Capítulo Nueve

LOS PAPELES DE TRABAJO

I N TRODUCCION

Durante el transcurso de la Auditoría, el Auditor obtendrá una serie de

datos que le permitirán emitir su opinión sobre los estados financieros
tomados en conjunto.

Estos datos obtenidos en cada una de las fases del trabajo, no pueden ser
almacenados solamente en la memoria del Auditor, sino que deben ser
consignados por algún medio que permita su consulta en forma rápida y
eficiente, y que sirvan en forma posterior para cualquier persona
interesada en constatar la forma en que se llegó a la opinión sobre los
estados financieros.

Por esta razón el Auditor elabora u obtiene una serie de cédulas y

documentos en los cuales se deja el rastro de las condiciones encontradas,
las técnicas y procedimientos aplicados, su extensión y la oportunidad de
aplicación, así como los datos que le permitieron llegar a las conclusiones
sobre cada área de trabajo examinada y a la conclusión global sobre los
estados financieros tomados en conjunto.

Esta Unidad analizará todos las cédulas y documentos anteriormente

citados que en el lenguaje técnico se denominan "Papeles de Trabajo de la
Auditoría"

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL DE LA UNIDAD

Al finalizar el estudio de esta unidad el alumno será capaz de:

Explicar la importancia de elaborar

papeles de trabajo, las clases de
 papeles existentes sus requisitos y
forma de elaborarlos

OBJETIVO PARTICULAR DE LA UNIDAD

Al finalizar el estudio de esta unidad y haber realizado las

actividades y lecturas complementarias, el alumno será
capaz de:

⮚ Conceptualizar los papeles de

trabajo

⮚ Explicar el propósito de los mismos

⮚ Diseñar los principales papeles de

trabajo utilizando índices y marcas de
auditoría

Capítulo Diez
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD EN
LA AUDITORIA

I N TRODUCCION

Las Normas y los Principios de Contabilidad y la aplicación de los mismos al

sistema de información financiero, son elementos esenciales de examen
que realiza el auditor para poder promulgar su dictamen, ya que éstos
ejerce un efecto importante en los estados financieros en su conjunto.

Los principios de Contabilidad Generalmente Aceptados constituyen el

cimiento de cualquier contabilidad de una empresa convirtiéndose en los
mandamientos del Contador.

El Contador Público debe tener amplios conocimientos de los Principios de

Contabilidad Generalmente Aceptados y sobre cuál es el efecto de los
mismos en cada una de las cuentas, pues de su aplicación depende la
clase de dictamen o informe que presente cuando ejerce la auditoría de
estados financieros, y por esto una Norma de Auditoría le obliga a
mencionarlos expresamente en su informe.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL DE LA UNIDAD

Al finalizar el estudio de esta unidad el alumno será capaz de:

Aplicar los Principios de Contabilidad en

el desarrollo del examen de Auditoría

OBJETIVO PARTICULAR DE LA UNIDAD

Al finalizar el estudio de esta unidad y haber realizado las

actividades y lecturas complementarias, el alumno será
capaz de:

⮚ Conceptualizar cada uno de los

Principios de Contabilidad de General
Aceptación
 ⮚ Explicar la importancia del los
Principios de Contabilidad en la
Auditoría

1 9.1 CONCEPTO DE PAPELES DE TRABAJO

En Auditoría se puede afirmar que los papeles de trabajo son todas
aquellas cédulas y documentos que son elaborados por el Auditor u
obtenidos por él durante el transcurso de cada una de las fases del
examen.

Los papeles de trabajo son la evidencia de los análisis, comprobaciones,

verificaciones, interpretaciones, etc., en que se fundamenta el Contador
Público, para dar sus opiniones y juicios sobre el sistema de información
examinado.

Los papeles de trabajo constituyen un medio de enlace entre los registros

de contabilidad de la empresa que se examina y los informes que
proporciona el Auditor

Algunos papeles de trabajo son elaborados por el propio Auditor, y se

denominan Cédulas. Otros son obtenidos por medio de su cliente o por
terceras personas (cartas, certificaciones, estado de cuentas,
confirmaciones, etc.) pero al constituirse en pruebas o elementos de
comprobación y fundamentación de la opinión, se incorporan al conjunto
de evidencia que constituyen en general, los papeles de trabajo.

El cumplimiento de la segunda Norma de Auditoría referente a la

"obtención de evidencia suficiente y competente" queda almacenada en los
papeles de trabajo del Auditor.

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2 9.2 CONTENIDO DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo deben contener los productos del sistema de
información financiera sujeto a examen, desglosados en su mínima unidad
de análisis, las técnicas y procedimientos que el Auditor aplicó, la
extensión y oportunidad de las pruebas realizadas, los resultados de las
técnicas y procedimientos tales como confirmaciones de tipo interno o
externo y las conclusiones que obtuvo en cada una de las áreas
examinadas.

Por lo tanto, los papeles de trabajo están constituidos por:

❑ Programas de trabajo

❑ Planillas con análisis y anotaciones obtenidas de la empresa.

❑ Las cartas de confirmación enviadas por terceros.

❑ Manifestaciones obtenidas de la compañía

❑ Extractos de documentos y registros de la compañía.

❑ Planillas con comentarios preparados por el Auditor o Revisor Fiscal.

❑ Memorandos preparados por el Auditor o Revisor Fiscal, para exponer

algunos hechos, que complementan la información de las planillas.

3 9.3 OBJETIVOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo le permiten tanto al Auditor como al Revisor fiscal
dejar constancia de los procedimientos por él seguidos, de las
comprobaciones y de la información obtenida.

Los objetivos de los papeles de trabajo para el Contador Público que

efectúe la Auditoría de estados financieros pueden ser relacionados así:

❑ Proporcionar evidencia del trabajo realizado y de los resultados

obtenidos en dicho trabajo.

❑ Suministrar la base para los informes y opiniones del Auditor

Independiente o del Revisor Fiscal.

❑ Constituir una fuente de información concerniente a detalles de saldo

de cuentas, rubros de los estados financieros y otros datos obtenidos en
relación con el examen o para efectos posteriores a la realización del
mismo, como futuras Auditorías.

❑ Facilitar los medios para una revisión de los Supervisores, Jefes,

organismos gubernamentales u otros Contadores que determinen la
suficiencia y efectividad del trabajo realizado y las bases que respaldan las
conclusiones expresadas, probar a la vez que el trabajo se realizó con
calidad profesional.

❑ Ayudar al Auditor o Revisor Fiscal a la conducción de su trabajo.

4 9.4 REQUISITOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo deberán adecuarse a cada trabajo en particular,
pero deben poseer las características que les permitan servir de suficiente
soporte para demostrar que los estados financieros u otra información
sobre los que el Auditor Independiente o Revisor Fiscal está emitiendo su
opinión, concuerden con los registros contables de la compañía, o han sido
conciliados con los mismos.

Los papeles de trabajo deben dejar expreso que el auditaje ha sido

planeado mediante el uso de planes y programas y el desempeño de los
ayudantes ha sido revisado y supervisado en forma adecuada. También
los papeles de trabajo deben demostrar que la eficiencia del sistema de
control interno de la compañía ha sido revisada y evaluada al determinar el
alcance y oportunidad de las pruebas a los cuales se limitaron los
procedimientos de Auditoría.

El respaldo o soporte de los papeles de trabajo para cumplir los anteriores

requisitos podrá tomar variadas formas incluyendo: anotaciones,
cuestionarios, programas de trabajo, planillas, las cuales deberán permitir
la identificación razonable del trabajo efectuado por el Auditor
Independiente o Revisor Fiscal.

5 9.5 ESTRUCTURA DE LAS CÉDULAS DE AUDITORÍA

Las cédulas que elabora el Auditor pueden tener variadas formas de
acuerdo a su criterio, pero en la practica común se utilizan hojas
multicolumnares manuales o electrónicas las cuales llevan la siguiente
estructura formal:

❑ Índice de la Cédula o Memorando: Ubicada en la parte superior

derecha, permite la localización rápida del papel de trabajo. Se acostumbra
a marcarse con lápiz de Auditoría de color, rojo, verde o azul, de tal
manera que sea visible y no quede oculto cuando se pliega la cédula. Si se
trata de una cédula cuya información ocupa más de una planilla, se
indicará con una numeración en cada una así: 1 de 3 ; 2 de 3; y 3 de 3, etc.
En el caso de las hojas electrónicas como Excel, el índice se ubicaría en la
parte inferior del libro, en la pestaña que se utiliza para nominar las
diferentes hojas de dicho libro.

❑ Encabezamiento: Donde va el nombre de la compañía auditada, rubro

de los estados financieros examinados el cual da el nombre a la cédula,
memorando u otro tipo de papel de trabajo, con la fecha de Auditoría que
es la misma de los estados financieros examinados.

❑ Responsables: Se colocan los nombres, iniciales o rubrica de los

responsables por la elaboración y supervisión de la cédula.

❑ Cuerpo del trabajo: En esta parte se desarrolla toda la Auditoría y se

consignan los datos obtenidos por el Auditor para allegar la evidencia
suficiente y competente.

❑ Conclusión: Cada área de trabajo donde se ha desarrollado de una

manera completa un trabajo, debe tener conclusiones adecuadas, basadas
en el trabajo de Auditoría, respaldada por la evidencia contenida en los
papeles de trabajo, que corresponda a los objetivos que se persiguen en el
trabajo. Las conclusiones deben expresar en forma clara la opinión de la
persona que efectuó el trabajo con lo cual se responsabiliza del mismo.

❑ Significado de marcas: Al final de la Cédula a manera de convenciones,

se coloca el significado de las marcas de Auditoría utilizadas en el cuerpo
del trabajo.

❑ Fuente de información: Si se amerita, se coloca la fuente donde se

obtuvieron los datos del desarrollo del trabajo.
6 9.6 PLANEACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO
La planeación de los papeles de trabajo consiste en determinar con
antelación todos y cada una de las cédulas que se utilizarán en el
desarrollo del trabajo.

Con la planeación de los papeles de trabajo, el Auditor inicia el examen en

las oficinas del cliente sin perder tiempo, pues ya tiene preestablecidos
todos los detalles de importancia y ejecuta los procedimientos sobre la
base de las cédulas que elaboró en sus propias oficinas.

La planeación se inicia con la determinación de los índices y las marcas de

Auditoría a usar, las Hojas de Trabajo en las cuales se consignan los datos
tomados del los balances generales del período y del año anterior.
De acuerdo a la planeación de las Hojas de Trabajo, se determinan las
cédulas sumarias, las cuales son indexadas y llenadas en sus datos
pertinentes. Las cédulas analíticas se planean sobre la base de las cédulas
sumarias y al igual que estas últimas se indexan y se llenan de los datos
necesarios.

7 9.7CLASIFICACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo, pueden clasificarse desde dos puntos de vista: Por
su uso y su contenido.

9.7.1 POR SU USO

De acuerdo a la utilización que tengan los papeles de Auditoría en el

período examinado o en varios períodos de clasifican en Archivo de la
Auditoría y Archivo Continuo o Permanente de Auditoría

9.7.1.1 ARCHIVO DE LA AUDITORÍA

Son papeles de uso limitado para una sola Auditoría; se preparan en el

transcurso de la misma y su beneficio o utilidad solo se referirá a las
cuentas, a la fecha o por período a de que se trate. El contenido del archivo
de la auditoría puede ser:

❑ Estados financieros del período sujeto a examen y el período anterior

❑ Hojas de trabajo de los estados financieros sujetos a examen

❑ Cédulas sumarias de los rubros de los estados financieros

❑ Cédulas analíticas y subanalíticas de las cédulas sumarias

❑ Resultados de las circularizaciones

❑ Análisis de las pruebas de auditoría practicadas

❑ Documentos preparados por el cliente utilizados en la auditoría

9.7.1.2 ARCHIVO CONTINUO DE AUDITORÍA

Como su nombre lo indica, son aquellos que se usarán continuamente

siendo útiles para la comprobación de las cuentas no sólo en el período en
el que se preparan, sino también en ejercicios futuros; sus datos se
refieren normalmente al pasado, al presente y al futuro.

Este expediente debe considerarse como parte integrante del conjunto de

papeles de trabajo de todas y cada una de las auditorías a las cuales se
refieran los datos que contiene. También se conoce como el archivo
permanente. El contenido del Archivo Permanente puede ser:

❑ Historia de la Compañía
❑ Contratos y Convenios a largo plazo

❑ Sistema y Políticas Contables

❑ Estados Financieros de los últimos años

❑ Estado Tributario

❑ Conclusiones y recomendaciones de las últimas auditorías

❑ Hojas de trabajo de la última auditoría

9.7.2 POR SU CONTENIDO

De acuerdo al contenido de cada papel de trabajo, estos se clasifican en

Hojas de Trabajo, Cédulas Sumarias y Cédulas Analíticas

9.7.2.1 HOJA DE TRABAJO

Son hojas multicolumnares en las cuales se listan agrupamientos de

cuentas de mayor con los saldos sujetos a examen. Sirven de resumen y
guía o índice de las restantes cédulas que se refieran a cada cuenta. Estos
papeles representan los estados financieros en conjunto. Aquí se inicia la
técnica del análisis pues se empieza a descomponer el todo en unidades de
estudio más pequeñas. El método usado es el deductivo. Puede hacerse
este listado como simple balance de comprobación, sin buscar orden
alguno en las cuentas; pero se encontrará muy conveniente hacerlo
siguiendo el ordenamiento del Balance General y del Estado de
Resultados.

Cada rubro de la Hoja de Trabajo estará representado por una Cédula

Sumaria. Es de advertir que no necesariamente el rubro debe representar
una cuenta de mayor, pues a criterio del Auditor, este puede agrupar dos o
más si así se le facilita el examen. El criterio para agrupar las cuentas en
cédulas sumarias es la homogeneidad de las cuentas agrupadas, pues se
requiere que las conclusiones del examen del grupo sea aplicable a todas
la cuentas examinadas.

Las hojas de trabajo contendrán los saldos del ejercicio anterior con el fin
de hacer comparaciones. También se anotarán en estas hojas de trabajo
los ajustes y reclasificaciones que resulten de la revisión, para obtener en
ellas las cifras finales o de Auditoría que son las referidas en el dictamen.

El esquema de una Hoja de Trabajo es el presentado cuando se describió la

estructura de las cédulas de auditoría. Es importante destacar que la
columna que contiene los saldos a examinar representa el primer término
de la ecuación de auditoría, es decir, la evidencia primaria. Estos saldos
son la primera evidencia que el auditor tiene acerca de los estados
financieros a dictaminar, por tanto él debe comprobar la razonabilidad de
estos saldos para emitir su opinión, en otras palabras debe obtener
evidencia corroborativa de esta evidencia primaria para encontrar la
evidencia suficiente y competente que le exige la norma relativa a la
ejecución del trabajo.
La obtención de evidencia corroborativa, constituye en sí el trabajo de
campo y es la labor más dispendiosa de la auditoría. Esta evidencia
corroborativa se obtiene por medio de técnicas y procedimientos de
auditoría, las cuales tienen el propósito de convencer al auditor y solo al
auditor de la razonabilidad o no de los saldos sometidos a examen. Dado
que estas técnicas y procedimientos de auditoría solo buscan convencer al
auditor, este tiene la plena autonomía de determinar las técnicas a aplicar
y el alcance de las mismas, cualquier interferencia en la aplicación de las
técnicas y procedimientos que el auditor ha decidido se constituye en una
limitación al alcance del examen y amerita una salvedad en el informe, en
el párrafo del alcance, la cual puede tener trascendencia en el párrafo de la
opinión si el auditor por medio de otras técnicas y procedimientos
alternativos no logra obtener evidencia suficiente y competente.

En la hoja de trabajo, la evidencia primaria la constituye los saldos a

examinar los cuales se encuentran en la columna "Saldo a Dic. 31 año de
examen", mediante el uso de técnicas y procedimientos de auditoría, que
ocupan la labor del trabajo de campo se encuentra la evidencia
corroborativa, la cual se plasma en las columnas "Ajustes y
Reclasificaciones" si existen discrepancias con la evidencia primaria. A
continuación se obtiene la evidencia suficiente y competente que es el
saldo que le consta al auditor el cual se encuentra en la columna "Saldo a
dic. según auditoría"

Esquema de una Hoja de Trabajo para Activos:

9.7.2.2 Cédulas sumarias o de resumen

Son aquellas que contienen el primer análisis de los datos relativos a uno
de los renglones de las hojas de trabajo y sirven como nexo entre ésta y
las cédulas de análisis o de comprobación.

Las cédulas sumarias normalmente no incluyen pruebas o comprobaciones;

pero conviene que en ellas aparezcan las conclusiones a que llegue el
Auditor como resultado de su revisión y de comprobación de la o las
cuentas a la que se refiere.

Las cédulas sumarias se elaboran teniendo en cuenta los rubros

correspondientes a un grupo homogéneo, que permita el análisis de
manera más eficiente. Para cada sumaria debe existir un rubro en la Hoja
de Trabajo.

Esquema de una cédula sumaria de efectivo:

9.7.2.3 CÉDULAS ANALÍTICAS O DE COMPROBACIÓN

En estas cédulas se detallan los rubros contenidos en las cédulas sumarias,

y contienen el análisis y la comprobación de los datos de estas últimas,
desglosando los renglones o datos específicos con las pruebas o
procedimientos aplicados para la obtención de la evidencia suficiente y
competente. Si el estudio de la cédula analítica lo amerita, se deben
elaborar subcédulas.

En términos generales la cédula analítica es la mínima unidad de estudio,

aunque como se afirma en el párrafo precedente existen casos en los
cuales se hace necesario dividir la analítica para un mejor examen de la
cuenta. La analíticas deben obligatoriamente describir todos y cada uno de
las técnicas y procedimientos de auditoría que se efectuaron en el estudio
de la cuenta, pues en estas cédulas y en las subanalíticas se plasma el
trabajo del auditor y son las que sirven de prueba del trabajo realizado.

En este nivel se ha desarrollado el método deductivo, pues se ha partido de

lo general (los estados financieros) y se ha llegado a lo particular (la
cédula analítica o subanalítica) . Ahora se debe iniciar el método deductivo,
es decir, partir de lo particular (la cédula analítica o subanalítica) para
llegar a lo general (los estados financieros) y de esta manera emitir una
opinión sobre estos estados tomados en conjunto. Para iniciar el método
deductivo es necesario ir registrando los valores obtenidos en las
subanalíticas con las analíticas, los de las analíticas con las sumarias y las
sumarias con las hojas de trabajo. En otras palabras, realizar el trabajo
inverso, hasta llenar completamente las hojas de trabajo. Cuando se
termina de llenar la última hoja de trabajo se ha terminado el trabajo de
campo de la auditoría y se procede entonces a la labor de evaluación para
emitir el dictamen. Es necesario efectuar referencias cruzadas de los
saldos que obtiene el auditor a raíz de su examen, estas consisten el
anotar frente al valor y dentro de un círculo el índice de la cédula a la cual
se traslada el saldo obtenido y en la cédula que lo recibe igualmente anotar
el índice de la cédula de donde procede. Ambos valores deben coincidir
exactamente para que se considere referencia cruzada.
Esquema de una cédula analítica de Bancos:

9.7.2.4 CÉDULAS SUB-ANALÍTICAS

En algunas cuentas se requiere elaborar cédulas adicionales a las

analíticas para examinar otras cuentas que se desagregan de estas
últimas. Tienen similitud con la cédulas analíticas pues son la mínima
unidad de análisis y en ellas se deben obligatoriamente describir todas y
cada una de las técnicas y procedimientos de auditoría que se aplicaron en
la cuenta. Las pruebas aplicadas originan documentos que deben
indexarse utilizando el índice de la sub-analítica adicionándole números
consecutivos separados por una barra inclinada. Ejemplo: la reconciliación
bancaria del Banco Andino de la cuenta 0008-987-765-09-1 debe llevar
en su parte superior como índice 11100502-01/ 1, la reconciliación de la
cuenta 0008-987-766-34-1 del mismo banco llevará el índice
111005-02/1, de igual manera la cuenta 0008-987-766-89-2 tendrá como
índice 111005-03/1. De idéntica manera se procederá con los restantes
documentos que se desprendan del análisis de cada cuenta de este banco,
el índice variará en el número consecutivo que le corresponda.

Esquema de una cédula subanalítica del Banco Andino:

8 9.8 ORDENAMIENTO Y ARCHIVO
El ordenamiento de los papeles de trabajo deberá ser lógico y ágil, con el
objeto de que su localización resulte fácil para cualquier persona. Los
papeles del expediente continuo de Auditoría se ordenarán y archivarán
por grupos o conceptos, atendiendo los datos o información que contenga.
En este expediente se mantendrán los grupos que sean necesarios.

Los papeles de trabajo "de la Auditoría" tendrán un ordenamiento lógico

siguiendo el del listado de los rubros en las hojas de trabajo. Si éstos lo
están en el orden de presentación de los estados financieros, éste será
también el orden en que se coloquen los papeles de trabajo en el
expediente, es decir, primero los que se refieran a cuentas del Activo,
luego los del Pasivo y del Capital y por último, los referentes a resultados;
pero si no es ese el orden en que están listadas las cuentas en las hojas de
trabajo, se prescindirá del orden del balance para seguir o acatar
precisamente el prefijado en las hojas de trabajo, pues de otro modo se
dificultaría la localización de las cédulas.
9 9.9 ÍNDICES
Para facilitar el ordenamiento y archivo de los papeles de trabajo y su
rápida localización, se acostumbra ponerles una clave a todos y cada uno
de ellos en lugar visible que se escribe generalmente con un lápiz de color
denominado "lápiz de Auditoría".

Esta clave recibe el nombre de índice y mediante él se puede saber de qué

papel se trata y el lugar que le corresponde en su respectivo archivo.

En teoría no importa qué sistema se escoja como índice, pero el elegido

debe proveer un ordenamiento lógico y ser suficientemente elásticos para
posibles modificaciones.

Los principales sistemas de indexación utilizados en Auditoría son los

siguientes:

❑ Índice Numérico Alfabético: Se le asigna una letra mayúscula a las

cuentas de Activo y dobles letras mayúsculas a las cuentas de Pasivo y
Capital. Las cuentas de Resultado llevarían números arábigos ascendentes.

❑ Índice Alfabético Doble: A las cédulas sumarias se les asigna una letra
mayúscula, y a las cédulas analíticas dos letras mayúsculas.

❑ Índice Alfabético Doble Numérico: Es una combinación de los

sistemas Numérico Alfabético y Alfabético Doble. pues se le asigna una
letra mayúscula a las cédulas sumarias de Activo y doble letra mayúscula a
las sumarias de Pasivo y Capital. Las cédulas analíticas se indexan con la
letra o letras de la respectiva sumaria y un número arábigo progresivo. Las
cuentas de Resultados se indexan con números arábigos en múltiplos de
10 en forma ascendente. Este es el sistema de mayor utilización por la
facilidad de su uso y su popularidad a nivel nacional e internacional.

❑ Índice Numérico: A las cédulas sumarias de Activo, Pasivo, Capital y

Resultados se le asignan números arábigos progresivos y las cédulas
analíticas números fraccionarios. En Colombia resulta muy apropiado usar
como índice numérico el código asignado a las cuentas por el Plan Único de
Cuentas PUC

❑ Índice Decimal: A las cédulas sumarias de Activo, Pasivo, Capital y

Resultados se le asignan números arábigos en múltiplos de 1000 y a las
cédulas analíticas números arábigos dependientes de los de las sumarias
en múltiplos de 100.

❑ Índice del Plan Único de Cuentas: Este método consiste en asignar

como índice el código correspondiente a las clases, grupos, cuentas y
subcuentas del Plan Único de Cuentas. El índice de las hojas de trabajo
tendría un dígito: Activo 1; Pasivo 2; Patrimonio 3; Ingresos 4: Gastos 5;
Costo de Ventas 6 y Costos de Producción o de Operación 7. El índice de
las cédulas sumarias tendría dos dígitos: Disponible 11; Inversiones 12;
Deudores 13 etc. El índice de las cédulas analíticas puede tener de 4 a 6
dígitos: Caja 110505, Bancos 111005, Inversiones en Acciones 120505
etc. Este sistema tiene la ventaja de no necesitar un documento que
explique el significado del índice por ser suficientemente conocido por
todos, pero tiene la gran desventaja de usar índices con demasiados
dígitos en los niveles de cédulas analíticas y subanalíticas lo que dificulta
hacer las referencias cruzadas.

Ejemplo del índice Alfabético Doble Numérico y el índice Numérico:

ÍNDICE ÍNDICE
NOMBRE DE LA TIPO DE ALFABÉTICO NUMÉRIC
CÉDULA CÉDULA DOBLE O
NUMÉRICO PUC
Balance General Activo Hoja de BG/1 1
Trabajo
Balance General Pasivo Hoja de BG/2 2
Trabajo
Balance General Patrimonio Hoja de BG/3 3
Trabajo
Estado de Resultados Hoja de PyG/1 4
Ingresos Trabajo
Estado de Resultados Hoja de PyG/2 5
Egresos Trabajo
Estado de Resultados Costo Hoja de PyG/3 6
de Ventas Trabajo
DISPONIBLE Sumaria A 11
CAJA GENERAL Analítica A1 110505
Caja General Oficina Sub-analí A1/1 110505-01
Principal tica
Caja General Sucursal Sub-analí A1/2 110505-02
A tica
CAJAS MENORES Analítica A2 110510
(Fondos Fijos)
Caja Menor Oficina Sub-analí A2/1 110510-01
Principal tica
Caja Menor Sucursal A Sub-analí A2/2 110510-02
tica
BANCOS Analítica A3 111005
Banco X Cuenta Sub-analí A3/1-1 11100501-
nnnnn1 tica 01
Banco X Cuenta Sub-analí A3/1-2 11100501-
nnnnn2 tica 02
Banco Y Sub-analí A3/2-1 11100502-
tica 01
INVERSIONES Sumaria B 12
ACCIONES Analítica B1 120505
Acciones Z Sub-analí B1/1 12050501
tica
DEUDORES Sumaria C 13
CLIENTES Analítica C1 130505
Cliente A Sub-analí C1/1 130505-00
tica 1
Cliente B Sub-analí C1/2 130505-00
tica 2
INVENTARIOS Sumaria D 14
MERCANCIAS NO Analítica D1 1435
FABRICADAS POR LA E.
Articulo M Sub-analí D1/1 143505-00
tica 1
Articulo N Sub-analí D1/2 143505-00
tica 2
PROPIEDADES PLANTA Y Sumaria E 15
EQUIPOS
TERRENOS Analítica E1 150405
Terreno P Sub-analí E1/1 150405-01
tica
Terreno Q Sub-analí E1/2 150405-02
tica
CONSTRUCCIONES EN Sumaria E2 150805
CURSO
Construcción W Analítica E2/1 150805-01
CONSTRUCCIONES Y Sumaria E3 151605
EDIFICACIONES
Edificio R Analítica E3/1 15160501
INTANGIBLES Sumaria F 16
CRÉDITO MERCANTIL Analítica F1 160505
MARCAS Analítica F2 160510
Marca Alfa Sub-analí F2/1 160510-01
tica
Marca Beta Sub-analí F2/2 160510-02
tica
DIFERIDOS Sumaria G 17
GASTOS PAGADOS POR Analítica G1 1705
ANTICIPADO
Intereses Sub-analí G1/1 170505
tica
Seguros y Fianzas Sub-analí G1/2 170520
tica
VALORIZACIONES Sumaria H 19
DE INVERSIONES EN Analítica H1 190505
ACCIONES
OBLIGACIONES AA 21
FINANCIERAS
SOBREGIROS BANCO X AA1 21050101
Cuenta nnnnnn1 AA1/1 21050101-
01
Cuenta nnnnnn2 AA1/2 21050105-
05
SOBREGIROS BANCO Y AA2 21050102
PAGARÉS BANCO X AA3 210510-01
PAGARÉS BANCO Y AA4 210510-02
PROVEEDORES BB 22
PROVEEDORES BB1 220505
NACIONALES
PROVEEDOR A BB1/1 220505-01
PROVEEDOR B BB1/2 220505-02
PROVEEDOR C BB1/3 220505-03
CUENTAS POR PAGAR CC 23
COSTOS Y GASTOS CC/1 2335
POR PAGAR
RETENCION EN LA CC/2 2365
FUENTE
IVA RETENIDO CC/3 2367
RETENCIONES Y CC/4 2370
APORTES DE NOMINA
ACREEDORES VARIOS CC/5 2380
IMPUESTOS GRAVÁMENES DD 24
Y TASAS
DE RENTA Y DD/1 240405
COMPLEMENTARIOS
VFC
IMPUESTO A LAS DD/2 2408
VENTAS POR PAGAR
DE INDUSTRIA Y DD/3 2412
COMERCIO
OBLIGACIONES LABORALES EE 25
SALARIOS POR PAGAR EE/1 2505
CESANTÍAS EE/2 2510
CONSOLIDADAS
INTERESES SOBRE EE/3 2515
CESANTÍAS
PRIMA DE SERVICIOS EE/4 2520
VACACIONES EE/5 2525
CONSOLIDADAS
INDEMNIZACIONES EE/6 2540
LABORALES
PASIVOS ESTIMADOS Y FF 26
PROVISIONES
CESANTÍAS FF1 201005
INTERESES SOBRE FF2 201010
CESANTÍAS
VACACIONES FF3 201015
PRIMA DE SERVICIOS FF4 201020
CAPITAL SOCIAL GG 31
SUPERAVIT DE CAPITAL GG1 32
RESERVAS GG2 33
REVALORIZACIÓN DEL GG3 34
PATRIMONIO
RESULTADOS DEL GG4 36
EJERCICIO
RESULTADOS DE GG5 37
EJERCICIOS ANT.
SUPERAVIT POR GG6 38
VALORIZACIONES

10 9.10 MEMORANDOS
Los memorandos son documentos que el Auditor redacta para
complementar la ejecución de ciertos trabajos o para resumir la
información que contienen las planillas o cédulas de detalles.

Uno de los memorandos más importantes en la auditoría es el memorando

de operaciones, el cual se usa para hacer explicaciones generales de los
aumentos y disminuciones de las cuentas del Balance General y del Estado
de Resultados, durante el año que se auditan en comparación con las
mismas cuentas del año anterior.

11 9.11 MARCAS DE AUDITORÍA

Todo hecho, técnica o procedimiento que el Auditor efectúe en la
realización del examen debe quedar consignado en la respectiva cédula
(analítica o subanalítica generalmente), pero esto llenaría demasiado
espacio de la misma haciéndola prácticamente ilegible no solo para los
terceros, sino aún para el mismo Auditor.
Para dejar comprobación de los hechos, técnicas y procedimientos
utilizados en las cédulas o planillas, con ahorro de espacio y tiempo, se
usan marcas de Auditoría, las cuales son símbolos especiales creados por
el Auditor con una significación especial.

Por ejemplo al efectuar una reconciliación bancaria, los cheques

pendientes de cobrar y las consignaciones bancarias deben ser cotejadas
con el libro de bancos para comprobar que están bien girados y
elaborados, en cuanto al importe, número, fecha, beneficiario, número de
cuenta etc. Cada uno de los cheques y consignaciones cotejadas debe tener
una descripción de lo realizado. En lugar de escribir toda esta operación
junto a cada cheque y consignación, se utiliza un símbolo o marca de
comprobación, cuyo significado se explica una sola vez en el lugar
apropiado de la cédula a manera de convención detallando todo el
procedimiento realizado.

Para las marcas de Auditoría se debe utilizar un color diferente al del color
del texto que se utiliza en la planilla para hacer los índices. Las marcas
deben ser sencillas, claras y fáciles de distinguir una de otra. El primer
papel de trabajo del Archivo de la Auditoría debe ser la cédula de la Marcas
de Auditoría.

ESQUEMA DE MARCAS DE AUDITORIA

AUDITORES ANDINOS LTDA.

CLIENTE: AUDITORÍA A:

MARCA SIGNIFICADO

¥ Confrontado
con libros
§ Cotejado con
documento
µ Corrección
realizada
¢ Comparado en
auxiliar
¶ Sumado
verticalmente
© Confrontado
correcto
^ Sumas
verificadas
 « Pendiente de
registro
Ø No reúne
requisitos
S Solicitud de
confirmación
enviada
SI Solicitud de
confirmación
recibida
inconforme
SIA Solicitud de
confirmación
recibida
inconforme
pero aclarada
SC Solicitud de
confirmación
recibida
conforme
Σ Totalizado

© Conciliado

∅ Circularizado

Ψ Inspeccionado

12 .12 PROPIEDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo son la fundamentación de la opinión del Auditor en
su dictamen y por tanto respaldan el trabajo realizado por el mismo y
tienen una utilización que va más allá de la Auditoría del período en que
estos se realizaron, pues son origen de la información para futuras
Auditorías, bien sea que las realice el mismo Contador Público u otro
colega.

Por la importancia y la responsabilidad que revisten para el Auditor, los

papeles de trabajo son de su propiedad, pero deben estar disponibles para
ser exhibidos en cualquier momento a las autoridades, al cliente o al
colega que se haga cargo de las auditorías posteriores.

Estos papeles de trabajo están protegidos por el secreto profesional y solo

pueden ser exhibidos en los casos previstos por la confidencialidad del
Código de Ética profesional. El tiempo que debe mantenerlos en su poder
el Auditor es de cinco años.
13 ACTIVIDADES Y LECTURAS COMPLEMENTARIAS

1. Toma el Balance General de una empresa de su región y agrupe los

rubros en grupos homogéneos. A continuación planee un índice de las
Hojas de Trabajo, cédulas sumarias y analíticas que supuestamente
utilizará en el desarrollo de una Auditoría. Use el índice Alfabético Doble.

2. Para la misma agrupación efectuada inicialmente, planee un índice

usando el sistema del Plan Único de Cuentas

3. Realice el mismo procedimiento anterior pero utilizando el índice

Alfabético Doble Numérico.

4. Compare las tres clases de indexado. Cuál le parece más práctica?. Por
qué?

5. Elabore una cédula que contenga Marcas de Auditoría ideadas por Ud.
explicando el significado de las mismas, siguiendo el esquema presentado
en el capítulo.

14 RESUMEN

Los papeles de trabajo en Auditoría son el

conjunto de cédulas y documentos que
elabora u obtiene el Auditor en el desarrollo
del examen. En ellos se plasman las técnicas
y procedimientos aplicados, la extensión y
oportunidad de las pruebas realizadas, los
resultados de la obtención de evidencia
suficiente y competente y las conclusiones a
las cuales llegó en cada área
examinada.
Los papeles de trabajo le permiten probar al
Auditor el cumplimiento de las Normas de
Auditoría referentes a la planeación y
supervisión y la obtención de evidencia
suficiente y competente, y sirven para
demostrar la calidad del trabajo
realizado.
Los papeles de trabajo se clasifican en
Archivo de la Auditoría y Archivo Permanente,
según el uso a que se les destine. De acuerdo
a su contenido se clasifican en Hojas de
 Trabajo, Cédula Sumarias y Cédulas
Analíticas.
Para facilitar su organización y agilizar la
búsqueda en los mismos, se utilizan índices y
marcas de Auditoría, que pueden variar de
acuerdo al criterio de cada Auditor.