Tema 10 Los Libros Contables Legalización 1

TEMA 10- LOS LIBROS CONTABLES
1. DEFINICIÓN
Según Ayala (2002) define a los libros de contabilidad como: “libros especiales,
diseñados para anotar las operaciones que realiza la empresa a lo largo de su
vida”. (Pág. 12).
Rojas (2002) nos brinda otra definición: “los libros de contabilidad son unos
cuadernos especiales de mayor tamaño que los corrientes en los que se registra
las operaciones comerciales y administrativas que realiza una empresa o
institución”. (Pág. 49)
En conclusión, son los documentos donde se registran las transacciones y
situaciones con valor monetario (operaciones mercantiles) sucedidas en un lapso
de tiempo determinado y realizadas por los entes económicos (empresas) y que
serán el fundamento de los estados financieros (documentos que nosotros los
contadores brindamos información), como quiera que sus saldos y las operaciones
registradas sean la fuente para su elaboración.
Los libros contables conforman una base de datos, donde en forma cronológica,
ordenada, clara y precisa; se registran sin borrones ni enmendaduras, todas las
operaciones mercantiles que se realicen en una entidad.
2. LEGALIZACION DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD.

Los libros de actas, así como los registros y libros contables deben ser legalizados
antes de su uso, incluso cuando estos últimos sean llevados en hojas sueltas,
continuas o computarizadas.
La legalización será efectuada por los notarios públicos del lugar del domicilio
fiscal del deudor tributario o, a falta de estos, por los jueces de paz letrados o
jueces de paz, como corresponda, quienes colocaran una constancia en la primera
hoja de los mismos.
Información de la constancia de la legalización:
Numero de legalización asignado por el notario o juez, según sea el caso.

Nombres y apellidos, o denominación o razón social del deudor tributario, según
sea el caso.
Numero de RUC
Denominación del libro o registro.
Numero de folios que consta.
Fecha y lugar en que se otorga.
Sello y firma del notario o juez de paz letrado.
Así mismo, el notario público o juez de paz letrado, según sea el caso, deberá
sellar todas las hojas del libro o registro, las mismas que deberán estar
debidamente foliados, incluso cuando se lleven utilizando hojas sueltas, continuas
o computarizadas. En ningún caso el numero de legalización, folios o de registro
podrá contener adicionalmente caracteres distintos, tales como letras.
3. CLASIFICACIÓN DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD DESDE EL ASPECTO
TÉCNICO:
3.1 LIBROS PRINCIPALES

Llamados también mayores, y de acuerdo con las disposiciones legales, los
empresarios deben llevar los siguientes libros:
Libro Caja y Bancos.
Libro de Inventarios y Balances.
Libro Diario.
Libro Mayor.
3.2 REGISTROS AUXILIARES

Son todos los libros que detallan una a una todas las operaciones de las empresas
y en algunos casos son llevados porque son obligatorios de acuerdo a normas de
carácter legal y son:
Registro de Compras.
Registro de Ventas e Ingresos
Libro de Retenciones incisos e) y f) del artículo 34° de la Ley del Impuesto a la
Renta.
Registro de Activos Fijos.
Registro de Costos.
Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas.
Registro de Inventario Permanente Valorizado.
También se llevan otros tipos de registros auxiliares que son documentos que
ayudan a brindar un mejor análisis de las operaciones y podamos informar mejor:
Libro Bancos, Registro de Letras por Cobrar, Registro de Letras por Pagar, etc.
LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES

Al iniciar la actividad comercial, la empresa debe elaborar un inventario y un balance general que
le permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio, en este libro
deben registrarse todos estos rubros, de acuerdo con las normas legales.
La información que debe contener este libro es:
La cantidad de artículos inventariados al inicio del periodo contable. (Generalmente son los
inventarios y los activos fijos).
El nombre y código de las cuentas y las subcuentas que conforman los rubros anteriormente
descritos.
El valor que corresponde al valor unitario de cada artículo.
El valor parcial de las operaciones.
El valor total correspondiente a cada cuenta.
A continuación se presenta un formato con un ejemplo del inventario inicial al constituirse una
empresa:
VALOR VALOR
CUENTA VALOR TOTAL
CANTIDAD UNITARIO PARCIAL
ACTIVO
10 EFECTIVO Y EQUIVALENTE DE EFECTIVO 80,000.00
104 Cuentas corrientes
1041 Cuentas corrientes operativas
20 MERCADERÍAS
201 Productos manufacturados 60,000.00
2011 productos manufacturados 80.00
Cajas de leche Gloria tarro grande
33 INMUEBLES, MAQUINARIA Y EQUIPO
334 Unidades de transporte 150,000.00
3341 Vehículos motorizados 150,000.00
Camioneta 4 X 4 marca Toyota, azul
placa,serie,etc, etc
TOTAL ACTIVO 290,000.00
PATRIMONIO
50 CAPITAL 290,000.00
501 CAPITAL SOCIAL 80,000.00
SOCIO A 60,000.00
SOCIO B 150,000.00
SOCIO C
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 290,000.00
En este libro se registra en primer lugar el inventario y luego se registra el Balance

General correspondiente. Por única vez es usado primero, luego en lo sucesivo es usado
al finalizar el periodo económico.
LIBRO CAJA Y BANCOS

Es un libro principal sumamente importante en él se registran todas las transacciones que
involucran efectivo y equivalentes de efectivo en forma cronológica y ordenada, como
cobros y pagos de toda naturaleza y luego se centraliza en el Libro Diario.
LIBRO DIARIO
Es un libro principal, denominado también "diario columnario", en él se registran en orden
cronológico todos los comprobantes de diario elaborados por la empresa durante el mes.
Con el fin de obtener el movimiento mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se
totalizan los registros débitos y créditos, trasladándolos al libro mayor.
En este libro se encuentra información como:

la fecha completa del día en el cuál se realizo el comprobante de diario.
La descripción del comprobante.
La totalidad de los movimientos débito y crédito de cada cuenta
Los saldos finales de cada cuenta y su traslado a las cuentas del mayor.
En el método centralizador se registran los asientos contables mensuales del resumen de
todos los registros auxiliares.
LIBRO MAYOR
Es un libro principal que deben llevar los comerciantes para registrar el movimiento
mensual de las cuentas en forma sintética. La información que en él se encuentra se
toma del libro Diario y se detalla analíticamente en los libros auxiliares.
En el se encuentra la siguiente información:
La cuenta y su respectivo código (Este código es según el plan de cuentas de la
empresa).
El saldo anterior de cada una de las cuentas que lo tengan.
El movimiento débito o crédito de cada cuenta.
Las operaciones mensuales.
Los saldos finales para la elaboración de los Estados financieros.
LIBROS AUXILIARES MAS USADOS

Son los libros de contabilidad donde se registran en forma analítica y detallada los valores
e información que luego será registrada en los libros principales(casi siempre
mensualmente).
En ellos se encuentra la información que sustenta los libros mayores y sus aspectos más
importantes son:
Registro de las operaciones cronológicamente.
Detalle de las actividades realizadas.
Registro del valor del movimiento de cada subcuenta
Cada empresa determina el número de auxiliares que necesita de acuerdo con su tamaño
y el trabajo que se tenga que realizar, como por ejemplo :
Registro de Ventas.- Se registran todas las ventas de las empresas que luego serán
totalizadas y registradas en el Libro Diario.
Registro de Compras.- En este libro se registran todas las compras de bienes y servicios
que luego serán totalizadas y registradas en el Libro Diario.
Planillas de Remuneraciones.- Se registra en detalle todos los trabajadores , sus
remuneraciones, tiempo laborado etc., y luego su resumen se registra en el Libro Diario.
Se reitera que hay libros auxiliares que son obligatorios y otros que son voluntarios.
4. SISTEMA CONTABLE “CENTRALIZADOR”

El método centralizador consiste esencialmente en subdividir el Diario en tantos
Registros Auxiliares (Diarios Auxiliares o Diarios Parciales) como sean necesarios para
una empresa.
El conjunto de Diarios constituirá la contabilidad analítica. Sus anotaciones convergen
hacia otro Diario General o centralizador, que toma las anotaciones resultantes de las
operaciones registradas en los Diarios auxiliares.
El método centralizador no tiene teoría propia; la teoría de la Partida Doble queda
inalterada, mas sus principios son desarrollados en una doble serie de libros, esto es: una
serie para la contabilidad analítica y otra serie para la contabilidad sintética. Los libros
auxiliares se consideran como otros tantos Diarios parciales.
Todas las operaciones, separadas en distintas clases y anotadas en los respectivos
Diarios parciales, se trasladan directamente a las cuentas abiertas en uno o más Mayores
auxiliares. Los Diarios parciales constituyen, pues, la base para la formación de las
cuentas del Mayor o Mayores auxiliares: unos y otros sirven para la contabilidad analítica.
Los Diarios parciales son sumados y cerrados todos los meses, y en algunas empresas,
cada día, semana o quincena.
Los importes de todas las operaciones consignadas en cada Diario parcial son
centralizados mensualmente en un Diario general o sintético, que sirve, a su vez, para la
formación de cuentas colectivas abiertas.
El Diario general es, por lo tanto, la base del Mayor general: ambos libros sirven para la
contabilidad sintética.
En las casas de alguna importancia es de práctica agrupar las operaciones en varias
clases y registrarlas en distintos libros: auxiliares de Caja, de Compras, de Ventas, de
Vencimientos, etc.
Si los auxiliares de Compras y de Ventas, llevados oportunamente, son rubricados, la
redacción de los asientos en el Diario puede ser sensiblemente abreviada: en este Último
libro basta indicar la fecha, el importe de cada operación y la cuenta o cuentas que
resulten deudoras o acreedoras; y referirse, para los demás datos, al folio de los
auxiliares que los contienen o al número de las facturas correspondientes.
Los auxiliares facilitan la compilación del Diario general, en reemplazo del borrador, que
por lo común se suprime.

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TEMA 10- LOS LIBROS CONTABLES

2. LEGALIZACION DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD.

Numero de legalización asignado por el notario o juez, según sea el caso.

3.1 LIBROS PRINCIPALES

3.2 REGISTROS AUXILIARES

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 290,000.00

En este libro se registra en primer lugar el inventario y luego se registra el Balance

LIBRO CAJA Y BANCOS

En este libro se encuentra información como:

LIBROS AUXILIARES MAS USADOS

4. SISTEMA CONTABLE “CENTRALIZADOR”

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