PROCEDIMIENTO

Versión 1
PROCEDIMIENTO CONTROL DE Código: SISO-PRO-006

DOCUMENTOS Y REGISTROS Vigencia desde
01-11-2016
1. OBJETIVO
Establecer los requisitos que debe cumplir la administración de los documentos del
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de CONTRUCCIONES
URBANAS S.A.S
2. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
 Elaboración: Es crear un documento de acuerdo a las necesidades

del proceso.
 Revisión: Proceso mediante el cual se verifica que la estructura o
contenido de un documento este de acuerdo al Sistema de Gestión de la Calidad.
 Aprobación: Visto bueno por parte del Representante de la
Dirección.
 Copia controlada: Documento que debe ser entregado oficialmente
y que reemplaza toda versión anterior.
 Copia No Controlada: Documento que no se le actualiza la versión.
 Documento obsoleto: Documento que pierde su vigencia.
 Formato: tipo de documento que estandariza determinada actividad.
 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o
proporciona evidencia de actividades desempeñadas.
 Documento: Información y su medio de soporte. Información: datos
que poseen significado.
 Divulgación: Dar a conocer, documentos, ideas, actividades,
proyectos, cambios, normas, condiciones, manuales y obligaciones.
 Manual de Calidad: Documento que especifica el sistema de
gestión de calidad de una organización.
 Instructivo: Documentos que comunican ideas o registros.
 Procedimientos: Forma especificada para llevar a cabo una
actividad o un proceso
 Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que
interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
 Control: seguimiento de las actividades realizadas orientado al
cumplimiento de los requisitos.
3. RESPONSABLES
El Representante de la dirección debe gestionar los recursos necesarios para la

adecuada implementación y mantenimiento del presente documento
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Coordinador hse. Es el responsable de velar por la divulgación e implementación
de este documento, además de la supervisión de la correcta implementación del
mismo.
Los Jefes de área son responsables de divulgar e implementar este documento al
personal bajo su cargo, para que estos a su vez lo divulguen e implementen en los
niveles que aplique.
4. CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS.
4.1 ELABORACION
Todo documento., contiene un encabezado tal como se describe a continuación:
VERSION: Vigente
Logo de la empresa Título del documento CODIGO
FECHA DE VIGENCIA
Cuando por requisito del cliente sea necesario utilizar documentos provenientes de
un consorcio o unión temporal donde participe la empresa CONTRUCCIONES
URBANAS S.A.S, se utilizara en común acuerdo definido en acta que modelo de
información corresponderá a la evidencia soporte de la gestión de los procesos de
CONTRUCCIONES URBANAS S.A.S, por lo cual actuara como evidencia del
cumplimiento del sistema de la compañía.
Al final del documento se relaciona un cuadro de firmas donde se registran los
cargos de los responsables de las actividades de la revisión y aprobación del
documento. Así mismo la fecha a partir de la cual es vigente (DD / MM / AAAA).
Este cuadro solo se presenta en el documento original, las copias no lo llevan,
esto con el fin de evitar confusiones en el momento de su uso. Todos los
documentos originales son firmados en constancia de aprobación. Así como se
describe continuación
QUIEN REVISA QUIEN VERIFICA QUIEN APRUEBA FECHA DE

APROBACION
NOMBRE NOMBRE NOMBRE
4.2 REVISION
El Coordinador de HSE es la persona encargada de revisar el documento para

verificar que está acorde con el SGSST., la revisión se efectuara cuando la
organización así lo requiera o si ocurre algún cambio estratégico al sistema de
gestión de calidad y registra su nombre en el cuadro correspondiente.
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4.3 VERIFICACIÓN
El Coordinador hse es el responsable de verificar que los documentos se ajusten a

las necesidades de los procesos o si ocurre algún cambio estratégico al sgsst y
registra su nombre en el cuadro correspondiente.
4.4 APROBACION
La aprobación de los documentos del sgsst, la realiza el Representante de la

Dirección verificando que el documento se ajuste a las políticas de la organización
o si ocurre algún cambio estratégico al sistema de gestión de calidad y registra su
nombre en el cuadro correspondiente.
4.5 DESARROLLO
En el desarrollo de cualquier documento se puede utilizar la prosa (texto),

diagramas de flujo o gráficos, matrices, tablas o cualquier otro medio que se
considere el más conveniente para cada documento. Se relacionan a continuación
los requisitos básicos de cada documento:
Procedim progra Ane Form

Requisito Manual
iento ma xo ato
Encabezado X X X X X
Objetivo NA X X NA NA
Definiciones y OPCIONA OPCIO NA
NA NA
Abreviaturas L NAL
Responsables NA X X NA NA
Desarrollo X X X X X
Documentos NA
NA X X NA
Relacionados
Control de Cambios X X X X X
Cuadro de Firmas o X
X X X X
probaciones
NA = No Aplica
4.6 DISTRIBUCION, DIVULGACIÓN, INDUCCIÓN , CAPACITACION Y

ENTRENAMIENTO
Todo documento original tiene como soporte el formato destinado al “Registro de

Asistencia. La firma en el campo de dicho formato evidencia que el documento ha
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sido distribuido, divulgado, capacitado y entregado a las personas registradas
en el mismo. Los documentos de la operación se encuentran disponibles en las
oficinas de los jefes o responsables de cada área, así como los demás
documentos relacionados del S.G.C. que apliquen a ésta.
CAMBIOS Y MANEJO DE DOCUMENTOS OBSOLETOS
Todo cambio de un documento debe ser solicitado, diligenciando el correo

electrónico corporativo, luego de su aprobación se genera una nueva revisión del
documento teniendo en cuenta el numeral 4 del presente procedimiento. En el
campo de “Control de Cambios” que se incluye en el listado maestro de
documentos, se diligencia el cambio que se efectúa a la revisión correspondiente,
esto con el fin de llevar un control de todas las revisiones por documento.
Toda versión de un documento que pierda su vigencia, es un documento obsoleto

y al original se le coloca un sello o marca de agua de “DOCUMENTO OBSOLETO”
en todas sus páginas. Las copias del documento se recogen en el momento de la
distribución y divulgación de la nueva versión, éstas se pueden reutilizar por el
reverso una vez hayan sido rayadas sobre la información anterior del documento
de lo contrario serán eliminadas. Según listado maestro de documentos.
4.7 CONTROL DE DOCUMENTOS
Todo documento que esté controlado por el sistema se debe registrar en el

formato “LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS Y EXTERNOS” en
el cual se controlan las versiones vigentes de los documentos del S.G.C. Y S.S.A.,
incluyendo el manual de calidad de la misma manera el manejo de los documentos
externos.
Los documentos que se lleven en medio magnético como por ejemplo listados
maestros cada vez que se impriman se debe evidenciar la fecha de impresión,
para la actualización de la información. Otros formatos que se diligencien en
computador si poseen la casilla que evidencie la fecha de vigencia de la
información, no requiere este requisito.
Los documentos que se utilizan en cada área deben estar almacenados de

manera que se garantice su legibilidad. Algunos documentos como por ejemplo
facturas, planos, fotos y formatos pre-impresos, siguen este procedimiento y están
controlados por el sistema, sin embargo no evidencian lo descrito en el numeral
4.1, para evitar confusiones.
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Los documentos de origen externo, que incidan en el Sistema de Gestión de la
Calidad (Fichas Técnicas de Materias Primas e Insumos, Conceptos Sanitarios,
Normas y Decretos, Facturas Externas, Documentos Legales, Correspondencia,
Catálogos y Contratos), son distribuidos a la persona que finalmente hace uso del
documento, El responsable de este documento informa al Área de Calidad para
incluirlos en el formato “LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS Y
EXTERNOS” para así controlar su versión o vigencia y la entidad generadora.
Los registros se controlan por medio del procedimiento “CONTROL DE LOS
REGISTROS”.
5. DOCUMENTOS RELACIONADOS
“Listado Maestro de Documentos internos y externos”

“Control de los Registros”.
CONTROL DE APROBACIONES: (solo se evidencia en el original)

QUIEN REVISA QUIEN VERIFICA QUIEN APRUEBA FECHA DE
APROBACION
NOMBRE NOMBRE NOMBRE NOMBRE
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 Elaboración: Es crear un documento de acuerdo a las necesidades

El Representante de la dirección debe gestionar los recursos necesarios para la

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QUIEN REVISA QUIEN VERIFICA QUIEN APRUEBA FECHA DE

El Coordinador de HSE es la persona encargada de revisar el documento para

El Coordinador hse es el responsable de verificar que los documentos se ajusten a

La aprobación de los documentos del sgsst, la realiza el Representante de la

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“Listado Maestro de Documentos internos y externos”

CONTROL DE APROBACIONES: (solo se evidencia en el original)

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