El ciclo contable y los registros en los libros principales

El ciclo contable es el conjunto de acciones contables percibidas durante un ejercicio

económico o año fiscal, donde todos los hechos que realiza una empresa para mostrar el

resultado que lograron la situación patrimonial y financiera de la misma esto permitirá tomar

acciones para mejor su desempeño. El ciclo contable cumple con el siguiente proceso:

APERTURA

CICLO
CONTABL
E
CIERRE MOVIMIENTO

FUENTE: ELABORACIÓN PROPIA

En la grafica anterior se especifica que el ciclo contable cumple con tres fases la primera

es la apertura de la operaciones financieras en el año comercial o fiscal, este se inicia la

elaboración detallada del inventario inicial donde se incluye los elementos que forman el

patrimonio de la empresa en ese instante, este momento se llama contablemente asiento de

apertura, luego se debe de registrar todas estas operaciones y los mismo deben de ser registrados

en los libros contables que correspondan y por último el cierre, es donde se cierran las

operaciones contables para poder realizar los estados financieros y de esta manera ver la

actuación de la empresa en todo el año, determinando el resultado del ejercicio y el valor del

patrimonio en ese momento. Este ciclo contable como todo ciclo al finalizar la última fase vuelve

a repetirse en el mismo orden, esto suceda cada vez que comienza un año comercial o fiscal.
 Para poder realizar el ciclo a cabalidad se deben de plasmar todos los movimientos que se

realizar desde la apertura de operaciones hasta el final de las misma en algún lugar, aunque la

contabilidad ha evolucionado mucho lo que es su esencia no ha cambiado para nada es por esto

que aunque la contabilidad ya es computarizada todos los movimientos contables siguen siendo

registrado en los libros diario, mayor, inventario y auxiliares, entre otros.

Es de hacer notar que para una empresa o institución los libros contables los libros se

deben llevar obligatoriamente ya que en ellos se registran en forma sintética las operaciones

mercantiles que realizan durante un lapso de tiempo determinado.

Libro diario

Es el documento en que se asienta los registros de manera cronológica todas aquellas

transacciones económicas que una empresa ha realizado. Por ello, estas transacciones están

asociadas con las actividades principales, además de que se contabilizan las operaciones en los

llamados “asientos contables”.

PARTES DEL ASIENTO EN EL LIBRO DIARIO

Fecha (2) Descripción () Ref() Debe() Haber()

Son las siguientes:

1. Fecha de la transacción
2. Nombre de la cuenta y una pequeña explicación
3. Numero de folio del libro mayor
4. Columna del Débito (Debe)
5. Columna del Crédito (Haber)
 Llegar el libro diario tiene sus ventajas y desventajas, como ventaja se tiene que muestra

las operaciones en forma ordenada y con toda clase de detalles, pero como desventaja

tienen que no muestra el movimiento y saldo de cada una de las cuentas.

Ejemplo de libro diario:

La empresa Supermercado único, comienza sus operaciones el 1-1-2020, se crea la

empresa con las siguientes aportaciones de los socios: 500.00000 Efectivo en Caja,

1.000.000,00     Efectivo en Banco y 100.000,00 Cuentas por Cobrar a Clientes.

Fecha Descripción Ref Debe Haber

1-1-2020 Efectivo en caja 1 5 0 0 0 0 0
Efectivo en banco 2 1 0 0 0 0 0 0
Cuentas por cobrar 3 1 0 0 0 0 0
Patrimonio 4 1 6 0 0 0 0 0
Asiento de apertura de 1 6 0 0 0 0 0 1 6 0 0 0 0 0
Súper mercado Único

Libro mayor

Este es el libro en el que se lleva seguimiento de los registros o movimientos de las

llamadas cuentas contables que posee una empresa, cuya finalidad es aclarar y dejar ver cuál es

el saldo o estado financiero que ha mantenido durante un periodo contable específico. Por tanto,

aunque no es un factor obligatorio igualmente deben ser expresados los balances diarios que

realice la empresa. En libro mayor se presenta de dos formas, la primera como mayor general y

la segunda como mayor auxiliar. El libro mayor tiene la ventaja de que muestra el movimiento y

saldo de cada una de las cuentas, pero como desventaja tiene que no muestra las operaciones en

forma ordenada y con toda clase de detalle. En el siguiente cuadro se mostrara la estructura que

tiene un libro mayor.

Fecha(1) Detalle(2) Ref(3) Debe (4) Haber Saldo (5)

De acuerdo grafico la estructura de un libro mayor sería la siguiente:

1. Se coloca la fecha en la que se ha realizado la operación.

2. Se registra la llamada “contra cuenta” o el cargo del asiento contable.
3. Se coloca el folio del libro diario bajo el que se registro la operación.
4. Se debe especificar cual son los cargos que se introducirán en los asientos contables.
( Debe o Haber)
5. Aquí se coloca el saldo final cada vez que se realice una operación

Después de haber registrado las operaciones en el libro diarios se requiere hacer el traspaso
de las cuentas que se van registrando por las actividades que realiza la empresa en su día a día,
siguiendo con el ejemplo del asiento de apertura en el libro diario, realicemos el traspaso de las
cuentas al libro mayor.

Efectivo en Banco

Fecha Detalle Ref Debe Haber Saldo

1-1-2020 Efectivo en caja 1 500.000,00 500.000,00

Efectivo en Banco

Fecha Detalle Ref Debe Haber Saldo

1-1-2020 Efectivo en 1 1.000.000,00 1.000.000,00

Banco

Cuentas por Cobrar clientes

Fecha Detalle Ref Debe Haber Saldo

1-1-2020 Cuentas por cobrar 1 1.000.000,00 1.000.000,00

Patrimonio

Fecha Detalle Ref Debe Haber Saldo

1-1-2020 Patrimonio 1 100.000,00 100.000,00

Libros auxiliares

Son adicionales a los libros principales de contabilidad, en los mismos se anotan o

registran las operaciones que les son propias, centralizándolas luego en el Libro Diario. Es decir,

los libros auxiliares son donde se registran en forma analítica y detallada los valores y la

información registrada en libros principales. Estos libros son de carácter obligatorio ya que estos

deben servir de soporte para conocer las transacciones individuales. Por lo que se destacan en allí

que:

 Estas llevan el asentamiento de las operaciones cronológicamente realizadas

 Se logra registrar los movimientos de las cuentas y subcuentas.

 Es capaz de establecer detalles claros sobre las operaciones que se realizaron.

La estructura que tienen los libros auxiliares es el siguiente:

Fecha (1) Detalle (2) CO (3) Debe (4) Haber Saldo (5)

1. Fecha de la transacción: en esta columna se anota la fecha en que ocurre la transacción.

2. Detalle: en esta columna se anota una descripción breve del hecho económico, la cual es

la misma del comprobante de contabilidad.

3. CD: en esta columna se anota el número de comprobante de contabilidad o comprobante

de diario de donde se toman los datos.

 4. Imputaciones débito o crédito: en estas columnas se registran los valores débito o

crédito según el caso tomados de la columna de parciales del comprobante de

contabilidad o de diario.

5. Saldo: esta columna muestra el resultado de sumar o restar del saldo anterior según sea

el caso, el valor débito o crédito imputado en las columnas anteriores.

Es de hacer notar que dependiendo de la actividad que la empresa realice varia la

cantidad de los libros auxiliares, es decir todas las empresas no llevan los mismo libros

auxiliares, es así como mencionaremos a continuación algunos libros auxiliares:

 Cuentas de control:

En estos libros se detalla y amplía la información de una cuenta en varias subcuentas,

para evitar los inconvenientes que puede ocasionar el manejo de muchos registros individuales

de una cuenta.

 Subcuentas:

Este es el que sustenta la información presentada en los libros mayores y diario y

contiene los valores correspondientes a las subcuentas y sus auxiliares.

 Auxiliar de compras y ventas:

Las empresas utilizan auxiliares de compras y ventas donde se registran en forma

detallada la información solicitada por la administración de impuestos.

 Auxiliar de vencimientos:

Este se lleva con el fin de saber las cuentas por pagar que se tiene con terceros y las

cuentas por cobrar.

 Libro de caja:
 El Libro de Caja es uno de los libros auxiliares más usados este lleva registro de todo el

movimiento de cobros y de pagos en efectivo y del saldo de Caja.

Banco

Este lleva el control de todos los movimientos de dinero en las relaciones de la empresa

con un banco determinado ya que se asientan los ingresos y los pagos que se realicen a través

del Banco .Después de cada ingreso o de cada pago se determina el saldo de la cuenta corriente,

al final del mes el total de todos los saldos de los distintos Bancos debe ser igual al saldo que

arroje en el Libro Mayor la cuenta de bancos.

 Libro de Clientes

Se lleva una cuenta para cada cliente con el que tenemos relaciones comerciales donde se

refleja todo lo que nos debe el cliente se anota en el Debe y todo lo que nos paga se anota en el

Haber determinan el saldo de la cuenta.

 Libro de proveedores

El libro de Proveedores tiene por objeto llevar una cuenta para cada uno de los Proveedores

con los que tenemos relaciones comerciales.

 Libro de inventario

Es uno de los libros que deben llevar obligatoriamente las empresas, contiene un análisis

detallado de los balances de la empresa durante un tiempo establecido o prudente y estás

conformado por los siguientes aspectos.

1. Un balance inicial claro y detallado donde se exponga cada uno de los bienes en relación

con los derechos y obligaciones.

 2. Se mantendrá un balance con el fin de comprobar de las sumas y saldos, los gastos e

ingresos que se han realizado y las sumas del debe y el haber, el saldo deudor y el

acreedor deben ser iguales.

3. Posee un cierre del inventario, en el cual las relaciones previamente detalladas deberá

establecerse de igual manera una esquematización de los bienes, activos y pasivos como

las obligaciones que engloben el patrimonio final de la empresa.

Aspectos legales de los libros contables

En Venezuela, el llevar los libros contables es por gusto y placer, porque si fuera por esto

fueron muy pocas las empresas que los llevarían por tal razón los aspectos contables están bajo

tutela de los gobierno, por muchos para llevar el control de las operaciones que se realizan en

todo el país, otros por saber que todos están llevado los controles contables y asi poder pagar las

obligaciones que se generen los ingresos tributarios que tienen que pagar los empresarios por la

realización o la prestación de servicios que les de él estado es por esto que el estado regula a

través de leyes, normativas y ordenanzas que obligan a las empresas a llevar los libros contables

bajo para el control y fiscalización de los mismo a la hora que el estado lo requiera a través de las

instituciones que compete. Las leyes que regulan el marco legal de los libros contables son los

siguientes:

Código de comercio De los artículos 32 al 44 y 260

Marco Legal Ley ISLR (2003) artículos 177

de Rige los
libros
contables
 (2001) artículos 192

Ley IVA Artículos 70-71-180-192

Código Orgánico Tributario artículos 100-102-104