MEMORANDO

PARA: ARMANDO CALDERÓN RODRÍGUEZ I-2023- 42330

Rector COLEGIO PRADO VERANIEGO IED

DE: ÓSCAR ANDRÉS GARCÍA PRIETO

Jefe Oficina de Control Interno

FECHA: 30 de marzo de 2023

ASUNTO: Entrega informe final Evaluación Fondo de Servicio Educativo -FSE

De manera atenta, me permito remitir el informe final de la Evaluación al Fondo de Servicios

Educativos de la institución que usted, atendiendo en los puntos indicados en la queja allegada por
la Contraloría de Bogotá D.C.

Una vez finalizado el proceso de auditoría, no se identificaron situaciones que requieran la

suscripción de planes de mejoramiento; sin embargo, es importante tener en cuenta las
recomendaciones y oportunidades de mejora propuestas por la auditoría con el fin de fortalecer la
mejora continua de la institución.

Cualquier inquietud sobre el particular puede comunicarse a esta oficina al teléfono (601) 3241000
Ext. 1209 y/o al correo [email protected].

Cordial saludo,

ÓSCAR ANDRÉS GARCÍA PRIETO

Jefe Oficina de Control Interno
[email protected]

Anexo: Informe final (5 folios) y Anexos (3 folios).

Proyectó: Erika Milena Vera Orjuela - Contratista OCI.
Revisó: Pablo Eduardo Gamboa Torres - Contratista OCI.

Av. Eldorado No. 66 – 63

PBX: 324 10 00 Fax: 315 34 48
Código postal: 111321
www.educacionbogota.edu.co
Información: Línea 195
 INFORME FINAL DE AUDITORÍA FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS - FSE

COLEGIO PRADO VERANIEGO (IED)

Auditor Erika Milena Vera Orjuela

Proceso a área a auditar COLEGIO PRADO VERANIEGO (IED)
Fecha de inicio 21/02/2023
Fecha de cierre 14/03/2023
Código PAA/Dependencia 56 3

Objetivo general
Evaluar el manejo del Fondo de Servicios Educativos y los mecanismos de control inmersos en la gestión administrativa, financiera (presupuestal y de tesorería) y contractual.
Atención a la petición allegada por la Contraloría de Bogotá D.C. DPC 1785-22 referencia de ofocio No. 1 2022-24901 recibida en la Oficina de Control Interno mediante radicado No.
E -2022-185187 del 17 de octubre de 2022, sobre la que se remitió respuesta mediante radicado S-2022-327831 de fecha 20 de octubre de 2022 informando que la auditoría se
programaria en la vigencia 2023.

Objetivos específicos
1 Evidenciar la implementación de un entorno de control en la institución en los diversos procesos presupuestales.
2 Revisar la identificación de riesgos que afecten el cumplimiento de objetivos Institucionales.
3. Verificar la gestión adelantada por la institución para prevenir la materialización de los riesgos.
4. Revisar la gestión informativa y de comunicación dentro de la institución y de reporte a las Direcciones Locales y Centrales.
5. Evidenciar la supervisión realizada por la institución para la creación de un ambiente de control y el seguimiento a sus resultados.

Alcance
La evaluación comprendió desde el 01 de enero de 2022 hasta el 31 de diciembre de 2022

Antecedentes/Limitaciones
a. Mediante radicado I-2023-22102 del 17 de febrero de 2023 la Oficina de Control Interno informó a la IED, que en cumplimiento de la función de evaluación y seguimiento al Sistema
de Control Interno que se adelanta en esta oficina, y frente a las solicitudes allegadas por parte de la
Contraloría de Bogotá D.C. DPC No. 178 -22 del 13 de octubre de 2022 y mediante radicado I-2023-17379 del 8 de febrero de 2023, donde el señor rector solicita auditoría frente a la
continuas quejas sobre el manejo del Fondo de Servicios Educativos , dicha auditoría del FSE se realizará a la vigencia 2022 de acuerdo con los aspectos a evaluar en la queja
presentada.
b. Por medio de correo electrónico de fecha 23 de febrero de 2023, la IED remitió la información solicitada.
c. El día 28 de febrero de 2023 , se realizó solicitud de muestra de contratos mediante correo electrónico correspondiente a la vigencia 2022, el dia 02 de marzo de 2023, se recibió
por medio de correo electrónico los soportes correspondientes a la muestra de contratos de la vigencia 2022.
d. El día 14 de marzo de 2023, se realizó reunión de cierre de la auditoría , dando a conocer el resultado de la evaluación realizada.

RESUMEN EJECUTIVO
CUMPLIMIENTO 4
OPORTUNIDAD DE MEJORA 1
OBSERVACIÓN 0

DESARROLLO DE LA AUDITORIA
El siguiente informe presenta la evaluación integral al Sistema de Control Interno implementado del Fondo de Servicios Educativo auditado. Se encontrarán siete (7) conclusiones, seis
(6) relacionadas a la estructura del Modelo Estándar del Control Interno (MECI) y una (1) con la segregación de funciones. A continuación se presentan los resultados:

1. Ambiente de Control: Este componente asegura un entorno que le permite a la IED disponer de las condiciones mínimas para el ejercicio del control interno. Para mantener
adecuado este componente es necesario el compromiso con todas las normas aplicables, el fortalecimiento del Consejo Directivo, Comités, Gobierno Escolar y espacios de
participación de la comunidad educativa y el seguimiento permanente de la alta dirección de la institución.

Valoración Final
Cumplimiento
del componente

Dentro del componente de Ambiente de Control evaluado para el período comprendido del 01 de enero de
2022 al 31 de diciembre de 2022, relacionados con la queja presentada a la Contraloría de Bogotá se observó
cumplimiento respecto la adopción y aprobación de los manuales de Tesorería, de Contratación y Reglamento
Interno de Consejo Directivo, de igual manera se evidenció que el rector presento al Consejo Directivo las
modificaciones presupuestales de (adición, reducción y/o traslado), las cuales fueron aprobados por parte del
Consejo Directivo como consta en las diferentes actas de reunión del Consejo Directivo y se encuentran
debidamente soportados mediante acuerdos firmados por cada uno de los integrantes, según lo señalado en el
Manual para la gestión financiera y Contractual de los Fondos de Servicios Educativos.
Respecto a la rendición de cuentas se observó con base en los documentos presentados por la IED, que el
Rector realizó la audiencia pública de rendición de cuentas y publicidad de información correspondiente a la Ver Anexo 3
vigencia 2022, previa convocatoria de fecha 14 de febrero de 2023, así mismo remitió a esta auditoría listado
de asistencia , informe de gestión y registro fotográfico donde se observó código QR de la información
presentada a la comunidad educativa, el cual fue publicado en los medios y carteleras institucionales de las
dos sedes, dando cumplimiento a lo estipulado en los Decretos 4791 de 2008, 1075 de 2015 y en el Manual para
la gestión financiera y contractual de los Fondos de Servicios Educativos, garantizando los principios de
moralidad, imparcialidad, publicidad y transparencia en el manejo de los recursos del Fondo.
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2.Actividades de Control Financiero: Estas actividades sirven como mecanismo para apalancar el logro de los objetivos, y permiten el control de los riesgos identificados. Para
mantener este componente, es necesario el cumplimiento de lineamientos de cierre fiscal; Presentación, aprobación y liquidación del presupuesto; Validación y evaluación constante
de egresos, ingresos, retenciones y caja menor.

Valoración Final
Cumplimiento
del componente

Durante la vigencia evaluada, la IED cumplió con el trámite de presentación, aprobación y liquidación del
presupuesto en las fechas y bajo los lineamientos establecidos en los memorandos DF- 5400- 009- 2019 y DF-5400-
010-2020 de octubre de 2019 y 2020, respectivamente , así mismo se evidenció la publicación del Plan Anual de
Adquisiciones en la plataforma transaccional SECOP con fecha 27 de enero de 2022 , Sin embargo la IED no
elaboró el flujo de caja correspondiente, documento indispensables de la programación anual y mensual de los
ingresos y gastos que debe elaborarse para la vigencia fiscal, el cual es una herramienta útil en la planeación,
programación, control y manejo eficiente de los recursos de los Fondos de Servicios Educativos. Así mismo dio
cumplimiento al cierre fiscal correspondiente a la vigencia 2022.
Por otra parte, se evidenció el cumplimiento de los aspectos contractuales, financieros y presupuestales en los
soportes de los comprobantes de egreso de la muestra seleccionada, respecto a la validación de ingresos
recibidos se observó que el auxiliar administrativo con funciones financieras elaboró los comprobantes de
ingreso por cada concepto (transferencias, SGP, SED, recursos propios y recursos de capital), debidamente
soportados con los documentos correspondientes, así mismo se observó la realización de conciliaciones
bancarias mensuales, las cuales cruzan con la información del extracto bancario y libro auxiliar de bancos Ver Anexos 4, 7 y 9
respectivamente.
De acuerdo con la información suministrada por la IED, se observó la presentación y elaboración de Estados de
Situación Financiera de la IED acompañados de la notas a los estados financieros del periodo comprendido del
01 de enero de 2022 al 31 de diciembre de 2022, los cuales están debidamente firmados por el Contador de la
Institución y Ordenador del Gasto respectivamente según los criterios establecidos por la Contaduría General de
la Nación a través de la resolución 533 de 2015 y sus modificatorios y las instrucciones especiales emitidas
mediante el Manual de Políticas Contables de la Dirección Distrital de Contabilidad. Así mismo revisadas las
cuentas de balance, ingresos y gastos registrados en el estado de situación financiera y estado de resultado
integral vs libro mayor y balances del periodo comprendido del 01 de enero de 2022 al 31 de diciembre de 2022
concuerda con los saldos registrados y no presenta diferencias.

3.Información y comunicación: Este componente identifica, captura y comunica información pertinente para que los servidores puedan llevar a cabo sus responsabilidades. Para
mantener este ítem, es fundamental el fortalecimiento de los procesos de rendición de cuentas y él envió oportuno de información solicitada por terceros.

Valoración Final
Cumplimiento
del componente

Dentro del componente de Información y Comunicación, se observó que el Rector realizó la rendición de
cuentas y publicidad de información de la vigencia 2021, según lo estipulado en los Decretos 4791 de 2008 Art 19
Numeral 4, 1075 de 2015 Art 2.3.1.6.3.19 Numeral 4 y en el Manual para la Gestión Financiera y Contractual de los Ver Anexo 5
Fondos de Servicios Educativos.

4.Monitoreo y supervisión: Estas acciones permiten desarrollar la supervisión continua en el día a día de las actividades, así como evaluaciones periódicas. Para mantener este
componente, es necesaria la supervisión de proyectos de inversión, la publicación oportuna de la contratación y él envió de informes según la normatividad aplicable.

Valoración Final
Oportunidad de mejora
del componente

Del componente de Monitoreo y Supervisión, se evidenció que para los contratos seleccionados existe
cumplimiento entre la forma de pago pactada y lo estipulado en las cláusulas de forma de pago establecidas
por la IED. Así mismo la IED publicó en SECOP la totalidad de los documentos y los actos administrativos
correspondientes a procesos de contratación de la muestra seleccionada correspondientes a mantenimiento de
la entidad, gastos de computador boletín escolar y mantenimiento de equipo y mobiliario, dentro de los tres (3)
días siguientes a su expedición, cumpliendo con lo estipulado en el artículo 2.2.1.1.1.7.1. Publicidad en el SECOP,
Subsección 7. Publicidad del Decreto 1082 de 2015 y en la Circular Externa Única de Colombia Compra Eficiente.
De acuerdo con la información aportada por la IED correspondiente a la vigencia 2022, de los (6) seis proyectos
de Inversión aprobados por el Consejo Directivo, únicamente se ejecutó el proyecto de formación de valores
en un 99% y Otros proyectos en un porcentaje de ejecución del 48% al cierre de la vigencia 2022, el Ver Anexos 6, 8 y 10
porcentaje promedio de ejecución fue 23 %, resultado que se considera baja ejecución el cual afecta el
cumplimiento en la ejecución de los recursos destinados a través del Fondo de Servicios Educativos. De otra
parte, el señor rector Armando Calderón Rodríguez del Colegio Prado Veraniego IED, suministro a la auditoría las
resoluciones relacionadas con los cambios constantes de auxiliar administrativo con funciones financieras y
resolución de fecha de 31 de octubre de 2022 donde realizan el nombramiento del auxiliar administrativo para el
manejo del almacén de la institución educativa , con lo cual el señor rector soporta el resultado de esta
ejecución.
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COLEGIO PRADO VERANIEGO (IED)

5.Segregación de Funciones: Se evalúa el cumplimiento de la separación de responsabilidades respecto a la elaboración, aprobación y presentación de documentos que soportan
las actividades financieras, presupuestales, y contractuales de la IED.

Valoración Final
Cumplimiento
del componente

Durante el período evaluado, se observó la segregación de funciones del auxiliar administrativo con funciones
financieras , almacenista y rector, respecto a la elaboración, aprobación y presentación de documentos que
soportan las actividades financieras, presupuestales y contractuales de la IED objeto de evaluación, de acuerdo Ver Anexo 7
con lo señalado en el Manual para la Gestión Financiera y Contractual de los Fondos de Servicios Educativos.

AUTODIAGNÓSTICO GESTIÓN POLITICA DE CONTROL INTERNO

El Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, permite dirigir, planear, ejecutar, controlar, hacer seguimiento y evaluar la gestión de las entidades públicas. Por medio del
esquema de medición del MIPG se mide el grado de orientación de la gestión y el desempeño institucional hacia la generación de valor público. Uno de los instrumentos para realizar
la medición, es la herramienta de autodiagnóstico, en la que se desarrolla la valoración del estado de cada uno de los 5 componentes. A través de su aplicación, se puede
determinar el estado de la gestión, fortalezas y debilidades, y la ayuda en la toma de medidas de acción encaminadas a la mejora continua.

Oportunidad de mejora
El modelo de autodiagnóstico fue enviado a la IED a través de formulario en Microsoft Forms el 21 de febrero de 2023 y recibido diligenciado el 23 del mismo mes.

A continuación, se adjuntan los resultados y gráficos del resultado del autodiagnóstico:

Calificación por componentes

1.Ambiente de control 100,0
Valoración 2.Gestión de los riesgos
97,3 88,8
promedio institucionales
3.Actividades de Control 100,0
4.Información y Comunicación 100,0

100,0
5.Monitoreo o supervisión continua

100
Calificación por componentes OCI
97,3
1.Ambiente de control
100,0
95,0
90,0 2.Gestión de los riesgos
5.Monitoreo o supervisión continua 85,0 institucionales
80,0

4.Información y Comunicación 3.Actividades de Control

80
POLÍTICA CONTROL INTERNO

ATENCIÓN A QUEJA

Entidad que Número de

dio traslado a radicado Descripción de la queja
Fecha de radicado
la OCI de la SED/Número de
Queja petición
En atención al Derecho de Petición de la referencia, me permito comunicarle que la
Señora Mary Luz Romero Buitrago, pone en conocimiento ante esta Dirección Sectorial
de Educación, presuntas irregularidades relacionadas con el incumplimiento “frente al
marco legal, referente al manejo de la Institución escolar del sector oficial, prestación
del servicio y deficiencia en las funciones a cargo, junto con presuntas irregularidades
en el manejo de bienes o fondos Distritales de la Institución Colegio Prado Veraniego IED
por el nuevo Rector Armando Calderón Rodríguez”.
Por lo anterior y de conformidad a la enunciada Petición, de manera atenta nos
permitimos solicitarle, se sirva explicar, argumentar, justificar y soportar
documentalmente, a través de un informe pormenorizado, el cual debe estar contenido
en:

1.-) Información Presupuestal de la Institución, durante la vigencia 2022 con corte a la

Contraloria de
E-2022-185187 17 Octubre de 2022 fecha, haciendo especial énfasis en:
Bogotá D.C
1.1) Informe Mensual del Balance de Ingresos y Gastos de la Institución.

1.2.) Informe de Ejecución Presupuestal de Ingresos y Gastos por parte del Consejo
Directivo.

1.3.) Informe Mensual de los Estados Financieros para las citadas vigencias,
debidamente suscrito por el señor Rector de la enunciada Institución Educativa, en
calidad de Ordenador del Gasto y por el (la) Contador(a) de la Institución.

1.4) Destinación de los recursos a fin de ejecutar los Procesos Contractuales para la
citada vigencia.
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COLEGIO PRADO VERANIEGO (IED)

Resultados análisis de queja

Análisis de la queja presentada a la Oficina de Control Interno la cual fue incluida en el Programa Anual de Auditoria de la vigencia 2023 al Colegio Prado Veraniego IED. Dada la
queja allegada por la Contraloría de Bogotá D.C. mediante el radicado E-2022-185187 del 17 de noviembre de 2022 y desarrollados los procedimientos de auditoría sobre los procesos
de información presupuestal de la institución, ejecución presupuestal de ingresos y gastos, informe mensual de estados de situación financiera y proceso contractual, se observó lo
siguiente:

a. En relación a la información presupuestal de la vigencia evaluada, la IED cumplió con el trámite de presentación, aprobación y liquidación del presupuesto en las fechas y bajo los
lineamientos establecidos por la Dirección Financiera de la SED, sin embargo, es importante que la IED establezca controles necesarios en la consignación de fechas en los
documentos expedidos como plan de contratación, plan de mantenimiento y plan de salidas pedagógicas; así mismo, es importante la elaboración del plan de compras y flujo de
caja correspondiente, documentos indispensables de la planificación y programación del presupuesto de la institución educativa, de igual manera es importante que desde el
Consejo Directivo se tengan en cuenta las diferentes etapas de elaboración del presupuesto (programación y formulación , aprobación, ejecución ,seguimiento y evaluación), esto
con el fin de realizar un adeucado seguimiento de control de ingresos y gastos de la institución educativa. Respecto a las modificaciones presupuestales (adición, traslado , reducción),
se realizaron de acuerdo con la normatividad vigente y se encuentran debidamente soportadas mediante acta de Consejo Directivo y acuerdo expedido por le Consejo Directivo el
cual cumple con el mínimo de firmas para su correspondiente aprobación.

b. En cuanto a la ejecución presupuestal en los proyectos de Inversión de la vigencia 2022, de los (6) seis proyectos de inversión aprobados por el Consejo Directivo, únicamente se
ejecutaron los proyectos formación de valores en un 99% y Otros proyectos en un porcentaje de ejecución del 48% al cierre de la vigencia 2022, la IED reportó un porcentaje
promedio de ejecución correspondiente al 23 %, resultado que se considera baja ejecución el cual afecta el cumplimiento en la ejecución de los recursos destinados a través del
Fondo de Servicios Educativos. Por otra parte, el rector Armando Calderón Rodríguez del Colegio Prado Veraniego IED, suministró a la auditoría las siguientes resoluciones
relacionadas con el traslado de Directivo Docente Rector y con los cambios de auxiliar administrativo con funciones financieras de la institución educativa con lo cual el rector soporta
el resultado de esta ejecución. Por lo anterior, la Oficina de Control Interno dará traslado a la Oficina de Personal con el fin que se priorice el funcionario que asuma las funciones de
Auxiliar Administrtaivo con funciones financieras, toda vez que afecta el manejo de los recursos del F.S.E.

c. En relación a los Estados de Situación Financiera de la IED suministrados a esta auditoría, se evidenció que estos fueron elaborados por la contadora de la institución Helen Martínez
Rojas y firmados por el rector Argemiro Pinzón Arias en el periodo comprendido del 01 enero al 30 de abril del 2022 y para el periodo del 01 mayo de 2022 a 31 de diciembre de 2022
firmados por el rector Armando Calderón Rodríguez; así mismo, se observó el Estado de Resultados Integral para cada uno de los meses mencionados con sus correspondiente notas a
los estados financieros. De igual forma, se revisaron los extractos bancarios de las diferentes cuentas que posee la institución vs libros auxiliares y conciliaciones bancarias las cuales no
presentaron diferencias en los saldos reportados, de igual manera revisado el Libro Mayor y Balances código LMB del folio 155 al 166, está acorde con la información reportada en las
cuentas de balance y las de ingresos y gastos del período comprendido del 01 de enero de 2022 al 31 de diciembre del 2022.

d. Para la contratación realizada por la IED de la muestra seleccionada, se evidenció que estos se encuentran publicados en la plataforma transaccional SECOP, la totalidad de los
documentos y los actos administrativos correspondientes a procesos de contratación de mantenimiento de la entidad, gastos de computador boletín escolar, mantenimiento de
equipo y mobiliario, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición, cumpliendo con lo estipulado en el artículo 2.2.1.1.1.7.1. Publicidad en el SECOP, Subsección 7. Publicidad del
Decreto 1082 de 2015 y en la Circular Externa Única de Colombia Compra Eficiente.

No. Resol ución Fecha de expedición Nombr e Funcionar io Descr ipción

Directiv o docente Rector Colegio Prado
1279 6/05/2022 Arm ando Calderón Rodríguez Veraniego IED
Auxiliar Administrativ o con funciones Financieras
quien laboró hasta el 22 de abril de 2022 según
certificación expedida por el Sr Rector Argemiro
002 4/01/2021 Juan Manuel Fuerte Oviedo Pinzón Arias.
2056 12/09/2022 Libia Yaneth López Moreno Terminación de encargo Auxiliar Administrativ o
Asignar transitoriamente las funciones de apoyo
en el área financiera en el Colegio Prado
2443 21/10/2022 Óscar Leonardo Osorio Hernández Veraniego (IED) de la Localidad 11 Suba

Asignación transitoria funciones de apoyo en el

447 13/02/2023 Cindy Paola Mojica Cristancho área financiera del Colegio Prado Veraniego IED

Nom bramiento provisional auxiliar administrativ o-

3368 31/10/2022 Diana Elizabeth Wilches Gomez almacenista IED Prado Veraniego

CONCLUSIONES
En el desarrollo de la auditoría, se evidenció el cumplimiento de las actividades de los procesos administrativos y contables en el manejo del Fondo de Servicios Educativos en los items
evaluados de acuerdo a la queja allegada por la Contraloría de Bogotá D,C. correspondientes a la vigencia 2022, de acuerdo a los lineamientos establecidos en cada proceso. De
otra parte, se observó un adecuado manejo de soporte documental en cada componente evaluado.
 INFORME FINAL DE AUDITORÍA FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS - FSE

COLEGIO PRADO VERANIEGO (IED)

RECOMENDACIONES
Mantener y seguir los lineamientos de lo dispuesto en el Manual para la Gestión Financiera y Contractual de los Fondos de Servicios Educativos - FSE, Manual para la Administración de
la Tesorería FSE y demás normatividad aplicable, que conlleven al mejoramiento continuo con el uso de las herramientas administrativas para una mejor gestión y administración de los
riesgos con el fin de no afectar la planeación de la institución.

FIRMAS

Erika Milena Vera Orjuela Pablo Eduardo Gamboa Torres

Profesional Oficina de Control Interno Profesional Oficina de Control Interno
Elaboró Revisó

Aprobado por:

Óscar Andrés García Prieto

Jefe Oficina de Control Interno
 ANEXOS A INFORME FINAL DE AUDITORÍA FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE

COLEGIO PRADO VERANIEGO (IED)

Anexo 1: Criterios de auditoria

Normatividad aplicable
Ley 80 de 1993 Resolución No DDC-000001 de 2019
Ley 87 de 1997 Resolución 2767 de 2019 SED
Ley 115 de 1994 Resolución 0005 de 2019 SED
Ley 715 de 2001 Resolución No. SHD-000256 de 2020
Ley 1150 de 2007 Resolución No. SHD-000296 de 2020
Ley 1474 de 2011 Resolución 0666 del 2020
Decreto 1860 de 1994 Resolución 0682 del 2020
Decreto 1286 de 2005 Circular Externa Única de Colombia Compra Eficiente
Decreto 4791 de 2008 Circular 002 de 2018 Dirección de Dotaciones SED
Decreto 371 de 2010 Circular DDT No. 4 de 2019
Decreto 4807 de 2011 Circular interna SED 001 de 2020
Decreto 1075 de 2015 Circular interna SED 013 de 2020
Decreto 1082 de 2015 Circular interna SED 001 de 2021
Decreto 990 de 2020 Directiva 05 de 2020
Decreto Distrital No. 061 de 2007 Directiva 09 de 2020
Decreto Distrital No. 121 de 2020 Memorando DF 5400-009-2019 SED
Resolución 219 de 1999 SED Memorando DF 5400-010-2019 SED
Resolución 119 de 2006 Contaduría Nacional Memorando DF 5400-010-2020 SED
Resolución 4047 de 2011 SED Memorando DF 5400-011-2020 SED
Resolución 2092 de 2015 SED Procedimiento 17-MG-003 Metodología de Administración de riesgo
Resolución 12829 de 2017 Manual de Políticas Contables de la ECP de Bogotá
Resolución 430 de 2017 SED Manual para la gestión F y C de los FSE
Resolución SDH-000068 del 2018 Manual uso, mantenimiento y conservación de las IED de la SED 2019
Resolución 0004 de 2018 SED Manual de Procedimientos Administrativos y contables para el manejo y control de los bienes

Directiva 008 de 2021 de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. Memorando DF 5400-006-2021 SED

Anexo 2: Metodología
Para el desarrollo de la auditoria se adelantaron las siguientes actividades:
1. Planeación de la Auditoria.
Aplicación de papeles de trabajo para la verificación del cumplimiento de los controles para los procesos: preparación de presupuesto del Colegio, ejecución de presupuesto, cierre presupuestal, tesorería,
2.
contratación y almacén.
3. Entrevistas y realización de autodiagnósticos.
4. Revisión de mapa de riesgos de la institución.
5. Incluir revisión de riesgos.
6. Revisión de información y comunicaciones internas y externas.

Anexo 3
1.Ambiente de Control

Ítem Auditado Conclusión Valoración individual

Adopción de Manual de El Consejo Directivo aprobó mediante acta los manuales de tesorería y contratación, así como su reglamento interno, los cuales fueron adoptados mediante los respectivos acuerdos para Cumplimiento
Tesorería, Manual de la vigencia 2022. Lo anterior, en concordancia con lo estipulado en el Decreto 1075 de 2015 y lo señalado en el Manual para la Gestión Financiera y Contractual de los Fondos de Servicios
Contratación y Reglamento Educativos.
interno de Consejo Directivo.

Realizar aprobación de las Las modificaciones presupuestales (adición, reducción y/o traslado), se realizaron durante la vigencia evaluada, de acuerdo con la normatividad y se encuentran debidamente Cumplimiento
modificaciones presupuestales soportadas, según lo señalado en el Manual para la gestión financiera y contractual de los Fondos de Servicios Educativos.
por parte del Consejo Directivo

Realización del proceso de Se evidenció con base en los documentos presentados, que el Rector realizó la audiencia pública de rendición de cuentas y publicidad de información correspondiente a la vigencia Cumplimiento
rendición de cuentas. 2022, previa convocatoria de fecha 14 de febrero de 2023, así mismo remitió a esta auditoría listado de asistencia , informe de gestión y registro fotográfico donde se observó código
QR de la información presentada a la comunidad educativa, el cual fue publicado en los medios y carteleras institucionales de las dos sedes, dando cumplimiento a lo estipulado en
los Decretos 4791 de 2008, 1075 de 2015 y en el Manual para la gestión financiera y contractual de los Fondos de Servicios Educativos, garantizando los principios de moralidad,
imparcialidad, publicidad y transparencia en el manejo de los recursos del Fondo.

Anexo 4
2.Actividades de Control Financiero

Ítem Auditado Conclusión Valoración individual

Realizar el cierre fiscal según La IED presentó la totalidad de los formatos de cierre fiscal correspondientes a la vigencia 2022, de acuerdo con los lineamientos establecidos por la Dirección Financiera de la SED en los Cumplimiento
los lineamientos de la memorandos DF 5400-011-2019 SED de octubre 2019 y Memorando DF 5400-011-2020 SED de noviembre 2020.
Dirección Financiera de la SED.

Validar información de Durante la auditoría, se observó que para la vigencia auditada, los valores registrados en el formato Estado de Tesorería y Excedentes Financieros cruzan con la información de los Formatos Cumplimiento
formatos de cierre fiscal, cierre Acta de constitución de reservas presupuestales, Acta de constitución de cuentas por pagar y Relación de acreedores, así mismo con los saldos de los extractos bancarios al 31/12/2022,
de tesorería y extractos cumpliendo con los lineamientos indicados por la Dirección Financiera de la SED en los memorandos DF 5400-010-2019 SED de octubre 2019 y memorando DF 5400-011-2020 SED de
bancarios. noviembre 2020.

Realizar el trámite de Durante la vigencia evaluada, la IED cumplió con el trámite de presentación, aprobación y liquidación del presupuesto en las fechas y bajo los lineamientos establecidos en los Oportunidad de
presentación, aprobación y memorandos DF- 5400- 009- 2019 y DF-5400-010-2020 de octubre de 2019 y 2020, respectivamente , así mismo se evidenció la publicación del Plan Anual de Adquisiciones en la plataforma mejora
liquidación del presupuesto transaccional SECOP con fecha 27 de enero de 2022 , Sin embargo la IED no elaboró el flujo de caja correspondiente, documento indispensables de la programación anual y mensual de
para las vigencias 2022. los ingresos y gastos que debe elaborarse para la vigencia fiscal, el cual es una herramienta útil en la planeación,programación, control y manejo eficiente de los recursos de los Fondos
de Servicios Educativos.

Cumplimiento de los aspectos Para la vigencia evaluada, el promedio de cumplimiento en lo soportes de comprobantes de egreso fue del 95% , dado que la mayor parte de la muestra seleccionada correspondió a Cumplimiento
contractuales, financieros y contratos de mantenimiento y servicios por lo anterior estos no cuentan con entrada almacen.
presupuestales en FSE.

Validación de ingresos Para la vigencia evaluada, se observó que el auxiliar administrativo con funciones financieras elaboró los comprobantes de ingreso por cada concepto (transferencias, SGP, SED, recursos Cumplimiento
recibidos por la IED de todas propios y recursos de capital), debidamente soportados con los documentos correspondientes, dando cumplimiento a lo indicado en el numeral 4.1 Registro de ingresos, 4. Procesos
las fuentes Comprobantes de propios de la Tesorería, del Capítulo II - Aspectos generales de tesorería, y en el numeral 5 - Actividades del auxiliar administrativo con funciones financieras (parte introductoria), del
Ingreso Manual para la gestión financiera y contractual de los Fondos de Servicios Educativos.

Validación de ingresos La IED incorporó al presupuesto los recursos de capital, mediante acuerdos firmados por el Consejo Directivo para las vigencia evaluada. Cumplimiento
recibidos por la IED de todas
las fuentes Incorporación
recursos de capital.

Validación de ingresos Para las vigencias evaluadas no se presentaron ingresos sin identificar. Cumplimiento
recibidos por la IED de todas
las fuentes Gestión ingresos sin
identificar.

Realización de conciliaciones Durante la vigencia evaluada, el auxiliar administrativo con funciones financieras - AAFF- de la Institución Educativa, elaboró y firmó las conciliaciones bancarias de las cuentas de forma Cumplimiento
bancarias. Elaboración, firma y regular y periódica en los primeros diez (10) días calendario de cada mes con los respectivos extractos bancarios, cumpliendo con lo indicado en el numeral 4.3 Conciliaciones bancarias,
oportunidad. Capítulo II - Aspectos generales de tesorería, del Manual para la gestión financiera y contractual de los Fondos de Servicios Educativos.

Realización de conciliaciones La información del extracto bancario cruza con la información registrada en el libro auxiliar de bancos de tesorería y con las conciliaciones bancarias presentadas por el auxiliar Cumplimiento
bancarias. Cruce con libro administrativo con funciones financieras de la IED, para el periodo evaluado del 01 de enero de 2022 al 31 de diciembre de 2022, cumpliendo con lo indicado en el numeral 4.3
auxiliar. Conciliaciones bancarias, Capítulo II - Aspectos generales de tesorería, del Manual para la gestión financiera y contractual de los Fondos de Servicios Educativos.
 ANEXOS A INFORME FINAL DE AUDITORÍA FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE

COLEGIO PRADO VERANIEGO (IED)

Realización de conciliaciones Durante las vigencias evaluadas el AAFF presentó las conciliaciones bancarias con identificación plena de las partidas, cumpliendo con lo estipulado en el Manual en el numeral 4.3 Cumplimiento
bancarias. Conciliación de Conciliaciones bancarias, Capítulo II - Aspectos generales de tesorería, del Manual para la gestión financiera y contractual de los Fondos de Servicios Educativos y con el Manual de
partidas. Tesorería vigente.

La IED elaboró los Estados de De acuerdo con la información suministrada por la IED, se observó la presentación y elaboración de los Estados Financieros de la institución educativa, de igual forma se evidenció que Cumplimiento
Situación Financiera de la estos fueron elaborados por el Contador de la institución Sra. Helen Martínez Rojas y firmados por el rector Sr. Argemiro Pinzón Arias en el periodo comprendido del 01 enero al 30 de abril
vigencia evaluada junto con del 2022, y para el periodo comprendido del 01 mayo de 2022 a 31 de diciembre de 2022, se encuentran firmados por el Sr, rector Armando Calderón Rodríguez, así mismo se observó el
las notas a los estados Estado de Resultados Integral para cada uno de los meses antes citados con sus correspondiente notas a los estados financieros de conformidad criterios establecidos en el marco
financieros normativo consagrado en la Resolución 533 de 2015 y sus modificatorios expedidos por la Contaduria General de la Nación y las instrucciones especiales emitidas mediante el Manual de
Políticas Contables de la Dirección Distrital de Contabilidad.

Los saldos de las cuentas de Revisadas las cuentas de balance de gastos e ingresos registrados en el Estado de Situación Financiera y Estado de resultado integral del periodo comprendido del 01 de enero al 31 de Cumplimiento
balance de gastos e ingresos diciembre de 2022 vs el Libro Mayor y Balances código LMB del folio 155 al 166, se observó que los saldos registrados concuerdan y no presentan diferencias con la información reportada
registrados en el Estado de en las cuentas de balance, ingresos y gastos cumpliendo con los criterios establecidos por la Contaduría General de la Nación a través de la resolución 533 de 2015 y sus modificatorios y
Situación Financiera y Estado las instrucciones especiales emitidas mediante el Manual de Políticas Contables de la Dirección Distrital de Contabilidad.
de Resultados Integral de la
vigencia auditada
concuerdan con lo registrado
en el Libro Mayor y Balances
de la IED

Anexo 5
3.Información y comunicación

Ítem Auditado Conclusión Valoración individual

Realización del proceso de Se evidenció con base en los documentos presentados, que el Rector realizó la audiencia pública de rendición de cuentas y publicidad de información correspondiente a la vigencia Cumplimiento
rendición de cuentas. 2022, previa convocatoria de fecha 14 de febrero de 2023, así mismo remitió a esta auditoría listado de asistencia , informe de gestión y registro fotográfico donde se observó código
QR de la información presentada a la comunidad educativa, el cual fue publicado en los medios y carteleras institucionales de las dos sedes, dando cumplimiento a lo estipulado en
los Decretos 4791 de 2008, 1075 de 2015 y en el Manual para la gestión financiera y contractual de los Fondos de Servicios Educativos, garantizando los principios de moralidad,
imparcialidad, publicidad y transparencia en el manejo de los recursos del Fondo.

Anexo 6
4.Monitoreo y supervisión

Ítem Auditado Conclusión Valoración individual

Supervisar la ejecución de De acuerdo con la información aportada por la IED correspondiente a la vigencia 2022, de los (6) seis proyectos de Inversión aprobados por el Consejo Directivo, únicamente se ejecutó Oportunidad de
proyectos de inversión en lo el proyecto de formación de valores en un 99% y Otros proyectos en un porcentaje de ejecución del 48% al cierre de la vigencia 2022, el porcentaje promedio de ejecución fue 23 %, mejora
corrido de la vigencia 2022. resultado que se considera baja ejecución el cual afecta el cumplimiento en la ejecución de los recursos destinados a través del Fondo de Servicios Educativos. De otra parte, el señor
rector Armando Calderón Rodríguez del Colegio Prado Veraniego IED, suministro a la auditoría las resoluciones relacionadas con los cambios constantes de auxiliar administrativo con
funciones financieras y resolución de fecha de 31 de octubre de 2022 donde realizan el nombramiento del auxiliar administrativo para el manejo del almacén de la institución educativa ,
con lo cual el señor rector soporta el resultado de esta ejecución.

Publicar los documentos y los Durante la vigencia evaluada, la IED publicó en SECOP la totalidad de los documentos y los actos administrativos correspondientes a procesos de contratación de la muestra seleccionada Cumplimiento
actos administrativos de los correspondientes a mantenimiento de la entidad, gastos de computador boletin escolar y mantenimiento de equipo y mobiliario, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición,
procesos de contratación en cumpliendo con lo estipulado en el artículo 2.2.1.1.1.7.1. Publicidad en el SECOP, Subsección 7. Publicidad del Decreto 1082 de 2015 y en la Circular Externa Única de Colombia Compra
SECOP. Eficiente.

Cumplimiento cláusula forma Para los contratos evaluados, se evidenció correspondencia entre los pagos realizados por la IED y lo estipulado en las claúsulas de Forma de Pago de cada uno los mismos, asi mismo las Cumplimiento
de pago actas parciales que sustentan cada uno de los pagos realizados al contratista.

Anexo 7
5.Segregación de Funciones

Ítem Auditado Conclusión Valoración individual

Segregación de funciones Durante las vigencias auditadas, se observó la segregación de funciones del auxiliar administrativo con funciones financieras, secretaria de rectoria y del rector, respecto a la elaboración, Cumplimiento
aprobación y presentación de documentos que soportan las actividades financieras, presupuestales y contractuales de la IED objeto de evaluación, de acuerdo con lo señalado en el
Manual para la gestión financiera y contractual de los Fondos de Servicios Educativos.

Anexo 8
Muestra de contratos evaluados
Valor
Vigencia Beneficiario Concepto
$

Contratar El Mantenimiento Hidráulico, De Ornamentación Y

General Del Colegio Prado Veraniego Por Precios Unitarios
Según Se Detalla En Anexo Técnico Por Un Término De Nueve
2022 Cristian Camilo Gaviria Ruiz 15.400.046
(9) Meses Contados A Partir De La Legalización Del Contrato O
Hasta Agotar Presupuesto, Lo Que Primero Ocurra (Contrato
Tipo Bolsa).

Contrato Tipo Bolsa Para La Compra De Tóners Y Masters

Originales Con Certificación De Garantía Para Las Impresoras
2022 Elycam Integral Solutions Sas 10.340.000
Y Duplos Del Colegio Prado Veraniego, Por Seis (6) Meses O
Hasta Agotar Presupuesto, Lo Primero Que Ocurra

Contrato De Mantenimiento Eléctrico De Tracto Sucesivo Del

2022 Rgs Redes Y Comunicaciones Sas 7.000.000
Colegio Prado Veraniego (Contrato Tipo Bolsa).

Contratar, A Precio Unitario El Mantenimiento Preventivo Y

Correctivo De Mobiliario De Aulas Y Dependencias De Las 2
Sedes Del Colegio Prado Veraniego Ied, Durante El Año 2022 A
2022 Carlos Julio Pinzón 2.000.000
Todo Costo. Por Un Término De Tres (3) Meses Contados A Partir
De La Legalización Del Contrato O Hasta Agotar Presupuesto,
Lo Que Primero Ocurra (Contrato Tipo Bolsa).
 ANEXOS A INFORME FINAL DE AUDITORÍA FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS FSE

COLEGIO PRADO VERANIEGO (IED)

Anexo 9
Cumplimiento documentación comprobantes de egreso 2022 (según muestra de contratos).
Documentación revisada Comprobantes de Egreso % CUMPLIMIENTO 2022
Solicitud Previa de CDP 100%
Estudios Previos 100%
Estudios del mercado 100%
Pliegos de Condiciones o invitación pública 100%
Cumplimiento de cotizaciones 100%
CDP 100%
RUT 100%
RIT 100%
Certificado Cámara de Comercio 100%
Cédula de ciudadanía 100%
Certificado Personería 100%
Certificado Policía 100%
Certificado Procuraduría 100%
Certificado Contraloría 100%
Contrato 100%
Registro Presupuestal (RP) 100%
Seguridad Social 100%
Acta de inicio 100%
Recibido a satisfacción 100%
Entrada de almacén 25%
Acta de liquidación del contrato 100%
Orden de Pago 100%
Factura o cuenta de cobro 100%
Comprobante de pago-Transferencia electrónica 100%

Porcentaje total de cumplimiento 95%

Anexo 10
Ejecución Proyectos de inversión 2022.
Porcentaje de
Valor presupuestado Valor ejecutado Saldo
Vigencia Nombre Proyecto de Inversión ejecución
$ $ $
%
2022 1. Vitrina Pedagógica - - - 0,0%
2022 2. Escuela-Ciudad-Escuela - - - 0,0%
2022 3. Medio ambiente y prevención de desastres
- - - 0,0%
2022 4. Aprovechamiento del tiempo libre 1.000.000 - - 1.000.000 0,0%
2022 5. Educación sexual 2.000.000 - - 2.000.000 0,0%
2022 6. Compra de equipo beneficio de los
estudiantes 22.894.798 - - 22.894.798 0,0%
2022 7. Formación de valores 5.919.883 5.846.000 - 73.883 98,8%
2022 8. Formación técnica y para el trabajo - - - 0,0%
2022 9. Fomento de la cultura 2.000.000 - - 2.000.000 0,0%
2022 10. Investigación y estudios - - -
2022 11. Otros Proyectos 6.900.000 3.332.000 - 3.568.000 48,3%
TOTALES 40.714.681 9.178.000 - 31.536.681 22,5%