PROCESO DE GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE

IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: GESTION DOCUMENTAL

 Código del Programa de Formación: 122901
 Nombre del Proyecto: APOYO A LA ORGANIZACIÓN Y AUTOMATIZACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS DE UN PROCESO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL
MUNICIPIO DE SANTA ROSA DE OSOS
 Fase del Proyecto (si es formación Titulada): ANALISIS
 Actividad de Proyecto: IDENTIFICAR LA DOCUMENTACION DE LA ENTIDAD
 Competencia: TRAMITAR CORRESPONDENCIA DE ACUERDO CON
PROCESOS TÉCNICOS Y NORMATIVA

 Resultados de Aprendizaje a Alcanzar:

RA 01. PREPARAR LA PRODUCCIÓN DE CORRESPONDENCIA, TENIENDO EN
CUENTA LA NORMATIVA Y LA POLÍTICA ORGANIZACIONAL

RA 2: PROYECTAR LA GESTIÓN Y TRÁMITE DE CORRESPONDENCIA, DE

ACUERDO CON NORMATIVA Y POLÍTICA DE LA ORGANIZACIÓN

 Duración de la Guía: 96 Horas


2. PRESENTACIÓN

En esta guía se proponen actividades orientadas a

identificar el carácter de la formación profesional
integral del SENA, así como la metodología que utiliza
para la ejecución de la formación encaminada en:

 Motivar hacia la actividad de aprendizaje en consideración a las fortalezas que aportará en

el desarrollo de habilidades y destrezas

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  Guiar y organizar el aprendizaje de manera que se oriente al desarrollo integral del
aprendiz
 Motivar a la acción, al trabajo autónomo sistemático y organizado
 Relacionar conocimientos previos con los nuevos para la construcción significativa de los
mismos
 Promover el aprendizaje colaborativo y el crecimiento integral del grupo

3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

Con el desarrollo de las actividades propuestas, usted apropiarà los conocimientos necesarios
para:

 Aplicar El Manual De Implementación Del Programa De Gestión Documental Y Normativa En El

Recibo De Documentos.
 Elaborar Las Comunicaciones De Acuerdo Con Normativa Y Políticas De La Organización.
Interpretar El Manual De Gestión Documental, Procedimientos Y Normativa Para El Trámite
De Documentos.
 Interpretar La Estructura Orgánico-Funcional De La Entidad.
 Planear Los Recursos Para El Funcionamiento De La Unidad De Correspondencia.
 Planear Los Servicios De La Unidad De Correspondencia

3.1 Actividades de reflexión Inicial

Actividad 1. Apreciado@ aprendiz, analiza el siguiente caso y participa dando tu apreciación a los
interrogantes planteados.

Laura es una joven que se ha postulado a una oferta laboral administrativa en apoyo para la
gestión documental en la Ciudad de Villavicencio.
Laura cumple con los requisitos exigidos para ocupar la vacante ofertada en la ciudad de
Villavicencio. Por tal motivo, es citada a la entrevista para ocupar el cargo en apoyo a la gestión
documental.

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Laura se encuentra temerosa de lo que pueda pasar, debido a tener ciertas debilidades en lo
relacionado con los procesos técnicos de la organización de los archivos, y en la elaboración de
escritos. Su redacción y ortografía siempre han sido un obstáculo en las pruebas realizadas, por lo
general siempre después de presentar la prueba escrita le dicen “En caso de ser seleccionada, le
estaremos informando”
Nota: En equipos de dos aprendices conformados autónomamente, idearán como evidencia de producto,
analizaran las siguientes preguntas mínimas que requiere Laura, para lograr desempeñarse
adecuadamente en su puestos de trabajo.

I. ¿Qué harías en la situación de Laura?

II. ¿Cuál es la recomendación que le darías a Laura?
III. ¿Identificas en este momento del proceso de formación debilidades en lo relacionado con
redacción y ortografía?
IV. ¿Cuál sería la estrategia que se deba implementar?

A la hora de presentar una

entrevista de trabajo qué aspectos es
necesario tener en
cuenta
V. ¿ A la hora presentar una entrevista de trabajo que aspectos es necesario tener en cuenta?

Ambiente Requerido: Ambiente de formación, computador internet

Materiales: Cuaderno de apunte, lápiz o espero, computador TIC
Tipo de evidencia: Producto análisis y apreciación a los interrogantes planteados en el caso
Duración de la actividad: horas
Fecha de inicio: /2024 -

3.2 Actividad de contextualización e Identificación de conocimientos necesarios para el

aprendizaje

Normas e Instrumentos archivísticos para la implementación del programa de gestión

documental: La gestión documental es un conjunto de herramientas, procesos y políticas
diseñadas para administrar de manera eficiente y sistemática la creación, organización,
almacenamiento, recuperación y disposición de documentos en una organización. Su objetivo

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principal es garantizar que la información se gestione de manera efectiva durante todo su ciclo de
vida, desde su creación hasta su eliminación o archivo permanente (Histórico)

Tipo de explicacion : El instructor mediante la utilizacion de tutoriales y normas y explicara en que consiste
el programa de gestión documental y su importancia como elemento de apoyo importante al proceso
administrativo de las empresas y entidades. Los aprendices observaran el tutorial denominado que es
el programa de gestión documental que les permitirá identificar y establecer métodos para la
elaboración y presentación del PGD, luego bajos las norma elaborar un resumen con el siguiente
tutorial: https://www.youtube.com/watch?v=6VWLLsFTNfg
Presentación de la evidencia: Aprendiz, elabore el resumen bien explicado de acuerdo a su
análisis tutorial “que es el programa de gestión documental” mínimo 15 reglones en digital o si la
presentación es en físico 25 reglones como mínimo.

Materiales: Computador, Tutorial

Ambiente requerido: Normas, Instrumentos PDG
Evidencia: Producto resumen escrito
Duración de la actividad: Horas
Fecha de inicio: /2024 - Fecha de finalización: /2024

3.3 actividad de apropiación:

Identificación de la normatividad: El instructor bajo las normas archivísticas ley 594 de 2000 Art
21 (programas de gestión documental). Realiza una exposición sobre la importancia de la
elaboración de los instrumentos archivístico dentro de las organizaciones y grupos empresariales.

Procesos del programa: De forma individual cada aprendiz de forma organizada elabore un cuadro
con los 8 procesos del programa de gestión documental. Ejemplo
Procesos Denominación
Produccion documental Comprende los aspectos de origen, creación y diseño
de formatos y documentos, conforme al desarrollo
de las funciones propias de cada entidad o
dependencia.

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Materiales: Esfero, lápiz, libreta de apuntes, computador
Ambiente requerido: Ambiente, computador con conectividad
Evidencia: cuadro de procesos, programa de gestión documental.
Duración de la actividad: Horas
Fecha de inicio: /2024 - Fecha de finalización: /2024

Actividad de contextualización.
Identificación y manejo normas APA. De forma individual, cada aprendiz procede a leer el
documento en PDF denominado Instructivo uso del estilo APA 7ª edición, (American
Psychologiacal Association, Asociación Americana de Psicología). La actividad consiste en leer el
documento con el fin de afianzar el proceso formativo, asi mismo les permitirá identificar aspectos
necesarios para la aplicación en los documentos escrito en las organizaciones empresariales.

Actividad practica: El grupo de aprendices procede a desarrollar los conocimientos adquiridos mediante la
lectura del Instructivo uso del estilo APA 7ª edición, explicando por escrito en su libreta de apuntes
o en el sistema, las definiciones, y el uso del estilo de la norma Apa

Tipos de citas y referencias en normas APA: El instructor mediante la utilización de diapositivas,

Instructivo de la norma APA explicara la forma de citar para trabajos escritos

Materiales: Esfero, lápiz, libreta de apuntes, computador

Ambiente requerido: Ambiente, computador, conectividad
Evidencia: Definiciones, y el uso del estilo de la norma Apa,
Duración de la actividad: Horas
Fecha de inicio: /2024 - Fecha de finalización: /2024

3.4.1 Actividades de Transferencia del Conocimiento.

Actividad practica: De forma individual, cada aprendiz procede a leer un texto de su preferencia.
El trabajo para presentar debe contar con lo siguiente; resumen del texto, citación y referencias
bibliógrafas

Materiales: Esfero, lápiz, libreta de apuntes, computador

Ambiente requerido: Ambiente, computador, conectividad
Evidencia: Resumen del texto, citación y referencias bibliógrafas
Duración de la actividad: Horas
Fecha de inicio: /2024 - Fecha de finalización: /2024

3.4.2 Actividades De Evaluación

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Prueba de conocimiento: De forma individual cada aprendiz procede a realizar la técnica de citar
bibliográficamente los siguientes temas:
 Libro con autor
 Libro con editor
 Libro en varios volúmenes
 Tesis
 Informe gubernamental
 Constitución
 Ley
 Sentencia
 Codigo penal
 Decretos /
 ordenanzas /
 acuerdos / resoluciones
Materiales: Esfero, lápiz, libreta de apuntes, computador
Ambiente requerido: Ambiente, computador, internet
Evidencia: Producto técnicas citación y referencias bibliógraficas
Duración de la actividad: Horas
Fecha de inicio: /2024 - Fecha de finalización: /2024

3.4 Actividad de contextualización

Interpretar la estructura orgánica - funcional de la entidad: La estructura organizativa de una

empresa es fundamental para que todos los trabajadores entiendan cómo funciona la
organización. De forma individual, cada aprendiz procede a investigar sobre la estructura
orgánica de una organización y/o empresa. Con la información adquirida por cada aprendiz se
realiza un panel de preguntas en el centro de formación entre aprendices he instructor.

Identificación de la estructura orgánica: El instructor mediante la utilización de imágenes,

observaciones y demostración dará a conocer la organización formal en la que se establecen los
niveles jerárquicos en las organizaciones. También para referenciar los niveles de toma de
decisiones y se especifica la división de funciones de cada oficina, la interrelación y coordinación
que debe existir entre las diferentes unidades organizacionales empresariales.

Actividad practica: individualmente el aprendiz desarrolla los conocimientos adquiridos mediante

la elaboración del organigrama orgánica - funcional de la entidad investigada por cada uno de
ustedes.

Materiales: Esfero, lápiz, libreta de apuntes, computador

Ambiente requerido: Ambiente, computador, conectividad

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Evidencia: producto organigrama institucional
Duración de la actividad: Horas

3.6 Actividad de aprendizaje

Generalidades teórica, comunicaciones oficiales: De forma individual cada aprendiz procede a
consultar la Guía técnica Colombiana 185 página 6 ítem 4 aspectos generales para las
comunicaciones y pagina 79 anexo A, el cual encontrara en documentos anexos que se encuentra
en el drive. De igual forma deberá elaborar en su libreta de apuntes o en medio digital un mapa
conceptual de forma organizada, explica el aspecto importante para la presentación de una
comunicación oficial. Pude utilizar palabras o imágenes que estén relacionada con el tema

Materiales: Esfero, lápiz, libreta de apuntes, computador

Ambiente requerido: Ambiente, computador, internet
Evidencia: Producto mapa conceptual
Duración de la actividad: Horas
Fecha de inicio: /2024 - Fecha de finalización: /2024

3.7 Actividad de contextualización e Identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje

Produccion documental: Observe el vídeo seleccionado por el instructor, en el que se aprecia el

desarrollo de acciones realizadas por un trabajador en relación a la ocupación en la que usted se
desempeñará en el sector productivo, ver toturia https://www.youtube.com/watch?
v=8t3wI9u5uOg.

Generación de argumentos: De forma individual, cada aprendiz debe analizar los diferentes
puntos de vista del toturial y realizar sus propios argumentos en grupo, frente al tema sobre las
técnicas de la produccion documental.

Actividad de apropiación: Joven aprendiz Realice su auto diagnóstico diligenciando el cuadro

presentado tomando como referencia la situación:

¿Qué conozco de cómo ¿Qué no conozco de cómo ¿Por qué es útil saber
elaborar y presentar una elaborar y presentar una elaborar y presentar una
comunicación oficial ? comunicación oficial ? comunicación ?

¿Qué conozco sobre la ¿Qué no conozco de la ¿Por qué es útil conocer

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 digitalización y la digitalización y la sobre la tecnica de
transcripción de textos? transcripción de textos digitacion y la
transcripción de textos?

Materiales: Esfero, lápiz, libreta de apuntes, computador

Ambiente requerido: Ambiente, computador, internet
Evidencia: Producto concepto elaborar y presentar una comunicación
Duración de la actividad: Horas
Fecha de inicio: /2024 - Fecha de finalización: /2024

3.8 Actividades de Transferencia del Conocimiento

Norma elaboración de documentos: El instructor mediante la utilización del tablero y la NTC 185,
realizará una explicación magistral sobre la Norma Técnica Colombiana, que les permitirá
identificar herramientas necesarias para la elaboración de los diferentes tipos documentos dentro
de las organizaciones, luego se realizara preguntas orales entre el instructor y los aprendices del
tecnólogo en gestión documental.

3.8 1 Actividad de conocimiento

Identificación de una comunicación: Con la explicación del instructor cada aprendiz con sus
propias palabras define lo siguiente:
¿Qué es una carta?
¿Qué es una Comunicación enviada?
¿Qué es una Comunicación interna?
¿Qué es una Comunicación recibida?

Materiales: Esfero, lápiz, libreta de apuntes, computador

Ambiente requerido: Ambiente, internet
Evidencia: Producto definición de comunicaciones
Duración de la actividad: Horas
Fecha de inicio: /2024 - Fecha de finalización: /2024

3.9 Actividades de Transferencia del Conocimiento.

Actividad practica: El grupo de aprendices de modo individual procede a desarrollar los

conocimientos adquiridos mediante GTC 185, elaborar documentos (serie/subseries); cartas,
comunicaciones internas y externas, actas, informes, circulares.

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Tipos de evidencias. El aprendiz como evidencia presentara seis (6) documentos de acuerdo al
ítem cuatro (4) GTC 185 aspectos generales y el anexo A. presentación en normas APA

Materiales: Esfero, lápiz, libreta de apuntes, regla, computador

Ambiente requerido: Ambiente, internet
Evidencia: Producto presentación de series documentales
Duración de la actividad: Horas
Fecha de inicio: /2024 - Fecha de finalización: /2024

3.10 Actividad de conocimiento:

Consulta normativa: De forma individual, cada aprendiz procede a consultar la constitución
política de Colombia, argumente su opinión ante sus compañeros lo que representa para usted.
Además lea minuciosamente el Art 23 de la constitución política de Colombia.

Estructura de la petición: El instructor mediante la utilización del tablero en formación dará a conocer los
elementos esenciales para la elaboración y presentación del derecho de petición

Actividad Practica: Dentro de los mecanismos de exigibilidad de los derechos Fundamentales,

está el derecho de petición, tomando como referencia lo visto en la sesión de clase presencial se le
plantea formular un derecho de Petición, utilice el formato en Word

Materiales: Esfero, lápiz, libreta de apuntes, computador

Ambiente requerido: Ambiente, internet
Evidencia: Producto presentación derecho de petición
Duración de la actividad: Horas
Fecha de inicio: /2024 - Fecha de finalización: /2024

3.11 Actividad de contextualización e Identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje

Generación de argumentos; Responda las siguientes preguntas:

● ¿Por qué estudia el programa de formación en el que se matriculó?

● ¿Cuáles son sus fortalezas tanto a nivel de las competencias técnicas como de
las
competencias blandas le servirán para su desempeño laboral?
● ¿Cómo se proyecta profesionalmente en los próximos 5, 10, 20 años?
● ¿Cuáles serían los puntos fuertes que le darían ventaja durante una entrevista como
candidato para un puesto de trabajo determinado?
● ¿Por qué estudia el programa de formación en el que se matriculó?

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● ¿Cuáles son sus fortalezas tanto a nivel de las competencias técnicas como de
las
competencias blandas le servirán para su desempeño laboral?
● ¿Cómo se proyecta profesionalmente en los próximos 5, 10, 20 años?
● ¿Cuáles serían los puntos fuertes que le darían ventaja durante una entrevista como
candidato para un puesto de trabajo determinado?
● ¿Por qué estudia el programa de formación en el que se matriculó?
● ¿Cuáles son sus fortalezas tanto a nivel de las competencias técnicas como de
las
competencias blandas le servirán para su desempeño laboral?
● ¿Cómo se proyecta profesionalmente en los próximos 5, 10, 20 años?
● ¿Cuáles serían los puntos fuertes que le darían ventaja durante una entrevista como
candidato para un puesto de trabajo determinado?
¿Por qué estudia el programa de formación en el que se matriculó

¿Cuáles son sus fortalezas tanto a nivel de las competencias técnicas como de las
competencias blandas le servirán para su desempeño laboral?

¿Cómo se proyecta profesionalmente en los próximos 5, 10, 20 años?

¿Cuáles serían los puntos fuertes que le darían ventaja durante una entrevista como candidato
para un puesto de trabajo determinado?

Materiales: Herramientas tics, Esfero, lápiz, libreta de apunte

Ambiente requerido: ambiente con internet
Evidencia: conocimiento – preguntas y respuesta
Duración de la actividad: horas
Fecha de inicio: /2024 – Fecha de finalización: /2024

3.12 Actividades de Transferencia del Conocimiento.

A partir de los siguientes videos “Tips Hoja de vida y perfil ocupacional” de la agencia pública de
empleo SENA regional norte de antioquia, comience a desarrollar su hoja de vida en un archivo de
Word. Ver totorial; https://www.youtube.com/watch?v=VKc2lplswG8&t=6s
https://www.youtube.com/watch?v=SSyRzzuJpEs&t=81s
https://www.youtube.com/watch?v=Bolt9OMK-ng

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Actividad práctica: Elabore su perfil profesional teniendo en cuenta las especificaciones de los
videos, y a partícipe de las competencias y resultados de aprendizaje planteados en el diseño
curricular de su programa de formación para lo relativo al componente técnico del perfil

Tipos de evidencias. De forma individual, cada aprendiz procede a realizar su hoja de vida en tres
modalidades, Formato Único de Hoja de Vida persona natural de la función pública, hoja de vida
aprendices en programas de formación titulada, y elabore su perfil profesional laboral en Word, teniendo en cuenta
la característica de redacción y presentación en normas APA

Materiales: Herramientas tics, Esfero, lápiz, resma,

Ambiente requerido: ambiente con internet
Evidencia: conocimiento – presentación de hoja de vida
Duración de la actividad: horas
Fecha de inicio: /2024 - Fecha de finalización: /2024

3.13 Actividad de contextualización e Identificación de conocimientos necesarios para el

aprendizaje

Pasos para la proyección de la gestión y trámite de la correspondencia: El instructor explica los

recursos para el funcionamiento de la unidad de correspondencia. Teniendo en cuenta la norma
por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las
entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas

Actividad de Apropiación. De forma individual el aprendiz consultara el acuerdo 060 de 2001 y

socializara en grupo los lineamientos normativos y recursos físicos, electrónicos para el
funcionamiento de la unidad de correspondencia (AGN, 2001),

Actividad practica: El aprendiz con la información suministrada por el instructor y consultado el

acuerdo, elabore un escrito organizado describiendo el paso a paso con los elementos esenciales
para el funcionamiento de la oficina de ventanilla única para la erradicación y recibo de las
comunicaciones oficiales en las entidades, el entregable en medio digital en la carpeta establecida
por el instructor para la entrega de evidencias.

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

GFPI-F-135 V02
Prueba de conocimiento: De forma individal cada aprendiz procede a contestar un cuestionario de
preguntas sobre la temática. Link para la presentación del cuestionario
https://docs.google.com/forms/d/1q2mSkOiDaNNtYtXesNoJ9JJ__63RZQ4SU3b7dGJmVvM/edit

Materiales: Herramientas Tics, aplicativo formularios https://docs.google.com/forms/u/0/

Ambiente requerido: Ambiente de formación, computador y internet
Evidencia: Conocimiento – cuestionario de preguntas.
Duración de la actividad: horas
Fecha de inicio: /2024 - Fecha de finalización: /2024

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Conocimiento : Redacta comunicaciones de

acuerdo con normas Pregunta – cuestionario
Prueba de conocimiento
gramaticales, reglas
Evidencias de Desempeño: ortográficas y política
organizacional. Valoración de productos- Lista de
Actividad practica
chequeo
Planea la gestión y trámite
Interpretar la estructura de documentos de acuerdo
orgánico-funcional de la con la estructura
entidad o organización orgánicofuncional y la
normativa
Evidencias de Producto:
Aplica la estructura orgánico-
Elaboración de documentos funcional en la gestión y
empresariales cartas trámite de documentos
personales, comunicaciones según
oficiales, actas, circulares, normativa y política
informes, peticiones etc. organizacional.

Aplica el procedimiento para

la gestión y trámite de los
documentos teniendo en
cuenta la normativa y las
políticas organizacionales

1. GLOSARIO DE TÉRMINOS

GFPI-F-135 V02
ACTO ADMINISTRATIVO: Declaración unilateral de decisión, conocimiento o juicio, realizada por
un organismo público en virtud de una potestad administrativa, que produce efectos jurídicos
concretos o generales, de alcance normativo o no, en forma directa o inmediata.

Apa: Transmisiòn de conocimiento científico y academico

DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS: Consiste en elaborar una representación exacta del documento

de archivo o de sus agrupaciones, mediante la recopilación, análisis, organización y registro de la
información, que sirve para identificar, localizar y explicar los documentos, así como su contexto y
el sistema que los ha producido.

Cultura organizacional. Conjunto de suposiciones, creencias, valores y normas que comparten y

aceptan los miembros de una organización

DIGITALIZACIÓN: Proceso de convertir información analógica o en soporte físico en información

digital, que contiene una representación fiel e íntegra del documento original.

DOCUMENTO ELECTRÓNICO: Cualquier manifestación con carácter representativo o declarativo

expresada o transmitida por un medio electrónico o informático, se tendrá por jurídicamente
equivalente a los documentos que se otorguen, residan o transmitan por medios físicos

ESCRITO: Son escritos todas las formas de representación de palabras o ideas por medio de
letras¨¨

5. REFERENTES BILBIOGRÁFICOS
 Guía Técnica colombiana 185, (GTC). Documentación Organizacional. Correspondencia.
Editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC).
Bogotá, 30 de noviembre de 2009. https://www.academia.edu/24642809/GU%C3%8DA_T
%C3%89CNICA_GTC_COLOMBIANA_185.

 Sistema de bibliotecas (2020). Instructivo uso del estilo APA 7ª edición. Servicio Nacional
de Aprendizaje SENA. Bogota 2020. Pdf.

Acuerdo No 060 de 2001. [Consejo directivo del archivo general de la nación]. Por el cual
se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades
públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. Octubre 30 de 2001

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

GFPI-F-135 V02
 Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Justino Rojas Cabrera Instructor 1 de mayo de 2024

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del

Cambio

Autor (es)

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