Ensayo de Documentos y Archivos

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL TRABAJO
ENSAYO
ELIANYS JUDITH CARREÑO IRIARTE
FECHA: 2991045
INSTRUCTORA: VIVIANA PAOLA GRAU CARO

ENSAYO DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
Importancia y origen de los archivos:
Los archivos son importantes desde su origen, ya que la palabra "archivo" proviene
del latín Archivium y del griego Archeión, que significa "principio, origen". Los
archivos tienen muchas funciones, como:
• Preservar la memoria
Los archivos conservan la memoria de una organización y de la sociedad, y contribuyen
a la construcción de una memoria colectiva objetiva.
• Ser fuente de información
Los archivos son fuentes fiables de información que garantizan la seguridad y la
transparencia de las actuaciones administrativas.
• Promover la democracia
El libre acceso a los archivos enriquece nuestro conocimiento de la sociedad, promueve
la democracia y protege los derechos de los ciudadanos.
• Ayudar a la investigación
Los archivos pueden ser una fuente importante para la investigación y la difusión de la
organización a través de publicaciones, exposiciones, visitas guiadas y un sitio en
internet.
• Representar culturalmente
Los documentos conservados en diferentes soportes son objetos culturalmente
representativos para la comunidad, ya que simbolizan los modos de concebir y vivir el
mundo del pasado.
• Facilitar la localización de datos
Mantener un archivo correctamente ordenado y referenciado facilita la localización de
datos por parte de los trabajadores, lo que implica una mayor eficiencia y eficacia en el
trabajo realizado.
• Tener valor probatorio
Las administraciones conservan los archivos como fuente de información para su
gobierno y el Derecho establece el valor probatorio del documento escrito.
Evolución
Los archivos han evolucionado desde su origen como una herramienta de control de la
población y la riqueza en los primeros imperios, hasta convertirse en un elemento
fundamental de la administración en la Edad Moderna.
Cualidades
En el campo de la informática, se llama “archivo” al elemento de Llevan información
compuesto por una suma de registros (combinaciones de bytes). este nombre por ser los
equivalentes digitalizados de los archivos antes descriptos. Tanto es así que muchos de los
archivos “en papel” se están actualmente digitalizando, para reducir su tamaño físico y
facilitar su organización y búsqueda. Los archivos informáticos, en general, tienen algunas
características en común:
• Nombre. Cada archivo es identificable con un nombre, que no puede coincidir

con otro que esté en la misma ubicación.
• Extensión. Los archivos llevan una extensión opcional, que muchas veces indica
su formato.
• Tamaño. Como se dijo, están compuestos por una serie de bytes que determinan
su tamaño. Puede alcanzar kilobytes, megabytes, gigabytes.
• Descripción. Además del nombre y la extensión, suelen tener otras
características. Dentro de estas características puede aparecer la protección del
archivo, lo que significa el permiso limitado para la lectura o modificación.
• Ubicación. Todos los archivos pertenecen a determinado lugar en
la computadora (o circunstancialmente fuera de ella), el llamado espacio de
almacenamiento. La mayoría se encuentran almacenados en discos rígidos, que
están ordenados. jerárquicamente en carpetas y subcarpetas. Existe
necesariamente una ruta de acceso hacia ese lugar, que comienza con el disco al
que se hace referencia
• Formato. El modo en que el archivo será interpretado depende de su formato,
entre los que están los formatos de texto, ejecutable, de datos, de imagen, de
audio, de vídeo, entre muchísimos otros.
Clasificación
Los archivos pueden clasificarse de muchas maneras, por ejemplo por su tipo, por su
necesidad en la empresa, o por su ciclo vital:
• Tipo: Los archivos principales son documentos, imágenes, vídeos y audio.

• Necesidad en la empresa: Los archivos pueden ser activos, semiactivos o inactivos,
según su utilidad para la empresa.
• Ciclo vital: Los archivos pueden clasificarse en archivos de gestión, archivo central
y archivo histórico, según su ciclo vital.
Los archivos también pueden clasificarse por su ordenamiento, por ejemplo:
• Alfabético: Los archivos se ordenan por nombre, siguiendo las letras del alfabeto.
• Numérico: Los archivos se ordenan por número correlativo.
• Cronológico: Los archivos se ordenan de más antiguos a más recientes, separando
años, meses y días.
• Por fecha y hora: Los archivos se ordenan por la fecha y hora en las que se
modificaron por última vez.
• Por conceptos: Este tipo de ordenamiento es útil para la correspondencia

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Importancia y origen de los archivos:

• Nombre. Cada archivo es identificable con un nombre, que no puede coincidir

• Tipo: Los archivos principales son documentos, imágenes, vídeos y audio.

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