ASEV U2 Contenido
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3er semestre
Clave:
LIC 11142314 / TSU 12142314
Contenido nuclear
Servicios de viaje
Unidad 2. Estructura y funciones de las agencias de viaje
Contenido nuclear
Índice
Presentación 2
Estructura temática 2
Introducción 4
Clasificación de las agencias de viaje 5
Tour operadoras 6
Mayoristas 7
Minoristas 8
Agencias de viajes por su tipo de mercado 9
Otras clasificaciones de agencias de viaje 10
Cierre 20
Fuentes de consulta 21
Estructura temática
Mayoristas
Clasificación de las
agencias de viaje Minoristas
Otros tipos
Estructura y funciones de
las agencias de viajes
Área técnica/
generación de
productos
Estructura interna y
Área comercial-
funciones de las
ventas
agencias de viaje
Finanzas y
administración
División de Ciencias Sociales y Administrativas / Administración de Empresas Turísticas 2
Servicios de viaje
Unidad 2. Estructura y funciones de las agencias de viaje
Contenido nuclear
Presentación
¡Hola!
En esta unidad identificarás los diferentes tipos de agencias de viajes que existen en el mercado, sus principales
características y funciones, así como su estructura interna, de tal manera que distingas con claridad las diferencias entre un
tipo de agencia y otro, y la función que cada una de ellas desempeña en el logro de la eficiencia dentro del desplazamiento
turístico. En este apartado encontrarás toda la información necesaria para que puedas realizar las actividades de aprendizaje.
¿Sabías que de acuerdo con las cifras proporcionadas por el Sistema Nacional de la Información Estadística el Sector
Turismo de México, durante el primer semestre de 2015, el 8.2% del total de personas empleadas a nivel nacional lo están en
el sector turístico?
¡Adelante!
Introducción
Las agencias de viaje han sido y siguen siendo un eslabón fundamental en la prestación de los servicios de viaje, ya que
son las empresas que concentran los servicios, asesoran al turista, le prestan apoyo en caso de requerirlo. Estas empresas
prestan diferentes servicios, desde la simple venta de un traslado, hasta la elaboración de complejos itinerarios y largos
recorridos por diferentes partes del mundo. Sin duda alguna, el trato personal que las agencias ofrecen a sus clientes sigue
siendo un valor añadido, de gran importancia para mantener su vigencia en el mercado.
Conocerás de manera detallada las principales funciones que realizan los departamentos que integran una agencia de viajes,
lo que te permitirá visualizar mejor esta unidad de negocio.
Recuerda que…
La clasificación de las agencias de viaje se establece de acuerdo con las funciones que realizan, lo que le permite establecer
vínculos comerciales con otras empresas y/o con el consumidor final, ya que no todas las agencias tienen contacto con
el público. En esencia, las agencias son intermediarias entre los prestadores de servicios turísticos y los turistas que
disfrutan del uso del transporte, el hospedaje, los recorridos, los alimentos, etcétera.
Su función es fundamental para ayudar a que sus clientes tomen la mejor decisión y que, en consecuencia, puedan hacer
de su viaje una experiencia agradable por lo bien que las pasaron y no por los problemas que enfrentaron. Por ello, éstas
deben actuar con profesionalismo en todas las acciones que van desde el primer contacto hasta la posventa.
Tour operadoras
Son organizaciones que se encargan de reunir varios servicios proporcionados por los proveedores (aerolíneas, hoteles,
compañías de autobuses, restaurantes, guías, etcétera) y de venderlos al precio todo incluido; es decir, en paquete;
asimismo, ofrecen a sus clientes todos los servicios turísticos necesarios para que disfruten durante sus vacaciones. Es por
ello que este tipo de agencias requiere de un fuerte apoyo económico para establecer vínculos comerciales sólidos y
garantizar los pagos de los servicios, que adquiere al mayoreo. Éstas se encargan de organizar, elaborar y ofrecer toda clase
productos de los prestadores de servicios turísticos para sus clientes. Su elemento diferenciador es que, por su volumen
de compra, consiguen negociar tarifas muy accesibles en los diferentes servicios de viaje, como son espacios en aviones,
cuartos de hotel, menús en restaurantes, etcétera. Posteriormente, los integran en paquetes y los promueven y comercializan
a través de las agencias de viajes mayoristas y minoristas. A este respecto, el allotment es un término que hace referencia
a que a través de su relación con los hoteles el tour operador, obtiene asignación de cierto número de habitaciones que
puede vender sin verificar con el hotel. Es decir, designa el cupo de habitaciones que tiene el tour operador a su disposición
para poder hacer reservas. Además de lo anterior, cabe mencionar que en estas situaciones la empresa ha establecido una
línea de crédito con el hotel, por lo no se le pide hacer un depósito por anticipado. Es así que un tour operador sólo vende los
productos creados por él mismo, creando paquetes especiales para los destinos que de otro modo serían demasiado difíciles
y costosos para visitar.
Los operadores de turismo también se especializan en la organización de reuniones de negocios, como congresos,
convenciones y viajes de incentivos para grandes grupos. Estas empresas no son conocidas por el público ni les interesa
estar en lugares muy visibles, ya que su mercado son las agencias de viajes mayoristas y minoristas a las que visita para
darles a conocer sus paquetes.
Mayoristas
Estas empresas mantienen y estrechas relaciones con las diferentes empresas turísticas a fin de poder negociar las mejores
tarifas posibles, para poder generar paquetes integrales a precios accesibles.
Las agencias de viajes mayoristas crean sus propios paquetes y los comercializan con el consumidor final y a través de las
agencias de viajes minoristas, pero también comercializan los que son creados por los tour operadores.
Minoristas
Estas empresas normalmente se ubican en lugares de fácil acceso para sus clientes; es decir, con acceso a la calle, en
plazas comerciales y lugares donde circulen muchas personas, ya que su principal mercado es el turismo individual y familiar.
Estas agencias son encargadas de comercializar el producto que las mayoristas y las operadoras producen, de las
cuales percibirán una comisión por cada servicio o paquete que comercialicen, por lo que es muy importante identificar a
estas empresas para tener acceso a los paquetes que crean y tener una ventaja competitiva dentro del sector. Por lo regular
no crean sus propios paquetes, sino que venden los de las mayoristas y operadoras, y venden algunos servicios o productos
independientes.
Es importante enfatizar la diferencia fundamental entre las agencias de viaje operadoras, mayoristas y minoristas: las
minoristas están siempre enfocadas en atención al público, ofreciendo lo que las mayoristas y operadoras organizaron para
su venta. Otra de las diferencias radica en que las primeras operan sus propios programas con sus unidades o en su defecto
la subcontratación de las mismas.
Dato curioso
Considera que, cualquiera que sea el tipo de agencia, deberá De acuerdo con la Secretaria de
estar debidamente regulada y registrada ante los organismos Turismo de la Ciudad de México,
en nuestra capital están
competentes. registradas 305 agencias de
viajes minoristas.
a) Agencias de viajes emisoras u outgoing: se encargan de enviar clientes desde los núcleos emisores a los receptores
de otras áreas geográficas. Ofrecen servicios de venta de establecimientos de hospedaje, transporte aéreo, marítimo y
terrestre. A fin de poder ser más eficientes, generan una red de asociados comerciales para que atiendan a las personas o
grupos que envían a diferentes destinos, a los cuales hay que atender y ofrecer una serie de servicios para que disfruten su
estadía en el lugar. Los servicios a proporcionar pueden ser contratados directamente con los diferentes prestadores de
servicios turísticos o a través de la agencia receptiva, lo que sea más rentable.
b) Agencias de viajes receptivas o incoming: las agencias de viajes, independientemente del tipo de que se trate, cuando
venden un viaje a otro destino y se requiere el apoyo para la prestación de los servicios contratados por el turista, solicitan el
apoyo de una agencia receptiva, ya que sería prácticamente imposible que la agencia tenga sucursales en todos los destinos
turísticos del mundo. Por ello, contratan los servicios de estas empresas, que se ocupan de recibir y atender en el destino de
llegada a los turistas enviados por agencias de otras áreas geográficas; proporcionan servicios de traslados aeropuerto–hotel-
aeropuerto, recorridos de ciudad, excursiones; cuentan con guías certificados en varios idiomas, y deben contar con vehículos
adecuados para realizar traslados individuales y para grupos. Se ubican en los principales destinos receptores de la actividad
turística, se les reconoce fácilmente porque son localizables fácilmente y ofrecen servicios de recorridos, guías y excursiones.
Además, operan como representantes de las agencias de viajes emisoras que captaron al turista, y son las responsables de
brindar los servicios previamente contratados y los complementarios que el visitante le solicite.
Cabe señalar que éstas pueden estar dentro de cualquiera de las anteriores, y son las siguientes:
c) Agencias inplant: Son parte de las agencias que ya existen; se convierten en una extensión de ellas. Están ubicadas en
la sede de grandes empresas que son clientes, pero por el volumen de sus operaciones, resulta más eficiente para la
agencia y para la empresa que el servicio sea ofrecido desde el interior. Generalmente esta modalidad permite a la
agencia dar un servicio más personalizado y eficiente al cliente (empresa), donde éste se encuentre.
d) Agencias de viaje por franquicia: Se benefician de la experiencia en la actividad que ya tiene la franquiciadora para
aportar a la franquiciada, además de que ahorra tiempo en trámites y evita el riesgo de comenzar de cero. Todo esto bajo
el mismo esquema de franquicias de cualquier otro sector.
e) Agencias de viaje virtuales: surgieron debido a que las nuevas generaciones hacen un amplio uso de internet. Hoy en
día, miles de personas en todo el mundo pueden, por ese medio, hacer de forma rápida y sencilla las reservaciones de su
viaje de. Esta nueva modalidad de viajar se ha ido convirtiendo más que en una amenaza, en un reto para las agencias de
viajes tradicionales, las cuales ya comienzan a ofrecer además de sus servicios directos, los que se puede hacer a través de
Internet.
Todas las agencias de viaje que existen actualmente pueden estar en condiciones de ofrecer sus servicios de manera virtual.
También existe la modalidad de operar únicamente a través de la web, con el objetivo de disminuir costos de operación. Es
muy válido que las agencias tradicionales utilicen este recurso para poder atender a todo tipo de clientes.
Así, actualmente existe la tendencia a creer que las agencias de viaje tienen como función principal la venta de boletos de
avión o paquetes turísticos; sin embargo, sus funciones van mucho más allá, pues el éxito de las agencias en este momento
tan competitivo dependerá, en su mayoría, de qué tan capaces sean de desarrollar sus actividades con calidad en el servicio
al cliente, ética profesional y competitividad.
Una de las ventajas de las agencias virtuales es que permiten que sus clientes, reales y potenciales, consulten los viajes
disponibles y hacer llegar peticiones de reserva y presupuestos. Además, es una potente herramienta para el agente de
viajes, ya que en ella encontrará todos los productos de los mayoristas con los que trabaja la agencia, por lo que es una
ayuda imprescindible para encontrar rápidamente la información que sus clientes solicitan. Es así que la información que
contiene está tan completa como queramos: precios de paquetes vacacionales, promociones por temporada y/o destino,
buscador de destinos, hoteles y enlaces turísticos, etcétera. Por otra parte, permite a sus clientes solicitar la reserva
desde su computadora, sin tener que desplazarse a la agencia para pedir información, pues su finalidad es facilitar y
hacer más accesible todo el proceso de consulta, hasta el pago y recepción de los comprobantes necesarios, de los servicios
contratados, sin trasladarse a la agencia; además se abaratan los costos, por lo que se consigue mayor competitividad.
El problema a resolver es que, por un lado, se requiere mantener permanentemente actualizada la información de los
productos ofertados, y se dan casos en los que la información es por ello obsoleta; por otro lado, los clientes cada vez son
más exigentes y requieren mucha más información de los destinos y servicios. Este tipo de agencias nació para
solucionar estos problemas, ya que contiene todos los productos que se oferta a los clientes presenciales, pero con la
información publicada en la web de forma automática y siempre actualizada, permite la selección por parte del agente de
viajes de qué productos deben aparecer en su agencia virtual y la posibilidad de incluir otros productos nuevos con el
asistente de ofertas. Además, en la página de inicio de su agencia virtual puede incluir un enlace a su web actual. También
permite administrar de manera más sencilla los contenidos y seleccionar qué mayoristas van a aparecer con sus ofertas,
folletos, paquetes vacacionales y promociones de última hora.
Ventajas
*Atención 24 horas, 7 días a la semana, todo el año.
*Facilidad para recibir reservas de sus clientes.
*Potente sistema de búsquedas de información 100% útil.
*Comparación inmediata de ofertas y paquetes vacacionales.
*Información actualizada en todo momento.
*Mayor fidelización de sus clientes.
*Duración de consulta ilimitada.
Desventajas
La estructura dependerá de las funciones principales que ésta realice y, por tanto, de la clasificación que tenga (operadora,
mayorista o minorista). Sobre estas funciones y clasificación se determinarán los recursos humanos con los que contará para
realizar su labor como agencia. En sentido general, las agencias de viajes no tienen estructuras organizativas demasiado
elaboradas, pues uno de sus activos más costosos es el recurso humano; entonces es así que el diseño de su estructura
tiene que responder muy bien a las funciones que va a realizar dependiendo del tipo de agencia que sea.
clasificación, las funciones de cada una de las áreas que la Si deseas afiliarte a la Asociación
componen esté claramente definida, pues ello garantizará Mexicana de Agencias de Viajes,
debes llenar el formato de solicitud,
una organización y operación eficiente. La estructura interna que encontrarás en el siguiente
de las agencias de viaje dependerá de las funciones enlace:
principales que ésta realice y, por tanto, de la clasificación Asociación Mexicana de Agencias
que tenga (operadora, mayorista o minorista) y sobre estas de Viajes A.C. (s/f) Solicitud de
admisión. Disponible en:
funciones y clasificación determinará los recursos humanos http://amavnacional.com.mx/es/uplo
con los que contará para realizar su labor como agencia. ads/1/solicitud_socios.pdf
Ser asesor eficiente, ya que esto aporta un valor añadido a los simples servicios de venta de establecimientos
hoteleros o algún tipo de transporte.
Fungir como un adecuado mediador entre los prestadores de servicios turísticos y el usuario final o turista.
Crear y/o generar productos y servicios turísticos, y realizar una comercialización competitiva y rentable.
Con base en las funciones principales de las agencias de viajes, se visualizan tres grandes áreas de trabajo, las cuales se
describen en los siguientes subtemas.
Es la encargada de organizar y operar los servicios y productos turísticos con los que cuenta la empresa. En las agencias
mayoristas y operadoras esta área es el motor de la empresa. Entre sus funciones específicas destacan:
1) Diseño de nuevos productos: prepara los itinerarios; programa las actividades a desarrollar por los individuos o grupos;
proporciona al área administrativa los costos de los servicios a contratar, y determina el precio final de venta.
2) Contratación de los servicios requeridos: contacta y selecciona a los proveedores de servicios turísticos, de alojamiento,
transportación, alimentos y bebidas, y los complementos.
3) Opera la central de reservas: recibe y atiende peticiones de servicio, generadas en diferentes puntos de venta o de
clientes directos.
4) Genera una base de datos, de clientes reales y potenciales y de los diferentes proveedores, que debe estar al servicio
de todos los departamentos.
5) Realiza la operación de los servicios prestados a los turistas. Controla los servicios ofrecidos por la agencia, debe contar
con personal eventual por contrato, como en el caso de choferes, guías, etcétera.
Área comercial-ventas
Es el departamento responsable de realizar la comercialización de los diferentes servicios y productos que ofrece la empresa,
es el área que debe generar los ingresos y el trabajo para el resto de la empresa. Debe contar con gente con amplios
conocimiento de mercadotecnia, estrategias de venta y habilidad para negociar. Esta área se subdivide en dos:
A) División mercado: Este departamento debe analizar, permanentemente, el mercado y, partiendo de ese conocimiento,
solicitar que se generen los productos y servicios que la demanda requiere. Sus principales actividades son:
Dato curioso
Tiene a su cargo el proceso de planeación, organización, dirección y control aplicado a los recursos humanos, financieros y
materiales. En las agencias grandes es necesario un departamento encargado de cada una de estas funciones; a veces
resulta un proceso complicado por la variedad y cantidad de proveedores y clientes que manejan. En las agencias pequeñas
lo común es que el director se haga cargo de toda la administración. Sus principales actividades son:
Cierre
Los temas que revisaste te han permitido comprender que existen diferentes tipos de agencias de viajes, desde presenciales
hasta virtuales. . Asimismo, identificaste la estructura general de una agencia de viajes y sus áreas principales, y reconociste
el importante papel que juegan las agencias en la integración de todos los servicios que requiere el turista.
Ahora, con todas las herramientas adquiridas, es momento de que las lleves a la práctica y desarrolles la planeación y de
productos y servicios turísticos viables y comercializables.
Las agencias presenciales
se clasifican en
operadoras, mayoristas y
minoristas.
Ahora reflexiona: ¿cómo podrías aprovechar de la mejor manera posible las agencias de viajes para
incrementar el turismo en tu localidad?
Fuentes de consulta
Recursos
Básicas
Gray, W., et al. (2013) Hoteles y Moteles: Administración y Funcionamiento. México: Trillas
McIntosh, R., et al (2006) Turismo, planeación, administración y perspectivas. México: Limusa Willey
Electrónicas
Asociación Mexicana de Agencias de Viajes A.C. (s/f) Solicitud de admisión. Disponible en:
http://amavnacional.com.mx/es/uploads/1/solicitud_socios.pdf
Sitio oficial de la Asociación Mexicana de Hoteles y Moteles. (s/f) Disponible en: www.hotelesmexicanos.org
Videos
Alba Santana (2012, julio 25) Video-2. Reglas básicas de la atención al cliente [Archivo de video] Recuperado de:
https://www.youtube.com/watch?v=6Z9ukNz0yKUza
Línea PYME. (2010, agosto 30) Inicia tu negocio de viajes y turismo. [Archivo de video] Recuperado de:
https://www.youtube.com/watch?v=ZzZPyzvt7Ms