Tarea 3 - Elaboración de la Planeación y organización

Actividad colaborativa

Nombre los estudiantes:

Ivan Jobanny Medina Roncancio

Universidad Nacional Abierta y a Distancia - UNAD

Escuela de Ciencias Administrativas, Contables, Económicas y de Negocios - ECACEN

Programa de Tecnología en gestión de transportes

Chiquinquirá 25 de abril de 2024

1
 Introducción

En este documento se muestran las acciones desarrolladas para entender el rol que

desempeña la planeación y la organización en una determinada empresa. Por esta razón, em

primer lugar se abordan los contenidos temáticos de la unidad 2 dispuestos en el entorno de

aprendizaje del curso.

En segundo lugar, se selecciona la empresa estudio de caso, Agro Tech Solutions S.A.S.

y se elabora la proyección, planeación y organización de la misma partiendo de los siguientes

ítems: actividad económica, diagnóstico de la empresa, misión, visión, objetivos, valores y

políticas empresariales, presupuesto, organigrama y asignación de recursos. Finalmente se

presentan las conclusiones y las referencias bibliográficas.

2
 Objetivos

Objetivo General

Entender el rol que desempeña la planeación y la organización en una empresa teniendo

en cuenta un estudio de caso planteado.

Objetivo Específico

Leer y consultar los contenidos y referentes propuestos en la unidad 2 del curso.

Elaborar un informe que dé cuenta de la planeación y la organización en una empresa.

Participar en el foro dispuesto en el entrono de aprendizaje para el desarrollo de la

actividad.

3
 Desarrollo de la actividad colaborativa

Ustedes han sido contratados para la empresa Agro Tech Solutions S.A.S., para ello

debe desarrollar lo siguiente:

1. Actividad económica

1.1 Descripción de la empresa

La empresa Agrotech Soluciones S.A.S. fue creada el 10 de abril de 2022, actualmente

lleva 2 años en el comercio y está ubicada en la ciudad de Bogotá. Esta empresa se encuentra

dedicada al apoyo de actividades agrícolas, ya que proporciona soluciones tecnológicas

avanzadas que ayudan a los agricultores en operaciones como el cultivo de hortalizas raíces y

tubérculos, la caza ordinaria y la acuicultura de agua dulce, entre otras.

Según Datacrédito Empresas (2020) Agrotech Soluciones S.A.S. “la forma jurídica de la

empresa es Sociedad Por Acciones Simplificada y pertenece al sector económico con código

CIIU 0161, Actividades De Apoyo A La Agricultura. (…) El tamaño de empresa de Agrotech

Soluciones Sas es Microempresa.”

1.2 Actividad económica

En la tabla 1 identifique la actividad económica, marcando una X, según el tamaño y tipo

de sociedad de la empresa como estudio de caso:

Tabla 1. Actividad económica de la empresa Agrotech Soluciones S.A.S.

Actividad Economía Tamaño Tipo de Empresa

Mineras Micro X S.A.S X

Agropecuarias X Pequeña LTDA

4
 Industriales Mediana UNIPERSONAL

Comerciales Grande OTRA

Servicios

Fuente: elaboración propia.

2. Diagnóstico de la empresa

2.1 Situación actual y futuro deseado para la organización.

Una vez analizada la situación actual de Agrotech Soluciones S.A.S. se desarrolla una

matriz DOFA (ver tabla 2).

Tabla 2. DOFA Agrotech Soluciones S.A.S.

DOFA Hallazgos encontrados

Fortalezas Innovación en la producción agrícola.

Debilidades Escasa conectividad tecnológica en las zonas rurales.

Oportunidade
Aplicación de procesos de producción agrícola digitales.
s

Amenazas Ataque de plagas y enfermedades.

Fuente: elaboración propia.

Después de elaborar la matriz DOFA se presenta el diagnóstico de la situación actual y el

plan estratégico que se va a llevar acabo en la organización como se muestra en la gráfica 1 y en

la tabla 3.

5
Gráfica 1. Planeación de la empresa

Fuente: elaboración propia.

Tabla 3. Diagnóstico Agrotech Soluciones S.A.S

Situación actual de la empresa Futuro de deseado de la empresa

La organización Agrotech Soluciones S.A.S Mediante la aplicación innovaciones

vincula la producción agrícola con nuevos tecnológicas en el ámbito agricola se podrían

avances tecnológicos mientras reduce optimizar técnicas que en la actualidad son

significativamente la contaminación desarrolladas de forma manual, y solucionar

medioambiental, lo que les permite a los obstáculos que dificultan el crecimiento de la

agricultores la creación de alternativas producción de alimentos.

ecológicas de producción que abarcan de La capacidad de producción agrícola podría

manera efectiva las diferentes etapas del tener una gran expansión, si se comenzaran a

trabajo agrícola. aplicar procesos agrícolas digitales, para ello

se necesitaría que los actores sociales

Lo anterior sugiere que la implementación de cooperaran para promover la innovación en

nuevas soluciones tecnológicas optimiza las el sector agroindustrial y facilitar la adopción

6
 operaciones agrícolas y maximiza los de estas nuevas tecnologías.

rendimientos de los cultivos. Los agricultores La recopilación de datos en materia de

modernos tienen la responsabilidad de adquirir cultivos que se podría obtener haciendo uso

conocimiento sobre el uso de nuevas de la tecnología sería vital en la generación

tecnologías para mejorar sus capacidades de nuevas plantas con la capacidad de ser

logísticas y de producción de alimentos. más resistentes a enfermedades, plagas e

insectos perjudiciales.

Fuente: elaboración propia.

3. Planeación

Elabore la misión y visión para la empresa seleccionada como estudio de casos, dando

respuesta a cada una de las preguntas que plantea Drucker (1989), se menciona en el libro

Administración estrategia de David Fred (David, 2013. P. 386):

3.1 Misión

Se debe responder a estas preguntas para realizar la misión

• Identidad: ¿Quiénes somos?
• Principales necesidades por satisfacer: ¿Para qué existimos?
• Principales clientes o beneficiarios: ¿A quiénes nos debemos?
• Principales productos o servicios: ¿Qué brindaremos?
• Principales fuentes de ventaja o factores críticos de éxito: ¿Cómo lo lograremos?
• Principales principios y valores: ¿Cuál es nuestra filosofía?
• Tecnología ¿Tecnología de punta?

En Agrotech Soluciones S.A.S fundamentamos nuestras operaciones en el apoyo

tecnológico de las actividades agrícolas para incrementar la eficiencia y la productividad de los

7
agricultores en Colombia. Ofrecemos servicios para la digitalización y la aplicación de nuevas

tecnologías en diversas áreas de la cadena agroalimentaria como la ganadería, el cultivo y la

pesca.

Aseguramos la satisfacción de nuestros clientes a partir del desarrollo de operaciones

especializadas y un equipo de trabajo dedicado al apoyo de los agricultores en el momento que

sea necesario de manera socialmente responsable protegiendo el medio ambiente. Estamos

orgullos de nuestro origen por eso somos innovadores, respetuosos y responsables, nuestra

filosofía es garantizar un servicio de excelencia.

3.2 Visión

Se debe responder a estas preguntas para realizar la visión

• Qué aspira a ser la organización en el futuro
• Qué otras necesidades futuras se buscarán satisfacer
• Qué otros segmentos de población y/o ámbitos futuros de atención
• Nuevos productos y/o servicios a brindar
• Nuevas competencias necesarias para desarrollar el liderazgo en el sector.

Agrotech Soluciones S.A.S aspira ser líder en el suministro de soluciones tecnológicas

avanzadas para el desarrollo de prácticas agrícolas a nivel nacional, proyectándose hacia una

agricultura sana y amigable con el medio ambiente para disminuir el impacto del cambio

climático. Continuaremos creciendo como una organización responsable y eficiente,

comprometida con la excelencia y la innovación, consolidando nuestra posición como empresa

de referencia en el sector agrícola.

3.3 Objetivos

8
 En la tabla 4 se muestran los resultados que se propone alcanzar en la empresa en un

tiempo determinado

Tabla 4. Objetivos Agrotech Soluciones S.A.S

Variables Significado Establecer para la empresa

seleccionada

S → definir metas claras y detalladas Optimizar el trabajo tecnológico y el

Específico tiempo de respuesta que impacta en la

productividad de las actividades

desarrolladas por los agricultores.

M → Las metas deben poder medirse de Contribuir al desarrollo continuo de

Medible alguna manera. Por ejemplo, puedes protocolos para valorar, evaluar,

utilizar indicadores. monitorear y definir operacionalmente

la implementación de procesos

tecnológicos en las actividades

agrícolas.

A → La meta debe ser realista, para ello, Aumentar las ventas de la empresa,

Alcanzable debes analizar todo lo que involucra, mediante técnicas y campañas de

como los recursos, el tiempo, el marketing en zonas de interés del

contexto y tus propias capacidades. mercado agrícola.

R → debes tomar en cuenta cómo tus Orientar a nuestros colabores sobre los

Relevante metas a corto y mediano plazo procesos tecnológicos que se

impactarán en la meta general. desarrollan en la organización para

garantizar la eficacia de su labor.

9
 T → Establecer un tiempo determinado Las metas que se presentaron

Tiempo para alcanzar las metas. anteriormente serán desarrolladas a

mediano plazo con el fin de generar un

impacto en la meta principal de la

organización: Ser líder en el suministro

de soluciones tecnológicas avanzadas en

el desarrollo de actividades agrícolas.

Fuente: elaboración propia.

3.4 Políticas

En la tabla 5 se observan los compromisos y la participación del personal para el

cumplimiento de la misión, visión y objetivos

Tabla 5. Políticas Agrotech Soluciones S.A.S

Política de Política de Política de Política de Políticas de

calidad satisfacción del pago horarios formación

cliente

Garantizar la Ofrecer un Pago anticipado: Los días Velar por el

calidad en la servicio que se Se le solicita al laborales estarán desarrollo de la

prestación de adapte a las cliente que se comprendidos capacitación de

servicios a necesidades del realice el pago entre el lunes y nuestros

nuestros clientes. cliente. previo a la sábado. colaboradores

adquisición del y clientes.

servicio.

10
 Establecer y Transmitir Pago de Los horarios Propiciar el

mantener la confianza a contado: El laborales se respeto en las

infraestructura y nuestros clientes, cliente debe establecerán de acciones

el ambiente demostrando que cancel el costo L a V entre las formativas que

laboral para la implementamos del servicio una 8am y las 6pm, se desarrollen.

realización de los procesos vez este se le con un lapso de

trabajos. tecnológicos realice. 2 horas para el

seguros y almuerzo. Los

eficientes. sábados de 8am

a 4pm, jornada

continua.

Ofrecer las Respetar los Pago a crédito: Los días Fomentar la

mejores acuerdos El cliente domingos y profesionalidad

soluciones voluntarios cancela el valor festivos se y el servicio en

tecnológicas para adoptados y los del servicio laborar solo si nuestros

el desarrollo de requisitos de prestado en no se cumplen al colaboradores.

actividades nuestros clientes. varios plazos 100% con las

agrícolas. previamente actividades de la

acordados. empresa y así se

requiere.

Fuente: elaboración propia.

11
3.5 Estrategias

En la tabla 6 se evidencian las acciones que se llevan a cabo con el fin de alcanzar los

objetivos

Tabla 6. Estrategias Agrotech Soluciones S.A.S

Estrategias generales ¿Cómo se van a desarrollar?

Capacitación constante Instrucción constante para cada uno de los miembros de

la empresa con el fin de dar un adecuado servicio a

nuestros clientes.

Fidelización de clientes Mantener una comunicación directa con nuestros

clientes para satisfacer de una manera propicia sus

necesidades y asimismo promover las buenas relaciones

en la empresa.

Mejoramiento continuo Aseguramiento de los recursos tecnológicos necesarios

para las operaciones y revisión continua de cada una de

las dependencias que las desarrollan.

Expansión de mercado Ampliar la frecuencia de uso de nuestro servicio en los

clientes actuales y captar nuevos usuarios, llegando a

áreas geográficas en donde todavía no tenía presencia

Fuente: elaboración propia.

12
3.6 Valores de la empresa

En la tabla 7 se exhiben las acciones que se llevan a cabo con el fin de alcanzar los

objetivos

Tabla 7. Valores de la empresa Agrotech Soluciones S.A.S

Valores Forma de aplicar en la organización

Respeto Es el pilar sobre el cual construimos nuestras relaciones con los

agricultores, los aliados y los trabajadores.

Responsabilidad A través de ella se promueve la toma de decisiones éticas y

confiables fundamentadas en la promoción de una agricultura

amigable con el medio ambiente.

Innovación Apoyada en el desarrollo e implementación de tecnologías en las

zonas en las que se desenvuelven actividades agrícolas.

Fuente: elaboración propia.

3.7 Presupuesto

En la tabla 8 se establece el presupuesto con el objetivo a corto plazo

Tabla 8. Presupuesto

Recursos Gerencia Área Área Área Área

Administrativa Financiera Comercial Operativa

Humanos 1 3 2 2 4

Técnicos Computador, Computador, Computador, Teléfono, Teléfono,

impresora, impresora, impresora, plan de datos plan de datos

13
 teléfono. teléfono. teléfono, caja y minutos. y minutos,

fuerte, caja carro,

El Ing. Agrónomo
registradora, distintos
requiere distintas
contador de elementos
maquinas según la
dinero. tecnológicos
actividad que

realice.

Material Escritorio, Escritorio, silla, Escritorio, Artículos de Artículos de

biblioteca, artículos de silla, papelería y papelería y

silla, papelería. artículos de de archivo. de archivo.

artículos de papelería y
El Ing. Agrónomo Elementos Elementos de
papelería. archivo.
requiere distintos de PP. PP.

Dotación. materiales según Dotación.

Dotación. Dotación.
la actividad que

realice.

Dotación.

Financiero 3.5 SMLV Ingeniero Contador: 1 SMLV + Operario

Agrónomo: 3 2.5 SMLV rodamiento maquina: 2

SMLV + SMLV
Cajero: 1.5
comisiones.
Secretaria: 1 .5 SMLV Operario

SMLV conductor:

1.5 SMLV
Auxiliar

14
 administrativo: 1

SMLV

Fuente: elaboración propia.

4. Organización

4.1 Organigrama

En la gráfica 2 se muestra la organización de la empresa.

Gráfica 2. Organigrama de Agrotech Soluciones S.A.S

Gerente

Contadora Secretaria
Agrónomo

Operario Operario Auxiliar

Cajero
maquinaria maquinaria administrativo

Operario Operario
conductor conductor Asesor de Asesor de
ventas ventas

Fuente: elaboración propia.

4.1.1 Cargos y funciones

En la tabla 9 se mencionan los cargos y funciones según el organigrama.

Tabla 9. Cargos y funciones de la empresa

15
No CARGO FUNCIONES

Está a cargo de la dirección y coordinación de toda la

organización para alcanzar los objetivos

1 Gerente empresariales.

Es el profesional encargado de sacar el mayor

provecho a los recursos agrícolas a través de la

2 Ingeniero Agrónomo realización de procesos y estudios en diversas áreas.

Es la profesional que lleva el manejo financiero y

tributario de la empresa para optimizar sus recursos

3 Contadora mediante el buen uso de los mismos.

Presta apoyo administrativo al gerente y los demás

trabajadores de la empresa, gestiona las

comunicaciones, organiza la agenda, maneja los

4 Secretaria documentos, entre otras funciones.

Lleva a cabo tareas de archivo, registro y gestión de

documentos, artículos de papelería y otros materiales

5 Auxiliar administrativo y recursos físicos de la empresa.

Está encargado de recibir, entregar y cuidar el dinero

en efectivo, las facturas, los desprendibles y los demás

documentos de valor que tiene la empresa, con el fin

de recaudar sus ingresos o cancelar los pagos que

6 Cajero correspondan a través de la caja.

7 Asesor de ventas Es responsable de dar a conocer puerta a puerta los

servicios que se ofertan en la empresa, haciendo uso

16
 de distintas estrategias que permiten concretar las

ventas.

Es el encargado de operar, instalar y mantener los

equipos tecnológicos destinados para el apoyo de las

8 Operario maquinaria actividades agrícolas.

Se encarga de manipular, supervisar y transportar

mercancías por carretera de acuerdo con las normas

de tránsito y las recomendaciones dada por el Ing.

Agrónomo. Además, debe realizar el mantenimiento

preventivo básico del vehículo y la reparación de

9 Operario conductor averías simples en ruta.

Fuente: elaboración propia.

Tabla 10. Asignación de recursos en la empresa

4.1.2 Asignación de recursos materiales, técnico y financieros:

No Cargo Asignación de recursos

1 Gerente $30.000.0000

2 Ingeniero Agrónomo $5.000.0000

3 Contadora $2.000.000

4 Secretaria $2.000.000

5 Auxiliar administrativo $1.000.000

6 Cajero $2.000.000

7 Asesor de ventas $1.000.000

17
 8 Operario maquinaria $2.000.000

9 Operario conductor $1.000.000

Fuente: elaboración propia.

Conclusiones

La planeación da cuenta de las acciones que toma la empresa para lograr los objetivos

que se propone, permitiendo el análisis de su situación actual y el uso eficiente los recursos,

dando como resultado acciones de crecimiento que garantizan el éxito de la misma. La

planeación ofrece la posibilidad de alcanzar y mantener la eficiencia y la eficacia en cualquier

organización o empresa.

18
 La organización es fundamental en cualquier empresa pues permite optimizar los

recursos y los procesos de trabajo a través de la asignación eficiente de tareas y

responsabilidades, lo cual evita la duplicación de esfuerzos, la aparición de los errores y retrasos

al tiempo que aumenta la productividad de la empresa en general.

Referencias bibliográficas

Datacrédito Empresas. (2020). datacréditoexperian empresas. Obtenido de

https://www.datacreditoempresas.com.co/directorio/agrotech-soluciones-sas.html

Bernal Torres, C. A., Sierra Arango, H. D. (2017). Proceso administrativo para las

Organizaciones del siglo XXI. Parte II. Planeación y Parte III. Organización. Pearson

Educación. https://www-ebooks7-24-com.bibliotecavirtual.unad.edu.co/?il=6926

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20