Organización de los documentos físicos y digitales de una empresa o

institución. Importancia de la Organización Digital.

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS FÍSICOS

La organización de archivos físicos es un cuidado que
debe existir en cualquier oficina, independientemente de
su tamaño.
A medida que crece el negocio o institución, aumenta el
flujo de documentos en papel, que a su vez debe
organizarse y almacenarse de la mejor manera posible
para garantizar que todos los datos estratégicos e importantes un negocio o
institución sean fácilmente accesibles, tanto para consultas internas y para
posibles compromisos fiscales.
¿Por qué organizar archivos físicos?
Nada peor que llegar por la mañana a la oficina frente a una mesa llena de
documentos apilados. O incluso necesita consultar un documento con urgencia
y perder horas buscando documentos que no estén donde deberían.
Cuanta más organización exista en la empresa o institución, más productiva
será la rutina, ya que no es necesario dedicar mucho esfuerzo a la búsqueda
de documentos. Además, la organización bien hecha también evita posibles
pérdidas de archivos, lo que podría afectar el día a día del negocio o institución.
Con tantas tareas, una rutina de ejecución y sin una organización estándar de
documentos, es difícil recordar dónde se almacenó un archivo de hace dos
años.
Cuando los archivos físicos están organizados, el departamento de recursos
humanos puede encontrar rápidamente información de los empleados, los
contadores pueden encontrar fácilmente datos con fines contables y los
empleados de un instituto pueden acceder a los registros de los estudiantes
rápidamente.
Indicaciones iniciales
Existen varios estándares de organización de documentos: numéricos,
geográficos, alfabéticos, por asunto, entre otros.
Antes de comenzar a crear un sistema de organización, es importante conocer
la empresa o institución, que son los sectores por niveles jerárquicos, las áreas
que utilizan la mayor parte de la documentación y, a partir de ahí, establecer
qué estándar realmente será efectivo para su realidad.
Organizar archivos físicos puede parecer difícil, especialmente si tiene un
gran volumen de documentos.
Aspectos para mantener organizados los archivos físicos:
1. Cuidado del entorno de almacenamiento.
Reservar un espacio en la empresa o institución para
realizar el almacenamiento. Puede ser necesario comprar
algunos cajones de acero o madera para garantizar la
seguridad de los documentos.
Organizar la información buscando siempre facilitar
consultas posteriores. Es importante mantener todo organizado para cumplir
con las normas y leyes fiscales, asegurando la preservación de los documentos
físicos. La organización también ayuda a brindar servicios a los clientes de
manera más rápida y conveniente, ya que el acceso a la información será
mucho más hábil.

2. Selección inicial
Es necesario separar por categorías, facilitando
consultas adicionales:
Clientes, temas, fechas, tipos de servicios, etc.
Define los temas que mejor se ajusten a la realidad
de su negocio o institución. Por ejemplo:
Carpeta de documentos administrativos,
separados por fechas.
Carpeta de documentos de negocios, separados por fechas.
Carpeta con datos del empleado, separados por área de desempeño.
Carpeta con facturas.
Carpeta con registros catastrales de clientes con la letra A.

3. Géneros en la organización de archivos físicos.

Los géneros de los archivos físicos, también conocidos por el término "arreglo",
son los nombres dados a los cajones principales, donde colocamos los
documentos organizados en carpetas.
Este tipo de organización debe suceder según el sector de la empresa o
institución.
Por ejemplo:
Operación.
RRHH (Recursos Humanos).
Contabilidad.
Área comercial.
Secretaría
Notas
Estudiantes
4. Elija un método de almacenamiento
La mayoría de los archivos en carpetas o cajones están organizados de
diferentes maneras, según el tipo de documento o la estructura organizativa de
la oficina. En las lecturas centradas en la organización, hay 4 metodologías de
métodos de almacenamiento:
Alfabético
Geográfico
Numérico
Por asunto

5. Creando un índice
Desde el momento en que los archivos se
organizan en categorías, carpetas y cajones, es el
momento de crear un índice que, en la práctica,
sirva como una especie de guía para localizar
cada documento con mayor facilidad.,
asegurándose de que al lado de cada registro de
documentación haya una pequeña leyenda que especifique mejor los temas.
6. Atención a la fecha de caducidad.
Varios documentos tienen un período de validez
legal. Esto significa que, después de un cierto
período, ese archivo no tiene validez legal.
Esto ayuda a optimizar el proceso de descarte y
renovación de documentos cuando sea necesario,
asegurando que su empresa cumpla con las
exigencias legales y no acumule roles no válidos
dentro de la empresa.
Para esto, es necesario considerar dos términos de organización de los
archivos:
1. Preste atención a los documentos con plazos vencidos y deséchelos de la
manera correcta, aliviando el espacio en el archivo físico y renovando lo
que sea necesario.
2. Organice el resto de los archivos lo mejor que pueda para no perder
archivos sin vida útil, almacenándolos correctamente de acuerdo con sus
respectivas leyes.
7. Microfilmación.
Este proceso ocurre de la siguiente manera: cada documento es capturado por
cámaras específicas, lo que garantiza la calidad de la información y una
 imagen clara que mantiene el valor legal de
los materiales. Estas imágenes se pueden
almacenar en formato digital o físicamente,
según las necesidades de la empresa o
institución.

8. Vigilando la colección de documentales.

Significa que al final del día se recopilan todos los
documentos de los diversos sectores de la empresa, lo
que garantiza que estos materiales se organicen
correctamente a la mañana siguiente, evitando la
acumulación de documentos fuera de lugar.

9. ¿Retirar? ¡Mantenlo en el lugar correcto!

Un pequeño error es suficiente para que toda la
organización se vea comprometida. Después de tanto
trabajo para organizar el archivo, no querrás arriesgarte a
tener que reorganizar todo de nuevo, ¿correcto?
Luego, cree una rutina diaria de organización dentro de la
empresa o institución, fortaleciendo la cultura que, cada vez que un archivo se
elimina de su lugar, debe almacenarse correctamente después de su uso.
10. hacer una limpieza
Al menos cada 12 meses, vale la pena analizar
cada documento para realizar una limpieza del
papeleo, deshacer los archivos sin necesidad y
sin validez legal.
Limpiar el entorno en el que las funciones
también ayuda a reducir las posibilidades de
incidencia de hongos, lo que puede deteriorar los documentos almacenados
allí.
11. Escaneado de documentos
Los avances tecnológicos y la necesidad de
mejorar el almacenamiento interno de las
empresas, la digitalización de documentos se ha
vuelto necesaria: es un proceso de escaneo,
microfilmación y otras técnicas que transforman
los archivos físicos en archivos digitales, que
ahora ocupan muchos lugares. menos espacio durante el almacenamiento, lo
que facilita la organización de estos archivos y la mejora de las operaciones
diarias de la empresa o institución.
Con estos consejos, es posible organizar los archivos de Office de forma
segura, cómoda y funcional.
Ahora es poner las manos sobre la masa y poner en práctica este paso a paso.

ORGANIZAR LOS DOCUMENTOS DIGITALES

Tanto para una empresa o institución, como para el entorno
personal, organizar los documentos digitales de la manera adecuada es
cada vez más importante. Algunos métodos de llevar a cabo un tratamiento
adecuado de los documentos digitales.
1. Organizar de manera adecuada documentos digitales
A pesar de lo que se tiende a pensar, la
digitalización de los documentos no hace más
sencillo su almacenaje. Los archivos, ya sea
localizados en la nube, de manera local en los
equipos o en redes privadas, necesitan de algunos
hábitos y métodos de archivo que faciliten, tanto a
usuarios como a motores de búsqueda, su identificación y localización.
2. Establecer protocolos para almacenar información digital
Es conveniente difundir entre el personal de la empresa o institución las reglas
comunes respecto a los procedimientos que se van a utilizar para almacenar
los documentos: normas específicas para poner nombre a carpetas y sus
archivos, establecer las alternancias entre el uso local y de la nube y organizar
los ciclos de las copias de seguridad de la información.
3. Almacenar todos los documentos digitales en una misma carpeta
Garantiza la efectividad del buscador de archivos
en el entorno que se utiliza. Esto además hace
mucho más simple y rápida la función de realizar
copia de seguridad de los documentos.

4. El uso de nombres de archivos que sean

descriptivos
Más efectivo que utilizar siglas o acrónimos, en la
organización de documentos lo más eficiente es asignar
nombres que describan el contenido de cada archivo. Es
más rápido y fácil encontrar cualquier documento que se
necesite de esa forma, incluso usando un buscador. Aun
siendo descriptivos, los nombres no deben ser demasiado
largos, pues la mayoría de los sistemas operativos no admiten mucho más de
doscientos caracteres.
5. Utilizar más subcarpetas según aumente el volumen de archivos
Cuando los documentos de un mismo tipo empiecen a ser demasiados en
una misma carpeta, es conveniente empezar a organizarlos en nuevas
carpetas que los diferencien por otros parámetros: fechas, orden alfabético,
tipo de documentos, o cualquier otro método organizativo. Esto debe
hacerse sin recurrir a la eliminación de ningún documento, mientras no sea
imprescindible por cuestiones de gestión documental.
6. Codificación de archivos con fecha invertida
Establecer en la codificación las fechas de modo invertido, escribiendo primero
el año, luego el mes y por último el día, permitirá al sistema ordenar las
carpetas y archivos automáticamente por su fecha cuando se establezca el
orden alfabético. Incluir al final de cada nombre un indicativo de la versión de
cada documento también contribuye a mejorar la visualización de todos ellos.
Es decir, 20211204 para el 4 de diciembre de 2021.
7. Guardar cada documento en la capeta correspondiente en todo momento
Esto es más un hábito que hay que adoptar, que un método
organizativo. Olvidarse o dejar para después la colocación de
un documento de cierto tipo en su carpeta correspondiente,
puede suponer en el futuro una verdadera contrariedad, que
puede resultar incluso en la pérdida por completo de esa
información.
8. No borrar nunca nada

Para saber cómo organizar documentos digitales hay una

regla de oro. “No borres nunca nada”.
Se recomienda encarecidamente crea subcarpetas
con Versiones antiguas o Archivos inactivos cuando
determinados documentos queden desactualizados.
Es importante mantener toda la información guardada
tal y como se haría con sus versiones físicas. En algún momento futuro, dicha
información podría ser necesaria.

9. Prestar atención a la elaboración de las copias de

seguridad
Si bien en la actualidad las copias de seguridad pueden
desempeñarse de manera automática en servicios de
nube o servidores privados de la empresa, también es
conveniente realizar respaldos de discos duros y otros sistemas físicos con
cierta frecuencia. Toda precaución es poca.
10. Acostumbrar al personal de la empresa a revisar sus carpetas locales de
documentos
La clave es conseguir que toda
documentación tratada por los empleados
acabe copiada o movida al servidor o
sistema de nube de la organización, para
que el almacenaje adecuado y el respaldo
de toda la información se realicen de
manera sistemática y periódica.
Organizar los documentos digitales es una tarea que necesita irse
desempeñando sobre la marcha, a la medida en que va creciendo la base de
datos: creando carpetas, subcarpetas y nuevas normas de nomenclatura de los
archivos según las nuevas necesidades.

IMPORTANCIA DE SABER CÓMO ORGANIZAR LOS DOCUMENTOS

DIGITALES

Actualmente la mayoría de nosotros almacenamos nuestros documentos

digitales localmente, en la nube y en servidores conectados a una única red (los
denominados NAS, del inglés network-attached storage).

Sin embargo, la digitalización de los documentos en papel no ha simplificado la tarea

de archivarlos y almacenarlos. Más bien al contrario: guardar y organizar nuestros
documentos digitales es quizás más complejo que antes.

Aunque los motores de búsqueda de archivos siguen mejorando, a

la fecha de hoy saber cómo organizar archivos digitales es una
fuente de ventajas competitivas, porque, en pleno boom de la
economía digital, el tiempo es oro.

Por eso, las empresas deben instaurar sistemas para mostrar cómo organizar
archivos digitales que garanticen que toda su información esté ordenada y
actualizada. También es importante no descuidar otras características de la gestión
documental que hoy en día son fundamentales:

La posibilidad de recuperar con facilidad versiones antiguas de determinados

documentos digitales.
El hecho de poder editar a distancia y de forma
simultánea un mismo documento digital por parte de varias
personas de un mismo equipo.
Existen muchos softwares en el mercado que facilitan organizar documentos
digitales.