Manual Excel Nivel 1 - 31-10-2017

CENEAC - Curso Excel: Introducción y Fórmulas Básicas
Material elaborado por CENEAC Producciones C.A. Prohibida su reproducción total o parcial sin autorización del Autor.
MICROSOFT EXCEL NIVEL 1:

INTRODUCCIÓN Y
FÓRMULAS BÁSICAS
INDICE
Capítulo 1: Introducción al Ambiente de Microsoft Excel ................................................ 1
1.1. ¿Qué es Microsoft Excel? .............................................................................. 1
1.2. Inicio de una sesión de trabajo ....................................................................... 1
1.3. Entorno de trabajo en Excel ........................................................................... 2
1.4. Desplazamiento con teclado y ratón ............................................................... 5
1.5. Uso de la ayuda ............................................................................................. 6
1.6. Fin de una sesión de trabajo o salida de Excel ................................................ 7
Capítulo 2: Trabajo con libros de Excel ......................................................................... 8

2.1. Creación de un libro nuevo ............................................................................ 8
2.2. Almacenamiento o Guardado de libros ........................................................... 8
2.3. Recuperar o volver a abrir un libro ................................................................. 10
Capítulo 3: Trabajo con hojas de cálculo ....................................................................... 11

3.1. Selección de celdas ...................................................................................... 11
3.2. Desplazamiento en la hoja de cálculo ............................................................ 13
3.3. Introducción de datos ..................................................................................... 14
3.4. Valores para datos y Valores de Error utilizados por Excel .............................. 15
Capítulo 4: Formato de hojas, celdas y datos ................................................................ 17

4.1. Formatos de números y textos ........................................................................ 17
4.2. Alineación y Orientación de los contenidos de las celdas ............................... 19
4.3. Formato de Fuente o de letra ......................................................................... 21
4.4. Formato de Bordes ......................................................................................... 23
4.5. Uso de colores, tramas y sombreados ........................................................... 24
4.6. Combinación o Unión de celdas ..................................................................... 25
4.7. Formato del ancho de la columna ................................................................... 26
4.8. Formato del alto de la fila ............................................................................... 27
Capítulo 5: Opciones de Edición .................................................................................... 29

5.1. Desplazamiento e Inserción de celdas ........................................................... 29
5.2. Deshacer, rehacer y repetir la última acción ................................................... 31
5.3. Ordenes del menú Edición .............................................................................. 32
5.4. Búsqueda y Reemplazo de datos .................................................................... 33
5.5. Edición de hojas ............................................................................................. 35
5.6. Corrección Ortográfica .................................................................................... 36
Capítulo 6: Fórmulas y Funciones ................................................................................. 38

6.1. Construcción de Fórmulas ............................................................................. 38
6.2. Actualizar cálculos en la hoja ......................................................................... 41
6.3. Referencias circulares ................................................................................... 41
6.4. Precisión de valores numéricos....................................................................... 41
6.5. Uso de Funciones incluidas en Excel .............................................................. 42
6.6. Uso de la opción Insertar función ................................................................... 45
6.7. Algunas de las Funciones más usadas en Excel ............................................. 46
6.8. Proceso general para insertar una función en la hoja de cálculo...................... 47
Capítulo 7: Creación de Gráficos en Excel ................................................................... 38

7.1. Creación de un nuevo gráfico ......................................................................... 49
7.2. Modificación del tamaño y posición de un gráfico ............................................ 52
7.3. Impresión de gráficos...................................................................................... 53
Capítulo 8: Impresión y Presentación de Trabajos.......................................................... 54

8.1. Especificación del trabajo a imprimir ............................................................... 54
8.2. Control de la presentación de las páginas ....................................................... 55
8.3. Ficha Encabezado y pie de página.................................................................. 56
8.4. Uso de la Vista preliminar ............................................................................... 57
Talleres.......................................................................................................................... 59
9.1. Taller 1: Personalización del ambiente de Microsoft Excel............................... 59
9.2. Taller 2: Selección, desplazamiento y edición de datos en hojas de cálculo .... 61
9.3. Taller 3: Carga de datos e inserción de fórmulas ............................................ 64
9.4. Taller 4: Uso de fórmulas y funciones ............................................................. 66
9.5. Taller 5: Creación y formato de gráficos en Excel ............................................ 70
9.6. Taller 6: Formato de Datos y Tablas ............................................................... 72
CENEAC - Curso Excel: Introducción y Fórmulas Básicas - Talleres
CAPÍTULO 1
INTRODUCCION AL AMBIENTE DE MICROSOFT EXCEL
Para poder manejar una herramienta con eficiencia debemos conocerla tanto técnica como físicamente, es por ello que en
este capítulo comenzaremos a familiarizarnos con nuestra herramienta de trabajo.
1.1. ¿Qué es Microsoft Excel?

Microsoft Excel es una herramienta de software que implementa una hoja electrónica, permitiendo al usuario la
realización de cálculos. Ahora bien, Excel no es tan sólo un sencillo programa,
Excel conforma un ambiente de trabajo que a partir de su interacción con el ambiente Windows proporciona
facilidad y versatilidad para la manipulación de datos. Es una herramienta de software desarrollada para el
trabajo con hojas de cálculo electrónicas que facilita el registro, formato, presentación y proyección de datos,
la aplicación de cálculos sencillos y complejos sobre éstos, y la realización de modelos y simulaciones de
situaciones con el objeto de analizarlas, siendo destacada la rapidez y la precisión de Excel en la ejecución
de los cálculos involucrados.
Características de Excel
 Herramienta de software desarrollado bajo ambiente Windows.
 Se fundamenta en las hojas de cálculo electrónicas.
 Facilita el registro, presentación, análisis y graficación de datos.
 Es una herramienta lo suficientemente versátil para realizar desde los cálculos matemáticos más elementales,
pasando por análisis estadísticos y financieros, hasta la representación de los modelos y simulaciones más
complejas.
 Permite la representación de números, fórmulas, texto, objetos y gráficos.
1.2. Inicio de una sesión de trabajo

En esta sección se presentará las actividades necesarias para entrar al ambiente Microsoft Excel y como iniciar una sesión
de trabajo.
Ubicación del ejecutable de Excel
Una vez que ha sido instalado en su máquina el Microsoft Excel, el ejecutable de la aplicación lo podemos hallar seleccionando
en el botón Inicio (Barra de tareas), la opción Programas y luego el icono de la aplicación Microsoft Excel. Luego de esta
acción el Excel se ejecuta y presenta un libro de trabajo vacío. Se ha iniciado una sesión de trabajo.
Creación de un acceso directo a Excel
Para acceder al ejecutable del Excel podemos crear en el Escritorio de la computadora un acceso directo a éste, que nos
permitirá iniciar directamente la sesión de trabajo sin necesidad de utilizar el botón Inicio.
La creación de un acceso directo a una aplicación es un proceso guiado por los menús y diálogos de Windows, sin embargo
en esta sección haremos un repaso de como crear un acceso a una aplicación a partir de archivos ejecutables o de enlace:
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1. Señalando con el puntero del ratón el Escritorio, presionamos el botón derecho del ratón (hacemos clic con el
botón derecho del ratón), seleccionamos la opción Nuevo del menú de acceso directo desplegado y luego la
opción Acceso Directo, lo cual desplegará la ventana Crear Acceso Directo.
2. Para buscar la aplicación a la cual crearemos el acceso directo (Excel en nuestro caso) presionamos el botón
Examinar, para seleccionar la ruta donde se ubican los archivos de la aplicación y su enlace.
3. Los enlaces de los programas pertenecientes al grupo Microsoft Office generalmente están ubicados en la ruta:
Archivos de Programas  Microsoft Office, aunque también pueden haber sido ubicados en otra carpeta
(depende de la ubicación que se les haya dado en el momento de la instalación del software).
4. El enlace está caracterizado por un icono que representa a la aplicación con

una flecha en su parte inferior izquierda acompañado por el nombre del
programa. A la derecha se muestra una imagen del icono del enlace.
5. Hacemos doble clic sobre el icono de enlace o lo seleccionamos y presionamos Abrir: se cargará
automáticamente la ruta o dirección donde se ubica el enlace en el campo dedicado para tal fin debajo de la
Línea de Comandos. A continuación presionamos el botón Siguiente.
6. En la nueva ventana Seleccione un título para el programa, colocamos el nombre que le daremos a la aplicación,
sugerencias: Microsoft Excel, Excel, MExcel y hacemos clic en Finalizar.
7. A continuación se crea en el Escritorio el acceso directo a Excel, el cual identificaremos por poseer el icono del
programa.
Inicio de una sesión de trabajo (Entrar a Excel)

Una vez creado el acceso directo, podemos iniciar una sesión de trabajo en Excel desde el escritorio de la computadora
simplemente seleccionando el icono de acceso y presionando la tecla Enter (Intro o ) o seleccionando el icono y haciendo
doble clic sobre él.
1.3. Entorno de trabajo en Excel

Al ejecutar Excel, se despliega una ventana constituida por cinco áreas: la Barra de Título, la Barra de Menú, dos o más
Barras de Herramientas (entre ellas la barra de herramientas Estándar y Formato), la Barra de Fórmulas, la Ventana del libro
de trabajo (que ocupa la mayor parte de la pantalla) y la Barra de Estado.
Elementos de la ventana de aplicación de Excel:
 La barra de Título, situada en la parte superior de la pantalla, muestra el nombre de la aplicación (Microsoft Excel).
Si se maximiza el libro de trabajo, la barra de Título incluirá también el nombre del libro de trabajo activo (Libro 1).
La barra de Título contiene además el Menú de control de la ventana de aplicación donde están las funciones de
Minimizar, Restaurar, Maximizar, Mover, Tamaño y Cerrar, y los botones para Minimizar, Restaurar/Maximizar y
Cerrar.
 La barra de Menú, está justamente debajo de la barra de Título y muestra los menús de los cuales se seleccionan
opciones para trabajar con Excel. Se usa la barra de Menú constantemente para llevar a cabo operaciones con la
hoja de cálculo.
Podemos desplegar los menús de Excel de la misma forma que lo hacemos con cualquier programa de Windows:
señalando el menú que deseamos desplegar y haciendo clic con el ratón. Cuando desplegamos un menú algunas
órdenes se visualizan en color negro, mientras que otras lo hacen en gris o en color difuminado. Excel controla el
estado de nuestra hoja de cálculo y nos permite elegir solamente aquellas órdenes que pueden ser ejecutadas en
un momento dado. Las órdenes en negro están disponibles al usuario, el resto no.
 Las barras de herramientas están ubicadas generalmente debajo de la barra de Menú, sirven como utensilio de
atajo para dar a Excel comandos que se usan frecuentemente, con un solo clic del ratón, en vez de tener que abrir
un menú de la Barra de Menú. Cuando iniciamos el Excel por primera vez, se visualizan dos barras de herramientas
en pantalla: las barras de herramientas Estándar y Formato. Excel posee muchas más barras de herramientas y
además podemos añadirle una gran cantidad de nuevos e interesantes botones.
 La barra de Fórmulas es utilizada para ingresar o visualizar la información de la celda activa (celda en uso) en la
hoja de trabajo.
 La barra de Estado, está ubicada a lo largo de la parte inferior de la pantalla. La barra de Estado está dividida en
dos áreas: a su extremo izquierdo el área de mensajes donde se reporta el estado actual de Excel. Por ejemplo, la
palabra Listo (Ready) indica que Excel está inactivo, esperando que se inicie un trabajo; el indicador se convierte
en Introducir (Enter) cuando se están ingresando datos a una celda o se transforma en Modificar (Edit) cuando se
está editando el contenido de una celda. A su extremo derecho el área de indicaciones del teclado. En el primer
recuadro podemos observar la activación de mayúsculas (MAY) y en el siguiente la activación del teclado numérico
(NUM).
 En la barra de Estado se encuentra un área reservada para mostrar valores resultado de la agrupación de varias
celdas, al hacer clic en esta área con el botón derecho del ratón aparecerá un menú con distintas funciones
matemáticas (promedio, cuenta, cuenta número, máximo, mínimo, suma).
 La Ventana del Libro de trabajo, ocupa la mayor parte del área de trabajo de Excel. La parte inferior de la ventana
contiene los controles de desplazamiento y en la parte superior se muestra la barra de Título cuando la ventana no
está maximizada. La ventana también incluye bordes y hojas de cálculo.
 Un Libro de trabajo nuevo está compuesto en principio por tres hojas de trabajo individual, pudiendo ser ampliada
esta cantidad. Cada hoja contiene una serie de celdas en las cuales se introducen datos. Las celdas están
ordenadas en columnas identificadas por letras y en filas numeradas. Se puede identificar cada celda por la
intersección de su columna y su fila. Los libros de trabajo son una gran herramienta de organización. Por ejemplo,
podemos mantener juntos, en el mismo libro de trabajo, todos los documentos referidos a un mismo proyecto o
todos los documentos gestionados por una persona (bien sea en una o varias hojas). Podemos utilizar los libros
como herramientas para la administración de trabajos multiusuario. Podemos organizar documentos en grupos
definidos para realizar tareas individuales o para usuarios individuales.
El primer libro de trabajo vacío que se visualiza se denomina Libro1. Si abrimos un nuevo libro de trabajo durante
la misma sesión, Excel lo denomina Libro2. Un libro de trabajo en Excel puede contener cuatro tipos de hojas: hojas
de cálculo, hojas de gráficos, hojas de diálogo y hojas de macros.
 Los Controles de desplazamiento se ubican en la parte inferior de la ventana del libro, constituyen varios controles
para desplazarnos de hoja en hoja y dentro de un libro. Ellos están compuestos por los botones de desplazamiento
de etiquetas de las hojas, las etiquetas y las barras de desplazamiento de la hoja.
 Los botones de desplazamiento de las etiquetas nos permiten desplazarnos a través de las etiquetas de las hojas
de nuestro libro de trabajo, permitiéndonos así visualizar todas las hojas que conforman el libro. Sin embargo, los
botones de desplazamiento de etiquetas no activan las hojas, para activarlas después de haberlas localizado, hay
que hacer clic directamente sobre la etiqueta de dicha hoja.
 Las etiquetas son los rótulos que identifican cada una de las hojas del libro.
 Las barras de desplazamiento se utiliza para cambiar la zona visible de la hoja. Ellas están situadas en el extremo
derecho e inferior de la ventana de trabajo. La única ventana del libro de trabajo que presenta barras de
desplazamiento es la activa.
 Las flechas de desplazamiento situadas en los extremos de las barras de desplazamiento nos permiten
desplazarnos sobre la hoja de cálculo una fila o columna cada vez. Para realizar desplazamientos largos por la hoja
de cálculo podemos arrastrar los cuadros de desplazamiento a las posiciones que se correspondan con la posición
de la ventana sobre la hoja. Para desplazarnos una ventana completa de información pulsaremos el área sombreada
de la barra de desplazamiento. El cuadro de nombres del extremo izquierdo de la barra de Fórmulas siempre
muestra la referencia de la celda activa independientemente del desplazamiento de la ventana.
Barra de Título Panel de tareas Botón Cerrar
Barra de Menú
Barra de Herr. Estándar
Barra de Herr. Formato
Barra de Fórmulas
Ventana del Libro

de Trabajo
Barra de Herr. Dibujo

Barra de Estado
Figura 1. Elementos de la ventana de aplicación de Excel
Encabezados de columna
Cuadro de Seleccionar Todo
Barras de
Fórmulas
Encabezados de Filas
Barras de
desplazamiento
Cuadros de
desplazamiento
Botones de desplazamiento
Figura 2. Ventana del libro de Trabajo Flechas de desplazamiento
1.4. Desplazamiento con teclado y ratón
 Cómo desplazarnos utilizando el teclado

Además de utilizar las barras de desplazamiento para movernos en la hoja de trabajo también podemos utilizar ciertas
combinaciones de teclas para una movilización más directa. A continuación se presenta un pequeño resumen de estas:
Combinación Acción
Tabulador (Tab) Desplazamiento a la celda siguiente. o desplazamiento a la

próxima celda desbloqueada cuando la hoja está protegida.
Inicio (Home) Desplazamiento al inicio de la fila.
Fin (End), Inicio Desplazamiento hacia la esquina inferior derecha del área activa
de la hoja de cálculo actual.
Control – Inicio Desplazamiento a la celda A1 de la hoja actual.
Control - Abajo (Control - ) Desplazamiento hacia abajo al final del bloque o comienzo del
siguiente.
Control - Arriba (Control - ) Desplazamiento hacia arriba al final del bloque o comienzo del
siguiente.
Control - Derecha (Control - ) Desplazamiento hacia la derecha al final del bloque o comienzo
del siguiente.
Control - Izquierda (Control - ) Desplazamiento hacia la izquierda al final del bloque o comienzo
del siguiente.
Control - Mayús ()- Tab Desplazamiento al siguiente libro de trabajo.
Control – Tab Desplazamiento al libro de trabajo anterior.
Control - Av Pág Desplazamiento a la siguiente hoja del libro de trabajo activo.
Control - Re Pág Desplazamiento a la hoja anterior del libro de trabajo activo.
 El puntero del ratón: formas y funciones

Es conveniente familiarizarse con la técnica básica de utilización del ratón (mouse) para desplazar el puntero, indicador ó
señalizador por la pantalla.
El puntero posee distintas funciones en distintas áreas de la hoja de cálculo siendo también distintas sus formas.
 Cuando situamos el puntero en la barra de Menú, el mismo se visualiza como una flecha para que podamos
apuntar a la orden que deseamos.
 Cuando desplazamos el puntero a la barra de Fórmulas, el puntero se transforma en una barra vertical en forma
de " I ". Este puntero en forma de " I " nos indica un punto de inserción cuando estamos editando (modificando)
o introduciendo información en nuestra hoja de cálculo.
 Al desplazar el puntero en la cuadrícula de la hoja de cálculo el puntero se transforma en un signo "+" blanco.
Si desplazamos este puntero a cualquier celda y hacemos clic sobre ella, en el cuadro de nombres del extremo
izquierdo de la barra de fórmulas se visualizará la referencia de la celda seleccionada.
 Teniendo una o un rango de celdas, seleccionadas si apuntamos a la esquina inferior derecha el puntero
cambiará a un signo de "+" negro y si arrastramos este punto se copiará el contenido a las celdas arrastradas.
1.5. Uso de la Ayuda

La obtención de ayuda en Excel puede hacerse de varias formas: utilizando el sistema de ayuda en línea (Ayudante de Office),
utilizando el Menú de ayuda, ó cualquier bibliografía sobre la aplicación.
El Ayudante de Office
Al comenzar a utilizar Excel el Ayudante de Office aparecerá en la esquina inferior derecha de su pantalla dispuesto a
responder a cualquiera de sus necesidades. Se puede optar por seguir trabajando con el apoyo del ayudante escogido o
comenzar a utilizar el Excel. El asistente del Office aparecerá cuando sea necesario por si solo para hacer sugerencias, o
cuando Usted lo requiera al hacer clic en el botón con la interrogación en la barra de herramientas Estándar.
Cuando en el Ayudante aparece un bombillo podemos hacer clic sobre éste y obtener sugerencias sobre lo que se está
haciendo en el momento.
Uso del Menú de Ayuda

En el menú de Ayuda conseguiremos varias opciones que nos permitirán el acceso a la ayuda: Ayuda de Microsoft Excel,
Contenido e Indice, ¿Qué es esto?, Microsoft en el Web, Ayuda de Lotus 1,2,3 y Acerca de Microsoft Excel. Este menú es
representado en la barra de Menús con una signo de interrogación ( ? ). En esta sesión nos centraremos en la opción
Contenido e Indice de este menú, donde se muestra la organización general de la ayuda de Excel.
Al seleccionar esta opción en el menú de Ayuda aparecerá el cuadro de diálogo Temas de Ayuda: Microsoft Excel que consta
de tres fichas que se usan de formas distintas para obtener la información necesaria: Contenido, Indice y Buscar.
La ficha Contenido, es similar a la tabla de contenido de un libro, donde cada capítulo está representado por un título y un
pequeño icono en forma de libro cerrado. Pulsando dos veces en uno de los títulos se accede a más detalles sobre ese tópico
en específico y el icono cambia a un libro abierto. Si encuentra un tema que le interesa púlselo dos veces para mostrarlo. En
ocasiones se puede conseguir procedimientos paso a paso y otras veces un ejemplo gráfico, ocasionalmente accederá a un
procedimiento "fantasma" que muestra instrucciones indicando cada paso a realizar.
Si la ficha Contenido no se adapta a sus necesidades puede utilizar la ficha Buscar o la ficha Indice. El índice de ayuda es
prácticamente como el de un libro, al introducir una palabra clave sobre el tema que necesita ayuda, la lista del índice pasa a
la posición alfabética correspondiente. Al encontrar el tema que le interesa, púlselo dos veces para mostrar el tema de ayuda.
De la misma forma también se pueden usar palabras claves en la ficha Buscar, pero aquí se visualiza una lista de temas de
ayuda que contiene la palabra introducida. Pulsando el botón Opciones, podremos añadir criterios que ayuden a filtrar la
búsqueda especificando los archivos en los que se ha de buscar.
 Obtención de ayuda
Excel también nos permite obtener información sobre alguna orden u objeto sin utilizar el menú de Ayuda o el Ayudante. Para
ello basta pulsar la orden ¿Qué es esto? en el menú de Ayuda y el icono en forma de interrogante para elegir una orden. Otra
manera es pulsar sobre un objeto del que queremos obtener la ayuda; entonces se presenta la ayuda relacionada con la
orden u objeto seleccionado.
Esta misma operación se puede realizar directamente sobre la orden u objeto haciendo clic con el botón derecho sobre la
orden u objeto del que queremos obtener ayuda. Aparecerá entonces la pregunta ¿Qué es esto?, al pulsarla obtendremos la
información deseada.
Otra forma de obtener ayuda es pulsar el botón con la interrogación en la barra de Título de ciertas cajas de diálogo o los
botones que dicen explícitamente Ayuda.
1.6. Fin de una sesión de trabajo o salida de Excel

Una vez terminada la sesión de trabajo con el Excel procederemos a guardar (salvar o almacenar) el contenido del libro y a
finalizar la sesión (salir del Excel).
Finalizar la sesión
Para terminar la sesión de trabajo seleccionaremos la opción Salir del menú Archivo, la combinación de teclas Alt-F4, o
pulsamos el botón cerrar (identificado con una X) que se encuentra en el extremo derecho de la barra de Título de la aplicación.
CAPÍTULO 2
TRABAJO CON LIBROS DE EXCEL
Luego de conocer el ambiente Excel debemos comenzar a familiarizarnos con su forma de trabajo, para ello en este capítulo
aprenderemos a administrar los archivos, es decir, lo referente a los procedimientos de creación, localización, almacenamiento
(guardado) y apertura de archivos de trabajo.
2.1. Creación de un libro nuevo

La creación de un libro nuevo puede hacerse de dos formas:
 Rápidamente pulsando el botón Nuevo de la barra de herramientas Estándar, o
 Seleccionando la opción Nuevo del menú Archivo. La diferencia es que en este caso se accederá al cuadro de
diálogo Nuevo y tendremos la opción de seleccionar un libro que será la base de nuestro nuevo libro. La ficha
General en este cuadro de diálogo contiene el icono "Libro" que al ser pulsado creará un libro nuevo en blanco,
como si hubiera pulsado el botón nuevo de la barra de herramientas. La ficha Soluciones Hoja De Cálculo contiene
varios iconos de plantillas de libros de trabajo (libros con formato previamente definido), que ofrecen un punto de
partida avanzado, para muchas tareas comunes realizadas con hojas de cálculo. Al seleccionar uno de estos iconos
y pulsar Aceptar, Excel creará una copia del libro con esta plantilla.
Si crea un libro nuevo cuando tiene otro abierto, la ventana del nuevo libro se visualiza en primer plano en la ventana existente.
Si el libro de trabajo anterior era el Libro1 el nuevo libro se llamará Libro2. Los siguientes libros de trabajo se enumerarán
siguiendo este orden: Libro3, Libro4, etc. Las órdenes del menú Ventana le permitirán desplazarse de un libro de trabajo a
otro.
2.2. Almacenamiento o Guardado de Libros

Luego de haber creado un nuevo libro de trabajo debemos guardarlo para poder recuperarlo posteriormente con su
información. Cuando se guarda un archivo de un libro de trabajo no sólo se guardan los datos sino también guardamos los
parámetros asignados al libro, incluyendo configuración de la ventana, características de presentación, fórmulas, funciones,
fuentes y modelos.
En el menú Archivo encontramos cinco órdenes que nos permiten guardar los archivos del Excel: Guardar, Guardar Como,
Guardar Área de Trabajo, Cerrar y Salir.
 Guardar Como, sirve para guardar el documento por primera vez o para modificar la forma en que Excel guarda el
archivo (cambiar el nombre, la extensión o el formato).
 Guardar, se utiliza para guardar los cambios realizados sobre documentos existentes. También se puede guardar
rápidamente utilizando la combinación Control-G o pulsando el botón Guardar de la barra de herramienta Estándar.
 Cerrar o Salir. Cuando seleccionamos las órdenes Cerrar (Control-F4) o Salir (Alt-F4) el Excel pregunta si desea
guardar los cambios realizados en el libro si no se ha hecho previamente.
 Guardar Área de Trabajo, guarda la configuración del área de trabajo además del archivo.
 Cuándo guardamos un libro

Cuando guardamos un libro con una de las órdenes Guardar, el libro permanece abierto. Sin embargo, cuando cerramos un
libro de trabajo con la orden Cerrar o abandonamos Excel con la orden Salir, Excel borra el archivo de la pantalla.
Después de trabajar con un libro debemos solamente almacenar los cambios, por lo que no necesitamos utilizar de nuevo la
orden Guardar Como a menos que deseemos volver a guardar el archivo bajo un nombre nuevo, otra extensión o en otra
ubicación en memoria.
Para guardar los cambios en un archivo que ya ha sido guardado, simplemente seleccionamos la opción Guardar del menú
Archivo o pulsamos el botón Guardar de la barra de herramientas Estándar. Excel sobrescribe la última versión guardada del
archivo con los contenidos actuales del libro de trabajo y deja abierta la ventana en el área de trabajo.
Almacenamiento de un libro por primera vez

Para guardar un libro por primera vez debemos asignarle un nombre e indicar en qué carpeta será almacenado el archivo.
1. Para dar nombre al documento abrir el menú Archivo y hacer clic en la opción Guardar como. Al realizar este
procedimiento por primera vez, aparecerá el cuadro de diálogo o ventana Guardar Como.
2. A través del enlace a Mis documentos que se muestra a la izquierda de la ventana Guardar como, se ubica,
selecciona y abre la carpeta donde desea guardar el archivo.
3. En el cuadro de edición Nombre del Archivo escriba el nombre que se le dará al archivo. Por defecto en este cuadro
de edición aparece un nombre sugerido que suele ser el correlativo del libro (Libro1, Libro2, etc.), para modificar
este nombre hacemos clic sobre el cuadro y simplemente introducimos el nuevo nombre.
No es necesario escribir la extensión .xls que identifica a los libros de trabajo de Excel debido a que es la extensión
asignada a los archivos por defecto
4. Haga clic en el botón Guardar. Luego de guardar el libro, Excel muestra su nuevo nombre en la barra de Título.
1. hacer clic en el menú Archivo – clic en opción Guardar como
2. Buscar, seleccionar y abrir la carpeta

donde se guardará el archivo
5. Lista de
archivos de Excel
usados
recientemente
4. Clic para
terminar el
3. Escribir el nombre proceso de
para el archivo Guardar
Figura 3. Proceso para guardar un archivo o libro de Excel por primera vez
 Reglas para nombrar archivos

La nomenclatura de archivos en Microsoft Excel sigue las mismas reglas básicas utilizadas en otras aplicaciones de Microsoft
Windows.
 Los nombres de archivos en Excel pueden tener hasta 218 caracteres.
 Se puede incluir cualquier combinación de caracteres alfanuméricos, espacios y caracteres especiales, con
excepción de: barra inclinada ( / ), barra invertida ( \ ), pico paréntesis abrir (<), pico paréntesis cerrar ( > ), asterisco
( * ), interrogación ( ? ), comillas ( “ ), barra vertical ( | ), dos puntos ( : ) y punto y coma ( ; ).
 Se puede utilizar cualquier combinación de letras mayúsculas y minúsculas, aunque Excel no distingue entre
mayúsculas y minúsculas en los nombres de archivos. Por ejemplo, los nombres Notas1, NoTas1 y notas1 para
Excel son iguales.
Guardado Automático
En algunas ocasiones es necesario guardar nuestros archivos de forma regular para evitar pérdida de información por el
olvido de realizar su guardado. Excel provee una herramienta para guardar los archivos automáticamente cada cierto lapso,
la cual se configura de la siguiente manera:
1. En el menú menú Herramientas – clic en el submenú Opciones – clic en la ficha Guardar – ubicar la sección
Autoguardar
2. Activar el Autoguardar, marcando el campo que está a la izquierda de Guardar info. de autorecuperación cada
3. Indique la cantidad de minutos a transcurrir entre cada guardado.
2.3. Recuperar o volver a abrir un libro

Para recuperar un libro de disco seleccionamos la opción Abrir del menú Archivo o pulsamos el botón Abrir de la barra de
herramientas Estándar. Excel accederá entonces al cuadro de diálogo Abrir, donde se visualiza la lista de archivos Excel que
están almacenados en la carpeta activa. Para seleccionar el nombre del archivo a abrir podemos, si lo visualizamos en el
cuadro de dialogo, hacer clic sobre el nombre directamente, o escribir el nombre del archivo en el cuadro de edición Nombre
del Archivo. En ambos casos debe oprimir Aceptar para ejecutar lo opción.
 Vía rápida para recuperar un libro

Al final del menú Archivo encontraremos una lista con los nombres de los archivos con que hemos trabajado recientemente,
o incluso en sesiones anteriores (por defecto hasta cuatro archivos). Para volver a abrir uno de estos archivos, basta con
seleccionar su nombre en la lista y oprimir Enter, o hacer doble clic en el nombre del archivo.
CAPÍTULO 3
TRABAJO CON HOJAS DE CÁLCULO
El trabajo con los libros de Excel comprende desde la administración de los archivos (visto en el capítulo anterior), hasta el
trabajo con la hoja de cálculo, introducción de datos, fórmulas, formatos, etc. En este capítulo se describirá detalladamente
cómo se realizan las diversas tareas en las hojas y nos familiarizaremos con el modo de trabajo en este ambiente.
3.1. Selección de celdas

Antes de trabajar con las celdas debemos seleccionar primero una o un grupo de ellas. Cuando seleccionamos una celda
esta se vuelve activa y su referencia aparece en el cuadro Nombre en el extremo izquierdo de la barra de Formulas. Aunque
en cada instante solamente puede estar activa una única celda, también podemos seleccionar grupos de celdas que
denominaremos rangos.
Selección con el ratón

Para seleccionar una celda con el ratón situamos el puntero sobre ella y hacemos clic. El selector de celda enmarca la celda
seleccionada y la referencia de la misma aparecerá en el Cuadro de Nombres. En cambio para seleccionar un rango de
celdas apuntamos a la primera celda del rango, hacemos clic y arrastramos (mantenemos pulsado el botón izquierdo del
ratón) hacia abajo y/o a la derecha, hasta la última celda del rango deseado.
Cuando estamos seleccionando el rango de celdas, éstas son resaltadas para poder visualizar mejor la selección; esta vez
para describir un rango de celdas en el cuadro Nombres Excel usa como referencia las celdas ubicadas en las esquinas
superior izquierda e inferior derecha.
Si en algún momento necesitamos extender una selección o hacer una selección de mayor tamaño no tenemos que hacer la
selección completa, solo debemos oprimir la tecla Mayúscula (Shift, ) y pulsar el ratón en la celda inferior derecha a la que
queremos ampliar, o bien, oprimir Mayúscula, pulsar la primera celda del rango y luego pulsar la última (sin arrastrar).
Selección fuera de los bordes de la ventana

Muchas veces necesitamos hacer selecciones más allá de lo que se nos muestra en la pantalla por lo que, de alguna manera
debemos desplazarnos o buscar alguna forma para ver en pantalla la cantidad requerida. En esta sección veremos dos
métodos para solucionar estas situaciones.
Si estamos en la mitad de la ventana (supongamos la celda E12) y queremos seleccionar un rango que traspase los límites
de la ventana actual (supongamos hasta la celda P31) podemos hacerlo de varias formas:
 Pulsar la celda E12 y arrastrar el ratón hasta la celda P31,
 Pulsar sobre la celda E12, utilizar las barras de desplazamiento hasta visualizar la celda P31, mantener oprimida la
tecla Mayúscula (o pulse la tecla F8), y pulsar sobre la celda P31,
 Hacer un Zoom (acercamiento) para que en una misma ventana aparezca todo el rango de celdas a seleccionar y
hacer la selección de forma natural. Para hacer Zoom seleccionamos la opción Zoom... del menú Ver, para luego
visualizar el cuadro de dialogo Zoom, donde podemos seleccionar el porcentaje de la ventana que queremos ver en
la pantalla con solo colocarlo y oprimir Aceptar..
Selección de rangos no adyacentes con el ratón

Los rangos no adyacentes o contiguos son aquellos rangos de celdas que no abarcan una única área rectangular. Para
seleccionar estos rangos múltiples con el ratón pulsamos la tecla Control y hacemos las selecciones que necesitemos. Este
proceso podemos hacerlo de otra forma: se hace la primera selección, luego se oprime la combinación Mayúscula - F8 (con
lo que activamos el modo agregar) y se hacen las selecciones sucesivas.
Selección de filas y columnas completas con el ratón

Para seleccionar una columna o fila completa pulsamos sobre el encabezado de la fila o columna. Si queremos seleccionar
filas o columnas adyacentes arrastramos el ratón sobre los encabezados contiguos y se irán resaltando las columnas o filas
que sean seleccionadas. Para seleccionar filas o columnas no adyacentes o combinaciones de las mismas oprimimos la tecla
Control o Mayúscula - F8, tal y como se ha descrito anteriormente. Si queremos seleccionar todas las celdas (toda la hoja de
cálculo activa), hacemos clic en el área Seleccionar todo en la esquina superior izquierda de la ventana del libro de trabajo
(lugar donde se cruzan los encabezados de filas y columnas).
Selección con el teclado

También podemos usar el teclado para seleccionar las celdas y recorrer la hoja de cálculo. Para seleccionar una celda
simplemente tenemos que movernos con las teclas de dirección (flechas de dirección:    ). Por cada movimiento de
las flechas se activarán las celdas adyacentes a la celda activa actual según cual sea la tecla de dirección pulsada: izquierda,
derecha, arriba, abajo. Para seleccionar un rango de celdas debemos oprimir la tecla Mayúscula y seguido cualquiera de las
teclas de dirección, por cada movimiento de las flechas se resaltaran las celdas adyacentes a la celda activa actual quedando
todas seleccionadas.
Selección de rangos no
Selección de rangos adyacentes
adyacentes o continuos
Figura 4. Ejemplos de selección de datos, con rangos continuos y rangos no adyacentes
3.2. Desplazamiento en la hoja de cálculo

Uso de las teclas Inicio y Fin
Las teclas Inicio y Fin son útiles para seleccionar y desplazarse por las hojas recorriendo gran cantidad de celdas con una
sola combinación de teclas.
La siguiente tabla muestra diferentes combinaciones de teclas para realizar selecciones y/o recorridos en una hoja:
Combinación Acción
Inicio (Home) Permite desplazarse hasta la primera celda de la fila activa.

Control – Inicio Permite desplazarse a la celda A1 (primera celda de la hoja activa).
Control – Fin Permite desplazarse a la última celda de la última columna del área activa.
Fin Activa el modo Fin. Entonces utilizamos las teclas de dirección para
desplazarnos entre las regiones de celdas.
Bloq Despl (Scroll Lock) – Inicio Permite desplazarse a la primera celda de la ventana activa.
Bloq Despl (Scroll Lock) – Fin Permite desplazarse a la última celda de la ventana activa.
El área activa es una zona rectangular que engloba todas las filas y las columnas de una hoja de cálculo que contienen datos.
 Vía rápida para Ir a …

Para desplazarnos rápidamente y seleccionar una celda o rango de celdas, seleccionamos la orden Ir a … del menú Edición
(o pulsamos F5), introducimos la celda o la referencia del rango en el cuadro de edición Referencia y pulsamos Aceptar.
Como extender una selección

Igual que cuando utilizamos el ratón, podemos extender una selección desde el teclado usando la tecla Mayúscula o F8 (no
podemos extender una selección con la tecla Tabulador).
Para extender una selección que se visualiza completamente en la pantalla, mantenemos oprimida la tecla Mayúscula y las
de dirección (     ) hasta hacer la selección deseada. También podemos oprimir la tecla F8 (para activar el modo
Extender), pulsar las teclas de dirección hasta hacer la selección deseada y oprimir de nuevo la tecla F8 (para desactivar el
modo extender).
Para extender una selección más allá de los márgenes de la ventana nos posicionamos en la primera celda del rango,
mantenemos oprimida la tecla Mayúscula y pulsamos las teclas de dirección hasta la celda borde de la ventana y traspasamos
los bordes de la ventana hasta la celda deseada. También podemos utilizar junto con Mayúscula las teclas RePág y AvPág
(PgDown y PgUp) para realizar las selecciones fuera del área de la ventana inicial.
Selección de rangos no adyacentes con teclado

Para seleccionar rangos no adyacentes o no contiguos, luego de la primera selección oprimimos la combinación Mayúscula -
F8 y nos desplazamos para hacer la siguiente y si es necesario hacer otra selección volvemos a oprimir la combinación
Mayúscula – F8 y seleccionamos; así sucesivamente hasta realizar todas las selecciones necesarias.
Selección de columnas o filas con teclado
Para seleccionar una columna completa utilizando el teclado, debemos posicionarnos en una celda de la columna y presionar
la combinación Control - Barra Espaciadora. Para seleccionar una fila igualmente debemos posicionarnos en una celda de la
fila y presionamos la combinación Mayúscula – Barra Espaciadora.
Para seleccionar varias columnas o filas adyacentes completas, resaltamos un rango de celdas que incluya celdas de cada
una de las columnas o filas, y entonces pulsamos Control – Barra Espaciadora o Mayúscula – Barra Espaciadora, según sea
el caso de filas o columnas.
 Seleccionar …
Podemos hacer uso de todas las formas vistas para seleccionar y realizar combinaciones entre las técnicas para el ratón y
para el teclado, no solo para seleccionar sino para desplazarse a través de la hoja de cálculo.
Para seleccionar una hoja de cálculo completa utilizando el teclado pulsamos Control – Mayúscula – Barra Espaciadora. Para
detener el modo Agregar o Extender solo debe oprimir la tecla Esc.
3.3. Introducción de datos

En una celda podemos introducir básicamente dos tipos de datos: Constantes y Fórmulas.
Las constantes se agrupan en tres grandes categorías: valores numéricos, valores de tipo texto (cadenas de caracteres) y
valores de fecha y hora. Excel también reconoce dos tipos especiales de constantes: valores lógicos y valores de error.
Introducción y aceptación de datos
Para introducir valores de cualquier tipo seleccionamos la celda e introducimos el dato. A medida que introducimos el dato,
éste aparece en la barra de fórmulas y en la celda activa. La barra vertical intermitente que aparece en la barra de fórmulas
se denomina punto de inserción.
Cuando terminamos de introducir el valor, debemos aceptar el dato para almacenarlo permanentemente en la celda. La forma
más simple de aceptarlo es pulsar la tecla Enter (Intro ) después de haber tecleado el valor. El punto de inserción desaparece
de la barra de fórmulas y Excel almacena el dato en la celda.
 Uso de la Barra de fórmulas …

Al comenzar a escribir la entrada la barra de fórmulas presenta varios botones: el botón de Cancelar(), el botón Introducir
() y el botón Modificar función (=). Si la entrada comienza con un signo igual, un signo más o un signo menos, también se
presenta una lista desplegable con las funciones usadas con mayor frecuencia.
Podemos aceptar un dato de entrada en una celda pulsando el botón Introducir o cancelar el dato pulsando el botón Cancelar
dentro de la barra de Fórmulas.
Introducción de textos largos

Si introducimos un texto demasiado largo para visualizarlo en una celda simple, Excel permite que el texto se superponga en
las celdas adyacentes. Sin embargo, el texto se almacena en una única celda (la celda que seleccionamos para
comenzar a introducir los datos). Si escribimos texto en una celda que está solapada por otra celda la parte del texto que
sobresale a ésta aparece truncada. En ambos casos si nos posicionamos en la celda en que comenzamos a escribir, en la
barra de fórmulas visualizaremos el texto completo.
Introducción de datos en rango
Para realizar varias entradas en un rango de celdas adyacentes, seleccionamos primero las celdas y luego utilizamos Enter,
Mayúscula–Enter, Tabulador y Mayúscula–Tabulador, para desplazar la celda activa según la siguiente tabla:
Pulsar Para activar

Enter La celda situada por debajo de la celda activa.
Mayúscula – Enter La celda situada por encima de la celda activa.

Tabulador La celda situada una columna a la derecha de la celda activa.
Mayúscula – Tabulador La celda situada una columna a la izquierda de la celda activa.
Corrección de errores en los datos

Para corregir errores simples al teclear (por primera vez), pulsamos Retroceso (BackSpace, , tecla encima del Enter), que
borra el carácter situado a la izquierda del punto de inserción. Para corregir un punto anterior, podemos hacerlo de varias
formas: seleccionamos la celda y pulsamos la barra de fórmulas; pulsamos dos veces la celda y situamos el punto de inserción
en el error; ó por teclado nos situamos en la celda a corregir y para editar su contenido pulsamos F2; entonces en cualquiera
de los casos insertamos o reemplazamos los caracteres. Para borrar varios caracteres adyacentes seleccionamos los
caracteres, en la barra de Fórmulas o en la celda y pulsamos Retroceso o Suprimir.
Para reemplazar varios caracteres situamos el punto de inserción exactamente antes o después de los caracteres a sustituir,
mantenemos pulsada la tecla Mayúsculas y pulsamos la tecla de dirección izquierda () o derecha () para extender la
selección y escribimos los nuevos caracteres, el texto resaltado es sustituido por los nuevos caracteres.
Para borrar el contenido completo de una celda o un rango de celdas seleccionado pulsamos Suprimir o Retroceso y luego
pulsamos Enter. Si por alguna razón sobrescribimos, borramos, modificamos el contenido de una celda podemos recuperar
el contenido antes de haberlo introducido, oprimiendo la tecla Escape (Esc) o pulsando el botón Cancelar de la barra de
Fórmulas. También podemos seleccionar la celda e introducir el nuevo contenido, Excel borra el contenido previo tan pronto
como comenzamos a teclear; entonces para recuperar el dato original, antes de aceptar, pulsamos Escape o Cancelar.
Para recuperar el contenido original después de haber pulsado suprimir o haber aceptado la nueva entrada de datos
seleccionamos la orden Deshacer del menú Edición o pulsamos Control- Z (Undo).
3.4. Valores para datos y Valores de error utilizados por Excel

Valores numéricos, simples y de texto
Un valor numérico es un dato de entrada que incluye los números del cero (0) al nueve (9) y algunos caracteres especiales
como + - E e ( ) . , $ % /. Cualquier entrada que contenga otro carácter cualquiera será considerado un valor de texto. Por
ejemplo:
Valores numéricos Valores de texto
123 Ventas
345678 Hola
$9999,99 Un Rótulo
1% Calle mayor 123
1,23E+12 No. 324
Caracteres especiales
Existen varios caracteres que tienen un significado especial en el Excel:
Carácter Efecto
+ Si está al comenzar una entrada numérica, Excel lo omite.
- Si está al comenzar una entrada numérica, se interpreta como un número negativo y se mantiene el signo.
E, e Son interpretados como indicadores de notación científica, p. e. 1E6=1.000.000.
(número) Los números encerrados entre paréntesis se interpretan como números negativos (123) = -123.
Pts. Bs. Etc Si se colocan al finalizar un dato de entrada numérico se le asigna un formato moneda.
% Si se colocan al finalizar un dato de entrada numérico se le asigna un formato porcentaje.
/ Si la utilizamos en un dato de entrada y la cadena de caracteres no puede ser interpretada como una fecha
se interpreta el número como una fracción, p.e., 11 5/8 = 11.625 en la barra de fórmulas y se le asigna un
formato de fracción a la celda. En la celda se visualiza 11 5/8.
Descripción de los valores de error

Un valor de error es el resultado que devuelve una fórmula que Excel no pude resolver. La tabla siguiente lista los valores de
error y su significado.
Valor de Error Significado

#¡DIV/0! Ha intentado dividir un número por cero. Este error ocurre normalmente cuando creamos una
fórmula con un divisor que referencia a una celda en blanco.
#¿NOMBRE? Ha introducido en una fórmula un nombre que no está en la lista del cuadro de diálogo Definir
nombre. Excel también visualiza el valor de error si no encerramos una cadena de caracteres
entre comillas.
#¡VALOR! Ha introducido una fórmula matemática que hace referencia a un dato de tipo texto.
#¡REF! Ha borrado una celda o un rango de celdas cuyas referencias están incluidas en una fórmula.
#N/A No hay información disponible para el cálculo que queremos realizar. Cualquier fórmula que
referencia celdas que contienen el valor #N/A devuelve #N/A.
#¡NUM! Ha introducido un argumento incorrecto en una función de una hoja de cálculo. También puede
indicar que el resultado de una fórmula es demasiado grande o demasiado pequeño para ser
representado en la hoja de cálculo.
#¡NULO! Ha incluido un espacio entre dos rangos en una fórmula para indicar una intersección, pero los
rangos no tienen celdas comunes.
CAPÍTULO 4
FORMATO DE HOJAS, CELDAS Y DATOS
Al dar formato a la información en una hoja de cálculo podemos hacer más fácil su lectura e interpretación, a diferencia de
cuando no tiene formato donde todos los valores parecen iguales y no hay forma de resaltar o de visualizar los resultados
importantes.
4.1. Formato de números y textos

Las órdenes de formato de Excel permiten controlar la visualización de los valores numéricos y modificar la presentación de
los datos de texto. Una vez seleccionada la celda o el conjunto de celdas al que desea dar formato, desde el menú Formato
clic en la opción Celdas (o Control-1) y después pulsamos la ficha Número del cuadro de diálogo Formato de celdas.
Recuerde la diferencia entre los valores internos y los visualizados en la celda. Los formatos no afectan los valores numéricos
internos o el texto contenido en las celdas. Por ejemplo, si introducimos el número con tres cifras decimales en una celda
formateada con dos celdas decimales, el número se visualiza con sólo dos cifras decimales pero el valor interno permanece
inalterado, Excel utiliza el valor interno en los cálculos. En la ficha Número del cuadro de diálogo Formato de celda podemos
observar hasta doce formatos numéricos predefinidos con sus respectivas configuraciones y en el área de muestra situada
en la parte superior del cuadro de diálogo se visualiza como cambia el valor según el formato seleccionado.
Formato General
El formato General es la primera categoría del cuadro de diálogo Formato de celdas. A menos que modifiquemos de forma
explícita el formato de una celda, el Excel visualiza cualquier texto o número que introduzcamos en el Formato general.
Generalmente el Formato general visualiza exactamente lo que introduzcamos; por ejemplo, si introducimos 123,456 en la
celda se visualizará 123,456; si introducimos 78,9 se visualizará 78,9. Este formato tiene las siguientes excepciones:
 El formato General abrevia los números demasiado largos para ser mostrados en una celda. Los valores
introducidos son conservados y utilizados en todos los cálculos independientemente del formato de presentación.
 En el formato General no se visualizan los ceros no significativos.
 Una fracción decimal introducida sin un número a la izquierda del punto decimal se visualiza con un cero.
Formato Descripción
Número La categoría Número contiene una serie de opciones que visualizan números en formato entero,
con decimales fijos y con punto. En la ficha Número de la caja de diálogo Formato de celda,
seleccionamos en el apartado Categoría la opción Número de decimales, a través de ella
podemos escoger la cantidad de decimales, el formato de los números negativos y si queremos
o no, separadores de miles.
Moneda Los formatos Moneda son similares a los formatos de la categoría Número, exceptuando que en
vez de utilizarlos para controlar la presentación de puntos, se utilizan para controlar el signo
monetario mostrado con el número. Seleccione el símbolo monetario de la lista desplegable
ofrecida. Todos los formatos Moneda dejan un espacio en blanco en la parte derecha para
asegurarse que las comas decimales estarán alineadas en una columna de números positivos y
negativos con formatos similares.
Formato Descripción (continuación)

Contabilidad Excel ofrece formatos especiales que satisfacen las necesidades de los profesionales de la
contabilidad. Cuando seleccionamos formatos estándares con fuentes contables subrayadas,
podemos crear fácilmente estados de cuentas, hojas de balances y otros documentos que se
adapten a los principios contables aceptados normalmente.
Porcentaje Visualizan los números como porcentaje, la coma decimal del número formateado salta dos
posiciones a la derecha y se añade un signo de tanto por ciento (%) al final del número.
Fracción Visualizan cantidades fraccionales directamente como fracciones, en vez de cómo valores
decimales. Estos formatos son particularmente útiles para introducir precios de acciones o
medidas.
Científico Visualizan un número en notación exponencial. El símbolo E representa la palabra Exponente,
un sinónimo para las palabras diez elevado a la enésima potencia (10n).
Texto Al aplicar el formato texto a una celda indicamos que el contenido de dicha celda va a ser tratado
como texto, por ejemplo, un valor numérico se alinea normalmente a la derecha de su celda, sin
embargo si aplicamos a la celda el formato texto el valor quedará alineada a la izquierda como
si se tratara de un texto.
Especial Los cuatro formatos Especial son resultado de las diferentes aplicaciones que se le ha dado al
Excel, estos números generalmente no son calculados en incluyen dos formatos de códigos
postales, un formato de número telefónico y un formato del número del seguro social. Cada uno
de estos formatos especiales permite introducir números rápidamente sin tener que introducir los
caracteres de puntuación.
 Celdas con formato de Textos y CValor …

A efectos prácticos una constante numérica formateada como Texto, se sigue considerando como un número debido a la
habilidad inherente a Excel para reconocer los valores numéricos. Sin embargo, si aplicamos el formato texto a una celda que
contiene una fórmula, la fórmula es considerada como texto y se visualiza como tal en la celda. Cualquier otra fórmula que
haga referencia a una fórmula formateada como texto devuelve el valor de error: #VALOR.
Asignación y eliminación de formatos

La orden Celdas del menú Formato controla la mayoría de los formatos que aplicamos a las celdas de nuestras hojas de
cálculo. Formatear es fácil, basta con seleccionar la celda o el rango de celdas y elegir las órdenes apropiadas del menú
Formato. Una celda formateada permanece así hasta que aplicamos un nuevo formato o borramos el que posee. Cuando
sobrescribimos o editamos un dato de entrada no necesitamos volver a formatear la celda, pero podemos borrar los formatos
asignados a cualquier celda o rango siguiendo las siguientes instrucciones:
1. Seleccione las celdas o rango de celdas.
2. Clic en el menú Edición -- clic en Borrar – en el submenú que se abre clic en la opción Formato. Para borrar el
formato y los valores de las celdas, clic en la opción Todo del submenú Borrar.
Formato con barras de herramientas

La barra de herramientas Estándar que contiene el botón Copiar formato; este botón nos permite copiar formatos desde la
celda seleccionada a otras celdas y hojas de cálculo en el libro de trabajo activo e incluso en otros libros de trabajo.
Para copiar formatos a otras posiciones siga las siguientes instrucciones:
1. Seleccione la celda o celdas desde las que desea copiar el formato.
2. Pulse el botón Copiar formato (junto al puntero aparece un pequeño icono en forma de brocha).
3. Seleccione la celda o celdas donde desea copiar los formatos.
Si copiamos formatos desde un rango de celdas y luego seleccionamos una única celda para pegar, Copiar formato pega el
rango de formatos completo desde la celda seleccionada hacia abajo y a la derecha, sin embargo, si seleccionamos un rango
de celdas cuando pegamos formatos, Copiar formato sigue la forma del rango copiado; si el rango que deseamos formatear
tiene una forma diferente a la del rango copiado, el patrón es repetido o truncado según sea necesario.
Excel también ofrece la barra de herramientas Formato que como su nombre lo indica, los botones que ella contiene nos
sirven para formatear las celdas.
Para aplicar un formato con un botón de la barra de herramientas seleccionamos la celda o rango y después pulsamos el
botón deseado en la barra, para eliminar el formato pulsamos el botón de nuevo.
 Formato para caracteres individuales …

Podemos aplicar formatos a caracteres individuales de un dato tipo texto, de la misma forma que a las celdas. Seleccionamos
caracteres individuales y usamos los botones de las barras de herramientas o la orden Celdas desde el menú Formato y
aplicamos los atributos que deseemos y pulsamos Aceptar. Luego pulsamos Enter para observar los resultados que se
producen después de formatear.
4.2. Alineación y Orientación de los contenidos de las celdas

La ficha Alineación del cuadro de diálogo Formato de celdas, posiciona texto y números en las celdas. También podemos
utilizar esta ficha para crear rótulos de texto con varias líneas, repetir una serie de caracteres en una o más celdas y formatear
texto verticalmente o en cualquier otro ángulo.
Opciones de alineación horizontal
Excel proporciona siete opciones de alineación en la lista desplegable Horizontal: General, Izquierda, Centrar, Derecha,
Rellenar, Justificar y Centrar en la Selección.
Tipo de Alineación Descripción

General Cuando seleccionamos General la opción de alineación horizontal por omisión es: los valores
numéricos se alinean a la derecha y el texto a la izquierda.
Izquierda, Centrar y Estas opciones alinean el contenido de las celdas seleccionadas hacia la izquierda, centro o
Derecha derecha de la celda, sustituyendo a la alineación por omisión de la misma.
Tipo de Alineación Descripción (continuación)

Rellenar Repite el dato de la celda para rellenar la anchura de la columna.
Ajustar texto y Si introducimos un texto demasiado ancho para la celda activa, Excel extiende el rótulo más
Justificar allá del borde de la celda con la condición de que estén vacías.
Sin embargo, si seleccionamos la opción Ajustar texto, del área Control de texto de la ficha
Alineación, Excel visualiza en la celda activa la etiqueta completa. Para acomodar el texto
Excel incrementa la altura de la fila en que se encuentra la celda dividiendo el texto en varias
líneas.
Justificar reparte el texto en la celda activa y fuerza que el mismo se alineé con el margen
derecho e izquierdo.
Centrar en la selección Esta opción centra el texto de una celda respecto a todas las celdas en blanco seleccionadas
a la derecha o de las siguientes celdas en la opción que contiene el texto.
Opciones de alineación vertical

La lista desplegable Vertical, incluye cuatro opciones de alineación: Superior, Centrar, Inferior y Justificar, similares a las
opciones de alineación Horizontal.
Tipo de Alineación Descripción

Superior, Centrar e Estas opciones hacen que el contenido de la celda se alinee en la posición superior, centro
Inferior o inferior de la celda.
Justificar Realiza esencialmente lo mismo que su homónima horizontal excepto que ajusta los datos
de la celda a la parte superior e inferior de esta en vez de a los lados.
Figura 5.
Ficha Alineación del
cuadro de diálogo Formato de celdas
(menú Formato – opción Celdas)
Opciones de orientación
Permiten cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se muestre en horizontal por omisión, de arriba abajo
(apilado), o en cualquier ángulo desde 90º en sentido opuesto de las agujas del reloj, a 90º en sentido de las agujas del reloj.
Excel ajusta automáticamente la altura de filas para adaptarla a la orientación vertical a menos que antes o después fijemos
explícitamente la altura de las filas.
Los controles de grados giran el texto en cualquier ángulo dentro de una celda. Podemos usar el cuadro de Control de grados
de la parte inferior (llamado "Control de giro") o el dial situado encima para ajustar la rotación del texto. Usando el dial, basta
con pulsar y arrastrar el puntero Texto en el ángulo deseado y los grados se reflejan en el Control de giro situado debajo; o
bien podemos pulsar los botones con flechas pequeñas hacia arriba y abajo del control de giro Grados para incrementar o
decrementar el ángulo de grado en grado, desde la posición horizontal (0º).
Reducir hasta ajustar

La opción Reducir hasta ajustar de la sección Control de texto de la ficha Alineación reduce el tamaño de fuente de la celda
seleccionada hasta que su contenido pueda mostrarse entero en la celda. Esta opción resulta útil cuando se tiene una hoja
en la que ajustar el ancho de la columna para hacer visible una determinada entrada de celda tiene efectos no deseados
sobre el resto de la hoja, o cuando inclinar el texto, ponerlo vertical, o ajustar el texto no son soluciones viables. Pero, hay
que tener presente que esta opción reducirá la fuente a un tamaño tan pequeño como sea necesario, si la celda es
suficientemente estrecha y el contenido de la celda suficientemente grande el resultado puede ser ilegible.
 Un truco para el texto inclinado …

Con frecuencia el rótulo de la parte superior de una columna es más ancho que los datos almacenados en ella. Podemos usar
la opción Ajustar texto para hacer que un rótulo largo con varias palabras sea más estrecho, pero en ocasiones esto no es
suficiente. El texto vertical es otra opción disponible, pero puede resultar difícil de leer y ocupa mucho espacio en vertical.
Excel ofrece ahora una solución mejor usando texto inclinado y los bordes de las celdas, mediante las siguientes instrucciones:
1. Seleccione las celdas que desea formatear (rótulos de las celda, por ejemplo encabezados de las columnas) y elija
la orden Celdas del menú Formato.
2. En la ficha Bordes aplique borde sólo en los extremos derecho e izquierdo de las celdas.
3. En la ficha Alineación use los controles Orientación para seleccionar el ángulo deseado (generalmente resulta mejor
elegir un ángulo positivo entre 30º y 60º).
4. En la lista desplegable Horizontal de la sección Alineación del texto seleccione la opción Centrar. Al pulsar Aceptar
Excel gira automáticamente los bordes izquierdo y derecho con el texto.
5. Seleccione todas las columnas, seleccione ahora la orden Columna del menú Formato y elija Autoajustar a la
selección para reducir todas las columnas al menor ancho posible.
4.3. Formato de Fuente o de letra

Técnicamente el término fuente se refiere a una combinación de tipografía -p.e. Arial-, un tamaño -p.e. 10 puntos- y un estilo
de carácter -p.e. negrita-. Excel provee una ficha Fuente en el cuadro de diálogo Formato de Celdas para seleccionar la fuente
y el color de los datos de las celdas.
Para especificar una fuente para una celda o rango, en primer lugar seleccionamos la celda o el rango, luego desde el menú
formato seleccionamos la orden celda (o pulsamos Control-1) y pulsamos la ficha Fuente. Esta ficha incluye los recuadros de
edición y de lista Fuente, Estilo y Tamaño, y opciones como Subrayado, Color y Efectos. Se puede ver la fuente por omisión
seleccionando la opción Fuente normal.
Utilizamos las fuentes en una hoja de cálculo como lo hacemos en el texto impreso: la enfatizar cabeceras y distinguir distintos
tipos de información.
En la siguiente tabla observaremos cómo hacer para modificar cada uno de los componentes de la ficha Fuente.
Para seleccionar … Hacemos …

Una Fuente Pulsamos su nombre en el cuadro de lista Fuente o introducimos su nombre en el cuadro de
( "tipo de letra" ) edición Fuente.
Un tamaño Los números de la lista Tamaño se modifican para mostrar los tamaños en los que Excel puede
imprimir el tipo seleccionado en forma óptima. Para ver todos los tamaños posibles utilizamos
la barra de desplazamiento de la lista Tamaño, y para especificar un tamaño pulsamos sobre
el elegido. Para especificar un tamaño que no aparece en la lista, seleccionamos el contenido
del cuadro de edición Tamaño e introducimos el nuevo número.
Un estilo de fuente Los estilos de fuente disponibles varían dependiendo de la fuente que hayamos seleccionado
en la lista Fuente. Además del modo normal, la mayoría de las fuentes ofrecen los estilos:
Cursiva, Negrita, Cursiva negrita. Simplemente seleccionamos el estilo que deseamos utilizar
desde la lista Estilo de la ficha Fuente.
El Subrayado La ficha Fuente tiene cuatro opciones de subrayado. Simple, Doble, Simple contabilidad y
Doble contabilidad. Para seleccionar un subrayado hacemos pulsamos sobre la flecha de la
caja de lista subrayado y seleccionar alguno de ellos.
Un Efecto La ficha Fuente también incluye tres opciones de efectos: Tachado, superíndice y subíndice .
Para seleccionar alguno de estos efectos pulsamos sobre la característica que deseamos para
seleccionarlo (aparece en la caja de selección el símbolo ).
Un Color Para observar las posibilidades de colores pulsamos la flecha hacia abajo situada junto a la
lista desplegable Color de la ficha Fuente en el cuadro de diálogo Formato celda. Si
seleccionamos automático Excel visualiza el contenido de la celda en negro. Las otras 55
opciones representan la paleta de color activa, sino encontramos el color que deseamos
podemos personalizar la paleta. También podemos aplicar colores de fuente utilizando el botón
Color de fuente de la barra de herramienta Formato. Pulsando este botón se aplica el color
mostrado en el rectángulo a su selección. Al pulsar la flecha situada a la derecha del botón
Color de fuente se despliega la paleta de colores. Pulsando uno de los cuadros coloreados
aplicamos el color a la celda seleccionada.
 Otros formatos para fuente …
Tamaño … Cuando especificamos un tamaño debemos tener presente que los tamaños se presentan en puntos, ejemplo
fuente tamaño 10 puntos, y que un punto es 1/72 de pulgada (aproximadamente 0,35 mm).
A menos que prefijemos la altura de la fila, Excel la ajusta automáticamente para acomodar tamaños en puntos mayores.
Normalmente podemos obtener la mejor salida si seleccionamos los tamaños que aparecen en la lista Tamaños aunque Excel
imprimirá en cualquier tamaño que le especifiquemos. Algunas combinaciones de tipos y tamaños serán mejores que otras.
Efectos … Cuando seleccionamos algún efecto, fuente, tamaño, estilo, etc., en la sesión Vista previa de la ficha Fuente
podemos observar la manera en que las opciones que seleccionemos afectarán el texto sin haberlo aplicado definitivamente.
Si el formato aplicado es de nuestro agrado pulsamos el botón Aceptar para asignarlo definitivamente al texto.
Barras de herramientas … Podemos aplicar las siguientes opciones de formatos de fuentes utilizando os cuadros y botones
de la barra de herramienta Formato: Fuente, Tamaño de fuente, Negrita, Cursiva, Subrayado (subrayado simple) y Color de
fuente. Podemos utilizar los cuadros y botones de forma individual y conjunta. Para eliminar un formato con un botón,
seleccionamos la celda o el rango y después pulsamos otra vez el botón de la barra de herramientas para desactivarlo.
Pulsando la flecha hacia abajo que se encuentra junto a algunos cuadros activamos las listas desplegables donde sólo
tenemos que pulsar nuestra selección para aplicarla.
4.4. Formato de Bordes

Los bordes pueden ser elementos efectivos para definir áreas en nuestra hoja de cálculo o para remarcar celdas importantes.
En esta ficha se especifica la configuración de los bordes así como el estilo y el color de las líneas.
Para seleccionar … Hacemos …

Un estilo de línea Los trece estilos de línea incluyen cuatro líneas continuas de anchuras diferentes, una línea
doble, y ocho tipos de líneas discontinuas (la primera línea con punteado fino es realmente
una línea discontinua fina cuando se imprime). La línea doble es particularmente útil para
subrayar columnas de números situadas encima de un total.
Para seleccionar un estilo de línea pulsamos el tipo de línea que deseamos. Podemos
asignar trece estilos de línea en 56 colores distintos.
Un color de línea La caja desplegable Color de la ficha Bordes funciona de la misma forma que la del mismo
nombre en la ficha Fuente, si desea más detalles refiérase a la sección IV.3: Color de
fuente.
Posición del borde Se necesita especificar dónde situar el borde en la celda.
La sección Preestablecidos contiene el valor predefinido Contorno, que pone una línea
alrededor del perímetro de la selección activa, sea una celda simple o un bloque de celdas.
La opción predefinida Ninguno suprime todos los bordes de la selección, y la sección
Interior coloca las líneas en la parte interna de la selección.
La sección Borde incluye un área de Vista previa que se puede usar para definiros.
Las pequeñas marcas en el área de vista previa indican las esquinas y bordes internos de
la selección, para seleccionar algún borde pulsamos sobre el área correspondiente al borde
que deseamos o pulsamos el botón con la figura que corresponda. Recuerde seleccionar
previamente el estilo y el color de la línea.
 Aplicación de bordes …
Podemos aplicar más de una clase de borde a las celdas seleccionadas. Por ejemplo, podemos aplicar un contorno de borde
grueso a un grupo de celdas y a la misma vez un conjunto de líneas delgadas en el interior de cada celda de la selección.
Esto nos permite darle un toque personal a nuestro formato. Este efecto lo logramos combinando los tipos de línea de las
distintas áreas de la selección colocando un estilo y/o color por vez.
Podemos también aplicar muchas combinaciones de formatos de bordes utilizando el botón Bordes de la barra de
herramientas Formato. Cuando pulsamos la pequeña flecha del botón Bordes Excel visualiza una paleta desplegable desde
la que podemos seleccionar un estilo de borde. Si pulsamos la flecha y mantenemos pulsado el botón del ratón mientras
arrastramos fuera de la barra de herramientas la Paleta de bordes "se despega" de la Barra de herramientas y flota
independientemente de la misma. Esta Paleta de borde ofrece doce opciones, incluyendo combinaciones de estilos de bordes:
como el borde superior simple y el borde inferior doble. La primera opción de la paleta elimina todos los formatos de borde de
una celda o rango seleccionado. Para devolver la paleta Bordes a la barra de herramientas Formato simplemente pulsamos
el recuadro Cerrar de la esquina superior izquierda de la paleta.
Modificación o supresión de bordes

Si cambia de opinión acerca de un estilo de borde puede volver a seleccionar el bloque de celdas y volver a presentar la ficha
Borde del cuadro de Formato de celda. La ficha Bordes muestra entonces los estilos de borde que se han aplicado. Para
suprimir el borde inferior sólido, por ejemplo, podemos pulsar el borde o el botón inferior sin seleccionar otro estilo, lo que
hace desaparecer la línea sólida del recuadro y pulsar Aceptar; también podemos seleccionar el estilo de línea Ninguno,
pulsar el borde o el botón inferior y pulsar Aceptar.
Si en el área de la Vista previa hay una línea gris sólida, las celdas de la selección no comparten el mismo estilo para
dicha opción. En este caso, cualquier cambio sobre esa línea gris modificará toda la selección por lo que debe definir muy
bien su selección para no hacer cambios no deseados cuando se tiene estilos de bordes distintos para el conjunto de celdas.
4.5. Uso de colores, tramas y sombreados

La ficha Tramas del cuadro de diálogo Formato de celdas permite añadir colores y sombreados a las celdas seleccionadas,
la ficha Tramas incluye la paleta de colores activa y una lista desplegable de colores y.
La sección Color de la ficha Tramas controla el fondo de las celdas seleccionadas. Cuando elegimos un color de esta sección
y no seleccionamos ningún diseño (trama), en las celdas aparece el fondo coloreado. Si escogemos un color en la sesión
color y después seleccionamos un diseño de la lista desplegable Trama, el diseño se combina con el fondo sólido. Las
opciones de color en la lista desplegable Trama controlan el color de la propia trama.
 Uso del sombreado…
Podemos utilizar los estilos de sombreado disponibles en la ficha Tramas para añadir énfasis a las celdas seleccionadas de
nuestra hoja de cálculo. Por ejemplo, podríamos utilizar el sombreado para mantener aparte los totales de la hoja de cálculo
o atraer la atención sobre las celdas que deseamos utilizar para realizar una entrada de datos. También podemos utilizar el
sombreado para crear un efecto de "rayado" (una fila oscura, una fila clara y así sucesivamente, semejando al papel contable
-papel óptico-). En este caso el sombreado ayuda al lector a seguir una fila de números mientras lee de izquierda a derecha.
Las bandas son particularmente útiles cuando deseamos imprimir informes amplios sin líneas de separación.
Cuando seleccionamos un color para el fondo de las celdas, debemos elegir uno que nos permita leer fácilmente el texto y
números en el color por omisión. Otra opción es seleccionar un color complementario para el texto y números utilizando la
opción de formato Color de texto; por ejemplo, el violeta es un excelente color de fondo para el texto amarillo, sin embargo, a
menos que tengamos una impresora en color, deberíamos probar imprimir la hoja de cálculo para asegurarnos que los colores
que hemos seleccionado son aceptables cuando imprimimos en blanco y negro.
Es importante destacar que la correspondencia entre los colores que aparecen en la pantalla y los aparecerán al imprimir
depende mucho de características de la impresora como la resolución y la capacidad de despliegue de colores.
4.6. Combinación o Unión de celdas
La cuadrícula de la hoja de cálculo es probablemente el tipo más versátil de documento, pero en ocasiones es necesario
realizar algunos trucos de formato para obtener el efecto deseado especialmente si creamos formularios. Esta característica
de combinación de celdas se puede aplicar a partir de dos o más celdas y convierte la selección en una única celda pero del
mismo tamaño que la original.
Al combinar celdas, la nueva celda grande usa la dirección de la celda del extremo superior izquierdo, el resto de las celdas
combinadas o celdas subsidiarias dejan de existir lógicamente (su nombre ya no existe). Una celda subsidiaria combinada
actúa como una celda en blanco al ser referenciadas en fórmulas y devuelve un cero o un valor de error dependiendo del tipo
de fórmula.
Combinación o separación de celdas

Para combinar celdas siga las siguientes instrucciones:
1. Seleccione las celdas a combinar.
2. En el menú Formato seleccione Celdas y pulse la ficha Alineación.
3. Seleccione la opción Combinar celdas.
4. Si la celda del extremo superior izquierdo contiene un rótulo largo de texto que deseamos mostrar dentro de la nueva
celda grande pulse la opción Ajustar texto.
5. Pulse Aceptar.
También podemos descomponer o descombinar una celda combinada para devolverla a su estado original de rango de celdas
individuales. En este caso siga las siguientes instrucciones:
1. Seleccione la celda grande que desea descombinar.
2. En el menú Formato seleccione Celdas y pulse la ficha Alineación.
3. Seleccione la opción Combinar celdas para desactivarla.
4. Pulse Aceptar.
Consideraciones para combinar celdas

La combinación de celdas tiene interesantes aplicaciones, considerando que nos permite agrupar celdas obviando las
limitaciones de espacio de la cuadrícula, uno de los atributos que definen el diseño de la hoja de cálculo.
Para combinar celdas debemos tener en cuenta las siguientes consideraciones:
 Si seleccionamos un rango de celdas para combinar y sólo una de ellas contiene texto, un valor o fórmula, su
contenido será colocado en la nueva celda grande.
 Si seleccionamos un rango de celdas a combinar y hay más de una celda que contiene texto o valores, el único
contenido pasado a la nueva celda grande, será el correspondiente a la celda más cercana al extremo superior
izquierdo.
 El contenido de las celdas subsidiarias es eliminado. Si desea preservar los datos de las celdas subsidiarias,
asegúrese de añadirlos a la celda del extremo izquierdo o cámbielas de posición.
 Las fórmulas se ajustan automáticamente. Una fórmula que haga referencia a una celda subsidiaria de un rango
combinado se ajusta para hacer referencia a la nueva celda grande. Si un rango combinado de celdas contiene
una fórmula, las referencias relativas se ajustan automáticamente.
 Puede copiar, eliminar, cortar y pegar, o pulsar y arrastrar celdas grandes como haría con cualquier otra celda. Al
copiar o mover una celda grande sustituye al mismo número de celdas en la posición de destino. La posición original
de una celda grande cortada o eliminada vuelve a convertirse en celdas individuales.
 No se puede insertar o eliminar filas o columnas completas que contienen celdas combinadas.
 Puede usar el control de relleno de una celda combinada del mismo modo que el de una celda normal. Al hacerlo
la celda grande es replicada, sustituyendo a las celdas normales en su camino y el valor que contiene es copiado
o repetido de forma normal.
 Al combinar celdas con formatos de bordes distintos al del rango seleccionado, estos formatos son eliminados.
4.7. Formato del ancho de la columna

En Excel el ancho por omisión de una columna es de 10,71 caracteres, sin embargo esto no significa que cada celda de la
hoja pueda visualizar sólo 10,71 caracteres. Distintos caracteres pueden ocupar distintos espacios y ya que el Excel puede
proporcionar fuentes de espacio proporcional y fuentes de espacio fijo, el ancho de una columna puede ser modificado según
las necesidades.
A menudo el ancho de una columna estándar, no es suficiente para visualizar el contenido de una celda por lo que se generan
algunos problemas:
 Como ya hemos podido observar, un rótulo demasiado largo ocupa celdas adyacentes; si la celda adyacente
contiene un dato, el rótulo se trunca.
 Cuando introducimos un número largo en una columna estrecha que posee el formato numérico General el
número aparece en notación científica.
 Si un dato de una celda es demasiado largo para adaptarse después de haber asignado un formato numérico,
aparecen una serie de signos numeral (###).
En todos los casos, para mostrar el contenido completo de las celdas debemos modificar la anchura de la columna o columnas
que contienen los datos largos. Podemos modificar la anchura de la columna de varias maneras: usando el ratón o usando
las órdenes de columna.
Uso del ratón para modificar el ancho de la columna

Para modificar la anchura de las columnas con el ratón, situamos el puntero del ratón en el área de la cabecera de la columna,
sobre la línea que divide a la columna que deseamos modificar y la situada a su derecha. El puntero del ratón se transforma
en una flecha con dos puntas. Ahora mantenemos pulsados el botón izquierdo del ratón y arrastramos el divisor de la columna
hacia la derecha o hacia la izquierda para ensanchar o reducir la columna. Mientras arrastramos la anchura de la columna se
visualiza en un cuadro de sugerencia de pantalla, cuando la anchura sea la correcta podemos soltar el botón del ratón.
Uso de las órdenes Columna

Desde el menú Formato seleccionamos Columna para visualizar un submenú que incluye cinco órdenes: Ancho, Autoajustar
a la selección, Ocultar, Mostrar y Ancho Estándar. Para asignar un ancho a una columna simplemente seleccionamos celdas
en cada columna que deseamos modificar (no necesita seleccionar columnas completas) y después seleccionamos la orden
ancho. Si seleccionamos varias columnas que poseen la misma anchura esta aparece en el cuadro de edición Ancho de
columna, sino, es decir, todas no tienen el mismo ancho el cuadro de edición aparece en blanco. Todo caso, introduzca un
número entre 0 y 255 en un formato entero, decimal o fraccionario. Cuando pulse aceptar Excel ajustará las anchuras de las
columnas seleccionadas. Para la recuperación del ancho por omisión en una o más columnas, seleccionamos celdas de estas
columnas y elegimos la orden Ancho Estándar y oprimimos Aceptar.
4.8. Formato del alto de la fila

Excel ajusta automáticamente la altura estándar de una fila para acomodar el tipo de letra más grande utilizado en esa fila.
La altura por omisión para las filas es 12,75 puntos. Si no ajustamos ninguna de las alturas Excel utiliza su altura estándar
para las filas, de esta forma por lo general no necesitamos preocuparnos de que los caracteres sean demasiado altos para
caber en una fila.
Uso del ratón para cambiar la altura de la fila

El ajuste de la altura de una fila es similar al ajuste de la anchura de la columna. En el área de la cabecera de una fila, situamos
el puntero del ratón en la línea situada debajo del número de la fila que deseamos modificar. Cuando el puntero toma la forma
de una flecha con dos puntas, mantenemos pulsado el botón izquierdo del ratón, arrastramos la línea que divide la fila a la
nueva posición arriba o abajo y después soltamos el botón del ratón.
Uso de las órdenes Fila

Igual que la orden Columna, la orden Fila del menú Formato incluye un submenú con cuatro órdenes: Alto, Autoajustar, Ocultar
y Mostrar. Podemos utilizar la orden Alto para modificar simultáneamente la altura de varias filas. Simplemente seleccionamos
al menos una celda de cada fila y elegimos la orden Alto.
Altura de una fila con las opciones Ajustar texto y Justificar

Cuando creamos un texto con varias líneas utilizando las opciones Ajustar texto o Justificar de la ficha Alineación del cuadro
de diálogo Formato de celdas. Excel ajusta automáticamente la altura de las filas para acomodar nuestro texto con varias
líneas, si después añadimos palabras que hacen el texto más largo o incrementamos el tamaño en puntos del tipo de letra
utilizada, Excel ajusta de nuevo la altura de las filas, así nuestro texto nunca se desbordará de la celda donde ha sido
introducido. De igual forma si reducimos el tamaño de un dato de varias líneas, Excel ajusta adecuadamente la altura de las
filas siempre y cuando se haya seleccionado anteriormente la opción Autoajustar.
Figura 6. Menú Formato – opción Fila (o Columna) – Opción Alto (o Ancho),

cada una permite modificar el alto o el ancho de una fila o de una columna respectivamente
 Control de columnas y filas …

Más de una a la vez … Para modificar la anchura o altura de más de una columna o fila al mismo tiempo, en primer lugar
seleccionamos las columnas o filas, arrastrando sus cabeceras (podemos seleccionar columnas o filas no adyacentes
manteniendo pulsada la letra Control mientras pulsamos las cabeceras); seguidamente modificamos la anchura de una de las
columnas o la altura de una de las filas seleccionadas como describimos en IV.7 y IV.8. Cuando soltemos el botón todas las
columnas o filas se modificarán simultáneamente y todas tendrán exactamente la misma anchura o altura.
Ajuste automático … Podemos modificar la anchura de una columna para acomodarla al dato de entrada más ancho
pulsando dos veces sobre el divisor de la columna situada a la derecha de esta. Si cambiamos el contenido para ajustar de
nuevo la columna volvemos a realizar el procedimiento. Por otra parte, si hemos modificado la altura de las filas, podemos
redimensionarla para ajustarla a la entrada más alta de la fila pulsando dos veces en la línea divisoria por debajo de la fila
que deseamos modificar.
Ocultarlas … En ocasiones podríamos desear ocultar (entiéndase bien, ocultar no eliminar) toda o parte de la información
de nuestra hoja de cálculo. Por lo que Excel nos provee la opción de ocultar columnas o filas de datos.
Para ocultar una columna, en primer lugar seleccionamos una celda de la columna a ocultar. Desde el menú Formato
seleccionamos Columna y después la orden Ocultar, entonces Excel establece el ancho de esta columna como cero. También
podemos ocultar una columna arrastrando la línea que se encuentra entre las cabeceras de las columnas hacia la izquierda
hasta que hayamos ocultado la columna convirtiéndola en nada. También podemos introducir cero en el cuadro de diálogo
ancho de columna.
Para volver a visualizar una columna, en primer lugar seleccionamos las columnas que están a ambos lados de la columna
oculta y seguidamente desde el menú Formato seleccionamos Columna y después pulsamos Mostrar. Para ocultar y/o mostrar
una fila utilizamos un proceso análogo, pero en vez de utilizar la opción Columna del menú Formato utilizamos la opción Fila.
CAPÍTULO 5
OPCIONES DE EDICIÓN
En este capítulo tratemos las opciones del menú edición: Deshacer, Rehacer, Repetir, Cortar, Copiar, Pegar, Pegado Especial,
Rellenar, Eliminar, Buscar y Reemplazar. Trataremos además las órdenes del menú Insertar: Celdas, Filas, Columnas y
Comentarios. También podremos observar el uso de la orden Ortografía del menú de Herramientas. Muchas de estas órdenes
están incluidas en la barra de herramientas Estándar.
5.1. Desplazamiento e Inserción de celdas

En Excel podemos ejecutar muchas de las tareas de edición más comunes sin necesidad de utilizar las órdenes del teclado.
El uso del ratón en combinación con las teclas Mayúsculas y Control permite cortar, copiar, pegar, eliminar, insertar, borra y
desplazar celdas. Además puede duplicar muchas de las funciones de las órdenes llenar con simples movimientos del ratón.
Para activar y desactivar la capacidad de manipular directamente las celdas elija la orden Opciones del menú Herramientas
y seleccione la opción Permitir arrastrar y colocar de la ficha Modificar (para protegerse frente a errores asegúrese también
que la opción Mensaje de alerta antes de reemplazar celdas se seleccione).
Cuando se active la manipulación directa de celdas (la opción por omisión) se mostrará un pequeño cuadro negro,
denominado Cuadro de relleno en la esquina inferior derecha del rectángulo de selección.
Con la opción Permitir arrastrar y colocar activada trate de desplazar el puntero del ratón alrededor del rectángulo de selección.
Cuando se posiciona el puntero del ratón sobre el cuadro de relleno, este se cambia convirtiéndose en una cruz en negrita.
Cuando se posiciona el puntero sobre el borde se convierte en una flecha y en cualquier otro sitio es una cruz blanca y gruesa.
Desplazamiento y copia con el ratón

Para desplazar rápidamente una celda o un rango a una posición nueva (mover), seleccione la celda o rango y arrástrelo a la
nueva posición pulsando el área seleccionada cuando el cursor es una flecha blanca. Pulse sobre el borde y arrástrelo a la
posición deseada. Al arrastrar aparecerá un contorno alrededor del rango que le ayudará a posicionarla correctamente.
Cuando el contorno esté sobre las celdas deseadas suelte el botón del ratón, entonces la selección es pegada en una nueva
posición.
Para copiar la selección (copiar y pegar), en vez de desplazarla (cortar y pegar) pulse la tecla Control antes de soltar el botón
del ratón. Cerca del puntero del ratón aparece entonces un pequeño signo de suma que indica que está copiando en vez de
desplazar la selección.
Para insertar la selección hacemos el mismo procedimiento que para desplazar pero mantenemos oprimida la tecla
Mayúscula, entonces a parecerá un indicador en forma de I gris que indica el lugar en que las celdas seleccionadas serán
insertadas cuando se suelte el botón del ratón. Además la nueva posición de las celdas seleccionadas aparece en un recuadro
junto al puntero del ratón. El indicador en forma de I aparece siempre que el puntero en forma de flecha pasa sobre el borde
vertical u horizontal de una celda. Para insertar las celdas, suelte el botón del ratón mientras sigue pulsando la tecla
Mayúsculas, las celdas seleccionadas se desplazan a la nueva posición del ratón y las celdas ahora vacías, se desplazan las
celdas adyacentes. En resumen estamos realizando un intercambio de posición de las celdas.
Si pulsa Control-Mayúscula mientras procede al arrastre, las celdas seleccionadas en vez de ser desplazadas e insertadas
son copiadas e insertadas al punto de inserción. De nuevo aparece un signo + junto al puntero en forma de flecha y se insertan
las celdas elegidas en la posición nueva, mientras que las celdas originales que se seleccionaron permanecen intactas. En
otras palabras se realiza un duplicado de las celdas.
También podemos utilizar estas técnicas para copiar, desplazar e insertar columnas o filas completas.
Inserción, borrado y supresión de celdas con el ratón

Para realizar el siguiente grupo de operaciones usaremos el Cuadro de relleno. Si seleccionamos una celda o rango el Cuadro
de relleno aparece en la esquina inferior derecha del rectángulo de la selección. Si selecciona una columna o columnas
completas el cuadro aparece en la esquina superior derecha bajo la cabecera de la última columna de la selección. Si
selecciona una fila o conjunto de filas completas, aparece en la esquina inferior izquierda al lado de la cabecera de la fila.
En la siguiente tabla se refleja las acciones a realizar para insertar, eliminar o borrar, luego de haber hecho la selección de la
celda o rango de celdas.
Para … Hacer
Insertar Pulse sobre el cuadro de relleno y manteniendo pulsada la tecla Mayúscula arrastre tantas
celdas a la izquierda o a la derecha como quiera insertar, entonces el puntero del ratón toma
la forma de una línea doble con dos flechas perpendiculares a éstas. Al desplazar el puntero
del ratón a la posición donde queremos insertar, liberamos la tecla Mayúscula y el botón
izquierdo del ratón y se insertarán celdas en blanco desde la selección hasta la posición donde
a sido desplazado el ratón.
Eliminar De la misma forma que se utilizó para insertar se pueden eliminar las celdas, columnas y filas.
La diferencia es que mientras se mantienen pulsadas la tecla Mayúscula y el Cuadro de relleno,
debe arrastrar sobre la selección hecha con anterioridad, entonces la selección toma un color
gris más oscuro y el puntero del ratón se convierte en una línea doble con un par de flechas
perpendiculares a ésta. Cuando se deja de pulsar el botón izquierdo del ratón se elimina la
parte sombreada.
Borrar Si mientras realiza el proceso de arrastre, como se describe en el proceso Eliminar, no
mantiene pulsada la tecla Mayúscula, lo que será eliminado de las celdas es su contenido
(valores, textos, fórmulas, números, etc.).
Si en vez de Mayúscula, mantiene oprimida la tecla Control, aparte del contenido se borraran
de las celdas el formato, bordes y comentarios.
Llenado y creación de series con el ratón

Puede usar el cuadro de relleno para llenar celdas de forma fácil y rápida, y crear series usando la función de Autollenado de
Excel. La mayoría de las funciones que veremos a continuación están disponibles en el cuadro de diálogo Series mostrado
cuando elige la orden Series desde el submenú Rellenar. Sin embargo, en esta sección haremos uso de las facilidades que
nos ofrece el uso del ratón.
Una forma rápida de repetir un valor en un conjunto de celdas sin necesidad de utilizar las opciones Copiar y Pegar es
seleccionar la celda a repetir, pulsar sobre el Cuadro de relleno y arrastrarlo en cualquier dirección. El contenido de esta celda
se copia en el rango seleccionado.
Cuando se selecciona un rango de celdas se copia el rango en la dirección de arrastre del ratón, o se extiende la serie
dependiendo del contenido de la celda, la forma de selección y de sí se está pulsando o no la tecla Control.
Si se selecciona una sola celda, se pulsa el Cuadro de relleno y se arrastra en cualquier dirección, el contenido es copiado a
las celdas arrastradas; sí en cambio, se selecciona un rango, por ejemplo las celdas A1:A2 o B1:C1 (una encima de la otra o
una al lado de la otra), y se arrastran en dirección donde se haya la mayor cantidad de celdas en la selección - en el caso
A1:A2 hacia abajo o arriba, y en el B1:C1 a la izquierda o derecha - entonces se generará una serie de tantos datos como
celdas arrastradas hayan y con un patrón que de pende de la relación entre los datos iniciales (por ejemplo patrones
progresivos, regresivo, acumulativos).
 Edición directa …
Podemos editar el contenido de las celdas sin usar la barra de Fórmula.

Pulsando dos veces sobre la celda se puede ejecutar directamente sobre ésta cualquier procedimiento de edición normal de
la barra de Fórmula. Por ejemplo, podemos modificar texto, números, fórmulas, agregar nombres de celdas, etc. También
haciendo uso del teclado podemos editar una celda, pulsando la tecla de función F2.
5.2. Deshacer, rehacer y repetir la última acción

Estas tres funciones son de una gran utilidad debido a que nos permiten dar marcha atrás, corregir errores y repetir acciones.
Podemos usar la orden o el botón Deshacer para recuperarnos de errores de edición sin tener que volver a introducir los datos
o reponer la información en su sitio. Para utilizar esta orden debemos detectar el problema antes de usar otra orden o introducir
un valor en otra celda. Simplemente elegimos Deshacer desde el menú Edición, pulsamos el botón Deshacer de la barra de
herramientas estándar o pulsamos Control-Z para deshacer la acción anterior a la última. Esta opción permite deshacer hasta
las dieciséis últimas acciones.
El botón Deshacer, incluye una lista desplegable con las dieciséis últimas acciones realizadas. Con ésta puede deshacer
simultáneamente cualquier número de las acciones realizadas con sólo seleccionarlas.
Tras usar Deshacer el nombre de la orden pasa a ser Rehacer. Esta opción invierte el efecto de Deshacer restaurando la hoja
de cálculo al estado que tenía antes de usar Deshacer. Si desplegamos el menú Edición luego de haber ejecutado la opción
Deshacer sobre alguna acción en particular, esta acción cambia a Rehacer. Pulsando Control-Y se puede también rehacer
una acción. En la barra de herramientas Estándar aparece un botón para rehacer similar al de deshacer pero con la función
inversa.
Podemos utilizar la orden Repetir para volver a hacer una acción: es una buena forma de ahorar tiempo cuando necesitamos
ejecutar la misma acción en varios lugares. Repetir es particularmente útil con las órdenes Insertar y Eliminar, las cuales no
podemos ejecutar sobre selecciones de varias celdas o rangos no adyacentes. La orden Repetir aparece en el menú Edición
en la misma posición que Rehacer luego de ejecutar cualquier acción. El nombre de la orden cambia para reflejar nuestra
acción más reciente.
Cuando utilizamos las órdenes Deshacer, Rehacer y Repetir estas siempre se ven afectadas por las acciones hechas
recientemente, es decir, podemos Deshacer o Repetir la última acción realizada y Rehacer la última o últimas acciones
deshechas; por ello, en el menú Edición no sólo aparecen las órdenes Deshacer, Rehacer o Repetir sino que están
acompañadas de la acción realizada y sobre las cuales se trabajará.
 Cuidado: Ordenes Irreversibles!

Desafortunadamente Excel tiene muchas órdenes que Deshacer no puede invertir. Después de que haya elegido una de
estas órdenes el menú edición contendrá atenuada la orden No se puede deshacer. Como cabe esperar, las acciones que
no se pueden deshacer no aparecen en la lista desplegable del botón Deshacer.
Entre las órdenes que son irreversibles, es decir no hay acción deshacer que valga, se encuentran:
 No podemos invertir Borrar hoja del menú Edición. Si no está seguro de sí necesita la hoja de cálculo, actívela
y mírela antes de borrarla.
 No se puede deshacer la orden Hoja de cálculo del menú Insertar. Asegúrese de guardar su libro de trabajo
antes de usar alguna de estas órdenes, si posteriormente se da cuenta que ha borrado o insertado hojas de cálculo
por error puede siempre recuperar su libro de trabajo original.
Por otra parte, hay acciones que no afectan a Deshacer. Por ejemplo: podemos usar el puntero de celda y las barras de
desplazamiento para movernos a través de nuestra hoja de cálculo y activar otras celdas. Además las órdenes que desplazan
el puntero de celdas no afectan Deshacer. Podemos usar Ir a y Buscar del menú Edición sin afectar Deshacer; también
podemos desplazarnos a otras hojas de cálculo y a otros libros de trabajo usando órdenes o el ratón igualmente sin afectar
Deshacer.
5.3. Ordenes del menú Edición

Aunque podemos manipular directamente celdas tal y como se ha descrito anteriormente para ejecutar en forma fácil y rápida
cualquier operación de edición, las órdenes de los menús ofrecen en ciertas ocasiones ventajas y funcionalidad adicionales
según el siguiente cuadro:
Para … Hacer
Borrar el contenido Se pueden usar las órdenes Borrar del menú Edición para eliminar el contenido, el formato o
y formato de celdas ambas cosas de una celda o rango de ellas. Además se puede usar Borrar con notas de celdas
y sus gráficos. Dentro del submenú Borrar tenemos cinco órdenes:
Todo: que elimina el contenido, los formatos y comentarios asociados a las celdas
seleccionadas.
Formato: que suprime los formatos de las celdas pero mantiene contenidos y comentarios. Las
celdas seleccionadas pasan a tener formato General y estilo Normal.
Contenido: Elimina el contenido de la celdas seleccionadas pero preserva su formato y
comentarios intactos.
Borrar el contenido Comentarios: elimina cualquier nota de las celdas seleccionadas, pero mantiene el contenido y
y formato de celdas los formatos.
(continuación)
Hipervínculo: suprime cualquier hipervínculo de las celdas seleccionadas, sin afectar su
contenido, formatos y comentarios (un hipervínculo es un enlace a una dirección en Internet).
Eliminar celdas, Podemos utilizar la orden Eliminar del menú Edición para suprimir celdas de nuestra hoja de
columnas y filas cálculo. A diferencia de Borrar que elimina formatos, contenidos y comentarios de una celda,
pero deja en su sitio la celda, Eliminar quita la celda o el rango seleccionado de la hoja.
Podemos eliminar parcialmente columnas y filas, e incluso una única celda, basta con
seleccionar las celdas, columnas o filas y elegir Eliminar, entonces se visualiza el cuadro de
diálogo Eliminar celdas, para completar la información necesaria para el eliminado de la
selección.
Inserción de Para añadir celdas, columnas y filas a una hoja de cálculo utilizando la orden Insertar del menú
columnas y filas Edición. Primero debemos seleccionar la celdas sobre las cuales queremos insertar, luego la
orden Insertar del menú Edición, entonces aparecerá el cuadro de diálogo Insertar celdas. Ahora
seleccionamos en la caja de diálogo, la opción deseada y oprimimos Aceptar. Las celdas
adyacentes a la selección se desplazan para dar paso a celdas en blanco que toman el mismo
formato de las celdas de la selección.
Para … Hacer (continuación)

Cortar y Pegar Utilizamos las órdenes Cortar y Pegar del menú edición para desplazar los datos y formatos de
un lugar a otro. A diferencia de Borrar y Eliminar que eliminan celdas y datos, la orden Cortar
pone una línea de puntos de marca alrededor de las celdas seleccionadas y coloca una copia
de nuestra selección en el portapapeles donde se guarda, pudiendo así pegarla en otro lugar.
Cuando seleccionamos el rango al que deseamos desplazar las celdas cortadas la orden Pegar
las coloca en su nueva posición, borra el contenido de las celdas que hay dentro del contenido
de la marca y las hace desaparecer.
Al usar las órdenes Cortar y Pegar para desplazar un rango de celdas, Excel elimina tanto el
contenido como el formato del rango cortado y lo transfiere a las celdas del rango donde se
realizará el proceso de pegado.
Pegado Especial A veces podríamos desear desplazar o copiar el valor de una celda sin llevarnos la fórmula que
representa ese valor, o podríamos desear copiar la fórmula pero no el formato de la celda. La
orden Pegado especial del menú Edición proporciona una forma adecuada de pegar sólo ciertos
elementos de la celda copiada, es decir, hacer un pegado selectivo.
Al seleccionar la orden Pegado especial del menú Edición se visualiza una caja de diálogo. De
cada una de las opciones presentadas en esta caja de diálogo, sólo podemos hacer una
selección a la vez (son excluyentes).
Dentro de estas opciones tenemos: Todo, Fórmulas, Valores, Formatos, Comentarios,
Validación y Todo excepto bordes. En cada caso se pegará el atributo seleccionado en cada
opción.
Las opciones de la sesión Operación, podemos usarlas para combinar de forma matemática el
contenido del área de copia con el contenido del área de pegado.
5.4. Búsqueda y Reemplazo de datos

Supongamos que hemos construido una hoja de cálculo grande y ahora necesitamos encontrar cada ocurrencia de una
cadena de caracteres en particular o algún valor en esta hoja (recuerde que una cadena de caracteres se define como
cualquier serie de caracteres que se pueden introducir en una celda: texto, número, operadores matemáticos, símbolos y
signos de puntuación, símbolos especiales, etc.)
Podemos usar la orden Buscar del menú Edición para localizar cualquier cadena de caracteres incluyendo referencias de
celdas y nombres de rangos, en fórmulas o valores dentro de una hoja de cálculo. Esta orden es particularmente útil cuando
deseamos encontrar fórmulas encadenadas o valores de error. Además podemos usar la orden Reemplazar para sustituir
cadenas que hemos encontrado por datos nuevos.
Si queremos buscar en toda la hoja de cálculo para localizar una cadena de caracteres, seleccionamos una sola celda: Excel
comienza su búsqueda desde esta celda y recorre la hoja completa. Para buscar sólo en una parte de la hoja de cálculo
seleccionamos sólo el rango apropiado.
Cuando elegimos la orden Buscar observaremos el cuadro de diálogo Buscar. En primer lugar especificaremos la cadena a
buscar en la caja de edición Buscar. En esta caja de diálogo, aparte del cuadro de edición Buscar podemos observar dos
cajas de lista desplegables, dos cuadros de selección y tres botones.
 Caja de lista desplegable Buscar: en esta caja tenemos dos opciones, Por fila y Por columna, y se refiere a la forma
en que el Excel recorrerá la hoja. Por fila recorre horizontalmente y por columna recorre verticalmente.
 Caja de lista desplegable Buscar dentro de: en esta caja podemos seleccionar sobre que tipo de información vamos
a hacer la búsqueda, es decir, sí sólo buscamos en las fórmulas, en los valores o en los comentarios.
 Cuadro de selección Coincidir Mayúsculas y minúsculas: al seleccionar esta opción forzamos a que el Excel en la
búsqueda haga coincidir las mayúsculas y las minúsculas tal y como están escritas en el texto. Si esta opción no se
selecciona, Excel nos mostrará todas las ocurrencias de la cadena escrita en el cuadro de edición Buscar coincidan
o no las mayúsculas y las minúsculas.
 Botón Buscar sólo celdas completas: al seleccionar esta opción forzamos al Excel a que haga una búsqueda
exclusiva de ocurrencias individuales o completas de la cadena.
 Botón Buscar siguiente: al pulsar este botón Excel comienza a buscar la siguiente ocurrencia de la cadena de
caracteres especificada. Si encuentra la ocurrencia Excel resalta la celda que la contiene y detiene la búsqueda. Si
no encuentra una ocurrencia antes de llegar a la última celda de la parte activa de la hoja de cálculo, Excel vuelve
a la celda A1 y continúa la búsqueda hasta que, o encuentra una ocurrencia, o vuelve a la celda seleccionada
originalmente.
 Botón Reemplazar: nos lleva al cuadro de diálogo Reemplazar.
Opción Reemplazar
Además de localizar caracteres podemos sustituir una cadena específica con una nueva. La orden Reemplazar trabaja de
forma muy similar a la orden Buscar. Cuando desde el menú Edición elegimos Reemplazar, pulsamos Control-L, o el botón
Reemplazar del cuadro de diálogo Buscar. Este cuadro de diálogo tiene componentes similares al cuadro de diálogo Buscar
además de la caja de edición Reemplazar con y los botones Reemplazar y Reemplazar todos. En la caja de edición
Reemplazar con colocamos la cadena de caracteres que reemplazará a la buscada. El botón Reemplazar ejecuta
directamente el reemplazo deteniéndose en cada ocurrencia y Reemplazar todas, como su nombre lo indica, realiza todos los
reemplazos sin detenerse en cada ocurrencia.
Figura 7. Cuadro de diálogo Buscar y Reemplazar
Agregar comentarios en la celda
Podemos añadir comentarios a las celdas para documentar nuestro trabajo, explicar los cálculos y los supuestos y registrar
recordatorios.
Seleccionamos la celda en la que deseamos anotar y seleccionamos la orden Comentario del menú Insertar. También
podemos usar el botón Nuevo comentario de la barra de herramientas Auditoria. Introducimos el texto en el cuadro de edición
Comentario.
Aunque sólo podemos asociar una sola nota a una celda podemos introducir texto en la nota tan grande como sea necesario.
Al añadir un comentario en una celda su nombre aparece en negrita en la parte superior de la parte de comentario.
Generalmente aparece un pequeño triángulo de color rojo en la esquina superior derecha de la celda indicando que tiene
asociado un comentario. Al situar el cursor sobre una celda que muestra este indicados el comentario se muestra
automáticamente.
Para editar un comentario seleccionamos la celda que lo contiene y elegimos Modificar comentario en el menú Insertar (la
orden Insertar comentario cambia a Modificar comentario cuando seleccionamos una celda que tiene un comentario).
Para borrar un comentario pulseamos el borde sombreado tras activarlo para su edición y pulsamos la tecla Suprimir.
5.5. Edición de Hojas

Como hemos visto en capítulos anteriores los documentos en Excel se denominan Libros. A su vez los Libros están
compuestos por Hojas. En esta sección aprenderá las distintas opciones de edición para el manejo de hojas de un libro.
La selección de una o más hojas la podemos hacer de las siguientes maneras:
 Para seleccionar una hoja, pulsamos sobre la etiqueta respectiva.
 Para seleccionar varias hojas consecutivas, pulsamos sobre la etiqueta de la primera hoja, oprimimos
Mayúscula y pulsamos la etiqueta de la última hoja a seleccionar.
 Para seleccionar varias hojas no consecutivas, pulsamos sobre la etiqueta de la primera hoja, oprimimos
Control y pulsamos las etiquetas de las hojas a seleccionar.
Cambiar el nombre de la Hoja

Para cambiar el nombre de una hoja primero hacemos la selección de la hoja a renombrar y sobre esta selección pulsamos
el botón derecho del ratón para visualizar el menú Contextual. En este menú seleccionamos la orden Cambiar nombre. Otra
manera es seleccionar en el menú Formato la opción Hoja y luego la orden Cambiar nombre. En ambos casos aparecerá
resaltado el nombre de la hoja en la etiqueta. A continuación colocamos el nuevo nombre de la hoja y oprimimos la tecla
Enter.
Usando el ratón podemos rápidamente cambiar el nombre de las hojas. Pulsando dos veces sobre la etiqueta de la hoja
editamos el nombre (éste aparecerá resaltado), colocamos el nuevo nombre, y oprimimos Enter.
Mover o Copiar una Hoja

Para mover o copiar una hoja podemos hacerlo rápidamente pulsando y arrastrando la etiqueta de la hoja hasta la nueva
ubicación para sólo moverla, u oprimiendo Control al arrastrar para copiarla.
También se puede mover o copiar las hojas siguiendo los siguientes pasos:
 Seleccione la hoja a copiar o mover.
 Pulse el botón derecho del ratón sobre la selección y en el menú Contextual desplegado seleccione la orden
Mover o copiar …; también puede seleccionar en el menú Edición la orden Mover o copiar hoja … , entonces
se visualizará el cuadro de diálogo Mover o copiar…
 En este cuadro de diálogo seleccionamos en qué libro y posición queremos que quede la hoja, y si queremos
crear o no una copia.
 Luego, de haber seleccionado las opciones deseadas, pulsamos Aceptar.
Cambio del nombre

de una hoja
Figura 8. Cambio del nombre de la hoja, haciendo doble clic sobre su nombre anterior en la etiqueta
Eliminar una Hoja

Seleccionamos la hoja u hojas a eliminar y pulsamos en el menú Edición la orden Eliminar hoja, o desplegamos el menú
Contextual pulsando el botón derecho del ratón sobre la selección de las hojas y seleccionamos la opción Eliminar.
5.6. Corrección Ortográfica

Excel incorpora un conjunto de herramientas orientadas a hacer que su hoja de cálculo no sólo tenga un aspecto y acabado
inmejorables, sino que en la medida de lo posible no contenga errores ortográficos. A continuación se explica el mecanismo
de revisión ortográfica de Excel.
Para iniciar la revisión ortográfica pulse el botón Ortografía en el menú de herramientas Estándar. Cada vez que Excel
encuentre una palabra que no esté en su diccionario visualizará el cuado de diálogo Ortografía. En él se presentan distintas
opciones para agilizar el proceso de corrección y sugerencias (cuando las haya) sobre las posibles correcciones, tal como se
muestra en la siguiente tabla:
Para … Hacer
Aceptar la sugerencia de Excel que se visualiza en el cuadro de edición Pulse el botón Cambiar
Cambiar a:
Cambiar la palabra en corrección por alguna de las que muestra la lista Seleccione una palabra de la lista y
de sugerencias pulse Cambiar
Para … (continuación) Hacer
Cambiar la palabra por otra que no está en la lista de sugerencias Introducir la nueva palabra en el cuadro
de edición Cambiar a: y pulse Cambiar
Cambiar la palabra errónea todas las veces que aparece en el Pulse el botón Cambiar todo
documento, por la palabra introducida o seleccionada en el cuadro
Cambiar a:
Ignorar las sugerencias y dejar la palabra actual Pulse el botón Ignorar
Dejar la palabra actual igual en todas las veces que aparezca en el Pulse el botón Ignorar todo
documento
Añadir la palabra al diccionario personalizado seleccionado en la Pulse el botón Agregar
entrada Agregar palabra a:
Deshacer la última corrección efectuada Pulse el botón Deshacer último
CAPÍTULO 6
FÓRMULAS Y FUNCIONES
Una de las herramientas más poderosas de la que nos provee el Excel es la posibilidad de utilizar un gran número de fórmulas
o funciones predefinidas para realizar nuestros cálculos. En este capítulo podremos observar el uso de las funciones más
frecuentes y como apoyarse en el asistente para fórmulas para hacer un mejor uso de esta herramienta.
6.1. Construcción de fórmulas

Si no necesitáramos fórmulas podríamos construir nuestras hojas de cálculo con simples procesadores de texto. Las fórmulas
son las herramientas más importantes y poderosas en una hoja de cálculo. En este sentido Excel nos ofrece un rico entorno
donde construirlas, utilizando algunos operadores matemáticos y ciertas reglas para introducir datos en las celdas y elaborar
la fórmula.
Creación de fórmulas
Para crear una fórmula en Excel debemos construirla con la siguiente estructura:
Indicador de fórmula Operando1 Operador Operando2
Si se hace analogía con una fórmula matemática normal de la forma A=B+C tenemos que:
 Indicador de fórmula está representado por el =
 A representa la celda actual
 Operando1 está representado por B
 Operador está representado por +
 Operando2 está representado por C
Entonces su representación en el Excel será =B+C y el valor quedará almacenado en la celda A (celda actual). Con este
principio se construyen todas las fórmulas en el Excel.
Al crear una fórmula introducimos el signo igual que indica que los caracteres que siguen constituyen una fórmula, el primer
operando, el operador y el segundo operando; a continuación oprimimos Enter; el resultado de la operación aparecerá en la
celda mientras que en la barra de Fórmulas visualizaremos la fórmula que acabamos de introducir.
Ejemplos de Fórmulas
=10 * 2
=(4 + 5) * 25
= 28 / 10 - 125
=1^2
 Valores ocultos …
Aunque podemos escribir alrededor de 16.000 caracteres en una celda, un dato de entrada numérico de una celda puede
contener un máximo de 15 dígitos. Si introducimos un número que sea demasiado grande para aparecer en la celda, Excel lo
convierte a notación científica. Excel ajusta la precisión de la notación científica para visualizar el dato en la celda. Sin
embargo, si introducimos un número demasiado grande o pequeño, Excel también lo visualiza en la barra de fórmulas
utilizando la notación científica con un máximo de 15 dígitos de precisión.
Los valores que aparecen en la celda se denominan valores presentes; los valores de la misma celda que aparecen en la
barra de fórmulas se denominan valores subyacentes u ocultos. El número de dígitos que aparecen en una celda dependen
de la anchura de la columna, si reducimos la anchura de la columna que contiene un dato de entrada grande, Excel visualizará
el valor redondeado del número o una cadena de signos numeral (###) dependiendo del formato de visualización que
utilizamos. Para resolver esto simplemente aumentamos el ancho de la celda.
Precedencia de los operadores
El término precedencia indica el orden en que Excel ejecuta los cálculos en una fórmula según las siguientes reglas:
 Primero se procesan las expresiones que están entre paréntesis.
 La multiplicación y la división se ejecuta primero que la suma y la resta.
 Los operadores consecutivos con el mismo nivel de precedencia se calculan de izquierda a derecha.
Combinación de paréntesis
Si en la fórmula no incluimos un paréntesis cerrado por cada paréntesis abierto Excel visualiza el mensaje Error en la fórmula
introducida y sugiere la posible solución. Después de escribir un paréntesis cerrado Excel visualiza este par de paréntesis en
negrita, esta característica es útil cuando introducimos una fórmula larga y no estamos seguros de la combinación de los
pares de paréntesis que van juntos.
Uso de referencia de celdas dentro de fórmulas
Una referencia de celda identifica una celda o grupo de celdas dentro de un libro de trabajo. Cuando creamos una fórmula
que contiene referencia de celda, vinculamos la fórmula con otras celdas del libro de trabajo. El valor de la fórmula va a
depender entonces de los valores de las celdas referenciadas y se cambiará cuando dichos valores se modifiquen.
Para utilizar estas referencias podemos escribirlo explícitamente en la fórmula o hacer la selección de la celda con el apuntador
del ratón.
Fórmula con Operación realizada

referencias a celdas
=A1*2 En la celda actual, se registra el resultado de multiplicar el contenido de la celda A1por 2.
=B5+(E7*Z25) En la celda actual, primero se realiza la multiplicación de los valores de las celdas E7 y Z25 y a
su resultado se le adiciona el valor de la celda B5.
=A1+1 En la celda actual, se registra el resultado de sumar 1 al valor de la celda A1 (incrementar en 1).
Edición de fórmulas
Editamos fórmulas de la misma forma que editamos texto. Para borrar una referencia a una celda u otro carácter contenido
en una fórmula arrastramos su referencia o el carácter en la barra de Fórmulas y pulsamos la tecla Retroceso o Suprimir.
Para reemplazar una referencia de celda por otra, destacamos la referencia que vamos a reemplazar y pulsamos o escribimos
la referencia de la celda con la que queremos reemplazar.
Denominación de celdas y rangos

Podemos asignar nombres a celdas y a rangos para utilizarlos en nuestras fórmulas. Es conveniente utilizar nombres en vez
de referencias a celdas, ya que eliminamos la necesidad de utilizar referencias de celdas complejas. Al usar nombres, en
lugar de los rótulos de filas y columnas, podemos hacer referencia a las celdas nombradas en cualquier lugar del mismo libro
o incluso en otro libro.
Para asignar un nombre a una celda o rangos de celdas, primero debemos seleccionarlas y luego en el Cuadro de nombres
del Cuadro de edición (a la izquierda de la barra de fórmulas) colocamos el nombre que asignaremos. También podemos
hacer la misma operación seleccionando la orden Nombre del menú Insertar donde visualizaremos el cuadro de diálogo Definir
nombre, para luego introducir el nombre que vamos a asignar a la celda o rango de celdas seleccionado.
Para trasladarnos a una celda o rango de celdas con nombre, pulsamos la flecha del Cuadro de nombres y la seleccionamos
en la lista desplegada. Al hacer clic en el nombre, la celda o rango correspondiente es resaltado.
Para redefinir un nombre de celda o rango existente en primer lugar, seleccionamos el nombre en el cuadro de lista Nombres
en la hoja y después editamos la referencia de celda o rango en el cuadro de edición Se refiere a. Podemos introducir una
nueva referencia o seleccionar una nueva celda o rango mientras el cuadro de edición Definir nombre está abierto.
Para denominar celdas y rangos existen ciertas reglas que deben respetarse:
 Todos los nombres deben comenzar con una letra, una barra invertida (\) o un subrayado (_).
 Se pueden utilizar números pero, no se pueden utilizar otros caracteres especiales que no sean la barra
invertida (\) y el subrayado (_).
 Al indicar los espacios en blanco debe hacerse con un subrayado.
 No se pueden utilizar nombres parecidos a las referencias de las celdas, en todo caso se puede utilizar una
sola letra como nombre excepto la F y la C (están reservadas para las referencias a Filas y Columnas).
Denominación de constantes y fórmulas

Podemos crear nombres para definir constantes y fórmulas que no aparezcan en ninguna celda de la hoja de cálculo. Por
ejemplo, si utilizamos a menudo el valor 20% para calcular el porcentaje obtenido de cierto objetivo por un alumno, podemos
asignar el nombre Ponderación a este valor para utilizarlo en nuestros cálculos, siguiendo las siguientes instrucciones:
1. Desde el menú Insertar seleccione la opción Nombre y luego Definir.
2. Cuando aparezca el cuadro de diálogo Definir nombre introduzca Ponderación en el cuadro de edición Nombre en
el libro e introduzca 0,2 (equivalente al 20%) en el cuadro de edición Se refiere a.
3. Haga clic en el botón Aceptar.
Ahora podemos utilizar el nombre Ponderación en fórmulas como =Nota*Ponderación para calcular el porcentaje (en este
caso 20%) obtenido por el alumno según su Nota.
6.2. Actualizar cálculos en la hoja
Calcular es el procedimiento de procesar las fórmulas y después visualizar el resultado como valores en las celdas que
contienen las fórmulas. Cuando modificamos los valores de las celdas referidas en las fórmulas, Excel actualiza también los
valores de las fórmulas, este proceso de actualización se denomina recálculo, y afecta únicamente a las celdas que contienen
referencias a aquellas que han sido modificadas. Excel recalcula automáticamente cada vez que realizamos modificaciones
que afecten los datos de entrada. Si es necesario recalcular un gran número de celdas en el extremo izquierdo de la Barra de
estado visualizaremos las palabras Calculando Celdas y un número que indica el porcentaje que se ha llevado a cabo.
Para ahorrar tiempo particularmente cuando introducimos modificaciones en un libro de trabajo amplio con muchas fórmulas
podemos pasar del recálculo automático al manual, es decir, Excel recalculará sólo cuando se lo indiquemos. Para pasar al
recálculo manual seleccione Opciones en el menú Herramientas entonces se visualizará el cuadro de diálogo Opciones y
seguiremos los siguientes pasos:
1. Seleccione la ficha Calcular.
2. En la sesión Cálculo seleccione la opción Manual.
3. Para recalcular todos los libros abiertos pulse Calcular Ahora.
4. Para calcular sólo la hoja activa de un libro pulse Calcular Hoja.
5. Para finalizar pulse Aceptar.
Si realizamos un cambio que normalmente iniciaría algún recálculo la Barra de estado visualiza Calcular en lugar de recalcular
automáticamente. Para actualizar la hoja de cálculo tras realizar modificaciones oprimimos F9, en este momento Excel calcula
todas las celdas en la hoja de cálculo que son afectadas por los cambios que hemos afectado. Para calcular sólo la hoja activa
pulsamos Mayúsculas-F9.
6.3. Referencias circulares

Una referencia circular es una fórmula que depende de su propio valor. El tipo más obvio es una fórmula que incluye una
referencia a la misma celda que la contiene; por ejemplo, si introducimos la fórmula =D3-B9 en la celda D3, Excel visualizará
el mensaje de error. A veces, necesitará usar referencias circulares, en este caso pulse Aceptar, sino Cancelar. Use la barra
de herramientas Referencia circular que se encuentra en el menú Ver, opción Barras de herramientas: Referencia circular,
para controlar los problemas de referencia con las prestaciones de auditoría de Excel. Pulse los botones Rastrear Precedentes
o Rastrear Dependientes para dibujar flechas de rastreo en la hoja, estas flechas muestran visualmente la conexión entre
todas las celdas involucradas.
 Fórmulas ocultas …
Cuando estamos resolviendo referencias circulares que involucran gran cantidad de celdas y por consiguiente gran cantidad
de fórmulas es complicado analizarlas cuando sólo visualizamos la construcción de una fórmula en la barra de herramientas;
para resolver este inconveniente utilizamos la combinación Alt-º (el símbolo grado º se encuentra generalmente encima de la
tecla Tabulador al lado del número 1) y se visualizarán en cada una de las celdas las respectivas fórmulas y no sus valores
resultados, para desactivar este modo pulsamos de nuevo Alt-º.
6.4. Precisión de los valores numéricos

Excel almacena números con una precisión de un máximo de 15 dígitos y convierte cada dígito posterior al decimoquinto en
cero en una fracción decimal, Excel trunca cualquier dígito que siga a la posición 15, además visualiza en notación científica
los números que son demasiado largos para las celdas que ocupan. Excel puede calcular valores positivos tan grandes como
9,99 E+307 y tan pequeños como 1,00 E-307. Si una fórmula proporcionara un resultado fuera de este rango Excel almacena
el número como un texto y asigna a la celda un valor de error #¡NUM!.
Precisión de la pantalla
La hoja de cálculo puede parecer errónea si utilizamos valores redondeados. Para solucionar este problema seleccionamos
la opción Precisión de pantalla del cuadro de diálogo Opciones. Sin embargo, debemos tener cuidado cuando utilizamos esta
opción, ya que los valores internos de la hoja de cálculos son modificados para su visualización, en otras palabras, si damos
formato monetario a una celda que contenga el valor 10,006 con la selección de la opción Precisión de pantalla cambia en
forma permanente al valor 10,01.
6.5. Uso de Funciones incluidas en Excel

Una función es una fórmula predefinida que opera sobre un valor o un conjunto de valores y devuelve como resultado un
único valor o un conjunto de valores. Muchas de las funciones de Excel son automatizaciones de fórmulas frecuentemente
utilizadas, por ejemplo, la función SUMA nos permite sumar un conjunto de valores de celda seleccionando un rango. Es lo
mismo utilizar: =A1+ A2 + A3 + A4 + A5 que =SUMA(A1:A5)
Como podemos observar la función SUMA hace que la fórmula sea mucho más corta y fácil de definir. Algunas fórmulas de
Excel ejecutan cálculos extremadamente complejos para lo cual solo necesitamos introducir los datos adecuados.
Todas las funciones poseen un nombre de función seguido por un conjunto de argumentos encerrados entre paréntesis (en
el ejemplo A1:A5 es el argumento de la función SUMA). Si omitimos los paréntesis cuando escribimos una función, después
de pulsar Enter, Excel añade los paréntesis en el lugar donde es lógico que aparezcan (sin embargo confiar en esta
característica puede producir resultados impredecibles, para mayor seguridad introduciremos y comprobaremos siempre los
paréntesis).
Botón de Autosuma
La función Suma es la utilizada más a menudo. Para que esta función sea más accesible Excel incluye un botón Autosuma
en la barra de herramientas Estándar.
Para insertar una función Suma en una celda con el botón Autosuma:
1. Seleccione la celda situada debajo o al lado de los números de una columna o fila y pulse el botón Autosuma para
calcular la suma de dichos números.
2. Luego de pulsar el botón Autosuma se inserta automáticamente la fórmula completa y sugiere un rango a sumar. Si
el rango sugerido no es el correcto, basta con seleccionar el rango correcto y luego pulsar Enter.
Para obtener rápidamente una suma, basta con seleccionar las celdas a sumar y mirar el recuadro Autocalcular de la barra
de estado donde visualizaremos el total de las celdas seleccionadas. Podemos pulsar e botón derecho del ratón sobre el
recuadro Autocalcular para seleccionar si deseamos ver la suma, la media, la cuenta, el máximo o el mínimo de las celdas
seleccionadas en la barra de estado.
Botón Autosuma de la barra de

herramientas Estándar
Opción Más funciones, permite abrir

la ventana de funciones incluidas en
Excel
Función Suma en la barra de Fórmulas y
resultado de la operación en la celda
Figura 9. Botón Autosuma y opción Más funciones
Botón Pegar función

Cuando deseemos utilizar una función predefinida es aconsejable utilizar la utilidad Pegar función siguiendo estos pasos:
1. Seleccione la celda donde desea colocar la función.
2. Pulse el botón Pegar función de la barra de herramientas Estándar.
3. Cuando aparezca el cuadro de diálogo Pegar función, seleccione la categoría de la función requerida.
4. Seleccione el nombre de la función y pulse Aceptar.
5. En cada caso, aparecerá el cuadro de diálogo correspondiente a la función seleccionada.
 Fórmulas y funciones …
Puede usar la paleta de fórmulas con las fórmulas existentes pulsando el botón del signo igual de la barra de Fórmulas.
Arrastre la paleta de fórmulas por la pantalla si necesita ver las celdas que hay debajo. Para ver el máximo de la hoja, reduzca
el cuadro de diálogo pulsando el cuadro de diálogo Minimizar.
Las funciones pueden ser tan complejas como necesitemos, es decir, podemos utilizarlas solas o en combinación con otras
funciones o como parte de fórmulas más complejas.
Sintaxis de las funciones

Las funciones de la hoja de cálculo esta conformada por dos elementos: el nombre de la función seguido de uno o más
argumentos. Los nombre de las funciones describen las operaciones que ejecutan, los argumentos especifican los valores o
celdas utilizadas por la función (el signo igual al principio de la fórmula indica que lo escrito es una fórmula y no texto).
Observe que los paréntesis enmarquen el argumento de la función. El paréntesis de apertura señala el principio del argumento
y debe aparecer después del nombre de la función, si introduce espacio a algún carácter entre el nombre de la función y el
paréntesis de apertura aparecerá el valor de error #¿NOMBRE? en la celda.
Existen funciones que no tienen argumentos, pero aún cuando no los tengan deben ir seguidas de un conjunto de paréntesis
vacíos, por ejemplo, PI().
Uso de argumentos
Cuando utilice más de un argumento en una función, separe los argumentos con el símbolo " ; ". Puede utilizar hasta 30
argumentos en una función siempre que la longitud total de la fórmula no sobrepase los 1024 caracteres. Sin embargo, un
solo argumento puede ser un rango que haga referencia a cualquier número de celdas de su hoja. Las celdas referenciadas
pueden a su vez contener fórmulas que hagan referencia a más celdas o rangos. Con los argumentos puede crear fácilmente
cadenas complejas de fórmulas que ejecuten potentes operaciones en la hoja.
Puede utilizar combinaciones de funciones para crear una expresión que Excel evaluará como un solo valor e interpretará
como un argumento, por ejemplo: =SUMA(SENO(A1*PI());2*COS(A2*PI())).
En este caso: SENO(A1*PI()) y 2*COS(A2*PI()) son expresiones que se evaluarán y utilizarán como argumentos de la función
SUMA.
Tipos de argumentos
Los argumentos de una función por lo general son referencias a celdas o a rangos, también se pueden utilizar números, texto,
valores lógicos, nombres de rangos, matrices y valores de error como argumentos. Algunas funciones devuelven valores de
estos tipos de datos y pueden entonces utilizar estos valores como argumentos para otras funciones. En la siguiente tabla
observaremos los tipos de valores junto con un ejemplo.
Valor … Hacer
Numéricos Los argumentos de una función pueden ser numéricos, por ejemplo:
=SUMA(327;666;214)
Sin embargo normalmente los números que desea utilizar se introducen en las celdas de la
hoja y luego se utilizan como argumentos de las funciones las referencias a estas celdas.
Texto Puede utilizar texto como argumento de una función por ejemplo
=TEXTO(AHORA(); "MMM D, AAAA")
El segundo argumento de esta función "MMM D, AAAA" es un argumento de Texto que
especifica un patrón para convertir en una cadena de texto el valor de serie de fecha
proporcionado por AHORA. Los argumentos de TEXTO pueden ser cadenas de texto
encerradas en comillas o referencias a celdas que contengan texto.
Lógicos Los argumentos de algunas funciones sólo especifican que una opción está activada o no;
puede utilizar los valores lógicos VERDADERO para establecer una opción y FALSO para
especificar que la opción no esté activada. Una expresión lógica retorna un valor VERDADERO
o FALSO en la hoja o fórmula que contiene la expresión por ejemplo:
="Historia "&SI(A1=VERDADERO; "Futura"; "Pasada")
Esta expresión lógica utilizar el valor de la celda A1 para definir la oración, si el valor de A1 es
VERDADERO la función SI retorna "Futura" y la oración será "Historia Futura", si es FALSO
retornará "Pasada" y la oración "Historia Pasada".
Referencias con Puede utilizar un nombre de rango como argumento de una función, por ejemplo si tiene
Nombre definido un rango con el nombre Ingresos_Trimestrales Usted puede utilizar la fórmula
=SUMA(Ingresos_Trimestrales) para referenciar el rango definido con este nombre.
Valor … Hacer (continuación)

Valor matriz Puede utilizar una matriz como argumento de una función. Algunas funciones como
TENDENCIA y TRASPONER requieren argumentos de matriz; otras funciones no necesitan
matrices aunque las aceptan. Las matrices pueden componerse de números, texto o valores
lógicos.
Valor de error Excel acepta en algunas funciones Valores de Error como argumentos específicamente en las
llamadas Pruebas Condicionales.
Mixtos Puede combinar distintos tipos de argumentos dentro de una función. Por ejemplo la fórmula
=PROMEDIO(Grupo1;A3;5*3)
contiene los tipos Referencias con nombre (Grupo1), Referencias a celdas (A3) y Numéricos
(5*3).
6.6. Uso de la Opción Insertar función

También se puede introducir funciones en una hoja de cálculo escribiendo la función desde el teclado o escogiendo la orden
Función del menú Insertar. Si escribe la función utilice minúsculas, al finalizar pulse Enter o seleccione otra celda, Excel
cambiará el nombre de la función a mayúscula si ésta ha sido introducida correctamente, si las letras no cambian es probable
que haya introducido el nombre de la función de forma incorrecta.
Cuando selecciona una celda y escoge Función del menú Insertar Excel visualiza el primer cuadro de diálogo de Pegar función
(para hacer que el ayudante le ofrezca consejos pulse el botón de ayuda que ayuda que aparece en la esquina inferior
izquierda del cuadro de diálogo Pegar función).
Para seleccionar una función escoja primer una categoría de la lista Categoría (o seleccione Todas) y luego desplácese a lo
largo de la lista alfabética de Nombre de función, y seleccione la función. Alternativamente puede pulsar la primera letra del
nombre de la función que desea hasta destacar el nombre de la función deseada, para introducir la función pulse Aceptar o
la tecla Enter.
Excel introduce en la barra de Fórmulas un signo igual (=) (si está insertando la función al principio de la fórmula), el nombre
de la función y un conjunto de paréntesis. Excel se desplaza a continuación al segundo cuadro de diálogo de pegar función,
en él encontraremos (dependiendo de la función seleccionada) un cuadro de edición para cada argumento de la función. Si
la función acepta un número variable de argumentos, el cuadro de diálogo aumenta a medida que introduce los argumentos
opcionales. En la parte superior del cuadro de diálogo aparece una descripción del cuadro de edición del argumento que
contiene el punto de inserción.
A la derecha del cuadro de edición de cada argumento, un área de visualización muestra el valor actual del argumento. Esta
pantalla es muy útil cuando se utilizan referencias o nombres definidos. El valor actual de la función aparece en la esquina
superior derecha del cuadro de diálogo. Cuando pulse Aceptar o Enter, la función ya finalizada aparecerá en la barra de
fórmulas. Existen algunas funciones que tiene más de un formato. Cuando seleccione una función de este estilo Excel
presentará un cuadro de diálogo adicional en Pegar función.
6.7. Algunas de las funciones más usadas en Excel
Categoría Función Ejemplo Descripción

Matemáticas SUMA =SUMA(rango) Totaliza la serie de números especificada en el rango.
ABS =ABS(argumento) Obtiene el Valor Absoluto del número o fórmula.
SIGNO =SIGNO(argumento) Determina si el argumento es un valor positivo, negativo o cero.
REDONDEAR =REDONDEAR(argumento; Redondea el número referido por su primer argumento a un
núm _decimales) número específico de decimales. Existen las siguientes
variaciones de esta función REDONDEAR.MAS y
REDONDEAR.MENOS que redondean hacia arriba o hacia
abajo.
ENTERO =ENTERO(argumento) Redondea el argumento hasta el entero inferior más próximo.
TRUNCAR =TRUNCAR(número; Trunca todo lo que se encuentra a la derecha de la coma
num_decimales) decimal del número sin importar su signo. El argumento
opcional num_decimales trunca todo lo que hay detrás del
dígito decimal especificado.
FACT =FACT(número) Calcula el factorial de un número.
PRODUCTO =PRODUCTO(rango) Multiplica todos los números citados como argumento en el
rango.
RESIDUO =RESIDUO(número; Obtiene el resto de la división del argumento número, entre el
núm_divisor) argumento num_divisor.
RAIZ =RAIZ(número) Devuelve la raíz cuadrada positiva del número.
Logarítmicas LOG10 =LOG10(número) Devuelve el logaritmo en base 10 de su argumento.

LOG =LOG(número;base) Devuelve el logaritmo de un número positivo utilizando la base
especificada en el argumento.
LN =LN(número) Devuelve el logaritmo natural (base e) del número positivo que
aparece como argumento.
EXP =EXP(número) Calcula el valor de la constante e (2,71828183) elevado a la
potencia especificada por el argumento número.
POTENCIA =POTENCIA(número; Eleva un número a la potencia especificada por el argumento.
potencia) Esta función es equivalente a utilizar el operador ^. Por ejemplo
=3^2
Trigonomé- PI =PI() Devuelve el valor de la constante PI con una precisión de 14

tricas decimales.
RADIANES =RADIANES(grados) Convierte el valor grados a su equivalente en radianes.
GRADOS =GRADOS(radianes) Convierte el valor radianes a su equivalente en grados.
SENO =SENO(número) Devuelve el seno de un ángulo, número es el ángulo en
radianes.
COS =COS(número) Devuelve el coseno de un ángulo, donde número es el ángulo
en radianes.
TAN =TAN(número) Devuelve el tangente de un ángulo, donde número es el ángulo
en radianes.
Categoría Función Ejemplo Descripción (continuación)

Lógicas SI =SI(prueba Si la evaluación del valor de la prueba lógica es
lógica;valor_si_verdadero; VERDADERO la función SI devuelve el
valor_si_falso) valor_si_verdadero, sino, es decir, el valor de la
evaluación es FALSO devuelve valor_si_falso.
ESLOGICO =ESLOGICO(valor) Determina si una celda contiene un valor lógico o no.
Estadísticas PROMEDIO =PROMEDIO(rango) Calcula la media aritmética o promedio de los números

de un rango sumando una serie de valores numéricos y
dividiendo entre la cantidad de valores.
MEDIANA =MEDIANA(rango) Calcula la mediana del conjunto de valores. La mediana
es el número que se encuentra en el punto medio del
conjunto de números. Si números incluye una cantidad
par de valores el resultado devuelto es la media
aritmética entre los dos centrales.
MODA =MODA(números) Determina el valor que aparece con mayor frecuencia en
el argumento.
VAR =VAR (rango) Calcula la varianza de la muestra representada en el
rango (la función VARP tiene la misma función pero, se
asume que el rango se refiere a la población completa y
no a una muestra).
DESVEST =DESVEST(rango) Calcula la desviación estándar de la muestra
representada en el rango (la función DESVESTP tiene la
misma función pero, se asume que el rango se refiere a
la población completa y no a una muestra).
6.8. Proceso general para insertar una función en la hoja de cálculo
2. Clic en el botón de flecha que

permite abrir el menú de funciones
más usadas, clic luego en la
1. Ubicarnos en la celda opción Más funciones
donde se insertará la función
3. Seleccionar la categoría Todas o la

categoría específica de la función
4. Buscar y seleccionar la
función a utilizar, luego hacer
clic en el botón Aceptar
5. En la ventana de la
función, indicar sus
argumentos o parámetros
y luego hacer clic en el
botón Aceptar
6. En la celda se muestra el resultado y en

la barra de fórmulas la función
seleccionada y sus argumentos
Figura 10. Inserción y configuración de una función a través de la opción Más funciones
CAPÍTULO 7
CREACIÓN DE GRÁFICOS EN EXCEL
Con Excel podemos crear gráficos sofisticados a partir de los datos de una hoja de cálculo. Podemos elegir entre un amplio
rango de tipos de gráficos estándar, tantos técnicos como de negocios, cada uno de ellos con sus correspondientes subtipos.
Este capítulo describe los conceptos básicos sobre la creación de gráficos.
7.1. Creación de un nuevo gráfico

Antes de crear un gráfico debemos crear o decidir cual será el conjunto de datos a graficar.
Para crear un gráfico tenemos dos alternativas: seleccionando primero los datos a graficar y luego llamar al Asistente de
gráficos o llamar primero al Asistente para gráficos y luego seleccionar los datos. En cualquiera de los casos se visualizará el
primer cuadro de diálogo del asistente para gráficos. A continuación se indican los pasos a seguir para crearlos:
1. Selección de los datos a graficar. Los datos a graficar y sus títulos o rótulos que los identifican son seleccionados
previamente para ir creando el gráfico con ellos (ver figura 11a). Los datos pueden ser seleccionados en rangos
continuos o no adyacentes.
2. Selección de un tipo de gráfico. En el cuadro de diálogo del Paso 1 (ver figura 11b) del asistente para gráficos
que se observó en la figura citada anteriormente haremos la selección del tipo de gráfico. Puede ver un ejemplo de
cada tipo de gráfico seleccionando cada uno de los tipos o si se han seleccionado los datos con anterioridad puede
ver un ejemplo de cada tipo de gráfico aplicado a sus propios datos pulsando el botón Presionar para ver muestra.
El cuadro de diálogo del Paso 1 tiene dos fichas, una para los gráficos estándar y otra para los tipos de gráficos
personalizados, en esta última podemos encontrar gráficos creados por uno mismo (modificaciones de los
estándar) y ciertos gráficos combinados definidos en Excel, por ejemplo gráficos de líneas y columnas, gráficos de
columnas y áreas, etc.
Luego de seleccionar un tipo de gráfico podemos seleccionar una variante del mismo o Subtipo, entonces
oprimimos el botón Siguiente para pasar al cuadro de diálogo Paso 2 del asistente para gráficos.
3. Especificación de los datos a representar. En el cuadro de diálogo Paso 2 (ver figura 11c) del asistente para
gráficos le indicamos a Excel los datos a representar. Si ha seleccionado una única celda del rango de datos de su
gráfico antes de iniciar el Asistente, el cuadro de entrada Rango de datos muestra la dirección del rango completo
de datos. Este cuadro de entrada también será correcto si ha seleccionado todo el rango de datos antes de iniciar
el asistente. Para ayudarle a ver los datos que va a representar Excel dibuja un marco alrededor de los datos
seleccionados. Si por cualquier razón el rango de datos no es correcto, puede corregirlo señalando el rango que
desea representar. Use los botones Series en Filas o Columnas para seleccionar el orden de representación de
los datos.
En la ficha Series podemos seleccionar el orden en que se presentaran las series de datos, los nombres de las
series y los rótulos de los ejes. Al definir las opciones requeridas pulse Siguiente para avanzar al Paso 3 del
asistente para gráficos.
4. Selección de las opciones de gráfico. El cuadro de diálogo Paso 3 (ver figura 11d) del asistente para gráficos
incluye seis fichas. Este cuadro de diálogo permite especificar detalles sobre los ejes del gráfico, los títulos
asociados con el gráfico y sus ejes, la leyenda, los rótulos para los puntos de datos y otras opciones. Puede
modificar todas estas opciones ahora, mientras construye su gráfico o regresar a este cuadro de diálogo para
realizar las modificaciones una vez que haya creado una primera versión del gráfico.
Especificación de títulos del gráfico. La ficha Título del cuadro de diálogo Paso 3, nos permite asignar un título
al gráfico y un texto descriptivo para cada eje.
Presentación de los ejes. Ocasionalmente puede encontrar que un gráfico se ve mejor si se dibuja suprimiendo
uno o varios de sus ejes habituales, para esto usaremos la ficha Eje de cuadro de diálogo Paso 3. Para ocultar un
eje desactive la casilla de verificación, el asistente adaptará el gráfico de ejemplo para mostrarlo sin el eje.
Presentación de las líneas de división. Las líneas de división son líneas horizontales o verticales que ayudan a
clarificar la posición de los marcadores de datos en las escalas de los ejes. La mayoría de los tipos de gráficos de
Excel usan por omisión algún tipo de líneas de división, puede añadir o suprimir líneas de división pulsando la ficha
Líneas de división del cuadro de diálogo Paso 3 del asistente para gráficos.
Presentación de la leyenda. Generalmente Excel presenta una leyenda en la parte derecha del gráfico, puede
elegir una posición distinta para la leyenda o bien ocultarla pulsando la ficha Leyenda del cuadro de diálogo Paso
3 del asistente. Una vez creado el gráfico, puede situar la leyenda arrastrándola con el ratón a cualquier parte del
gráfico. También puede usar órdenes de formato para cambiar la fuente del texto.
Presentación de los rótulos de datos. El asistente para gráficos puede asociar distintos tipos de rótulos a los
marcadores de datos. Para añadir rótulos de datos pulse la ficha Rótulos de datos del Paso 3 del asistente.
Inclusión de tabla de datos. Dependiendo del tipo de gráfico que este creando Excel puede darle la opción de
colocar una tabla de datos junto con el gráfico. Esta tabla de datos es simplemente una tabla con los valores
representados en el gráfico. Para incluir una tabla de datos pulse la ficha Tabla de datos del Paso 3 del asistente.
5. Ubicación del gráfico. Excel puede situar el gráfico como un objeto en una hoja de cálculo o en una hoja de gráfico
individual. El cuadro de diálogo Paso 4 (ver figura 11e) del asistente para gráficos, le permite seleccionar la opción
de su preferencia.
6. Luego de hacer todas las selecciones y configuraciones de nuestro gráfico oprimimos el botón Terminar para
crear nuestro gráfico definitivamente (ver figura 11f). Se puede pulsar el botón Terminar en cualquiera de los pasos,
haciendo la salvedad que las opciones que no hayamos modificado mantendrán la configuración por omisión de
Excel. En cualquier momento, Usted puede oprimir el botón ayuda en la esquina inferior izquierda para activar el
asistente del Excel y solicitarle alguna sugerencia.
Figura 11a. Paso previo

Previo a llamar al Asistente para
gráficos, se seleccionan los datos y
los títulos que se quieren representar
Figura 11b. Paso 1: Tipo de gráfico

Se selecciona el tipo y subtipo de gráfico,
tomando en consideración seleccionar uno que
represente en forma clara a los datos y su
comportamiento.
Para avanzar, hacer clic en el botón Siguiente.
Figura 11c. Paso 2: Rango de datos a graficar

Este paso nos permite, de ser necesario volver a
seleccionar los datos a graficar, o modificar la
selección realizada antes de entrar al Asistente.
Figura 11d. Paso 3: Configurar las opciones

del gráfico
A través de las distintas fichas de este paso, le
indicamos a Excel cuales opciones se
habilitaran para mejorar el aspecto e
información a mostrar en el gráfico.
Figura 11e. Paso 4: Posición del gráfico

Se indica si el gráfico será agregado en la
misma hoja donde está la lista de datos o si
se va a crear una nueva hoja en el libro que
será ocupada solo por el gráfico.
Luego se hace clic en el botón Finalizar para
crear el gráfico
Figura 11f. Gráfico ya creado

En una hoja nueva se agrega el gráfico.
El gráfico puede ser posteriormente
modificado a nivel de formato, de los datos
usados, del tipo de gráfico o de sus
opciones, utilizando las opciones del menú
Gráfico.
Figura 11g. Gráfico ya creado

Menú Gráfico y opciones para su
modificación
7.2. Modificación del tamaño y posición de un gráfico

Si introduce el gráfico como un objeto existente Excel crea el gráfico en una posición y con un tamaño predeterminado.
Arrastre con el ratón para ajustar la posición y el tamaño del gráfico a su conveniencia. Mantenga pulsada la tecla Control o
Mayúscula para mantener el punto central del gráfico o la relación de aspecto (la proporción de su longitud y altura).
Al dimensionar un gráfico Excel ajusta el tamaño de todo el gráfico al mismo tiempo. Si no está conforme con el cambio,
puede utilizar las órdenes formato para aumentar o disminuir el tamaño del texto.
Si introduce el nuevo gráfico en una hoja de gráficos, separada Excel lo crear con un tamaño estándar y el gráfico mantiene
este tamaño aunque agrandemos o disminuyamos la ventana.
7.3. Impresión de gráficos

Para imprimir un gráfico incluido en una hoja de gráficos individual basta con activar la hoja y seguir las instrucciones de
impresión del Capítulo VIII. Para imprimir un gráfico incluido como objeto en una hoja de cálculo puede elegir entre dos
opciones:
 Para imprimir sólo el gráfico, selecciónelo y escoja la orden Imprimir del menú Archivo.
 Para imprimir el gráfico y los datos de la hoja, seleccione cualquier parte de la hoja (pero no el gráfico)
entonces seleccione la orden Imprimir del menú Archivo.
Si imprime el gráfico con los datos que hay alrededor, la salida impresa será similar a la presentación en pantalla.
7.4. Guardar el gráfico y recuperarlo

Los gráficos se guardan con el libro en el que residen. Para guardar un gráfico, basta con guardar el archivo del libro de
cualquiera de las formas descritas en los capítulos anteriores. El gráfico estará disponible siempre que se abra el libro. Así
que para abrir un gráfico basta con abrir el libro que lo contiene.
Por otra parte para acceder a las opciones de gráfico de uno ya hecho, selecciónelo y aparecerá la barra de herramientas
Gráfico, o si Usted prefiere trabajar con el Asistente para gráficos actívelo desde la barra de herramientas Estándar.
 Pensando en gráficos …
Crear … Para crear un gráfico directamente sin usar el Asistente para gráficos seleccione una celda de los datos a representar
y pulse la tecla F11, entonces Excel usa el tipo de gráfico por omisión y crea su gráfico en una hoja de gráfico. El gráfico por
omisión es un gráfico de barras simples creado a partir de todos los datos que se encuentran en el área activa, aunque Usted
puede modificar el tipo de gráfico por omisión a su conveniencia.
Datos no contiguos … Los datos de su gráfico no necesitan estar en un único bloque contiguo, podemos realizando
selecciones contiguas utilizando la tecla Control y seleccionando cada bloque que deseamos representar, bien sea cuando
seleccionamos los rangos de datos en la ficha Rango de datos en el cuadro de diálogo Paso 2 del asistente para gráficos, o
antes de seleccionar el asistente para gráficos.
CAPÍTULO 8
IMPRESION Y PRESENTACION DE TRABAJOS
Después que hemos diseñado nuestra hoja de trabajo lo que nos queda es imprimir el trabajo. En este capítulo veremos como
podemos especificar lo que vamos a imprimir usando el cuadro de diálogo Impresión y como poder visualizar y configurar
físicamente la página utilizando la Vista preliminar ambos ubicados en el menú Archivo.
8.1. Especificación del trabajo a imprimir

Por defecto se imprimen todos los datos de la hoja de cálculo activa, a menos que informemos a Excel del área que queremos
imprimir en las opciones de la orden Imprimir o definamos previamente un Área de impresión, ambas opciones ubicadas en
el menú Archivo.
Para imprimir una página, además de especificar un rango de celdas con los datos, se puede indicar también un rango de
páginas, según las siguientes opciones:
 Para imprimir el libro de trabajo integro, y no solo la hoja de cálculo actual, seleccione todo el libro dentro del cuadro
de diálogo Imprimir.
 Para imprimir un grupo de hojas, pero no el libro entero, seleccione estas hojas como un grupo antes de elegir
Imprimir en el menú Archivo. Después pulse la opción Hojas activas del cuadro de diálogo Imprimir.
 Para imprimir una parte de una hoja, primero seleccione que es lo que desea imprimir y entonces pulse la opción
Selección del cuadro de diálogo Imprimir (otra forma de hacerlo es especificando el área Hoja del cuadro de diálogo
Configurar página).
 Para imprimir solo un rango particular de páginas, introduzca los números d página inicial y final en los cuadros de
edición Desde y Hasta.
La línea superior del cuadro de diálogo Imprimir nos indica la impresora que va a recibir la salida. Si queremos usar una
impresora diferente, pulsamos la flecha hacia abajo para mostrar la lista desplegable y seleccionamos la impresora deseada
en la lista de impresoras disponibles.
Opciones Configurar página,

Área de impresión e
Imprimir del menú Archivo
Figura 12.a
Opciones asociadas a la
configuración de la impresión
Impresión de varias copias
Excel imprime una copia de lo que indiquemos que imprima. Si deseamos más de una copia, introducimos el número de
copias que deseamos dentro del cuadro de edición Número de copias del cuadro de diálogo Imprimir.
Si deseamos copias ordenadas de nuestro documento, seleccionamos la opción Intercalar del cuadro de diálogo Imprimir.
Las copias ordenadas son más convenientes, pero pueden tardar más tiempo en imprimirse.
8.2. Control de la presentación de las páginas

Las distintas secciones del cuadro de diálogo Configurar página nos permiten especificar factores que afectan a la
presentación de las páginas impresas, como son la orientación, escala, tamaño del papel, calidad de la impresión y el número
que se imprime en la primera página del documento. El cuadro de diálogo Configurar página, podemos verlo eligiendo la
orden Configurar página del menú Archivo o pulsando el botón Configurar en la Vista preliminar.
Parámetros y opciones en la ficha Página
En la ficha Página del cuadro de diálogo Configurar página encontramos las siguientes opciones:
Parámetro - opción Definición

Parámetro Orientación El parámetro Orientación determina si nuestra hoja se imprime de forma
vertical u horizontal. Cuando seleccionamos la opción de orientación
Vertical, las páginas son orientadas de forma que resultan más alta que
anchas.
Parámetro Escala La sección Escala nos permite cambiar el tamaño por omisión de las
salidas por impresora de dos maneras: especificando un factor de escala
(de 10% a 400%) o ajustando automáticamente el informe en un número
específico de páginas. Estas opciones de escalado están disponibles para
cualquier impresora que se haya instalado en nuestro sistema Windows.
Tenga en cuenta que Excel aplica siempre u factor de escala tanto en las
dimensiones verticales como horizontales.
Opciones Tamaño de papel y calidad Las listas desplegables de Tamaño de papel y calidad de impresión
de impresión incluyen las opciones disponibles para nuestro dispositivo de impresión.
Por ejemplo, la mayoría de las impresoras Láser nos permiten seleccionar
opciones de calidad 600 ppp (puntos por pulgada), 300 ppp, 150 ppp. A
mayor de ppp, la resolución es mejor, pero tarda más tiempo en imprimirse.
Opción Primer número de página El cuadro de edición Primer número de página solo tiene significado si
planeamos incluir números de páginas en las cabeceras o pies de páginas
de nuestras salidas. Si planeamos imprimir los números de página,
podemos empezar con cualquier número que deseemos, incluyendo el cero
o un número negativo.
Parámetros y opciones en la ficha Márgenes

La ficha Márgenes del cuadro de diálogo Configurar página nos permite controlar los márgenes superior, inferior, izquierdo y
derecho de las hojas impresas. Los parámetros iniciales por omisión son de 0 cm para los márgenes de la parte superior,
inferior, derecho e izquierdo.
Si queremos también alguna de las definiciones para los márgenes sólo tenemos que pulsar en el cuadro de edición respectivo
y colocar el número que deseemos, o para aumentar o disminuir debemos solamente pulsar los botones con las flechas hacia
arriba o abajo.
Si deseamos que nuestra salida tenga centrado el contenido de las hojas verticalmente, horizontalmente, o de ambas formas,
no tenemos que preocuparnos por los márgenes. Para indicarle al Excel que centre automáticamente la salida, seleccionamos
una o ambas opciones de centrar en la parte inferior del cuadro de diálogo Márgenes.
Figura 12.b
Opciones de Configurar página.
Sus fichas permiten configurar el
tamaño y orientación del papel,
reducción de los datos al
momento de imprimir, márgenes,
contenido para el encabezado y
el pie de página, numeración de
las páginas, entre otras opciones.
8.3. Ficha Encabezado y Pie de página

Un encabezado es una línea o líneas de texto impreso en la parte superior de cada página. Análogamente un pie de página
es una línea o líneas de texto impreso en la parte inferior de cada página. Por omisión el pie de página se imprime a 0,5 cm
del borde inferior y el encabezado a 0,5 del borde superior.
Podemos crear un encabezado o pie en la ficha Encabezado y pie de página del cuadro de diálogo Configurar página. Excel
incluye varios encabezados y pies predefinidos, algunos de los cuales incluyen nuestro nombre o el nombre de nuestra
organización, dependiendo de las opciones de instalación (como se registraron los nombres en el proceso de instalación).
Inicialmente ambas listas incluyen el mismo conjunto de opciones. Si hemos creado cualquier encabezado o pie personalizado
para nuestro libro de trabajo actual, aparece también en estas listas. Para ver la lista de encabezados o pies predefinidos
utilizaremos los siguientes pasos:
1. Pulse la flecha del extremo derecho de las opciones encabezado o pie.
2. Pulse la tecla Inicio (en los teclados en español) para posicionarse al principio de la lista.
3. Seleccione de la lista presentada el encabezado que le convenga pulsando la tecla  o pulsando los botones de
la barra de desplazamiento para recorrer la lista.

4. Seleccione el de su preferencia.
Creación de encabezados y pie personalizados

Si no encontramos exactamente lo que necesitamos entre los encabezados o pies predefinidos, podemos crear nuestros
propios o modificar uno de Excel. Para esto usamos los botones de Personalizar encabezado o Personalizar pie de página
en la ficha Encabezado y Pie del cuadro de diálogo Configurar página.
Excel usa varios códigos, comenzados todos con un & y delimitados entre [ ] para representar información que podríamos
querer introducir en nuestros encabezados y pies de página (hora, fecha y número de página actual). Para facilitarnos el
trabajo al crear encabezados y pies de página el Excel provee botones en el cuadro de diálogo presentado al pulsar la opción
Personalizar encabezado y pie de página. Simplemente pulsamos el cuadro de edición apropiado (sección izquierda, central
y derecha) y entonces pulsamos los botones situados encima de los cuadros de edición de las secciones. Para especificar
texto en nuestro encabezado o pie de página pulsamos el cuadro de edición de la sección apropiada e introducimos el texto
directamente.
En ciertas ocasiones podríamos desear que los encabezados y pies de página tuvieran una fuente y un tamaño específico.
Para seleccionar un tipo de letra, tamaño, estilo y efectos, pulse el botón Fuente, entonces aparecerá el cuadro de diálogo
Fuente (recuerde seleccionar el texto en el cuadro de edición de la sección antes de pulsar el botón Fuente).
8.4. Uso de la Vista preliminar

La Vista preliminar de Excel nos permite ver márgenes y formatos de nuestra salida impresa antes de comenzar a imprimir.
Para acceder a la vista preliminar podemos hacerlo de distintas formas:
 Pulse el botón Vista Preliminar en la barra de herramientas Estándar.
 Pulse el botón Imprimir junto con la tecla Mayúscula.
 Elija la opción vista preliminar del menú archivo.
 Pulse el botón vista previa dentro del cuadro de diálogo Imprimir o el botón vista preliminar dentro del cuadro
de diálogo configurar página.
Observemos un ejemplo de una hoja de cálculo vista en la Vista Preliminar. Si no estamos satisfechos con el aspecto de
nuestra hoja de cálculo, podemos cambiar los márgenes y la anchura de la columna sin salir de la vista preliminar. También
podemos pulsar el botón Configurar para presentar el cuadro de diálogo Configurar página y cambiar entonces cualquier
parámetro de la página.
Después de adaptar la presentación del documento a nuestro gusto podemos pulsar el botón Imprimir para imprimirlo, o
podemos pulsar Cerrar para salir de vista preliminar e imprimir el documento usando la orden Imprimir del menú Archivo, o
pulsando el botón Imprimir de la barrar de herramientas Estándar.
Ampliación o reducción
Cuando estamos en la vista preliminar Excel convierte el puntero del ratón en una lupa, de tal forma que podemos ampliar
cualquier zona de la página pulsando el botón izquierdo del ratón sobre el área que queremos ampliar. Para volver al modo
de visualización anterior simplemente volvemos a pulsar el botón izquierdo del ratón sobre cualquier.
Ajuste de márgenes y anchura de las columnas

Si tenemos un ratón podemos usar la vista preliminar para ajustar cualquiera de los márgenes, la anchura de cualquier
columna o las posiciones de nuestros encabezados y pies de página.
Comenzaremos por pulsar el botón Márgenes en el cuadro de diálogo de la Vista preliminar, entonces Excel mostrará líneas
de puntos para representar la posición de los encabezados y pie de páginas. Los indicadores de la parte superior de la página
marcan el límite derecho de cada columna.
Para ajustar un margen, arrastramos la línea de puntos correspondiente, al mismo tiempo que arrastramos el indicador del
número de página de la esquina inferior izquierda de la pantalla cambia mostrando el nombre del margen y su valor actual.
Para ajustar la anchura de una columna pulsamos sobre el indicador de la columna y arrastramos.
 Desplazarnos de página con el teclado

Podemos desplazarnos hacia delante o hacia a tras de página en página, pulsando el botón siguiente o anterior, o las teclas
AvPág o RePág. Para desplazarnos más rápidamente a través de un documento extenso arrastramos la barra de
desplazamiento mientras realizamos el proceso de arrastre, Excel muestra el número de página actual en la esquina inferior
izquierda de la pantalla vista preliminar.
Figura 12.c. Ventana Imprimir.

Permite indicar el rango de datos
o de página a imprimir, la
cantidad de copias a realizar de
esos datos y modificar opciones
de la impresora, entre otos
cambios.
TALLER 1
PERSONALIZACIÓN DEL AMBIENTE DE MICROSOFT EXCEL
Recomendaciones generales:
1. Lea cuidadosa y completamente el enunciado de cada paso en los ejercicios, a fin de que tenga una comprensión
global y total del mismo.
2. Si no está seguro de la decisión a tomar, según las preguntas hechas por la herramienta, comuníquese con el
instructor a fin de aclararlas.
3. Para seleccionar opciones, botones, menús, objetos, etc., ubique el apuntador del ratón sobre el objeto a
seleccionar y haga clic en el botón izquierdo del ratón.
4. La expresión hacer doble clic sobre x indicará, ubicar el apuntador del ratón sobre el elemento x, y pulsar dos
veces de manera rápida el botón izquierdo del ratón sobre dicho elemento.
5. Guarde periódicamente el trabajo realizado sobre la presentación (al menos después de cada ejercicio).
6. El instructor es una persona capacitada y dispuesta a ayudarle, no desperdicie la oportunidad de aclarar con él sus
dudas sobre el curso.
1. Creación de un acceso directo a Excel en el Escritorio.

1.1. Despliegue el menú Inicio de Windows, para ello, haga clic en el botón Inicio de la barra de tareas del escritorio.
1.2. En la lista que se despliega, haga clic en la opción Programas.
1.3. Ubique el acceso directo a Microsoft Excel, colóquese encima de él (SIN HACER CLIC) y haga clic en el botón
derecho del ratón.
1.4. En el menú que se despliega haga clic en Enviar a y luego haga clic en Escritorio (crear acceso directo).
Se creará un acceso directo a Excel en el escritorio de su computador.
2. Inclusión de una barra de herramientas.
2.1. Seleccione el menú Ver en la barra de Menús.
2.2. Ubique el apuntador del ratón sobre la opción Barra de herramientas. En el menú que se despliega, seleccione la
barra de herramientas Dibujo haciendo clic sobre su nombre.
2.3. La barra seleccionada será agregada a la hoja.
3. Inclusión de botones a una barra de herramientas.
3.1 Seleccione la opción Personalizar del menú Herramientas.
3.2 En el cuadro de diálogo Personalizar, seleccione la ficha Comandos.
3.3 Seleccione la categoría Insertar. En la ventana Comandos busque y seleccione el botón Comentario.
3.4 Manteniendo seleccionado el botón, desplácelo hasta la barra de herramientas Estándar y suéltelo en el lugar de
la barra donde le conviene insertarlo.
4. Configuración de la opción Guardado Automático.
4.1 Seleccione la opción Opciones en el menú Herramientas.
4.2 Ubique en la ventana Opciones la ficha Guardar y marque el cuadro de selección que está a la izquierda de Guardar
Info. de autorrecuperación cada: configure la opción de modo que el libro de trabajo actual se guarde
automáticamente cada 15 minutos y sin necesidad de solicitar confirmación para esta acción.
4.3 Haga clic en el botón Aceptar
5. Creación de la carpeta de trabajo personal y Configuración de la ubicación predeterminada de archivos.

Configure Excel para que ubique sus libros en una carpeta nueva denominada Curso Excel Nivel 1, creada en Mis
Documentos.
Parte A. Creación de la carpeta.
5.1 Haga clic en el botón Abrir de la barra de herramientas Estándar (otra forma: Seleccione el menú Archivo  opción
Abrir).
5.2 Ubique, seleccione y abra la carpeta Mis Documentos.
5.3 Ubique y haga clic sobre el botón Crear nueva carpeta. En la ventana que se abre escriba el nombre de la nueva
carpeta, en este caso Curso Excel Nivel 1, y haga clic en el botón Aceptar.
5.4 Cierre el cuadro de diálogo Abrir, bien sea, haciendo clic en el botón Cancelar ó haciendo clic en el botón Cerrar
().
Parte B. Configuración de la ubicación predeterminada de archivos.

5.5 En el menú Herramientas seleccione Opciones. En el cuadro de diálogo Opciones seleccione la ficha General.
5.6 Escriba en el cuadro de texto de la opción Ubicación predeterminada del archivo la ruta para llegar a su carpeta
de trabajo, es decir, escriba C:/Mis documentos/Curso Excel Nivel 1 (es indiferente utilizar la barra / o \ ).
5.7 Haga clic en el botón Aceptar.
5.8 Seleccione menú Archivo  Guardar como ¿Qué carpeta se sugiere como primera opción para ubicar sus
archivos?
TALLER 2
SELECCIÓN, DESPLAZAMIENTO Y EDICIÓN DE DATOS EN HOJAS DE CÁLCULO
1. Abrir el libro de trabajo

1.1. Ejecute o abra el programa Excel (en caso de no estar ya abierto).
Recuerde que una manera rápida de abrirlo es haciendo doble clic sobre el acceso directo para Excel creado en el
Escritorio.
1.2. Abra el libro de trabajo denominado “Taller 2.xls” que se encuentra en la carpeta Curso Excel Nivel 1 dentro de
Mis Documentos. Para ello:
1.2.1. Seleccione en el menú Archivo la opción Abrir, ó, haga clic en el botón Abrir de la barra de herramientas
Estándar.
1.2.2. En el cuadro de diálogo Abrir, ubique y abra la carpeta Mis Documentos y luego ubique y abra la carpeta
Curso Excel Nivel 1.
1.2.3. Ubique y seleccione el libro a abrir haciendo un clic sobre su nombre (en este ejemplo, Taller2.xls)
1.2.4. Haga un clic sobre el botón Abrir.
NOTA:
Los pasos 1.2.3 y 1.2.4 puede resumirlos en ubicar el libro a abrir y hacer doble clic sobre su nombre. El doble clic
lo selecciona y abre automáticamente. No hace falta entonces, hacer clic sobre el botón Abrir.
2. Cambiar el nombre a una hoja del libro

2.1 Haga doble clic sobre la etiqueta de nombre de la Hoja1 del libro. El nombre Hoja1 se seleccionará.
Otra forma: Seleccione menú Formato  opción Hoja  Cambiar nombre
2.2 Escriba el nuevo nombre para la hoja, el cual será Tabla definitiva.
2.3 Haga clic en cualquier lugar dentro de la hoja (seleccione cualquier celda) para terminar el proceso.
3. Inserción de nuevas filas a la hoja

Se necesita agregar varias filas vacías al principio de la primera hoja a fin de disponer de espacio para ordenar la tabla.
Para ello:
3.1 Seleccione tantas filas, como filas nuevas necesita agregar. Para el ejercicio seleccione desde la fila 1 hasta la fila
15.
NOTA: Utilice selección por filas completas, marcando sobre el identificador de la fila, no seleccionado celdas
directamente dentro de la hoja.
3.2 Sobre la selección, pulse el botón derecho del ratón y seleccione en el menú contextual que se despliega la opción
Insertar.
Otra forma: Seleccione menú Insertar  opción Filas
Se insertarán 15 filas nuevas al comienzo de la hoja, ya que ese fue el número de filas seleccionadas previamente,
y se desplazará el contenido del libro por debajo de las nuevas filas.
3.3 Quite la selección de las filas haciendo clic en cualquier celda de la hoja.
4. Selección y desplazamiento
4.1 Utilice los procedimientos de selección, copiar-y-pegar, copiar-y-cortar, ó, desplazamiento para “armar” la tabla
definitiva según el orden que observa en el ejemplo de la próxima página.
NOTAS:
 “Arme” la tabla de la manera más eficiente posible (utilizando el menor tiempo posible), para ello seleccione en
cada paso los grupos más grandes posibles de datos (guíese por el patrón de colores).
 Puede utilizar las barras de desplazamiento o las teclas del cursor para recorrer la hoja en sentido vertical u
horizontal.
 Los datos están distribuidos en las diversas hojas del libro, no sólo en la primera hoja. Para cambiarse a otra
hoja, por ejemplo la Hoja2, simplemente haga clic sobre su etiqueta de nombre.
 Recuerde que para seleccionar, copiar-y-pegar, copiar-y-cortar, ó, desplazar los datos puede utilizar:
- El ratón para selección de los datos y desplazamiento a una nueva posición,
- Las opciones Cortar, Copiar o Pegar del menú Edición,
- Los botones Cortar, Copiar o Pegar de la barra de herramientas Estándar,
- Las opciones Cortar, Copiar o Pegar del menú contextual que aparece al hacer clic en el botón derecho del
ratón,
- Las combinaciones de teclas para las opciones cortar (Control + X), copiar (Control + C) o pegar (Control
+ V).
- Otras teclas útiles que puede usar para practicar los comandos por teclado son: guardar (Control + G),
deshacer o ir un paso atrás (Control + Z) y rehacer o ir un paso hacia adelante (Control + Y).
 Inicialmente utilice las diversas opciones explicadas a fin de que las practique todas. Finalmente utilice las
opciones que son más fáciles y más rápidas (a esto nos referimos con trabajar eficientemente).
ORDEN DEFINITIVO DE LOS DATOS:

FACULTAD Participantes por Curso
Mar-Ab Ab-May Junio Julio Agosto Sept Oct Nov Ene-Feb Marzo Tot/Fctad
Ciencias 3 7 4 8 4 0 2 1 1 1 31
FACES 2 9 3 2 8 4 0 1 3 1 33
Farmacia 1 4 0 1 0 0 1 0 0 0 7
Humanidades 4 5 1 3 0 0 1 7 10 6 37
Derecho 0 2 1 7 0 3 1 4 0 0 18
Ingeniería 1 4 0 0 0 0 0 1 0 0 6
Medicina 24 32 20 26 6 5 9 8 9 7 146
Odontología 3 3 1 33 11 1 13 10 15 9 99
Arquitectura 0 0 1 4 0 0 1 2 2 0 10
Veterinaria 0 0 0 1 5 0 0 0 0 0 6
Agronomía 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 1
Administración 4 2 0 1 3 2 6 3 0 4 25
TOTALES 42 68 31 86 38 15 34 37 40 28 419
TALLER 3
FORMATO DE DATOS, DE TABLAS Y DE PÁGINAS
1. Formato de Datos
1.1. Abra el archivo Taller 3.xls guardado en su carpeta Curso Excel Nivel 1 en Mis documentos. Observará una tabla con un listado de materiales
1.2. Seleccione toda la tabla y cambie el tipo de letra a Arial Narrow tamaño 11.
1.3. Seleccione la celda con el título Tabla “Materiales en almacén” y cámbiele el tamaño de letra a 14 pto.
1.4. Seleccione las columnas A, C, D, I, J, y defina sobre ellas la opción de alineación horizontal Centrar.
1.5. Seleccione la celda con el título Tabla “Materiales en almacén” y defina sobre ella la opción de alineación horizontal Izquierda.
1.6. Seleccione las columnas A y B, y aplique Negritas.
2. Formato de Tablas
2.1 Seleccione las filas 4 a la 11 y defínales un alto de fila de 25 pto.
Para ello: seleccione las filas indicadas  pulse el botón derecho del ratón  seleccione Alto de fila  defina un alto de fila de 25 pto.
2.2 Inserte una fila antes de la fila 3.
Para ello: seleccione la fila indicada  pulse el botón derecho del ratón  seleccione Insertar.
2.3 Seleccione la fila 3 y defina sobre ella la opción de alineación horizontal Izquierda.
2.4 Escriba en la fila 3 los subtítulos “FECHAS”, “CANTIDADES”, “COSTOS”, “OBSERVACIONES”, en las posiciones que observa en el ejemplo:
FECHAS CANTIDADES COSTOS OBSERVACIONES

Vence
Fecha de en Cantidad en Pedido Costo por Costo del ¿Material está ¿Se cubre Precio Final de
Nº Materiales elaboración (años) almacén pendiente Unidad Bs. Lote Bs. vencido? el pedido? Venta Bs.
1 Tonner Canon 2120 27/09/2006 1 30 80 2400 Vencido 40
2.5 Modifique los títulos de la fila 4 según el siguiente ejemplo:
Por Unidad ¿Material está ¿Se cubre Precio Final

Nº Materiales Elaboración Vencimiento En almacén Pedido Bs. Del lote Bs. vencido? el pedido? de Venta Bs.
2.6 Seleccione las columnas C, D, E, F, G, H, J, K, y defínales un ancho de columna de 11,5 pto.

Para ello: seleccione las columnas  pulse el botón derecho del ratón  seleccione Ancho de columna  defina un ancho de columna de 11,5.
2.7 Seleccione las celdas A6:K6, A8:K8, A10:K10, A12:K12 y aplíqueles color de relleno gris claro.
Para ello: seleccione todos los rangos de celdas indicados  ubique en la barra de herramientas Formato el botón Color de relleno  despliegue la paleta
de colores  seleccione de la paleta el tono de gris más claro.
2.8 Seleccione las celdas A4:K4 y aplíqueles color de relleno azul claro y color de texto blanco y estilo Negritas.
2.9 Seleccione las filas 5 a la 12 y defina sobre ellas la opción de alineación vertical Centrar.
Para ello: seleccione las filas  pulse el botón derecho del ratón  seleccione Formato de celda  En el cuadro de diálogo Formato de celdas seleccione
la ficha Alineación  en la opción de alineación de texto Vertical, seleccione Centrar.
2.10 Seleccione la fila 4 y cambie la orientación del texto de las celdas.
Para ello: seleccione la fila  pulse el botón derecho del ratón  seleccione Formato de celda  En el cuadro de diálogo Formato de celdas seleccione la
ficha Alineación  en la opción de orientación de texto defina una orientación de 90º.
2.11 Seleccione las celdas con los títulos “Nº”, “Materiales” y “Precio Final de Venta Bs.” y cambie la orientación del texto de las celdas.
Para ello: seleccione las celdas  pulse el botón derecho del ratón  seleccione Formato de celda  En el cuadro de diálogo Formato de celdas seleccione
la ficha Alineación  en la opción de orientación de texto defina una orientación de 0º.
2.12 Seleccione las columnas C a la H, y defínales un ancho de columna de 8,5 pto.
2.13 Seleccione las celdas A3 a la K12, y defínales bordes.
Para ello: seleccione las celdas  ubique en la barra de herramientas Formato el botón Bordes  despliegue la tabla de opciones de bordes  Seleccione
la opción Todos los bordes.
2.14 Seleccione las celdas A3 y B3 y combínelas.
Para ello: seleccione las celdas  ubique en la barra de herramientas Formato el botón Combinar y centrar  pulse el botón (observará que lo que anterior
mente era dos celdas, se unen (combinan) y forman una sola celda.
2.15 Aplique el procedimiento anterior para combinar las siguientes celdas: C3:D3 / E3:F3 / G3:H3 / I3:J3.
2.16 A la celda A3 aplique color de relleno azul claro / a la C3 aplique color rojo / a la E3 aplique color verde / a la G3 aplique color amarillo / a la I3 aplique color
fucsia/ a la K3 aplique color azul claro.
3. Formato de Páginas
Siga las instrucciones dadas en clase para configurar las páginas del libro de la siguiente manera:
3.1 Márgenes: Superior e Inferior: 2; Izquierda, Derecha, Encabezado y Pie de página: 1.
3.2 Centrados horizontal y vertical: habilitados.
3.3 Texto del encabezado
Ambos textos ubicados en la sección derecha:
“Papeles y otros suministros C.A.” (Tipo de letra Arial, tamaño 10, Negrita)
“Sección de almacén” (Tipo de letra Arial, tamaño 8, Negrita)
3.4 Texto del pie de página
Texto ubicado en la sección izquierda:
“Elaborado por: <escriba su nombre y apellido>” <Fecha actual> (Tipo de letra Arial, tamaño 8, Negrita)
Texto ubicado en la sección derecha:
“Página” <Nº de página> “de” <Total de páginas> (Tipo de letra Arial, tamaño 8, Negrita)
3.5 Observe el aspecto que tiene ahora la tabla haciendo clic en el menú Archivo – clic en Vista preliminar
3.6 Para salir de la Vista preliminar haga clic en botón Cerrar de su barra de botones superior
3.7 De ser necesario incorpore cambios en el formato que mejore el aspecto de la tabla
3.8 Finalmente guarde los avances realizados en el taller (Control + G) y cierre el programa Excel (menú Archivo  clic en Cerrar o por teclado Alt + F4)
TALLER 4
CARGA DE DATOS E INSERCIÓN DE FÓRMULAS
1. Guardado o Almacenamiento del libro de trabajo

1.1. Ejecute (abra) el programa Excel (en caso de no estar ya abierto).
1.2. Guarde el libro actual con el nombre “Taller 4.xls” en su carpeta de trabajo Curso Excel Nivel 1 almacenada en
Mis Documentos. Para ello:
1.2.1. Seleccione en el menú Archivo la opción Guardar como …, ó, haga clic en el botón Guardar de la barra de
herramientas Estándar (identificado con el icono de un disquete).
1.2.2. Escriba en el cuadro de texto Nombre de archivo: el nombre que quiere dar al libro; en este caso escriba
Taller 4
NOTA: No es necesario escribir la extensión .xls Es recomendable NO USAR acentos ni caracteres
especiales en el nombre del archivo.
1.2.3. Si es necesario, ubique y abra en el cuadro de diálogo Guardar como la carpeta donde quiere guardar el
archivo; en este caso, la carpeta a buscar y abrir es Curso Excel almacenada en Mis Documentos.
A la derecha de la opción Guardar en: deberá a parecer el nombre de la carpeta Curso Excel Nivel 1
1.2.4. Haga un clic sobre el botón Guardar.
Se cerrará el cuadro de diálogo Guardar como y el nombre del archivo cambiará, del nombre por defecto
Libro-n, a Taller 3.xls (observará o no la extensión .xls, dependiendo de cómo esté configurado Windows
en su computador).
USOS DE LAS DIVERSAS OPCIONES PARA GUARDAR:
 En el proceso de guardado por primera vez, siempre se deben cumplir estos pasos: primero, asignarle un
nombre al libro y segundo, indicar la dirección o ruta donde será guardado.
 Para guardar el libro por primera vez es indistinto utilizar la opción Guardar o la opción Guardar como … del
menú Archivo (ó, hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de herramientas Estándar). Cualquiera de estas
opciones abre el cuadro de diálogo Guardar como …
 Si el libro ya ha sido guardado, lo que se requiere es actualizar continuamente los cambios hechos en él, para
ello puede utilizar cualquiera de los siguientes métodos:
- Clic en la opción Guardar del menú Archivo,
- Clic en el botón Guardar de la barra de herramientas Estándar, (identificado con el icono de un disquete)
- La combinación de teclas para guardar (Control + G).
2. Configuración de orientación, tamaño y márgenes de las páginas de la hoja

2.1 Seleccione menú Archivo  opción Configurar página…
2.2 Ubíquese en la ficha Página e indique como configuración para las páginas:
 Orientación Vertical
 Tamaño de papel Carta (equivalente a Letter = 21,6 cm x 27,9 cm o 8,5 x 11 pulgadas de ancho x largo).
2.3 Ubíquese en la ficha Márgenes y asigne a los márgenes Izquierdo, Derecho, Superior, e Inferior de las páginas de
la hoja actual la medida de 2,2cm; para el Encabezado y Pie de página indique un margen de 1,8cm
2.4 Haga un clic sobre el botón Aceptar para aplicar estos cambios.
3. Ejercicios de carga de datos y fórmulas

Ejercicio 1: Presupuesto para vacaciones. FUNCIONES EJERCICIO 1
Objetivo: Creación y almacenamiento de libros, configuración de páginas, SERIES DE NUMERACIÓN,
trascripción de datos, uso de fórmulas. MULTIPLICACIÓN, FÓRMULA %,
SUMA.
3.1. Cambie el nombre de la Hoja1 del libro a Presupuesto vacaciones.

3.2. A partir de la primera celda (A1), cargue los datos que se indican en la próxima tabla.
Vacaciones 2010
Fecha Presupuesto: <coloque la fecha del día>
Artículos por comprar
%
Nº Art. Artículo Cantidad Precio Unidad Subtotal IVA Total Bs.
Mesas 2 75,00
Sillas 4 40,00
Cavas 2 180,00
Bronceadores 4 30,00
Toldos 3 30,00
Trajes de Baño 2 85,00
Toallas 3 25,00
Camisetas 1 50,00
Total Compra Bs.
3.3. Guarde CONTINUAMENTE el trabajo realizado sobre el archivo (Control + G, ó, barra Estándar  clic en Botón
Guardar).
3.4. Realice los siguientes cálculos:
1. Numeración de los artículos a comprar 2. Subtotal
3. % del IVA (colocar el porcentaje de IVA que se esté aplicando actualmente)
4. Precio total por artículo (Total Bs.) 5. Monto total (Total Compra Bs.)
3.5. Inserte filas a la tabla para agregar al presupuesto los siguientes conceptos, coloque las cantidades y precios que usted
considere conveniente:
1. Alimentación 2. Bebidas 3. Pasajes 4. Estadía
3.6. Verifique y actualice las fórmulas a fin de incluir en los cálculos los nuevos conceptos.
3.7. Modifique la tabla a fin de agregar debajo de Total de la Compra un Descuento del 5% sobre este total.
3.8. Calcule el Total con Descuento Bs considerando el descuento anterior del 5% (Total Compra – 5% de Descuento).
3.9. Calcule cuanto le tocaría pagar a cada persona si se distribuyen los gastos entre 3 personas, agregando debajo del Total
con Descuento Bs, los subtítulos Cantidad de Personas y Costo por Persona. Utilice una fórmula para calcular como
se dividen el total entre 3 personas.
3.10. Guarde nuevamente el trabajo realizado sobre el archivo (Control + G, ó, barra Estándar  clic botón Guardar).
3.11. Finalmente cierre el programa Excel (menú Archivo  clic en Cerrar o por teclado Alt + F4).
TALLER 5 FUNCIONES USADAS EN EL EJERCICIO

SERIES DE NUMERACIÓN, PROMEDIO,
USO DE FÓRMULAS Y FUNCIONES FÓRMULA %, SUMA, MAX, MIN, MODA,
CONTAR.SI, SUMA, SI, Y, OCULTAR O
MOSTRAR COLUMNAS
1. Cálculos sobre Notas y diversos estadísticos
1.1. Cree un libro nuevo y guárdelo en su carpeta del curso con el nombre Taller 5.xls
1.2. Cambie el nombre de la Hoja 1 a Notas y escriba en ella, a partir de la fila 1, los datos y títulos que se indican el
la siguiente tabla:
Notas Sección A
30% 65%
Promedio Promedio
Nº Nombre y Apellido Quiz 1 Quiz 2 Quiz 3 Parcial 1 Parcial 2 Quices Parciales Quices Parciales
Luis Santana 12 17 8 14 18
Luisa Marcano 3 2 13 19 4
Julio Castillo 13 19 18 17 17
Marcos Rosales 19 16 15 18 13
Carmen Rojas 11 19 20 13 20
Marta Blanco 18 17 9 16 15
Carlos Martínez 15 13 14 15 17
Jenny Mejías 16 4 12 11 5
Antonio Cassale 12 18 16 2 7
Juan Páez 14 18 20 17 16
Prom. Evaluación
1.3. Escribiendo directamente en la celda las fórmulas o utilizando la herramienta Insertar función, aplique lo explicado
en clase sobre el uso de funciones para completar los siguientes cálculos:
• Numeración de los estudiantes • Promedio de Quices • Promedio de Parciales
• % de Quices, asignándole un peso del 30% • % de Parciales, asignándole un peso del 65%
1.4. Muestre los resultados utilizando 2 decimales de precisión; para ello, seleccione las celdas con los valores de los
resultados y haga clic en los botones Aumentar decimales o Disminuir decimales de la barra de herramientas
Formato, según convenga. También puede usar el botón Copiar formato (la brochita) de la barra Estándar.
1.5. Inserte una nueva columna antes de “Parcial 1” y escriba las siguiente notas de las intervenciones:
Luis Santana (16), Luisa Marcano (13), Julio Castillo (18), Marcos Rosales (12), Carmen Rojas (17), Marta Blanco
(10), Carlos Martínez (15), Jenny Mejías (15), Antonio Cassale (17), Juan Páez (11)
1.6. A partir de las notas de intervenciones calcule:

• % Intervenciones (asignando a la Nota de Intervenciones un peso del 5%)
• Nota Definitiva del alumno, calculando la suma de los % de los Quices, Intervenciones y Parciales
• Nota Promedio Evaluaciones (Quices, Intervenciones y Parciales)
1.7. Verifique que luego de los cálculos anteriores obtiene los siguientes resultados:
Notas Sección A
30% 5% 65%
Parcial Parcial Prom Prom Nota
Nº Nombre y Apellido Quiz 1 Quiz 2 Quiz 3 Interv 1 2 Quices Parciales Quices Interv Parciales Definitiva
1 Luis Santana 12 17 8 16 14 18 12,33 16,00 3,70 0,80 10,40 14,90
2 Luisa Marcano 3 2 13 13 19 4 6,00 11,50 1,80 0,65 7,48 9,93
3 Julio Castillo 13 19 18 18 17 17 16,67 17,00 5,00 0,90 11,05 16,95
4 Marcos Rosales 19 16 15 12 18 13 16,67 15,50 5,00 0,60 10,08 15,68
5 Carmen Rojas 11 19 20 17 13 20 16,67 16,50 5,00 0,85 10,73 16,58
6 Marta Blanco 18 17 9 10 16 15 14,67 15,50 4,40 0,50 10,08 14,98
7 Carlos Martínez 15 13 14 15 15 17 14,00 16,00 4,20 0,75 10,40 15,35
8 Jenny Mejías 16 4 12 15 11 5 10,67 8,00 3,20 0,75 5,20 9,15
9 Antonio Cassale 12 18 16 17 2 7 15,33 4,50 4,60 0,85 2,93 8,38
10 Juan Páez 14 18 20 11 17 16 17,33 16,50 5,20 0,55 10,73 16,48
Promedio Evaluación 13,30 14,30 14,50 14,40 14,20 13,20 14,03 13,70 4,21 0,72 8,91 13,84
1.8. Agregue una tabla adicional debajo de la actual que nos permita calcular para las notas de los Quices, Parciales,
Intervención y Definitiva los siguientes estadísticos:
• Nota Máxima (función Max) • Nota Mínima (Min) • Nota más repetida (Moda)
• Cantidad de Aprobados y Cantidad de Reprobados (Contar.si), la definitiva se aprueba a partir de 9,5 puntos
y el resto de las evaluaciones se aprueban con 10 o más puntos
• % de Aprobados, calculado a partir de la cantidad de aprobados y el total de alumnos
• % de Reprobados, calculado a partir de la cantidad de reprobados y el total de alumnos
1.9. Verifique que al agregar las funciones obtiene los siguientes resultados:
Parcial Parcial Nota

Cálculo Quiz 1 Quiz 2 Quiz 3 Interv 1 2 Definitiva
Nota Máxima 19 19 20 18 19 20 16,95
Nota Mínima 3 2 8 10 2 4 8,38
Nota más Repetida 12 17 20 17 17 17 #N/A
Cantidad Aprobados 9 8 8 10 9 7 8
% Aprobados 90,0% 80,0% 80,0% 100,0% 90,0% 70,0% 80,0%
Cantidad Reprobados 1 2 2 0 1 3 2
% Reprobados 10,0% 20,0% 20,0% 0,0% 10,0% 30,0% 20,0%
1.10. Converse con su instructor(a) del curso sobre el comportamiento de la función Moda en Excel (caso de los valores
multimodales) y sobre el significado del valor de error #N/A
1.11. Guarde los avances realizados en el taller (clic en Guardar de la barra de herramientas Estándar o Control+G).
2. Cálculo de la Nota de Intervenciones según la cantidad de intervenciones realizadas

2.1. Inserte seis (6) columnas nuevas, antes de la nota de intervenciones, para indicar con una X cada una de las
intervenciones realizadas por el alumno, según observa en la tabla de la próxima página.
2.2. En la columna Cantidad Interv. utilice una fórmula para calcular cuántas intervenciones realizó cada alumno,
comparando el uso de las funciones Suma, Contar, Contara, Contar.Blanco
2.3. Seleccione las notas actuales de Intervenciones y bórrelas, a fin de re-calcularlas según otros criterios.
2.4. Utilice la función condicional Si, para calcular la nota de intervenciones del alumno tomando en cuenta que los
alumnos que tienen menos de 3 intervenciones tendrán cero (0) puntos de nota, y los que tienen 3 intervenciones o
más obtienen 4 puntos por cada intervención. Deberá obtener los siguientes resultados:
Resultados:
Cantida
Nombre y Apellido … Clase 1 Clase 2 Clase 3 Clase 4 Clase 5 d Interv. Interv …
Luis Santana X X X 3 12
Luisa Marcano 0 0
Julio Castillo X X X X 4 16
Marcos Rosales X 1 0
Carmen Rojas X X X 3 12
Marta Blanco X X X 3 12
Carlos Martínez X X X 3 12
Jenny Mejías X X 2 0
Antonio Cassale X X 2 0
Juan Pérez X X X X X 5 20
3. Modificación de los porcentajes o pesos de las evaluaciones

3.1. Actualice los porcentajes para que los Quices tengan un peso del 25%, Intervenciones el 10% y Parciales el 65%
3.2. Verifique que luego de modificar estos porcentajes, seguimos obteniendo una nota definitiva correcta.
4. Cálculo de las Observaciones Especiales

4.1. Luego de la Nota Definitiva agregue los títulos que observa en la tabla de la siguiente página.
4.2. Calcule las siguientes Observaciones Especiales:
4.2.1. En Pierden Interv, muestre los nombres de los alumnos que tienen menos de 3 intervenciones.
4.2.2. Indique si el alumno aprobó o no la materia, considerando que se aprueba con una definitiva de 9,5 o más.
4.2.3. Destaque con una X los alumnos que deben Ir a Recuperar, es decir, los alumnos con definitiva mayor o
igual a 8,5 puntos y menor a 9,5 puntos.
4.2.4. Para las Estadísticas generales, utilice las funciones Contar.si, Max, Min y Promedio para calcular las
Estadísticas Generales a partir de las notas definitivas.
5. Aspecto final de la hoja

5.1. Finalmente utilice la selección de celdas y las opciones Ocultar columna u Ocultar fila para sólo mostrar el nombre
de los alumnos, su nota definitiva, las observaciones especiales y las estadísticas generales, para ello:
5.1.1. Seleccione las columnas o filas a ocultar
5.1.2. Clic en el menú Formato – clic en la opción Columna (o Fila según sea el caso) – clic en Ocultar.
5.2. Explore cómo es el procedimiento para mostrar las columnas o filas ocultas.
5.3. Guarde los avances realizados en el taller y cierre el programa Excel.
Notas Sección A
25% 10% 65% Observaciones Especiales
Cant Parcial Parcial Prom Prom Nota Aprobado o Ir a Estadísticas

Nombre y Apellido ... Interv. Interv 1 2 Quices Parciales Quices Interv Parciales Definitiva Pierden Interv Reprobado Recuperar Generales
Luis Santana 3 12 14 18 12,33 16,00 3,08 1,20 10,40 14,68 - Aprob - Cant Aprobados
Luisa Marcano 0 0 19 4 6,00 11,50 1,50 0,00 7,48 8,98 Luisa Marcano Reprob X 7
Julio Castillo 4 16 17 17 16,67 17,00 4,17 1,60 11,05 16,82 - Aprob - Cant Reprobados
Marcos Rosales 1 0 18 13 16,67 15,50 4,17 0,00 10,08 14,24 Marcos Rosales Aprob - 3
Carmen Rojas 3 12 13 20 16,67 16,50 4,17 1,20 10,73 16,09 - Aprob - Nota Máxima
Marta Blanco 3 12 16 15 14,67 15,50 3,67 1,20 10,08 14,94 - Aprob - 17,06
Carlos Martínez 3 12 15 17 14,00 16,00 3,50 1,20 10,40 15,10 - Aprob - Nota Mínima
Jenny Mejías 2 0 11 5 10,67 8,00 2,67 0,00 5,20 7,87 Jenny Mejías Reprob - 6,76
Antonio Cassale 2 0 2 7 15,33 4,50 3,83 0,00 2,93 6,76 Antonio Cassale Reprob - Nota Promedio
Juan Páez 5 20 17 16 17,33 16,50 4,33 2,00 10,73 17,06 - Aprob - 13,25
Promedio Evaluación 2,60 8,40 14,20 13,20 14,03 13,70 3,51 0,84 8,91 13,25
TALLER 6 FUNCIONES USADAS EN EL

EJERCICIO
FÓRMULAS VINCULADAS Y CREACIÓN DE GRÁFICOS SUMA, PROMEDIO, MÍNIMO,
MÁXIMO, % DEL TOTAL
1. Preparación de los datos a utilizar en los gráficos
1.1. Ejecute el programa Excel y abra el archivo Taller 6.xls, el cual debe estar almacenado dentro de su carpeta Curso
Excel Nivel 1 dentro de Mis Documentos.
1.2. Cree una copia de la hoja Exportaciones 2011 y ubíquela como última hoja del libro.
1.3. Denomine a esta nueva hoja Totales 2009-2011
1.4. Modifique el título de la tabla a Totales de Exportaciones (en Kg y BsF)
2. Fórmulas entre valores almacenados en hojas del mismo libro

2.1. Agregue las fórmulas necesarias en la hoja Totales 2009-2011 para calcular el total de las exportaciones por
producto y por año a partir de los datos de las hojas Exp2009, Exp2010 y Exp2011. Indique luego los valores
promedio de esas exportaciones.
2.2. Guarde los cambios realizados en el archivo (Control + G) pero no lo cierre.
3. Fórmulas entre valores almacenados en libros distintos

3.1. Abra un archivo nuevo y guárdelo bajo el nombre EstadisticasExp. xls
3.2. Cambie el nombre de la etiqueta de la hoja 1 a Estadísticas y transcriba en ella la siguiente tabla:
Estadísticas de Exportaciones para Vasos

Totales 2009 al 2011
Producto Vasos CP Vasos sinCP

Mínima Exp Kg
Máxima Exp Kg
Total BsF
Promedio BsF
% del producto respecto al
Total de BsF Exportados
3.3. Agregue las fórmulas necesarias para completar los estadísticos solicitados para el producto Vasos a partir de los
valores de exportación de los años 2009 al 2011 del libro Taller 6, considerando que NO DEBE COPIAR Y PEGAR
los valores de cada año en esta hoja, sino seleccionarlos o usarlos como las celdas con los valores para las fórmulas.
3.4. Converse con su instructor/ra sobre que ocurre con los resultados de estos estadísticos si los datos originales de la
hoja Total Exportaciones cambian o si eliminamos la hoja. Describa brevemente las consecuencias de estas
modificaciones ___________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
4. Creación de los gráficos a partir de los datos de las tablas

NOTA: Cada gráfico debe ser colocado en una hoja de gráfico independiente.
4.1. Gráfico 1: Construya un gráfico a partir de los datos de la hoja Totales Exp 2009-2011 del libro Taller 3.xls para
comparar los kilogramos exportados por producto, considerando:
 Utilice un gráfico de columnas (elija usted la subcategoría más conveniente)
 Título del gráfico: Comparación por entre Productos (Kgs)
 El gráfico debe indicar en los ejes: la escala con los miles de Kg y la identificación de los artículos vendidos
 Nombre para la etiqueta de la hoja de gráfico: CompProductos Kg
4.2. Modifique y mejore a su gusto el formato del gráfico creado, por ejemplo, modifique colores de texto, de barras y
de fondo, tamaño y posición de los títulos y subtítulos, posición de la leyenda, entre otros cambios.
4.3. Gráfico 2: Construya un gráfico a partir de los datos de la hoja Estadisticas del libro EstadisticasExp. xls para
comparar el % de ventas del producto respecto al Total de BsF Exportados para los Vasos, considerando:
 Utilice un gráfico de Sectores (o gráfico circular).
 Título del gráfico: Porcentaje de Ventas de Vasos en BsF respecto al Total Exportado
 El grafico debe mostrar etiquetas de datos que indiquen el valor del porcentaje y el monto en BsF
 Coloque la leyenda en la parte inferior del gráfico
 Nombre para la etiqueta de la hoja de gráfico: CompPorcVasos
4.4. Guarde los avances realizados en el libro (Control + G).
5. Creación de gráficos a partir de gráficos existentes

NOTA: Cada gráfico debe ser colocado en una hoja de gráfico independiente.
5.1. Gráfico 3: Cree un nuevo gráfico a partir de una copia de la hoja CompProductos Kg que compare los montos en
BsF de las exportaciones del 2009. Considere lo siguiente:
 Coloque como nombre de la hoja del nuevo gráfico CompExpBsF 2009
 Utilice un gráfico de líneas (elija usted la subcategoría más conveniente)
 Título del gráfico: Comparación de exportaciones en 2009 por Producto (BsF)
 Modifique el punto de corte del eje X (eje de las abscisas) para que corte el eje Y (eje de las ordenadas) en el
valor 150.000 en lugar del valor 0.
 Agregue etiquetas que indiquen en forma precisa el monto en BsF exportado para cada producto.
 Considerando que hemos agregado al gráfico el monto exportado, elimine entonces las líneas de división
horizontales.
 Modifique y mejore a su gusto algunas de las características del formato del gráfico creado, por ejemplo,
modifique colores de texto, de barras y de fondo, tamaño y posición de los títulos y subtítulos, posición de la
leyenda, entre otros cambios.
5.2. Cambie el orden de las hojas del libro, primero deben mostrase las hojas con las tablas de datos y luego las hojas
con los gráficos.
5.3. Explore como incluir en un documento de Word la información de sus tablas o gráficos de Excel.
5.4. Finalmente guarde los avances realizados en el libro (Control + G) y cierre el programa Excel.

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CENEAC - Curso Excel: Introducción y Fórmulas Básicas

MICROSOFT EXCEL NIVEL 1:

Capítulo 2: Trabajo con libros de Excel ......................................................................... 8

Capítulo 3: Trabajo con hojas de cálculo ....................................................................... 11

Capítulo 4: Formato de hojas, celdas y datos ................................................................ 17

Capítulo 5: Opciones de Edición .................................................................................... 29

Capítulo 6: Fórmulas y Funciones ................................................................................. 38

Capítulo 7: Creación de Gráficos en Excel ................................................................... 38

Capítulo 8: Impresión y Presentación de Trabajos.......................................................... 54

1.1. ¿Qué es Microsoft Excel?

1.2. Inicio de una sesión de trabajo

4. El enlace está caracterizado por un icono que representa a la aplicación con

Inicio de una sesión de trabajo (Entrar a Excel)

1.3. Entorno de trabajo en Excel

Barra de Título Panel de tareas Botón Cerrar

Ventana del Libro

Barra de Herr. Dibujo

Figura 1. Elementos de la ventana de aplicación de Excel

Figura 2. Ventana del libro de Trabajo Flechas de desplazamiento

1.4. Desplazamiento con teclado y ratón

 Cómo desplazarnos utilizando el teclado

Tabulador (Tab) Desplazamiento a la celda siguiente. o desplazamiento a la

 El puntero del ratón: formas y funciones

1.5. Uso de la Ayuda

Uso del Menú de Ayuda

1.6. Fin de una sesión de trabajo o salida de Excel

2.1. Creación de un libro nuevo

2.2. Almacenamiento o Guardado de Libros

 Cuándo guardamos un libro

Almacenamiento de un libro por primera vez

1. hacer clic en el menú Archivo – clic en opción Guardar como

2. Buscar, seleccionar y abrir la carpeta

 Reglas para nombrar archivos

2.3. Recuperar o volver a abrir un libro

 Vía rápida para recuperar un libro

3.1. Selección de celdas

Selección con el ratón

Selección fuera de los bordes de la ventana

Selección de rangos no adyacentes con el ratón

Selección de filas y columnas completas con el ratón

Selección con el teclado

Figura 4. Ejemplos de selección de datos, con rangos continuos y rangos no adyacentes

3.2. Desplazamiento en la hoja de cálculo

Inicio (Home) Permite desplazarse hasta la primera celda de la fila activa.

 Vía rápida para Ir a …

Como extender una selección

Selección de rangos no adyacentes con teclado

3.3. Introducción de datos

 Uso de la Barra de fórmulas …

Introducción de textos largos

Introducción de datos en rango

Pulsar Para activar

Mayúscula – Enter La celda situada por encima de la celda activa.

Mayúscula – Tabulador La celda situada una columna a la izquierda de la celda activa.

Corrección de errores en los datos

3.4. Valores para datos y Valores de error utilizados por Excel

E, e Son interpretados como indicadores de notación científica, p. e. 1E6=1.000.000.

% Si se colocan al finalizar un dato de entrada numérico se le asigna un formato porcentaje.

Descripción de los valores de error