UNIVERSIDAD LATINA DE PANAMÁ

FACULTAD DE NEGOCIOS
DISEÑO CONTABLE

ASIGNACIÓN NO. 4
EL CONTROL INTERNO Y LAS OPERACIONES CONTABLES
MANUAL DE PROVEDIMIENTOS CONTABLES

INTEGRANTES
APARICIO MARIAM
CORDOBA YERESI
GÓMEZ GUILLERMO
GUERRA LEONEL
GUERRA MARILYN
RODRIGUEZ JUSTIN
SAAVEDRA JOSEPH
VEGA JUAN
YANG ALEXANDER

PROFESOR: ORIEL ACOSTA RODRÍGUEZ

10 DE JULIO 2023

1
Contenido
Dedicatoria...........................................................................................................................4
Agradecimiento..................................................................................................................5
Introducción........................................................................................................................6
EL CONTROL INTERNO Y LAS OPERACIONES CONTABLES....................................7
¿Qué es el control interno? Definiciones y explicación......................................................7
Seguridad razonable........................................................................................................8
Responsable de la estructura de control interno....................................................8
Objetivos del control interno..........................................................................................9
Enfoque........................................................................................................................11
Importancia y objetivo................................................................................................13
¿A qué está orientado en una empresa?............................................................................14
¿Qué brinda?..............................................................................................................14
PROCEDIMIENTOS CONTABLES:................................................................................15
¿Qué es el procesamiento de transacciones?..........................................................16
Componentes del Control Interno................................................................................17
Clasificación de los controles: Preventivo y Detección. Ejemplifique....................19
OBJETOS GENERALES DEL CONTROL INTERNO..................................................20
Tipos de control interno.................................................................................................26
Control interno financiero..............................................................................................26
Aspectos importantes para asegurar un acertado control interno:........................27
Control interno administrativo.......................................................................................28
Características de los sistemas de control interno administrativo.........................29
CONDICIONES PARA TENER UN ADECUADO SISTEMA DE CONTROL
INTERNO.............................................................................................................................30
TIPOS BASICOS DE CONTROL INTERNO DIRIGIDOS A CUMPLIR CON EL
OBJETIVO FINAL DE FORTALECER EL SYSTEMA.................................................37
MÉTODOS(TÉCNICAS) DE DOCUMENTACIÓN Y EVALLUACIÓN DEL
CONTROL INTERNO........................................................................................................41
EL INFORME DE CONTROL INTERNO........................................................................49
2
¿QUÉ ES UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES?.................................51
¿Qué es un Manual De Procedimientos Contables?.........................................................51
¿Importancia de un manual de procedimiento contables?................................................51
¿Objetivos de un manual de procedimiento contable?.....................................................51
¿Características de un manual de procedimiento contable?..............................................51
¿Aspectos generales de una empresa?.........................................................................52
Análisis de la empresa.......................................................................................................53
7 valores esenciales para una empresa:........................................................................55
Contenido de un Manual de Procedimientos Contable................................................61
Conceptos claves...............................................................................................................66
Formularios o documentos de respaldo.........................................................................66
Conclusión.........................................................................................................................68
Bibliografía...........................................................................................................................69

3
 Dedicatoria

El agradecimiento de este proyecto va dirigido primero a Dios ya que sin la

bendición y su amor no hubiera sido posible cumplir con los objetivos del presente
trabajo, también para nuestro docente Oriel Acosta Rodríguez que gracias a su
conocimiento y ayuda pudimos concluir con éxito, y a nuestros compañeros por
todo el apoyo y disciplina.

4
 Agradecimiento

Le agradecemos muy profundamente a nuestro profesor Oriel Acosta Rodríguez

por su dedicación y paciencia, sin sus palabras y correcciones precisas no
hubiésemos podido lograr cumplir con todas los objetivos del presente trabajo.

Por último, agradecer a la universidad que nos ha exigido tanto, pero al mismo
tiempo nos ha permitido obtener nuestro tan ansiado título. Agradecemos a cada
directivo por su trabajo y por su gestión, sin lo cual no estarían las bases ni las
condiciones para aprender conocimientos.

5
 Introducción

El presente trabajo explica la importancia de establecer, diseñar y evaluar el

control interno en las empresas, principalmente en las áreas administrativas y
contables. De acuerdo a Normas y Procedimientos de auditoría, el control interno
debe de tener una estructura básica dentro de la empresa, basándose en los
siguientes elementos: tener un ambiente de control, en donde combinara los
factores que afectan las políticas y procedimientos de la empresa, de tal manera
que evaluará los riesgos, identificando, analizando y administrándolos para que no
desvirtúen los objetivos, mediante sistemas de información y comunicación que
provoquen una cuantificación de la información, estableciendo procedimientos de
control con el fin de proporcionar una seguridad razonable de que los objetivos
específicos se van a lograr de forma eficaz y eficiente, teniendo una
responsabilidad y papel importante el consejo de administración que se encargara
de establecer y mantener los controles internos establecidos.

Como se observa el control interno en las empresas es de vital importancia para la

optimización y el crecimiento del negocio, tanto en lo administrativo como en la
operación; beneficiando así desde los accionistas hasta el propio cliente, ya que
éste tendrá un grado de confianza sobre la empresa y prevalecerá en el tiempo
generando utilidades y crecimiento interno en la entidad.

6
EL CONTROL INTERNO Y LAS OPERACIONES CONTABLES
¿Qué es el control interno? Definiciones y explicación.
Un sistema de control interno es un conjunto de acciones, normas, políticas y
métodos establecidos por las empresas con el fin de evitar riesgos en su entorno.
Abarca cinco componentes principales: ambiente de control, evaluación de
riesgos, actividades de control gerencial, información y comunicación y monitoreo.

La responsabilidad del sistema de control interno es un compromiso general de

todos, pero su buen funcionamiento debe ser operado y monitoreado por la
gerencia, la junta directiva y los auditores.

Uno de los principales modelos de referencia es el Marco COSO, el cual genera

una definición común de Control Interno y brinda un modelo estructurado que
ayuda a las empresas a encaminarse hacia una implementación efectiva de
Control Interno.

Figura 1. Marco de Control Interno “COSO” es un acrónimo para Committee of

Sponsoring Organizations creado en 1992
7
Seguridad razonable

Figura 2. El auditor y la seguridad razonable

Una seguridad razonable es un grado alto de seguridad. Se alcanza cuando el

auditor ha obtenido evidencia de auditoría suficiente y adecuada para reducir el
riesgo de auditoría (es decir, el riesgo de que el auditor exprese una opinión
inadecuada cuando los estados financieros contengan incorrecciones materiales)
a un nivel aceptablemente bajo. No obstante, una seguridad razonable no significa
un grado absoluto de seguridad, debido a que existen limitaciones inherentes a la
auditoría que hacen que la mayor parte de la evidencia de auditoría a partir de la
cual el auditor alcanza conclusiones y en la que basa su opinión sea más
convincente que concluyente.

Responsable de la estructura de control interno.

Figura 3. Responsabilidad de la estructura del control interno

8
Es importante que todos los actores, desde la junta directiva, pasando por la alta
dirección, los líderes de procesos y hasta el personal de apoyo se involucren en la
gestión de riesgos

Algunos de los responsables con mayor grado de involucramiento y

responsabilidad en el desarrollo del proceso son los siguientes: la administración,
los directivos financieros, consejo de directores, comité de auditoría, auditores
internos, auditores externos, legisladores y reguladores, terceros que interactúan
con la entidad y otros como analistas financieros, medios de comunicación.

Finalmente, la Organización será la única responsable de definir el alcance y

compromiso que tiene cada uno con la implementación del Sistema de Control
Interno, como la suma de varios procesos en las que todos tienen un rol y un
grado de responsabilidad con la efectividad y eficacia de este.

Objetivos del control interno.

Figura 4. Beneficios del control interno

Toda acción, medida, plan o sistema que emprenda la empresa y que

tienda a cumplir cualquiera de estos objetivos, es una fortaleza de Control
Interno.
9
  Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada
administración ante posibles riesgos que los afecten.
 Garantizar la eficacia y la eficiencia en todas las operaciones
promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y
actividades definidas para el logro de la misión de la organización.
 Velar por que todas las actividades y recursos de la organización
estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad.
 Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión
organizacional.
 Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus
registros.
 Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, así como también
detectar y corregir errores que se presenten en la organización y que
puedan afectar el logro de sus objetivos.
 Garantizar que el sistema de control interno disponga de sus propios
mecanismos de verificación y evaluación.
 Velar porque la entidad disponga de procesos de planeación y
mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional,
de acuerdo con su naturaleza y características.

El establecimiento del control interno bajo la premisa de costo beneficio.

El concepto de costo beneficio es la base primordial que se utiliza al elaborar el

control interno de una empresa, ya que además de brindar seguridad y encontrar
errores e irregularidades el sistema de control interno también se enfoca en
reducir los costos necesarios para implementar el sistema de control interno para
no generar una perdida en la empresa. Por eso al diseñar las pautas de control a
seguir se tienen que cerciorar que el beneficio supere el costo de dichas pautas de

control.

10
Fórmula para el cálculo costo-beneficios Pasos para el análisis costo-
beneficio

Figura 5. Fórmula para el cálculo costo-beneficio Figura 6. Pasos para el análisis costo- beneficio

Enfoque

Según lo entendido el enfoque en el control interno se trata de la manera en la que

decidimos establecer los controles de la empresa. Se puede hacer de diferentes
formas dependiendo de lo que necesite la empresa. Por ejemplo, se pueden
utilizar en los procesos operativos de una empresa de manera que estén en todas
las actividades diarias efectuadas.

11
 Figura 7. Enfoque basado en procesos de gestión

Dependiendo de los casos la empresa podría utilizar dos tipos diferentes de

controles, que pueden ser:

 Control Preventivo: Estos se utilizan para evitar la mayoría de los

problemas antes de que sucedan.
 Control de Detección: Estos se utilizan para encontrar errores e
irregularidades luego de que hayan ocurrido.

Por esto mismo se le da una gran importancia a la hora de elaborar el sistema de

control la elección del enfoque a utilizar para el sistema tomando en cuenta cual
se adapta más a las necesidades de la empresa y cual puede ayudar a la empresa
a conseguir sus objetivos de manera eficiente.

12
 Figura 8. Enfoque basado en los procesos de la empresa

Importancia y objetivo

La importancia del control interno para una empresa es que genera confiabilidad
sobre las cifras establecidas por la empresa además de evaluar el nivel de
eficiencia en los procesos contables y administrativos de la empresa. Además,
ayuda a la empresa a aumentar o mantener su eficiencia y a encontrar sus fallas y
elegir la mejor solución posible.

Figura 9. Importancia del control interno

13
¿A qué está orientado en una empresa?

El control interno en una empresa está orientado a prevenir o detectar errores e

irregularidades. El sistema de control debe brindar una confianza razonable de
que sus estados financieros han sido elaborados bajo un sistema de controles que
disminuyan la probabilidad de tener errores de importancia en los estados
financieros. Además, el sistema de control interno debe estar preparado para
descubrir o evitar las irregularidades dentro de los procesos de la empresa que se
relacionen con falsificaciones, fraude o colusión.

¿Qué brinda?

Debido a las numerosas ventajas que ofrecen, los procedimientos de control

interno y contabilidad son fundamentales para una organización.

Algunas de las principales ventajas de cada uno a continuación:

 Protección de activos: el control interno ayuda a proteger los activos de una

organización, como efectivo, inventario y activos fijos, al implementar las
medidas, políticas y procedimientos de seguridad necesarios.
 Prevención de fraudes y errores: El control interno establece mecanismos
para detener y detectar fraudes y errores en las transacciones financieras.
Esto se logra, entre otras cosas, mediante la separación de funciones, la
conciliación de registros, la revisión y la aprobación de transacciones.
 Cumplimiento de las normas: El control interno se asegura de que la
empresa cumpla con todas las normas y leyes que son relevantes para sus
operaciones. Esto incluye, entre otras cosas, cumplir con todas las leyes
contables, fiscales, laborales y de protección de datos aplicables.

14
  Efectividad operativa: El control interno efectivo permite la detección y
corrección de ineficiencias en los procesos y procedimientos de una
organización. Esto mejora la productividad, reduce los costos y la eficiencia
operativa.
 Datos financieros confiables: el control interno garantiza la precisión y
confiabilidad de los datos financieros que produce la organización. Esto es
esencial para la responsabilidad gerencial, la transparencia y la toma de
decisiones con respecto a los accionistas, inversionistas y otras partes
interesadas.

PROCEDIMIENTOS CONTABLES:

 Las transacciones deben registrarse y documentarse con precisión, y las

operaciones contables se encargan de hacerlo de manera metódica y
precisa. Esto ofrece una base sólida para la creación de estados financieros
y otros informes contables.
 El seguimiento del rendimiento financiero es posible gracias a las
operaciones contables, que preparan y analizan los estados financieros
para mostrar el rendimiento financiero de la empresa. Esto ayuda a evaluar
la salud financiera de la empresa, incluida su rentabilidad, liquidez,
solvencia y otros aspectos.
 Los procedimientos contables aseguran el cumplimiento de las obligaciones
tributarias de la organización, tales como el cálculo y pago de impuestos, la
presentación de declaraciones de impuestos y la elaboración de informes
requeridos por las autoridades fiscales.
 Apoyo a la toma de decisiones: Los datos contables producidos por las
operaciones contables ofrecen una base sólida para la toma de decisiones
financieras y estratégicas. Esto incluye determinar si un producto o servicio

15
 es rentable, planificar un presupuesto, identificar áreas que necesitan
mejoras y evaluar proyectos de inversión.

En resumen, los procedimientos de contabilidad y control interno son esenciales

para garantizar la integridad financiera de una organización, salvaguardar sus
activos, cumplir con los requisitos legales y brindar información confiable para la
toma de decisiones.

¿Qué es el procesamiento de transacciones?

El término "procesamiento de transacciones" se utiliza para describir el conjunto

de tareas y operaciones realizadas para documentar, organizar y realizar un
seguimiento de las operaciones comerciales y financieras de una organización.
Ventas, compras, pagos, cobranzas y nóminas son algunos ejemplos de estas
transacciones.

El objetivo principal del procesamiento de transacciones es recopilar y procesar

con precisión y eficacia todos los datos relacionados con las transacciones que
realiza la organización. Esto implica documentar los detalles de cada transacción,
incluida la fecha, la descripción, las sumas involucradas, las cuentas contables
afectadas y cualquier otra información pertinente.

Estos son los pasos que normalmente toma el procedimiento de procesamiento de

transacciones:

 Recopilación de datos: En esta etapa se recopila la información pertinente

de cada transacción. Esto podría implicar la digitalización de documentos
en papel, la introducción manual de datos en un software de contabilidad o
la conexión de sistemas electrónicos para recopilar datos automáticamente.
El tipo de dato que se capturó y cómo afectó a las cuentas contables se
utiliza para categorizarlo. Las ventas, por ejemplo, se clasificarían como
ingresos, mientras que las compras, como gastos.

16
  Registro: Las transacciones ahora se registran en el sistema contable de la
empresa. Los montos se asignan a las cuentas correspondientes del libro
mayor, y en el libro diario y en el libro mayor, entre otros, se deben registrar
los montos.
 Verificación y conciliación: los registros contables se examinan para
verificar su precisión y exhaustividad como parte del proceso de verificación
y conciliación. Para hacer esto, los registros deben compararse con la
documentación de respaldo, los saldos deben conciliarse y cualquier
discrepancia debe corregirse.
 Almacenamiento y recuperación: después de ser procesadas y verificadas,
las transacciones y los datos relacionados se guardan en las bases de
datos o sistemas apropiados. Para futuros informes financieros, auditorías u
otras necesidades, esto simplifica el acceso y la recuperación.

Para mantener registros financieros precisos, producir informes financieros

confiables y cumplir con los requisitos legales y reglamentarios, el procesamiento
de transacciones es crucial. Además, sirve como base para el análisis financiero y
la toma de decisiones bien informada dentro de la organización.

Componentes del Control Interno.

El control interno se compone de una serie de elementos interconectados que se
combinan para ofrecer un marco de control eficiente dentro de una organización.
La siguiente lista incluye los elementos esenciales del control interno:

a. Entorno de control: la alta dirección de la organización establece el tono

general y la atmósfera de la organización. Consiste en principios morales,
honestidad, una sólida ética de trabajo, énfasis en la responsabilidad y
competencia del personal. Otros componentes de control interno solo
pueden funcionar bien cuando funcionan en un entorno de control estable.
b. Evaluación de riesgos: es el proceso de identificar y evaluar los riesgos que
podrían comprometer el logro de los objetivos de una organización. Al
17
 centrarse en áreas importantes, la organización puede mitigar los riesgos
que se han identificado tomando las precauciones necesarias.
c. Actividades de control: Son los procedimientos y políticas establecidos para
asegurar que las normas y reglamentos establecidos por la alta dirección se
cumplan en toda la organización. Esto incluye controles tanto de detección
como preventivos, como conciliaciones y revisiones independientes. Los
controles preventivos incluyen la segregación de funciones, las
autorizaciones correspondientes y las revisiones periódicas.
d. Información y comunicación: Este elemento se refiere al flujo de información
interna y externa de la organización. Las políticas, directrices, objetivos y
expectativas eficaces deben comunicarse tanto horizontalmente (entre
varios niveles y áreas de la organización) como verticalmente (desde la alta
dirección hasta los empleados). También implica la creación y difusión de
información financiera precisa y oportuna.

Las actividades de control interno dentro de la organización son supervisadas y

monitoreadas continuamente bajo este término. Esto denota la ejecución de
auditorías internas o revisiones externas para evaluar la eficacia del control
interno, la revisión periódica de los controles establecidos, la identificación y
corrección de debilidades o desviaciones, y la revisión periódica de los propios
controles.

Estos elementos se combinan para formar un sistema integrado que ofrece un

sólido sistema de control interno. Para lograr los objetivos de control, reducir
riesgos y asegurar la integridad y confiabilidad de la información financiera y
operativa, cada componente es crucial y depende del buen funcionamiento de los
demás.

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Clasificación de los controles: Preventivo y Detección. Ejemplifique.
Según su función principal y el punto del proceso en el que se implementan, los
controles se pueden dividir en tipos preventivos y de detección. A continuación, se
proporcionan ejemplos de cada tipo de control.

Los controles utilizados para evitar que ocurran errores o irregularidades en primer
lugar se conocen como controles preventivos.

Las medidas preventivas incluyen cosas como:

 La segregación de funciones: es la división de los deberes principales de

una actividad entre varios individuos. A modo ilustrativo, en el proceso de
compra, el responsable de autorizar la orden de compra no debe ser
también quien recibe los artículos y cobra el pago. Al requerir la
cooperación de varias personas para completar una transacción, esto
ayuda a prevenir fraudes y errores.
 Políticas y procedimientos: establecer políticas y procedimientos claros y
bien definidos ayuda a prevenir errores y comportamientos poco éticos.
Para garantizar que los gastos sean razonables y debidamente autorizados,
por ejemplo, una política de aprobación de gastos establece restricciones y
especificaciones.
 Capacitación y educación: se brinda instrucción continua sobre políticas,
prácticas y mejores prácticas a los miembros del personal para ayudar a
evitar errores y malentendidos. Brindar capacitación en seguridad de la
información es una forma de proteger los datos confidenciales de la
organización y detener el acceso no autorizado a los sistemas.

Los controles conocidos como controles "detectives" se implementan después de

que se ha producido un error o irregularidad con el objetivo de identificarlo y
corregirlo rápidamente.

19
Estos son algunos ejemplos de controles de detección:

 Conciliaciones bancarias: Para encontrar inconsistencias y errores en las

transacciones financieras, se realizan comparaciones periódicas de los
registros contables y extractos bancarios de la organización.
 Las auditorías internas y externas: son exámenes sistemáticos de los
archivos y procedimientos de la organización que ayudan a determinar la
eficacia de los controles internos y encontrar errores, fraudes o violaciones
de la política de la empresa.
 Análisis de variaciones y tendencias: Para detectar discrepancias o
anomalías que puedan indicar errores o fraudes, se comparan datos y cifras
actuales con épocas anteriores o con presupuestos establecidos.

Tenga en cuenta que un sistema de control interno completo y efectivo debe incluir
controles preventivos y de detección. Mientras que los controles de detección
permiten encontrarlos si ocurren para que se puedan tomar las medidas
correctivas apropiadas, los controles preventivos funcionan para evitar que
ocurran errores y fraudes en primer lugar.

OBJETOS GENERALES DEL CONTROL INTERNO.

El control interno contable representa el soporte bajo el cual descansa la
confiabilidad de un sistema contable. Un sistema de control interno es importante
por cuanto no se limita únicamente a la confiabilidad en la manifestación de las
cifras que son reflejadas en los estados financieros, sino también evalúa el nivel
de eficiencia operacional en procesos contables y administrativos.

El sistema de control interno debe brindar una confianza razonable de que los
estados financieros han sido elaborados bajo un esquema de controles que
disminuyan la probabilidad de tener errores sustanciales en los estados
financieros. Con respecto a las irregularidades, el sistema de control interno debe
estar preparado para descubrir o evitar cualquier irregularidad que se relacione
20
con falsificación, fraude o colusión y aunque posiblemente los montos no sean
significativos con respecto a los estados financieros, es importante que se eviten o
estos sean descubiertos oportunamente, debido a que tienen implicaciones sobre
la correcta conducción de la entidad.

Los objetos generales del control interno son:

 Custodia de los activos: incluye el manejo de las cuentas bancarias de los

fondos de inversión colectiva para los cuales se realiza la actividad de
custodia de valores.
 Captura y proceso de información en forma completa y exacta: en la
actualidad un proceso vital para cualquier empresa. Se trata de la
obtención, a partir de diversas fuentes, de datos estratégicos para la
organización. Estos datos se transforman para que puedan ser analizados
en beneficio de los objetivos corporativos.
 Conducción del negocio de acuerdo con las políticas de la compañía:
conjunto de normas internas que se diseñan para regular y delimitar las
reglas de conducta dentro de una organización. Describen las
responsabilidades tanto de los empresarios y altos cargos como de los
empleados en todos los niveles jerárquicos.

Los dos primeros objetivos generales nos conducen a objetivos específicos del
control, que son los siguientes:

 Integridad
 Existencia
 Exactitud
 Autorización
 Custodia

El objetivo referente a la conducción del negocio depende principalmente de la

actitud de la gerencia y tiene limitaciones para ser evaluado, especialmente
porque se refiere a la administración del negocio.
21
OBJETOS ESPECIFICOS DEL CONTROL INTERNO.

Integridad:
Los objetivos de integridad permiten asegurar que se registran todas las
transacciones en el período al cual corresponden. Las violaciones al objetivo de
integridad existen cuando al inicio de las transacciones o en el procesamiento no
se incluye toda la información. Los controles internos de pre-numeración de
formularios o controles de totales de lotes apoyan el objetivo de integridad.
Una violación de los controles internos de integridad para un proceso de
facturación sería obviar el registro de las operaciones en forma cronológica.

Existencia:
Los objetivos de existencia permiten asegurar que sólo se registren operaciones
que afecten la identidad. El objetivo de existencia de los controles internos
minimiza el riesgo de que los registros contables contengan información que no
correspondan a transacciones reales de la entidad. Los estados financieros deben
reflejar solamente las operaciones o intercambios que realmente hayan afectado
una entidad. Bajo esta premisa podemos señalar, por ejemplo, lo siguiente:
- Las cuentas por cobrar comerciales deben ser el resultado de transacciones de
venta efectivamente realizadas, de acuerdo con las Normas de contabilidad
aplicables a las operaciones correspondientes.
- Los cargos periódicos por depreciación deben corresponder a activos que
realmente existan y se hayan capitalizado adecuadamente, de acuerdo con
políticas y procedimientos adoptados por la gerencia.
- Los ingresos no operacionales corresponderán a operaciones diferentes a las del
giro principal de la Empresa.

Exactitud:
Es todo intercambio o transacción, que existe como una consideración acerca de
las cantidades que se están trazando o traspasando. Cuando se adquiere un
activo, el valor inicial y aplicable para su registro es el costo de este o costo
22
histórico. En el caso específico del activo, el costo se refiere al valor del activo
individual más todos aquellos costos relacionados y necesarios para ponerlo en
funcionamiento. Bajo un sistema de control interno adecuado, los registros
contables deben ser anotados en los libros por el valor que realmente
representan.
El objetivo de exactitud establece que las operaciones deben registrarse al valor
que realmente se deriva de ellas.
Este objetivo es sumamente importante, ya que exige que las cifras sean
registradas en forma exacta. Debemos recordar que los estados financieros no
reflejan necesariamente una exactitud total de las cifras; por el contrario, el
término aplicable es el de razonabilidad de cifras. La exactitud es indispensable
que sea establecida en el momento en que se captura la información fuente o se
genere la transacción.

Un control de doble chequeo de cantidades y precio, por ejemplo, puede ayudar a

verificar la exactitud de una factura de un proveedor, a fin de registrar el inventario
y el pasivo correctamente.

Autorización:
Todas las transacciones llevadas a cabo en la Empresa tienen implícita una
autorización. Un sistema contable no puede procesar transacciones que no se
encuentren autorizadas por algún funcionario competente. Para el procesamiento
de la información, pueden existir distintos niveles de autorización. Desde el punto
de vista de un sistema manual, un objetivo de autorización debe establecer límites
al inicio, continuación o finalización de una operación contable con base en
políticas y procedimientos establecidos. Las autorizaciones de un sistema
contable deben establecerse como una necesidad para sentar las bases de la
confiabilidad del sistema como un todo.

Custodia:

23
Los objetivos de custodia se establecen para tratar de controlar el uso o
disposición no autorizado de los activos de la Empresa. Este objetivo se cumple a
través de dos tipos de controles
- Controles de custodia física.
- Controles de existencia física
Los controles sobre la custodia física de los activos son diseñados para prevenir o
detectar el uso no autorizado de los activos durante el período en el que se
encuentran bajo custodia de un individuo o departamento, especialmente interesa
la custodia física de los activos valiosos y movibles tales como el efectivo,
inventario, cuentas por cobrar, vehículos, etc.
Cuando diseñamos procedimientos de control sobre la custodia física debemos
tomar en cuenta lo siguiente:
- Los activos que ingresan sólo se reciben con autorizaciones, son contados e
inspeccionados y asignada su responsabilidad a un individuo o departamento en
particular.

- Los activos que salen son contados e inspeccionados y se releva de la

responsabilidad de su custodia, al individuo o departamento al cual se le había
asignado esta responsabilidad.

Los controles sobre la existencia física están diseñados para detectar si las
cantidades o valores mantenidos en custodia coinciden con los registros. Estos
controles incluyen conteos periódicos de inventario u otros activos, arqueos de
fondos fijos, arqueos de facturas, etc.
Con respecto a los controles de custodias debemos tener presente que el
individuo o departamento que ejerza el control sobre la custodia física no puede
tener responsabilidades sobre los controles de los registros, por ejemplo, el jefe de
almacén no puede ser responsable de manejar el listado de inventario y hacer
ajustes al mismo.

24
EL CONTROL INTERNO Y LOS CONTROLES ADMINISTRATIVOS Y
CONTABLES.

El control interno permite que una entidad ejecute sus operaciones de forma
eficiente, proteja sus recursos y presente información financiera oportuna y
confiable.

Para llevarlo a cabo, se debe contar con una visión integral de la compañía que
vaya más allá de las áreas de contabilidad y finanzas.

El control interno, de acuerdo con la Ley 87 de 1993, comprende el conjunto de

planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos diseñados por
una empresa para promover la eficiencia en las operaciones, salvaguardar los
recursos de la entidad y verificar la veracidad de la información financiera y
administrativa. En resumen, su propósito es estimular la observancia de las
políticas y lograr el cumplimiento de los objetivos programados.

Elementos básicos del control interno

Un sistema de control interno efectivo debería abarcar por lo menos los siguientes
puntos:

a) Un plan de organización que provea la separación apropiada de

responsabilidades.
b) . Un sistema de autorización y procedimientos de registro adecuados para
proveer un control razonable.
c) Prácticas sanas para seguir en la ejecución de los deberes y funciones de
cada unidad y colaborador de la organización.
d) Políticas para verificar que la idoneidad del personal sea proporcional a
sus responsabilidades.
e) Función efectiva de auditoría interna.
25
CLASIFICACION DEL CONTROL INTERNO, EL CONTROL ADMINISTRATIVO Y
CONTROL CONTABLE.

Tipos de control interno

Hoy en día el control interno va más allá de los asuntos que tienen relación directa
con las funciones de los departamentos de contabilidad y finanzas. Por ello se dice
que el control interno incluye, además de los controles financieros, los de carácter
administrativo o gerencial.

Aunque es difícil delimitar estas áreas, es necesario comprender las diferencias

entre lo financiero y lo administrativo. A continuación, profundizamos en cada uno
de ellos:

Control interno financiero

El control interno financiero comprende el plan de la organización y las políticas y

procedimientos concernientes a la custodia de los recursos, así como la
verificación de la exactitud y confiabilidad de los registros e informes financieros.
Debe estar orientado a proporcionar una seguridad razonable de que:

1. Las operaciones y transacciones se ejecutan de acuerdo con la

autorización general o específica de la administración.
2. Las transacciones se registran de conformidad con las políticas contables
de la organización.
3. El acceso a los bienes y/o disposiciones solo se realiza con la autorización
previa de la administración.
4. Los asientos contables se hacen para controlar la obligación de responder
por los recursos y su registro se compara periódicamente con los recursos
físicos. Por ejemplo, el inventario de mercancía.

26
El control interno es responsabilidad principal de la gerencia o máxima autoridad
de la empresa. Específicamente en lo relativo al control interno financiero, la
responsabilidad recae sobre el funcionario encargado de la dirección financiera
ante la máxima autoridad de la entidad, quien debe velar porque este se ejecute
correctamente.

Aspectos importantes para asegurar un acertado control interno:

 Segregación de funciones: no es adecuado que la distribución de funciones

en una entidad permita a un colaborador, en el curso normal de sus
obligaciones, cometer y ocultar errores o irregularidades. Lo anterior puede
tener lugar, por ejemplo, cuando el mismo colaborador está encargado de
registrar los gastos y a su vez de realizar los pagos a los proveedores; esta
situación permitiría que el colaborador en cuestión pueda emitir o alterar el
registro de un cheque, con o sin intención, sin ser fácilmente descubierto.
Además, si la misma persona concilia la cuenta bancaria, la omisión de
registro de cheques puede ocultarse por medio de una conciliación
incorrecta.
 Ejecución de operaciones económicas: se debe obtener la seguridad
razonable de que las operaciones han sido ejecutadas y autorizadas por
personas que actúan dentro del límite de su responsabilidad. Por ejemplo,
los reportes de recepción y las facturas de los proveedores pueden ser
comparadas con las órdenes de compra al aprobar la documentación
relativa a los pagos; más aún, los cheques pagados pueden compararse
con los documentos aprobados, ya sea individual o colectivamente.
 Registro de las transacciones: las transacciones deben registrarse en las
cuentas apropiadas en el período en el cual hayan sido ejecutadas. Para
efectos de la definición de control interno contable, el objetivo es permitir la
preparación de estados financieros de conformidad con el marco de
información financiera que aplique la entidad.

27
  Comparación de registros con los activos: las políticas que exigen la
comparación de las cantidades registradas con los bienes físicos permiten
determinar si lo real coincide con lo registrado. Ejemplos típicos de este tipo
de control son los arqueos de efectivo, las conciliaciones bancarias y los
inventarios físicos.

Control interno administrativo

Comprende los planes, políticas y procedimientos concernientes a los

procesos de decisión que llevan a la autorización de las transacciones y
operaciones por parte de la gerencia. El objetivo es fomentar la eficiencia
de las operaciones, la observancia de las políticas prescritas por la gerencia
y el logro de las metas programadas.

La protección de los recursos y la revelación de errores o desviaciones de

estos es responsabilidad primordial de los miembros de la alta gerencia.
Por eso es necesario mantener un acertado control interno administrativo.
De igual manera, se puede decir que el control interno solo existe cuando la
administración puede confiar en una autoverificación de las operaciones y
actividades sin tener que realizar inspecciones o controles externos a las
operaciones normales.

Para que una entidad pueda funcionar, además de dotarla de los recursos
necesarios (humanos, materiales y financieros), debe poseer una
organización compatible con su razón de ser, es decir, debe cumplir con el
proceso administrativo de planeamiento, organización, dirección y control.

Por ejemplo, la operación o transacción de vender conlleva los siguientes

pasos: aceptación del pedido, despacho de la mercancía, facturación y, por
último, cobranza. Esta sola operación exige que se dicten políticas para

28
 reglamentar cada uno de estos pasos; asimismo, la autorización para
llevarlos a cabo nace de la gerencia, la cual puede ser delegada a otros
funcionarios sin perder su responsabilidad. A su vez, cada paso precisa su
respectiva aprobación, la cual indica que se han satisfecho las condiciones
de la autorización para efectuarlo.

Características de los sistemas de control interno administrativo

 De organización: control alcanzado por el modo en que la empresa asigna

responsabilidades y delega la autoridad, el cual considera dos técnicas
principales de control organizativo: estructura organizativa y delegación de
autoridad. En este sentido, debe orientar sobre temas como las relaciones
jerárquicas, las responsabilidades asignadas a cada puesto y los límites de
autoridad de los individuos clave en cada función.
 De operación: control alcanzado mediante la observación de políticas y
procedimientos dentro de la organización. Los controles de operaciones son
los métodos mediante los cuales una organización planifica, ejecuta y
controla la marcha de sus actividades.

Para los 3 casos, los objetivos del control interno son la integridad, existencia,
exactitud y autorización de las transacciones.

En la siguiente figura se muestra una jerarquía que se puede establecer en la

clasificación de los controles internos administrativos y contables. En la parte
inferior del gráfico, se encuentran las transacciones fuentes, las cuales están, en
una primera instancia, sujetas a los controles internos de tipo contable, a fin de
cumplir con los siguientes objetivos:

 Protección de los activos.

 Autorización de las operaciones
 Asegurar la exactitud de los riesgos contables.

29
 ESTADOS  ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA
FINANCIEROS  ESTADO DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS
(ESTADO DE RESULTADOS)
 ESTADO DEL MOVIMIENTO DEL CAPITAL
CONTABLE.

CONTROLES  NORMAS DEL RENDIMIENTO DEL

INTERNOS PERSONAL.
ADMINISTRATIVOS  CUMPLIMIENTO DE METAS
PRESUPUESTARIAS.
 EVALUACIÓN DE OBJETIVOS
ADMINISTRATIVOS.

CONTROLES  CONCILIACIÓN DE AUXILIARES CON

INTERNOS MAYOR.
 NIVELES DE APROBACIÓN ESTABLECIDOS
CONTABLES PARA COMPROBANTES CONTABLES.
 PERFILES DE SEGURIDAD DEL SISTEMA
CONTABLE MECANIZADO.
 POLÍTICAS CONTABLES EMITIDAS

 COBRANZA
TRANSACCIONES  FACTURACIÓN
 COMPRAS
FUENTES  PAGOS
 ACUMULACIÓN Y PROVISIONES
 MOVIMIENTOS DE ACTIVOS FIJOS

CONDICIONES PARA TENER UN ADECUADO SISTEMA DE CONTROL

INTERNO.

Las condiciones de un sistema de control interno son todas aquellas premisas bajo
las cuales se mantiene la fortaleza del sistema en su totalidad. Para que un control
interno funcione debe existir, por ejemplo, un compromiso formal entre los
miembros de la organización a respetar, y hacer las políticas previamente
establecidas, es decir que exista una conciencia de control. Las condiciones para
tener un adecuado sistema de control interno son:
30
Competencia del personal
Delimitación de responsabilidades
Establecimiento de nivel de autorización
Segregación de funciones
Conciencia de control
Canales de comunicación

Competencia del personal: se refiere a las políticas y procedimientos que

tiene una empresa para controlar, supervisar y entrenar al personal, con el
objetivo de que éste se encuentre suficiente para desarrollar su trabajo. Un
personal competente por lo general creará un clima efectivo para el
cumplimiento de las funciones y actividades de la empresa. Dentro de un
departamento contable, debe crearse un perfil para cada grupo y/o función
respectivamente, de tal forma que existan maneras de asegurarse de que el
personal asciende con base a méritos y conocimientos.
Por ejemplo, una política sana puede ser el contratar estrictamente a
estudiantes de contabilidad como analistas y auxiliares contables; de esta
forma, se está asegurando que el personal posee los conocimientos
básicos necesarios para llevar a cabo sus funciones.

Delimitación de responsabilidades: establece que un adecuado sistema

de control interno debe tener segregadas las actividades que realizan cada
grupo de empleados en la empresa, y su ámbito de responsabilidad. De
esta manera, por ejemplo, las funciones de cobranza se encuentran
normalmente centralizadas en un solo departamento. Esto tiene la ventaja
de separar y establecer claramente, a quien corresponde una u otra tarea
en la empresa.
La delimitación de responsabilidades se origina como una necesidad de la
organización para establecer las fronteras de acción de cada individuo en
su área de competencia. Una de las herramientas gerenciales básicas para
separar las responsabilidades en la organización es la utilización de
31
 organigramas. Los organigramas o carta de organización indican las
principales áreas en las cuales se subdivide una empresa.
Los organigramas son gráficos que representan a estructura y forma de
organización de una empresa, y en el cual se muestran las principales
relaciones entre sus componentes. Los organigramas ayudan a entender el
esquema lógico que define una entidad. Básicamente existen tres tipos de
organigramas; estructurales, de posición y funcionales.

Un organigrama estructural muestra la delimitación de responsabilidades desde el

punto de vista de las unidades homogéneas que componen la organización.

CONTRALORIA

TESORERIA SISTEMAS SERVICIOS

CONTABILIDAD
GENERALES

Figura 10. Ejemplo de organigrama estructural para una Gerencia de

Contraloría.

Un organigrama de posición refleja la posición o cargo de cada una de las

personas que tienen bajo su mando las estructuras que se definen en el
organigrama estructural.

La diferencia principal entre un organigrama estructural y el de posición es que en

el primero, se muestran unidades de responsabilidad homogénea, mientras que,
en el segundo, existe una identificación de las personas que tiene
responsabilidades dentro de la organización.

CONTRALORÍA
32
 Figura 11. Ejemplo de organigrama de posición parcia
Un organigrama funcional plasma las funciones de cada una de las estructuras o
cargos. Debemos siempre recordar que los organigramas son herramientas que
ayudan a implementar la condición de delimitación de responsabilidades para el
control interno.

CONTRALORÍA

TESORERÍA CONTABILIDAD SISTEMAS SERVICIOS

GENERALES

Preparar flujo de Elaborar los Implantar nuevos Coordinar y dar

caja y reportes de estados sistemas apoyo logístico
tipo financiero. financieros de desarrollados en para diferentes
acuerdo con las las empresas. unidades en la
Controlar las normas organización.
cobranzas y Prestar soporte
establecidas por la
aspectos de técnico a los Suministrar los
empresa.
crédito usuarios que así lo servicios de
relacionados con Asegurarse del requieran. mensajería interna
Figura12.Ejemplo de organigrama funcional para la estructura de la Gerencia de
los clientes. adecuado registro y externa en la
Contraloría. de las empresa.
operaciones.

33
Establecimientos de niveles de autorización: requiere que las operaciones
procesadas en el sistema contable estén autorizadas por un funcionario
competente, o de acuerdo con niveles de autorización preestablecidos. Un auxiliar
contable por lo general no debe estar autorizado para generar operaciones como
el registro de estimaciones o reservas, si autorización del gerente de contabilidad.
Un gerente general no puede decretar un reparto de dividendos, sin la previa
autorización de la asamblea de accionistas.

De esta forma, cada operación que se registre en el sistema contable deberá estar
autorizada por algún funcionario que tenga la delegación de la autoridad
respectiva.

Un sistema de autorizaciones se establece para proveer un adecuado control

contable sobre los activos, pasivos, ingresos, costos y gastos. Es conveniente que
el establecimiento de los niveles de autorización sea implantado a través de un
manual de autorizaciones, en el cual se deberá detallar el tipo de autorización por
cada funcionario. Las autorizaciones dadas a cada gerente están plasmadas en
varios tipos de documentos implantados por la empresa.

Por ejemplo, de una práctica común en muchas compañías, el efectuar pagos,

previa una solicitud de emisión de orden de pago. El documento debe reflejar
todos aquellos datos que debe tener una autorización a los efectos del pago.

34
Figura 13. formulario ejemplo de orden de pago.

Algunos ejemplos de autorización son los siguientes:

 Existencia de, por lo menos, dos firmas diferentes para autorizar el pago de
los cheques.
 Normas establecidas para la autorización de las operaciones que involucran
montos importantes en los estados financieros.
35
  Las compras de activos fijos se realizan con la previa autorización de los
funcionarios competentes.

Segregación de funciones: establece que un empleado o departamento no

puede realizar funciones que por su naturaleza sean incompatibles de ser llevadas
a cabo por una sola persona o unidad. La segregación de funciones se convierte
en requisito indispensable para el funcionamiento del control interno. Algunos
ejemplos de segregaciones de funciones son los siguientes:

 Debe existir independencia entre un cajero, el empleado responsable de los

libros auxiliares de cuentas por cobrar y la persona que maneja el registro
de las operaciones.
 La supervisión del almacén no debe ser llevado a cabo por el departamento
de compras.
 Los empleados responsables de los fondos fijos de caja chica no pueden
tener función o acceso al registro de las operaciones.
 El departamento de compras no debe autorizar pago a los proveedores
 Los custodios de los fondos fijos no pueden autorizar las operaciones
realizadas por los fondos.

Conciencia de control: la gerencia de toda empresa es la responsable de la

presentación de los estados financieros, esta presentación está sujeta a la
confiabilidad en la estructura de control interno. La conciencia de control interno
representa la actitud que tiene la gerencia y los empelados responsables de hacer
cumplir los controles, y su efecto global en el ambiente de control interno.

Las instrucciones acerca del cumplimiento de las normas de Control Interno deben
venir de la alta gerencia. Un alto compromiso para el cumplimiento del control
interno requiere que exista orden y disciplina a todos los niveles, pero que esa
filosofía sea transmitida y sea cumplida en forma descendente. El problema del

36
asunto aquí planteado radica en que la gerencia puede tener la inclinación a
modificar los estados financieros a su conveniencia, de acuerdo con intereses
parciales o de grupo. Si esto es así, se puede estar en ausencia total de una
conciencia de control. Debe tenerse presente en todo momento que una empresa
es, lo que quiere que sea una gerencia.

Canales de comunicación: son todos los medios que la gerencia utiliza para
hacer conocer sus objetivos, políticas, normas y procedimientos. Estos canales de
comunicación están representados por memorándums, manuales, circulares y
otros tipos de documentos.

La fortaleza del control interno dependerá mucho de la calidad de las

comunicaciones en la empresa. Obviamente si la gerencia no puede transmitir
efectivamente sus políticas y normas, especialmente las relativas al control
interno, estás se cumplirán.

TIPOS BASICOS DE CONTROL INTERNO DIRIGIDOS A CUMPLIR CON EL

OBJETIVO FINAL DE FORTALECER EL SYSTEMA.

El control interno puede llevarse a cabo a través de la implantación de diversas

técnicas para el chequeo y verificación de las operaciones. Se establecen distintas
técnicas de control interno, a fin de dar respuesta y seguimiento a las siguientes
interrogantes:

 ¿Como se generan las transacciones?

 ¿Cómo se procesan desde el momento en que se generan hasta que
son registradas en el mayor general?
 ¿Cómo se disponen los activos de la empresa?

Para llevar a cabo los controles necesarios e inherentes a todo sistema de

contabilidad, se disponen de los siguientes tipos básicos de control:

 De existencia
37
  De exactitud
 De autorización
 De custodia

Cada uno de estos tipos de control interno está dirigido a cumplir con el objetivo
final de fortalecer el sistema en su totalidad.

Controles de existencia: una de las preocupaciones de la gerencia, debe ser que

la entidad registre solo aquellas operaciones que existan y tengan efecto sobre
ella. Los controles existencia son aquellos controles que aseguran que las
transacciones registradas existan y sean validas.

Una entidad no puede registrar en los libros operaciones no realizadas o que no

sean reales.

Por ejemplo, los siguientes controles aseguran el cumplimiento del objetivo de

existencia:

 Todo registro contable debe estar soportado por un documento original.

 Los inventarios se deben recibir únicamente previa la verificación de su
pedido, a través de la revisión de la orden de compra interna.
 Toda cobranza debe estar soportada por el correspondiente recibo de cobro
y la información necesaria para su registro.: fecha de cobro, numero de
cheque, monto, numero de factura que cancela y código del cliente.

En el primer ejemplo, se asegura que todo registro debe tener algún soporte,
esto implica que ningún registro contable puede ser iniciado sino existe un
documento previo que lo respalde. En algunas ocasiones, y esto puede
suceder en muchas empresas, el soporte general de los registros no
necesariamente debe estar archivado físicamente anexo al comprobante
contable; sin embargo, una copia o fotocopia del documento original debe
soportar su registro. En caso de ser esto difícil o sencillamente a fin de no
incurrir en mayores costos, la compañía debe disponer de una adecuada

38
organización de los registros para poder ubicar en todo caso, la información
que soporte los registros contables.

En el segundo ejemplo, el objetivo del control es igual; es decir, asegurarse de

que la transacción existe desde todo punto de vista. Un almacén no pude
recibir inventarios si no existe una previa verificación acerca de la solicitud de
compra por parte del departamento de compras.

El tercer ejemplo, el recibo de cobro y el depósito respectivo, soporta la

transacción de cobro realizada a los clientes para su posterior registro
contable.

Controles de exactitud: toda transacción que sea susceptible de registro en el

mayor general debe ser cuantificable en términos monetarios. Por lo general,
ese valor monetario se desprende, de los documentos que soportan los
registros contables. Cuando se está registrando una factura debe asentarse en
el mayor general, el monto que refleja tal documento en caso en que los bienes
recibidos estén de acuerdo con las especificaciones dadas por el proveedor.

Puede darse el caso de que un activo recibido tenga un valor menor al

especificado en la factura, por ejemplo, un faltante en la recepción de
mercancía; en este caso, la compañía debe emitir una nota de débito a la
factura del proveedor, y la cual será cargada a la cuenta del proveedor
correspondiente.

Los controles de exactitud permiten registrar operaciones por los montos que
reflejan los documentos originales que genera la transacción. Algunos
ejemplos de controles de exactitud son los siguientes:

 Realización de doble verificación manual.

 Verificación manual de listados de validación.

39
  Revisión de listados de totales por lotes de transacciones.

Controles de autorización: están orientados a permitir que son válidas desde el

punto de vista interno. Un control de autorización le da validez a la existencia de
una transacción y genera normalmente la continuación o no del procesamiento de
la operación. Un control de autorización puede ser hecho en forma manual o
computarizada.

Todos los controles internos que están relacionados con algún aspecto de PED.
Algunos ejemplos de controles de autorización son los siguientes:

 La emisión de cheques es autorizada por el tesoro para asegurar la

adecuada provisión de fondos.
 Todo registro contable en los libros deberá ser autorizado por un
funcionario competente para ello.
 Las entradas de inventario al almacén general son autorizadas por el jefe
de almacén, mediante la firma de este en los informes de recepción.

Controles de custodia: sirven para asegurarse que los activos valiosos y

movibles, están resguardados del riesgo de robo y pérdida. Se pueden enumerar
varios ejemplos de controles de custodia, los cuales tienen el mismo objetivo,
veamos algunos de ellos:

 Existencias de cajas fuertes para chequeras en blanco o en formas

continuas.
 Efectivos depositados en cajas fuertes que no son susceptibles de moverse
fácilmente.
 Fondos de caja chica manejados por una sola persona.
 Salidas de inventarios del almacén realiza con base a una autorización
escrita de algún funcionario competente.
 Sistemas de seguridad para evitar el acceso de personas no autorizadas.
40
Un ejemplo de empresas que requieran tener controles de custodia fuertes son las
empresas de traslado de valores y las dedicadas a la industria de la televisión. En
el primer caso los controles de custodia empiezan desde el mismo instante en la
que una persona realiza una solicitud de empleo en la empresa, hasta pasar por
todos los controles propios de la custodia de valores: en el segundo caso, los
controles se le aplican cada vez que se tiene que realizar, por ejemplo, una
transacción de un programa en vivo y fuera de los estudios de grabación, debido a
que se realiza un desplazamiento importante de activos que son monetariamente
significativos.

MÉTODOS(TÉCNICAS) DE DOCUMENTACIÓN Y EVALLUACIÓN DEL

CONTROL INTERNO.

Cuando se evalúan los controles internos, la documentación de esta evaluación se

realizad en los papeles de trabajo, los cuales deben estar elaborados de tal forma
que soporten apropiadamente la evidencia de la evaluación de los sistemas,
métodos y procedimientos del control interno general. Existen diferentes técnicas
para documentar la evaluación del control interno contable a saber:

 Cuestionarios
 Narrativos
 Flujogramas

Toda y cada una de las técnicas antes mencionadas tienen el mismo objetivo, la
mejor forma de documentación es aquella que aplique mejor para las
circunstancias en las cuales se realiza el trabajo.

Cuestionarios: son la técnica más antigua para documentar y evaluar el control

interno y consiste en la formación de preguntas agrupadas en una de las
siguientes formas:

 Por cuentas principales de los estados financieros

41
 Un cuestionario realizado bajo este esquema se estructura por cada rubro
de los estados financieros, que se considere importante para evaluar.

Figura 14. Ejemplo de cuestionario control interno/ caja chica

42
Figura 15. Ejemplo de cuestionario control interno/ cuentas por cobrar

43
Figura 16. Ejemplo de cuestionario control interno/ Activo fijo

44
 Por departamentos de la empresa
El formato no varía con respecto al anterior mostrado, solo que las
preguntas son agrupadas con base en departamentos definidos según el
organigrama de la empresa. Por ejemplo:

 Producción
 Compras
 Cuentas por pagar
 Créditos y cobranzas
 Mercadeo

 Por ciclos del negocio

Ampliamente utilizada por la revisión de estados financieros, un
cuestionario de control interno bajo esta clasificación reduce la actividad del
negocio a unos pocos ciclos, en donde las operaciones definidas en cada
uno de estos tienen algún tipo de relación. Por ejemplo, ciclos de:
 Ingresos
 Compras y cuentas por pagar
 Producción
 Nómina y otros costos relacionados

 Generales
Un cuestionario bajo un esquema general establece preguntas que son
generales para:
 Todo el negocio
 Varias áreas del negocio.

45
Narrativos: al igual que los cuestionarios, los narrativos son técnicas que el
objetivo de documentar los controles internos, pero con la peculiaridad que se
tiene un mayor nivel de detalle, en contraposición a los cuestionarios, que, por lo
general, son más puntuales.

Con un narrativo, la evaluación y documentación de los controles internos son más

detallados, de tal forma que se permite realizar comentarios a los aspectos en él
reflejados.

Figura 17. Ejemplo de Narrativo de control interno

46
Flujogramas: los flujogramas son técnicas de documentación, más graficas que
narrativas. Se utilizan cuando se desea tener una primera apreciación acerca del
funcionamiento de un procedimiento a nivel general.

Tipos de flujogramas:

 Secuenciales
 Columnares
 Analíticos

Los flujogramas aplicados al proceso de documentación de los controles internos

tienen una función más de ayuda grafica para el entendimiento de un sistema, que
el de documentación propiamente dicho, es decir, son complementarios.

Como se ha establecido, no podemos decir que existe una sola forma para
documentar los controles internos. Por esta razón, una combinación de
cuestionarios para una primera aproximación y, flujogramas y narrativos que
amplíen algún aspecto que interese al contador público en su trabajo, es la mejor
combinación que puede tenerse para documentar el control interno.

47
Figura 18. Ejemplo de flujograma de compras

Figura 19. Ejemplo de flujograma de cuentas por cobrar

48
EL INFORME DE CONTROL INTERNO.

Es un informe dirigido a la alta gerencia de una entidad, en el cual se detallan

todas las situaciones o debilidades encontradas en la evaluación de sistemas,
métodos y procedimientos de contabilidad usados. Este debe ser redactado en un
estilo sobrio, en el cual no se debe en ningún caso personificar o señalar cargos
específicos en la entidad, acerca de las responsabilidades detectadas como
debilidad. Los informes pueden ser emitidos por el departamento de auditoría
interna, o por el contador público independiente que ha examinado los estados
financieros. Las responsabilidades de cada uno son diferentes, por tanto, el
alcance del trabajo de evaluación del control interno contable y su informe
relacionado.

Es una exigencia la emisión de la carta de control interno para toda la revisión de

los estados financieros. Debe tenerse presente que no existe la empresa perfecta,
por lo que, en caso de no existir observaciones, tal situación puede originarse en
todo caso por falta de profundidad en el trabajo del contador público. Los puntos
de observación varían en el grado de importancia, es decir, habrá observaciones
que, desde el punto de vista del control interno, deberán ser subsanadas con
mayor rapidez que en otras. Una última observación referente a la carta de control
interno es su carácter confidencial, lo que es necesario, a fin de proteger los
intereses de la empresa a la cual se le hizo una revisión de las cifras, o de los
sistemas contables en funcionamiento. El informe de control interno realizado por
el contador público independiente recibe varias denominaciones, a saber:

 Carta a la gerencia
 Memorándum de control interno
 Carta de observaciones de control

49
50
Figura 20. Ejemplo de Carta de control interno
51
¿QUÉ ES UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES?

¿Qué es un Manual De Procedimientos Contables?

El manual de procedimientos es un documento que contiene las reglas y
pautas que indican como deben ejecutarse ciertos procesos, estos manuales
permiten a las empresas guiar y administrar sus operaciones, estrategias y
flujos de trabajos hacia resultados óptimos, así como mantener estándares de
calidad y eficiencia.

¿Importancia de un manual de procedimiento contables?

Contar con un flujo de trabajo óptimo es esencial para asegurar la eficacia en
los resultados operativos de las organizaciones. Por lo tanto, si quieres
mantener una comunicación eficiente y continuar con el crecimiento de tu
negocio es indispensable contar con un manual de procedimientos.

¿Objetivos de un manual de procedimiento contable?

El objetivo principal de estos manuales es establecer de manera clara y

comprensiva para todos los miembros de una plantilla de trabajo los pasos a
seguir, procedimientos a cumplir y resultados a obtener al realizar una
actividad dentro de la organización. A través de estas herramientas es posible
crear un paradigma de trabajo que regule las operaciones dentro de tu
empresa y que asegure que se obtendrán los resultados esperados.

¿Características de un manual de procedimiento contable?

Un manual de procedimientos no es un simple instructivo, que da indicaciones
sobre cómo completar un proyecto, ni cumple la función de un inventario, que
solo informa qué recursos posee alguien para llevar a cabo una actividad. Por
el contrario, debe ofrecer más información sobre el procedimiento a realizar.
Algunas de las características particulares de estos documentos son:

52
  Tiene como fin estandarizar acciones, por lo que debe ser un documento de
consulta disponible para todos los involucrados en un proceso.

 Debe incluir un análisis comprensivo del procedimiento, que ofrezca

soluciones a diversas situaciones y provea a quien lo consulta de
información integral sobre la actividad a realizar.

 No puede ser solamente descriptivo, sino prescriptivo, por lo que debe

exponer lineamientos y no solo sugerencias de acción.

 Debe establecer los límites de acción de los colaboradores y las

responsabilidades en el seguimiento de sus protocolos.

 Son documentos escritos para quienes desempeñan sus funciones en la

empresa, por lo que deben estar adaptados para sus conocimientos
técnicos, lenguajes y niveles de comprensión analítica.

Por último, los manuales de procedimientos deben contener cierta

información estructurada de acuerdo con las necesidades de la empresa.
Esta organización ayudará a que el contenido sea mucho más fácil de
comprender, que la exposición de procesos sea progresiva y que haya una
organización lógica de ideas.

¿Aspectos generales de una empresa?

Los aspectos generales de una empresa son utilizados para saber las
amenazas o debilidades que se tienen frente a la competencia. Los principales
aspectos son: Fuerza de oferta y Demanda en este aspecto encontramos
factores comunes que son los que nos ayudan a mirar desde diferentes puntos
de vista a la competencia tales como: la mayor cantidad de competidores,
globalización de mercados, competencia de países y regiones, competencia
de productos y servicios Tendencia de sustitución y mayor calidad en los
competidores.

Fuerza económica en este aspecto se resaltan las debilidades que se tienen

a nivel económico en una empresa, para así poder observar en que se está
53
 fallando. En este aspecto se resaltan su aspecto tales como: Cambios en los
ingresos y gastos, esto que quiere decir que cuando un cambio es bueno ósea
genera ganancias a la empresa esto obvio es super bueno para la empresa,
pero cuando un cambio genera pérdidas se pierde capital.

Análisis de la empresa

 Misión: la misión describe el motivo o la razón de ser de una

organización, empresa o institución. Se enfoca en los objetivos a
cumplir en el presente. Debe estar definida de manera precisa y
concreta para guiar al grupo de trabajo en el día a día. Por ejemplo:
La misión de la compañía es mejorar la calidad de los automóviles.
 Visión: la visión es la imagen que se tiene del lugar a donde se
quiere llegar, de cómo queremos vernos, como empresa, en un
futuro definido. La visión nos permite plantear un futuro deseable,
que sea lo suficientemente claro y motivador para otros, como para
trabajar en su cumplimiento.
 Objetivo: por lo general los objetivos de una empresa son aquellos
fines que la organización busca lograr a través de su existencia y
operaciones. Por tanto, son un resultado medible que una
organización pretende lograr y que guía a todos sus miembros para
conseguirlo.
 Reglamento Interno: el reglamento interno de trabajo es un cuerpo
de normas que busca regular los derechos y obligaciones inherentes
a la actividad económica puntual del empleador, más allá de los
derechos y obligaciones que se establecen en el código de trabajo
como norma general. El reglamento interno de trabajo no podrá
vulnerar ningún derecho del trabajador, más bien debe buscar ser
un documento que refuerce las garantías ganadas, mientras
establece límites y directrices. Algunos puntos importantes que
debes saber sobre el Reglamento Interno de Trabajo.
54
  Es obligatorio para toda empresa que cuente con diez o más
trabajadores.
 Deber ser revisado y aprobado por el Ministerio de Trabajo.
 Posterior a su aprobación será notificado a los trabajadores
con no menos de quince días de anticipación antes de la
fecha en que comenzará a regir.
 Una vez aprobado será parte integrante del contrato de
trabajo de las personas que laboran en la empresa.
 Puede ser modificado a petición de cualquier trabajador, del
sindicato, de forma voluntaria por parte del empleador o
inclusive de oficio por parte del Ministerio de Trabajo cuando
nuevas disposiciones legales hayan sido aprobadas y sea
necesaria su inclusión en este cuerpo de normas.
 Valores: los valores corporativos son la tarjeta de presentación de
las empresas, pues actúan al mismo tiempo como brújula para
definir objetivos y concretar procedimientos; y como sello de calidad
para los clientes. Definirlos correctamente y respetarlos es básico
para reforzar la imagen de cualquier empresa. Los valores de una
empresa son los principios éticos y profesionales que evidencian su
identidad. Fácilmente podríamos definirlos como la personalidad de
la compañía. Los valores de una empresa guían las decisiones y
conductas. En ellos se basa su filosofía, identidad y cultura. Estos
valores, entre otras cosas, representan el enfoque y objetivos que
hacen que una organización esté activa en el mercado.

55
7 valores esenciales para una empresa:
 Honestidad: la honestidad es considerada como el valor
más importante de una empresa. Este valor empresarial
establece las bases para crear una cultura de trabajo
idónea, proporciona coherencia en el comportamiento y
genera confianza en los clientes y prospectos.
 Transparencia: la transparencia implica compartir la
información relacionada con el rendimiento, la descripción
de los productos o servicios, los procesos internos, el
abastecimiento, los precios y los valores empresariales.
 Pasión: se trata de que tu equipo se muestre apasionado
por lo que hace.
 Diferencia: ¿Qué hace tu empresa que los otros no hacen?
y ¿qué hace a tu empresa diferente de los competidores?
Estas son preguntas clave que te ayudan a entender
porque un consumidor compraría tus productos o servicios.
 Orientación al cliente: las empresas deben tener como
enfoque principal a sus consumidores y esforzarse para
adaptarse a sus necesidades. Los clientes son el eje
central de un negocio. La orientación al cliente debe estar
presente dentro de la cultura de trabajo. Entre más te
esfuerces por cubrir las demandas de tus consumidores,
resolver sus problemas y mejorar su experiencia, más
identificados se sentirán con tu empresa.
 Calidad: no basta decir que tienes el mejor servicio
disponible, debes garantizar que así sea. Por eso, tener la
calidad como valor de una empresa significa garantizar los
parámetros establecidos.
 Responsabilidad social: la responsabilidad social es tal
vez el valor de una empresa que genera más miedo. Por

56
 una parte, están los que tratan de mantenerse neutrales en
las discusiones sociales y por otra, los que defienden sus
ideales. Lo cierto es que actualmente la sociedad exige que
las marcas sean empáticas y se posicionen abiertamente.
 Estructura organizacional: la estructura organizacional es el
sistema jerárquico escogido para organizar a los trabajadores en un
organigrama de una empresa. Gracias a ella, se abordan las
formas de organización interna y administrativa. El reparto del
trabajo en áreas o departamentos se ramifica en un árbol. Se
podría decir que la estructura de la organización es el modo de
planificar su trabajo y repartir formalmente sus responsabilidades,
es el esqueleto que la sostiene. De manera que, la estructura
organizacional representa la forma en la que se organiza el trabajo
dentro de una empresa. También se establece el modo de
comunicación y de coordinación que se entabla entre cada puesto
para llevar a buen término las tareas. En efecto, debido al alto
grado de competencia las empresas buscan mejorar y volver más
eficientes sus procesos productivos, sus procesos administrativos y
su estructura organizacional.

57
 Figura 21. Ejemplo de estructura organizacional

 Productos: se conoce como producto a aquello que ha sido

fabricado (es decir, producido). Permite que objetos muy diversos
se engloben dentro del concepto genérico de producto. De esta
manera, una mesa, un libro y una computadora, por ejemplo, son
productos. El producto es el medio a través del cual una empresa
puede satisfacer las necesidades del cliente. Se trata de la
materialización o respuesta que una empresa da a las necesidades
reales de los clientes.
 Proveedores: Empresa o persona física, cuya finalidad es
satisfacer las necesidades de la empresa de recursos del tipo
económico. Como los son créditos, capital para la empresa, socios,
etc. Ejemplos de proveedores de recursos son: Bancos,
prestamistas, gobierno, socios capitalistas, etc.
 Clientes: un cliente es quien adquiere los productos o servicios de
un negocio. Por tanto, es un consumidor, desde la perspectiva de la
empresa. Puede tratarse de un cliente recurrente cuando realiza
compras regulares, o un cliente de única vez. Aunque el concepto
tradicional de cliente hace referencia solamente a quien ya realizó
una compra, en la actualidad es más útil pensar que los clientes
son tales desde el momento en que se interesan en la oferta de un
negocio. De esta forma, las empresas se esfuerzan por deleitarlos
desde su primera interacción.
 Competencias: las competencias profesionales son las
habilidades, aptitudes, conocimientos y rasgos que se necesitan
para desempeñar una actividad laboral y que permiten a una
persona desenvolverse de la mejor manera posible en su trabajo,
haciéndose cargo de sus responsabilidades y cumpliendo con lo
58
que se le solicita de forma correcta. El conjunto de competencias
profesionales de una persona candidata permite a la empresa
valorar si es o no la persona indicada para ocupar un puesto de
trabajo. Ejemplos de competencias:
o Ambición: la ambición puede verse en el mundo laboral
como algo negativo sin embargo la debemos enfocar como
la capacidad de establecer metas, de conseguir y alcanzar
los objetivos, así como, de ser capaz de lograr grandes
sueños.
o Toma de decisiones: es el proceso que se lleva a cabo
para elegir entre varios caminos a la hora de definir una
estrategia, resolver un problema o establecer una estructura
organizativa.
o Comunicación: la capacidad de transmitir información de
unos a otros. Debemos de partir de la premisa de que
estamos en continua comunicación, y que todas nuestras
acciones incluso la inacción es una forma de comunicarnos.
o Resiliencia: según la definición se entiende por resiliencia
como la capacidad de adaptación de un ser vivo frente a un
agente perturbador o un estado o situación adversos.
o Flexibilidad: en un entorno tan cambiante y voluble como el
actual se trata de la capacidad de modificar la propia
conducta para alcanzar los objetivos deseados.
o Habilidades digitales: que el mundo tanto laboral como
personal es algo que está cambiando y transformándose
hacia la vida online es algo que todos sabemos, pero está
claro que vamos a necesitar ciertas habilidades para poder
hacer frente a este nuevo mundo virtual en el que ya
estamos viviendo.

59
 o Productividad: habilidad de fijar para uno mismo objetivos
de desempeño por encima de lo esperado y alcanzarlos
exitosamente.
o Nivel de compromiso: el compromiso de las personas
empleadas refleja la implicación intelectual y emocional con
su empresa, y con ello, su contribución personal al éxito de
esta.
o Iniciativa de aprendizaje: capacidad para aprender nuevos
esquemas y modelos de trabajo, así como para incorporar
conocimientos y habilidades desde la práctica y la
observación.
o Trabajo en equipo: implica la capacidad de colaborar y
cooperar con los demás, de formar y sentir ser parte de un
equipo.
 Marco Legal de una empresa: en general, un marco legal es el
conjunto de reglas que determinan el alcance y el tipo de
participación en una entidad. Si hablamos del marco legal de una
empresa o sociedad mercantil, entonces se deben tomar en cuenta
las leyes comerciales del país en el que opera, así como aspectos
fiscales y ambientales, para evitar sanciones. El marco legal de una
empresa consiste en una serie de limitaciones o restricciones que
delimitan la organización, en pocas palabras lo que puede o no
puede hacer la empresa. Además, son los marcos normativos son
los que constituyen y clasifican a la organización, debemos tener en
cuenta que dicho marco legal influye directamente en las políticas
de la empresa.
Pongamos un ejemplo de marco legal de una empresa para ir
entrando en ambiente, supongamos que el empresario quiere
establecer una política de empresa indicando que los trabajadores
deben tirar el material a la basura para no perder tiempo: pero si es

60
 material que está obligado a reciclarse, como por ejemplo unas
baterías, este tipo de material debe ser transportado a la zona
correspondiente zona para su reciclado. El empresario no podrá
saltarse está norma imponiendo la política de tirar todo el material
utilizado y no reciclarlo ya que estaría incumpliendo con su marco
legal. Este ejemplo es muy básico, pero creo que se entiende bien el
concepto.

Figura
22. Ejemplo de marco legal de una empresa.

Las normas internacionales de información financiera se rigen a través de

disposiciones legales y reglamentarias para implementarlas dentro de una
empresa, están adoptadas por el Superintendente de Compañías quien
determinó que su aplicación sea obligatoria por parte de las compañías y
entidades sujetas al control y vigilancia de la Superintendencia de
Compañía, para el registro, preparación y presentación de estados
financieros.

61
Para ellos se debe establecer el siguiente cronograma y aplicación
obligatoria de Normas Internacionales de Información Financiera “NIIF” por
parte de las Compañías y entes sujetos al control y vigilancia de la
Superintendencia de Compañías:

1) Aplicarán a partir del 1 de enero del 2010: Las Compañía y los

entes sujetos y regulados por la Ley de Mercado de valores, así
como todas las compañías que ejercen actividades de auditoría
externa.
Se establece del año 2009 como periodo de transición: para tal
efecto, este grupo de compañías y entidades deberán elaborar y
presentar sus estados financieros comparativos con observancia de
las Normas Internaciones de Información Financiera “NIIF” a partir
del ejercicio económico del año 2009.
2) Aplicarán a partir del 1 de enero de 2011: Las Compañías que
tengan activos totales iguales o superiores a US$ 4´000.000,00 al
31 de Diciembre de 2009; las compañías Holding o Tenedoras de
acciones, que voluntariamente hubieren conformado grupos
empresariales; las Compañías de economía mixta y las que bajo la
forma jurídica de Sociedades constituya el Estado y Entidades del
Sector Público; las sucursales de compañías extranjeras u otras
empresas extranjeras estatales, privadas o mixtas, organizadas
como personas jurídicas y as asociaciones que estas formen y que
ejerzan sus actividades.
Se establece el año de 2010 como periodo de transición; para
efecto, este grupo de compañías y entidades deberán elaborar y
presentar sus estados financieros comparativos con observancia de
las NIIF a partir del ejercicio económico del año 2010.
3) Aplicarán a partir del 1 de enero de 2012: Las demás compañías no
consideradas en los dos grupos anteriores.

62
 Se establece el año 2011 como periodo de transición; para tal
efecto este grupo de compañías deberán elaborar y presentar sus
estados financieros comparativos con observancia de las NIIF, a
partir del año 2011.”

Contenido de un Manual de Procedimientos Contable

Manual de procedimiento: es un documento detallado que describe las

normas y procedimientos contables de las organizaciones a nivel de grupo,
proporcionando lineamientos firmes para las entidades del grupo. Debe ser
elaborado internamente por la organización o por un proveedor de
servicios.
 Banco:
 Función del Banco:
 Realizar el recaudo de los pagos de clientes mediante las Tarjetas
Crédito y Débito.
 Realizar el correspondiente pago a través de consignaciones.
 Autorizar el pago a los diferentes Proveedores y el respectivo pago
de Nómina.
 Realizar las respectivas Transferencias o pagos mediante Cheques
 Realizar la respectiva consignación bancaria para su pago.
 Función del Contador:
 Recibir copias de cada uno de los recibos de la consignación.
 Verificar que el Registro se haya realizado correctamente
 Función del asistente de contabilidad:
 Efectuar la contabilización en el sistema SAP del pago mediante
consignación.

Los fondos destinados a operar los Contratos, Convenios o Donativos se

manejarán en una cuenta bancaria oficial de la empresa y si el convenio solicita la
63
apertura de una cuenta especifica, esta deberá abrirse con el nombre del proyecto
o donante.

En el caso de los fondos que transfiere la empresa para la ejecución de los

Convenios estos deberán manejarse solamente por medio de cuentas corrientes
donde se especifique el nombre del convenio y el responsable de la cuenta.

Todos los gastos que realicen deben estar aprobados en los presupuestos y por el
líder o jefe designado por la dirección general para un convenio, contrato o
donativo.

 Inventario:

El proceso de inventario es uno de los procesos más importantes en el sistema

de una empresa, porque que permite tener conocimiento de las existencias
reales o física contra lo que está en el sistema y con esto, determinar si hay
faltantes o sobrantes de artículos.

Son los artículos que posee una empresa, dentro de estos están la materia
prima, productos en proceso, artículos terminados, que se representa en el
Estado de Situación Financiera en la parte e Activo Corriente.

Los inventarios son una de las cuentas más importantes dentro del grupo de
los activos, son fuente de beneficios económicos para una empresa por lo que
es necesario aplicar técnicas necesarias para evaluar las mercaderías en
términos monetarios.

El proceso de toma de inventario puede resumirse en los siguientes pasos.

1) Contar físicamente los artículos.

2) Capturar las cantidades contadas o transferirlas desde la lectora.
3) Comprar existencias físicas vs las existencias del sistema.
4) Investigar diferencias para corregir conteos erróneos o capturar
compras.
5) Guardar archivo de la consulta (para tener un respaldo de las
diferencias surgidas en el inventario de esa fecha).
64
 6) Realizar el ajuste para que el sistema cuente con las existencias reales.

 Activo Fijo:
 Función del Gerente
 Examinar la necesidad de adquisición de activos fijos.
 Realizar las Cotizaciones correspondientes.
 Seleccionar al Proveedor eligiendo la opción más factible y que sea
acorde la necesidad de adquisición de los activos fijos
 Realizar la orden de Pedido diligenciando adecuadamente el
documento.
 Jefe de Bodega
 Recepcionar el activo fijo adquirido.
 Verificar que la orden de pedido concuerde con el bien recibido.
 Si el activo entregado no concuerda con la orden de pedido, se
realiza la devolución del bien.
 Si concuerda se Firma lo recibido.
 Se ingresa el respectivo activo a la Entidad, para satisfacer las
necesidades requeridas.
 Auxiliar contable:
 Efectuar la contabilización en el sistema SAP de la compra del
activo.
 Ingresar en el Sistema SAP el activo para el correspondiente control
de activos.
 Elaborar el código de Barras para su identificación.
 Realizar depreciación mensual utilizando el método de línea recta.
 Efectuar la contabilización en el sistema SAP de la depreciación.
 Ventas:
Más que nada existe este manual para establecer los procedimientos que
se deben seguir para la venta de mercadería, recaudación a clientes y

65
análisis de cartera, garantizando el cumplimiento de las políticas de la
empresa.
 Realizar distintas rutas para ofrecer los productos.
 Generar órdenes de pedidos.
 Verificar que las ordenes de los pedidos estén correctas
 Generar facturas de venta.
 Realizar por cada orden de pedido una factura de venta Jefe De
Bodega
 Realizar los cargues de la mercancía ordenada. Distribuidores O
Conductores
 Verificar que la mercancía este completa.
 Recepcionar las facturas correspondientes a cada orden de pedido
 Verificar que las facturas correspondan a las órdenes de pedido
cargadas.
 Verificar que la mercancía entregada coincida con la orden de
pedido.
 Recibir el dinero correspondiente al pago de la mercancía entregada.
 Entregar las facturas de venta correspondientes a las órdenes de
pedido con su respectivo dinero.
 Verificar que lleguen completas las facturas.
 Revisar los consecutivos de las facturas.
 Realizar el correspondiente registro contable en el sistema Helisa
NIIF.
 Elaborar el recibo de caja correspondiente al pago de cada factura
registrada en el sistema contable.
 El recibo de caja debe elaborarse con un número consecutivo,
especificando.
 Los valores consignados según soporte (Factura).
 Archivar las facturas en las carpetas correspondientes. Auxiliar
Contable
66
  Verificar que la información que se encuentra registrada en el
sistema sea correcta.
 Compras:
Los responsables velarán por el porqué de la adquisición de bienes,
servicios, suministros o materiales que sean solicitados y entregados
oportunamente a las diferentes áreas que solicitaron los mismos.
Dentro del portal de Compras deberá registrarse cada factura recibida y
posterior registro dentro del Sistema de gestión para la generación del
respectivo cheque y pronto pago.
Las facturas juntamente con sus respectivos respaldos deberán ser
archivadas adecuadamente para garantizar el buen estado de los
documentos, así como la rápida utilización de estos.
Se realiza para establecer los procedimientos que se deben seguir para la
compra, recepción y pago de la mercadería garantizando el cumplimiento
de las políticas de la empresa.

 Gastos:
A. Propósito y alcance
Establecer la forma adecuada para registrar los gastos que realiza la
empresa, en la contabilidad financiera durante el desempeño de sus
funciones. Este procedimiento afecta al Área de Contabilidad Financiera.
B. Responsables
 Contador / a.
 Jefatura de Administración de Recursos.
 Director/a Administrativo/a Financiero/a.
 Director/a Ejecutivo/a.
 Junta Directiva

Conceptos claves
Asiento contable: Registros o anotaciones que se realizan en el
libro de contabilidad, o registro de diario. Es el registro de los
67
 movimientos o hechos económicos de una entidad que afectan el
patrimonio de la institución, es decir todos aquellos movimientos que
afectan las cuentas de la institución.
Conciliación bancaria: Es el efecto de comparar o conciliar los
apuntes o registros de la empresa que lleva de su cuenta corriente (o
cuenta bancaria), con los del propio banco sobre los mismos datos o
cuentas.
Estados financieros: Son aquellos informes financieros de la
institución donde están registradas las cuentas y grandes rubros que
son utilizados para dar a conocer su estado financiero y económico.
Estos estados financieros son elaborados conforme a reglas y
convenciones nacionales y directrices estatales para dar a conocer el
resultado financiero de la operación.

Formularios o documentos de respaldo

Comprobantes de cheques
Solicitudes de pago masivo
Transferencias bancarias y pagos

68
 Conclusión

En conclusión el control interno es una parte esencial de las empresas para poder
conseguir sus objetivos de manera eficiente ya que el control interno brinda las políticas o
procedimientos necesarios para que la empresa reduzca la posibilidad de problemas así
como reducir la posibilidad de errores o irregularidades dentro de la empresa brindando
también la solución más oportuna en caso de que errores o irregularidades ya hayan
ocurrido y esto genera como consecuencia confiabilidad tanto para la empresa como para
los clientes de que su empresa tiene un sistema de control que reduce los errores e
irregularidades de manera eficiente y eficaz. Esto asegura que los datos presentados por
la empresa en los estados financieros están presentados con una seguridad razonable.

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 Bibliografía

https://actualicese.com/definicion-de-control-interno/
https://es.linkedin.com/pulse/estructura-del-control-interno-seg%C3%BAn-coso-jes
%C3%BAs-rodolfo
https://www.auditool.org/blog/auditoria-externa/el-auditor-y-la-seguridad-razonable
https://actualicese.com/responsables-de-ejecutar-las-actividades-de-control-en-una-
entidad/

Libro: Sistemas y Procedimientos Contable/Autor Catacora Fernando/Editorial

McGraw-Hill

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