TEMA 5

TRATAMIENTO Y ENVÍO DE INFORMACIÓN

EMPRESARIAL
1. El archivo: finalidad, funciones y tipos de archivo
El funcionamiento diario de cualquier departamento, sección o área empresarial está marcado por
la necesidad de contar con información de calidad sobre la cual apoyar la toma de decisiones. Esta
información se constituye, por tanto, en uno de los activos más importantes para cualquier empresa,
permitiendo reducir el nivel de incertidumbre e incrementando las posibilidades de éxito.

El verdadero valor de la información se encuentra en que esta, en la mayoría de los casos, es

escasa. Aun cuando diariamente se producen y reciben gran cantidad de documentos con múltiples
datos, estos deben ser correctamente tratados, ordenados y clasificados para que se puedan
considerar información válida para una correcta toma de decisiones. Por tanto, el archivo y
conservación de documentos es esencial para el correcto funcionamiento de cualquier empresa en
la actualidad.

1.1. Naturaleza y finalidad de la labor de archivo

Cuando en el ámbito empresarial nos referimos a un archivo, podemos estar haciéndolo de diversas
formas, ya que dicho término tiene varios significados y matices:

Por un lado, el archivo es el lugar físico en el cual una persona, empresa o institución ordena,
clasifica y guarda documentos en los que se contienen datos de interés para el desarrollo
de una determinada actividad. A su vez, la tarea desarrollada en dichas instalaciones se
denomina archivo de documentación y el resultado de la misma es un archivo de documentos.

La institución, organismo o departamento encargado de conservar documentos suele recibir

asimismo el nombre de archivo. Dicho departamento o área tiene como principal responsabilidad
conservar la documentación debidamente, atendiendo a cualquier requerimiento de ella en tiempo,
lugar y forma.

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En la labor que nos ocupa, entenderemos que un archivo es un conjunto ordenado de
documentos producidos en el ejercicio y desarrollo de unas funciones o actividades
empresariales concretas, al servicio de la empresa con el fin de facilitar su actividad.

Sabes : En el Archivo de Indias se conservan multitud de documentos relativos a la

administración de las colonias españolas tras el descubrimiento de América.

Gracias a su adecuada conservación y clasificación, en la actualidad se conoce

mucho mejor la sociedad, la política, la economía o la forma de pensar de los primeros
colonizadores de América.

Además de contener documentos y datos sobre los cuales elaborar información que sirva
para ayudar en la toma de decisiones, el archivo de documentos también cumple con otra
serie de funciones de vital importancia para cualquier empresa:

 Determinados documentos (como contratos, escrituras, documentación contable, etc.)

pueden, en un momento dado, servir como elemento probatorio ante un tercero. Es por ello
que se hace necesario conservar adecuadamente dicha documentación, a fin de defender
los propios intereses y evitar cualquier tipo de responsabilidad.

 En el caso de cierta documentación surgida de la actividad empresarial, existe la obligación

legal de conservarla durante un mínimo de tiempo desde su elaboración. Dichos plazos son
dispares en función del tipo de documento. No obstante, si la documentación requerida no
estuviese disponible para ser consultada dentro de los plazos establecidos, la empresa se
enfrentaría a importantes sanciones.

Todas las empresas no archivan de la misma forma. En cada una, dicha labor debe adaptarse a
las características y requerimientos propios de información. No hay que olvidar que el archivo
empresarial de documentos, además de actuar como memoria colectiva de la empresa, se
considera un instrumento con el cual generar información de calidad. Para ello se hace necesario:

 Guardar y conservar correctamente los documentos objeto de archivo. Con ello se debe
evitar que se pierdan o extravíen datos, y además se cumple con la obligación legal ya
mencionada de conservar determinada documentación.
 Localizar cualquier documento de una forma fácil y rápida. Si los documentos se archivan
sin seguir criterio alguno, en el momento en el que se necesite acudir a uno de ellos en
concreto no se encontrará, generando los mismos efectos que si no se hubiera archivado.
 Establecer procedimientos que regulen cuándo un documento debe archivarse y cuándo
debe destruirse. No se debe permitir que un documento con datos importantes deje de
archivarse y conservarse adecuadamente. Asimismo, acumular documentación de escaso
valor solo ocasionará que el archivo sea menos operativo.

Los plazos legales de conservación de la documentación empresarial son dispares y

dependen del tipo de documento:

 El Código de Comercio establece un periodo de conservación general de seis años para

cualquier justificante o documento relacionado con la actividad.
 La normativa tributaria exige conservar facturas y justificantes contables durante el periodo
de prescripción del impuesto del que hayan constituido documentos formales de liquidación,
siendo el mismo, en la mayoría de casos, de cuatro años.
 El Reglamento de la Ley de Prevención del Blanqueo de Capitales obliga a conservar la
contabilidad, registros y soportes documentales de operaciones con terceros durante un

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 periodo de diez años desde la terminación de la relación de negocio o la ejecución de la
operación ocasional.

1.2. Tipos de archivos empresariales

En el desarrollo de la labor de archivo es necesario discriminar la documentación tanto en función

de su importancia presente y futura como del uso que se hará de ella. Existen documentos, como
las facturas con clientes y proveedores, cuyo uso es frecuente, dada su actualidad. Sin embargo,
estas presentan un escaso valor para el futuro empresarial. Por otra parte, hay documentación muy
importante para la empresa (como podría ser la escritura de constitución o la de propiedad de un
inmueble), cuya utilización en el día a día de la actividad empresarial es más bien escasa.

La obligación de dar una respuesta adaptada a la situación anterior obliga a distinguir distintos tipos
de archivos, en función de la frecuencia de uso de los documentos contenidos, del soporte de
archivo utilizado o de su localización física:

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En las empresas comerciales cuyo modelo de expansión se basa en la implantación de sucursales
(como los bancos o las agencias de seguros) suelen existir varios tipos de archivos:

 El archivo activo o lo componen los documentos con los cuales cada trabajador desarrolla
diariamente sus funciones. Cada uno tiene cerca de su puesto sus propios archivadores,
destinados a la guarda y conservación de los mismos.
 Cada sucursal suele tener un archivo semiactivo en el que guardar los expedientes de
operaciones finalizadas. Así quedan disponibles para la consulta por cualquier empleado de
la oficina.

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  Periódicamente, cada sucursal envía a los archivos centrales de la compañía la
documentación de años anteriores sin valor operativo en el día a día.

1.3. ¿Cómo debe desarrollarse la labor de archivo?

No existe ninguna norma empresarial o sectorial que determine cómo debe realizarse la labor de
archivo. No obstante, lo que sí hay son prácticas generales extendidas, que suelen adaptarse a las
necesidades propias de cada organización. Así surge en cada empresa una especie de reglamento
propio con el cual desarrollar dicha labor.

Cualquier labor de archivo debe respetar las reglas y procedimientos establecidos, ya que si el
trabajo de archivo no es sistemático es fácil que cualquier documento sea depositado en un lugar
incorrecto y que, cuando se quiera consultar, no se localice.

En la siguiente figura se han sintetizado algunas reglas básicas sobre las que establecer las bases
de cualquier procedimiento de archivo:

CASO PRÁCTICO 1
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 Miguel lleva cuatro meses trabajando como administrativo contable de un
establecimiento dedicado a la venta de material de oficina. Aunque como trabajador
Miguel es muy cumplidor y profesional, una de sus virtudes no es el orden. En
ocasiones no sabe dónde tiene guardadas las facturas pendientes de contabilizar y,
aunque nunca ha perdido ninguna, la localización de alguna, en ocasiones, se le ha
hecho complicada.

La pasada semana, el jefe de Miguel le comunicó que a partir de ahora las facturas,
una vez contabilizadas, se deberán archivar por orden alfabético. Miguel no le
encuentra sentido a tal decisión y cree que detrás de ella lo que realmente existe es
desconfianza. Piensa que su jefe solo está interesado en controlarlo más.

¿Crees que Marcos está en lo cierto? ¿Qué utilidad tendría archivar todas las facturas
según un criterio preestablecido?

Solución:

Miguel está totalmente equivocado. Archivar las facturas permitiría que cualquier
trabajador de la empresa pudiera recuperarlas y consultarlas. La información
contenida en ellas podría serle de vital importancia, ya que, por ejemplo, permitiría
saber el nivel de pedidos de un determinado cliente o proveedor en un periodo
determinado de tiempo. Esto facilitaría la toma de mejores decisiones, ofertando, por
ejemplo, descuentos a clientes especiales.

El archivo también sirve para probar determinados hechos frente a terceros, como
clientes o proveedores.

CASO PRÁCTICO 2

María José trabaja en una oficina bancaria como gestora comercial. Su director de
oficina le ha pedido que pase los expedientes de las operaciones comerciales del año
pasado desde el archivador contiguo a su mesa al archivo central de la oficina.

¿Da igual archivar la documentación en un archivo o en otro? ¿Por qué es tan

importante?

Solución:

No es lo mismo guardar la documentación en un archivo o en otro, ya que:

 La conservación de documentación de operaciones comerciales ya vencidas

en el archivo semiactivo permite que el archivo activo sea más operativo y la
localización sea más rápida, ya que contiene menos documentos.
 Al trasladar determinada documentación del archivo activo al semiactivo
posibilitamos que la información contenida en dichos documentos pueda ser
consultada por todos los trabajadores de la oficina.
 Cualquier actuación de purga y limpieza de documentación se lleva a cabo en
el archivo semiactivo, por lo que en caso de ser necesaria la destrucción de
alguna documentación, previamente debe haber sido trasladada a él.

CASO PRÁCTICO 3
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 Lucía está realizando sus prácticas en el departamento de marketing de una
compañía de seguros. Uno de los detalles que más le llamó la atención durante los
primeros días allí fue que prácticamente nadie usaba documentos escritos. Todos los
informes se enviaban por correo electrónico y, gracias a la utilización de modernos
programas de gestión, cualquier dato o documento era accesible desde cualquier
puesto de trabajo. Extrañada, Lucía preguntó a una compañera y esta le informó
acerca de la implantación en el departamento, hacía meses, de un modelo de «oficina
sin papel».

¿Qué ventajas tiene para dicha empresa el uso casi exclusivo de sistemas de
información en soporte electrónico?

Solución:

Los sistemas de información en soporte electrónico proporcionan múltiples ventajas:

 Corregir y modificar cualquier dato es muy sencillo, se actualiza

inmediatamente en todo el sistema y produce efectos en cualquier información
en la cual este intervenga.
 La búsqueda y análisis de datos en formato electrónico es mucho más sencilla
y rápida.
 Varias personas pueden consultar de forma simultánea, desde distintas
localizaciones y con distintas finalidades, un mismo dato.
 Los datos y la información conservada en archivos informáticos son fácilmente
transportables y copiables, comprometiendo menos recursos físicos, humanos
y económicos que los almacenados en soporte escrito.

2. Sistemas de clasificación de documentación

Como ya se ha comentado anteriormente, la operatividad de un archivo depende en gran medida
del establecimiento de criterios claros sobre cómo colocar la documentación almacenada en él.
Dicho criterio de ordenación actúa como llave del sistema de archivo, ya que, una vez entendida la
disposición de la documentación, podremos acceder a cualquier documento de forma rápida y
sencilla.

Un buen sistema de clasificación de documentos debe cumplir una serie de requisitos:

 Debe ser fácil de entender, haciendo que cualquier persona que no conozca el sistema de
archivo pueda aplicarlo sin excesivos problemas.
 Debe ser sencillo de aplicar. Cuanto menos engorroso sea, menos posibilidades de
equivocaciones surgirán, reduciéndose así las oportunidades de un archivo incorrecto.
 Debe ser resolutivo, dando una solución de archivo concreta a cualquier tipo de documento,
independientemente de las características de este.
 Debe posibilitar futuras ampliaciones causadas por el crecimiento inesperado del volumen
de documentación almacenada.

Existen muchos criterios para almacenar los documentos de un archivo. No obstante, es necesario
indicar que no hay sistema de clasificación de documentación que sea más operativo o eficaz que
otro. Como lo primordial es lograr la rapidez y operatividad del sistema, en función del tipo de
documentación será preferible elegir un sistema u otro. Lo que sí se recomienda es que en él se
destaque una característica definitoria de los documentos y expedientes archivados. Así
lograremos crear un sistema de almacenamiento intuitivo y sencillo. En los siguientes apartados se
describirán algunos de los sistemas de clasificación de documentos más utilizados.
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 2.1. El sistema alfabético

El sistema alfabético ordena los documentos que se van a archivar de acuerdo con el orden
establecido por el alfabeto. Para ello es necesario determinar en cada uno de ellos una palabra
clave, denominada palabra ordenatriz, que lo represente frente al resto. A partir de ella se
ordenará toda la documentación, pudiendo establecerse un orden ascendente (de la A a la Z) o
descendente (de la Z a la A).

El sistema de clasificación alfabético es, quizás, el más extendido, ya que destaca por su sencilla
aplicación.

Al ser el alfabeto conocido, la comprensión del método por cualquier usuario es casi instantánea,
permitiendo así la rápida localización de cualquier documento.

Además, este método puede utilizarse en combinación con otros, lo que facilita su
perfeccionamiento y adaptación a determinadas necesidades más específicas.

Quizás la principal dificultad que presenta el sistema alfabético radica en la elección de la palabra
más representativa del documento, ya que si esta no refleja adecuadamente al documento, este no
será localizable mediante dicho término.

El sistema alfabético de ordenación se suele utilizar para archivar correspondencia,

contratos de trabajo o fichas de personal, por citar algunos ejemplos.

Se puede utilizar para ordenar el nombre de empresarios individuales o personalidades

jurídicas.

Para cada caso se utilizan unas normas concretas:

EMPRESARIOS INDIVIDUALES

En el caso en el cual la palabra ordenatriz sea un nombre de persona física, cualquier

ordenación se realizará a partir del primer apellido.

 La palabra ordenatriz será el primer apellido

 Y se ordenarán colocando primer apellido, segundo apellido, nombre
 Cuando dos personas coincidan en el primer apellido se tendrá en cuenta el segundo y
cuando ambos coincidan entonces el nombre
 Los nombres y apellidos compuestos funcionan como si fuesen un solo nombre o apellido.
 Las preposiciones, artículos o prefijos no pueden utilizarse como palabra ordenatriz, excepto
en el caso de ir unidas al apellido mediante un guion.
 En la clasificación alfabética no se tienen en cuenta las partículas de, la el,… que preceden
a algunos apellidos.
o Cuando dicha partícula va delante del primer apellido, al ordenar se coloca después
del nombre
o y cuando preceden al segundo apellido se sitúan delante del nombre.

 Las partículas que van precediendo a nombres o apellidos provenientes de otras lenguas sí
se tienen en cuenta como parte de dicho nombre o apellido.

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  Cuando los nombres van precedidos de títulos académicos, militares o eclesiásticos, no se
tendrán en cuenta para la ordenación, pero se escribirán entre paréntesis después del
nombre.
 En los nombres con designación cronológica el orden lo marca el nombre y el número
romano.

EJEMPLOS .

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Al ordenar alfabéticamente denominaciones sociales de empresas, es aconsejable seguir una
serie de recomendaciones:

 La palabra ordenatriz será la primera palabra de la denominación social cuandos e trate

de una sociedad, es decir, aprece una coma y unas siglas.
 Pero si es un nombre comercial entonces tendremos en cuenta las siguientes reglas:
 Si la primera palabra es genérica ( Bar, Restaurante, Librería,..) no se tendrán
en cuenta a la hora de ordenar.
 Los artículos y preposiciones no se tienen en cuenta para fijar la palabra
ordenatriz
 Expresiones del tipo «hijos de…» o «herederos de…» no se utilizan como
palabra ordenatriz.

 En los nombres de instituciones públicas o entidades bancarias si se tiene en cuenta

la palabra genérica (Ministerios, Consejería, Bancos,..)
 Si la denominación social es el nombre y apellidos de una persona, se ordenará
siguiendo las indicaciones establecidas para estos.
 Cuando una denominación social incluya un número, se entenderá que este se ha
escrito con letras.
 Empresas o entidades conocidas por sus siglas (como FCC, CEPSA o UE) se ordenan
según estas.

EJEMPLOS:

Ministerio de Sanidad………………. Ministerio Sanidad (de)

Librería Krispi …………………………Krispi ( Librería)

Peluquería Rosario Navarro ………… Navarro, Rosario (Peluquería)

Cafetería La esquina

Herederos de Antonio Álvarez Gutiérrez

Restaurante Alberto

Ministerio de Consumo.

Consejería de Educación y Cultura

Renfe (Red Nacional de Ferrocarriles Españoles)

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 1. Alberto (Restaurante)

2. Álvarez Gutiérrez, Antonio (Herederos de)

3. Consejería de Educación y Cultura

4. Esquina (Cafetería la)

5. Ministerio de Consumo

6. Renfe

CLAVES Y CONSEJOS

Al clasificar alfabéticamente poblaciones o direcciones debemos indicar lo siguiente:

 Los artículos y preposiciones, así como el tipo de vía (calle, avenida, plaza, etc.), no
se tienen en cuenta para determinar la palabra ordenatriz.
 Al ordenar alfabéticamente denominaciones que comiencen con un número, deberá
hacerse como si este se hubiese expresado en letras.

2.2. El sistema numérico

El sistema numérico permite ordenar la documentación del archivo a partir de un número natural
determinado, siguiendo un orden ascendente o descendente. Aunque lo ideal es que dicho número
sea parte integrante del documento que se va a archivar, como un número de factura, también
puede ser que el número se le asigne específicamente para archivarlo. Un ejemplo de esto último
podría ser el orden de llegada o entrada del documento en el archivo.

Si el número sobre el cual se establece la ordenación está relacionado con el contenido del
documento, es mucho más fácil la localización posterior de este. En el caso de asignar dicha
numeración específicamente para la ordenación, habrá que construir un índice auxiliar en el que se
relacione cada documento con el número que le ha sido asignado.

De hecho, la principal ventaja o inconveniente de este sistema radica en la mayor o menor dificultad
de búsqueda de un documento a causa de la representatividad o no del número utilizado como

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referente. Por ello, es un sistema muy útil. Este sistema, además, evita duplicidades y permite el
archivo ilimitado de documentos. Asimismo, si un documento se extravía, es fácil detectar que falta.
No obstante, intercalar documentos se hace algo complejo en este sistema de archivo.

El sistema de ordenación numérica suele utilizarse para la ordenación de presupuestos, facturas,

pedidos y envío de faxes.

2.3. El sistema cronológico

Una clasificación cronológica destaca como referencia del documento una determinada fecha y lo
ordena y archiva a partir de ella. Dicha fecha puede corresponder a la del acto económico reflejado
en él, a cuándo se debe abonar, a cuándo se elaboró, emitió o entró en el archivo, etc.

La ordenación se puede hacer desde la fecha más reciente a la más antigua o viceversa. No
obstante, en el caso de documentación que sea muy recurrente, se recomienda colocar los
documentos más recientes al principio.

En aquellas empresas con periodos de actividad muy amplios se suelen clasificar inicialmente los
documentos por años o meses, para posteriormente ordenarlos por días.

La principal ventaja del archivo cronológico está en su sencillez y rapidez de localización, siempre
y cuando la fecha utilizada sea un dato determinante en él.

Se recomienda que las actas, los justificantes bancarios, los recibos, las nóminas y los seguros
sociales se archiven siguiendo el sistema cronológico.

2.4. El sistema geográfico

El sistema geográfico sigue como criterio de ordenación una localización física concreta referente
en el documento. Solo por citar algunos ejemplos, esta puede ser el domicilio de la persona o
empresa emisora o receptora del documento, el lugar desde el que fue emitido o fue recibido, o
bien en el cual se recibe o entrega un pedido o mercancía.

Para aplicar este sistema se suelen clasificar los documentos por países, regiones, provincias,
poblaciones, distritos, barrios, calles, etc. Una vez clasificados, se suele combinar con otros
sistemas de clasificación, como el alfabético o el numérico para su ordenación final.

La principal ventaja de este sistema está en su flexibilidad, ya que permite intercalar subdivisiones.
Sin embargo, se hace complejo y algo engorroso en archivos que gestionen una importante
cantidad de documentación.

Este sistema es recomendable, sobre todo, para la gestión de documentación proveniente de

empresas comerciales o de transporte de mercancías, cuya actividad se desarrolla en múltiples
zonas o regiones.

2.5. El sistema temático

El sistema temático de clasificación no es de los más utilizados, ya que, para que el archivo de
documentos por temas o asuntos sea adecuado, se requiere que estos sean verdaderamente
representativos de la documentación que se va a archivar. En cualquier caso, este sistema necesita
acudir a cualquier otro para la ordenación posterior de los documentos contenidos en cada uno de

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los temas establecidos. Para esto último, el sistema más utilizado es el alfabético, encontrándonos
en este caso lo que denominamos una ordenación alfabética por materias.

Las principales ventajas de este sistema radican en su rapidez y en la flexibilidad para intercalar
documentos. Sin embargo, si un documento trata dos o más temas preestablecidos por la
clasificación, nos encontraremos con dificultades para clasificarlo y localizarlo

2.6. Sistemas mixtos: el sistema alfanumérico

Como ya hemos visto anteriormente, es posible establecer sistemas de archivo combinando

varios de los sistemas de ordenación ya vistos.

De esta forma se consigue desarrollar sistemas mixtos mediante los cuales se logra un archivo más
efectivo de la documentación.

La ordenación alfabética por materias, ya vista, o la ordenación alfanumérica son ejemplos válidos
de sistemas mixtos.

El sistema alfanumérico surge de combinar el sistema de clasificación alfabético y el sistema

numérico. En él se utiliza como palabra ordenatriz un término en el que se combinan tanto letras
como números.

Al igual que en otros sistemas, puede ser que dicha palabra ordenatriz esté relacionada con el
documento (como las matrículas de automóvil) o que sea elaborada ex profeso para la ordenación.
En este caso último será necesario utilizar un índice auxiliar que relacione el código alfanumérico
con el documento.

La combinación de números y letras en la composición de la palabra ordenatriz puede hacerse

utilizando letras y números o viceversa. Para ello hay que tener en cuenta que al ordenar se utiliza
el criterio numérico en caso de empezar la ordenatriz con cifras y, si existe coincidencia, se acude
al orden marcado con las letras.

Por consiguiente, si la palabra clave utiliza primero letras y luego cifras, los documentos se
ordenarán siguiendo el criterio alfabético y, en caso de coincidencia, se acudirá a los números.

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3. Recepción y archivo de documentación
Todos y cada uno de los documentos escritos que se originan en la actividad empresarial no pueden
ser materialmente guardados. La labor de archivo debe tener como fin permitir el tratamiento fluido
de dicha documentación, conservando solo aquella que sea verdaderamente útil en el presente y
futuro de la organización. Por ello, en el desarrollo de la labor de archivo es necesario fijar una serie
de criterios de selección de documentos,que deben ser cumplidos de forma sistemática.

3.1. Recepción y archivo en soporte papel

Para dar entrada en el archivo físico a un documento escrito se aconseja seguir una serie de pasos:

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  Se debe confirmar que el documento que se ha de archivar no va a ser requerido en ese
momento por ningún empleado o departamento empresarial. Un buen sistema de archivo
está a disposición de la empresa y, por tanto, la actividad diaria no puede verse entorpecida
por un excesivo celo en la guardia y custodia de documentación.
 Habrá que determinar el valor presente y futuro de los documentos susceptibles de archivo.
Para ello se clasificarán en dos grupos:
o Por un lado, se clasificarán aquellos documentos que, por su escaso valor, no
necesiten ser conservados, los cuales serán destruidos (como los sobres de la
correspondencia).
o Por otra parte, se continuará trabajando en la siguiente fase con aquellos documentos
que presenten un cierto valor legal u operativo presente o futuro para la organización.
 En el siguiente paso se procederá a realizar las copias de seguridad, fotocopias o
digitalizaciones de los documentos originales que el responsable del archivo considere
oportuno. Así se intentará evitar una posible pérdida de información en caso de extravío del
original.
 Posteriormente se procederá a referenciar aquellos documentos que, por su contenido,
deban estar guardados en más de un expediente. En estos casos se archiva el documento
original en una localización concreta y se colocan referencias a él en el resto de
localizaciones posibles del mismo. También se pueden archivar copias del documento en
las cuales se indique la situación del original.
 El último paso será prearchivar la documentación susceptible de archivo. El prearchivo
supone la ordenación de la documentación aplicando el mismo sistema de archivo que el
establecido en la documentación ya archivada.
 Finalmente, se procederá al archivo definitivo de los documentos.

El proceso de archivo anteriormente descrito deberá realizarse de forma periódica, evitando así
una acumulación excesiva de documentación pendiente. Así se previenen posibles pérdidas de
información relevante y se evita que cualquier persona que necesite un documento concreto no lo
encuentre por encontrarse a la espera de ser archivado.

3.2. Materiales de archivo en soporte papel

Para desarrollar adecuadamente la labor de archivo en soporte papel, las empresas suelen utilizar
distintos materiales y herramientas. La amplia oferta de carpetas, cajas, estanterías y armarios
disponibles en el mercado facilita enormemente atender adecuadamente a cualquier tipo de
necesidad empresarial. Los más utilizados en la actividad empresarial son los siguientes:

 Carpetas simples: sirven para proteger y clasificar expedientes en estanterías o cajas. Los
documentos pueden quedar sueltos dentro de ellas o fijos, según el modelo.
 Carpetas clasificadoras: son amplias, con varios compartimentos que permiten la
clasificación y ordenación de documentos. El sistema de fuelle es uno de los más conocidos
y usados.

 Archivadores A-Z: carpetas de anillas con apertura mediante un sistema de palanca. Se

perfora el margen izquierdo de los documentos o se guardan estos en fundas de plástico
transparente con un margen izquierdo ya perforado. Se alojan dentro de una caja
contenedora que facilita su colocación vertical en estanterías.
 Cajas de archivo: son de cartón o de plástico y se utilizan para el archivo definitivo de
documentos. Suele realizarse una anotación en un lugar visible, a fin de identificar su
contenido sin proceder a abrirla.

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  Carpetas colgantes: tienen soportes en sus solapas y pestañas o visores en el borde
superior, y pueden colocarse de forma suspendida sobre los bastidores de un armario. Así
se facilita la movilidad de los expedientes y su rápida localización.
 Armarios de carpetas suspendidas: archivadores con guías en los extremos, donde se
colocan las carpetas colgantes. Algunos modelos incluyen ruedas en su base, a fin de
facilitar su movilidad.
 Estanterías: serie de baldas horizontales donde se colocan tanto carpetas como
archivadores en posición horizontal o vertical. Pueden tener o no puertas, según se desee o
no restringir el acceso a la documentación.
 Armario de seguridad: en el caso de documentación especialmente sensible se suele utilizar
mobiliario con claves de seguridad y sistemas de alarma. Así se intenta proteger la
información de accesos no autorizados. En su fabricación se suelen utilizar materiales que
protejan su interior de incendios o inundaciones.

3.3. Archivo en soporte informático

En el caso de documentos informáticos, el término archivo tiene un significado distinto al utilizado

hasta ahora. Este se define como un conjunto de datos almacenados en soporte informático,
pudiendo ser aplicaciones, imágenes, documentos de texto, bases de datos, archivos de audio o
vídeo, presentaciones, etc.

Definimos asimismo una carpeta o directorio informático como el espacio contenedor de distintos
archivos o carpetas en formato electrónico que han sido ordenados y clasificados siguiendo un
criterio previamente determinado. Todo archivo informático tiene una ruta y nombre identificativo
mediante el cual se localiza entre los distintos directorios, subdirectorios y carpetas alojados en un
dispositivo de almacenamiento determinado. Además, en cada uno de ellos hay datos relativos a
la naturaleza de la información, su fecha de creación o última modificación, tamaño, etc. Dentro de
una misma carpeta de archivo pueden alojarse tanto archivos como otras carpetas, formándose así
una ordenación jerárquica en forma de árbol, en la que dos archivos nunca pueden compartir una
misma ruta de acceso. Solo así se pueden localizar, aplicando sistemas de búsqueda automáticos,
cualquiera de ellos de una forma rápida y sencilla.

Cuando un usuario desarrolla la labor de archivo en soporte informático determina qué archivos
deben alojarse en una misma carpeta, así como la agrupación de estas en unidades de archivo
superiores. De esta forma, la labor de archivo de documentos en soporte informático supone
ordenar, clasificar y conservar estos siguiendo un determinado criterio, quedando así disponibles y
accesibles para cualquier consulta posterior.

3.4. Equipamiento informático para el archivo

Para el tratamiento y archivo informático de datos es necesario contar con el equipamiento

tecnológico adecuado. Hoy en día el ordenador se ha configurado como una herramienta
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indispensable para el desarrollo de cualquier trabajo de oficina. Gracias a las aplicaciones de
software que se instalan en los ordenadores se pueden desarrollar múltiples utilidades mediante
las cuales incrementar la productividad del trabajo desarrollado en oficinas.

Existen muchas soluciones de software de gestión que, de forma integrada, permiten controlar la
contabilidad, la facturación, las nóminas, la gestión de cobros, etc. También están muy extendidos
los paquetes o suites ofimáticos que incluyen, entre otras aplicaciones, procesadores de textos,
hojas de cálculo, navegadores web, gestores de bases de datos y de eventos personales, software
para la elaboración de presentaciones o programas cliente de correo electrónico.

Adicionalmente al software, el archivo en soporte informático y la realización de copias de seguridad

se apoya en la utilización de distintas herramientas de hardware:

 Disco duro interno del equipo informático. Unidad interna de almacenamiento donde el
equipo informático guarda la información del sistema, de las aplicaciones instaladas en él o
de cualquier otro archivo que el usuario determine.
 Disco duro extraíble. Su funcionamiento es similar al del disco duro interno del equipo. Sin
embargo, su reducido tamaño y peso permiten el transporte de la información de equipo a
equipo, a través de una conexión USB.
 CD, CD-RW, DVD y BluRay Disk. Discos ópticos que permiten el almacenamiento de
archivos. Gracias a un lector integrado en el equipo o externo a él, se puede acceder a la
información que contienen. Se diferencian en función del espacio de almacenamiento, la
velocidad de acceso a su contenido o la posibilidad de sobrescribir datos.
 Memorias USB y tarjetas de memoria. Utilizan una memoria flash para almacenar datos. Se
caracterizan por su resistencia al polvo y a arañazos, así como por su alto nivel de
almacenamiento y reducido tamaño.
 Almacenamiento en la «nube». Servicio de almacenamiento de datos y archivos en espacios
de almacenamiento virtuales que son accesibles a través de Internet. Dropbox, Google Drive
o iCloud son ejemplos de este tipo de recurso.

Actualmente, la posibilidad de convertir documentos escritos en archivos informáticos y viceversa

se puede hacer realidad gracias a la utilización de distintos elementos periféricos:

 Impresora. Permite plasmar en un documento escrito el contenido de un archivo informático,

ya sea este un texto, una imagen, una hoja de cálculo, etc. Los modelos basados en sistemas
de inyección de tinta son los más tradicionales, pero los modelos láser son los que
actualmente consiguen una mayor calidad de impresión.
 Escáner. Permite digitalizar documentos escritos. En la mayoría de los modelos, el
escaneado se realiza manualmente, hoja a hoja. Sin embargo, otros modelos más
profesionales incluyen un alimentador de hojas, a fin de facilitar el escaneado de grandes
volúmenes de documentación.
 Equipos multifunción. Además de otras muchas funciones asociadas al trabajo de oficina,
mediante este tipo de equipos se puede tanto digitalizar documentos escritos como plasmar
un archivo informático en soporte papel.

CASO PRÁCTICO 8

Carlos trabaja como administrativo en un despacho de abogados. Una de sus funciones es

archivar la documentación que cada uno de los abogados del despacho va utilizando en su
labor diaria. El mes pasado estuvo quince días de baja por enfermedad y no pudo asistir al
trabajo. Cuando se incorporó a su puesto, un compañero le indicó que, mientras había
estado enfermo, habían ido guardado la documentación que había que archivar en el primer
cajón de su mesa.
17
 a ¿Cómo debería Carlos archivar dichos documentos?
b ¿Cuándo podría destruirse la documentación antigua contenida en dichos archivadores?
¿Por qué?

Solución:

a Carlos deberá separar la documentación que se debe archivar del resto de papeles, como
sobres o cartas, los cuales deberán ser destruidos. En principio, no será necesario hacer
copias de seguridad ni referenciar documentos, a menos que se indique que así deba
hacerse. Posteriormente, ordenará las facturas según van a ser archivadas y, finalmente, se
procederá a su archivo definitivo en la carpeta destinada a tal fin.
b Solo se podrán destruir aquellas facturas con una antigüedad superior a diez años, según
lo establecido en el Reglamento de la Ley de Prevención del Blanqueo de Capitales.

CASO PRÁCTICO 9

María trabaja en el departamento comercial de Expofruit, S. L., empresa dedicada a la

exportación y venta de productos hortofrutícolas. Entre sus clientes hay varias cadenas de
supermercados con establecimientos localizados por toda la Unión Europea, con las cuales
se firman acuerdos de colaboración de uno o varios años, por los que Expofruit se encarga
de servirles distintas frutas y verduras de temporada.

A fin de evitar posibles extravíos, el jefe de María le encarga digitalizar los acuerdos de
colaboración una vez que estos hayan sido recibidos con la firma de las distintas cadenas.
Posteriormente, deberá almacenarlos en un servicio de almacenamiento en la «nube»
contratado por la empresa al objeto de utilizarlos como copia de seguridad de aquella
documentación tan sensible.

María no entiende qué es eso de digitalizar la documentación y almacenarla en una «nube».

¿Podrías explicárselo?

Solución:

Digitalizar documentación escrita significa convertir documentos escritos en archivos de

imagen digital. Para ello se escanean estos, utilizando bien un escáner, bien un equipo
multifunción. Una vez digitalizada la imagen de dicho documento escrito, se procederá a
almacenarla en un servicio de almacenamiento virtual de datos, quedando estos accesibles
a través de Internet. Además, este sistema de almacenamiento presenta otras ventajas,
entre las que destacan su flexibilidad, rapidez y fiabilidad.

CASO PRÁCTICO 10

Laura trabaja en el servicio comercial de unos grandes almacenes. Entre sus funciones se
encuentra recibir a cuantos clientes deseen hacer una orden de pedido, facilitándoles el
correspondiente documento, dándole curso y archivándola una vez que ha sido tramitada.
Sin embargo, todo lo concerniente al archivo de documentación lo viene haciendo la
empleada más antigua en el departamento, la cual sigue un criterio propio y complejo que
nadie sabe aplicar. No obstante, ninguna orden de pedido se ha extraviado hasta ahora.

¿Crees que es adecuada dicha actuación? ¿Por qué?

Solución:
18
 Actuar de tal forma no es lo más adecuado, ya que, aunque sea recomendable que una
persona actúe como responsable del archivo, también lo es utilizar un sistema de archivo
simple en el que cualquier persona, aunque no lo conozca, pueda tanto desarrollar la labor
de archivo como localizar rápidamente cualquier documento previamente archivado. Por lo
tanto, la trabajadora que actúa como responsable del archivo debería simplificar el sistema
y hacerlo accesible al resto de compañeros, a fin de compartir con ellos la realización de
dicha labor.

4. Consulta y conservación de la documentación

Tanto el archivo en soporte papel como en soporte informático tienen como fin último servir como
fuente de información sobre la cual apoyar la toma de decisiones en la empresa. Para ello es
esencial desarrollar un correcto tratamiento de los datos contenidos en ellos, aplicando criterios de
economía y eficacia en la producción y conservación de documentos.

4.1. Conservación y uso de documentos escritos

La documentación escrita contenida en un archivo convencional debe ser conservada hasta que se
determine que ya no es útil para la actividad empresarial. En lo concerniente a la utilización de la
documentación contenida en un archivo es necesario respetar una serie de normas básicas, a fin
de conservar la integridad de la documentación e impedir el extravío o pérdida de cualquier
documento:

 En primer lugar, será necesario dejar constancia en un registro auxiliar de la entrada o salida
de un documento previamente archivado. Solo así se conocerá la localización exacta y el
responsable de ese documento, independientemente del uso que pudiera estar haciéndose
de él por parte de cualquier trabajador.
 Cuando se vaya a utilizar un documento ya archivado es recomendable dar salida del archivo
al expediente completo donde esté contenido. En caso de extraer solo un documento, se
recomienda dejar testigo de su posición en el expediente. Solo así se conservará una
organización adecuada de la documentación.
 Una vez utilizado un documento, se recomienda devolverlo lo antes posible al archivo, ya
que el lugar más adecuado para la guarda y custodia de la documentación es el archivo y
no otro.

Una de las mayores preocupaciones de cualquier responsable de archivo es incrementar la

eficiencia, tanto en espacio físico como en material de oficina, de los recursos invertidos en tal
labor. Por ello, cada día más empresas aplican los principios de las tres erres: reducir, reutilizar y
reciclar:

 Es importante reducir el uso de materiales de archivo a lo estrictamente necesario para su

correcto funcionamiento. Un comportamiento adecuado podría ser generalizar entre los
trabajadores de la empresa la realización de impresiones de expedientes y otros documentos
a doble cara. Con ello se reduciría el gasto en papel y la reducción del volumen de los
expedientes archivados.
 Se aconseja reutilizar al máximo todos los materiales posibles. En un archivo en formato
papel podrían reutilizarse las carpetas que anteriormente contenían documentación que ha
sido destruida, alojando en ellas nuevos expedientes.
 Cada vez es más importante reciclar. Para ello se pueden colocar papeleras de reciclaje en
el archivo y realizar una purga de documentos mediante la cual estos sean
convenientemente tratados. Además, el uso de papel reciclado está muy extendido, siendo
su calidad prácticamente similar a la de cualquier otro.

19
 4.2. Gestión de datos en soporte informático

Además de almacenar documentos en formato electrónico, la informática también permite tratar los
datos contenidos en ellos y obtener información. A esto ha contribuido decisivamente la aparición
de los sistemas de gestión de bases de datos.

Un sistema de gestión de bases de datos es un programa informático capaz de obtener información

de una base de datos, gestionando el acceso, consulta y eliminación de los datos alojados y
organizados en ella. Algunos de los más utilizados son Microsoft Access, MySQL, Oracle o Dbase.

Gracias a la existencia de campos comunes en los distintos ficheros que componen una base de
datos, un sistema de gestión es capaz de establecer relaciones a partir de una serie de condiciones
previamente fijadas por el usuario. Así se consigue gestionar multitud de datos y obtener
información útil de ellos, siendo estos válidos para la toma de decisiones.

La actual gestión informática de una base de datos presenta una serie de ventajas frente al
tratamiento de la información conservada en soporte papel:

 Los sistemas informáticos de datos poseen motores de búsqueda muy poderosos, los cuales
facilitan la obtención y localización de información de una forma mucho más rápida que en
los archivos tradicionales.
 El archivo informático no ocupa de partida tanto espacio físico como el archivo de
documentos en papel. Esto supone un ahorro, tanto de espacio como de costes y recursos
para cualquier empresa.
 El archivo en formato papel obliga a estar presente físicamente donde este se sitúe para
consultar cualquier información. Sin embargo, gracias a Internet, los sistemas informáticos
de gestión permiten la obtención y consulta en cualquier momento y lugar.

IMPORTANTE

Una base de datos es un tipo de archivo informático que contiene datos organizados en un
conjunto de tablas o ficheros, agrupados y organizados siguiendo una forma lógica. Un ejemplo
de fichero sería el conjunto de proveedores de una empresa.

Cada fichero se divide en campos y registros:

Los registros forman la unidad elemental de archivo. En el ejemplo utilizado, los registros
lo formarían cada uno de los proveedores concretos de la empresa.
20
 Los campos son la unidad más sencilla de información recopilada. En nuestro ejemplo,
campos válidos podrían ser el nombre, los apellidos, la dirección, el teléfono o la forma
de pago utilizada de cada uno de los proveedores

4.3. Purga y destrucción de documentos

La purga y eliminación periódica de documentación no útil evita la acumulación innecesaria de

documentación con escaso valor operativo o legal, evitando así la pérdida de operatividad del
archivo. Es necesario recordar que la guarda de documentación en un archivo tiene sentido siempre
y cuando esta sea fácilmente localizable en él.

La destrucción de documentación debe desarrollarse con una cierta frecuencia, utilizando para ello
cualquier método que evite el acceso a la información contenida en ella por cualquier persona no
autorizada, evitando así un posible uso indebido. Para ello se suelen utilizar, en el caso de
documentación escrita, equipos especializados en dicha labor, como máquinas destructoras de
documentación, las cuales convierten los documentos en finas tiras de papel de las que es
prácticamente imposible rescatar cualquier información.

Finalmente, es necesario indicar que en el proceso de limpia y purga del archivo es importante ser
especialmente cuidadosos ante cualquier tipo de traslado de la documentación que se va a destruir.
En estos procedimientos se suele acudir a sistemas de seguridad reforzados que reduzcan al
mínimo cualquier pérdida.

CASO PRÁCTICO 11

Raquel trabaja como administrativa en una empresa dedicada a la exportación de frutas y

hortalizas. Su jefe le ha pedido que le pase un informe de aquellos clientes que en el último
mes hayan realizado más de tres pedidos o presentado un nivel de compras superior a los
100.000 €, a fin de estudiar la posibilidad de establecer nuevos descuentos con los que
fidelizarlos. Dicha información suele estar en el conjunto de archivadores correspondientes
a las facturas o en la base de datos utilizada para la realización de la contabilidad. ¿Dónde
debería acudir Raquel a consultar dicha información? ¿Por qué?

Solución:

Raquel podría conseguir la información rápidamente consultando la base de datos sobre la

cual se elabora la contabilidad. Si acudiera a los archivadores en formato papel tendría que
ir consultando factura por factura, sumando el importe acumulado por cada cliente y
contando cuántos pedidos ha realizado cada uno. Este proceso es extremadamente
laborioso y mucho menos seguro, ya que existe una mayor probabilidad de cometer errores
que usando la base de datos.

5. Tratamiento de la correspondencia empresarial

La correspondencia es uno de los principales cauces que una empresa tiene para comunicarse con
clientes, proveedores, empleados, Administración pública, etc. Esto provoca que haya incluso una
persona, departamento o sección, según el tamaño de la organización, encargada de las tareas
relacionadas con la correspondencia y la paquetería.

Hay distintos tipos de correspondencia:

21
  Correspondencia de entrada. Es necesario recibirla, clasificarla, registrarla y distribuirla a los
diferentes servicios, departamentos o personas de la empresa, de modo que se garantice
su puntual recepción y circulación interna.
 Correspondencia de salida. Se debe recoger de los diferentes servicios o departamentos de
la empresa, clasificarla, registrarla y enviarla en los plazos y formas establecidos.
 Comunicaciones interiores. Tienen que ser distribuidas entre los diferentes servicios,
departamentos o personas de la empresa. Esta labor se realiza normalmente de manera
conjunta con la distribución de la correspondencia de entrada y la recogida de la
correspondencia de salida.

5.1. Tratamiento de la correspondencia de entrada

La correspondencia de entrada es la que se recibe procedente del exterior, tanto mediante el

servicio de Correos como de las empresas de mensajería, fax, correo electrónico, etc. El tratamiento
de esta requiere cumplir con una serie de etapas o tareas:

A. Recepción

Los documentos se pueden recibir a través de múltiples canales, como el correo, el fax o la
mensajería. Incluso hay empresas que recogen la correspondencia en la oficina de Correos, ya que
tienen contratado un apartado.

La manipulación de los sobres y paquetes debe realizarse de acuerdo a los principios de seguridad
y confidencialidad. Los pasos que hay que seguir en la recepción de correspondencia son:

 Firmar el albarán o acuse de recibo que puede acompañar a la correspondencia. Cuando la

correspondencia venga acompañada de un albarán o un aviso de recibo, se debe firmar a la
entrega.
 Abrir el correo ordinario. No obstante, el correo personal debe entregarse cerrado a la
persona a la que va dirigido.
 En caso de que falte la fecha en algún documento, escribir en el borde superior derecho del
documento la que aparezca en el matasellos del sobre.
 Revisar que aparezca la dirección del remitente en el documento. Si no aparece, grapar el
sobre con la dirección del remitente al documento.
 Comprobar que dentro del sobre está toda la documentación a que hace referencia el
documento. Cuando se adjuntan documentos suele indicarse al pie del escrito.

Tras abrir y comprobar el contenido, la correspondencia se coloca en la bandeja de entrada.

B. Clasificación

La correspondencia, una vez recibida, se clasifica según sean cartas, impresos, facturas,
periódicos, revistas o algún tipo de paquetería. Para ello se suele disponer de bandejas o estantes
clasificadores. En una primera clasificación, se repartirá a los distintos departamentos y secciones
que correspondan las cartas con identificación personal, los impresos y el material de publicidad.
Con el resto de la correspondencia procederemos según las siguientes reglas:

 El correo que viene dirigido a nombre de una persona o de un departamento concreto debe
clasificarse en los casilleros correspondientes para ser distribuido.
 Cuando un documento afecta a más de un departamento se hacen fotocopias, entregándose
el original al departamento destinatario y las fotocopias al resto.
22
  El correo en el que no se especifique la persona o departamento receptor se aparta para ser
abierto y revisado por el departamento administrativo.
 Si la correspondencia no está identificada correctamente, se aparta para aclarar su posible
identificación.
 Cuando recibimos por error correo que no viene dirigido a la empresa, se aparta para
remitirlo de nuevo a la oficina de Correos.

C. Registro

Fig. 5.5. Los documentos de entrada se deben registrar según las normas internas de cada
entidad, normalmente fechándolos y numerándolos.

El correo se debe registrar conforme a las normas internas de cada entidad, utilizando los medios
convencionales o informáticos que la organización establezca. No todos los escritos tienen que
registrarse. Tanto los documentos publicitarios, comerciales o informativos como la
correspondencia cerrada personal o reservada no deben ser objeto de registro. Además, es
necesario indicar que este tipo de comunicaciones confidenciales solo podrán ser abiertas por la
persona a la que va dirigida.

El registro consiste en estampar un sello en la parte superior del documento, asignando un número
correlativo y la fecha de la recepción. En algunos organismos públicos, el tradicional sello se
sustituye por una impresión mecánica o pegatina en la que necesariamente tienen que constar los
mismos datos.

Una vez numerada y fechada la correspondencia, la registraremos en el registro de entrada,

dejando constancia de ciertos datos, como la fecha de entrada, el remitente, el destinatario, la clase
de documento recibido o el asunto tratado. El formato del registro de entrada de correspondencia
no está normalizado porque no es un registro obligatorio, pero la mayoría son muy parecidos al que
se muestra a continuación:

23
 Tabla 5.2. Ejemplo de página de registro de entrada de correspondencia.

D. Distribución

Una vez recibida, clasificada y registrada, la correspondencia debe ser distribuida a los
departamentos o personas correspondientes, teniendo en cuenta que:

 Siempre debe priorizarse la entrega del correo urgente y de los telegramas.

 Se debe planificar el recorrido que se va a realizar en las entregas antes de comenzar con
la distribución de la correspondencia.
 En algunas empresas y organismos la correspondencia se entrega en bandejas especiales
para la correspondencia. En este caso existirán al menos dos bandejas, una para la
correspondencia de entrada y otra para la de salida.

IMPORTANTE

Para la elaboración de los libros de entrada y salida de correspondencia se pueden utilizar

aplicaciones informáticas. Estas asignan automáticamente un número de registro e imprimen
el sello con la fecha.

5.2. Tratamiento de la correspondencia de salida

La correspondencia de salida se origina por la comunicación externamediante el servicio de

Correos, empresas de mensajería, fax, correo electrónico, etc. El tratamiento de esta
correspondencia pasa por una serie de etapas o tareas que hay que realizar:

¿SABÍAS QUE…?

Algunos organismos contratan con el servicio de correos un franqueo previo de sus envíos.
Dicho servicio se llama franqueo pagado y se identifica mediante una impresión colocada en
la esquina superior derecha del sobre, en lugar del sello postal.

A. Preparación/comprobaciones previas

Normalmente, la persona que conoce el asunto redacta el documento o un borrador, el cual se

entrega a la persona encargada de mecanografiarlo. Una vez confeccionada la correspondencia,
se presentará a la persona responsable para su firma, siendo este el momento de preparar los
anexos que sea necesario incluir. Es aconsejable archivar una copia del documento en el
expediente o carpeta correspondiente para, si fuera necesario, proceder a su comprobación
posterior.

24
 B. Recogida

Al igual que veíamos en la distribución de la correspondencia de entrada, la recogida de la

correspondencia de salida suele depender del personal de conserjería o secretaría. Es importante
hacer un recorrido a diario por los distintos departamentos de la empresa en busca de la
correspondencia que hay que enviar. No obstante, tal y como indicamos anteriormente, en algunos
organismos la correspondencia de salida se coloca en bandejas para su recogida.

C. Registro

Al igual que la correspondencia de entrada, la de salida también tiene que ser registrada. Lo
haremos siguiendo las normas internas de cada entidad y utilizando los medios convencionales o
informáticos de que la organización disponga, indicando datos como la fecha de salida, el
destinatario, la clase de documento, el asunto tratado, etc. El formato del registro de salida será
muy similar al utilizado para la entrada de correspondencia.

D. Expedición o envío

Una vez recibida la correspondencia que se va a enviar, la persona encargada de ella comprueba
que aparecen todos los datos del destinatario y que se adjuntan los anexos necesarios.
Posteriormente procederá al plegado, ensobrado y franqueo de los envíos para, finalmente,
presentar la correspondencia y paquetería en las oficinas postales, en las agencias de mensajería
y paquetería, o bien avisar para que la recojan.

VOCABULARIO

Envío con acuse de recibo. Confirmación escrita de la entrega. Se materializa en un impreso

donde se recoge cierta información de la entrega, como la identidad del receptor o la fecha
y hora de la misma. Este, una vez cumplimentado, se pega detrás de la carta. Cuando el
destinatario recibe el envío, firma el impreso, y el servicio de Correos lo devuelve al remitente
para confirmarle que se ha realizado la entrega.

Envío certificado. Emisión de un certificado de que la entrega se ha realizado, para que

conste a los fines que sea necesario. Para los servicios telegráficos, burofax o telegrama se
incluye una certificación del texto con validez legal frente a terceros.

5.3. Servicios de correspondencia y paquetería

Para realizar correctamente el tratamiento de la correspondencia y paquetería es necesario conocer

las diferentes clases de envíos y servicios que podemos utilizar. También debemos conocer los
diferentes sistemas de franqueo y las principales normas de admisión y entrega de la
correspondencia. Para ello, las empresas pueden optar entre hacerlo por sus propios medios,
utilizar el servicio de Correos o servirse de empresas de mensajería privadas:

 Correos es el operador postal designado para prestar el servicio postal universal en España.
Distribuye documentos escritos y otros paquetes de tamaño pequeño por todo el mundo,
pudiéndose complementar dicho servicio con otros, como el acuse de recibo, la entrega
certificada, el pago contra reembolso, el franqueo electrónico o la recogida en el domicilio,
por citar algunos de los más usados.
 Los servicios que prestan las compañías privadas de mensajería y paquetería son una
alternativa al servicio de Correos para el envío de documentación y pequeña paquetería
urgente, tanto en envíos nacionales como internacionales. Su utilización supone una ventaja

25
 sustancial para muchas empresas, ya que, a diferencia de Correos, suelen adaptar sus
horarios de recogida y entrega a las necesidades del cliente, sin tener una franja horaria de
reparto específica.

5.4. Tratamiento telemático de la documentación

26
CASO PRÁCTICO 12

Alberto Ruiz, es el responsable de proyecto de una empresa pionera en la investigación de

productos químicos. Como responsable de dicho proyecto, la empresa ha puesto a su
disposición un ordenador portátil, que debe ser utilizado para labores estrictamente
profesionales. Sin embargo, en alguna ocasión Alberto lo ha utilizado para enviar correos de
carácter personal desde la cuenta de correo corporativo.

Hace unos días asistió a una reunión convocada por el jefe de seguridad. En ella se informó
de un asunto muy delicado: se sospecha que alguien está pasando información a la
competencia. Es por ello que se va a proceder a investigar la correspondencia postal y
electrónica de los empleados. ¿Es correcta dicha actuación?

Solución:

En este caso hay un conflicto entre la facultad de la empresa para vigilar y controlar el
cumplimiento de las obligaciones y deberes laborales de sus trabajadores y el derecho a la
intimidad de estos

En lo que respecta a esta situación, es necesario indicar que al haber habilitado el

empresario un correo corporativo para un uso profesional, este, como herramienta laboral
del trabajador que es, no puede ser utilizado con fines particulares, pudiendo el empresario
impedir dicho uso. Además, recientemente la Sentencia del Tribunal Constitucional 170/2013
estableció que el secreto de comunicaciones no quedará vulnerado si existe una prohibición
expresa previa del uso privado o personal de la cuenta de correo electrónico facilitada al
empleado y, por ende, no existirá una expectativa fundada y razonable de confidencialidad
respecto al conocimiento de las comunicaciones mantenidas por el trabajador a través de
dicha cuenta de correo. Esto permite al empresario controlar su utilización, a fin de verificar
el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales.

CASO PRÁCTICO 13

Sabiendo que el último registro de entrada es el número 256, realizar el registro de entrada
de la correspondencia en cada uno de los siguientes casos:

 Con fecha 31 de marzo, don Juan Prieto Muñoz, de Murcia, solicita mediante carta un
trabajo. Adjunta curriculum vitae.
 El 2 de abril, el Banco de Badajoz comunica mediante recibo que ha cargado en
cuenta el abono del servicio de luz.
27
  El 4 de abril, Publicaciones del Sur, de Cádiz, envía la revista Aires de Mar al
departamento comercial.
 El 6 de abril se recibe de Yoca, S. A., de Huelva, un paquete con una muestra para el
departamento de compras.
 El 11 de abril se recibe una carta de Marítimo, S. L., de Tui, con una letra de 900 euros
para pagar la factura n.º 20.

Solución:

CASO PRÁCTICO 14

Para realizar muchos de los trámites administrativos en Internet es necesario contar con un
certificado digital. ¿Cuál es la secuencia para la presentación electrónica de un documento
ante un organismo público?

Solución:

En primer lugar, el ciudadano accede al sitio web del organismo público, selecciona la
aplicación de su interés y cumplimenta el formulario correspondiente. En el sitio web se
reciben los datos del documento que se va a registrar y se comprueban los datos de su
certificado digital. Posteriormente, se obtiene el documento que hay que sellar y se le asigna
un número de registro de entrada, con fecha y hora. A continuación, se envía una respuesta
al usuario, que incluye un sello con la fecha y hora de presentación. También se le suministra
un recibo electrónico junto con el número de registro de entrada

6. Seguridad y confidencialidad de la información: la Ley de

Protección de Datos
En cualquier empresa es tan importante gestionar y archivar la documentación procedente de su
actividad diaria como protegerla de posibles pérdidas o modificaciones indeseadas. Todo
documento conservado en un archivo debe ser protegido de cualquier uso inadecuado, pérdida,
robo, eliminación total o parcial de su contenido, accidente, modificación, etc. Hay que tener en
cuenta que dichas situaciones, además de suponer un menoscabo en la obtención de información
de calidad, podrían generar responsabilidades legales frente a terceros, especialmente en el caso
de datos de carácter personal.

28
 6.1. Medidas para la protección de la información

Todas las empresas deben desarrollar e implantar un conjunto de medidas de protección que
eviten, en la medida de lo posible, la pérdida o modificación de cualquier documentación,
independientemente del soporte en la que esta se encuentre. Dichas medidas se diferencian en
función del soporte y de la sensibilidad.

Existe un primer estadio de protección, establecido para aquellos documentos escritos que
contengan datos no especialmente sensibles. Con dichos documentos se debe:

 Crear un procedimiento claro y sencillo que guíe su uso y manipulación.

En aquellos documentos que la empresa considere necesario, se debe establecer un

sistema de seguridad basado en la protección mediante llaves, cámaras, cajas de seguridad,
etc. Asimismo, se deberán crear copias de dicha documentación, las cuales se localizarán
en un espacio físico distinto al del documento original.

 Elaborar un plan de actuación ante cualquier tipo de incendio, inundación o fallo eléctrico
que pudiera poner en riesgo la documentación escrita.
 Nombrar a un responsable de seguridad del archivo físico. Este trabajador debe conocer la
ubicación de toda la documentación, así como el sistema utilizado para su ordenación y
clasificación. Además, será el encargado de establecer las normas internas de entrada,
clasificación, conservación, uso y salida de cualquier documento.
 Establecer mecanismos que impidan la divulgación de aquella documentación cuyo
conocimiento externo pudiese ocasionar perjuicios para la empresa o para terceras
personas.
 Exigir secreto y confidencialidad a los trabajadores en lo concerniente al tratamiento que
hagan de la información conocida durante el desarrollo de sus funciones laborales. De
hecho, en la mayoría de los sectores empresariales existe obligación legal de mantener en
secreto la información proporcionada por sus clientes. Es lo que se denomina secreto
profesional.

En el caso de los datos almacenados en soporte electrónico es más fácil que se pueda dar una
modificación, pérdida o copia no autorizada. Por ello la empresa depositaria de estos datos debe
fijar medidas de protección adicionales a las establecidas para la documentación escrita:

 Debe realizar copias de seguridad de dichos datos con cierta frecuencia. Así se evitará una
posible pérdida accidental de información relevante.

 Es conveniente establecer accesos restringidos a los equipos informáticos, en función de las

necesidades de los distintos tipos de usuario que existan. Para ello, se aconseja establecer
contraseñas individuales, permitiendo el acceso a la información según el perfil de usuario.
 En determinados archivos solo debe permitirse su lectura y no su modificación. Así se evitará
cualquier tipo de accidente o alteración intencionada.
 Es muy recomendable instalar en todos los equipos informáticos un software que logre
protegerlos de posibles virus, así como un firewall con el que se eviten accesos externos no
autorizados al equipo.
 En el caso del correo electrónico es aconsejable usar programas de cifrado y encriptación
que eviten accesos no autorizados. Dichas protecciones también deben aplicarse a la
documentación con información muy sensible.

29
Para documentos escritos o informáticos que contienen datos personales y confidenciales.
Al ser las consecuencias derivadas de un mal uso de estos datos mucho más graves que en otro
tipo de documentos, la protección prestada a su seguridad debe ser especialmente elevada:

 Se recomienda implantar sistemas de seguridad que controlen el acceso de cualquier

persona a la documentación que contenga información de carácter personal. En el caso de
documentos que contengan datos identificativos de personas o empresas, se suelen utilizar
sistemas de archivo con mecanismos que dificulten el acceso a ellos por parte de personal
no autorizado.
 En el caso de documentación donde se encuentren datos relativos a niveles de ingresos,
datos financieros, multas, antecedentes penales, etc., se debe desarrollar una auditoría de
seguridad de datos adicional con una periodicidad no superior a dos años.
 En documentación con datos relativos a investigaciones policiales, ideología, afiliación
sindical, creencias, salud, orientación sexual, etc., se establece, adicionalmente a las
medidas anteriores, un acceso restringido con llave al archivo. Dicho acceso se permitirá
solo a personal autorizado, estableciéndose controles tanto en la reproducción de dicha
documentación como en la destrucción de copias.

6.2. Aplicación de la Ley de Protección de Datos

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