PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN, IDENTIFICACIÓN DE LOS PROCESOS Y

SUS RESPONSABLES.

ADRIANA ALVARADO BUENO

KELLY ROJAS BENTANCUR

COORPORACIÓN UNIVERSITARIA REMINGTON

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESA
ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS
2021
Con base en un ejemplo de una PYME de su región escriba una propuesta
metodológica para la implementación de la gestión por procesos en cuanto a la
información y la formación.

Realice una presentación de máximo 10 diapositivas que contenga los siguientes

aspectos:

1. Nombre de la pyme y breve descripción sobre ella.

La pequeña empresa se llama panadería Aglo es una panadería que se encarga

de la fabricación y distribución de productos de panadería se encuentra ubicada
en la ciudad de Bucaramanga. Distribuye a 10 tiendas y tiene venta directa en
local.

2. Describir que debe considerar Pyme para la implementación de la

gestión por procesos.

Si una pyme está creciendo de manera desorganizada, sin disciplina, y esta debe
mejorar la gestión, es importante saber que un mapa de procesos es una
herramienta ideal para mejorar la organización, evitar el caos y la anarquía, y
asegurar un crecimiento estable, e incluso lograr un funcionamiento óptimo.
Un mapa de procesos es una representación gráfica que muestra el engranaje de
los procesos y el flujo de la información, que permite comprender el
funcionamiento de una empresa. Su realización aplica, sin duda, para cualquier
etapa que esté transitando una empresa. Lo ideal es comenzar a representar los
procesos en las primeras etapas.
Es esta actividad se definirá los procesos de la Panadería Aglo, teniendo en
cuenta los diferentes tipos y optima distribución

3. Fijación de objetivos.

Objetivo general: que los consumidores conozcan los producto de esta

manera ser aceptados por los mismos mediante herramientas de
publicidad y promoción que ayudaran a alcanzar las metas, diferenciar el
mercado por una excelente atención al cliente y calidad en la atención
brindada.

Objetivos específicos:

 Lograr que Panadería se posicione dentro del mercado

 Que el producto satisfaga el gusto del cliente así mismo ser aceptados
mediante publicidad y promoción.

 Que el producto sea conocido y que llegue a venderse en los grandes

mercados.
 4. Seleccionar los procesos clave

1. Procesos operativos
 Comprar insumos y materia prima
 Producir pan (en diversos tipos y variedades)
 Vender el producto al consumidor final
 Distribuirel producto a los aliados del negocio

2. Procesos de apoyo
 Control de la calidad
 Mantenimiento de equipos e instalaciones
 Registro de la contabilidad
 Gestión del talento humano
 Control de las finanzas

3. Procesos estratégicos
 Planificación estratégica
 Plan operativo anual
 Planificación de la producción
 Gestión de la calidad
Procesos operativos
Son procesos que involucran las actividades centrales, relacionadas con la
elaboración del producto y/o prestación del servicio, y que están enfocados en la
satisfacción de las necesidades del consumidor. Estas son las 4 grandes
actividades necesarias para fabricar y vender pan. Ya este nivel de desglose nos
da idea sobre los procesos involucrados.
Es claro que podríamos tener otro nivel de detalle. Pero, en principio, estos son los
procesos principales. Se han separado los procesos “distribuir el producto” y
“vender al consumidor final”, ya que, Panadería Aglo no solo vende a través de
sus tiendas físicas, sino que provee a otros comercios que forman parte de sus
canales de venta.
Para la definición cada proceso operativo se deben considerar los siguientes
aspectos:

 Nombre del proceso;

 Descripción (para una correcta interpretación);
  Secuencia de pasos;
 Entradas y salidas;
 Resultados esperados y quién los recibe;
 Indicadores para medir el proceso y los resultados.
Procesos de apoyo
Son las actividades que apoyan las actividades claves de una empresa. En el caso
de la Panaderia Aglo, incluimos el control de calidad en el nivel de “apoyo”, porque
no solo atiende la calidad del producto, sino que implica la calidad en toda la
gestión. En otras palabras, el proceso “control de calidad” es un proceso
transversal. Debe velar por la calidad del producto y de todo el proceso
involucrado, incluyendo la calidad de los insumos, lo que correspondería a la
gestión de compras (proceso clave).
Los demás procesos van de la mano en el apoyo general de la empresa,
correspondiente a cada área que es indispensable para esta labor

Procesos estratégicos
Este tipo de proceso se define después de tener los procesos operativos y de
apoyo, ya que son los encargados de identificar las acciones estratégicas deben
operar para dirigir una empresa.
Planificación estratégica: este proceso implica la elaboración, desarrollo y puesta
en marcha de distintos planes operativos, con la intención de alcanzar los
objetivos y metas de la pyme.
Un ejemplo es el plan de mercadeo, que involucra las estrategias de ventas y la
publicidad o promoción. Otro ejemplo es el plan financiero, que en algunas pymes
es clave para la consecución de sus objetivos.

b. Plan operativo anual. Este es un plan que debe estar alineado con el plan
estratégico, y su especificación sirve para concretar la manera de alcanzar los
objetivos.
Una pyme dedicada a la fábrica, distribución y venta de pan, como Panadería
Aglo, necesita de planes como estos para alcanzar la etapa de “crecimiento
estable”.
c. Planificación de la producción. Este proceso consiste en establecer un plan de
trabajo dependiendo de la cantidad de pedidos de los aliados y canales de venta,
así como de la proyección de la demanda, según el tipo de pan.
Por otro lado, la planificación se hace teniendo en cuenta:

 primero, los insumos disponibles y plazos de entrega;

 segundo, el número de colaboradores por turno en el área de producción;
 tercero, la capacidad de las máquinas y equipos de producción (hornos).
d. Gestión de la calidad. Este corresponde al nivel estratégico porque implica un
conjunto de acciones que tienen como objetivo evitar errores o “desviaciones” en
el proceso de producción, y en los productos o servicios obtenidos mediante el
mismo.
Seguimiento y medición de los procesos
Una vez identificados los procesos se debe llevar seguimiento y control de los
mismos, por tal motivo se debe realizar un esquema por cada uno que lleve como
mínimo la siguiente información:

Titulo Descripción

En este campo se pretende que se describa cuáles son los objetivos

Misión del
fundamentales y genéricos del proceso que se vaya a definir. Qué es lo que
proceso
queremos conseguir con la gestión de las actividades incluidas en el proceso.

Debemos definir perfectamente para que no haya equívocos entre los diferentes
procesos cuándo empiezan y terminan, es decir, su alcance. Si se definen
Alcance del perfectamente estos límites, vamos a eliminar uno de los problemas que se
proceso suelen dar dentro de las organizaciones respecto a quién aplica las diferentes
responsabilidades. De esta manera, se evitará la indefinición de tareas,
responsabilidades, etc.

Como hemos visto anteriormente en la definición de «proceso», necesitamos

unos elementos de entrada que serán los procesados para dar lugar a unos
Entradas del
resultados. Se trata de definir cuáles van a ser en concreto estos elementos de
proceso
entrada de cada uno de los procesos para saber de dónde nos vienen
nuestros inputs.

Salidas del De la misma manera, las anteriores entradas una vez procesadas van a dar a
proceso unos elementos de salida, los cuales también definiremos.

La gestión por procesos no es sólo cosa de uno, sino de toda la organización, lo

Responsables del que pretenderemos es poder definir cuáles son en todo caso las
proceso responsabilidades y funciones del personal implicado en la gestión de cada uno
de los procesos.

Asignado a cada actividad o proceso nos encontraremos con ciertos documentos,

información escrita o en otro soporte, legislación, protocolos, etc., de aplicación a
Documentación
las mismas. Este tipo de documentación es necesario que se tenga en cuenta, ya
aplicable
que en caso de dudas será necesario acceder a ella y tenerla localizada es
imprescindible.

Registros del Serán las evidencias de que lo que decimos que hacemos lo estamos haciendo.
proceso De igual manera, las posteriores sistemáticas de medición de los procesos que
estableceremos basarán su análisis en los datos que quedarán plasmados en los
registros. Se pretenderá definir qué «papeles» o registros en cualquier tipo de
 soporte serán los que estén relacionados con cada uno de los procesos.

Se definirán cuáles serán los datos que tendremos que analizar en cada uno de
los procesos para medir la capacidad de los mismos. Antes hemos basado la
Indicadores del buena gestión en la medición objetiva de cada una de las actividades que
proceso hagamos, pues bien, ésta será la herramienta directa de medición de las
actividades, que en su conjunto nos darán la medición de los procesos y del
laboratorio en global.

Describiremos en este apartado, ya sea mediante procedimientos o por medios

gráficos (diagramas de flujo), las sistemáticas o actividades que compondrán
Descripción del cada uno de los diferentes procesos. Se debería dejar constancia de manera
proceso inequívoca, cuáles serán las fases por las cuales se pasarán en cada uno de los
procesos, coincidiendo en todos los casos el inicio y el final con las entradas y
salidas del proceso, respectivamente.

5. Análisis de factores externos del accionar de la empresa que influyen

en el proceso.

TIPO DE DESCRIPCIÓN DE SITUACIÓN PLAN DE MEJORA

PROCESO PROCESO
Proceso Comprar insumos y materia Precios altos en Realizar estudio de
Operativo prima insumos y materia proveedores
prima
Proceso Producir pan (en diversos No se lleva control Realizar por cada
Operativo tipos y variedades) de las recetas y producto receta
gasto de materia
prima
Proceso Vender el producto al Definición de Definir gastos y
Operativo consumidor final precios por tipo de costo dependiendo
producto el tipo de
consumidor (venta
directa o
distribuidor)
Proceso Distribuirel producto a los Definición de Definir gastos y
Operativo aliados del negocio precios por tipo de costo dependiendo
producto el tipo de
consumidor (venta
directa o
distribuidor)
Proceso Control de la calidad Solo se realiza Realizar control de
de Apoyo control de calidad calidad a nivel
en el área general
productiva
Proceso Mantenimiento de equipos e No se lleva control Realizar hoja de
de Apoyo instalaciones de mantenimiento vida a cada una de
de maquinaría las máquinas
Proceso Registro de la contabilidad No se elaboran Realizar estados de
de Apoyo estado de resultados para
resultados evaluar ganancia y
perdida
Proceso Gestión del talento humano No se lleva a cabo Realizar evaluación
de Apoyo plan de bienestar para implementar
plan de bienestar
Proceso Control de las finanzas No se lleva a cabo Realizar inventario
de Apoyo inventarios activos de activos fijos para
fijos calcula la
depreciación de
cada uno
Proceso Planificación estratégica No se lleva plan de Realizar propuesta
estratégico de mercado para dar a conocer
la pyme
Proceso Plan operativo anual No se tiene Realizar
estratégico cronograma de cronograma
actividades de
penetración al
mercado
Proceso Planificación de la producción No se lleva plan de Realizar plan de
estratégico trabajo mensual trabajo estándar
basándose en
históricos
Proceso Gestión de la calidad Falta de Se debe planificar
estratégico capacitaciones en este tipo de
BPA y BPM capacitaciones
trimestralmente

6. Sustentar la importancia de la gestión por procesos para la pyme.

Toda empresa puede ser representada por un mapa de procesos. En el caso de

una fábrica y venta de pan, el mapa de procesos nos ayuda a tener un
entendimiento completo de cómo funciona el engranaje de las actividades. La ruta
propuesta para hacer un mapa de procesos consiste en identificar los procesos
claves para lograr el propósito de la pyme, los procesos de soporte y los procesos
estratégicos que permiten dirigir el negocio; así como identificar y definir los
subprocesos e interrelaciones.
Para una empresa en funcionamiento estable el diseño de un mapa de procesos
permite detectar oportunidades de mejora, reduce la curva de aprendizaje y evita
que nuevos colaboradores introduzcan prácticas no convenientes.
Como podemos ver, el análisis de los procesos de negocio genera la información
necesaria para evaluar y resolver las raíces de los problemas, y tomar decisiones
informadas. Con este método, es posible entender cómo el trabajo se lleva a cabo
dentro de la organización y de lo bien que la empresa logra sus objetivos.
Es importante recordar que esta es una operación continua, ya que los procesos
nunca estarán completamente optimizados y perfectos. Es posible que el proceso
se vuelva incompatible con los objetivos de la empresa, ya que puede cambiar con
el tiempo.
 BIBLIOGRAFÍA
https://www.gestion-sanitaria.com/9-identificacion-procesos-
organizacion.html#:~:text=Una%20vez%20descrito%20de%20manera,se
%20refiere%20a%20nuestra%20organizaci%C3%B3n.
https://www.creditoreal.com.mx/blog-credito/principales-actividades-de-apoyo-de-
una-empresa
https://www.gestionar-facil.com/documentacion-de-procesos/
https://www.isotools.org/soluciones/procesos/gestion-por-procesos/