Asignatura:

Contabilidad General

Título del trabajo

Comprobante de diario y libros de contabilidad

Presenta

Manuel Alberto Tenganá Aguirre

Docente

Gabriel Santacruz

Colombia Pasto Nariño Septiembre, 07 2015

TABLA DE CONTENIDO
1. COMPROBANTE DE DIARIO.
1.1. FORMATO DE COMPROBANTE DE DIARIO.
1.2. PARTES DE UN COMPROBANTE DE DIARIO.
1.2.1 ENCABEZAMIENTO.
1.2.2 CUERPO DEL COMPROBANTE.
1.2.3 PARTE INFERIOR.
1.3. ELABORACIÓN DEL COMPROBANTE DE CONTABILIDAD.
2. LIBROS DE CONTABILIDAD.
2.1. LIBRO DIARIO.
2.1.1 FORMATO DEL LIBRO DIARIO.
2.2. LIBRO MAYOR.
2.2.1 FORMATO DE LIBRO MAYOR.
2.3. LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES.
2.3.1 FORMATO DE LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES.
2.4. LIBROS AUXILIARES.
2.4.1 TIPOS DE LIBROS AUXILIARES.
3. REFERENCIAS.

1. COMPROBANTE DE DIARIO.
 Toda empresa debidamente organizada lleva un registro cronológico y sistemático de
todas sus operaciones comerciales o financieras realizadas.

Todas estas operaciones se respaldan con documentos comerciales según la

naturaleza de cada una de ellas; estas operaciones, apoyadas en estos documentos se
registran en forma ordenada y clasificada en los COMPROBANTES DE DIARIO, los
cuales a su vez afectan los libros de contabilidad permitiendo interpretar la situación
financiera de la empresa o ente económico.

El comprobante de diario es un documento que debe elaborarse previamente al

registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción
y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada
comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen. Es un formato que
registra diariamente las operaciones contables de una empresa.

Las Partidas o Comprobantes de Diario tienen como propósito registrar cada

operación que se realiza en una empresa o negocio, ya sea de carácter comercial, industrial
o de servicio. Se elabora un Comprobante por cada día en el que se registren transacciones
económicas. Una de las características de las Partidas de Diario es que en los totales, el
DEBE siempre tendrá igual cantidad que el HABER.

1.1. FORMATO DE COMPROBANTE DE DIARIO.

1.2. PARTES DE UN COMPROBANTE DE DIARIO.
1.2.1 ENCABEZAMIENTO.

En el encabezamiento se encuentran los siguientes datos:

 El nombre o la razón social de la empresa.
 Espacio para la fecha de elaboración del comprobante.
 Espacio para el número del comprobante (la numeración de los comprobantes
se hace en forma consecutiva).

1.2.2 CUERPO DEL COMPROBANTE.

En esta parte del documento encontramos las siguientes columnas:

 La columna encabezada con la palabra CÓDIGO: En ella se coloca el código

asignado a cada cuenta. Generalmente las empresas codifican (enumeran) las
cuentas para ejercer un mejor control sobre ellas y agilizar los registros.

 La columna encabezada con la palabra DETALLE: En esta columna se

coloca el nombre de las cuentas que intervienen en las transacciones
comerciales realizadas por la empresa. Generalmente se ubican primero las
cuentas que se debitan y posteriormente las que se acreditan.

 La columna encabezada con la palabra PARCIALES: En esta columna se

registran los diferentes valores que componen un asiento; es decir, sirve para
detallar por cuál concepto asentamos una cuenta al DEBE o al HABER.

 La columna encabezada con la palabra DEBE: En esta columna se registran

los valores de las cuentas que hacen parte de las operaciones comerciales que
se deben registrar en el debe.
  La columna encabezada por la palabra HABER: Se registran los valores de
las cuentas que indican un registro crédito.

1.2.3 PARTE INFERIOR.

En esta parte del documento encontramos las siguientes palabras:

 ELABORADO POR: Se refiere a la persona que realizó el comprobante;

allí firma dicha persona.

 REVISADO POR: Todo registro contable antes de ser asentado en los

libros, requiere ser revisado y para ello se utiliza este espacio en el cual
firmará la persona autorizada para este fin.

 CONTABILIZADO: En este espacio irá la firma de la persona que ha

pasado los registros contables del comprobante a los libros principales y
auxiliares.

1.3. ELABORACIÓN DEL COMPROBANTE DE CONTABILIDAD.

En el cuerpo del Comprobante de Contabilidad se describen los códigos de las

cuentas de balance con su acumulado y las subcuentas afectadas con el detalle de los
conceptos por los que se realizaron transacciones en el período con sus valores parciales y
totales en la columna del débito. Si la misma cuenta se acredita dentro del comprobante, se
hace el registro correspondiente después de todas las cuentas que tuvieron registro débito.

Para facilitar el proceso de elaboración del Comprobante de Contabilidad es común

elaborar tantos comprobantes de contabilidad, como conceptos se quieran manejar dentro
de la empresa, como por ejemplo:
 SALDOS INICIALES: se utiliza este comprobante cuando la contabilidad viene
siendo elaborada de forma manual y ahora se hará en el programa de contabilidad, para
iniciar con saldos las cuentas del último balance general, si coincide con el inicio del año, o
balance de prueba si es de período intermedio.

 APERTURA: recoge las operaciones propias de la puesta en marcha del negocio

(gastos de organización, pago de impuestos, registros en Cámara de Comercio,
notaría, recibo de aportes, pago de asesorías) este proceso permite elaborar el
balance de apertura.
 INVERSIONES: recoge las operaciones de inversiones fijas (compra de
propiedades, planta y equipo, muebles y enseres, maquinaria) o diferidas (gastos
pagados por anticipado, cargos diferidos).
 OPERACIONALES: recoge las actividades de compras, ventas y gastos logísticos
(compra y venta de mercancías no elaboradas por la empresa, pago de nómina y
otros gastos necesarios en la producción de la renta).
 TESORERÍA: resume todos los recibos de caja (recaudo de clientes, otros
ingresos) y los comprobantes de pago (pagos a proveedores, gastos de nómina,
gastos de servicios públicos, otros gastos) si así lo prefiere.
 VENTAS: reúne todas las facturas de venta del período contable, con las debidas
causaciones de clientes, retenciones en la fuente a título de renta, IVA, ICA, hechas
por los clientes.
 COMPRAS: resume las facturas de compras del período, y las obligaciones a
proveedores con sus respectivas retenciones en la fuente a título de renta, industria y
comercio e impuesto a las ventas.
 COSTOS: registra el costo de ventas del período, mediante causaciones al
momento de la venta cuando se lleva inventario permanente, o por juego de
inventarios cuando el sistema es periódico.
 AJUSTES CONTABLES: resume todas las notas de contabilidad tanto débito
como crédito, que corrigen las omisiones u errores con el fin de racionalizar los
valores de la contabilidad.
  CIERRE CONTABLE: afecta las cuentas nominales de saldo débito y crédito
contra la cuenta de ganancias y pérdidas para obtener el resultado final de utilidades
del ejercicio.

2. LIBROS DE CONTABILIDAD.

Son aquellos en los que se efectúan los registros o asientos contables por las distintas
operaciones realizadas por las empresas o entes económicos. Los libros pueden ser
principales y auxiliares; los principales se clasifican en: Diario, Mayor y de Inventarios y
Balances.

La regulación legal de los libros contables está contenida en el Código de Comercio

del artículo 25 al 33. Las cuestiones legales más importantes contenidas en dichos artículos
son las siguientes:

 El Código de Comercio comienza indicando “Todo empresario deberá llevar una

contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su Empresa que permita un
seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración
periódica de balances e inventarios llevará necesariamente un libro de Inventarios y
Cuentas anuales y otro Diario” (Artículo 25).

 Los libros contables deberán ser legalizados en el Registro Mercantil del lugar
donde tuviera la empresa su domicilio (Artículo 27).

 Todos los libros contables deben ser llevados con claridad por orden de fechas, sin
espacios en blanco, tachaduras o raspaduras. No se pueden utilizar abreviaturas o
símbolos. Las anotaciones deberán expresarse en la moneda nacional (Artículo 29).

 Los empresarios conservarán los libros y la documentación correspondiente durante

seis años a partir del último asiento realizado en los libros (Artículo 30).
  El valor probatorio de los libros contables será apreciado por los Tribunales
conforme a las reglas generales del derecho (Artículo 31).

 La contabilidad de los empresarios es secreta, fuera de los casos especificados por la

Ley, como la quiebra, podrá decretase la exhibición de los libros cuando la persona
a quien pertenezcan tenga interés o responsabilidad en el asunto en que proceda la
exposición (Artículo 32).

2.1. LIBRO DIARIO.

“El libro diario registrará día a día todas las operaciones relativas a la empresa. Será
válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por periodos no
superiores al mes, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros
concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que se trate” (Artículo 28).

Tal como se establece en el artículo 28 del Código de Comercio, el libro Diario

recoge, por orden cronológico todos los hechos contables que afectan a la empresa desde el
punto de vista económico o financiero. El objeto de este libro es reunir en él todas las
operaciones realizadas por la empresa para después trasladarlas al libro Mayor y recogerlas
sintéticamente en los estados contables al final del ejercicio.

Todos los asientos contables registrados en el libro Diario se realizan cumpliendo el

principio fundamental de la partida doble, Activo igual a la suma de Pasivo y Patrimonio
Neto.

En el libro Diario se cumplirá necesariamente la igualdad siguiente: la suma de las

anotaciones realizadas en Debe, sean iguales a las del Haber.
2.1.1 FORMATO DEL LIBRO DIARIO.

2.2. LIBRO MAYOR.

Es un libro principal que deben llevar los comerciantes para registrar el movimiento
mensual de las cuentas en forma sintética. La información que en él se encuentra se toma
del libro Diario y se detalla analíticamente en los libros auxiliares.

En él se encuentra la siguiente información:

 La cuenta y su respectivo código (Este código es según el plan de
cuentas de la empresa).
 El saldo anterior de cada una de las cuentas que lo tengan.
 El movimiento débito o crédito de cada cuenta.
 Las operaciones mensuales.
  Los saldos finales para la elaboración de los Estados financieros.

2.2.1 FORMATO DE LIBRO MAYOR.

2.3. LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES.

Al iniciar la actividad comercial, la empresa debe elaborar un inventario y un balance

general que le permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio,
en este libro deben registrarse todos estos rubros, de acuerdo con las normas legales.

En este libro se registra en primer lugar el inventario y luego se registra el Balance

General correspondiente.
 La información que debe contener este libro es:

 La cantidad de artículos inventariados al inicio del periodo contable. (Generalmente

son los inventarios y los activos fijos).
 El nombre y código de las cuentas y las subcuentas que conforman los rubros
anteriormente descritos.
 El valor que corresponde al valor unitario de cada artículo.
 El valor parcial de las operaciones.
 El valor total correspondiente a cada cuenta.
2.3.1 FORMATO DE LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES.

CANTIDAD CUENTA VALOR VALOR VALOR

UNITARIO PARCIAL TOTAL

ACTIVO

CAJA

Caja General

MERCANCÍAS NO
FABRICADAS POR LA
EMPRESA

TERRENOS

Lotes

EQUIPOS DE OFICINA

Escritorios

Sillas

Archivadores

TOTAL ACTIVO

PASIVO

PATRIMONIO

APORTES SOCIALES

Cuotas o partes de interés

social

TOTAL PASIVO Y
PATRIMONIO
2.4. LIBROS AUXILIARES.

Son los libros de contabilidad donde se registran en forma analítica y detallada los
valores e información registrada en los libros principales. Cada empresa determina el
número de auxiliares que necesita de acuerdo con su tamaño y el trabajo que se tenga que
realizar.

En ellos se encuentra la información que sustenta los libros mayores y sus aspectos
más importantes son:

 Registro de las operaciones cronológicamente.

 Detalle de la actividad realizada.
 Registro del valor del movimiento de cada subcuenta.

2.4.1 TIPOS DE LIBROS AUXILIARES.

 Cuentas de control: En estos libros se detalla y amplía la información de una

cuenta en varias subcuentas, para evitar los inconvenientes que puede ocasionar el
manejo de muchos registros individuales de una cuenta.

 Subcuentas: Este es el que sustenta la información presentada en los libros mayores

y diario y contiene los valores correspondientes a las subcuentas y sus auxiliares.

 Auxiliar de compras y ventas: Las empresas utilizan auxiliares de compras y

ventas donde se registran en forma detallada la información solicitada por la
administración de impuestos.
  Auxiliar de vencimientos: Este se lleva con el fin de saber las cuentas por pagar
que se tiene con terceros y las cuentas por cobrar.

Existen otros libros que tienen el resto de la información financiera de la empresa,

como el libro de actas y registro de socios, el libro fiscal, el registro de facturación etc.
 3. REFERENCIAS.

CONCEPTO DE COMPROBANTE DE DIARIO. Recuperado el 7 de SEPTIEMBRE de

2015https://prezi.com/ukngsq7dk94m/comprobante-de-diario/

ELABORACIÓN DEL COMPROBANTE DE CONTABILIDAD. Recuperado el 7 de

SEPTIEMBRE de 2015http://www.contabilidadyfinanzas.com/elaboracion-del-
comprobante-de-contabilidad.html

LIBROS DE CONTABILIDAD. Recuperado el 7 de SEPTIEMBRE de

2015http://www.definicion.org/libros-de-contabilidad

DICCIONARIO ECONÓMICO. Recuperado el 7 de SEPTIEMBRE de

2015http://www.expansion.com/diccionario-economico/libros-contables.html

FORMATO DE LIBRO MAYOR. Recuperado el 7 de SEPTIEMBRE de

2015http://fccea.unicauca.edu.co/old/fcf/archivos/mayor.jpg