Aca 2 Gerencia en Proyectos de Ingenieria

SISTEMA DE GESTIÓN DE SOPORTE TÉCNICO E INVENTARIOS
AUTOR
JUAN GABRIEL CADENA HERNÁNDEZ
PROFESOR
HECTOR MANUEL HERRERA
CORPORACIÓN UNIFICADA NACIONAL
BOGOTÁ
2023
Tabla de Contenidos
Resumen..........................................................................................................................................3
Introducción.....................................................................................................................................4
Objetivo General..............................................................................................................................5
Objetivos Específicos......................................................................................................................6
Alcance............................................................................................................................................7
Análisis de Viabilidad......................................................................................................................8
Diseño y Planeación de Actividades................................................................................................9
RESUMEN
Este trabajo presenta los estudios realizados mediante el análisis del comportamiento del inventario y
los costos involucrados, que permita el control de los productos almacenados. El proyecto ofrece una
solución integral que permite la captura de información para los procesos de recibo, inventarios y
despacho del material en las bodegas. El Sistema de Gestión de Inventarios propuesto, está basado en
un componente de hardware, el cual consta de terminales móviles de características industriales y todos
los accesorios que permiten el ingreso de datos de manera ágil y las operaciones de las bodegas.
También posee un componente de software que recibe y concentra la información adquirida por los
equipos móviles que mantiene actualizado el sistema de información “BAAN” (Sistema que permite
tramitar las órdenes de compra y despacho del material). Este sistema esta soportado por el modelo
EOQ de Inventarios. La solución presentada ofrece un incremento de exactitud en operaciones de
inventario general, disminución del tiempo para ejecución de inventario general, disminución de
personal requerido para inventario general, disminución de tiempo de inventarios cíclicos, disminución
en tiempo y errores en digitación de entradas y despachos y en costos de papelería.
INTRODUCCIÓN
Un sistema de gestión de inventarios ofrece planificación, orientación, dirección, control y evaluación a

las actividades de trabajo que desarrollan las empresas u organizaciones para poder obtener sus
productos y servicios con eficiencia, eficacia y efectividad o bien sea mantener nivel de calidad de las
operaciones que se realizan dentro de la misma. Ya que les permite a través de un sistema, tener acceso
a la información más relevante acerca del proceso, producto, o servicio que se lleva a cabo en la
organización. La finalidad de un sistema de gestión de inventarios, es hacer que el proceso se encamine
completamente hacia sus objetivos, corrigendo a tiempo y sobre la marcha, en donde sea posible, las
desviaciones, fallas o problemas que se puedan observar. El horizonte a seguir de cada departamento
que maneje una cadena de distribución dentro de una empresa siempre es el éxito, reducción de costos
y la optimización de los tiempos de respuesta, pues estos dos criterios hablan por sí solos ya que en
números demuestra la excelente gestión de manejo de inventarios de la misma. Este éxito no podría ser
posible sin un sistema que permita obtener a la empresa u organización un puesto en el mercado y ser
potencialmente un competidor de calidad y destrezas suspicaces que permitan dar respuestas a los
siguientes interrogantes: ¿Dónde estoy como empresa? ¿Hacia dónde voy como empresa? ¿Cuáles son
mis necesidades? ¿Cuáles son mis debilidades? ¿Cuáles son mis fortalezas? ¿Cómo puedo mantenerme
constante en el mercado y ser un potencial competidor?, obteniendo una respuesta lógica y más que
ello un plan de acción ante las mismas es más probable que imposible lograr el éxito en cualquiera que
fuera el caso. La habilidad de mantener un sistema de gestión de inventarios determinada en cualquier
organización o empresa, se basa en mantener el control de gestión claros y precisos que solidifiquen los
resultados y la información que se maneja además de no permitir sesgo alguno a razón de lograr una
toma de decisiones evaluativa totalmente objetiva que beneficie a la empresa.
OBJETIVO GENERAL
Desarrollar un software de implementación libre que le permita a las empresas tener un control de
los requerimientos de soporte técnico solicitados por los clientes y tener el registro y control de los
activos tecnológicos de la empresa con sede en Bogotá.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Controlar y registrar los datos del cliente para informar en el tiempo establecido por el
departamento de soporte técnico el estado de las solicitudes.
2. Permitir a la empresa tener un control de los activos tecnológicos con los que cuentan
actualmente en la sede en Bogotá.
3. Respaldar la información de los clientes como lo son el registro de solicitudes y demás
información, esto estará respaldada en una base de datos que garantizará que la información no
esté expuesta.
ALCANCE
El alcance de este proyecto es el de posicionarnos como un sistema de información ágil, con mayor
usabilidad, intuitivo, de fácil gestión para nuestros clientes que permita resultados eficaces y de calidad
en el proceso de recepción de requerimientos y mediante el software interactuar de manera que se
pueda dar respuesta rapida a cada solicitud, todo ello en los pequeños y grandes empresarios, una
excelente herramienta de gestión para que puedan gestionar sus inventarios tecnológicos y los
requerimientos de forma más ágil y segura.

ANÁLISIS DE VIABILIDAD
1. Justificación Económica:
Costos de Implementación: La inversión inicial para adquirir un sistema de información de soporte

técnico e inventarios, incluyendo software, hardware y capacitación.
Beneficios esperados: Con la inversión inicial se espera desarrollar por completo el sistema de
información.
Retorno de la Inversión (ROI): Calculando el ROI, esperamos que los beneficios superen los costos de
inversión inicial.
2. Recursos Necesarios:
Recursos Humanos: Para implementar y operar el sistema, requeriremos un administrador de sistemas,

un analista de soporte técnico y un especialista en gestión de inventarios a tiempo completo.
Recursos Tecnológicos: Se necesitan 3 computadores
3. Beneficios Esperados:
Eficiencia Operativa: Con el sistema, esperamos que el equipo de soporte técnico pueda resolver un
20% más de solicitudes por día, lo que se traducirá en una mejor satisfacción del cliente y una mayor
productividad.
Mejora en la Satisfacción del Cliente: La reducción en el tiempo.
4. Riesgos Potenciales:
Problemas Técnicos: Existe el riesgo de problemas técnicos, como interrupciones del sistema, que
podrían afectar la operación normal de la empresa.
DISEÑO Y PLANEACIÓN DE ACTIVIDADES
1. Identificar los objetivos del proyecto, lo cual esto nos puede ayudar al momento de mejorar la
eficiencia en la gestión de los activos tecnológicos.
2. Identificar las preguntas de investigación, esto nos ayudará a guiar el diseño de la investigación
y a obtener información relevante como por ejemplo cuáles son los principales desafíos que enfrentan
los empleados al gestionar los tickets y el inventario y cómo puede afectar la calidad y la satisfacción
del cliente.
3. Selección de los participantes, esto es importante ya que depende de quién elijamos nos va a
ayudar a proporcionar información relevante del proyecto o no.
4. Recolección de datos, esto permitirá tener información detallada del proyecto. Esto podría
incluir entrevistas individuales, grupos focales, observación directa entre otros.
5. Análisis y presentación de datos, esto es importante ya que nos ayudará a que estos datos sean
comprensibles al equipo del proyecto.

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CORPORACIÓN UNIFICADA NACIONAL

Un sistema de gestión de inventarios ofrece planificación, orientación, dirección, control y evaluación a

activos tecnológicos de la empresa con sede en Bogotá.

departamento de soporte técnico el estado de las solicitudes.

actualmente en la sede en Bogotá.

3. Respaldar la información de los clientes como lo son el registro de solicitudes y demás

en el proceso de recepción de requerimientos y mediante el software interactuar de manera que se

requerimientos de forma más ágil y segura.

Costos de Implementación: La inversión inicial para adquirir un sistema de información de soporte

Recursos Humanos: Para implementar y operar el sistema, requeriremos un administrador de sistemas,

Recursos Tecnológicos: Se necesitan 3 computadores

Mejora en la Satisfacción del Cliente: La reducción en el tiempo.

eficiencia en la gestión de los activos tecnológicos.

ayudar a proporcionar información relevante del proyecto o no.

incluir entrevistas individuales, grupos focales, observación directa entre otros.

comprensibles al equipo del proyecto.

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