Temas 1,2,3 y 4 Cac Resumido
Temas 1,2,3 y 4 Cac Resumido
Temas 1,2,3 y 4 Cac Resumido
Funciones empresariales
-Función de dirección.En la dirección de la empresaes donde se planifica, organiza, gestiona y controla que se
logren los objetivos marcados.
-Función técnica o productiva. Son todas las actividadespara la producción o la prestación de servicios a los que se
dedica la empresa.
-Función de aprovisionamiento.Se desarrollan todaslas tareas relacionadas con el análisis de las necesidades de la
empresa, búsqueda y selección de proveedores, compras y almacenamiento.
-Función comercial.Son las actividades relacionadascon la venta del producto o servicio, así como de marketing. -
Función económica y financiera. Se realizan tareasrelacionadas con la contabilidad, la gestión de los recursos
financieros, la fiscalidad, entre otras actividades.
-Gestión de los recursos humanos.Se realizan actividadesde gestión del personal: selección, contratación,
formación, así como tareas administrativas relacionadas con las altas, bajas, nóminas, entre otras.
Organización de la empresa
P ara tener una buena organización empresarial, tendremos que diseñar una estructura en la que se definan todas las
actividades a realizar por el personal, la responsabilidad de cada miembro de la empresa así como las relaciones que se
establecen entre ellos
u no de ellos y las
relaciones que se establecen entre ellos.
➔Dependiendo de la actividad de la empresa se determinará la estructura de la misma, esta podrá ser:
División funcional.
❖
❖División por productos.
❖División por clientes .
❖División geográfica.
❖División mixta.
DIRECCIÓN DE LA EMPRESA
E n la dirección de la empresa es donde se toman las decisiones y se establecen los criterios para conseguir los objetivos
fijados.
-Funciones de la dirección.Se llevan a cabo lassiguientes funciones:
➢Planificar.Consiste en fijar los objetivos quela empresa en función de la situación en la que se encuentra quiere
alcanzar y como conseguirlos.
➢Organizar.Administrar tanto los medios materialescomo humanos para conseguir esos objetivos.➢
Gestionar.Asignar las distintas funciones y conseguirque todo el personal realice su cometido.➢Controlar.
Comparar los resultados con las previsiones iniciales con el fin de corregir las desviaciones que se hayan producido
en su caso.
ESTILOS DE MANDO
E l liderazgo se puede definir como la capacidad que poseen ciertos individuos de influir sobre los demás para que realicen
voluntariamente determinadas acciones.
El líder debe tener una serie de cualidades y de capacidades. Las cualidades básicas de un líder son: entusiasmo, madurez e
integridad y entre las capacidades, destacan dos: capacidad de comunicación y capacidad de cooperación.
➢Estilo Autoritario.La dirección ordena y los subordinadosobedecen. Es un estilo donde el grado de autoridad es
el máximo.
➢Estilo Participativo. Se mantiene un equilibrio entre el directivo y los subordinados que participan en la toma de
las decisiones. Existe un grado de autoridad medio.
➢Estilo Permisivo. Los empleados toman sus propiasdecisiones, dentro de unos límites. Es un estilo donde el grado
de autoridad es el mínimo.
ESTILOS DE LIDERAZGO
Tiende a satisfacer a las personas o No satisface a las personas pero estructura la tarea e
la cohesión del grupo. impacta más en la cohesión del grupo.
ESPETO POR LAS PERSONAS . Se trata de crear un entorno de trabajo participativo en el que los
R
empleados se sientan útiles, adoptar un estilo de mando participativo y aplicar las teorías de la
motivación estudiadas en el apartado anterior.
L A COMUNICACIÓN
Es un proceso entre dos o más seres en el que se intercambia información, verbal y no verbal, a través de diversos
canales.
Podemosdefinirlacomunicaciónempresarialcomoelconjuntodemensajesqueseintercambianentrelos
integrantesdeunaempresa(comunicacióninterna)yentrelamismayelexterior(comunicaciónexterna).
Conlacomunicaciónempresarial,podemospretenderconseguiryaseaconlostrabajadoresoconterceras
personas (clientes, proveedores, administración, etc.), alguna de las siguientes opciones:
●Informarles.
●Ordenarles.
●Persuadirles.
●Motivarles.
ROCESO DE COMUNICACIÓN
P
Es aquel en el que el emisor da el mensaje al receptor, utilizando un código y mediante un canal, el receptor lo
decodifica para interpretarlo y responde al mismo, provocando la retroalimentación.
Elementos fundamentales que intervienen son :
BARRERAS DE COMUNICACIÓN
L as barreras son los obstáculos que interfieren en el mensaje y pueden modificarlo o incluso suprimirlo.
pueden ser:
Semánticas.Aparecen cuando existen limitaciones enel idioma o los signos que se utilizan.
F ísicas.Son las que aparecen en el medio, son por ejemplo: ruidos, cobertura del teléfono, iluminación, fallos en el sonido,
etc.
Psicológicas. Están ocasionadas por el agrado o rechazo entre los interlocutores, son los prejuicios que existen
en sus mentes y que les condiciona a pensar que el mensaje no es interesante o lo es más de lo que realmente es.
Fisiológicas. Son las relacionadas directamente conlas deficiencias o enfermedades del emisor o del receptor,
(voz débil, pronunciación defectuosa, sordera, problemas visuales, etc.).
★Es por tanto lacomunicación es un proceso bidireccional.Es por ejemplo una
conversación telefónica, una reunión de trabajo, etc.
★La información es unidireccional, por ejemplo, uncartel con el horario de la empresa, un aviso en
un tablón de anuncios, etc.
ELENA VÁZQUEZ GARCÍA 5
omunicación Interna :es la organizada por la propia empresa y determina las relaciones entre el personal de acuerdo con el
C
organigrama establecido.
●Horizontal: se da entre personas del mismo nivel jerárquico, bien dentro de un mismo departamento o entre departamentos.
La comunicación interna también puede ser:
- Comunicación formal. La diseñada en el organigrama de la empresa.
- Comunicación informal. Surge de forma espontánea.
omunicación externa:es la que se establece entre la empresa y su entorno. Cuando hablamos de entorno nos referimos a las
C
personas y organizaciones directa o indirectamente relacionadas con la empresa como, clientes, proveedores, Administración,
medios de comunicación, etc.
●Comunicación individual,existe un contacto directo entre emisor y receptor independientemente del canal utilizado
(entrevista personal, correo electrónico u ordinario, etc.).
●Comunicación masiva,no existe ese contacto directo entre emisor y receptor y se utilizan canales como prensa, televisión,
radio, etc. En este tipo de comunicación se suelen utilizar:la publicidad, la promoción y las relaciones públicas.
S e puede definir la COMUNICACIÓN ORAL como aquella que se establece entre dos o más personas, tiene como medio de
transmisión el aire y como código un idioma. Este tipo de comunicación se suele dar cuando los interlocutores se encuentran
presentes, incluso aunque esta presencia no sea física, como es el caso de las conversaciones telefónicas. CARACTERÍSTICAS
:
●TIENE QUE HABER 2 interlocutores.
●El mensaje es sonoro
●Medio de transmisión es el aire
●Simultánea
VENTAJAS INCONVENIENTES
rincipios o características claves que debemos aplicar siempre en nuestras comunicaciones orales
P
para que nuestro mensaje sea comprendido correctamente. Son los siguientes:
. CLARIDAD: para permitir que todas las partes puedancompartir y comprender ideas.
A
B. RAPIDEZ:si no es así, el tiempo transcurrido puededesvirtuar el mensaje original y dar lugar a que sea difícil de
comprender.
C. CONCISIÓN:es necesaria para obtener un nivel óptimode respuesta por parte del receptor.
Algunos consejos para mantener una buena actitud de escucha activa son los siguientes:
- Máxima atención
- Observa a tu interlocutor
- Prepara el terreno antes
- No interrumpir.
- Toma notas y haz preguntas .
aber preguntares el recurso empleado para obtener información de nuestro interlocutor. Para obtener la
S
información que necesitamos debemos elegir correctamente las preguntas que le vamos a realizar, así como el
momento en que las vamos a hacer. Existen dos tipos de preguntas:
P odemosdefinirlaEMPATÍAcomolacapacidadquetieneunapersonadeponerseenellugardeotroycompartir
sussentimientos.Graciasalaempatíapodremoscomprendermejoranuestrointerlocutoryconseguirescucharle
activamente, saber qué debemos preguntarle, cómo debemos decirle las cosas, etc.
Para conseguir tener empatía, tenemos que evitar:
-Ridiculizar a la otra persona.
-Quitar importancia a los sentimientos, pensamientos… de la otra persona.
- Juzgar ni tener prejuicios.
- Sentir compasión.
- Dar la razón sin más y seguir la corriente.
L aASERTIVIDAD,se puede definir como la habilidadde expresar nuestros deseos de una manera amable, franca,
directa… con la finalidad de comunicar nuestras ideas y sentimientos o defender nuestros intereses sin herir o
perjudicar a la otra parte.
Según el número de participantes y su presencia o no, podemos clasificar la comunicación oral en:
L arecepción de visitasen una organización es una de las tareas más comunes en el mundo empresarial. Es una
tarea sumamente importante, ya que la imagen que demos a nuestros visitantes será la imagen que se lleven de
nuestra empresa. Podemos distinguir varias fases:
A. Identificación: de la persona que recibe, del visitante y de la persona o personas a las que viene a visitar, así
como el motivo de la visita.
B. .Acogida: no debemos dejar a la visita de pie hasta que le reciban, debemos llevarlo a una sala de espera y
hacer lo posible para que esté cómodo. Lo haremos invitándole a sentarse, preguntándole si necesita
algo y poniéndonos a su disposición.NO MAS DE 10-15 MIN DE TIEMPO DE ESPERA
C.Gestión:comoyadecíamosanteriormente,lapersonaqueatiendelavisitadebeintentarqueelvisitantese
sientacómodo.Paraellodebe:Presentarse,saludar,ofrecerleasientOInformarleentodomomentodela
situación , TRATAR CON RESPETO Y CORTESÍA
D. Despedida: es el último momento de la atención que ofreceremos a la visita. Esta fase, no por ser la
última es menos importante, y debemos seguir actuando con cortesía. Para ello siempre debemos
agradecer la visita y hacerle sentir que no nos ha molestado.
naentrevistaes un hecho que consiste en un diálogoentablado entre dos o más personas: el entrevistador o los
U
entrevistadores que interrogan y él o los entrevistados que contestan. Se trata de una técnica o instrumento
empleado en investigación, medicina, periodismo, selección de personal... Una entrevista no es casual sino que es
un diálogo interesado, con un acuerdo previo y unos intereses y expectativas por ambas partes. Lapresentación
orales una explicación ordenada y relatada de unasideas, pensamientos o conocimientos de un interlocutor con
el propósito de informar rigurosa y objetivamente sobre los mismos.
E s importante manejar bien la comunicación no verbal para de ese modo no enviar mensajes contradictorios
(transmitir lo que realmente queremos transmitir), e interpretar correctamente lo que los demás nos quieren
comunicar, sin llevarnos a ningún tipo de engaño o confusión.
A. Kinesia: se encarga de la comunicación no verbal expresada a través de los movimientos del cuerpo.
Cuando hablamos de Kinesia (Kinesis en Griego significa movimiento), nos estamos refiriendo a la
capacidad de efectuar comunicación mediante gestos u otros movimientos corporales; incluyendo la
expresión facial, el movimiento ocular, la postura…
1.1 La postura corporal es el modo en que se mantiene el cuerpo al sentarse, agacharse, arrodillarse, mantenerse de pie, al
caminar. Acompaña a la comunicación verbal y suele ir de forma paralela y sincronizada con ésta. 1.2 Un gesto es una forma
de comunicación no verbal hecha con alguna parte del cuerpo (las manos, la cabeza, los brazos…), utilizado en vez de o
conjuntamente con la comunicación verbal.
1.3 La expresión facial es, junto con la mirada, el medio más importante para expresar emociones y estados de ánimo.
Podemos utilizar las expresiones faciales (es decir, la cara en movimiento y no como un objeto estático) como medio de
conseguir una mejor comprensión en la comunicación y para enfatizar los mensajes. Hay seis expresiones faciales
universales: La alegría. La tristeza. El asco. La ira. El miedo. La sorpresa.
1.4 La mirada, aunque forma parte de la expresión facial, se estudia separadamente por la importancia que conlleva. Ninguna
parte del cuerpo es tan expresiva como los ojos.
B. Paralingüística: estudia el comportamiento no verbal expresado en la voz. Observamos una serie de
ELENA VÁZQUEZ GARCÍA 8
factores fundamentales:
- EL TONO: Es el mejor indicativo de las emociones en un proceso de comunicación. Es conveniente cambiar el tono a lo
largo de la conversación (al final de las preguntas, al final de las afirmaciones, en palabras importantes…).
- EL VOLUMEN: Un volumen muy bajo de voz suele transmitir a los demás actitudes como sumisión, tristeza, o timidez.
Por el contrario, la voz muy elevada puede indicar, según el contexto, seguridad, dominio, extraversión, persuasión, ira o
tosquedad. El volumen moderado, por el contrario, casi siempre se asocia a características positivas, como agrado,
alegría.
L ATENCIA:
Es el tiempo que transcurre entre el final de la frase que emite un interlocutor y el comienzo de otra por parte de otro
interlocutor. Generalmente, las latencias muy cortas se asocian a conversaciones muy animadas y a discusiones. Por el
contrario, las latencias largas se suelen dar en conversaciones "pasivas", es decir, en las que al menos una de las personas
que habla no expresa con claridad sus ideas.
CLARIDAD: La claridad se ve dificultada cuando farfullamos, arrastramos las palabras, o tenemos un acento muy fuerte.
VELOCIDAD:Hablar rápido suele ser interpretado como señal de emociones tan dispares como alegría, sorpresa, ansiedad…
C. Proxémica: estudia la comunicación no verbal relacionándola con el espacio personal.expertos suelen
dividir el espacio en cuatro zonas con respecto a una persona:
Zona íntima (0 - 45 centímetros): es el espacio al que pueden acceder las personas con la que tenemos una relación muy
íntima y de afectividad.
Zona personal (46 cm - 1,20 metros): es la distancia que se guarda en relaciones cercanas, aunque no íntimas (compañeros
de trabajo, reuniones sociales, fiestas…)
Zona social (1,21 cm - 3,65 metros): esta distancia es la que solemos mantener cuando nos relacionamos con personas que
no conocemos, extraños; en definitiva, la que empleamos en relaciones impersonales. Suele requerir un mayor volumen de
voz.
Zona pública (más de 3,65 metros): este espacio es el que se extiende hasta el límite de lo visible y lo audible. Es el de las
ocasiones públicas y actos formales.
●BARRERAS FÍSICAS: son interferencias que ocurrenen el ambiente físico donde se desarrolla la comunicación.
Existen barreras físicas cuando ni el lugar ni el momento son los adecuados para la comunicación. Citemos algunos
ejemplos de posibles barreras físicas:
- Los ruidos (sobre todo si la comunicación es telefónica).
- Las interferencias.
- El funcionamiento defectuoso de los aparatos utilizados en la comunicación.
●BARRERASSEMÁNTICAS:nosencontramosconunabarrerasemánticacuandoexisteunaerróneainterpretacióndel
significadodelossímbolos,delidiomaodelaspalabrasutilizadas.Lasbarrerassemánticassepuedenproducirpor
distintas causas, entre las que podemos citar:
- Por utilizar palabras ambiguas o demasiado técnicas.
- Por un exceso de información o por un mensaje demasiado extenso que aburra al receptor. -
Por añadir u omitir parte de la información.
- Por el desconocimiento del idioma del emisor.
●BARRERAS PSICOLÓGICAS: son los frenos que creanel emisor o receptor inconscientemente, distorsionando el mensaje.
- La actitud, el carácter y el estado de ánimo de los interlocutores.
- No saber escuchar.
- Los prejuicios.
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●BARRERAS FISIOLÓGICAS: hacen referencia a cualquierminusvalía que pueda afectar al emisor o al receptor. Por
ejemplo:
- Un dolor de cabeza.
- Problemas visuales.
- Problemas auditivos.
ELENA VÁZQUEZ GARCÍA
- Podemos revisar y corregir el documento antes de - Es más cara y hay que dedicarle más tiempo.
enviarlo, claridad y precisión - Generalmente no tiene respuesta inmediata.
. - Es permanente, queda constancia. - No interfiere la comunicación no verbal en ella, problemas
- Llega con mayor facilidad a un amplio número de de interpretación.
receptores (correo electrónico). - Es necesario que el receptor conozca el código usado y
sepa leer.
Normas de estructura
➢
En la estructura de todos ellos tiene que haber, al menos, las siguientes partes:
- Introducción.
- Cuerpo.
- Conclusión.
➢Normas de sintaxis
La sintaxis es la parte de la gramática que estudia las reglas por las que se combinan palabras o conjuntos de palabras y se
forman las oraciones. Es decir, el orden de las palabras dentro de las oraciones.
➢Estilos de redacción
S e define el estilo de redacción como la manera de escribir o de hablar peculiar de un escritor o de un orador. El estilo hace
que el documento sea único y característico de cada persona que lo escribe. El estilo de un escritor dependerá, entre otras
cosas de:
- Su forma de ser, estado de ánimo o contexto que le rodea.
- De su experiencia.
- De su visión del mundo.
➢Siglas y abreviaturas
ELENA VÁZQUEZ GARCÍA 10
- Una SIGLA es una palabra formada por un conjunto de letras iniciales. También se denomina sigla a cada una de las
letras que forman dicha palabra. Cuando la sigla se pronuncia como suena, se le denomina ACRÓNIMO.
- Una ABREVIATURA es la representación escrita de una o varias palabras eliminando algunas de sus letras.
Hay dos tipos de abreviaturas:
CONVENCIONALES: que son de uso común entre la mayoría de las personas.Pueden ser: De uso general Y de uso específico
PERSONALES: las que inventa cada uno según sus gustos o las necesidades de lo que escribe. Estas abreviaturas no están normalizadas y no deben ser
usadas en documentos.
➢Corrección gramatical :Antes de enviar o entregar un documento, debemos hacer una corrección para evitar
que olvidemos algo.Corrección en la presentación
Hay que poner márgenes: oscilan entre 2,5 y 3 centímetros para los márgenes superior, inferior y derecho,
dejando un centímetro más en el margen izquierdo por si hay que encuadernar.
Hay que distribuir correctamente el texto: cada idea en un párrafo distinto y separando un poco un párrafo
de otro. Además, no debe quedar mucho espacio en blanco en la parte inferior del documento. Hay que
justificar el texto para ambos márgenes.
Se debe usar un papel adecuado, normalmente se emplean folios de formato DIN A4, en color blanco y
con un peso mínimo de 80 gramos.
2. El uso de formas de comunicación escrita, como pueden ser:
➢Mensajes cortos (SMS)
La comunicación por SMS es de gran utilidad para las empresas, ya que les permite :
- Ahorrar costes de comunicación, ya que posee una gran funcionalidad sin tener la necesidad de
Correos electrónicos
VENTAJAS DESVENTAJAS RECOMENDACIONES
apidez
R - Aislamiento del revedad
B
- Confidencialidad trabajador - Uso personal - Frases cortas
- Acuse de recibo en el trabajo - Educado
- Ahorro de papel - Utilizar subrayado y
- Adjuntar documentos negrita - Hay que iniciar
el email
dirigiéndose a la persona que
va dirigido
- Acaba el mensaje con tu
nombre - Innecesario al
responder los saludos de inicio
y final
- Se puede crear el fichero
“signatura” o firma.
-Revisa todo
- Asegúrate de haber dicho
todo lo que pretendías
- Corrección gramatical
Mensajes instantáneos
L a mensajería instantánea es una forma de comunicación en tiempo real entre dos o más personas basada en texto. Se
diferencia del correo electrónico en que las conversaciones se realizan en tiempo real.
L as frases se envían al terminar de escribir. A veces se puede dejar un mensaje, aunque la otra parte no esté, a modo de
contestador.
ELENA VÁZQUEZ GARCÍA 11
Principales funciones:
-Chatear
na red social es un medio de comunicación que permite a sus usuarios intercambiar fotos, archivos, enviar mensajes de
U
texto o chatear. En la actualidad las redes sociales se han convertido en uno de los medios de comunicación más usados,
también por las empresas, ya que gracias a ellas podemos hacer publicidad de nuestro negocio, informar de nuestros
productos, poner noticias, etc. Y todo ello de una forma sencilla y, sobre todo, muy barata.
★Redes sociales horizontales:se dirigen a todo tipode usuarios y no tienen un contenido concreto. Buscan la
participación libre de todos los usuarios. Ej. Facebook.
★Redes sociales verticales:tratan sobre un contenidoconcreto y, por lo tanto, buscan a unos participantes
concretos y no a cualquier participante. Pueden ser profesionales (para que entren en contacto los miembros de
una empresa o trabajadores de un mismo sector) o de ocio. Por ejemplo: myspace.
➢Fax
E l fax es una forma de trasmitir documentos en formato impreso a través del teléfono, bastante utilizado en las empresas. El
fax emisor hace una especie de fotocopia que es impreso por el fax receptor. En la actualidad el uso del fax disminuye en
favor de Internet y el correo electrónico.
➢Burofax
E l burofax es un envío de documentos importantes, de forma urgente y en el ámbito nacional, que se realiza bajo firma y que
tienen carácter de prueba frente a terceros.
E l envío de burofax tiene la utilidad de que se certifica tanto el envío a su destinatario (carta certificada con acuse de
recibo), como el contenido de lo enviado, del cual el contratante del servicio guarda una copia sellada por el funcionario. Se
usa sobre todo en los comunicados oficiales.
➢Telegrama
n telegrama es un mensaje de texto breve que se envía rápidamente, tanto a nivel nacional como internacional. Se utilizó
U
para transmitir información importante con pocas palabras y de forma rápida con respecto a una carta.
L a característica fundamental del telegrama es que es muy breve, por lo que tenemos que intentar decir lo que pretendemos
usando el menor número de palabras posibles. Esto se debe a que el coste del telegrama dependerá del número de palabras
escritas.
●Cartas comerciales
L as cartas comerciales tienen una doble finalidad: Informar y comunicarse con el exterior. Son una tarjeta de presentación
de la empresa, transmitiendo una imagen de ésta al receptor.
Antes de empezar a escribir una carta es necesario realizar una planificación previa. Para ello debemos:
Contenido
❖
●SALUDO: El saludo es la fórmula de cortesía dirigidaal destinatario y que se emplea inmediatamente antes del texto
de la carta. Se sitúa debajo del asunto, al margen izquierdo, sin ninguna sangría y seguido de dos puntos. Las
principales formas de saludo son las siguientes:
- Señor: dirigido a una persona.
- Señores: dirigido a varias personas o a una organización.
- Estimado señor (o Estimados señores): cuando existe cierto grado de amistad.
- Distinguido señor (o Distinguidos señores): cuando se trata de una persona con categoría social. -
Distinguido amigo: si a la persona además la conocemos.
- Querido amigo: cuando se tiene bastante relación con la otra parte.
●TEXTO O CUERPO: es la parte más importante, ya queen él se expone lo que se desea comunicar. Hay que poner cada
asunto o idea en párrafos distintos, separados por espacios y usar sangrías de 5 a 10 espacios al comienzo de cada
uno. Dentro del texto o cuerpo se distinguen varias partes:
- Introducción: tiene como finalidad captar la atención del destinatario. Consiste en una breve introducción del tema de
la carta.
- Desarrollo: desarrollo de la idea básica o motivo de la carta. Hay que evitar poner varios asuntos en una misma
carta o, si se hace, que estén relacionados. Hay que evitar párrafos extensos.
- Conclusión: breve párrafo en el que se resume el contenido de la carta. Debe ser recordatorio y que convenza al
destinatario.
❖Cierre
●DESPEDIDA: Se sitúa a dos espacios de la últimalínea del texto y usando sangría de 5 a 10 espacios. Detrás de la
despedida se pone una coma.
●ANTEFIRMA:sesitúaenlapartederechadelacartacomercial,debajodeladespedida.Cuandounacartasefirmaen
nombre deunaempresa,seincluyelaantefirmaencimadelnombredelfirmante.Laantefirmasecomponedel
nombre de la sociedad y también se puede añadir el cargo del firmante
●FIRMA: es la rúbrica del responsable del contenidode la carta, aunque no la haya escrito personalmente. Se sitúa
debajo de la antefirma y debajo de ella se escribe la abreviatura Fdo.: (firmado) y el nombre y apellidos del
firmante.
●ANEXOS: se usan cuando se adjuntan a la carta otrosdocumentos escritos, como, por ejemplo: cheques, letras de
cambio o facturas. Se sitúa a la izquierda de la carta, escribiendo la palabra Anexo, seguida de dos puntos y los
documentos que se adjuntan. Por ejemplo: Anexo: Cheque nº 2145, por 500 euros.
●POSTDATA: si se ha omitido algún dato a lo largode la carta, se puede incluir aquí. Se situará debajo de los
anexos, en la parte izquierda, con la palabra postdata: o P.D.: No conviene usarla ya que da la sensación de que
somos poco efectivos, ya que olvidamos cosas.
❖Tipos de Cartas comerciales
●De solicitud
Mediante estas se solicita información sobre precios, ofertas, catálogos o muestras a los distintos proveedores. Tiene como
objetivo pedir información a los proveedores para después seleccionar el material más interesante para la empresa que
demanda la información.
ELENA VÁZQUEZ GARCÍA 13
De pedido
●
Es importante redactarla de forma clara y sin fallos, de forma que no lleve a confusiones. En ellas hay que detallar todos los aspectos
referentes a la venta. La carta de pedido implica la aceptación por ambas partes de las condiciones de la venta. Es conveniente que
sean contestadas.
●De reclamación
Las cartas de reclamaciones surgen como consecuencia del incumplimiento de lo pactado. Cuando hacemos una
r eclamación hay que especificar lo que reclamamos y por qué. Además, en la medida de lo posible, debemos indicar una
solución al problema que originó la reclamación. Se debe usar un lenguaje cortés pero firme. Cuando se recibe una
reclamación debemos actuar:
- Si tiene razón el reclamante: se deberá aceptar la reclamación, se pedirán disculpas, se explicarán las causas y se
tomarán las medidas oportunas para solucionarla. Hay que comunicar que nunca se volverá a producir. - Si no tiene
razón el reclamante: debemos ser firmes en nuestra respuesta y buscar argumentos sólidos para indicar en qué están
equivocados, pero siempre con tacto.
●De ámbito general
Pueden ser: Publicitarias , de agradecimiento , A entidades de crédito , de cobro , de contabilidad y de acuse de recibo●
Circulares
E s una forma de correspondencia que se usa cuando un asunto interesa o afecta a varias personas. Lo que se hace es que se
manda el mismo escrito a todas ellas y se ahorra tiempo. En este tipo de cartas hay que cuidar mucho la presentación,
debemos dar la sensación a cada destinatario de que la carta ha sido escrita para él.
L a solicitud o instancia es un documento usado para hacer una petición a una Administración Pública. Sirve para solicitar
becas, certificados, licencias de obra, participar en una oposición.
uando la Administración prevé que se van a presentar muchas instancias establece un modelo de solicitud específico.
C
La convocatoria
ocumento mediante el cual citamos de forma oficial a un grupo de personas a tratar un determinado asunto en un lugar,
D
fecha y hora determinados.
P ara que las reuniones sean verdaderamente eficaces y válidas deben convocarse formalmente y dirigirse a los asistentes
incluyendo fecha, hora y lugar de la reunión y la orden del día.
El acta
ocumento por el que queda testimonio escrito de los hechos o acuerdos tomados en una reunión o asamblea. Un acta da fe
D
de los hechos desarrollados en las reuniones, así como de los acuerdos tomados en ellas. La anotación se hará siguiendo la
orden del día. El secretario, por medio de su firma, se encarga de dar fe de ese documento.
L as actas deben ser aprobadas. Cuando se trata de una única reunión, el último punto del día será para leer y aprobar el
acta. Cuando la reunión obedezca a una secuencia de reuniones, el primer punto del día será la aprobación del acta de la
sesión anterior.
El saluda
E l saluda es un documento usado en empresas públicas y privadas para comunicar asuntos como un nombramiento, una
toma de posesión del cargo, invitar a un evento o agradecer algo. Documento muy formal, poco uso.
Partes:
Contenido: nombre del destinatario, y se presenta la información del motivo real de la
La nota interior
Documento para la comunicación interna de una empresa. No debe ser un documento demasiado formal.
El certificado
ocumento emitido por una Administración mediante el cual se puede constatar un hecho, previa verificación
D
por parte de la persona que lo expide.
La autorización
E s un documento a través del cual se permite a una persona realizar aquello que previamente ha solicitado, siempre y cunado cumpla con los requisitos
necesarios.
- Permiso o licencia que concede el jefe a un empleado.No existe formato normalizado para este documento.
-Licencia o representación que se le da a otra personapara que realice un trámite en nuestro lugar. Este documento debe acompañarse la fotocopia del
DNI del autorizante y su validez se limita a esta solicitud.
El informe
ocumento que contiene información sobre una materia concreta y que refleja el resultado de una investigación. Tiene el propósito de dar a conocer
D
algo.
El memorando
ocumento interno usado por las empresas para intercambiar información entre departamentos o trabajadores de una misma empresa. Se usa para
D
comunicar algo o dar alguna indicación.
- Breve y conciso
-Información indicada sin rodeos
-No se debe incluir información no necesaria
-No hay que usar expresiones negativas
●Correspondencia de entrada
Abarca todas las comunicaciones escritas que se reciben en una empresa: faxes, cartas, mensajes electrónicos, saludas,
solicitudes o cualquier otro tipo de documento escrito, ya sea en papel o en soporte informático. Los pasos para tener
un buen control de la correspondencia de entrada son los siguientes:
En primer lugar, cuando se recibe correspondencia, hay que seleccionarla , posteriormente, pasaremos a su apertura y
lectura,se pasará a enumerarlos y por último, se registrará.
Para finalizar, pasaremos a sudistribucióna losdistintos departamentos o personas a los que corresponda. Para ello, hay
que tener en cuenta:
- Primero entregaremos la correspondencia urgente.
- Graparemos la carta o documento con todos sus anexos. Además, si en la carta no aparecen todos los datos del
remitente, se le grapará también el sobre.
- Si en el documento se hace referencia a otras cartas o documentos anteriores, hay que buscarlas para adjuntarlas a la
carta recibida y se le envía a la persona o departamento correspondiente conjuntamente.
- Si un documento afecta a más de un departamento, se le hace copia y se entrega a todos.
- El correo electrónico recibido, cuyo registro interese, se imprimirá.
Cuando llega cualquier información a nuestra organización,debemos pensar durante un instante qué tipo de información es y
qué debemos hacer con ella. Básicamente, con toda la información que llega a la empresa, se pueden realizar tres acciones:
Destruirla, distribuirla al departamento o persona interesada o archivarla.
●Correspondencia de salida :es aquella que se confeccionaen la empresa para enviarla al exterior.
La gestión de la correspondencia de salida tiene una serie de pasos:
●Unsistema de seguridadde la información son todaslas medidas que se pueden tomar por una organización para
proteger su información, buscando mantener la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la misma. Por lo tanto,
algunas de las principales características o principios que debe cumplir la seguridad de la información son: - LA
CONFIDENCIALIDAD: solo los usuarios que estén debidamente autorizados a acceder a la información lo pueden hacer. Con
ello se evita que la información llegue a personas no autorizadas.
- LA DISPONIBILIDAD: consiste en que la información siempre debe estar disponible y accesible para las personas
autorizadas.
- LA INTEGRIDAD: se refiere a que se garantice el correcto tratamiento de la información y se eviten los errores. Es
decir, que el contenido de la información no se altere o que si se hace, se haga por personas autorizadas. Los sistemas de
seguridad de la información se deben usar por varias razones, algunas de las principales son: Para evitar pérdidas o
alteraciones de la información.
Para evitar que alguien no autorizado tenga acceso a la información de nuestra empresa.
Por motivos legales: porque lo exija la Ley de protección de datos u otra normativa.
●SERVICIO DE CORREOS
ELENA VÁZQUEZ GARCÍA 16
Elserviciopostalesunsistemadedicadoatransportardocumentosescritosyotrospaquetes,tantodentrodelmismopaís
comoaotroslugaresdelmundo.Tododocumentoenviadoatravésdelsistemapostalesllamadocorreoocorrespondencia.
Los servicios y productos que nos ofrece Correos se pueden resumir en:
Envío de documentos :
Dentro de cartas y documentos, se hace referencia, de forma general, al envío de documentos y notificaciones de hasta 2
kilos, que se entregan a domicilio, a nivel nacional e internacional.
Las principales formas de envío de cartas y documentos a través de Correos son las siguientes: - Carta ordinaria: es la
modalidad más usada cuando el envío no supera los 2 kilos y no requiere entrega urgente. Su ámbito puede ser nacional
e internacional.
- Carta certificada: es una forma de entrega en la que se garantiza la recepción mediante la firma del destinatario o
una persona autorizada.
, Envío de paquetería : Dentro del envío de paquetes también hay varias modalidades, las principales son:
- Paquetería urgente: para documentos que necesitan ser enviados con carácter urgente y entrega registrada. Paquetería Nacional: envío
de paquetes o documentos voluminosos a España y Andorra. Para envíos masivos de todo tipo de objetos y con múltiples opciones de envío,
franqueo, entrega y seguimiento.
- Paquetería Internacional: envío de mercancía y objetos de hasta 30 kilos. Se entregan al destinatario bajo firma,
cuenta con una completa garantía por pérdida o extravío y con un servicio de seguimiento online.
- Valijas: intercambio de correspondencia periódica entre un punto y varios destinos de España.
-Giros: permiten enviar dinero a cualquier parte del país o del extranjero.
- Reembolso: cobro de una venta a distancia a la entrega de la mercancía, sin necesidad de solicitar número de tarjeta o de
cuenta a los clientes. Tiene cobertura nacional e internacional.
- Western Union: envío de dinero en minutos, por transferencia electrónica a más de 190 países.
Otros servicios:
- Prepagados y embalajes: para que los envíos lleguen a su destino en perfecto estado.
- Servicio creamailing: gracias al cual se posibilita el tratamiento digital y automático de envíos publicitarios. -
Apartado postal: es un cajetín de recepción en el que se puede recibir cualquier tipo de objeto postal en la
localidad que se elija, sin necesidad de tener domicilio social en ella.
- Reenvío postal: permite reenviar toda la correspondencia a la dirección que se indique.
- Otros: pago de recibos, recargas de móviles o tiendas.
ELENA VÁZQUEZ GARCÍA 17
- Se hace de la A a la - Clasificar los -Clasificar los diferentes -Clasificar los - Ir asignando
Z -La mayor ventaja es d ocumentos por fechas; documentos por temas, se diferentes números
que este sistema es de recepción, de van ordenando según el documentos por correlativos a los
muy fácil de usar. emisión o de tema que traten: ventas, zonas o áreas d istintos
- El mayor inconveniente vencimiento. compras,etc. geográficas. documentos. - La
es la duplicidad en - La mayor ventaja es - La mayor ventaja es - Ventaja es que es un ventaja es que
archivos grandes. que es muy sencillo de que nuestros archivos s istema útil para g racias a este sistema
utilizar. - El mayor son empresas que trabajan de clasificación se
inconveniente es que ilimitados. en muchas zonas puede tener un mejor
para buscar un - El mayor inconveniente geográficas. control de la
d ocumento a veces no es fácil - El inconveniente es documentación.
necesitamos conocer conocer el asunto del que hace falta tener - El inconveniente es
las fechas. que trata el algunos la necesidad de
documento u ordenarlo. conocimientos de llevar
geografía para poder c onjuntamente el
ordenar correctamente. índice antes
indicado.
●Define elarchivocomo el conjunto ordenado de documentosque una persona u organización produce en el
ejercicio de sus funciones o actividades. También se entiende por archivo el lugar donde se guarda y ordena la
documentación.
El archivo cumple las siguientes FUNCIONES:
- Clasificar documentos: los agrupa por conceptos o asuntos concretos.
- Ordenar documentos: establece una secuencia cronológica, alfabética o numérica dentro de cada grupo y lo sitúa
físicamente en el espacio.
Los OBJETIVOS principales que tiene un archivo son los siguientes:
- Almacenaje y Conservación de la documentación: en algunas ocasiones, por motivos prácticos y, en otras ocasiones,
por exigencias legales.
- Garantizar una rápida localización de los documentos.
- Facilitar la consulta de la documentación guardada en ellos.