PLANEACION

3.1 Concepto e importancia de la

planeación
3.2 Principios de planeación
3.3 Clasificación de la planeación
3.4 Proceso de planeación
3.5 Técnicas de planeación
 3.1 Concepto e importancia de planificación
LA PLANEACION Planear es trazar o formar el plan de una obra. Es un proceso que
busca y propicia la organización.”1 La planeación consiste, en fijar el curso
concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de
orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones de
tiempos y de números necesarios para su realización. La planeación, en sí, no es la
palabra mágica que automáticamente mejora la eficiencia y la efectividad, sino que
cubre algunos aspectos de un proceso integral: que optimice el uso de los recursos
que dispone, que busque nuevas y mejores maneras de hacer las cosas
apoyándose en investigaciones, y por último que se hace base en un
cuestionamiento de una profunda reflexión sobre los fines que se persiguen para
que sus esfuerzos tengan sentido. La planeación es la habilidad de ver con mucha
anticipación las consecuencias de las acciones actuales, la voluntad de sacrificar
las ganancias a corto plazo, a cambio de mayores beneficios a largo plazo y la
habilidad de controlar lo que es controlable y de no inquietarse por lo que no los es.
La esencia de la planeación es la preocupación por el futuro, es proyectar un futuro
deseado y los medios efectivos para conseguirlo. La necesidad de planear las
organizaciones es tan obvia y tan grande que es difícil encontrar alguien que no
esté de acuerdo con ella. Pero es aún más difícil procurar que tal planeación sea
útil, porque confronta el hombre. En la actualidad así como en futuro próximo, la
planeación tendrá que adaptarse a las características de la empresa y de la
situación en que se realiza. “Otras actividades de planeación son la preparación de
estimados preliminares de costos para el desarrollo del producto, el
establecimiento de una programación del proyecto, del personal necesario para
operar y mantener el sistema. Comprenden la administración de la configuración y
el control de calidad, la validación y verificación y las herramientas y técnicas de
cada fase. A continuación se analiza cada una de estas actividades.

Alcanzar más rápido la meta: Tener un plan permite aumentar la productividad al

eliminar los distractores y enfocarse únicamente en las tareas que realmente
acercarán a tu hijo hacia el cumplimiento de su meta.

Autodisciplina y motivación La planificación fomenta el hábito de la autodisciplina,

que facilita la concentración en una tarea para trabajar en ella hasta concretarla. Es
más sencillo establecer prioridades y evitar las interrupciones que saquen a tu hijo
del ritmo de trabajo. La motivación ayudará a tu hijo a continuar hasta el final con
las mismas energías y empeño durante todo el proceso.

Retroalimentación: El seguimiento periódico de los avances realizados

permite retroalimentar las acciones hechas y fácilmente re direccionar el
camino, corregir o tomar en cuenta las buenas prácticas para continuar
replicándolas en futuros proyectos.
Autoconocimiento y persistencia: La fijación en la perfección casi siempre tiene
consecuencias negativas, enfocarse en lograr los resultados poniendo siempre el
mayor esfuerzo y conociendo las capacidades individuales es lo importante
 3.2 PRINCIPIOS DE PLANEACION
La planeación cuenta con una serie de principios:

Principio de previsibilidad: las previsiones administrativas deben realizarse

tomando en cuenta que nunca alcanzarán certeza completa, ya que existe
siempre riesgo.

Principio de Objetividad: la práctica administrativa debe apoyarse en

hechos, y no en opiniones subjetivas.

Principio de la medición. Los objetivos serán más seguros cuanto más

podamos apreciarlos cuantitativamente, es decir, que sean susceptibles de
medición.

Principios de Precisión. Los planes deben elaborarse con la mayor precisión

posible, y no con afirmaciones vagas y genéricas, ya que van a regir
acciones concretas.

Principio de flexibilidad: Es cierto que debe existir precisión en la

elaboración de los planes, pero en su implementación debe haber margen
para los cambios que surjan de forma imprevista.

Principio de unidad: Dentro de la organización se elaboran planes en cada

una de las áreas de trabajo, pero estos planes deben ser de tal naturaleza
que pueda decirse que existe un solo plan general.

Principio de rentabilidad: Todo plan debe redituar una relación favorable de

los beneficios que espera respeto a los costos que exige.
 3.3 CLASIFICACION DE LA PLANEACION

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
La planeación estratégica tiene una proyección a largo plazo. La planificación
estratégica representa el nivel jerárquico más alto del sistema de planificación
empresarial.

Por la importancia de las decisiones tomadas en el marco de la planeación

estratégica para la empresa, pertenece a las decisiones de gestión originales,
indelegables y, por lo tanto, está reservada al nivel de alta dirección.

PLANEACIÓN OPERATIVA
La planeación operativa está orientada a la planificación perfecta de los procesos
operativos por lo general en un lapso de un año. Su efecto se refleja en el estado de
resultados presupuestado, el balance general presupuestado y el plan financiero.

Este tipo de planeación se refiere a las actividades diarias de la administración y

formalmente a un horizonte temporal, a corto plazo, de menos de un año.

Es decir, por lo general al período de planificación presupuestaria. Los objetivos

operativos son muy detallados y se formulan idealmente de acuerdo con la
metodología SMART.

PLANEACIÓN TÁCTICA
La planeación táctica tiene un horizonte de planificación a medio plazo de uno a
tres años o de uno a cinco años. Especifica los objetivos estratégicos para el
período de planificación a mediano plazo, pero es menos detallada que la gestión
operativa.

Los objetivos de la planeación táctica son, por ejemplo: elaboración de grupos de

productos o creación de nuevas estrategias de ventas. Los actores importantes en
la planeación táctica son los gerentes de los niveles jerárquicos medios.

Además de implementar en tu empresa los tipos de planeación estratégica

fundamentales para el logro de los objetivos empresariales, es recomendable que
emplees también:

Planeación administrativa: El proceso de planeación administrativa es una

guía paso a Paso para crear un plan organizacional realista con el fin de cumplir los
objetivos establecidos después de la evaluación de los recursos disponibles.
 3.4 PROCESO DE PLANEACION
El proceso de planeación tiene como objetivo conformar un Plan general de
actividades que permita alcanzar metas previamente definidas. El Plan debe
considerar las orientaciones generales sobre las que actuará la administración
responsable incluyendo las condiciones externas, internas, técnicas y políticas, en
las que habrá de desenvolverse su gestión. • El Plan traza una ruta ideal de trabajo,
el curso de acción con el que se pretende resolver problemas y alcanzar nuevas
metas. Junto con la definición de los objetivos a alcanzar, es igualmente importante
establecer las etapas del Plan, su duración y horizonte temporal

Para ello se requiere contemplar los siguientes elementos: Diagnóstico Objetivos y

prioridades Estrategias y programas Proyectos y acciones Metas e indicadores
Seguimiento Evaluación

El diagnóstico debe contribuir a responder a cuestiones como: o Qué papel juega la

institución en el entorno económico y social o En qué medida la institución
responde a las necesidades de la sociedad o Cómo se identifica la institución con
su población objetivo o Cuál es el estado o cómo se califica el desempeño de la
institución en términos de sus funciones sustantivas o Qué exigencias y problemas
enfrenta la institución o Qué exigencias y problemas enfrentan las diversas áreas
de la institución o Qué debe cambiar y por qué o Qué pasa si no se actúa o Qué
hacer o Por dónde empezar
 3.5 TECNICAS DE PLANEACION
Las técnicas de planeación son herramientas que cada administrador necesita
ocupar en la organización, puesto que permiten visualizar el futuro sin necesidad
de agarrar desprevenido al encargado. Aunque las situaciones pueden variar, estas
herramientas hacen que no se salgan de control las cosas, puesto que permiten
implementar un curso de acción, debido a que en esta primera etapa del proceso
administrativo los cursos de acción son alternativas ante los problemas o
situaciones que surjan, se pueden tomar en cuenta como una opción b.
Las técnicas de planeación pueden ser: Diagramas de proceso :El diagrama de
proceso se define como la descripción de las secuencias de actividades que
concretan el quehacer de la organización. Este tipo de técnica se utiliza cuando se
presenta un problema en la organización que aporta los datos y elementos
necesarios para aplicarlo. Diagramas de flujo: Estos diagramas son usados por las
organizaciones en general cuando tienen que especificar detalles, pasos de avance,
diversificación, retroceso o posibilidades de un proceso. Se aplican en calidad,
programación y, sobre todo, en la industria.La finalidad de un diagrama de flujo es
que con su representación se consiga que los implicados entiendan mejor todo el
proceso y de la misma forma. Gráfica o diagrama de Gant: De manera sencilla,
puede definirse como una representación gráfica de uso ordinario en el cronograma
de un proyecto. Normalmente se representa mediante barras que describen las
fechas de inicio y finalización de varios elementos relacionados con un Este tipo de
diagrama es de gran ayuda en la programación, Diagrama de PERT: Un gráfico
PERT es una técnica de planeación de proyectos visual que utilizan las
organizaciones para trazar y realizar un seguimiento de las tareas y los plazos, así
como analizar la secuencia relativa a otras tareas en la planeación. Este diagrama
apoya en la reducción de costos, la ejecución de una programación de calidad y en
la satisfacción de los clientes. Nodo: En este tipo de diagrama se utilizan nodos
para que se puedan visualizar los diferentes elementos de un grupo de
operaciones. Así mismo, se utilizan para registrar el comienzo y la terminación del
tiempo requerido para ejecutar una o varias actividades.. Análisis FODA: El análisis
FODA permite a las organizaciones detectar fortalezas, oportunidades, debilidades
y amenazas (de ahí sus iniciales) que impactan en el desarrollo de los planes. El
objetivo del FODA es lograr que la organización convierta las debilidades en
fortalezas y las amenazas en oportunidades. Es una técnica de planeación que
parte del análisis del entorno y se basa en proyecciones estadísticas, económicas y
financieras. También se conoce como DOFA O SWOT
 ORGANIZACIÓN
4.1 Concepto e importancia de la organización
4.2 Principios de la organización
4.3 Sistemas de la organización
4.3.1 Formales e informales
4.4 Proceso de organización
4.5 Técnicas de organización
4.5.1 Organigramas
4.5.2 Diagramas de distribución del trabajo
4.5.3 Diagramas de flujo
4.5.4 Manuales administrativos
 4.1 concepto e importancia de la organización

Las organizaciones son estructuras administrativas y sistemas

administrativos creadas para lograr metas u objetivos con apoyo de los
propios seres humanos, y/o con apoyo del talento humano o de otras
características similares. Son entidades sociales que permiten la asociación
de personas que interactúan entre sí para contribuir mediante sus
experiencias y relaciones al logro de objetivos y metas determinadas. Las
organizaciones son el objeto de estudio de la ciencia de la Administración, a
su vez de otras disciplinas tales como la Comunicación, la Sociología, la
Economía y la Psicología. Una organización, es un grupo social compuesto
por personas naturales, tareas y administraciones que forman una
estructura sistemática de relaciones de interacción, tendientes a producir
bienes, servicios o normativas para satisfacer las necesidades de una
comunidad dentro de un entorno, y así poder lograr el propósito distintivo
que es su misión. Es un sistema de actividades conscientemente
coordinadas formado por dos o más personas; la cooperación entre ellas es
esencial para la existencia de la organización. Una organización sólo existe
cuando hay personas capaces de comunicarse y que están dispuestas a
actuar conjuntamente para lograr un objetivo común. Es un conjunto de
cargos con reglas y normas de comportamiento que han de respetar todos
sus miembros, y así generar el medio que permite la acción de una empresa.
La organización es el acto de disponer y coordinar los recursos disponibles
(materiales, humanos y financieros). Funciona mediante normas y bases de
datos que han sido dispuestas para estos propósitos

Una organización administrativa competente impulsa el crecimiento y la

diversificación de las actividades de una empresa. Además, proporciona un
marco dentro del cual una empresa puede ampliar y propulsar el crecimiento
de su negocio, así como mantener el control de las múltiples actividades de
la empresa.
 4.2 PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN
Los principios de la organización son las normas o criterios que orientan el
diseño y funcionamiento de la estructura organizacional. Algunos de los
principios más importantes son:Especialización: se refiere a la división del
trabajo en tareas específicas y diferenciadas, que requieren conocimientos y
habilidades particulares. La especialización permite aumentar la
productividad, la calidad y la eficacia del trabajo, así como facilitar el
aprendizaje y la capacitación del personal.Unidad de mando: establece que
cada persona debe recibir órdenes e instrucciones de un solo superior,
evitando así conflictos, confusiones y duplicidades. La unidad de mando
favorece la claridad, la coherencia y la responsabilidad en el cumplimiento
de las funciones.Jerarquía: se refiere a la ordenación de los niveles de
autoridad y responsabilidad dentro de la organización, desde el más alto al
más bajo. La jerarquía define la cadena de mando, es decir, el flujo de
información y comunicación entre los diferentes niveles. La jerarquía debe
ser proporcional al tamaño y complejidad de la organización, evitando
excesos o carencias que puedan afectar su eficiencia.Del objetivo: indica
que la organización debe estar orientada hacia el logro de los objetivos y
metas establecidos en la planificación. Todas las actividades, funciones y
recursos deben estar alineados con los fines de la organización, evitando
desviaciones o desperdicios innecesarios.Paridad de autoridad y
responsabilidad: implica que a cada persona se le debe asignar una
autoridad acorde con su responsabilidad, es decir, el poder necesario para
cumplir con sus obligaciones. De esta forma se evitan abusos o limitaciones
que puedan afectar el desempeño del trabajo.Difusión: se refiere a la
necesidad de comunicar e informar a todas las personas involucradas en la
organización sobre las funciones, responsabilidades, objetivos y políticas
que les competen. La difusión permite crear un clima de confianza,
transparencia y participación dentro de la organización.Amplitud: se refiere
al número de personas que dependen directamente de un superior. La
amplitud debe ser adecuada al tipo y nivel de trabajo que se realiza, así
como a las capacidades del superior. Una amplitud demasiado grande puede
generar sobrecarga o pérdida de control, mientras que una amplitud
demasiado pequeña puede generar burocracia o falta de autonomía.De la
coordinación: establece que todas las unidades y personas que integran la
organización deben actuar de forma sincronizada e integrada para lograr los
objetivos comunes. La coordinación implica el uso de mecanismos e
instrumentos que faciliten el intercambio de información, recursos y apoyo
entre las diferentes áreas y niveles.
 4.3 Sistemas de la organización
Definición de sistema organizacional

Un sistema organizacional se refiere al marco estructurado y los procesos que

utiliza una empresa para operar, gestionar recursos y lograr sus objetivos. Abarca
todo, desde cómo se toman las decisiones, roles y responsabilidades, canales de
comunicación, procesos de flujo de trabajo y la cultura general dentro de la
organización. Básicamente, es el ADN el que da forma al funcionamiento de una
organización.

Tipos de sistema organizacional

Estructura funcional

Una estructura funcional es un diseño organizacional ampliamente utilizado en el

que una empresa se divide en departamentos o funciones específicas según la
naturaleza de su trabajo. Cada departamento es responsable de un conjunto
particular de tareas o actividades, y los empleados de cada departamento suelen
tener habilidades y experiencia especializadas relacionadas con su función. Esta
estructura se encuentra a menudo en organizaciones más grandes y es conocida
por su clara cadena de mando.

Ventajas y desventajas de la estructura funcional

Una de las principales ventajas de una estructura funcional es la eficiencia. Permite

a los empleados especializarse en sus funciones, lo que conduce a una mayor
productividad y experiencia en sus respectivas áreas. Además, la toma de
decisiones tiende a centrarse más dentro de cada departamento, lo que puede
agilizar los procesos.

Otro beneficio es el potencial de ahorro de costos. Al agrupar funciones similares,

las organizaciones pueden reducir la duplicación de recursos y equipos, lo que
genera economías de escala. Esto puede resultar especialmente ventajoso en
industrias donde el control de costos es fundamental.

Sin embargo, las estructuras funcionales pueden tener sus inconvenientes. La

comunicación entre departamentos puede fragmentarse, lo que puede obstaculizar
la colaboración y la innovación. Se pueden formar silos, lo que lleva a una falta de
coordinación entre funciones.

Además, esta estructura puede no ser adecuada para organizaciones que necesitan
adaptarse rápidamente a los cambios en su entorno. La toma de decisiones puede
ser lenta debido a la naturaleza jerárquica de la estructura y puede resultar difícil
implementar iniciativas multifuncionales.
 4.4 Proceso de organización
La organización es una de las etapas fundamentales del proceso administrativo,
que consiste en diseñar y establecer la estructura necesaria para lograr los
objetivos de una empresa u organización. La organización implica la asignación de
funciones, responsabilidades y recursos a las personas que integran la entidad, así
como la definición de las relaciones de autoridad, comunicación y coordinación
entre ellas.
La organización es un proceso dinámico y continuo, que debe adaptarse a los
cambios internos y externos que afectan a la organización. Una buena organización
permite optimizar el uso de los recursos, mejorar la eficiencia y la calidad del
trabajo, facilitar la toma de decisiones y el control, y motivar al personal.
En este artículo veremos los principales conceptos, principios y tipos de
organización en el proceso administrativo, así como las fases que se deben seguir
para realizar una organización efectiva.

Principios de la organización

Los principios de la organización son las normas o criterios que orientan el diseño
y funcionamiento de la estructura organizacional. Algunos de los principios más
importantes son:

 Especialización: se refiere a la división del trabajo en tareas específicas

y diferenciadas, que requieren conocimientos y habilidades particulares.
La especialización permite aumentar la productividad, la calidad y la
eficacia del trabajo, así como facilitar el aprendizaje y la capacitación del
personal.

 Unidad de mando: establece que cada persona debe recibir órdenes e

instrucciones de un solo superior, evitando así conflictos, confusiones y
duplicidades. La unidad de mando favorece la claridad, la coherencia y
la responsabilidad en el cumplimiento de las funciones.

 Jerarquía: se refiere a la ordenación de los niveles de autoridad y

responsabilidad dentro de la organización, desde el más alto al más
bajo. La jerarquía define la cadena de mando, es decir, el flujo de
información y comunicación entre los diferentes niveles. La jerarquía
debe ser proporcional al tamaño y complejidad de la organización,
evitando excesos o carencias que puedan afectar su eficiencia.

 Del objetivo: indica que la organización debe estar orientada hacia el

logro de los objetivos y metas establecidos en la planificación. Todas
las actividades, funciones y recursos deben estar alineados con los
fines de la organización, evitando desviaciones o desperdicios
innecesarios.

 Paridad de autoridad y responsabilidad: implica que a cada persona se

le debe asignar una autoridad acorde con su responsabilidad, es decir
 4.5 Técnicas de organización
Como introducción. Podemos decir, que las técnicas de organización son
herramientas de la administración empleadas para aprovechar los recursos y
el tiempo de una empresa.

sus métodos son empleados de la forma más eficiente posible, a través de lo

mencionado determinaremos qué son las técnicas de organización y su
importancia, en primera instancia tenemos las técnicas grupales o
individuales, que son llevadas a cabo en aquellas actividades que se realizan
básicamente aplicadas al estudio como lo son, el registro de la información,
el subrayado, la toma de notas, el resumen, el esquema, cuadro sinóptico,
y cuadro comparativo. Se usan con la finalidad de recordar datos que
consideran de importancia y poder aprovechar sus beneficios.

También tenemos como qué son las técnicas de organización, las

herramientas necesarias que emplean con el propósito de armonizar las
actividades que se realizan en cada empresa y sirven para dar estructura,
tanto a la organización en general como a los procesos y tareas particulares
que se llevan a cabo en la misma. Para llevar a cabo una organización
racional, y son indispensables durante el proceso de organización, deben
aplicarse de acuerdo con las necesidades de cada grupo social.

Todo siempre alineado con los objetivos estratégicos trazados y con el

propósito final de servir al cliente. En la primera parte de este Post se define
¿Qué es la organización? La segunda se ocupa de las técnicas de
organización y coordinación propiamente dichas.
 4.5.1 Organigramas

¿Qué es un organigrama? Un organigrama muestra la estructura interna de

una organización o empresa. Los empleados y sus cargos se representan
con rectángulos y otras figuras, a veces incluyen fotos, información de
contacto, correo electrónico y enlaces a páginas web, íconos e ilustraciones.
Las líneas rectas o con un ángulo de 90 grados unen los niveles. Esto crea
una representación visual clara de la jerarquía y los rangos de todos los
empleados, trabajos y departamentos que conforman la organización.

Los organigramas también se conocen con otros nombres,

como diagramas de organización, diagramas organizativos o gráficos de
jerarquía No te dejes engañar: aunque tienen nombres diferentes, se trata del
mismo diagrama.

 Organigrama plano: este tipo, a veces denominado organigrama

horizontalprácticamente no tiene niveles medios de gestión y, por lo
general, supone dos niveles: los directivos superiores y los empleados. En
empresas como esta, los trabajadores tienen más responsabilidades y
están más involucrados de forma directa en la toma de decisiones.

Organigrama matricial: este es común en las empresas que tienen más de un

director. Por ejemplo, una organización puede tener un equipo de
diseñadores gráficos que debe rendirle cuentas al diseñador gráfico
principal. Los diseñadores gráficos también trabajan en otros proyectos que
probablemente estén liderados por otro gestor de proyectos. Organigrama
jerárquico: este es el tipo más común y da origen al sinónimo

"diagrama jerárquico"En una jerarquía, un grupo de personas se encuentra

en la parte superior mientras que los individuos con menos poder se ubican
por debajo en forma piramidal.
 4.5.2 Diagramas de distribución del trabajo
Un diagrama de distribución de trabajo es un esquema gráfico de cómo se
organizan las tareas y proyectos que se realizan en base a las horas dedicadas y
los responsables de cada área. También se conoce como diagrama de flujo de
trabajo o cuadro de distribución de trabajo.

Se trata de un recurso muy útil, ya que permite visualizar de forma sencilla el

tiempo que lleva realizar cada tarea y poder distribuir mejor los recursos que tiene
una empresa para lograr ser más eficiente. Así, los equipos de trabajo pueden
analizar además el total de horas trabajadas y reportar a sus responsables una
visión clara y objetiva mientras se mantiene activa la productividad.

¿Para qué sirve un diagrama de distribución de trabajo?

Principalmente, un diagrama de distribución de trabajo sirve para organizar las

tareas y los proyectos de manera más organizada y efectiva. Además, aporta
claridad a los proyectos y se optimiza el tiempo que se necesita para completarlos.

También ayuda a asignar mejor los recursos que se tienen y una vez se han
completado las tareas, permite analizar el flujo de trabajo que se ha seguido y, si es
necesario, mejorarlo para futuros procesos. Todo ello tiene un impacto positivo en
la cultura organizacional de la empresa y de sus equipos de trabajo.

¿Qué es una técnica de distribución?

Una técnica de distribución es un método empleado para optimizar la forma de

trabajar y para ello agrupa distintas estrategias y herramientas para lograrlo. Una
técnica de distribución incluye varias fases y procesos que describimos a
continuación:

 Desestructuración: en este paso haremos una separación de las tareas entre

aquellas que son más pequeñas y manejables y las que son más voluminosas y
requieren de mayor atención. De esta forma podemos desestructurar el
proyecto y dar una prioridad distinta a cada tarea, en función de su
importancia.
 Análisis de recursos: una vez hayamos dividido las tareas, es necesario
analizar qué recursos se requieren y de cuáles disponemos para hacer una
asignación realista.
 Asignación de recursos: terminado el análisis de los recursos procederemos a
hacer una asignación de los recursos de personal, presupuesto y materiales
adicionales que se necesiten.
 Cronología y ordenación: en este punto tendremos que secuenciar el proyecto
y ordenar la realización de cada tarea a través de una línea temporal. Esto nos
permitirá establecer límites de entrega y tener una fecha prevista de finalización
del proyecto.
 4.5.3 Diagramas de flujo

Un diagrama de flujo es un diagrama que describe un proceso, sistema o

algoritmo informático. Se usan ampliamente en numerosos campos para
documentar, estudiar, planificar, mejorar y comunicar procesos que suelen
ser complejos en diagramas claros y fáciles de comprender. Los diagramas
de flujo emplean rectángulos, óvalos, diamantes y otras numerosas figuras
para definir el tipo de paso, junto con flechas conectoras que establecen el
flujo y la secuencia. Pueden variar desde diagramas simples y dibujados a
mano hasta diagramas exhaustivos creados por computadora que describen
múltiples pasos y rutas. Si tomamos en cuenta todas las diversas figuras de
los diagramas de flujo, son uno de los diagramas más comunes del mundo,
usados por personas con y sin conocimiento técnico en una variedad de
campos. Los diagramas de flujo a veces se denominan con nombres más
especializados, como "diagrama de flujo de procesos", "mapa de procesos",
"diagrama de flujo funcional", "mapa de procesos de negocios", "notación y
modelado de procesos de negocio (BPMN)" o "diagrama de flujo de
procesos (PFD)".

Tipos de diagramas de flujo

Formato vertical: en él, el flujo y la secuencia de las operaciones, va de

arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso
con toda la información que se considere necesaria, según su propósito.

Formato horizontal: en él, el flujo o la secuencia de las operaciones, va de

izquierda a derecha.

Formato panorámico: el proceso entero está representado en una sola carta

y puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápido que leyendo el
texto, lo que facilita su comprensión, aun para personas no familiarizadas.
Registra no solo en línea vertical, sino también horizontal, distintas acciones
simultáneas y la participación de más de un puesto o departamento que el
formato vertical no registra.

Formato arquitectónico: describe el itinerario de ruta de una forma o persona

sobre el plano arquitectónico del área de trabajo. El primero de los
flujogramas es eminentemente descriptivo, mientras que los utilizados son
fundamentalmente representativos.

Diagrama de bloques de modelo matemático: es utilizado para representar

sistemas físicos (reales). Cada uno de los bloques que componen el sistema
físico es generalmente una simplificación de la realidad, lo que permite un
tratamiento matemático razonable.
 4.5.4 Manuales administrativos

Los manuales administrativos son instrumentos de apoyo para el

buen funcionamiento de la organización, ya que contienen
información amplia y detallada acerca de sus funciones, base legal,
atribuciones, estructura orgánica, objetivos, políticas, grado de
autoridad y responsabilidad, puestos en general, etc.

Uno de estos manuales es el de organización e información, que por

lo regular contiene una visión en conjunto de la institución; además,
precisa las funciones, a fin de deslindar responsabilidades, evit ar
duplicidades y detectar omisiones. Manual de organización:

El Manual de Organización es un documento normativo que contiene, de

forma ordenada y sistemática, información sobre el marco jurídico-
administrativo, atribuciones, antecedentes históricos, misión, visión,
objetivos, organización y funciones de una dependencia o entidad.

Manual de políticas:

El Manual de Políticas es el contiene escritas en él las políticas establecidas

por una institución, en este documento se indican la forma de proceder y los
límites dentro de los cuales deben enmarcarse las actividades tendientes a
alcanzar los resultados Institucionales.

Manual de procedimientos y normas:

El Manual de Procedimientos es un documento que describe en forma

lógica, sistemática y detallada las actividades de una institución o unidad
organizativa de acuerdo con sus atribuciones y tomando en cuenta lo
necesario para la ejecución eficiente de las mismas, generalmente señalan
quién, cómo, cuándo, dónde y para qué han de realizarse estas actividades.

Manual para especialistas:

Contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a determinado

tipo de actividades u oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar
la actuación de los empleados que cumplen iguales funciones.
 DIRECCION

5.1 CONCEPTO E IMPORTANCIA DE LAS DIRECCION

5.2 PRINCIPIOS DE LA DIRECCION

5.3 ELEMENTOS DE LA DIRECCION

5.3.1 INTEGRACION

5.3.2 MOTIVACION

5.3.3 COMUNICACIÓN

5.3.4 LIDERAZGO

5.3.5 SUPERVISION

5.4 PROCESO DE TOMA DE DESICIONES

5.1 CONCEPTO E IMPORTANCIA DE LAS DIRECCION

1.- La dirección es aquel elemento de la administración en el que se logra la

realización efectiva de todo lo planeado, por medio de al autoridad del
administrador, ejercida a base de decisiones, ya sea tomadas directamente,
ya, con más frecuencia, delegando dicha autoridad, y se vigila
simultáneamente que se cumplan en la forma adecuada todas las órdenes
emitidas. (s/a, 2021) 2.- La dirección en la administración, es la aplicación de
los conocimientos en la toma de decisiones; para la discusión de este papel
se debe saber cómo es el comportamiento de la gente, como individuo y
como grupo para de manera apropiada alcanzar los objetivos de una
organización. (Ayala y Acuña, 2020) 3.- La dirección en el mundo empresarial
(dirección en administración) se entiende como un proceso en el cual los
líderes o gestores buscan influir sobre sus empleados para alcanzar
determinados fines, en busca de alcanzar la misión y visión. Son necesarios
tres componentes para que haya dirección: Circunstancia. Es decir que
exista un momento preciso en el cual se requiera una dirección. Líder. Que
cumpla el rol de dirigir personas y proyectos, Dirigidos. Que toman las
direcciones de sus líderes. (Editorial Etecé, 2021) Importancia de la Dirección
Existen diversos motivos por el cual resulta de gran importancia la Dirección
dentro de una empresa. Es a través de la dirección que son comunicados los
objetivos de la organización junto a la forma de alcanzarlos. También
permite que se cree una moral común en los trabajadores que permita una
mayor productividad. Determina a su vez cuáles son las conductas que se
espera por parte del personal. Por último genera la comunicación que se
precisa dentro de la institución. (Editorial Etecé, 2021) En orden de ideas, el
mismo autor, nos dice que la importancia de la Dirección radica en: La
dirección es vital para el correcto funcionamiento administrativo. Ella se
ocupa de ejecutar los lineamientos proyectados en fases previas (planeación
y organización) para obtener de la estructura organizacional el mejor
desempeño posible. Una buena dirección es clave no sólo en la previsión y
anticipación empresarial, sino en la motivación del capital humano, a través
de una comunicación eficiente, de una conducción sensata y de un espíritu
alejado de la tiranía y otros defectos humanos. Una buena conducción
administrativa, de hecho, comprende el proceso administrativo como un
todo organizado y jerarquizado, y está capacitada para llevar a cabo los
cambios oportunos que lo hagan perdurar o que lo aproximen al
cumplimiento de sus objetivos concretos. Cualquier proceso administrativo
sin dirección es propenso al desorden y a la desintegración. Para Castillo
(2020), la importancia de la Dirección radica en que es: Parte ese
 5.2 PRINCIPIOS DE LA DIRECCION

Los principios de la dirección empresarial son las normas y los valores que
orientan a una organización (tanto a su estructura como a sus empleados),
mediante diferentes actividades y tareas que lidera el área directiva.

La dirección es la función principal del proceso administrativo de

una empresa, que le permite desempeñarse de manera eficiente y
permanecer en el tiempo. Resulta un proceso de mucha responsabilidad y se
basa en diferentes principios generales que aplican a cualquier tipo de
organización.

La dirección empresarial es un área que debe guiar el trabajo de toda la

empresa y conseguir el máximo rendimiento posible de los recursos
humanos y materiales, para cumplir con sus objetivos. Tareas como la
planificación, la organización, la gestión y el control del trabajo de toda la
organización, son algunas de las funciones de la dirección.
 5.3 ELEMENTOS DE LA DIRECCION

Comunicación

La comunicación se puede definir como un proceso de envío y recepción de

mensajes específicos ya sea a través de comunicación verbal o
comunicación no verbal. El método de comunicación implica principalmente
dos tipos de comunicación; oral y habla. Tenga en cuenta que la
comunicación es siempre bidireccional, donde los pensamientos, opiniones
y sentimientos se comparten entre dos o más de dos personas. Sin
comunicación, la vida no sería tan fácil en una organización.

Sin comunicación, casi nada sería posible en una organización. Por tanto, se
puede decir que la eficiencia de un directivo se puede medir por su
capacidad de comunicación. La comunicación promueve el intercambio de
ideas, aportando armonía y propósito que facilita la coordinación. Mientras
se dirige, la comunicación puede ser bidireccional donde la información
fluye desde el supervisor y llega a los subordinados.

 Liderazgo

El liderazgo es otro elemento crítico de la dirección, que implica persuasión

y motivación para lograr las metas organizacionales. Un líder puede motivar
a su gente influyendo en palabras y, lo más importante, en acciones. En
términos simples, en una organización, el liderazgo se puede definir como
guiar, inspirar y conducir a los subordinados para lograr las metas
establecidas en la fase de planificación.

 Supervisión

La supervisión es el siguiente paso una vez que toda la información ha sido

transmitida a los subordinados. Aquí, el supervisor es responsable de vigilar
si los subordinados se apegan al plan y siguen todas las instrucciones. Si
hay alguna desviación, se dan las instrucciones adecuadas para rectificar el
error antes de que ocurra la pérdida. En términos simples, un supervisor es
quien soluciona los problemas del equipo que trabaja hacia un objetivo
específico.
 5.3.1 INTEGRACION

La integración comprende la función a través de la cual el administrador

elige y se allega, de los recursos necesarios para poner en marcha las
decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes.

Existen ciertas reglas de administración, necesarias para lograr la

efectividad:

1. El hombre adecuado para el puesto adecuado. En otras palabras esto

quiere decir que el hombre debe de poseer las características que la
empresa establezca para desempeñar un puesto.

2. De la provisión de elementos necesarios. A cada miembro de la empresa

debe proporcionársele los elementos necesarios para hacer frente
eficientemente a las necesidades de su puesto.

3. De la importancia de la introducción adecuada. El momento en que el

elemento humano ingresa a una empresa es trascendental, pues de el
dependerán su adaptación al ambiente de la empresa.

La integración comprende 4 etapas.

o Reclutamiento. Obtención de los candidatos para ocupar los puestos de la

empresa.

o Selección. Mediante la utilización de ciertas técnicas, elegir entre los

diversos candidatos al más idóneo para el puesto, de acuerdo con los
requerimientos del mismo.

o Introducción o inducción. Articular o armonizar adecuadamente al nuevo

elemento con los objetivos de la empresa, y con el ambiente organizacional.

o Capacitación y desarrollo. Lograr el desenvolvimiento e incremento de las

capacidades del personal, para lograr su máxima eficiencia.
 5.3.2 MOTIVACION

La motivación tiene dos componentes principales: dirección e

intensidad. La dirección es lo que una persona quiere lograr, lo que
pretende hacer. Implica un objetivo que la gente motivada intenta
“golpear”. Ese objetivo puede ser que le vaya bien en una prueba. O
puede ser para desempeñarse mejor que nadie en un grupo de trabajo.
La intensidad es lo duro que la gente trata de lograr sus objetivos. La
intensidad es lo que pensamos como esfuerzo. Representa la energía
que gastamos para lograr algo. Si nuestros esfuerzos no llegan a
ninguna parte, ¿intentaremos diferentes estrategias para tener éxito?
(¡Las personas motivadas por alta intensidad son persistentes!)
 5.3.3 COMUNICACIÓN

Se puede definir como la transferencia de información y el entendimiento

entre personas por medio de sonidos y símbolos con significado.
La comunicación es un aspecto clave en el proceso de la dirección.

Debe de entenderse dentro de una organización como el pilar fundamental

sobre la cual se sustenta el resto de la empresa.
La alta dirección debe asegurarse de que se establecen los procesos de
comunicación apropiados dentro de la organización y de que la
comunicación se efectúa considerando la eficacia del sistema de gestión de
la calidad
• Elementos psicológicos a tener en cuenta: status social del emisor normas
del grupo al que pertenecen los receptores, posición de liderazgo dentro del
grupo y de la audiencia.
• Atmósfera grupal: rumores, comportamientos conflictivos, expectativas de
rol.
El ejecutivo para poner en marcha sus planes, necesita sistemas de
comunicación eficaces; cualquier información desvirtuada origina
confusiones y errores, que disminuyen el rendimiento del grupo y que van
en detrimento del logro de los objetivos.
Factores a tener en cuenta para eliminar una barrera:
• La adecuación del mensaje al posicionamiento sociocultural del receptor.
• Mantener una observación constante sobre la audiencia.
• Elementos distorsionantes de la personalidad del emisor.
• Aspectos distorsionantes del canal de comunicación.
• Intereses, valores y actitudes de la audiencia.
Barreras de la Comunicación

Las barreras son una de las cosas más importantes a tener en cuenta en la
comunicación de una empresa.
Las interferencias que pueden limitar la decodificación del mensaje. Estas
interferencias pueden perjudicar una comunicación, filtrarla o darle un
significado equivocado.

 Personales
 5.3.4 LIDERAZGO

. La dirección se enfoca en la toma de decisiones y la gestión de la empresa,

mientras que el liderazgo se enfoca en inspirar y motivar a los empleados.
Ambos conceptos son importantes para el éxito a largo plazo de una
empresa, y es importante encontrar un equilibrio efectivo entre ambos
enfoques. Al desarrollar habilidades de liderazgo efectivas y trabajar en
colaboración con la dirección, cualquier empresa puede alcanzar sus
objetivos y superar las expectativas de sus clientes.

5.3.5 SUPERVICION

Supervisión es un vocablo que deriva del latín super y videre, cuyo

significado es «mirar por encima». Es una actitud de vigilancia y de
inspección superior. La palabra supervisión refiere al acto o efecto de
supervisar. Asimismo, supervisar es inspeccionar el trabajo que
realizan otras personas. Alude a «mirar desde arriba», es decir,
a observar y controlar una labor o una tarea desde una posición más
global. Esta acción la desarrolla alguien denominado supervisor que,
por diversas razones, ocupa un rol superior, lo que le permite observar,
controlar y analizar la labor de los individuos que ejecutan una actividad
concreta.
 5.4 PROCESO DE TOMA DE DESICIONES

l proceso de toma de decisiones de la dirección es un ciclo en el que primero

se determina el área de decisión que se va a tomar, luego se informa a las
personas de la organización que van a participar en el proceso y, por último,
se evalúa el resultado y se hacen los ajustes oportunos.

El proceso de toma de decisiones de la dirección

El primer paso en el proceso de toma de decisiones de gestión es identificar

claramente las variables. Hay algunas preguntas clave que debe hacerse:

 ¿Cuál es el resultado deseado?

 ¿Hay algún indicador específico que se vaya a utilizar?
 ¿Hay criterios de selección y qué opciones se tiene para la conclusión?
 ¿Cuál es el plazo de la decisión?
 ¿A qué o a quién afectará?
Si no se tienen las respuestas a todas estas preguntas, se tendrán objetivos
poco claros, lo que puede llevar a tomar decisiones equivocadas. La
incertidumbre sobre el momento y sobre quiénes participarán en la
aplicación de la decisión puede llevar al fracaso.

Principios de la toma de decisiones de la dirección

Existen cuatro principios para la toma de decisiones de la dirección que se

pueden emplear:

 Autoritario
 Participativo
 Democrático
 Consensuado
La elección de cuál de estos cuatro principios utilizar depende de dos
variables:

La urgencia de la decisión. Desde la baja urgencia, en la que se cuenta con

tiempo suficiente para tomar una decisión, hasta la alta urgencia, en la que
es necesario tomarla ya.