4 Introduccion Calc Principiante

Unidad de Administración y Finanzas
Dirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones
Guía para el Usuario
Capítulo 4
Introducción a Calc
- Principiante -
¿Qué es Calc?
Calc es el componente de hoja de cálculo de LibreOffice. En una hoja de
cálculo se pueden introducir datos (normalmente números) y luego
manipularlos para obtener ciertos resultados.
Adicionalmente puede introducir datos y usar Calc de forma ‘Qué tal si...’,
cambiando algunos datos y observando los resultados sin tener que volver
a escribir toda la hoja de cálculo.
Otras características de Calc incluyen:
• Funciones, que se pueden usar para crear fórmulas para realizar
operaciones de datos complejas.
• Funciones de bases de datos, para organizar, almacenar y filtrar
datos.
• Diagramas dinámicos: hay una amplia gama de diagramas en 2D y
3D.
• Macros, para grabar y ejecutar tareas repetitivas
• Poder abrir, editar y guardar hojas de cálculo Microsoft Excel.
• Importar y exportar hojas de cálculo en múltiples formatos,
incluyendo HTML, CSV, PDF, y PostScript.
Hojas de cálculo, hojas y

celdas
Calc consta de unos documentos llamados hojas de cálculo. Las hojas de
cálculo consisten en un número de hojas individuales, conteniendo cada
una un bloque de celdas organizadas en filas y columnas. Una celda
concreta se identifica por su número de fila y letra de columna.
Las celdas mantienen los elementos individuales —texto, números,
fórmulas, etc.— que permiten mostrar y manipular los datos.
Cada hoja de cálculo puede tener varias hojas, y cada hoja, a su vez,
muchas celdas individuales. Cada hoja puede tener un máximo de 65.536
filas y un máximo de 1024 columnas, con lo que se obtiene un total de
más de 67 millones de celdas.
Elementos de la ventana
principal
Calc consta Cuando se inicia Calc, la ventana principal tiene un aspecto
similar a la Figura 1, que se muestra a continuación:
Barra de título
La barra de título, ubicada en la parte superior, muestra el nombre de la hoja de
cálculo activa. Cuando se crea una hoja de cálculo nueva, su nombre es “Sin
Titulo…”. Cuando guarde una hoja de cálculo por primera vez, se le pide que
introduzca un nombre.
Barra de menús
Debajo de la Barra de título está la Barra de menús. Al elegir un menú, aparece un
submenú con otras opciones. Se puede modificar la Barra de menús.
Barras de herramientas
Bajo la Barra de menús, por defecto, se encuentran tres barras de herramientas: la
Barra de herramientas estándar, la Barra de herramientas de formato, y la Barra de
fórmulas.
Los iconos que hay en estas barras proporcionan un amplio rango de comandos y
funciones comunes.
En la Barra de formato, los tres recuadros de la izquierda son las listas Aplicar estilo,
Nombre de fuente y Tamaño de fuente (ver Figura 2). Cuando se encuentran activas
muestran la configuración aplicada para la celda o área seleccionada. Pulse la flecha de
la parte derecha de cada recuadro para abrir la lista.
Barra de fórmulas
A la izquierda de la Barra de fórmulas (ver Figura 3) hay un pequeño cuadro de
texto, llamado Cuadro de nombre, con una combinación de letra y número en
él, como por ejemplo D7. Esta combinación, que se denomina referencia de
celda, indican la letra de la columna y el número de la fila de la celda
seleccionada.
A la izquierda del Cuadro de nombre están los botones Asistente de funciones,

Suma y Función.
Al pulsar el botón Asistente de funciones se abre un diálogo en el que puede
buscar a través de una lista de funciones disponibles. Esto puede ser muy útil
porque también muestra el formato de cada función.
En una hoja de cálculo, el término función es mucho más amplio que el de unas
funciones matemáticas.
El botón Suma inserta una fórmula en la celda activa con el total de la suma de
los números de las celdas superiores. Si no hay números en las celdas superiores,
entonces se usan las celdas de la izquierda para la fórmula.
El botón Función inserta el signo de igual (=) en la celda seleccionada y en la
Línea de entrada, dejando a la celda preparada para aceptar una fórmula.
Al introducir un dato nuevo en una celda, los botones Suma e Igual cambian por
botones Cancelar y Aceptar.
Introducción a Calc Principiantes

El contenido de la celda activa (datos, fórmula o función) se muestra en la Línea

de entrada, que es la parte que queda de la Barra de fórmulas. Puede editar el
contenido de la celda activa aquí o en la propia celda. Para editar desde el área
de la Línea de entrada, pulse en el interior de la Línea de entrada y luego escriba
los cambios. Para editar la celda activa sólo tiene que hacer doble clic en la celda.
Celdas individuales
La sección principal de la pantalla muestra las celdas individuales en forma de
cuadrícula, donde cada celda se encuentra en la intersección de una columna
y fila.
En la parte superior de las columnas y a la izquierda de las filas, hay una serie
de cuadros grises que contienen letras y números. Estas son las cabeceras de
filas y columnas. Las columnas comienzan con A y avanzan hacia la derecha, y
las filas comienzan en 1 y van hacia abajo.
Los encabezados de columna y fila es lo que aparece en el área del Campo de
nombre en la
Barra de fórmula. Los encabezados se pueden activar o desactivar
seleccionando Ver →Titulo de filas/columnas.
Pestañas de hoja
En la parte inferior de la cuadrícula con las celdas se ubican las pestañas de
hojas, que permiten acceder individualmente a cada hoja. La hoja activa se
distingue por tener una pestaña blanca.
Si se pulsa otra pestaña, se mostrará esa hoja y esa pestaña se vuelve blanca.
Además se pueden seleccionar múltiples pestañas de hoja a la vez manteniendo
pulsada la tecla Control mientras pulsa los nombres de las hojas.
Crear una hoja de cálculo nueva.
Se puede abrir una hoja de cálculo nueva desde cualquier componente de

LibreOffice, por ejemplo desde Writer o Draw.
Desde el Centro de control
Pulse el icono Hoja de cálculo .
Desde la barra de menús
Pulse en Archivo y seleccione Nuevo →Hoja de cálculo.

Introducir datos usando el teclado

En Calc, los datos se introducen normalmente usando el teclado.
Introducir números
Pulse en la celda y escriba el número usando el teclado. Para introducir un
número negativo, escriba primero el signo negativo (–) o el número entre
paréntesis, como por ejemplo: (1234).
Por defecto, los números se alinean a la derecha y a los números negativos
se les antepone el signo menos.
Introducir texto
Pulse en la celda y escriba el texto. Por defecto, el texto se alinea a la izquierda.
Introducir números como texto

Si un número se introduce de la forma 01530, Calc trunca el 0 de la izquierda. Para
mantener el cero de la izquierda, como por ejemplo para los códigos de área en
números de teléfono, escriba un apostrofe antes del número, como se muestra:
'01530.
Ahora Calc reconoce el dato como texto. Las fórmulas y funciones tratarán la
entrada como cualquier otro texto, dando normalmente 0 como resultado de la
fórmula, y las funciones ignoran el valor.
Introducir fechas y horas

Seleccione la celda y escriba la fecha u hora. Puede separar los elementos de la
fecha agregando barras diagonales (/) o guiones (–) o usar texto como 20 Feb
09. Calc reconoce diversos formatos para fechas. Puede separar los elementos
de la hora con dos puntos (:) como en 22:30:15.
Editar datos
La edición de datos se realiza de manera similar a como se introducen. El primer
paso debe ser seleccionar la celda que contiene los datos a editar.
Eliminar datos de una celda

Los datos se pueden eliminar de una celda utilizando diversas opciones.

Eliminar sólo los datos
Los datos se pueden eliminar de una celda sin eliminar el formato de la celda.
Pulse en la celda apropiada para seleccionarla, y luego la tecla Retroceso.
Eliminar los datos y el formato
Los datos y el formato de una celda se pueden eliminar al mismo tiempo. Pulse la
tecla Suprimir (o pulse el botón derecho y elija Eliminar contenidos, o use Editar
→Eliminar contenidos) para abrir el diálogo Eliminar contenidos.
Desde este diálogo, pueden eliminarse los diferentes aspectos de la celda. Para
eliminar todo en una celda (contenido y formato), marque la casilla Eliminar todo.

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A la izquierda del Cuadro de nombre están los botones Asistente de funciones,

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