PRESENTACIÓN

Nombre:
Yokasta Báez Ramírez

Materia:
Formulación y Evaluación de Proyectos

Matricula:
2023-3200278

Tema Iv:
El Proyecto como Instrumento para el Cambio Planificado.

Profesor:
Orlando Felipe de Jesús Polanco Pérez

10 de marzo del 2024

Santo Domingo, Distrito Nacional

Unidad IV Seguimiento, control y Evaluación.

El seguimiento y control del proyecto es un proceso utilizado para calibrar y medir el
rendimiento del proyecto. El proceso consiste en consultar el plan general del proyecto,
comprobar los avances, identificar los problemas que obstaculizan el proceso, encontrar
soluciones a los problemas y aplicar los cambios necesarios al proyecto general. El
proceso de seguimiento y control del proyecto forma parte de la fase de ejecución del
mismo y es un aspecto crucial del sistema de gestión de proyectos.

Básicamente, el seguimiento y el control del proyecto consisten en comparar el estado

actual del proyecto con el plan original. Y si hay fallos y problemas, el proceso también
implica aplicar medidas correctoras. Por lo general, la supervisión y el control de los
proyectos se centran en:

- Comparación de los resultados reales con los previstos

- Evaluar el estado del proyecto para detectar posibles problemas
- Mantener información puntual y precisa sobre el proyecto
- Previsiones
- Supervisión de la aplicación de distintas correcciones para diversos problemas

Importancia

El objetivo último de la supervisión y el control de proyectos es garantizar que el

proyecto vaya siempre por buen camino. Como parte del mayor sistema de gestión de
proyectos.

Los controles del proyecto son procesos que se usan para comprender los plazos y los
costos de un proyecto. En este artículo, explicaremos de qué se tratan estos controles y
cómo puedes implementarlos para poder mantenerte dentro del alcance de tu proyecto,

optimizar el presupuesto y cumplir con el cronograma.

El objetivo de los controles del proyecto es poder mantenerse dentro del alcance del
proyecto, optimizar el presupuesto del proyecto cuando sea posible y ceñirse al
cronograma del proyecto.

Controles de proyectos vs. gestión de proyectos

Los controles y la gestión de proyectos tienen funciones que se superponen. Ambos

procesos te ayudan a mantener un proyecto encaminado y dentro del alcance. Sin
embargo, la gestión de proyectos tiene propósitos más amplios que los controles de
proyectos.

La gestión de proyectos se centra en mantener todo el proyecto encaminado, incluidas

las personas involucradas, los procesos y los entregables, en tanto los controles del
proyecto se centran específicamente en el control de calidad para poder ahorrar tiempo
y dinero.

¿Por qué son importantes los controles del proyecto?

Los controles del proyecto brindan información que permite a los gerentes de proyectos
tomar decisiones informadas y oportunas para mitigar los riesgos del proyecto. Tu
objetivo como gerente de proyectos es mantener todo encaminado y dentro del alcance,
desde el inicio del proyecto hasta su finalización.

Si no se implementa un proceso de control, resulta difícil poder responder preguntas

importantes sobre el proyecto en cuestión. Esto puede impactar de manera negativa o
comprometer el éxito del mismo. Estas son algunas de las razones por las que los
proyectos pueden desviarse de su curso si no se implementan los procesos de control
adecuados:

Personas involucradas: Sin un proceso de control, pueden surgir preguntas sobre las
personas disponibles para trabajar en un proyecto, sobre los roles y responsabilidades y
sobre quién debe hacerse cargo de tareas específicas durante el desarrollo del proyecto.

Calidad: El proceso de control del proyecto garantiza que se cumplan las expectativas,
que se completen todos los elementos de cada fase del proyecto y que todo funcione sin
problemas a lo largo del trayecto.

Costo: Si los costos del proyecto no se controlan correctamente, pueden ocurrir gastos
imprevistos por cambios de las partes interesadas o errores de cálculos durante la
planificación del proyecto.

Tiempo: Supervisar el cronograma del proyecto ayuda a evitar problemas como retrasos
en los plazos de entrega, cambios en las prioridades y conflictos en los recursos, que
pueden afectar el resultado del proyecto.

Mediante los procesos de control, puedes detectar cuando las cosas no salen según lo
planeado y corregirlas rápidamente para mantener tu proyecto bajo control.

5 controles para la gestión de proyectos

El seguimiento y el control desempeñan un papel importante a la hora de terminar el

proyecto a tiempo y según el plan original. De este modo, los equipos pueden
aprovechar las distintas oportunidades, corregir los problemas de inmediato y realizar
los ajustes necesarios.
La supervisión y los controles del proyecto son excelentes para que éste avance sin
problemas. Con un seguimiento y control adecuados, será más fácil que los equipos
ejecuten las tareas de acuerdo con el calendario y los planes originales.

¿Cuál es la principal diferencia entre supervisión y control de proyectos?

Aunque estos dos conceptos van de la mano, seguimiento y control son dos cosas muy
distintas en la gestión de proyectos.

Supervisión de proyectos. Es el acto de recopilar y comunicar datos e información

sobre proyectos. A través de la supervisión, los gestores de proyectos obtienen una vista
de pájaro del progreso del proyecto, al tiempo que comunican información relevante a
otras partes interesadas.

Control de Proyectos

Implica todas las medidas adoptadas para garantizar que el proyecto se desarrolle según
lo previsto. Normalmente, los controles se realizan a partir de la información del equipo
de seguimiento del proyecto.

El proceso de seguimiento y control del proyecto

La supervisión y el control de un proyecto consisten en asegurarse de que se cumple el

calendario, se ajusta al presupuesto y las tareas se ejecutan correctamente y de acuerdo
con el plan original. Este proceso pretende descubrir problemas y aplicar soluciones
antes de que tengan mayores repercusiones en el éxito global del proyecto. He aquí
algunas de las etapas clave del proceso de control de proyectos.

Solicitudes de control

Cuando los proyectos se desvían del plan, se presentan solicitudes de modificación. Al

supervisar un proyecto, es importante hacer un seguimiento de todas estas peticiones y
aplicar soluciones de inmediato.

Supervisión del alcance del proyecto

La supervisión del alcance del proyecto garantiza que todos los cambios del proyecto se
documenten y verifiquen. Además, así se garantiza que el proyecto siga avanzando
hacia su objetivo final.

Identificación de riesgos

Es importante que los equipos identifiquen todos los riesgos que afrontan los
trabajadores y el proyecto a lo largo de la ejecución. De ese modo, se elevan los niveles
de seguridad del proyecto al tiempo que se crea un entorno de trabajo más seguro y
eficiente.

Comunicación

Por último, el seguimiento y el control de los proyectos implican una comunicación

constante entre gestores, partes interesadas y empleados. Para que un proyecto siga su
curso, es importante que todos estén de acuerdo, lo que sería imposible sin una
comunicación adecuada.

¿Cuáles son las mejores prácticas de seguimiento y control de proyectos?

Cada organización enfoca el seguimiento y control de los proyectos de forma diferente.

No obstante, a continuación, se exponen algunas de las mejores prácticas de
seguimiento y control de proyectos que pueden ayudar a agilizar el proceso con su
equipo:

- Crear una estructura adecuada de funciones y responsabilidades.

- Adopte un enfoque analítico a la hora de medir los resultados.
- Aplique los cambios y controles de forma segura y adecuada.
- Establezca líneas de comunicación claras.
- Planifique los contratiempos y adopte medidas preventivas cuando sea posible.

Hay que tener un Cronograma

Te permite saber si estás avanzando en tu proyecto correctamente. Para esto, hay que
asegurarse de dar seguimiento a todo el trabajo del proyecto en un solo lugar, como
una herramienta de gestión de proyectos. De esa forma, se podrá obtener información de
manera rápida y sencilla sobre las tareas, plazos y dependencias. Además, de
establecer hitos del proyecto como puntos de control para medir el progreso.

Recursos

Cada proyecto requiere de varios recursos, como tiempo, dinero o la disponibilidad de

los miembros del equipo del proyecto. La gestión de recursos es una parte esencial del
proceso de control del proyecto ya que le brinda la oportunidad a tu equipo de controlar
los costos y supervisar los plazos y los materiales disponibles. Estimar los costos y
planificar los recursos durante el inicio del proyecto también te ayudarán a mantenerte
dentro del presupuesto.
No solo necesita tener una idea clara de los recursos disponibles antes de comenzar el
proyecto, también se necesita una forma de dar seguimiento a los costos y recursos a
medida que avanza el proyecto.

Si alguna parte del proyecto excede el presupuesto o si un miembro del equipo ya no

está disponible, las implementaciones de los controles del proyecto pueden ayudarte a
identificar rápidamente una solución alternativa.

Tenemos que intentar calcular la variación de costos para analizar si te mantienes dentro
del alcance del proyecto. Para determinar la variación de costos, solo tienes que restar el
costo real del valor ganado. El valor ganado es la cantidad de trabajo que se completó
realmente. El costo real es la cantidad de dinero que se ha gastado en el trabajo ya
completado.

Riesgos comunes de un proyecto y cómo prevenirlos

El control de cambios es una de las mejores maneras de evitar que ocurran corrupciones
en el alcance del proyecto que puedan provocar retrasos en el cronograma, incrementos
en el presupuesto o errores en el proyecto. Si implementas un proceso de control de
cambios, te sentirás más preparado para cualquier cambio que pueda ocurrir.

Esto se debe a que el proceso de control de cambios se implementa para evaluar si los
cambios propuestos son relevantes y, de ser así, qué cambios puedes implementar sin
afectar el cronograma o el alcance de tu proyecto. La implementación de este proceso
puede garantizar que tu equipo gestione los cambios de manera efectiva ya que se
sienten informados, involucrados y seguros.

Rendimiento

La gestión del rendimiento se refiere al proceso general de seguimiento del éxito de un

proyecto. La forma más sencilla de hacerlo es establecer indicadores clave de
rendimiento (KPI) para medir el desempeño del proyecto. Estos pueden incluir el
seguimiento de los costos en comparación con los puntos de referencia, el cumplimiento
de los plazos, las horas facturadas y el retorno de la inversión. Independientemente de
los objetivos que podamos establecer tenemos que asegurarnos sean cuantificables,
específicos y medibles.

Una vez que el proyecto entre en la fase de desarrollo, será el momento de implementar
los procesos de control. Estos controles nos ayudarán a supervisar el progreso del
proyecto a medida que el equipo diseñe, codifique y desarrolle el producto deseado.
https://asana.com/es/resources/project-controls

https://safetyculture.com/es/temas/gestion-de-proyectos/seguimiento-y-control-de-
proyectos/

El ciclo de vida de un proyecto es un proceso complejo donde cada etapa puede definir
en la misma medida el resultado de todo el proyecto. Una actividad que se aplica en
cada etapa y que también se destaca como una fase independiente es el control de
proyecto.

Si nunca lo había hecho, el control en los proyectos le puede parecer intimidante. ¿Por
dónde y cuándo empezar? ¿Cómo hacerlo? ¿En qué aspectos fijarse?

En este artículo encontrará todas las respuestas y la información importante que debe
saber para llevar a cabo la administración y control del proyecto.

 ¿Qué es el control en administración de proyectos?

 ¿Para qué sirve el control de los proyectos?
 Esquema de proceso de control
 Herramientas de control y seguimiento de proyectos

¿Qué es el control en administración de proyectos?

El control de proyectos es un proceso que se realiza a lo largo del ciclo de vida del
proyecto y consta de comparación de datos y valores planificados con los datos de
proyecto actuales e identificación de cualquier desviación. Y también incluye monitoreo
de ciertos aspectos importantes del proyecto. Después, a base de las conclusiones
sacadas de este análisis se toman las medidas adecuadas.

Para ser más precisos, el seguimiento y control en los proyectos es un proceso

constante. El gerente de proyecto monitorea y analiza el progreso del proyecto y los
aspectos clave para ver si están yendo hacia los objetivos de este último. Si en algún
momento se descubre que algo no va de acuerdo con el plan, se realiza el análisis de las
razones de estas desviaciones y se elaboran medidas para ponerlo en orden y asegurarse
que el proyecto se complete correctamente.

Tipos de control

Cabe mencionar que se distinguen varios tipos de control.

El control preliminar que se realiza al inicio del proyecto. También, lo pueden definir
como control predictivo. Aquí se definen las estimaciones base con las que se
compararán los datos actuales después.

El control actual trata de comparación de desempeño con el plan inicial.

El control final con el que se concluye el proyecto y se analizan sus resultados.

Como pueden ver, en todo caso, el proceso de control por lo general requiere un plan
base para poder evaluar cómo va progresando el proyecto. Así que recalcamos la
importancia de la elaboración cuidadosa de un plan de proyecto para su éxito.

¿Para qué sirve el control de los proyectos?

Antes de que pasemos a la pregunta sobre en qué consiste el control en los proyectos,
hay que dejar claro cuales son los objetivos de control.

1. Asegurar el uso óptimo de los recursos

El control en los proyectos se enfoca en el uso de los recursos. Los responsables

observan que a lo largo del proyecto se cumpla el plan inicial y en el caso de uso
excesivo se tomen las medidas necesarias. Por ejemplo, obtener aprobaciones,
redistribuir recursos de otras tareas, o reducir su uso.

2. Mantener rendición de cuentas

Al asignar las personas responsables por cada tarea del proyecto, los gerentes obtienen
una visión clara de quien está encargado de que. De este modo, se establece la rendición
de cuentas y es más fácil controlar el proceso de realización del proyecto.

3. Ayudar a tomar decisiones oportunas

El seguimiento y control de proyectos ayudan a descubrir problemas y obstáculos y

reaccionar a estos últimos a tiempo. Esto es relevante para todos los aspectos del
proyecto y para el resultado final. Por ejemplo, si se surge la probabilidad de la
corrupción de alcance del proyecto, o aparecen problemas con el uso de recursos y
tiempo de entrega de resultados.
4. Garantizar buena marcha del proyecto

El control en la administración de proyectos es importante porque hace que el proceso

sea más predecible, fluido y coordinado. El seguimiento de tareas, por ejemplo, facilita
el trabajo colaborativo, la resolución de problemas emergentes con la vista del todo el
proyecto y distribución de recursos apropiada.

5. Recopilar los datos para hacer informes

Los informes forman una parte muy importante en la administración y control del
proyecto. Al rastrear el progreso del proyecto, el gerente puede anotar toda la
información a base de los indicadores establecidos. De esta manera, el control del
proyecto facilita la recopilación de datos necesarios para crear informes, analizar el
rendimiento posteriormente y tomar decisiones basadas en datos.

6. Asegurar mayor eficiencia

No hay ninguna duda, que el control adecuado de proceso mejora la eficiencia dentro
del proyecto. Al monitorear la utilización de recursos y gestionarlo cuando así se
requiere, evitar sobrecargas y tiempo inactivo dentro del equipo, y gestionar el tiempo y
el desempeño, se puede conseguir una mayor eficiencia.

Esquema de proceso de control

Como cualquier otro ciclo de vida de proyecto, y actividad relacionada con el proyecto,
el control es un proceso complejo. Aún así, se puede destacar ciertos pasos básicos del
proceso de control de proyecto y ciertos aspectos que requieren control. A continuación,
le explicamos ambos.

¿Qué es lo que hay que controlar?

Plazos

Uno de los puntos más importantes de un proyecto es que se complete a tiempo. Para
ello, a lo largo de su implementación sobre todo hay que llevar control sobre el
cronograma del proyecto. Con esto se puede ver si va con retraso o por delante de lo
programado y cuales tareas están atrasadas. A base de esto se buscan soluciones para
gestionar el tiempo y volver a encarrilar el proyecto.

Presupuesto
Otro punto sustancial es el presupuesto de un proyecto. Los gerentes deben controlar el
uso de presupuesto para garantizar que se cumpla y que no se exceda. Y también deben
estar preparados si surge la necesidad de gastos extraordinarios.

Alcance de proyecto

En el comienzo de cada proyecto se hace la declaración de alcance. En ella, se incluye

información detallada sobre los objetivos, actividades y resultados. Además, se fijan los
plazos y el presupuesto del proyecto. En términos simples, se define lo que se entregará
al final del proyecto.

Después, el gerente controla que el proyecto se entregue de acuerdo con la declaración

de alcance. Y también intenta evitar la corrupción de alcance que puede provocar
retrasos en los plazos de entregas, sobrecargas de trabajo o mala calidad de
rendimiento.

Recursos humanos y materiales

La eficiencia en el proyecto depende entre otras cosas del trabajo de equipo. Por eso, es
necesario llevar control de su rendimiento y su carga laboral para evitar que unos estén
sobrecargados mientras que otros estén sin tareas.

Igualmente, teniendo en cuenta la limitación de recursos en el proyecto, el gestor del

proyecto debe controlar su uso adecuado.

Control de cambios en un proyecto

No es una parte obligatoria del proceso de control. Pero si estamos hablando de

proyectos complejos, con muchas tareas y personas involucradas, procedimientos y
requisitos elaborados, a lo largo de su implementación puede ocurrir la necesidad de
cambios.

Por ejemplo, en el proceso de desarrollo de software aparece la necesidad de cambiar

una función a la fuerza. En estos casos, el cambio puede afectar el plan de proyecto
bastante. Y de ahí surge la necesidad de controlar la implementación de estos cambios.

Calidad

Es necesario controlar la calidad de proyecto en todas sus etapas para asegurar y

comprobar que cumpla con los criterios establecidos.

¿En qué se fija al controlar la calidad del proyecto? Pueden ser:

 Rendimiento
 Funciones
  Fiabilidad
 Cumplimiento con las especificaciones
 Longevidad de vida
 Facilidad de mantenimiento
 Diseño

Pasos del proceso de control en el proyecto

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1. Defina la línea base del proyecto

Una línea de base en la gestión de proyectos es el plan inicial del proyecto que sirve
como un punto de referencia para evaluar continuamente el progreso de su proyecto.
Las líneas base son cruciales para hacer el seguimiento y el control del proyecto. Con su
ayuda es más fácil detectar cualquier desviación en la realización del plan. Además,
puede tener una línea base para el proyecto entero y para sus elementos por separado
(por ejemplo, costes, alcance, cronograma).

2. Fije las métricas de control

Para medir cómo se implementa el proyecto necesita tener unas métricas cualitativas o
cuantitativas. De este modo, podrá evaluar si los entregables cumplen con los criterios
de calidad establecidos. O, en el caso de indicadores cuantitativos, si están alcanzando
ciertos valores.

Dichas métricas también pueden tomar forma de hitos o puntos de control intermedios.
Es decir, en la fase de planificación se definirán los indicadores de control para varias
etapas de realización del proyecto, con los que después se medirá el progreso.

3. Haga el seguimiento del proyecto

Una vez completados los pasos anteriores, puede pasar al seguimiento del proyecto y
sus indicadores. Por lo general, se usan informes, recopilación de comentarios y datos e
interacción con el equipo. El seguimiento y control del proyecto no tratan de una
inspección detallada de cada paso en el proyecto, sino de una visión más general basada
en métricas relevantes.

4. Evalúe los datos

Este paso requiere actividades y conocimientos analíticos. No es suficiente acumular la

información sobre el progreso. Lo que tiene más valor es la interpretación y análisis
correctos de estos datos. ¿Qué es lo que está yendo según lo planificado y que no? ¿Por
qué está pasando esto? ¿Con qué se relaciona este u otro aspecto? Es esencial hacer una
análisis para poder pasar al siguiente paso.

5. Tome medidas

Al detectar alguna desviación o posible problema en las estimaciones del progreso,

tendrá que tomar medidas apropiadas. Por ejemplo, reasignar tareas, ajustar el plan,
buscar o redistribuir recursos, agregar más actividades, o hacer cualquier otra cosa para
encarrilar el proyecto.

Herramientas de control y seguimiento de proyectos

Si está trabajando en un proyecto simple con pocas personas, recursos y actividades,

puede usar las herramientas básicas colaborativas para llevar a cabo todo relacionado
con cada etapa del ciclo de vida de su proyecto. Uno de estos instrumentos pueden ser
las apps de Google para crear hojas de cálculo, documentos y compartir archivos, como
un ejemplo.

Sin embargo, puede resultar complicado hacer la gestión, el seguimiento y control de un

proyecto elaborado en estas herramientas. En este caso, le conviene usar programas de
gestión de proyectos profesionales que incluyen herramientas de control y seguimiento
de proyectos.

¿Cuáles son las herramientas de control y seguimiento de proyectos esenciales?

Diagrama de Gantt

Con el gráfico de Gantt los gerentes de proyecto pueden visualizar un plan de trabajo y
anotar todas las tareas del proyecto especificando sus fechas y personas responsables. Y
si es un diagrama de Gantt online, siempre verá el estado actualizado del proyecto y de
cada tarea a simple vista.

Una buena herramienta también ofrece la posibilidad de crear dependencias entre tareas
y habilitar reprogramación automática para los casos cuando se realicen cambios en el
proyecto. Sin ninguna duda, el diagrama de Gantt es un salvavidas para el seguimiento y
control de proyecto.

Cronograma

El control de plazos es un paso indispensable para el éxito del proyecto. Un cronograma

de actividades profesional ayuda a gestionar y controlar mejor los plazos de cada tarea
por separado y de todo el proyecto. Gracias a su carácter visual, puede ver enseguida si
hay algún retraso o impedimento.

Informes

La posibilidad de componer informes en un click e incorporarlos en reportes de

proyecto ahorra mucho tiempo. Por ejemplo, cada persona que trabaja en una tarea
puede registrar el tiempo dedicado a ellas. El gerente podrá ver toda esta información y
averiguar en un momento si hay algunos problemas. Y también podrá hacer un informe
sobre el uso de tiempo en el proyecto basándose en estos datos.

Lo mismo, con los costes. El software avanzado le permite componer el informe en

cuestión de minutos y dedicar más tiempo al análisis de esta información que a la
creación del informe.

Carga de trabajo

Las funciones para controlar la carga de trabajo ayudan a los gerentes de proyecto a
mantenerla equilibrada para un mejor rendimiento y productividad. Con una
herramienta de control y seguimiento de proyectos se puede ver cuándo ciertos
miembros del equipo están sobreasignados o sin trabajo, y reaccionar de manera
adecuada para volver el balance.

Ruta crítica

La ruta crítica es una secuencia de tareas que se tienen que completar para finalizar el
proyecto a tiempo. El control de proyectos debe incluir también el control especial de
estas tareas críticas.

Si en el proceso se descubre que estas tareas requieren más recursos, el gerente de

proyecto puede reasignarlos de otras tareas menos importantes. Incluso, si así lo
requiere la situación, se puede cancelar algunas tareas con baja prioridad.
Una herramienta de gestión de proyectos ayuda en el seguimiento y control con la ruta
crítica que se construye automáticamente. No la ignore a la hora de escoger un software
para su proyecto.

Notificaciones y alertas

Las responsabilidades de un gestor de proyecto son muchas. Y si hay algún instrumento

para hacer el trabajo más fácil, hay que usarlo. Mientras que las notificaciones le avisan
sobre cualquier actualización en el proyecto, las alertas dirigen la atención a los posibles
problemas como sobrecargas, retrasos e inconsistencias. Por eso, es recomendable
buscar programas de gestión de proyectos que tengan estas opciones para el control y
seguimiento del proyecto y aplicaciones de iOS y Android para recibir notificaciones en
cualquier lugar.

Un programa que ofrece todas estas herramientas y mucho más es GanttPRO. Con él,
puede planificar fácilmente todos los detalles del proyecto, asignar recursos y partes
responsables, fijar costes y plazos. Y después puede seguir el progreso de su proyecto
controlando todos sus aspectos de manera más fácil posible. Puede probarlo
gratis durante 14 días para descubrir si encaja en su proyecto y actividades.

https://blog.ganttpro.com/es/seguimiento-y-control-de-proyectos/
El director del proyecto es el responsable máximo de que se alcancen los objetivos de
un proyecto. Para ello, el director debe contar con un amplio conocimiento de
estándares, procedimientos y políticas de control de costes de forma que le resulte
posible comparar el avance real del proyecto con la planificación realizada.
De forma genérica, controlar es un proceso compuesto por tres acciones bien
diferenciadas:
- Medir el progreso hacia el objetivo establecido,
- Evaluar lo que se requiere hacer para alcanzarlo, y
- Llevar a cabo las acciones correctivas necesarias para alcanzarlo, o incluso superarlo.
A medida que se desarrolla o ejecuta el proyecto, es necesario monitorizar su progreso
para asegurar que éste vaya según lo planeado. Monitorizar implica, por lo tanto, medir
el avance real y compararlocon el avance previsto. Para medir el avance real es
necesario conocer:
- cuándo se inician las actividades,
- cómo se desarrollan las actividades ya iniciadas, y
- cuáles se han terminado realmente (cuál ha sido su fecha de finalización).
Otro importante aspecto a medir es el gasto de dinero y cuánto se ha comprometido
hasta la fecha. En caso de que el director detecte desviaciones, como puede ser un
retraso de los trabajos respecto a la planificación, un gasto excesivo, o que no se
cumplen con las especificaciones técnicas, será necesario estudiar posibles acciones
correctivas que ayuden a reducir o eliminar las desviaciones observadas.
En caso de producirse una desviación, es recomendable analizar varias acciones
correctivas de modo que la que se lleve a cabo sea la que más posibilidades tiene de
colocar al proyecto otra vez dentro del presupuesto, plazo y alcance previstos. Hay que
recordar que la adición de recursos puede adelantar un determinado trabajo, pero al
mismo tiempo, implicará un aumento de los costes, por lo que el proyecto podría salirse
del presupuesto. Por lo tanto, antes de llevar a cabo acciones correctivas, es vital
analizar varias alternativas y evaluar cuidadosamente las repercusiones que éstas
podrían producir. Por otra parte, el no tomar acciones correctivas para afrontar los
problemas a los que se enfrenta el proyecto normalmente desemboca en una situación
que empeora paulatinamente a medida que se avanza en el tiempo. Esperar a que un
problema se corrija por si solo es una mala estrategia. Por lo tanto, cuando más pronto
se detecte e identifique un problema y se apliquen las acciones correctivas adecuadas,
mejor.
Medir el avance real y compararlo de forma adecuada y periódica con el avance previsto
es la clave para un efectivo control del proyecto. Contar con un proceso ordenado y
claro para llevar a cabo el control del proyecto ayuda enormemente al director del
proyecto, Teniendo en cuenta este factor, a continuación se muestra un ejemplo de los
pasos a realizar durante el proceso de control.

es necesario establecer una frecuencia regular de entrega de informes para poder realizar
las comparaciones entre lo que está sucediendo y lo previsto. Los informes pueden ser
diarios, semanales, mensuales o anuales en función de la complejidad y duración del
proyecto. Un proyecto que se debe acabar en un mes implicará que los informes se
produzcan cada poco tiempo, quizá de forma diaria. En cambio, proyectos que pueden
durar 3-4 años, se controlan entre periodos más largos (por ejemplo entre unas pocas
semanas para proyectos muy complejos y con elevados riesgos, o un mes, tres o seis
meses para proyectos sencillos). En general, cuanto más corto sea el periodo para la
entrega de informes,
con más prontitud se podrán detectar posible problemas. Durante el periodo de entregas
de proyectos se debe recopilar la siguiente información:
 Datos sobre el avance o desempeño real. Esto incluye:
a) La fecha real en que las actividades se iniciaron y se terminaron.
b) Los gastos efectuados y comprometidos
 Información sobre cualquier cambio en el alcance, programa y presupuesto del
proyecto. Los cambios los puede proponer el cliente, ser consecuencia del desarrollo del
proyecto o debido a factores imprevisibles como puede ser un desastre natural.

Es importante resaltar, que una vez los cambios han sido acordado con el cliente, y se
han incorporado al plan del proyecto, es necesario modificar el plan, por lo que el
alcance, planificación, programación y presupuesto puede ser diferente a los que había
inicialmente.
El proceso de control se lleva a cabo durante toda la fase de realización del proyecto, y
es una parte importante y necesaria para su desarrollo. Como se mencionó en el
apartado anterior, el tener un plan no es suficiente para llevar a cabo con éxito un
proyecto, debido a que incluso los mejores planes no siempre funcionan. Por este
motivo, la administración de proyectos es un método de previsión para controlar un
proyecto, con el fin de asegurar que su objetivo se logre, incluso cuando las cosas no
salen según el plan1.
Por último, antes de definir los procesos de ejecución y control según el PMI y la
IPMA, es importante resaltar el papel que juega el director de proyectos en el proceso
de control. Para el control del proyecto, su director debe implantar un sistema de
información de administración de proyectos que le permita realizar un seguimiento
eficaz y eficiente del avance real y compararlo con el planeado. Este sistema marca la
diferencia entre estar muy ocupado y alcanzar logros. La información relativa a las
diferentes actividades, sus avances, gastos relacionados y programa la proporciona
normalmente el responsable de cada uno de ellas. Estos datos se complementan con
reuniones periódicas para revisar el proyecto. Pero es el director el responsable de
actuar en caso de detectar cualquier anomalía, de forma anticipada si es posible a la
aparición de un contratiempo o circunstancia, que ponga en peligro el avance previsto
del proyecto.

Introducción

En este apartado vamos a tratar cómo el director de proyectos debe realizar el control
del tiempo o programa del proyecto. Antes de comenzar con los conceptos y
herramientas necesarios para llevar a cabo este importante proceso de la dirección de
proyectos, es importante mencionar algunos aspectos que el mismo director de
proyectos debe conocer para gestionar eficientemente su tiempo.
La profesión de director de proyectos puede resultar, y de hecho normalmente resulta,
muy estresante. El estrés, si se prologa en el tiempo y no se combate adecuadamente,
puede llegar a manifestarse de distintos modos y convertirse en una amenaza para la
salud y el desarrollo profesional del director de proyectos. Con esto no se debe llegar a
la conclusión "el estrés es malo". El estrés nos ayuda a mantenernos alerta y a obtener
las energías necesarias para finalizar tareas en el tiempo establecido. Pero si no se
controla, si no se conocen las técnicas que faciliten la gestión del tiempo, el estrés se
convertirá en un problema.
Algunos de los factores que hacen que una profesión u ocupación sea estresante son:
- Contar con responsabilidades sin autoridad necesaria o capacidad para ejercer el
control.
- La necesidad de perfección.
- La presión de fechas de entrega.
- Ambigüedad en las tareas a realizar.
- Conflicto entre diferentes posiciones o puestos.
- El tener que trabajar con personas u otras unidades de la organización.
- Responsabilidad por las acciones de subordinados.
- La necesidad de estar al corriente de toda la explosión de información y los avances
tecnológicos.
A todos estos factores se enfrenta el director de proyectos. Como consecuencia, en el
caso de no controlar el estrés, éste se puede mostrar en una o varias de las formas que se
indican a continuación:
- Estar cansado de forma habitual.
- Sentirse deprimido.
- Estar física y mentalmente exhausto.
- Estar "quemado".
- Sentirse infeliz.
- Sentirse atrapado. Esta situación se produce normalmente cuando el director de
proyecto no tiene el control de los recursos del proyecto y depende de otras personas
para que los trabajos se lleven a cabo tal y como él tenía previsto.
- Sentirse infravalorado.
- Sentirse ansioso

Dicho lo anterior, ¿qué puede hacer el director de proyectos para evitar las situaciones
que se acaban de mencionar? Sin duda una correcta gestión del tiempo propio es un
elemento fundamental. Existen diversas técnicas que el director de proyectos puede
practicar para hacer un mejor uso de su tiempo. Entre ellas destacan:
- Delegar. Recordemos que delegar es transferir autoridad a otras personas para realizar
un trabajo específico, no su responsabilidad. El director de proyectos explicará los
objetivos a alcanzar en un terminado trabajo, y le proporcionará los medios necesarios
para que la persona que lo lleva a cabo lo haga con éxito. Hay que distinguir claramente
delegar de lo que muchas profesionales realizan, que es mandar.
- Seguir un calendario.
- Decidir con prontitud, que no alocadamente.
- Aprender a decir que no.
- Hacer los trabajos complicados o duros los primeros.
- Rehusar hacer lo que no es realmente importante.
- Mirar hacia el futuro, anticiparse a las posibles circunstancias que se puedan producir.
- Controlar el tiempo que uno pasa al teléfono o contestando emails.
Para ser efectivo, el director debe auto-imponerse o establecerse normas de gestión de
tiempo y plantearse las siguientes cuestiones:

https://safetyculture.com/es/temas/gestion-de-proyectos/seguimiento-y-control-de-
proyectos/
 https://blog.ganttpro.com/es/seguimiento-y-control-de-proyectos/

Qué son los controles del proyecto y cómo implementarlos

Team Asana
19 de enero de 2023
7 min de lectura
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IR A UNA SECCIÓN ESPECÍFICA

1. ¿Qué son los controles en la gestión de proyectos?
2. ¿Por qué son importantes los controles del proyecto?
3. 5 controles para la gestión de proyectos
4. Dónde implementar los controles del proyecto
5. Supervisa tu proyecto con un software de gestión de proyectos

Plantillas

Resumen
Los controles del proyecto son procesos que se usan para comprender los plazos y los
costos de un proyecto. En este artículo, explicaremos de qué se tratan estos controles y
cómo puedes implementarlos para poder mantenerte dentro del alcance de tu proyecto,
optimizar el presupuesto y cumplir con el cronograma.
Tiempo y dinero son dos recursos que la mayoría de las personas admitirían querer tener
más, ya que es una realidad que a muy pocos de nosotros nos resulta fácil gestionarlos
correctamente. Las empresas, sin embargo, deben priorizar al máximo estos recursos ya
que es lo que las mantiene a flote. La forma más sencilla de ayudar a tu empresa a
optimizar el tiempo y el dinero es mediante los procesos de control de proyectos que
forman parte de la gestión de proyectos.
En este artículo, explicaremos qué son los controles de proyecto y cómo puedes
implementarlos para comprender y estimar correctamente los plazos y el dinero de tus
proyectos.
 ¿Qué son los controles en la gestión de proyectos?
Los controles del proyecto son un conjunto de procesos que se implementan para
comprender e incidir en los tiempos y el dinero necesarios para un proyecto. Cada
control del proyecto se centra en una parte específica del plan del proyecto, como el
cronograma, los recursos o los riesgos potenciales.

El objetivo de los controles del proyecto es poder mantenerse dentro del alcance del
proyecto, optimizar el presupuesto del proyecto cuando sea posible y ceñirse al
cronograma del proyecto.
Prueba Asana para la gestión de proyectos
Controles de proyectos vs. gestión de proyectos
Los controles y la gestión de proyectos tienen funciones que se superponen. Ambos
procesos te ayudan a mantener un proyecto encaminado y dentro del alcance. Sin
embargo, la gestión de proyectos tiene propósitos más amplios que los controles de
proyectos.
La gestión de proyectos se centra en mantener todo el proyecto encaminado, incluidas
las personas involucradas, los procesos y los entregables, en tanto los controles del
proyecto se centran específicamente en el control de calidad para poder ahorrar tiempo
y dinero.
¿Por qué son importantes los controles del proyecto?
Los controles del proyecto brindan información que permite a los gerentes de proyectos
tomar decisiones informadas y oportunas para mitigar los riesgos del proyecto. Tu
objetivo como gerente de proyectos es mantener todo encaminado y dentro del alcance,
desde el inicio del proyecto hasta su finalización.
Si no se implementa un proceso de control, resulta difícil poder responder preguntas
importantes sobre el proyecto en cuestión. Esto puede impactar de manera negativa o
comprometer el éxito del mismo. Estas son algunas de las razones por las que los
proyectos pueden desviarse de su curso si no se implementan los procesos de control
adecuados:
 Personas involucradas: Sin un proceso de control, pueden surgir preguntas sobre las
personas disponibles para trabajar en un proyecto, sobre los roles y responsabilidades y
sobre quién debe hacerse cargo de tareas específicas durante el desarrollo del proyecto.
 Calidad: El proceso de control del proyecto garantiza que se cumplan las expectativas,
que se completen todos los elementos de cada fase del proyecto y que todo funcione sin
problemas a lo largo del trayecto.
 Costo: Si los costos del proyecto no se controlan correctamente, pueden ocurrir gastos
imprevistos por cambios de las partes interesadas o errores de cálculos durante la
planificación del proyecto.
 Tiempo: Supervisar el cronograma del proyecto ayuda a evitar problemas como retrasos
en los plazos de entrega, cambios en las prioridades y conflictos en los recursos, que
pueden afectar el resultado del proyecto.
Mediante los procesos de control, puedes detectar cuando las cosas no salen según lo
planeado y corregirlas rápidamente para mantener tu proyecto bajo control.
5 controles para la gestión de proyectos
Estos son los cinco controles de proyecto que puedes implementar para obtener
información importante para el plan de tu proyecto.

1. Cronograma
Aumentar la visibilidad del cronograma de tu proyecto te permite saber si estás
avanzando en tu proyecto correctamente. Para esto, asegúrate de dar seguimiento a todo
el trabajo de tu proyecto en un solo lugar, como una herramienta de gestión de
proyectos. De esa forma, podrás obtener información de manera rápida y sencilla sobre
tus tareas, plazos y dependencias. Además, puedes establecer hitos del proyecto como
puntos de control para medir el progreso.
Para mantener a las partes interesadas informadas sobre el progreso del proyecto, te
recomendamos crear informes de estado del proyecto. Estos informes quincenales o
mensuales son una excelente manera de evaluar si tu proyecto está bien encaminado o
no. Si este no va según lo planificado, puedes identificar y resolver rápidamente
cualquier problema o contratiempo que surja. Luego, puedes compartir esta información
con las partes interesadas para que todos estén en sintonía.
Consejo: Usa un diagrama de Gantt para visualizar el cronograma de tu proyecto
desglosado por tareas e hitos. Un diagrama de Gantt es un diagrama de barras
horizontales que se usa para ilustrar el cronograma de un proyecto, programa o trabajo
en particular. Este tipo de gráfico puede ayudarte a evaluar la duración de un proyecto y
mostrarte las dependencias entre las tareas.
2. Recursos
Cada proyecto requiere de varios recursos, como tiempo, dinero o la disponibilidad de
los miembros del equipo del proyecto. La gestión de recursos es una parte esencial del
proceso de control del proyecto ya que le brinda la oportunidad a tu equipo de controlar
los costos y supervisar los plazos y los materiales disponibles. Estimar los costos y
planificar los recursos durante el inicio del proyecto también te ayudarán a mantenerte
dentro del presupuesto.
No solo necesitas tener una idea clara de los recursos disponibles antes de comenzar el
proyecto, también necesitas una forma de dar seguimiento a los costos y recursos a
medida que avanza el proyecto. Si alguna parte del proyecto excede el presupuesto o si
un miembro del equipo ya no está disponible, la implementación de los controles del
proyecto pueden ayudarte a identificar rápidamente una solución alternativa.
Consejo: Intenta calcular la variación de costos para analizar si te mantienes dentro del
alcance del proyecto. Para determinar la variación de costos, solo tienes que restar el
costo real del valor ganado. El valor ganado es la cantidad de trabajo que se completó
realmente. El costo real es la cantidad de dinero que se ha gastado en el trabajo ya
completado. La fórmula para calcular la variación de costos es: CV = EV – AC.
Lee: ¿No conocías la gestión de costos? Comienza ahora.
3. Riesgos
La gestión de riesgos del proyecto es uno de los procesos de control de proyectos
esencial para poder identificar los riesgos potenciales de forma proactiva y evitar que tu
proyecto se descarrile. La mejor manera de hacerlo es crear un registro de riesgos que te
permita clasificar los riesgos potenciales por prioridad y evaluar cómo gestionarlos
adecuadamente.
Consejo: Los riesgos más comunes que pueden afectar tu proyecto son: la seguridad de
los datos, los problemas de comunicación, los retrasos en el cronograma, el trabajo no
planificado y el robo de material. Puedes usar estas categorías para llevar a cabo una
lluvia de ideas para crear tu registro de riesgos.
Lee: 7 riesgos comunes de un proyecto y cómo prevenirlos
4. Cambios
El control de cambios es una de las mejores maneras de evitar que ocurran corrupciones
en el alcance del proyecto que puedan provocar retrasos en el cronograma, incrementos
en el presupuesto o errores en el proyecto. Si implementas un proceso de control de
cambios, te sentirás más preparado para cualquier cambio que pueda ocurrir.
Esto se debe a que el proceso de control de cambios se implementa para evaluar si los
cambios propuestos son relevantes y, de ser así, qué cambios puedes implementar sin
afectar el cronograma o el alcance de tu proyecto. La implementación de este proceso
puede garantizar que tu equipo gestione los cambios de manera efectiva ya que se
sienten informados, involucrados y seguros.
Consejo: Por lo general, el proceso de control de cambios es específico del proyecto.
Para cambios más grandes en toda la empresa, considera implementar un proceso de
gestión de cambios. La gestión de cambios es el proceso con el que se preparan y
gestionan los cambios de la organización.
Lee: ¿Qué es la gestión de cambios? 6 pasos para crear un excelente proceso de gestión
de cambios
5. Rendimiento
La gestión del rendimiento se refiere al proceso general de seguimiento del éxito de un
proyecto. La forma más sencilla de hacerlo es establecer indicadores clave de
rendimiento (KPI) para medir el desempeño del proyecto. Estos pueden incluir el
seguimiento de los costos en comparación con los puntos de referencia, el cumplimiento
de los plazos, las horas facturadas y el retorno de la inversión.
Independientemente de los objetivos que establezcas asegúrate de que sean
cuantificables, específicos y medibles. Si tienes dudas, te recomendamos implementar
la metodología SMART. SMART es un acrónimo en inglés que significa que el objetivo
es específico, medible, alcanzable, realista y de duración limitada.
Consejo: Un buen KPI debe dar seguimiento a un valor medible en el que tú o tu equipo
puedan influir de manera oportuna. También debería ayudarte a alcanzar tus objetivos
estratégicos y brindar a los miembros del equipo una idea clara de cómo tus proyectos
contribuyen a los objetivos de la empresa.
Si usas estos procesos de control, podrás estar seguro de que estarás supervisando tu
proyecto desde todos los ángulos. En última instancia, esto te permitirá ahorrar tiempo y
dinero y te ayudará a preparar entregables de proyectos exitosos.
Dónde implementar los controles del proyecto
 Los controles del proyecto son tan importantes como los entregables. Si deseas evitar
cambios o riesgos inesperados, te recomendamos establecer controles para todas las
etapas del ciclo de vida del proyecto.

Planificación del proyecto (iniciación)

En la fase de planificación del proyecto tienes la oportunidad de incorporar controles
relevantes en la base del proyecto. Cuanto más detallado sea tu plan, menor será la
gestión de control que tendrás que realizar más adelante.
La planificación del proyecto incluye:
 Definir el cronograma del proyecto
 Asignar los roles y responsabilidades
 Crear una estructura de desglose del trabajo (WBS)
 Identificar a los participantes del proyecto
 Establecer los objetivos del proyecto
Durante la fase de planificación del proyecto también puedes planificar el presupuesto e
intentar calcular los costos futuros. Prepararse para lo que vendrá es parte del proceso
de control ya que te permite asegurarte de que el proyecto está encaminado incluso
antes de que comience.
Ejecución del proyecto
Una vez que tu proyecto entre en la fase de desarrollo, será el momento de implementar
los procesos de control. Estos controles te ayudarán a supervisar el progreso del
proyecto a medida que el equipo diseñe, codifique y desarrolle el producto deseado.
Considera los cinco procesos de control que enumeramos anteriormente y asegúrate de
haber contemplado todas las áreas a medida que avanzas a lo largo de todo el ciclo de
vida del proyecto. El uso de estos controles durante la ejecución del proyecto te
permitirá obtener una visión general del estado de tu proyecto en tiempo real.
Cierre del proyecto
Luego de enviar tus entregables completos a todas las partes interesadas del proyecto,
usa la información que has recopilado de los procesos de control para organizar
una reunión post mortem.
Las reuniones post mortem son una oportunidad para reflexionar sobre lo que has
aprendido y obtener orientación para proyectos futuros. Ya sea que hayas perdido
dinero y tiempo debido a errores inesperados o que hayas gestionado todo el trabajo de
manera excepcional, este paso te permite trasladar cualquier aprendizaje de esta
experiencia a proyectos futuros.
Lee: Cómo documentar las lecciones aprendidas en la gestión de proyectos
Supervisa tu proyecto con un software de gestión de proyectos
Controlar varias partes del proyecto al mismo tiempo puede resultar caótico. Debido a
que el proceso de control ocurre mientras el proyecto está en marcha, debes realizar un
seguimiento de los controles del proyecto y, al mismo tiempo, asegurarte de que tu
equipo del proyecto se mantenga comprometido y centrado en el trabajo de alto
impacto.
Con un software de gestión de proyectos, puedes dar seguimiento y supervisar el
progreso del proyecto, mantenerte informado sobre las métricas importantes y las
actualizaciones de estado, y obtener el panorama general que necesitas para cumplir con
el cronograma de tu proyecto y mantenerte dentro del presupuesto asignado

https://asana.com/es/resources/project-controls

https://safetyculture.com/es/temas/gestion-de-proyectos/seguimiento-y-control-de-
proyectos/

El ciclo de vida de un proyecto es un proceso complejo donde cada etapa puede definir
en la misma medida el resultado de todo el proyecto. Una actividad que se aplica en
cada etapa y que también se destaca como una fase independiente es el control de
proyecto.

Si nunca lo había hecho, el control en los proyectos le puede parecer intimidante. ¿Por
dónde y cuándo empezar? ¿Cómo hacerlo? ¿En qué aspectos fijarse?

En este artículo encontrará todas las respuestas y la información importante que debe
saber para llevar a cabo la administración y control del proyecto.

 ¿Qué es el control en administración de proyectos?

 ¿Para qué sirve el control de los proyectos?
 Esquema de proceso de control
 Herramientas de control y seguimiento de proyectos

¿Qué es el control en administración de proyectos?

El control de proyectos es un proceso que se realiza a lo largo del ciclo de vida del
proyecto y consta de comparación de datos y valores planificados con los datos de
proyecto actuales e identificación de cualquier desviación. Y también incluye monitoreo
de ciertos aspectos importantes del proyecto. Después, a base de las conclusiones
sacadas de este análisis se toman las medidas adecuadas.

Para ser más precisos, el seguimiento y control en los proyectos es un proceso

constante. El gerente de proyecto monitorea y analiza el progreso del proyecto y los
aspectos clave para ver si están yendo hacia los objetivos de este último. Si en algún
momento se descubre que algo no va de acuerdo con el plan, se realiza el análisis de las
razones de estas desviaciones y se elaboran medidas para ponerlo en orden y asegurarse
que el proyecto se complete correctamente.

Tipos de control

Cabe mencionar que se distinguen varios tipos de control.

El control preliminar que se realiza al inicio del proyecto. También, lo pueden definir
como control predictivo. Aquí se definen las estimaciones base con las que se
compararán los datos actuales después.

El control actual trata de comparación de desempeño con el plan inicial.

El control final con el que se concluye el proyecto y se analizan sus resultados.

Como pueden ver, en todo caso, el proceso de control por lo general requiere un plan
base para poder evaluar cómo va progresando el proyecto. Así que recalcamos la
importancia de la elaboración cuidadosa de un plan de proyecto para su éxito.

¿Para qué sirve el control de los proyectos?

Antes de que pasemos a la pregunta sobre en qué consiste el control en los proyectos,
hay que dejar claro cuales son los objetivos de control.

1. Asegurar el uso óptimo de los recursos

El control en los proyectos se enfoca en el uso de los recursos. Los responsables

observan que a lo largo del proyecto se cumpla el plan inicial y en el caso de uso
excesivo se tomen las medidas necesarias. Por ejemplo, obtener aprobaciones,
redistribuir recursos de otras tareas, o reducir su uso.

2. Mantener rendición de cuentas

Al asignar las personas responsables por cada tarea del proyecto, los gerentes obtienen
una visión clara de quien está encargado de que. De este modo, se establece la rendición
de cuentas y es más fácil controlar el proceso de realización del proyecto.

3. Ayudar a tomar decisiones oportunas

El seguimiento y control de proyectos ayudan a descubrir problemas y obstáculos y
reaccionar a estos últimos a tiempo. Esto es relevante para todos los aspectos del
proyecto y para el resultado final. Por ejemplo, si se surge la probabilidad de la
corrupción de alcance del proyecto, o aparecen problemas con el uso de recursos y
tiempo de entrega de resultados.

4. Garantizar buena marcha del proyecto

El control en la administración de proyectos es importante porque hace que el proceso

sea más predecible, fluido y coordinado. El seguimiento de tareas, por ejemplo, facilita
el trabajo colaborativo, la resolución de problemas emergentes con la vista del todo el
proyecto y distribución de recursos apropiada.

5. Recopilar los datos para hacer informes

Los informes forman una parte muy importante en la administración y control del
proyecto. Al rastrear el progreso del proyecto, el gerente puede anotar toda la
información a base de los indicadores establecidos. De esta manera, el control del
proyecto facilita la recopilación de datos necesarios para crear informes, analizar el
rendimiento posteriormente y tomar decisiones basadas en datos.

6. Asegurar mayor eficiencia

No hay ninguna duda, que el control adecuado de proceso mejora la eficiencia dentro
del proyecto. Al monitorear la utilización de recursos y gestionarlo cuando así se
requiere, evitar sobrecargas y tiempo inactivo dentro del equipo, y gestionar el tiempo y
el desempeño, se puede conseguir una mayor eficiencia.

Esquema de proceso de control

Como cualquier otro ciclo de vida de proyecto, y actividad relacionada con el proyecto,
el control es un proceso complejo. Aún así, se puede destacar ciertos pasos básicos del
proceso de control de proyecto y ciertos aspectos que requieren control. A continuación,
le explicamos ambos.

¿Qué es lo que hay que controlar?

Plazos

Uno de los puntos más importantes de un proyecto es que se complete a tiempo. Para
ello, a lo largo de su implementación sobre todo hay que llevar control sobre el
cronograma del proyecto. Con esto se puede ver si va con retraso o por delante de lo
programado y cuales tareas están atrasadas. A base de esto se buscan soluciones para
gestionar el tiempo y volver a encarrilar el proyecto.

Presupuesto

Otro punto sustancial es el presupuesto de un proyecto. Los gerentes deben controlar el

uso de presupuesto para garantizar que se cumpla y que no se exceda. Y también deben
estar preparados si surge la necesidad de gastos extraordinarios.

Alcance de proyecto

En el comienzo de cada proyecto se hace la declaración de alcance. En ella, se incluye

información detallada sobre los objetivos, actividades y resultados. Además, se fijan los
plazos y el presupuesto del proyecto. En términos simples, se define lo que se entregará
al final del proyecto.

Después, el gerente controla que el proyecto se entregue de acuerdo con la declaración

de alcance. Y también intenta evitar la corrupción de alcance que puede provocar
retrasos en los plazos de entregas, sobrecargas de trabajo o mala calidad de
rendimiento.

Recursos humanos y materiales

La eficiencia en el proyecto depende entre otras cosas del trabajo de equipo. Por eso, es
necesario llevar control de su rendimiento y su carga laboral para evitar que unos estén
sobrecargados mientras que otros estén sin tareas.

Igualmente, teniendo en cuenta la limitación de recursos en el proyecto, el gestor del

proyecto debe controlar su uso adecuado.

Control de cambios en un proyecto

No es una parte obligatoria del proceso de control. Pero si estamos hablando de

proyectos complejos, con muchas tareas y personas involucradas, procedimientos y
requisitos elaborados, a lo largo de su implementación puede ocurrir la necesidad de
cambios.

Por ejemplo, en el proceso de desarrollo de software aparece la necesidad de cambiar

una función a la fuerza. En estos casos, el cambio puede afectar el plan de proyecto
bastante. Y de ahí surge la necesidad de controlar la implementación de estos cambios.

Calidad

Es necesario controlar la calidad de proyecto en todas sus etapas para asegurar y

comprobar que cumpla con los criterios establecidos.
¿En qué se fija al controlar la calidad del proyecto? Pueden ser:

 Rendimiento
 Funciones
 Fiabilidad
 Cumplimiento con las especificaciones
 Longevidad de vida
 Facilidad de mantenimiento
 Diseño

Pasos del proceso de control en el proyecto

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1. Defina la línea base del proyecto

Una línea de base en la gestión de proyectos es el plan inicial del proyecto que sirve
como un punto de referencia para evaluar continuamente el progreso de su proyecto.
Las líneas base son cruciales para hacer el seguimiento y el control del proyecto. Con su
ayuda es más fácil detectar cualquier desviación en la realización del plan. Además,
puede tener una línea base para el proyecto entero y para sus elementos por separado
(por ejemplo, costes, alcance, cronograma).

2. Fije las métricas de control

Para medir cómo se implementa el proyecto necesita tener unas métricas cualitativas o
cuantitativas. De este modo, podrá evaluar si los entregables cumplen con los criterios
de calidad establecidos. O, en el caso de indicadores cuantitativos, si están alcanzando
ciertos valores.

Dichas métricas también pueden tomar forma de hitos o puntos de control intermedios.
Es decir, en la fase de planificación se definirán los indicadores de control para varias
etapas de realización del proyecto, con los que después se medirá el progreso.

3. Haga el seguimiento del proyecto

Una vez completados los pasos anteriores, puede pasar al seguimiento del proyecto y
sus indicadores. Por lo general, se usan informes, recopilación de comentarios y datos e
interacción con el equipo. El seguimiento y control del proyecto no tratan de una
inspección detallada de cada paso en el proyecto, sino de una visión más general basada
en métricas relevantes.

4. Evalúe los datos

Este paso requiere actividades y conocimientos analíticos. No es suficiente acumular la

información sobre el progreso. Lo que tiene más valor es la interpretación y análisis
correctos de estos datos. ¿Qué es lo que está yendo según lo planificado y que no? ¿Por
qué está pasando esto? ¿Con qué se relaciona este u otro aspecto? Es esencial hacer una
análisis para poder pasar al siguiente paso.

5. Tome medidas

Al detectar alguna desviación o posible problema en las estimaciones del progreso,

tendrá que tomar medidas apropiadas. Por ejemplo, reasignar tareas, ajustar el plan,
buscar o redistribuir recursos, agregar más actividades, o hacer cualquier otra cosa para
encarrilar el proyecto.

Herramientas de control y seguimiento de proyectos

Si está trabajando en un proyecto simple con pocas personas, recursos y actividades,

puede usar las herramientas básicas colaborativas para llevar a cabo todo relacionado
con cada etapa del ciclo de vida de su proyecto. Uno de estos instrumentos pueden ser
las apps de Google para crear hojas de cálculo, documentos y compartir archivos, como
un ejemplo.

Sin embargo, puede resultar complicado hacer la gestión, el seguimiento y control de un

proyecto elaborado en estas herramientas. En este caso, le conviene usar programas de
gestión de proyectos profesionales que incluyen herramientas de control y seguimiento
de proyectos.

¿Cuáles son las herramientas de control y seguimiento de proyectos esenciales?

Diagrama de Gantt

Con el gráfico de Gantt los gerentes de proyecto pueden visualizar un plan de trabajo y
anotar todas las tareas del proyecto especificando sus fechas y personas responsables. Y
si es un diagrama de Gantt online, siempre verá el estado actualizado del proyecto y de
cada tarea a simple vista.
Una buena herramienta también ofrece la posibilidad de crear dependencias entre tareas
y habilitar reprogramación automática para los casos cuando se realicen cambios en el
proyecto. Sin ninguna duda, el diagrama de Gantt es un salvavidas para el seguimiento y
control de proyecto.

Cronograma

El control de plazos es un paso indispensable para el éxito del proyecto. Un cronograma

de actividades profesional ayuda a gestionar y controlar mejor los plazos de cada tarea
por separado y de todo el proyecto. Gracias a su carácter visual, puede ver enseguida si
hay algún retraso o impedimento.

Informes

La posibilidad de componer informes en un click e incorporarlos en reportes de

proyecto ahorra mucho tiempo. Por ejemplo, cada persona que trabaja en una tarea
puede registrar el tiempo dedicado a ellas. El gerente podrá ver toda esta información y
averiguar en un momento si hay algunos problemas. Y también podrá hacer un informe
sobre el uso de tiempo en el proyecto basándose en estos datos.

Lo mismo, con los costes. El software avanzado le permite componer el informe en

cuestión de minutos y dedicar más tiempo al análisis de esta información que a la
creación del informe.

Carga de trabajo

Las funciones para controlar la carga de trabajo ayudan a los gerentes de proyecto a
mantenerla equilibrada para un mejor rendimiento y productividad. Con una
herramienta de control y seguimiento de proyectos se puede ver cuándo ciertos
miembros del equipo están sobreasignados o sin trabajo, y reaccionar de manera
adecuada para volver el balance.

Ruta crítica

La ruta crítica es una secuencia de tareas que se tienen que completar para finalizar el
proyecto a tiempo. El control de proyectos debe incluir también el control especial de
estas tareas críticas.
Si en el proceso se descubre que estas tareas requieren más recursos, el gerente de
proyecto puede reasignarlos de otras tareas menos importantes. Incluso, si así lo
requiere la situación, se puede cancelar algunas tareas con baja prioridad.

Una herramienta de gestión de proyectos ayuda en el seguimiento y control con la ruta

crítica que se construye automáticamente. No la ignore a la hora de escoger un software
para su proyecto.

Notificaciones y alertas

Las responsabilidades de un gestor de proyecto son muchas. Y si hay algún instrumento

para hacer el trabajo más fácil, hay que usarlo. Mientras que las notificaciones le avisan
sobre cualquier actualización en el proyecto, las alertas dirigen la atención a los posibles
problemas como sobrecargas, retrasos e inconsistencias. Por eso, es recomendable
buscar programas de gestión de proyectos que tengan estas opciones para el control y
seguimiento del proyecto y aplicaciones de iOS y Android para recibir notificaciones en
cualquier lugar.

Un programa que ofrece todas estas herramientas y mucho más es GanttPRO. Con él,
puede planificar fácilmente todos los detalles del proyecto, asignar recursos y partes
responsables, fijar costes y plazos. Y después puede seguir el progreso de su proyecto
controlando todos sus aspectos de manera más fácil posible. Puede probarlo
gratis durante 14 días para descubrir si encaja en su proyecto y actividades.

https://blog.ganttpro.com/es/seguimiento-y-control-de-proyectos/
El director del proyecto es el responsable máximo de que se alcancen los objetivos de
un proyecto. Para ello, el director debe contar con un amplio conocimiento de
estándares, procedimientos y políticas de control de costes de forma que le resulte
posible comparar el avance real del proyecto con la planificación realizada.
De forma genérica, controlar es un proceso compuesto por tres acciones bien
diferenciadas:
- Medir el progreso hacia el objetivo establecido,
- Evaluar lo que se requiere hacer para alcanzarlo, y
- Llevar a cabo las acciones correctivas necesarias para alcanzarlo, o incluso superarlo.
A medida que se desarrolla o ejecuta el proyecto, es necesario monitorizar su progreso
para asegurar que éste vaya según lo planeado. Monitorizar implica, por lo tanto, medir
el avance real y compararlocon el avance previsto. Para medir el avance real es
necesario conocer:
- cuándo se inician las actividades,
- cómo se desarrollan las actividades ya iniciadas, y
- cuáles se han terminado realmente (cuál ha sido su fecha de finalización).
Otro importante aspecto a medir es el gasto de dinero y cuánto se ha comprometido
hasta la fecha. En caso de que el director detecte desviaciones, como puede ser un
retraso de los trabajos respecto a la planificación, un gasto excesivo, o que no se
cumplen con las especificaciones técnicas, será necesario estudiar posibles acciones
correctivas que ayuden a reducir o eliminar las desviaciones observadas.
En caso de producirse una desviación, es recomendable analizar varias acciones
correctivas de modo que la que se lleve a cabo sea la que más posibilidades tiene de
colocar al proyecto otra vez dentro del presupuesto, plazo y alcance previstos. Hay que
recordar que la adición de recursos puede adelantar un determinado trabajo, pero al
mismo tiempo, implicará un aumento de los costes, por lo que el proyecto podría salirse
del presupuesto. Por lo tanto, antes de llevar a cabo acciones correctivas, es vital
analizar varias alternativas y evaluar cuidadosamente las repercusiones que éstas
podrían producir. Por otra parte, el no tomar acciones correctivas para afrontar los
problemas a los que se enfrenta el proyecto normalmente desemboca en una situación
que empeora paulatinamente a medida que se avanza en el tiempo. Esperar a que un
problema se corrija por si solo es una mala estrategia. Por lo tanto, cuando más pronto
se detecte e identifique un problema y se apliquen las acciones correctivas adecuadas,
mejor.
Medir el avance real y compararlo de forma adecuada y periódica con el avance previsto
es la clave para un efectivo control del proyecto. Contar con un proceso ordenado y
claro para llevar a cabo el control del proyecto ayuda enormemente al director del
proyecto, Teniendo en cuenta este factor, a continuación se muestra un ejemplo de los
pasos a realizar durante el proceso de control.

es necesario establecer una frecuencia regular de entrega de informes para poder realizar
las comparaciones entre lo que está sucediendo y lo previsto. Los informes pueden ser
diarios, semanales, mensuales o anuales en función de la complejidad y duración del
proyecto. Un proyecto que se debe acabar en un mes implicará que los informes se
produzcan cada poco tiempo, quizá de forma diaria. En cambio, proyectos que pueden
durar 3-4 años, se controlan entre periodos más largos (por ejemplo entre unas pocas
semanas para proyectos muy complejos y con elevados riesgos, o un mes, tres o seis
meses para proyectos sencillos). En general, cuanto más corto sea el periodo para la
entrega de informes,
con más prontitud se podrán detectar posible problemas. Durante el periodo de entregas
de proyectos se debe recopilar la siguiente información:
 Datos sobre el avance o desempeño real. Esto incluye:
a) La fecha real en que las actividades se iniciaron y se terminaron.
b) Los gastos efectuados y comprometidos
 Información sobre cualquier cambio en el alcance, programa y presupuesto del
proyecto. Los cambios los puede proponer el cliente, ser consecuencia del desarrollo del
proyecto o debido a factores imprevisibles como puede ser un desastre natural.

Es importante resaltar, que una vez los cambios han sido acordado con el cliente, y se
han incorporado al plan del proyecto, es necesario modificar el plan, por lo que el
alcance, planificación, programación y presupuesto puede ser diferente a los que había
inicialmente.
El proceso de control se lleva a cabo durante toda la fase de realización del proyecto, y
es una parte importante y necesaria para su desarrollo. Como se mencionó en el
apartado anterior, el tener un plan no es suficiente para llevar a cabo con éxito un
proyecto, debido a que incluso los mejores planes no siempre funcionan. Por este
motivo, la administración de proyectos es un método de previsión para controlar un
proyecto, con el fin de asegurar que su objetivo se logre, incluso cuando las cosas no
salen según el plan1.
Por último, antes de definir los procesos de ejecución y control según el PMI y la
IPMA, es importante resaltar el papel que juega el director de proyectos en el proceso
de control. Para el control del proyecto, su director debe implantar un sistema de
información de administración de proyectos que le permita realizar un seguimiento
eficaz y eficiente del avance real y compararlo con el planeado. Este sistema marca la
diferencia entre estar muy ocupado y alcanzar logros. La información relativa a las
diferentes actividades, sus avances, gastos relacionados y programa la proporciona
normalmente el responsable de cada uno de ellas. Estos datos se complementan con
reuniones periódicas para revisar el proyecto. Pero es el director el responsable de
actuar en caso de detectar cualquier anomalía, de forma anticipada si es posible a la
aparición de un contratiempo o circunstancia, que ponga en peligro el avance previsto
del proyecto.

Introducción

En este apartado vamos a tratar cómo el director de proyectos debe realizar el control
del tiempo o programa del proyecto. Antes de comenzar con los conceptos y
herramientas necesarios para llevar a cabo este importante proceso de la dirección de
proyectos, es importante mencionar algunos aspectos que el mismo director de
proyectos debe conocer para gestionar eficientemente su tiempo.
La profesión de director de proyectos puede resultar, y de hecho normalmente resulta,
muy estresante. El estrés, si se prologa en el tiempo y no se combate adecuadamente,
puede llegar a manifestarse de distintos modos y convertirse en una amenaza para la
salud y el desarrollo profesional del director de proyectos. Con esto no se debe llegar a
la conclusión "el estrés es malo". El estrés nos ayuda a mantenernos alerta y a obtener
las energías necesarias para finalizar tareas en el tiempo establecido. Pero si no se
controla, si no se conocen las técnicas que faciliten la gestión del tiempo, el estrés se
convertirá en un problema.
Algunos de los factores que hacen que una profesión u ocupación sea estresante son:
- Contar con responsabilidades sin autoridad necesaria o capacidad para ejercer el
control.
- La necesidad de perfección.
- La presión de fechas de entrega.
- Ambigüedad en las tareas a realizar.
- Conflicto entre diferentes posiciones o puestos.
- El tener que trabajar con personas u otras unidades de la organización.
- Responsabilidad por las acciones de subordinados.
- La necesidad de estar al corriente de toda la explosión de información y los avances
tecnológicos.
A todos estos factores se enfrenta el director de proyectos. Como consecuencia, en el
caso de no controlar el estrés, éste se puede mostrar en una o varias de las formas que se
indican a continuación:
- Estar cansado de forma habitual.
- Sentirse deprimido.
- Estar física y mentalmente exhausto.
- Estar "quemado".
- Sentirse infeliz.
- Sentirse atrapado. Esta situación se produce normalmente cuando el director de
proyecto no tiene el control de los recursos del proyecto y depende de otras personas
para que los trabajos se lleven a cabo tal y como él tenía previsto.
- Sentirse infravalorado.
- Sentirse ansioso

Dicho lo anterior, ¿qué puede hacer el director de proyectos para evitar las situaciones
que se acaban de mencionar? Sin duda una correcta gestión del tiempo propio es un
elemento fundamental. Existen diversas técnicas que el director de proyectos puede
practicar para hacer un mejor uso de su tiempo. Entre ellas destacan:
- Delegar. Recordemos que delegar es transferir autoridad a otras personas para realizar
un trabajo específico, no su responsabilidad. El director de proyectos explicará los
objetivos a alcanzar en un terminado trabajo, y le proporcionará los medios necesarios
para que la persona que lo lleva a cabo lo haga con éxito. Hay que distinguir claramente
delegar de lo que muchas profesionales realizan, que es mandar.
- Seguir un calendario.
- Decidir con prontitud, que no alocadamente.
- Aprender a decir que no.
- Hacer los trabajos complicados o duros los primeros.
- Rehusar hacer lo que no es realmente importante.
- Mirar hacia el futuro, anticiparse a las posibles circunstancias que se puedan producir.
- Controlar el tiempo que uno pasa al teléfono o contestando emails.
Para ser efectivo, el director debe auto-imponerse o establecerse normas de gestión de
tiempo y plantearse las siguientes cuestiones: