Taller 2. Memorando de Planeación

AUDITORIA APLICADA
TALLER: No 2
TEMA: MEMORANDO DE PLANEACIÓN
DOCENTE: Raúl Enrique Soler Castellanos
ESTUDIANTES: ___________________________________________________________
PROYECTOS LTDA
Objeto social
PROYECTOS LTDA es una sociedad cuyo objeto social es el desarrollo de labores de

diseño, construcción y asesoría de proyectos en el área eléctrica, electromecánica,
civil, comunicaciones, instrumentación y automatización. Presta sus servicios a
entidades y empresas del sector privado y público.
Fue inscrita en Cámara de Comercio de Bogotá D.C., el 15 de abril de 1997, a través

de la matricula No 00754798 de la misma fecha. Constituida mediante escritura pública
No 975 en la notaria 15 de Bogotá del 12 de abril de 1997.
Dentro de su visión esta consolidarse entre las 10 mejores empresas a nivel nacional
dentro de los servicios que desempeña
Está constituida por 3 socios con los siguientes aportes:
Socio 1. Mario Navas $ 592.500.000. Gerente

Socio 2. Ruben Mayorga $ 395.000.000. Director de Proyectos
Socio 3. Miguel Tovar $ 592.500.000. Director de Compras y logística
Reseña Histórica
Fue fundada el 21 de marzo de 1997, contando con 27 años de experiencia. Está

ubicada en la Carrera 75 No 19-38 en la ciudad de Bogotá. Cuenta con una planta
física adecuada para una labor administrativa, y una bodega ubicada en la zona
industrial de Bogotá.
Su estructura está conformada por una junta de socios, el gerente de la compañía y

dos socios técnicos, un Revisor fiscal, un Asesor tributario, una Asesora Jurídica. Para
cada proyecto cuenta con un director encargado que esta supervisado directamente
por uno de los socios. Además, está integrado por los Departamentos de: Contabilidad,
Cartera, Tesorería, Área Comercial y Talento Humano.
Posee certificaciones ISO desde 2019 hasta la fecha. A través del sistema de calidad,
ambiente, seguridad y salud ocupacional (SGA), se fija un reglamento de prevención
de enfermedades y accidentes de trabajo, para ello tienen una política de prevención
de alcoholismo, tabaquismo, y sustancias psicoactivas. Dentro de ella se prohíbe el
uso de alcohol, tabaco y medicamentos no permitidos en lugares de trabajo incluidos
vehículos, e informar el uso de medicamentos que afectan su desempeño laboral.
El representante de SGA para el cumplimiento de políticas ambientales y de seguridad

y salud ocupacional le corresponde a uno de los socios el Ing. Rubén Mayorga director
general de Proyectos. El SGA funciona bajo el esquema PHVA (Planear, Hacer,
Verificar y Actuar)
1
TENDENCIAS DEL NEGOCIO Y CIRCUNSTANCIAS ECONOMICAS
Tendencias del negocio
La compañía PROYECTOS LTDA tiene dificultades serias con el pago a proveedores

porque carece de liquidez, la cual se ha venido disminuyendo desde el año 2020
aproximadamente, esta situación repercute en la imagen corporativa de la firma para
efecto de adquirir nuevos contratos representativos que generen salud financiera a la
misma, tanto a corto como a largo plazo. Existen inconvenientes en el manejo de
inventario en la bodega central y las sedes del proyecto, y no existe seguimiento
adecuado a las herramientas y equipos, que deben regresar a la bodega central en la
medida que concluya cada uno de los proyectos.
Circunstancias Económicas:
Compras de materiales, equipos e insumos:
No existe un comité de compras en la organización, las compras son realizadas por

uno de los socios de la compañía en Bogotá, en los proyectos están cargo del director
de proyectos, también intervienen el administrador o almacenista de cada uno de los
proyectos
Funcionarios autorizados:
Los funcionarios autorizados para las compras de bienes o servicios son: El director de
compras y logística en Bogotá. En los proyectos el director de proyecto, y son avaladas
por el director general o coordinador de proyectos, aunque no está escrito en el
procedimiento de la empresa. En algunos casos, las compras las pueden realizar
subordinados a los mencionados mediante la modalidad de legalización de gastos.
Para la compra de equipos y vehículos se realiza reunión de los socios para la toma de
decisión al respecto.
Políticas de compras:
Utilizan crédito a 30, 60, y 90 días. La compañía trabaja el menor precio de compra, de
tal forma que favorezca el ahorro de recursos.
Los materiales, equipos y herramientas son adquiridos siempre y cuando estén

debidamente certificados, lo mismo ocurre para las órdenes de prestación de servicios.
En el caso de compras tales como elementos requeridos por el cliente o proveedores
específicos, se siguen los mismos procedimientos tratando de mejorar las condiciones
comerciales.
Gestión de compras:
Inicia con una requisición, que es aprobada por parte del director general o coordinador
de proyectos, posteriormente se realiza la verificación en el stock de la bodega, y en
caso de no existir se procede a solicitar cotizaciones o revisar valores de referencia
para compra por parte del profesional de compras, con aprobación del director de
compras y logística en Bogotá. Para las compras en proyectos se sigue un proceso
similar donde intervienen: el almacenista y/o administrador quienes de igual forma
elaboran la requisición para que se a aprobada por el director de Proyecto, y
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dependiendo del tipo de compra (local o en Bogotá) hacer la gestión respectiva. En
caso de realizar la gestión de compra en otra ciudad, estas órdenes de servicio y
compra deben ser aprobadas por el director de proyecto.
Durante el año 2020 adquirieron el programa SAF (sistema administrativo y financiero)

para lograr una mejor eficiencia en el manejo de la información, e incorporar
gradualmente las normas internacionales de información financiera, situación que
genero traumatismos por el impacto en el desarrollo de las operaciones en la
compañía.
Procedimiento para los pagos
Se realiza la verificación de la factura con los soportes (remisión del proveedor, acta de
prestación del servicio, la entrada al SAF en caso de compra de material, equipo o
herramienta), una vez revisada es remitida a contabilidad para realizar la causación
respectiva, donde se hacen los descuentos de ley, de allí es entregada a tesorería
mediante un formato de entrega, luego se hace la programación de pagos de acuerdo
a la disponibilidad del recurso económico con el visto bueno de la gerencia.
Tesorería verifica que la factura o documento soporte electrónico emitido por el

proveedor no haya tenido anticipos mayores al valor total a cancelar, y así proceder a
realizar el pago del saldo final. Para generar mayor confiablidad en el manejo de los
recursos financieros, se asignó como tesorera a la esposa de uno de los socios (el
director de compras y logística).
Los pagos a proveedores son autorizados por la gerencia y el director de compras y

logística.
Teniendo en cuenta que la empresa ha tenido inconvenientes de liquidez, ha tratado de

realizar consorcios o uniones temporales con otras entidades para lograr participar en
licitaciones públicas, de tal manera que genere ingresos y trabajo para los funcionarios
de la empresa.
Principales clientes
La compañía cuenta con clientes importantes ubicados en los siguientes campos:
- Industria del petróleo y gas, empresas de telecomunicaciones, entidades

comerciales, entidades financieras, empresas del sector eléctrico, entidades
estatales, entidades del sector salud, entidades de servicios públicos, siderúrgicas,
cementeras, entre otras.
Principales proveedores
 Central equipos SAS

 Dotaciones del Caribe
 Deposito Diamante Ltda.
 RH Arquitectura SAS
 Cementos Santillana S.A
3
Políticas y prácticas contables
La Compañía utiliza entre otros, las siguientes políticas y prácticas contables:
 Aplica políticas contables con base a las NIIF

 Utiliza el sistema de inventario permanente para el manejo de sus existencias.
 Emplea el método de depreciación en línea recta de acuerdo con el número de
años de vida útil estimada de los activos.
 Para las valorizaciones estas corresponden a la diferencia entre el valor neto en
libros y el avalúo técnico de las propiedades planta y equipo de las
construcciones, edificaciones y maquinaria y equipo.
 La provisión del impuesto de renta se determina con base en la renta líquida del
ejercicio.
 Las obligaciones laborales son ajustadas al cierre del ejercicio con base en lo
dispuesto en las normas legales vigentes, y reflejan el valor que la compañía
adeuda a sus empleados.
 Se está manejando para el control de la información el programa SAF y uno
alterno de nómina.
Para el control de los inventarios en contabilidad se archivan los inventarios anuales

realizados en almacén central, y se realiza la participación en ellos a través de
muestreo generando ajustes si existen diferencias. Mediante el sistema de información
SAF se pueden consultar los últimos inventarios mensuales realizados en bodega
central.
Se han encontrado deficiencias en el manejo de los inventarios, especialmente los

elementos devolutivos de cada uno de los proyectos, los cuales llegan incompletos, en
mal estado y los almacenistas no llevan un record preciso de dichas existencias,
generando inconsistencias en la determinación de las cantidades y el valor
correspondiente.
El director de Compras y logística se ha ausentado varias veces de la empresa

justificando la visita a la bodega central, y no entrega informes claros a los demás
socios sobre el manejo de los inventarios, lo que ha suscitado la contratación de una
auditoria externa para determinar el manejo de las existencias.
Áreas significativas
La empresa cuenta con el siguiente mapa de procesos:
Proceso de la Gerencia: Desarrollando actividades de tipo comercial

Proceso de Ejecución: Desarrollando el proceso de ejecución de proyectos
Procesos de Apoyo: Conformados con los procesos de Recursos Humanos,
Compras y Logística, y Administrativo y financiero
El área comercial también se constituye en área significativa, porque con base en ella
se generan los ingresos principales del negocio.
El área de compras e inventarios donde se adquieren y almacenan los materiales,

equipos y herramientas necesarias para ejecutar los proyectos.
4
De acuerdo con información entregada por la empresa se encuentran documentados
los procesos gerenciales, de mercadeo, ejecución de proyectos, recurso económico,
recurso humano, logística, y SCA.
El personal de trabajo es el siguiente.
Por parte del cliente: El interlocutor que en este caso es el Sr Mario Navas. Gerente
general
Por parte de la Auditoría: el equipo auditor
Dr. Diego García

Dr. Ángel Medina
Asistente. Manuel Romero.
Objetivo de la auditoria
Llevar a cabo la auditoria de los estados financieros del cliente por al año 2023
Honorarios
Por estos servicios como Auditores Externos de PROYECTOS LTDA, esta pagará
honorarios de $ 65.000.000 más IVA del 19%, cancelando un anticipo del 40% y el saldo
contra entrega al informe final
Cuando el personal de Auditoría Externa tenga que desplazarse a ciudades diferentes de

Bogotá, por motivos de cumplimiento de sus funciones, los gastos de viaje –tiquetes,
hoteles, alimentación y otros menores- estarán a cargo de la Compañía PROYECTOS
LTDA
Informes
La auditoría entregara tres (3) informes de su trabajo así:
 Primer Informe: Informe preliminar sobre asuntos de planeación del trabajo

 Segundo informe. Carta de recomendación sobre el manejo del control interno.
 Tercer Informe. Informe final con la opinión sobre la razonabilidad de los estados
financieros.
Metodología de trabajo:
 Evaluar las medidas de protección y uso eficiente de las cuentas del disponible e
inversiones;
 Evaluación de riesgos, medidas de protección y uso eficiente de los recursos con el

fin de verificar la efectividad y su manejo adecuado.
 Estudio y evaluación de la efectividad del sistema de control interno, teniendo en

cuenta los objetivos del control interno contable y el administrativo.
 Evaluar la utilización adecuada y custodia de los activos de propiedad de la

empresa;
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 Realización de tomas físicas selectivas a materiales y suministros en las bodegas
y/o centros de costos donde se estén ejecutando los diferentes proyectos, con el
apoyo decidido del personal del cliente
 Verificación de la estructura y manejo del Plan de Cuentas de la compañía,

atendiendo las disposiciones vigentes.
 Análisis selectivo de los Estados financieros y sus elementos con sus

correspondientes notas;
 Manejo de libros de contabilidad, de acuerdo con las Normas Internacionales de

Información Financiera- NIIF y las instrucciones de la Superintendencia de
Sociedades;
Plazo:
El trabajo se llevará a cabo en un periodo de tres (3) meses a partir de la firma del
contrato, que se estima el 2 de enero de 2024, con inicio el 5 de enero del mismo año
según las necesidades del cliente, y condicionado a los riesgos que se observen en la
auditoria.
ACTIVIDAD.
Como profesionales de la Contaduría Pública ustedes deberán en cada grupo de
trabajo:
1. Diseñar el memorando de planeación para esta de acuerdo al modelo

socializado en clase
2. Entregar el resultado a través e la plataforma TEAMS
3. Tiempo establecido: Noventa (90) minutos
ÉXITOS

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PROYECTOS LTDA es una sociedad cuyo objeto social es el desarrollo de labores de

Fue inscrita en Cámara de Comercio de Bogotá D.C., el 15 de abril de 1997, a través

Está constituida por 3 socios con los siguientes aportes:

Socio 1. Mario Navas $ 592.500.000. Gerente

Fue fundada el 21 de marzo de 1997, contando con 27 años de experiencia. Está

Su estructura está conformada por una junta de socios, el gerente de la compañía y

El representante de SGA para el cumplimiento de políticas ambientales y de seguridad

Tendencias del negocio

La compañía PROYECTOS LTDA tiene dificultades serias con el pago a proveedores

Compras de materiales, equipos e insumos:

No existe un comité de compras en la organización, las compras son realizadas por

Los materiales, equipos y herramientas son adquiridos siempre y cuando estén

Durante el año 2020 adquirieron el programa SAF (sistema administrativo y financiero)

Procedimiento para los pagos

Tesorería verifica que la factura o documento soporte electrónico emitido por el

Los pagos a proveedores son autorizados por la gerencia y el director de compras y

Teniendo en cuenta que la empresa ha tenido inconvenientes de liquidez, ha tratado de

La compañía cuenta con clientes importantes ubicados en los siguientes campos:

- Industria del petróleo y gas, empresas de telecomunicaciones, entidades

 Central equipos SAS

La Compañía utiliza entre otros, las siguientes políticas y prácticas contables:

 Aplica políticas contables con base a las NIIF

Para el control de los inventarios en contabilidad se archivan los inventarios anuales

Se han encontrado deficiencias en el manejo de los inventarios, especialmente los

El director de Compras y logística se ha ausentado varias veces de la empresa

La empresa cuenta con el siguiente mapa de procesos:

Proceso de la Gerencia: Desarrollando actividades de tipo comercial

El área de compras e inventarios donde se adquieren y almacenan los materiales,

El personal de trabajo es el siguiente.

Por parte de la Auditoría: el equipo auditor

Dr. Diego García

Cuando el personal de Auditoría Externa tenga que desplazarse a ciudades diferentes de

La auditoría entregara tres (3) informes de su trabajo así:

 Primer Informe: Informe preliminar sobre asuntos de planeación del trabajo

 Evaluación de riesgos, medidas de protección y uso eficiente de los recursos con el

 Estudio y evaluación de la efectividad del sistema de control interno, teniendo en

 Evaluar la utilización adecuada y custodia de los activos de propiedad de la

 Verificación de la estructura y manejo del Plan de Cuentas de la compañía,

 Análisis selectivo de los Estados financieros y sus elementos con sus

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