del medio
ambiente, por tanto, contribuirán con el ahorro de energía y agua, utilización de
residuos sólidos recuperables como lo son el papel, cartón, plástico, cartuchos o
tóner recargables y todo aquel material identificado como reciclable, los cuales
estarán almacenados en los puntos de acopio dispuestos para tal fin.

Los tipos de documentos generados en desarrollo e implementación de los

procesos de gestión documental tales como manuales, procedimientos, instructivos,
guías, cartillas, formatos, formularios deben tener el visto bueno del área de gestión
documental y ser aprobados según la política definida por el Modelode Gestión FAC.

Todos los proyectos en materia de Gestión Documental que desarrollen la

Inspección General FAC, Comandos, Jefaturas, Subjefaturas, dependencias del
Cuartel General COFAC y Unidades Militares Aéreas contaran con el
acompañamiento de la Sección Estratégica Gestión Documental COFAC, en
procesos técnicos archivísticos.

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GLOSARIO

Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en
el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como
testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los
ciudadanos, o como fuentes de la historia También se puede entender como la
institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la
investigación y la cultura.

Archivo Electrónico. Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados

conforme a los principios y procesos archivísticos.
Archivo General de la Nación AGN. Establecimiento público encargado de
formular, orientar y controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina el
Sistema Nacional de Archivos y es responsable de la salvaguarda del patrimonio
documental de la Nación y de la conservación y la difusión del acervo documental
que lo integra y del que se le confía en custodia.
Ciclo Vital del Documento. Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.
Clasificación Documental. Fase del proceso de organización documental, en la
cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la
estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o
asuntos).
Comité Interno de Archivo. Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de
cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión
de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos
y técnicos de los archivos.
Conservación de documentos. Conjunto de medidas preventivas o correctivas
adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de
archivo.
Eliminación Documental. Actividad resultante de la disposición final señalada en
las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que
han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su
información en otros soportes.

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Fondo Acumulado: Los fondos acumulados son los documentos reunidos por una
entidad en el transcurso de su vida institucional, sin ningún criterio archivístico de
organización, sin las mínimas condiciones de conservación y con pocas
posibilidades de ser fuente de información y de consulta eficiente para los usuarios.
Fondo Documental. Conjunto de documentos producidos por una persona natural
o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.
Función Archivística. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer
archivístico que comprenden desde la elaboración del documento hasta su
eliminación o conservación permanente.
Gestión Documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas,
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida
y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de
facilitar su utilización y conservación.
Instrumento Archivístico. Herramientas con propósitos específicos, que tienen por
objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la archivística y la gestión
documental.
Microfilmación. Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como
pequeñas imágenes en película de alta resolución.

Ordenación Documental. Fase del proceso de organización que consiste en

establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase
de clasificación.
Organización de Archivos. Conjunto de operaciones técnicas y administrativas
cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con
criterios orgánicos o funcionales.
Organización Documental. Proceso archivístico orientado a la clasificación, la
ordenación y la descripción de los documentos de una institución.
Patrimonio Documental. Conjunto de documentos conservados por su valor
histórico o cultural.
Preservación a Largo Plazo. Conjunto de acciones y estándares aplicados a los
documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo,
independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.
Recuperación de Documentos. Acción y efecto de obtener, por medio de los
instrumentos de consulta, los documentos requeridos.

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Reglamento de Archivo. Instrumento que señala los lineamientos administrativos y

técnicos que regulan la función archivística en una entidad.

Reprografía. Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la

microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos
originalmente consignados en papel.

Tabla de Retención Documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos

documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos.

Tabla de Valoración Documental: Listado de asuntos o series documentales a los

cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una
disposición final.

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DOCUMENTOS RELACIONADOS

CÓDIGO NOMBRE DESCRIPCIÓN

Programa de Gestión Instrumento Archivístico que permite formular a

DE-AYUGE-PG-001 Documental FAC corto, mediano y largo plazo el desarrollo sistémico
de los procesos de
gestión documental.
Instrumento Archivístico que define el Plan de
Sistema Integrado de Conservación y el Plan de Preservación a Largo
DE-AYUGE-PG-002 Conservación - SIC
Plazo en cada una de las fases del ciclo vital del
documento.
Instrumento Archivístico que estipula la metodología
de recuperación y manejo de los documentos de
archivo tanto físicos, como electrónicos y digitales
Programa de Documentos considerados como vitales o esenciales, que
DE-AYUGE-PG-003 Vitales oEsenciales – produce la Fuerza Aérea Colombiana frente a un
PGD desastre o siniestro originado por un
fenómeno.
Instrumento Archivístico que busca evaluar las
Programa de necesidades de la institución, en lo relacionado a los
DE-AYUGE-PG-004 Reprografía, procesos de fotocopiado,impresión, digitalización y
Digitalización y
microfilmación
Microfilmación
de documentos.
Plan Institucional de Instrumento Archivístico para la planeación de la
DE-AYUGE-PL-001
Archivos función archivística en de la FAC.
Agrupación de programas y lineamientos para la
DE-AYUGE-PL-002 Plan de Conservación
Documental – SIC conservación de los documentos en cada una de sus
fases del ciclo de vida.
Conjunto de acciones a corto, mediano y largo plazo
Plan de Preservación que tienen como finalidad la preservación a largo
DE-AYUGE-PL-003 Digital a Largo Plazo -SIC plazo de la documentación e información producida
por
los sistemas electrónicos y digitales de la Institución.

Establece lineamientos para el desarrollo de la

labor archivística de la Fuerza AéreaColombiana,
DE-AYUGE-R-004 Proceso dePlaneación
mediante actividades estratégicas y siguiendo los
- PGD
parámetros del Programa Gestión Documental.

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CÓDIGO NOMBRE DESCRIPCIÓN

Genera políticas para una estructura homogénea de

los documentos creados encumplimiento a la misión
DE-AYUGE-R-005 Proceso deProducción
de la Fuerza Aérea Colombiana, optando por la
– PGD
estandarización, normalización y requisitos de
calidad.
Establece lineamientos para la recepción,
DE-AYUGE-R-006 Proceso de Gestión y
Trámite –PGD distribución, entrega, préstamo y control de los
documentos de correspondencia que ingresen a la
institución.
Describir las actividades orientadas a laclasificación,
DE-AYUGE-R-007 Proceso de ordenación y descripción de
Organización – PGD los documentos producidos por la FuerzaAérea
Colombiana.
Realizar la transferencia de los expedientes
DE-AYUGE-R-008 Proceso deTransferencia conformados en el Archivo de Gestión al Archivo
Primaria –PGD Central de la Fuerza Aérea
Colombiana.
Proceso de Realizar la transferencia de los expedientes
DE-AYUGE-R-009 Transferencia conformados en el Archivo Central de las Unidades
Militares Aéreas al Archivo
Secundaria –PGD Histórico de la FAC.
Garantizar la disposición final del documento de
Proceso de acuerdo con lo establecido en la Tabla de
DE-AYUGE-R-010 Disposición Final - Retención Documental
PGD
(T.R.D).
Proceso deValoración Definir los criterios de valoración respecto
DE-AYUGE-R-012 - PGD al ciclo vital de los documentos producidos por la
Fuerza Aérea Colombiana.

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CONTROL DEL DOCUMENTO E HISTORIA DE CAMBIOS

FECHA DE DESCRIPCION ELABORADO REVISADO APROBADO

VERSIÓN APROBACION DE CAMBIOS POR POR POR
TE. Barrera
Hernández
Joseph Pablo
Técnico CR. Jorge
Jefe Sección
Especialista Augusto
Estratégica
En cumplimiento Desarrollo Saavedra
Gestión
al Decreto 1080 Archivístico Chacón –
Documental
de 2015 y
Acuerdo N° 004 Asistente Ayudante
01 07/10/2022 AT. Jossie
de 2019 Administrativo General
Esteban Urrea
en Gestión COFAC
Godoy
Documental
Técnico Asesor
Seguimiento y
Evaluación

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ANEXOS

Certificado Convalidación Tablas de Valoración - TVD

Inscripción en el Registro Único de Series Documentales - RUSD

Tablas de Valoración Documental - TVD

Link de Acceso: https://www.fac.mil.co/instrumentos-gestion/tablas-de-valoracion-

documental

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 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN JORGE PALACIOS PRECIADO

CERTIFICA:

Que de conformidad con lo señalado en el artículo 9 del Acuerdo 004 de 2019, la FUERZA AÉREA
COLOMBIANA - FAC aprobó las Tablas de Valoración Documental del fondo documental de la FUERZA
AÉREA COLOMBIANA - FAC mediante el Acta 006 del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo
de la sesión del 15 de marzo de 2019, de conformidad con lo señalado en el artículo 9 del Acuerdo 004 de
2019.

Que la FUERZA AÉREA COLOMBIANA - FAC publicará las Tablas de Valoración Documental del fondo
documental de la FUERZA AÉREA COLOMBIANA - FAC en la página web de la entidad según las
disposiciones del artículo 18 del Acuerdo 004 de 2019.

Que en concordancia con los artículos 10 y 11 del Acuerdo 004 de 2019, el Archivo General de la Nación
Jorge Palacios Preciado consideró que las Tablas de Valoración Documental del fondo documental de la
FUERZA AÉREA COLOMBIANA - FAC cumplían los requisitos técnicos archivísticos para ser
convalidadas tal como se documentó en el concepto técnico del 28 de octubre del 2019 y el acta de la mesa
de trabajo del 21 de junio de 2021.

Que el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado
procedió a la convalidación de las Tablas de Valoración Documental del fondo documental de la FUERZA
AÉREA COLOMBIANA - FAC, mediante certificado del 23 de mayo de 2022, pues el instrumento surtió de
manera satisfactoria el procedimiento de evaluación y convalidación, por lo que cuenta con los requisitos
archivísticos solicitados.

Que en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 19 del Acuerdo 004 de 2019, las Tablas de Valoración
Documental del fondo documental de la FUERZA AÉREA COLOMBIANA - FAC reunían los requisitos de
aprobación y convalidación y, por lo tanto, se realizó su inscripción en el Registro Único de Series
Documentales bajo el siguiente número: TVD-142.

En constancia se firma en Bogotá, a 23 de mayo de 2022,

YENNI Firmado
digitalmente por
MARCELA YENNI MARCELA
GASCA GASCA MUETE
Fecha: 2022.06.02
MUETE 15:03:54 -05'00'

YENNI MARCELA GASCA MUETE

Coordinadora del Grupo de Evaluación Documental y Transferencias Secundarias
Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado
Colombia

Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.

www.archivogeneral.gov.co / información al ciudadano / sistema de peticiones, quejas y reclamos.

E-mail: [email protected] - Cr. 6 No. 6-91 Tel: 328 2888 - Fax: 337 2019

Bogotá D.C., Colombia.

Ref. Radicado de entrada No. 1-2022-4799

Bogotá D.C., 23 de mayo de 2022

Radicado No. 2-2022-5065
Doctora
VIVIANA PAOLA GÓMEZ TAPIA
Técnico Tercero Sección
Estratégica Gestión Documental Ayudantía General
FUERZA AÉREA COLOMBIANA – FAC
[email protected]
[email protected]
Bogotá D.C.

Asunto: Remisión de Certificado de Convalidación e Inscripción en el Registro Único de Series

Documentales - RUSD.

Respetada doctora Viviana Paola:

Acusamos recibo de su comunicación radicada en el Archivo General de la Nación bajo el número

1-2022-4799 mediante la cual se remite una información para inscribir las TVD en el RUSD. De
manera atenta le informamos que de conformidad al artículo 19 del Acuerdo 004 de 2019
expedido por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, las TVD de la FUERZA
AÉREA COLOMBIANA – FAC, se inscribieron en el RUSD bajo el número: TVD–142. Por lo tanto,
le estamos remitiendo el respectivo certificado, suscrito el 23 de mayo de 2022 por la
Coordinación del Grupo de Evaluación Documental y Transferencias Secundarias de la
Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental.

Adjunto se está remitiendo también el certificado de convalidación del instrumento archivístico en

cuestión, suscrito el 23 de mayo de 2022 por el presidente y secretario del Comité Evaluador de
Documentos del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, dado que la entidad
superó con éxito todas las etapas del proceso de evaluación y convalidación.

Muy respetuosamente les recordamos la importancia de proceder a la implementación del

instrumento archivístico, conforme lo establecido en el Acuerdo No. 004 de 2019 en sus artículos
17 al 22. Además, de su publicación en la página web de la entidad según las disposiciones del
artículo 18 del mencionado Acuerdo.

Cordialmente, YENNI digitalmente por

Firmado

MARCEL YENNI MARCELA

GASCA MUETE
A GASCA 2022.06.02
Fecha:

MUETE 15:02:39 -05'00'

YENNI MARCELA GASCA MUETE
Coordinadora Grupo de Evaluación Documental y Transferencias Secundarias
Anexos: certificado de convalidación y RUSD TRD (4 folios).
Copia: N/A.
Proyectó: Marilyn Durán Rangel, Profesional Grupo Evaluación Documental y Transferencias Secundarias.
Revisó: N/A.
Archivado en: GEDTS – RUSD.
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado
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Fecha: 2021-04-07 V:11 GDO-FO-01