Inicio y Planificación Del Proyecto. Alcance

ÍNDICE
4.1 4.2 4.3 4.4
Introducción La fase de inicio La gestión Describir la fase de inicio

del alcance y planificación para poder
aplicar y efectuar el
proyecto adecuadamente
PMBOK®Guide, CAPM®, PMP®, PMI-SP®, PMI-RMP®, PgMP® son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.
ÍNDICE
4.5 4.6 ¡Vamos a empezar!
Desarrollar el Acta de Ejercicios
Constitución de una empresa prácticos on-line
4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6
INTRODUCCIÓN
Comencemos
INTRODUCCIÓN
El Alcance del proyecto

El Alcance de un proyecto tiene como finalidad la determinación clara, sencilla y precisa de los
objetivos que se intentarán alcanzar, a lo largo del desarrollo del proyecto en curso.
Su cumplimiento generará la culminación exitosa de dicho proyecto. Este alcance es equivalente al concepto de Objetivo.
Definir el Alcance del Proyecto es similar a realizar una segunda acta de

constitución. Pero así como el Acta de constitución del Proyecto se
realiza en el inicio del Proyecto, a solas con el patrocinador, definir
correctamente el alcance del Proyecto requiere que se haya hecho una
captura de requisitos del proyecto, es decir, que hayamos identificado y
definido exactamente lo que se quiere conseguir con el Proyecto.
INTRODUCCIÓN
El objetivo de definir el La metodología que El Control del Alcance

Alcance del Proyecto seguiremos en el Proyecto del Proyecto
El objetivo es definir los límites,

claramente especificados, del Es importante establecer mecanismos
Proyecto. Además, se definen los de control del Alcance del Proyecto.
entregables resultantes del Para ello, se debe indicar cómo se
Proyecto, es decir, los productos Se debe definir la estrategia medirá el éxito del Proyecto y definir
o servicios que se entregarán al metodológica que se seguirá en el con total claridad qué se entiende
final del Proyecto. Proyecto. por éxito del Proyecto.
INTRODUCCIÓN
La gestión del Alcance del proyecto

La Gestión del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para
garantizar que el proyecto incluya todo y, únicamente, todo el trabajo requerido
para completarlo con éxito.
El objetivo principal de la Gestión del Alcance del Proyecto es definir y
controlar qué se incluye y qué no se incluye en el proyecto.
Los procesos usados para gestionar el Alcance del proyecto, así como las
herramientas, prácticas y técnicas asociadas, varían según el área de aplicación
y normalmente se definen como parte del ciclo de vida del proyecto.
La Declaración del Alcance del Proyecto detallada y aprobada y,

su EDT o estructura de desglose del trabajo, asociada junto con el
diccionario de la EDT, constituyen la línea base del alcance del
proyecto. Esta línea base del alcance se monitorea, se verifica y se
controla durante todo el ciclo de vida del proyecto. Dependiendo de las
necesidades del proyecto, el plan para la gestión del alcance del
proyecto puede ser formal o informal, muy detallado o formulado de
manera general.
INTRODUCCIÓN
La Línea Base del Alcance del Proyecto

La Línea Base del Alcance del Proyecto es un componente del plan para
la dirección del Proyecto que incluye los siguientes elementos:
1 2 3 4
La EDT (estructura de
desglose de trabajo) del
Incluye la descripción del
Proyecto define cada La Línea base del Proyecto
Alcance del producto, la Contiene una descripción
entregable del Proyecto así tiene
L a quea pestar
r o bfirmada
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E l e n u ndec ilos
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n a r i odeld e
como la descomposición de aprobada por el cliente y/o
entregables del Proyecto y La EDT del Proyecto, es una de las Líneas
Alcance del
la definición de los criterios
cada entregable del la EDT del
documentación técnica
promotor, que avale que se
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Proyecto o ypaquetes
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planificación e celt Director
o
por el usuario del producto la EDT del Proyecto.
los hacen mas manejables y del Proyecto ha presentado.
del Proyecto.
controlables en la
complejidad del Proyecto.
INTRODUCCIÓN
La Línea Base del Alcance del Proyecto

La Línea Base del Alcance del Proyecto es un componente del plan para
la dirección del Proyecto que incluye los siguientes elementos:
1 2 3 4
La EDT (estructura de
desglose de trabajo) del
Incluye la descripción del
Proyecto define cada La Línea base del Proyecto
Alcance del producto, la Contiene una descripción
entregable del Proyecto así tiene que estar firmada y
descripción de los detallada del trabajo del
como la descomposición de aprobada por el cliente y/o
entregables del Proyecto y Proyecto, es una
cada entregable del promotor, que avale que se
la definición de los criterios documentación técnica
Proyecto en paquetes de está de acuerdo con esa
de aceptación establecidos acerca de cada elemento de
trabajo más pequeños, que planificación que el Director
por el usuario del producto la EDT del Proyecto.
los hacen mas manejables y del Proyecto ha presentado.
del Proyecto.
controlables en la
complejidad del Proyecto.
INTRODUCCIÓN
La EDT, Estructura de Desglose

de Trabajo del proyecto (WBS)
La EDT del Proyecto nos permite conocer mejor el Proyecto y mejorar el
plan de dirección de Proyecto. Es útil para que la ejecución del Proyecto
sea mas fácil y con menos riesgos.
Contenido de la EDT del Proyecto: la EDT del Proyecto desglosa el
proyecto en piezas más pequeñas y que son más manejables en el
proyecto. Muestra una jerarquía completa del proyecto haciendo más fácil
ver como se relaciona un entregable del Proyecto con otro.
La EDT del proyecto es imprescindible en la gestión de proyectos.
Sin ella el proyecto tardará más, los riesgos serán mayores y el
tendrá más probabilidad de ser impactado negativamente.
INTRODUCCIÓN
Diccionario de la EDT
El Diccionario de la EDT del Proyecto es una parte del sistema de autorización del
trabajo creada para informar a los miembros del equipo de Proyecto de una serie
de aspectos muy importantes, por ejemplo:
Cuándo van a iniciar su labor en el Proyecto.
Los hitos del cronograma del Proyecto.
El detalle del significado de las tareas.
El Diccionario se emplea para controlar el trabajo, el alcance del Proyecto y
conocer el esfuerzo necesario para realizar cada trabajo.
A medida que se van produciendo iteraciones del Proyecto, se irá ajustando el
Diccionario de la EDT así como otro grupos de procesos del Proyecto.
4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6
LA FASE DE INICIO
LA FASE DE INICIO
Fase de Inicio
El inicio del proyecto surge con una idea y se plantea, por parte del cliente,
dicha idea y el interés de conseguirla. Esta idea puede ser como solución a
un problema existente, como una necesidad para cubrir la demanda del
mercado, como la necesidad de una investigación en avance de la
tecnología…
Una vez que la idea existe y también existe la intención de llevarla a cabo
se realizará un estudio de viabilidad donde se decidirá si el proyecto es
viable o no. Y en caso de considerar viable el proyecto, se llevarán a cabo
todos los procesos necesarios para definirlo mediante la obtención de la
autorización para iniciarlo.
LA FASE DE INICIO
El alcance y los recursos financieros iniciales asignados

al proyecto se definirán al inicio del mismo. También es
en el inicio del proyecto cuando se designa el Director
del proyecto y se identifican los interesados en el
mismo, tanto internos como externos.
Los procesos que se deberán realizar en esta primera fase
de inicio serán los de identificar a los stakeholders y
desarrollar el acta del proyecto. Este último será el elemento
que de el pistoletazo de salida a la planificación del proyecto.
La planificación del proyecto es de especial

importancia en la gestión de proyectos ya que es
aquí donde se sientan las bases de cómo se
ejecutará y controlará el proyecto.
LA FASE DE INICIO
Desarrollar el plan de gestión del proyecto Estimar los costes
Planificar la gestión del alcance Determinar el presupuesto
Recopilar requisitos Planificar la gestión de riesgos
Definir el alcance Identificar riesgos

En la planificación se
Crear WBS/EDT Realizar el análisis cualitativo
agrupan todos los
procesos necesarios para Planificar la gestión Realizar el análisis cuantitativo
conseguir el objetivo final
del proyecto. Podemos Definir actividades Planificar respuesta a los riesgos
enumerar estos procesos
en: Secuenciar actividades Planificar la calidad
Estimar recursos Planificar la gestión de los stakeholders
Estimar duración de actividades Desarrollar plan de RR.HH
Desarrollar el cronograma Planificar comunicaciones
Planificar la gestión de coste Planificar adquisiciones

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6
LA GESTIÓN DEL ALCANCE
7 ITEM Procesos Plan de gestión Requerimientos Definición WBS/EDT Verificación Control
LA GESTIÓN DEL ALCANCE Procesos Plan de gestión Requerimientos Definición WBS/EDT Verificación Control
La gestión del Alcance del proyecto incluye todos los procesos requeridos para asegurar que el proyecto
incluya todo el trabajo requerido, y solo el trabajo requerido, para completar el trabajo
satisfactoriamente.
En el contexto del proyecto la Alcance del proyecto Alcance del producto

palabra Alcance puede referirse a:
Trabajo que debe realizarse para
entregar un producto, resultado o Características y funciones que
servicio con unas características y definen un producto, servicio o
funciones específicas. resultado.
Uno de los problemas que se plantean durante la definición del alcance de los
proyectos es el hecho de que los clientes parten de la hipótesis de que el Director de
Proyecto “sabe o debe saber” información acerca del producto y proyecto. Por tanto,
dicha información no es explicitada por el usuario durante la definición del alcance. Por
lo tanto, un fallo frecuente en los proyectos es simplemente que el producto obtenido
con el proyecto no cumple las hipótesis no documentadas del cliente.
Desde el punto de vista del PMI®, el proyecto será un éxito y habrá

cumplido sus objetivos si los entregables del mismo cumplen exactamente
con lo especificado en la definición del alcance.
A continuación analizaremos los procesos englobados dentro de la
gestión del alcance.
Procesos de la gestión del alcance del proyecto
Definir el
Alcance Crear
Plan de Recopilación de Verificar y
WBS/EDT
Gestión del Requerimientos Controlar el
Alcance o requisitos Alcance
Plan de Gestión del Alcance

El Plan de Gestión del Alcance documenta cómo el alcance del proyecto se
definirá, validará y controlará. Es una hoja de instrucciones donde se
indica cómo gestionar correctamente el alcance del proyecto. Es un
componente del plan de gestión del proyecto.
Traducir las necesidades y expectativas del cliente y del

resto de los stakeholders en actividades que habrán de
llevarse a cabo para alcanzar los objetivos del proyecto y
organizar estas actividades.
Asegurarse de que el personal trabaja dentro del ámbito del

Alcance (hace lo que realmente tiene que hacer) durante la
realización de estas actividades.
Asegurarse de que las actividades llevadas a cabo dentro del

Proyecto cumplen los requisitos descritos en el Alcance.
Componentes de la Planificación de la Gestión del Alcance
Entradas Salidas
Herramientas y técnicas
Entradas
Acta de constitución del proyecto
Plan para la dirección del proyecto.
Factores ambientales de la empresa.
Activos de los procesos de organización.

¿Cómo podemos
desarrollar el plan de
gestión del alcance?
E Q U I P O D E
P R O Y E C T O
¿Cómo podemos
Juicio de expertos desarrollar el plan de
gestión del alcance?
Análisis de datos
Reuniones
E Q U I P O D E
P R O Y E C T O
Salidas
Plan de gestión del alcance. Los componentes de un plan de gestión del alcance incluyen:
Preparación de una definición del alcance del proyecto detallado.
Preparación de la EDT.
Especificación de cómo se realizará la

aceptación formal de los entregables.
Es lo que obtenemos
al final del proceso
Control de modificaciones y definición de cómo se
realizarán estas peticiones de modificación en el alcance.
Plan de gestión de los requisitos

E Q U I P O D E
P R O Y E C T O
Recopilación de requerimientos
Los requerimientos o requisitos son, las condiciones o capacidades que debe poseer un
sistema o producto o servicio o resultado del proyecto para satisfacer un contrato, una
especificación, un estándar u otro documento formal.
❖ Ambiente: el entorno
donde va a operar el
producto o servicio. ❖ Una necesidad.
❖ Comportamiento
L o s r e q u i s i ten
o suso. ❖
L oUna
s deficiencia.
requisitos
i n c l u finales
❖ Resultados yen: resultan de:
❖ Una oportunidad de
deseados. crecimiento.
❖ Los que son obligatorios
y los opcionales.
Recopilación de requerimientos
Los requerimientos o requisitos son, las condiciones o capacidades que debe poseer un
sistema o producto o servicio o resultado del proyecto para satisfacer un contrato, una
especificación, un estándar u otro documento formal.
❖ Ambiente: el entorno
donde va a operar el
producto o servicio. ❖ Una necesidad.
❖ Comportamiento en uso. ❖ Una deficiencia.
❖ Resultados finales ❖ Una oportunidad de
deseados. crecimiento.
❖ Los que son obligatorios
y los opcionales.
Requerimientos o requisitos
Características de los requerimientos: El proceso de recopilación de Requerimientos
Deben estar correctamente documentados.
forma parte de la planificación del proyecto y
los requisitos deben ser:
Deben ser revisados y reconocidos por el grupo de
Dirección de Proyectos. Completos y consistentes.
La solución elegida debe ser documentada. Claros y fiables.
La solución elegida debe ser revisada y aprobada por el Poder ser seguidos y verificados.
Grupo del Cliente.
Estar documentados.
El equipo debe establecer los requerimientos y la línea Es muy importante que dediquemos todo el
de base de la solución. Ser revisados tiempo
y reconocidos
necesariopor el grupo
parar realizarde
unagestión
captura
de proyectos. completa y organizado de requisitos dado que
El grupo debe usar un proceso de control de cambios
estos, conformarán los cimientos del resto de
en los requerimientos. Ser trazables hasta la solución.
actividades a realizar en el proyecto.
Los requerimientos deben ser trazables hasta la
solución final implementada.
La solución debe ser validada contra los requerimientos.
Características de los requerimientos:
Deben estar correctamente documentados.
Deben ser revisados y reconocidos por el grupo de
Dirección de Proyectos.
La solución elegida debe ser documentada.
La solución elegida debe ser revisada y aprobada por el
Grupo del Cliente.
El equipo debe establecer los requerimientos y la línea Es muy importante que dediquemos todo el
de base de la solución. tiempo necesario parar realizar una captura
completa y organizado de requisitos dado que
El grupo debe usar un proceso de control de cambios
estos, conformarán los cimientos del resto de
en los requerimientos.
actividades a realizar en el proyecto.
Los requerimientos deben ser trazables hasta la
solución final implementada. Una causa muy frecuente de fracaso en los
proyectos es una deficiente e incompleta
La solución debe ser validada contra los requerimientos. toma de requisitos.
ACTUALIZACIONES EN
EL CRONOGRAMA
ACCIONES
CAMBIOS EN EL RESULTANTES DE
REVISIONES LOS CAMBIOS EN
ALCANCE RESULTAN EN:
EL ALCANCE
REPLANIFICACIÓN
Es muy importante que dediquemos todo el tiempo necesario parar realizar

una captura completa y organizado de requisitos dado que estos,
conformarán los cimientos del resto de actividades a realizar en el proyecto.
Una causa muy frecuente de fracaso en los proyectos es una deficiente e
incompleta toma de requisitos.
Veamos un vídeo sobre Energía

de fusión Proyecto ITER
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src="https://www.youtube.com/embed/X9t4-
z1JmNM" title="YouTube video player"
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allow="autoplay; fullscreen; picture-in-picture"
allowfullscreen></iframe>
allowfullscreen></iframe>
Componentes de la recopilación de los requisitos del proyecto
Entradas Salidas
Entradas
Acta del proyecto.
Plan para la dirección del proyecto.
Documentos del proyecto.
Documentos de negocio.
Acuerdos.
Factores ambientales de la empresa activos de los procesos de la organización.
Juicio de expertos.
Recopilación de datos.
Análisis de datos.
Técnicas de toma de decisiones en grupo. Varios métodos para llegar a una decisión grupal:
Unanimidad Mayoría Pluralidad Dictadura
Representación de datos.
Habilidades interpersonales y de equipo.
Diagramas de contexto.
Prototipos: obtener información temprana de los requisitos del proyecto.
Salidas
Documentación de requisitos: define cómo satisfacer tanto las necesidades individuales como las de la empresa encargada
del proyecto. Inicialmente inician en un alto nivel de especificación para ir desarrollándose con más detalle. Puede incluir los
requisitos de negocio, los requisitos de las partes interesadas, requisitos funcionales, requisitos tecnológicos….
Matriz de trazabilidad de los requisitos: red que conecta los requisitos del producto desde su origen hasta su fin, ayuda a
asegurarse que los requisitos entregados al finalizar el proyecto son los que inicialmente se habían definido.
Definir el Alcance
El alcance es el trabajo que deberemos realizar para conseguir los objetivos por los que el proyecto fue
creado, deberán identificarse y documentarse, en términos medibles tan exhaustivamente como sea
posible las características del producto del proyecto según la solución seleccionada de la Fase de Inicio.
El Jefe de Proyecto y su equipo de Dirección del Proyecto será el encargado
d e r e f i n a r e l a l c a n c e, p a r a a s í o b t e n e r e l a l c a n c e b i e n d e t a l l a d o.
Hay dos características principales del alcance:
1 2
Su adecuada definición es un factor crítico para el éxito del
Es la base del acuerdo entre nuestra organización y Proyecto. "Cuando hay una pobre definición del Alcance, se puede
la del cliente, pues identifica tanto los objetivos del esperar que se eleven los costos finales del Proyecto debido a los
proyecto como los entregables del mismo con los inevitables cambios que interrumpen el ritmo del Proyecto, causan
requisitos a cumplir. re-procesos o re-trabajos, aumentan los plazos del Proyecto y
disminuyen la productividad y la moral de la fuerza laboral".
Por consiguiente, la finalidad del Alcance sería:
1 Proporcionar un entendimiento común del Alcance (trabajo

a realizar) entre los distintos stakeholders del proyecto.
2 Describir los principales objetivos del proyecto.
3 Permitir al equipo del proyecto realizar una planificación más

detallada.
4 Guiar el trabajo del equipo del proyecto durante la ejecución.
5 Proporcionar la línea base para evaluar si las solicitudes de

cambio o trabajo adicional están comprendidas dentro o
fuera de los límites del Proyecto.
El Alcance del Producto

En cuanto al producto, el Alcance detallado del Proyecto también tiene que incluir el Alcance del producto:
❖ Una descripción del producto del Proyecto.

❖ Las características y el modo en que han de medirse y/o evaluarse éstas.
Tanto para definir el producto como el proyecto se realizará una recopilación de requisitos (funcionales, técnicos, de seguridad, etc.).
Por tanto, generar una definición detallada, consistirá en definir:
1. En qué consiste el proyecto.
2. Qué está involucrado para la creación del proyecto.
3. Qué se espera hacer cuando se termine el proyecto.
P R O C E S O S D E L A G E S T I Ó N D E L A LProcesos
CANCE Plan de gestión Requerimientos Definición WBS/EDT Verificación Control
Componentes de la definición del Alcance
Entradas Salidas
Entradas
Plan para la dirección del Alcance.

Acta de constitución.
Documentación del proyecto.
Factores ambientales de la empresa. ¿Cómo podemos
definir el Alcance?
Activos de la organización.
E Q U I P O D E
P R O Y E C T O
Juicio de expertos.
Análisis del producto.
Análisis de datos: un ejemplo de una técnica de análisis de datos que puede utilizarse es el análisis de alternativas,
puede usarse para evaluar formas de satisfacer las necesidades y los objetivos definidos en el acta de constitución.
Toma de decisiones: una técnica para la toma de decisiones

que puede utilizarse para este proceso incluye, entre otras, el
¿Cómo podemos
análisis de decisiones con múltiples criterios, que es una
definir el Alcance?
técnica que utiliza una matriz de decisión para proporcionar
un enfoque analítico sistemático para el establecimiento de
criterios, tales como los requisitos, el cronograma, el
presupuesto y los recursos a fin de refinar el alcance del
proyecto y del producto para el proyecto. E Q U I P O D E
P R O Y E C T O
Habilidades interpersonales.
Salidas
Enunciado del alcance del proyecto.
La definición detallada del Alcance describe los entregables del proyecto y todo
el trabajo (a alto nivel) requerido para elaborar dichos entregables.
El documento de definición detallada del Alcance proporciona la línea base para

evaluar si una propuesta de cambio está incluida dentro de los límites o ámbito
del proyecto.
El documento de definición del Alcance debe incluir:
Objetivos del proyecto . Entregables.
Descripción del alcance del producto. Criterios de aceptación del producto .
Requerimientos del proyecto. Limitaciones o Restricciones.
Límites del proyecto.

H i p ó t e s i s ❖ El equipo de proyecto debe acostumbrarse a trabajar con información parcial y con un cierto nivel de
incertidumbre. Cuando esto ocurra, el equipo deberá analizar las posibles opciones y evaluarlas en función de su
impacto hacia los objetivos del proyecto, y elegir la más adecuada. Este proceso destierra la “suposición” a favor de
la hipótesis que es una asunción documentada.
❖ Las hipótesis generalmente involucran un grado de riesgo por la situación de incertidumbre (ausencia de
información) donde se formulan. A lo largo de la vida del proyecto obtendremos más información que servirá para
apoyar la decisión tomada o para reformular las hipótesis. Como habremos documentado la hipótesis inicial, será
plausible revisar la planificación de proyecto de acuerdo con la nueva información.
Organización inicial del proyecto. Estimación de coste.
Riesgos identificados. Requerimientos de gestión de la configuración.
Hitos. Requerimientos para aprobación de cambios.
Limitaciones financieras.
Documentos actualizados como el registro de interesados, documentación de requisitos o la matriz de requisitos.

En estos documentos se registrarán los cambios que se vayan registrando a medida que el proyecto evoluciona.
Veamos en la siguiente imagen cómo se gestiona el flujo de cambios.
Es lo que obtenemos
al final del proceso
E Q U I P O D E
P R O Y E C T O
Salidas
FLUJO DE CONTROL DE CAMBIOS

Identificar la
necesidad de cambios
Cumplimentar la Remitir la solicitud Realizar un estudio

solicitud de cambios a la junta de impactos
NO
Archivo ¿Cambios aprobados? Emitir resultados del
estudio
SI
Realizar
Reflejar los cambios
seguimientos de los
en la documentación
cambios realizados
del proyecto
Crear WBS/EDT
La EDT es la estructura de desglose de trabajo y consiste en subdividir los entregables del
proyecto en componentes más pequeños y manejables.
La EDT es una forma de organizar y definir el Alcance detallado del Proyecto a través de una lista
de tareas o un diagrama de árbol (gráfico), se cataloga de forma jerárquica, lógica y organizada.
¿Cómo la EDT define al Alcance? Al ser el resultado de una descomposición jerárquica del
trabajo que hay que realizar para lograr los objetivos del Proyecto, según se vaya realizando
de forma ordenada esta descomposición se obtendrán los distintos paquetes de trabajo que
hay que realizar para obtener los entregables. La desarrollará el Jefe del Proyecto junto con el
equipo de Proyecto.
Cualquier trabajo que no esté definido en la EDT se considera fuera del Alcance del proyecto.
La EDT puede tener 2 formatos
2 Como esquema o lista jerárquica

 PROYECTO 200606
❖ ACTIVIDAD A
o Actividad I
o Actividad C
➢ Actividad D
➢ Actividad F
❖ GESTIÓN DEL PROYECTO
❖ ACTIVIDAD B
❖ ACTIVIDAD H
o Actividad G
o Actividad E
La EDT puede tener 2 formatos

1 Como diagrama de árbol (gráfica) X
2 Como esquema o lista jerárquica
PROYECTO
 PROYECTO 200606
❖ ACTIVIDAD A
GESTIÓN DEL
o A c t i v i d a dA CI T I V I D A D A ACTIVIDAD B ACTIVIDAD H
PROYECTO
o Actividad C
➢ Actividad D ACTIVIDAD G
ACTIVIDAD I ACTIVIDAD C
➢ Actividad F
❖ GESTIÓN DEL PROYECTO
ACTIVIDAD E
❖ ACTIVIDAD B ACTIVIDAD D
❖ ACTIVIDAD H
o Actividad G ACTIVIDAD F
o Actividad E
La EDT se considera el documento más importante para el Jefe del Proyecto pues recoge el trabajo
que hay que realizar y los entregables internos necesarios para producir los principales entregables
identificados en el enunciado del alcance.
Características principales de la EDT

1 2 3 4 5
Cada nivel
Su nivel más bajo son
descendente
los paquetes de
representa una Cada elemento está
trabajo (no son las Debe de tener el nivel
definición cada vez separado y se
Está orientado al actividades). Estos de detalle suficiente
más detallada del diferencia de otro
entregable. paquetes de trabajo para una gestión
trabajo del Proyecto, o cualquiera por un
serán asignados a una eficaz.
sea, representa un Código.
organización única
nivel de detalle mayor
responsable.
de ese elemento.
Finalidad de la EDT
1 Delimita el trabajo: organiza y define el alcance total del Proyecto. Lo que no esté en la EDT no está en el Alcance.
Útil para gestionar cualquier Proyecto: subdivide los elementos y componentes de trabajo en unidades
2 menores más manejables: la gestión de componentes pequeños es mucho más sencillo que la de uno grande.
3 Los expertos son lo que hablan: lo desarrolla el Jefe de Proyecto con el equipo de Proyecto.
4 Mejora la precisión en las estimaciones: de recursos, tiempos y costes.
5 Comunica: permite ver el trabajo necesario de realizar tanto a nosotros como a los implicados.
6 Clarifica las responsabilidades: facilita la asignación de quién hace qué.
7 Confianza: aumentará si el equipo de Proyecto ve que el trabajo está estructurado, es definible y es posible de hacer.
8 Proporciona una base común: para el Alcance, Tiempo, Coste, Calidad,

Comunicaciones, Distribución de la responsabilidad y el Riesgo del Proyecto.
9 Mayor control: define la línea base del Alcance y podremos medir el rendimiento del Proyecto.
10 Riesgos: facilita la identificación de los factores de riesgo.
El Jefe de Proyecto y los Directores Funcionales

Veamos ahora cómo el Director del
Proyecto y los responsables de los grupos PUNTO DE VISTA DE LA
funcionales interactúan en el proyecto. DIRECCIÓN DE PROYECTOS
LA COMPAÑÍA
LA ESTRUCTURA DE LA PROGRAMAS
ORGANIZACIÓN PROYECTOS
FUNCIONAL
VISTA DEL
PUNTO DE
DIRECTOR
El Director de Proyectos debe asegurar que los Directores Funcionales conocen el proyecto
y sus objetivos y tienen los recursos entrenados para llevar a cabo su ejecución.
Con la EDT/WBS y la OBS (organigrama de la empresa) podremos construir la RAM.

La RAM es una matriz que relaciona las personas involucradas en el proyecto con el trabajo que deberán
realizar en el mismo.
EL JEFE DE PROYECTO ESTABLECE:
WBS QUE
(alcance/scope)
DEFINICIÓN Y ORGANIZACIÓN CUANDO
(secuencia)
DEL PROYECTO POR
(dependencias)
EL DIRECTOR FUNCIONAL
ESTABLECE:
COMO
(equipamiento y métodos)
QUIEN
(tipo y nivel de experiencia)
DONDE
RAM
(localización, departamento) OBS
Las siglas corresponden a entregables y representan:
1 2 3
Abreviatura de
Abreviatura de Work
Organization Breakdown
Breakdown Structure o Responsibility
Structure es el
EDT, es la Assignation Matrix es la
WBS
descomposición del
O B de
organigrama S la matriz de
RAM
Compañía.y controlables
alcance del proyecto en responsabilidades.
en la complejidad del
actividades.
Proyecto.
El Director de Proyecto unirá estas dos estructuras de descomposición, WBS y OBS, y creará la RAM o
matriz de asignación de responsabilidades de forma que, todas y cada una de las actividades, tendrán un
responsable de un grupo funcional quién será el responsable de hacer las estimaciones de tiempo y
coste, así como decir cómo se ejecutará la actividad en cuestión.
De todas maneras, y para dejarlo claro y dicho de forma explícita, el responsable del
proyecto es… el Director del Proyecto.
Las siglas corresponden a entregables y representan:
1 2 3
Abreviatura de
Abreviatura de Work
Organization Breakdown
Breakdown Structure o Responsibility
Structure es el
EDT, es la Assignation Matrix es la
organigrama de la
descomposición del matriz de
Compañía.y controlables
alcance del proyecto en responsabilidades.
en la complejidad del
actividades.
Proyecto.
El Director de Proyecto unirá estas dos estructuras de descomposición, WBS y OBS, y creará la RAM o
matriz de asignación de responsabilidades de forma que, todas y cada una de las actividades, tendrán un
responsable de un grupo funcional quién será el responsable de hacer las estimaciones de tiempo y
coste, así como decir cómo se ejecutará la actividad en cuestión.
De todas maneras, y para dejarlo claro y dicho de forma explícita, el responsable del
proyecto es… el Director del Proyecto.
P R O C E S O S D E L A G E S T I Ó N D E L A LProcesos
CANCE Plan de gestión Requerimientos Definición WBS/EDT Verificación Control
Componentes de la definición del Alcance
Entradas Salidas
Entradas
Plan de gestión del Alcance.

Enunciado del Alcance.
Documentación de requisitos.
Factores ambientales y activos de la organización. ¿Cómo podemos
elaborar la EDT?
E Q U I P O D E
P R O Y E C T O
Descomposición: esta técnica permite subdividir los entregables del proyecto en elementos más pequeños y manejables
hasta que se llegue al nivel de paquete de trabajo. Esta técnica se conoce con el nombre de planificación progresiva (rolling
wave planning.) La descomposición del trabajo total a realizar en el proyecto conlleva generalmente las siguientes actividades:
Identificación de entregables.
Estructurar y organizar el WBS.
Descomponer los elementos de más alto nivel ¿Cómo podemos

en componentes más detallados. elaborar la EDT?
Asignar códigos identificativos a cada componente del WBS.
Verificar que el grado de descomposición alcanzado es

E Q U I P O D E
necesario y suficiente. P R O Y E C T O
Juicio de expertos.
Salidas
Línea base del alcance que incluye: Enunciado del alcance del proyecto. EDT.
Diccionario de la EDT: es un documento complementario del EDT. Dicho documento contiene una descripción detallada
de los componentes del EDT.
Para cada elemento del EDT, el Diccionario incluirá, como mínimo, la siguiente información:
Código Requerimientos de calidad

Descripción del trabajo Referencias técnicas para facilitar
la ejecución del trabajo
Organización o departamento
responsable
Actividades del cronograma asociadas
Hitos asociados Recursos requeridos
Información contractual Coste estimado

El diccionario del EDT se puede usar como parte de un Sistema de Autorización de Trabajos para informar al miembro del equipo
que vaya a realizar el trabajo cuando va a comenzar su paquete de trabajo.
Documentos actualizados del proyecto.

Registro de supuestos: es actualizado con supuestos o restricciones Es lo que obtenemos
adicionales que fueron identificados durante el proceso de crear la EDT. al final del proceso
Documentación de requisitos: puede ser actualizada para incluir los

cambios aprobados resultantes del proceso de crear la EDT. E Q U I P O D E
P R O Y E C T O
Salidas
Verificación del Alcance

Es el proceso de formalización de la aceptación, por parte del cliente o patrocinador, de los entregables
terminados del proyecto.
Verificar el Alcance consiste en compararlo con:
Plan de proyecto
Definición detallada del alcance.
WBS.
Diccionario del WBS.
Y después de dicha verificación, reunirse con el cliente para obtener la aceptación formal.
El proceso de verificación del Alcance difiere del proceso de control de calidad en que el
primero está relacionado fundamentalmente con la aceptación formal de los entregables,
mientras que el segundo está relacionado con alcanzar los requerimientos de calidad
especificados para los entregables.
El proceso de control de calidad se suele ejecutar antes que el de verificación del Alcance.
Componentes de la verificación del Alcance
Entradas Salidas
Entradas
Plan de gestión del alcance y línea base del Alcance.

Plan de gestión de los requisitos.
Matriz de trazabilidad de requisitos.
Registro de lecciones aprendidas. ¿Cómo podemos realizar
la verificación del alcance?
Informes de calidad.
Documentación de requisitos.
Entregables verificados. E Q U I P O D E
P R O Y E C T O
Datos del rendimiento del trabajo.
Inspección: incluye actividades como medir, examinar y verificar, para determinar si el trabajo y los entregables
alcanzan los requerimientos y los criterios de aceptación del producto.
Toma de decisiones: un ejemplo de toma de decisiones puede ser la votación.
¿Cómo podemos realizar la

verificación del alcance?
E Q U I P O D E
P R O Y E C T O
Salidas
Entregables aceptados: para aquellos entregables que no han sido aceptados durante el proceso de verificación se
documenta la causa razón de la no aceptación.
Solicitudes de cambio.
Es lo que obtenemos al
Información del rendimiento del trabajo. final del proceso
Documentos actualizados del proyecto.
E Q U I P O D E
P R O Y E C T O
Controlar el Alcance
El control del Alcance es el proceso por el cual se realiza un seguimiento del estado del
proyecto y gestionar los cambios de la línea base del proyecto.
La ejecución del proceso asegura que todos los cambios

propuestos y las acciones correctivas recomendadas serán
procesados a través de un proceso específico de control
integrado de cambios.
Hay que huir de los cambios incontrolados del Alcance.
Componentes del control del Alcance
Entradas Salidas
Entradas
Plan para la gestión del Alcance.

Plan de gestión de los requisitos.
Plan de gestión de cambios.
Plan de gestión de la configuración.
Línea base del Alcance. ¿Cómo podemos realizar
el control del Alcance?
Línea base para la medición del rendimiento.
Registro de lecciones aprendidas.
Documentación de requisitos. E Q U I P O D E
Matriz de trazabilidad de requisitos. P R O Y E C T O
Datos del rendimiento del trabajo.

Activos de los procesos de la organización.
Análisis de variación: es una técnica para determinar la

causa y el grado de diferencia entre la línea base y el
rendimiento del trabajo real; con estos datos se puede decidir
si las acciones correctivas o preventivas son necesarias. ¿Cómo podemos realizar
el control del Alcance?
Análisis de tendencias: examina el rendimiento del
proyecto a lo largo del tiempo para determinar si está
mejorando o si se está deteriorando. E Q U I P O D E
P R O Y E C T O
Salidas
Información del rendimiento del trabajo: información correlacionada y contextualizada sobre cómo el Alcance
del proyecto se está realizando en comparación con la línea base del Alcance.
Solicitudes de cambio.
Es lo que obtenemos al
Actualizaciones de la línea base del Alcance. final del proceso
Otros documentos actualizados del proyecto como la matriz de
trazabilidad de requisitos y la documentación de requisitos.
E Q U I P O D E
Actualización de los activos de la organización. P R O Y E C T O
4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6
DESCRIBIR LA FASE DE INICIO Y

PLANIFICACIÓN PARA PODER
APLICAR Y EFECTUAR EL
PROYECTO ADECUADAMENTE.
DESCRIBIR LA FASE DE INICIO Y PLANIFICACIÓN PARA PODER APLICAR Y EFECTUAR EL PROYECTO
ADECUADAMENTE
Etapas del Inicio

Durante el momento de la decisión de iniciar un proyecto se pasará por las siguientes etapas:
Evaluar las alternativas, Puesta en marcha

Búsqueda de comparándolas y conociendo el
Fijar las causas del de la alternativa
Identificar el alternativas impacto de la implantación de Elección de la
seleccionada.
problema y definir inicio del proyecto cada una de ellas. mejor alternativa.
sus características. y evaluarlas.
ADECUADAMENTE
Un vago análisis y definición en este momento puede confundir al equipo de ejecución sobre lo qué realmente es el proyecto iniciado
e impedir su alineamiento tanto con los propios objetivos del proyecto como con los de la organización.
IDENTIFICAR FIJAR CAUSAS BUSCAR EVALUAR LAS ELECCIÓN DE PUESTA EN

EL PROBLEMA DEL PROBLEMA ALTERNATIVAS ALTERNATIVAS LA MEJOR PRÁCTICA
ALTERNATIVA
¿PARA QUÉ? ¿CONDICIONES? ¿QUÉ? ¿CÓMO?

OBJETIVOS SOLUCIONES LA SOLUCIÓN ALCANCE
NECESIDADES REQUISITOS PRELIMINAR
ALTO NIVEL TÉCNICAS TÉCNICA
ANALIZAR ANALIZAR DEFINIR SELECCIONAR CREAR
Fijar requisitos y objetivos Analizar Seleccionar

a partir de las necesidades distintas la mejor
soluciones solución
conceptuales
ADECUADAMENTE
Los objetivos del proyecto

De este modo:
1 Se fijan los objetivos y los requisitos a alto nivel a partir de

las necesidades.
2 Se evalúan las distintas soluciones teniendo en cuenta los

objetivos y requisitos de todos los interesados en el
proyecto involucrados.
3 Se selecciona la mejor opción balanceando los objetivos,

las limitaciones de coste, calidad y plazos.
ADECUADAMENTE
Los objetivos del proyecto deben cumplir una serie de requisitos, estos requisitos deben ser específicos,
medibles, asignables, realistas y relacionados con el tiempo
S pecific M easurable A assignable R ealist T ime-related
Específico Medible Asignable Realista Relacionado con el tiempo
Definición de proyecto Control Asignación de responsabilidad Presupuestos y recursos
ADECUADAMENTE
Al final tendremos:
1 Definidas las necesidades del cliente y del resto de los

stakeholders.
2 Definidos los requisitos del cliente y del resto de

stakeholders.
3 La descripción de la alternativa seleccionada una vez

evaluadas las soluciones propuestas.
4 La autorización de continuar con el proyecto y comenzar

con su planificación.
D E S C R I B I R L A F A S E D E I N I C I O Y P L A N I F I C A C I Ó N P A R A P O D E R A P L I C A R Y E F E C T U A RAlcance
E L P del
R OProyecto
YECTO
ADECUADAMENTE
Será en el Acta de Constitución donde aparezca reflejada toda esta información junto con los requisitos claves
del proyecto, sus restricciones y otros datos relevantes del proyecto que se inicia.
Los límites del proyecto se definirán como los puntos en el tiempo de inicio y de fin que se han autorizado para el inicio y la
finalización de un proyecto.
En el inicio de la gestión de proyectos se deberá tener clara la respuesta a una serie de preguntas como:
¿Por qué se inicia un proyecto y cuál es su objetivo?
¿Qué producto o servicio se va a realizar?
¿Cuándo se deberá entregar?
¿Qué calidad será necesaria para su realización y entrega?
¿Cuál es el coste asociado al mismo?
Por todo lo que se ha visto hasta el momento podemos concluir con que los
procesos que se llevarán a cabo en el inicio del proyecto serán: desarrollar el
Acta de Constitución e Identificar a los interesados en el proyecto.
4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6
DESARROLLAR EL ACTA DE
CONSTITUCIÓN DE UNA EMPRESA
DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCIÓN DE UNA EMPRESA
Desarrollo del Acta de Constitución de un proyecto

El Acta de Constitución es el documento que autoriza formalmente la existencia de un
proyecto y es en ella donde se le da autoridad formal al director de proyecto para aplicar
los recursos de la organización a las actividades del proyecto.
Cuando se da inicio a un proyecto, es necesario definir qué es lo que se espera lograr y cuál será el alcance
para lograrlo. Cada proyecto emprendido se inicia con una idea, una visión u oportunidad de negocio, que
representa el punto de partida y debe estar alineado con los objetivos de negocio de la organización.
El acta de constitución del proyecto es el documento en el cual se documenta ese punto de partida, la
relación entre estrategia organizacional y el alcance del proyecto, así como la relación de colaboración
que existirá entre el cliente o solicitante del proyecto y la organización ejecutora del mismo.
Es un componente de suma importancia en las fases de inicio y planificación y se toma de referencia en toda la
vida del proyecto.
Para desarrollar el Acta de Constitución del proyecto, el equipo de gestión contará con los siguientes elementos:
Entradas Salidas
Entradas
Declaración del trabajo del proyecto: es una descripción de los productos, servicios o resultados que se
conseguirán con el proyecto, indicando las necesidades de negocio, producto o requerimientos del servicio. Las
referencias que se harán constar en esta declaración del trabajo del proyecto son las necesidades de negocio,
descripción del alcance del proyecto y el plan estratégico de la organización.
Contrato: se definirán las intenciones iniciales de un proyecto.
Factores ambientales de la empresa y activos de la organización.
Plan de negocio: determinar si el proyecto vale o no la inversión requerida (análisis coste-beneficio).El plan de
negocio se crea como resultado de:
Demanda del mercado Avance tecnológico Impacto medioambiental
Necesidad de la organización Requisito legal Necesidad social
Solicitud del cliente
Mientras, los medios, buenas prácticas o herramientas que el equipo tiene a su disposición para desarrollar el Acta de
Constitución del proyecto, son los siguientes elementos:
Juicios de expertos Entrevistas
Tormenta de ideas Habilidades interpersonales y de equipo
Grupos focales Reuniones
Salidas
Y los entregables o resultados de esta fase inicial del proyecto son los siguientes elementos:
Acta de Constitución del proyecto: documenta las necesidades comerciales, el conocimiento actual de las
necesidades del cliente y el nuevo producto, resultado o servicio que el proyecto debe proporcionar.
A continuación se presenta un esquema de los ítems necesarios que deberán aparecer en el Acta de Constitución:
Título del proyecto Finalidad o justificación Stakeholders

del proyecto
Descripción breve del proyecto Jefe de Proyecto
Oportunidades de negocio
Necesidades y expectativas Firmado, aprobado
Restricciones de la organización,
Requisitos ambientales y externas
Presupuesto resumido
Acta de Constitución del proyecto: documenta las necesidades comerciales, el conocimiento actual de las necesidades
del cliente y el nuevo producto, resultado o servicio que el proyecto debe proporcionar.
Registro de supuestos: las restricciones y los supuestos estratégicos y operativos de alto nivel normalmente se
identifican en el caso de negocio antes de que el proyecto se inicie y se reflejan luego en el acta de constitución del
proyecto. Los supuestos sobre actividades y tareas de menor nivel se generan a lo largo del proyecto, tal como definir las
especificaciones técnicas, las estimaciones, el cronograma, los riegos…El registro de supuestos se utiliza para registrar
todos los supuestos y restricciones a lo largo del ciclo de vida del proyecto
Salidas
❖ Juicio de expertos
❖ Declaración del trabajo del
❖ Tormenta de ideas
proyecto
❖ Grupos focales ❖ Acta de Constitución del
❖ Plan de negocio
Proyecto
❖ Entrevistas
❖ Contratos
❖ Registro de supuestos
❖ Habilidades interpersonales
❖ Factores ambientales y
y de equipo
activos de la organización
❖ Reuniones
Es lo que obtenemos
¿Cómo podemos elaborar al final del proceso
el acta de constitución?
E Q U I P O D E E Q U I P O D E
P R O Y E C T O P R O Y E C T O
En el Acta de constitución se perfila todo el proyecto:
NUESTRA Petición OBJETIVO Expectativas

INICIAL DEL EL CLIENTE
ORGANIZACIÓN
PROYECTO
NECESIDADES
ESTRATEGIA NEGOCIACIÓN
CAPACIDAD
COSTE/BENEFICIO
OBJETIVO
NORMAS/ FINAL DEL
REGLAMENTOS PROYECTO COSTE/
ACUERDO BENEFICIO
CONTRATO
GESTIÓN DE
RIESGOS
OBJETIVOS PETICIONES
ADICIONALES ADICIONALES
DEL PROYECTO
STAKEHOLDERS
ÉXITO
4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6
EJERCICIOS PRÁCTICOS ON-LINE
EJERCICIOS PRÁCTICOS ON-LINE
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4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6
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Inicio y Planificación Del Proyecto. Alcance

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ÍNDICE

4.1 4.2 4.3 4.4

Introducción La fase de inicio La gestión Describir la fase de inicio

El Alcance del proyecto

Definir el Alcance del Proyecto es similar a realizar una segunda acta de

El objetivo de definir el La metodología que El Control del Alcance

El objetivo es definir los límites,

La gestión del Alcance del proyecto

La Declaración del Alcance del Proyecto detallada y aprobada y,

La Línea Base del Alcance del Proyecto

La Línea Base del Alcance del Proyecto

La EDT, Estructura de Desglose

El alcance y los recursos financieros iniciales asignados

La planificación del proyecto es de especial

Desarrollar el plan de gestión del proyecto Estimar los costes

Planificar la gestión del alcance Determinar el presupuesto

Recopilar requisitos Planificar la gestión de riesgos

Definir el alcance Identificar riesgos

Estimar recursos Planificar la gestión de los stakeholders

Estimar duración de actividades Desarrollar plan de RR.HH

Desarrollar el cronograma Planificar comunicaciones

Planificar la gestión de coste Planificar adquisiciones

LA GESTIÓN DEL ALCANCE

7 ITEM Procesos Plan de gestión Requerimientos Definición WBS/EDT Verificación Control

En el contexto del proyecto la Alcance del proyecto Alcance del producto

Desde el punto de vista del PMI®, el proyecto será un éxito y habrá

Procesos de la gestión del alcance del proyecto

Plan de Gestión del Alcance

Traducir las necesidades y expectativas del cliente y del

Asegurarse de que el personal trabaja dentro del ámbito del

Asegurarse de que las actividades llevadas a cabo dentro del

Componentes de la Planificación de la Gestión del Alcance

Acta de constitución del proyecto

Plan para la dirección del proyecto.

Factores ambientales de la empresa.

Activos de los procesos de organización.

Preparación de una definición del alcance del proyecto detallado.

Especificación de cómo se realizará la

Plan de gestión de los requisitos

Es muy importante que dediquemos todo el tiempo necesario parar realizar

Veamos un vídeo sobre Energía

<iframe width="560" height="315"

Componentes de la recopilación de los requisitos del proyecto

Acta del proyecto.

Plan para la dirección del proyecto.

Documentos del proyecto.

Factores ambientales de la empresa activos de los procesos de la organización.

Unanimidad Mayoría Pluralidad Dictadura

Habilidades interpersonales y de equipo.

Prototipos: obtener información temprana de los requisitos del proyecto.

Hay dos características principales del alcance:

Por consiguiente, la finalidad del Alcance sería:

1 Proporcionar un entendimiento común del Alcance (trabajo

2 Describir los principales objetivos del proyecto.

3 Permitir al equipo del proyecto realizar una planificación más

4 Guiar el trabajo del equipo del proyecto durante la ejecución.

5 Proporcionar la línea base para evaluar si las solicitudes de

El Alcance del Producto

❖ Una descripción del producto del Proyecto.