Elaborada por Ranlynt Durán Guía Microsoft

Excel

Elaborada por Ranlynt Durán

Tabla de contenido
Guía Microsoft Excel ....................................................................................................................
1 1.- Microsoft Excel........................................................................................................................
3 2.- Las fórmulas de
Excel............................................................................................................... 3
2.1. Versiones de excel.............................................................................................................. 4
3.- Configuración de Celdas...........................................................................................................
4 3.1. Método abreviado.............................................................................................................. 4
3.1.1. Celdas tipo número:.................................................................................................... 5
3.1.2. Celdas de tipo fecha:................................................................................................... 6
3.1.3. Celdas de tipo texto: ................................................................................................... 6 3.2.
Método normal .................................................................................................................. 7
4.- Configuración de papel, orientación, márgenes, líneas entre celdas, encabezado y pie de
página............................................................................................................................................
7
4.1. Papel...................................................................................................................................
7 4.2.2. Ajustes de
impresión....................................................................................................... 8 4.3.
Orientación......................................................................................................................... 8
 4.4. Márgenes............................................................................................................................
8 4.5. Área de impresión..............................................................................................................
9 4.6.
Bordes ................................................................................................................................ 9
4.6.1. Para celdas con información ....................................................................................... 9
4.6.2. Para celdas seleccionadas......................................................................................... 10 4.7.
Encabezado y pie de página. ............................................................................................ 11 4.7.1.
Encabezado ............................................................................................................... 11 4.7.2. Pie
de página ............................................................................................................. 11 4.8
Referencias Relativas ........................................................................................................ 11 4.9
Auto Relleno...................................................................................................................... 12 4.10
Insertar filas o columnas. ................................................................................................ 13 5.
Funciones de Excel .................................................................................................................. 14
5.1 Matemáticas...................................................................................................................... 14
5.2. Lógicas.............................................................................................................................. 14
5.3. Fecha ................................................................................................................................ 14
5.4. Estadísticas....................................................................................................................... 14 6.
Ejemplo.................................................................................................................................... 15

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1.- Microsoft Excel
Excel funciona a través de libros y hojas, así podemos dividir la información según
como consideremos. El siguiente punto es conocer las partes de las hojas de Excel, la cuadrícula
de las hojas de cálculo es el lienzo donde trabajamos.
En la parte superior encontramos la cinta de opciones de Excel donde aparecen todas
las herramientas disponibles: para insertar elementos, editarlos o revisar la información.
Navegando por la barra de herramientas podemos hacernos una idea de todo lo que nos ofrece
las hojas de cálculo.
Si tenemos que nombrar varias herramientas de Excel de uso básico serían: las
fórmulas de Excel, las tablas de Excel y los gráficos de Excel. Si conoces estos elementos ya es
un paso más hacia el nivel intermedio de Excel.
 2.- Las fórmulas de Excel
Piensa que Excel es una enorme calculadora con la que podemos hacer todas las operaciones
matemáticas que nos imaginemos. En esta gran calculadora es necesario introducir las
fórmulas para obtener los resultados esperados. La fórmula de Excel es la representación de la
operación matemática y se escribe de la siguiente manera:

Inicio de la fórmula: “=”y se debe escribir en Fx

Valores: los valores numéricos que deseamos calcular

Operadores: los símbolos que ejecutan la operación matemática, es decir, en la suma +, en
la resta -, en la división /
Si se desea cambiar una formula se pulsa en la celda F2 o en la cinta fx

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2.1. Versiones de excel
• Versión 1 – 1985. La primera versión de Excel fue creada para ser utilizada en la
plataforma Macintosh de Apple.
• Versión 2 – 1987. En este año se acababa de lanzar el sistema operativo Windows por lo
tanto fue la primera versión de Excel para Windows sin embargo fue etiquetada como
la versión 2 para dar continuidad con la versión creada previamente para Mac.
• Versión 3 – 1990. Para este año el sistema operativo Windows ya tenía una amplia
aceptación en todo el mundo y Excel era el software estrella de Microsoft. En esta
versión se introducen los gráficos 3-D.
• Versión 4 – 1992. Durante más de dos años no hubo competencia para Excel en la
plataforma Windows y se aprovechó para mejorar la herramienta.
• Versión 5 – 1993. En esta versión finalmente Excel permite crear múltiples hojas dentro
de un libro y agrega el soporte para el lenguaje de programación VBA. • Versión 7 [Excel 95]
– 1995. Se omite la versión 6 de Excel para empatar todos los productos de Microsoft Office
[Word, Excel y PowerPoint] y a partir de esta versión se comienza a conocer a Excel por el
 año de su lanzamiento. Excel 95 es la primera versión de la hoja de cálculo en correr en un
sistema operativo de 32-bits (como Windows 95).
• Versión 8 [Excel 97] – 1997. En Excel 97 se introduce el formato condicional y la validación
de datos. Se realizan mejoras para los programadores de VBA al incluir un nuevo Editor
de VBA e introducir los módulos de clase y los formularios de usuario.
• Versión 9 [Excel 2000] – 1999. Se agrega el soporte para complementos COM y varias
mejoras para las tablas dinámicas.
• Versión 10 [Excel XP] – 2001. Existen mejoras poco significativas pero se prepara esta
versión para formar parte de Office XP y ser lanzado en conjunto con Windows XP. • Versión
11 [Excel 2003] – 2003. Esta versión ofrece un soporte mejorado para XML y correcciones
en algunas funciones estadísticas.
• Versión 12 [Excel 2007] – 2007. Un cambio significativo para la herramienta ya que se
introduce un nuevo formato de archivo, una nueva interfaz de usuario que incluye la
cinta de opciones. También se aumenta la capacidad de una hoja de cálculo al permitir
muchas más filas y columnas.
• Versión 14 [Excel 2010] – 2010. Un tanto supersticioso, Microsoft omite la versión 13 y
sigue con la versión 14 también conocida como Excel 2010. En esta versión se
introducen los minigráficos, la vista Backstage y la segmentación de datos.
• Versión 15 [Excel 2013] – 2013. La última versión de la herramienta introduce nuevas
características como el relleno rápido de columnas que reconoce ciertos patrones en
nuestros datos y hace sugerencias inmediatas. La nueva versión de Excel también
analiza los datos para hacer sugerencias en cuanto a los gráficos a crear e inclusive nos
hace sugerencias al momento de crear una tabla dinámica

3.- Configuración de Celdas

3.1. Método abreviado
Para usar el método abreviado de configuración de celdas es recomendable
seleccionar todas las columnas o filas que se desean configurar, las cuales se verán
como si tuvieran bordes, luego se pulsa el botón derecho del mouse, y se visualizará el
siguiente cuadro de dialogo, es de resaltar que la configuración de una celda es la

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apariencia que va a tener si son datos de tipo numérico, fecha, texto u otra
configuración que se deba utilizar en el libro de trabajo.
 Al pulsar allí aparecerá el siguiente cuadro de dialogo

3.1.1. Celdas tipo número:

Ejemplos:
• Numero entero: Cédula (es un número entero, es decir no se configura con
posiciones decimales, pero si con separador de miles, si se selecciona como se
explica la cedula se visualizará: 12.252.752, pero para la computadora lo
tomará 12252752, debido a que al pulsar un punto a partir de allí se toma
carácter decimal)
• Decimal: Notas de un estudiante (es un número con decimales y generalmente se
configura con un máximo de dos dígitos, ejemplo 4,50)
Nota: es de resaltar que un número de teléfono sea fijo o móvil inicia con el numero 0,
y para una computadora el 0 a la izquierda no vale, por lo que si desean colocar un
numero con el 0 deben configurar la celda como Texto.

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3.1.2. Celdas de tipo fecha:
Las celdas de tipo fecha pueden establecerse como el usuario desee, pero es
recomendable usar la configuración de fecha larga, como se muestra a continuación

3.1.3. Celdas de tipo texto:

Las celdas de tipo texto permiten configurar datos tales como nombre,
apellidos, cargos en empresas, nombres de asignaturas, productos, entre otros.

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3.2. Método normal
Para acceder a la configuración de la celda de forma normal, se debe ir a la cinta inicio,
opción número y pulsar en , y se aparecerá la configuración de la celda

4.- Configuración de papel, orientación, márgenes, líneas entre

celdas, encabezado y pie de página.
Todas estás configuraciones se establecen en la pestaña o cinta diseño, opción
configurar página.

4.1. Papel
Dependiendo de la configuración del tamaño, se selecciona o establece conforme a las
medidas que se tengan.

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4.2.2. Ajustes de impresión

En la mayoría de los casos las hojas de trabajo se deben ajustar a menos del 100% para
que pueda salir en la impresión todas las celdas

4.3. Orientación

Normalmente cada hoja de trabajo de un libro de Excel por la cantidad de columnas se

establece de forma horizontal para aprovechar la totalidad de la hoja de trabajo.

4.4. Márgenes

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Los márgenes dependen de la configuración que se desee, a veces es recomendable
dejarlos en normal o personalizar a su elección.

Al pulsar en márgenes personalizados, se visualiza la siguiente opción

Se puede centrar el papel de forma horizontal y vertical a la vez.

4.5. Área de impresión

A través de esta configuración se pueden establecer filas y/o columnas específicas a
imprimir siempre y cuanto estén seleccionadas
4.6. Bordes
Por defecto Excel no imprime los bordes de las celdas, por lo que el usuario debe
establecer la forma de cada borde o usar la pre establecida para las celdas que contengan
información.

4.6.1. Para celdas con información

Se debe pulsar en la casilla líneas de división
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4.6.2. Para celdas seleccionadas

En el menú inicio, se pulsa en la opción Bordes y allí el que se desee:

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4.7. Encabezado y pie de página.

Esta herramienta permite personalizar información en el encabezado y en el pie de la

página según el usuario desee imprimir. Como, por ejemplo: fecha , numero de

pagina, ubicación del documento

4.7.1. Encabezado

4.7.2. Pie de página

4.8 Referencias Relativas

Las referencias relativas son ampliamente utilizadas en Excel porque guardan una
relación con la columna y la fila en donde se encuentran. Lo que esto quiere decir es que, al
momento de copiar una referencia relativa a otra celda, Excel ajustará automáticamente su
columna y su fila.

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Hagamos un ejemplo para entender mejor el comportamiento de las referencias
relativas. Comenzaremos por aprender a identificar una referencia relativa, lo cual es muy fácil,
ya que es la combinación de la columna y la fila de una celda. Por ejemplo, la siguiente fórmula
contiene una referencia relativa a la celda A1 y cuyo valor es multiplicado por 2.

=A1*2

Al arrastrar hacia abajo la formula sin soltar el clic izquierdo de ratón se visualiza, de la
siguiente forma.

Excel ajusta la formula solo cambiando la posición

de la fila es decir A2, y así sucesivamente

4.9 Auto Relleno

Esta opción permite rellenar una serie consecutiva de números siempre y cuando se
inicie en 1, se arrastra hacia abajo o hacia donde se desee rellenar la serie, y allí se pulsa
rellenar serie.
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4.10 Insertar filas o columnas.

Si en el formato que se creó hacen falta columnas o filas, por agregar, se debe pulsar el
botón derecho del ratón, y se visualizara el siguiente menú.

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5. Funciones de Excel

5.1 Matemáticas
SUMA: suma de varios elementos.

SUMAR.SI: suma de varios elementos con una condición.

CONTAR: contar los elementos que hay en un rango.

CONTAR.SI.CONJUNTO: contar los elementos de una lista dependiendo de

varias condiciones.

PROMEDIO: calcula la media aritmética de un rango de celdas.

PROMEDIO.SI.CONJUNTO: contar valores de un rango que cumplen con

ciertas características.

5.2. Lógicas
SI: nos permite evaluar una condición y devolver un resultado si se cumple y otro
sino se cumple

Y: anidar dos o más condiciones de manera excluyente.

O: anidar dos o más condiciones de manera no excluyente.

5.3. Fecha
HOY: esta función nos devuelve la fecha del día.

AHORA: esta función nos devuelve la fecha del día y la hora.

SIFECHA: esta función permite hacer un condicional con una fecha.

DIAS.LAB: devuelve el número de días laborables entre dos fechas.

AÑO: obtener el año de una fecha.

5.4. Estadísticas

Función MAX Devuelve el mayor valor de una lista de argumentos

Función MIN Devuelve el valor mínimo de una lista de argumentos.

Función MODA Devuelve el valor más común de un conjunto de datos.

Nota: De las funciones anteriormente señaladas Excel en sus diferentes versiones contienen
mas funciones para ser usadas.

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Elaborada por Ranlynt Durán 1.De izquierda a Mayo 2021

Jerarquía de operadores aritméticos

derecha.

2.Efectuar las operaciones entre paréntesis, corchetes y llaves. ([ ], ( ),

{ } ) 3.Calcular las potencias y raíces.
(^, **)
4. Efectuar los productos y cocientes.
(*, /)
5.Realizar las sumas y restas. (+, -)

6. Ejemplos

1. Realizar el siguiente ejercicio, debiendo guardar la hoja de trabajo como

“Primera practica”

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Mayo 2021

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 2. Se desea calcular la nota final de un estudiante, tomando en cuenta sus datos,
nombre (formato texto), apellido (formato texto), cedula (numero, con
separador de miles, sin decimales), sección(texto), nota 1, nota 2, nota 3 y nota
4 (todas las notas, número, con dos decimales sin separador de miles); deben
calcular la nota final en base a la fórmula matemática promedio

Excel para calcular el promedio final de la nota del estudiante se escribe =Promedio(Nota1:Nota4) en
la casilla para nota final. En los valores de las Notas1 y Nota4 (posición de la columna fila f2 en la formula
debe ir la columna i2); o en su defecto sumar las cuatro notas y dividirlas entre 4;
=(nota1+nota2+nota3+nota4)/4, recordándole que deben colocar la posición de las casillas en base a
columna fila por ejemplo F2.

Igualmente deben usar la función lógica, para determinar si el estudiante esta

aprobado o no, se tomará en cuenta la nota final, que deberá ser mayor a 3,5
=Si(PruebaLogica;Valor Verdadero;Valor Falso); en la casilla prueba lógica se debe comparar la
nota final en la posición J2, mayor o igual 3,5; para el valor verdadero la palabra Aprobado, y el
valor falso Reprobado, debiendo estas cadenas de caracteres estar dentro de “”, para que la
formula emita el resultado solicitado.
Asimismo, ajustar la hoja de trabajo, de forma horizontal, para que se visualice en una sola hoja para la
impresión. Insertando en el pie de página según lo explicado en el punto 4.7.2 de la presente guía.

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Debiendo darle color de fondo a las casillas y a la fuente de la hoja de trabajo, y el libro de trabajo de ambos
ejercicios debe llevar por nombre “Atlantis System”, y realizar el ejemplo en la hoja 2.

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Los errores visualizados en el

ejemplo es porque las casillas de nota 1, nota 2, nota 3 y nota 4, no contienen información (es
decir notas) y al no contener números, se debe generar errores en ambas formulas.

Deben remitir el formato con 15 estudiantes, con sus respectivas notas, finales y su
cualificación.

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