Trabajo Final

Facilitadora: Maria G. Manzueta Clase Virtual Secretariado.
Nombre: Deyanira Sánchez ______________________________________
TEMA 1. TRABAJO FINAL PARA DEBATIR EN CLASE FINAL.

Imagina que te encuentras en un despacho con una computadora, teléfono,
fotocopiadora, talonario de recibos, talonario de facturas, talonario de cheques,
agenda e impresora. Las instrucciones indican que debe realizar la siguiente
lista de tarea de tener alguna duda con algunos conceptos favor investigarlo:
1. Hacer 3 copias del portafolio de trabajo ( de lo que se tratará en la reunión)
2. Hacer una llamada urgente
3. Imprimir una copia de la presentación que se hará en la reunión
4. Enviar un correo a un cliente que está esperando hace horas.
5. Atender a un cliente que está esperando en recepción
6. Emitir un cheque que debe firmar el jefe antes de entrar a la reunión
7. Hacer una factura
8. Hacer nota de entrega
9. Solicitar cotización de algún material que necesite el jefe.
10. Agendar actividades del día.
El ejercicio consiste en qué cosa hacer primero y qué cosa dejar para último según
tu criterio de prioridades.
TEMA 2. PREGUNTAS Y DESARROLLO
1. Que es el manejo de documentos?

Es uno de los puntos críticos en las organizaciones, por todas las implicaciones
que esta actividad determina como lo son Seguridad y
confidencialidad.También es un proceso administrativo primordial para casi
todo los departamentos de una empresa o institución .el Documento viene
siendo como un archivo .
Estos documentos sirve para ser usados en la Organización, algunos son para
registrar la parte administrativa, otros, lo referente a la prestación del servicio.
2. Que significa archivar?

Archivar significa guardar de forma ordenada documentos o información útiles,
haciéndolo de un modo lógico y eficaz que permita su posterior localización de
la forma más rápida posible cuando sea necesario.
3. Porque es importante archivar documentos en una empresa?

Es importante porque sirve para clasificar ,
Gestionar , ordenar , organizar y guardar un conjuntos de documentos que
son necesarios para conservar en su base de datos .
4. Defina los tipos de archivos
•Archivos históricos, conservan documentos que tienen valor histórico .
•Archivos eclesiásticos, guardan los documentos correspondientes al

quehacer religioso.
•Archivos de Gobierno , recogen documentos de interés para el Gobierno
de una nación. Podemos distinguir entre:
*Archivos de relaciones internacionales
*Archivos militares
•Archivos de la Administración, conservan documentos correspondientes a

las diferentes administraciones
• Archivos de empresas, recogen la documentación existente en las empresas .
• Archivos privados, guardan y custodian los documentos particulares
•Centralizado, en este archivo van a converger todos los documentos de la empresa,

por lo que esa documentación se encuentra en un mismo lugar donde se atenderán a
través de su responsable las peticiones de consulta.

•Descentralizado, este archivo tiene una serie independiente de divisiones.
5. Que pasos se necesitan para archivar un documento? Cuál es la

mecánica?
Los pasos que se necesitan son :
1. Planeación: Actividades administrativas que permiten la revisión y

valoración de la información, teniendo en cuenta el contexto legal, técnico y
funcional de la empresa.
2. Producción
3. Gestión y trámite
4. Organización
5. Transferencia
6. Disposición de documentos
7. Preservación a largo plazo
8. Valoración
La mecánica son:
1.Inspección.
2.Clasificación.
3.Codificación.
4.Prearchivo.
5.Archivo.
6. Cuál es la finalidad de un archivo?
la finalidad del archivo es guardar y clasificar todos los documentos que la

empresa necesita conservar para poder funcionar normalmente: por una
parte, en razón de lo que establece la legalidad vigente; por otra, según el
criterio y la conveniencia de la propia empresa.
7. Que es la digitalización de documentos?
Es una forma de capturar y almacenar imágenes utilizando la tecnología

computacional. También es el proceso de cambio de formato analógico a
digital. Este proceso crea datos digitalizados sin cambios de diferente tipo en el
proceso en sí, que luego se pueden utilizar para fines comerciales.
8. Que permite la digitalización?
permite que cualquier persona con autorización acceda desde cualquier

parte del mundo. Esta descentralización de la información favorece un
acceso más ágil y simultáneo entre varios usuarios a la información.
9. Porque es importante la digitalización de un documento?
La importancia de la digitalización de documentos se ve reflejada en el

aumento de productividad y la eficiencia que se obtiene como resultado de
la digitalización, te ayuda a ahorrar tiempo y dinero, te permite proteger tus
archivos y te permite compartir un archivo con todo el equipo de trabajo en
un instante.
También es importante porque:
•Ahorra espacio con archivos digitales
•Protege tus documentos con la digitalización
•Disminuye el uso de papel
•Mejora la productividad de tu organización
•El resultado es menos tiempo perdido y una mayor productividad
10. Cuáles son las ventajas de digitalizar la información?
Las ventajas son
1•Ahorro de espacio físico.
2•Protección de los datos.

3•Gestión del tiempo en la consulta de datos.
4•Mejora de la productividad.
5•Responsabilidad social corporativa.
6•Acceso a la información a través de distintos dispositivos tecnológicos
7•La digitalización permite un reciclaje profesional.
8•Facilita el acceso a los documentos

9•Agiliza la búsqueda y consulta de la información.
10•Preserva la memoria física del documento
11•Garantiza su conservación
12•Puede mejorar imágenes de documentos deteriorados
13•Permite estructurar la información para una mejor toma de decisiones.

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TEMA 1. TRABAJO FINAL PARA DEBATIR EN CLASE FINAL.

TEMA 2. PREGUNTAS Y DESARROLLO

1. Que es el manejo de documentos?

2. Que significa archivar?

3. Porque es importante archivar documentos en una empresa?

4. Defina los tipos de archivos

•Archivos históricos, conservan documentos que tienen valor histórico .

•Archivos eclesiásticos, guardan los documentos correspondientes al

•Archivos de la Administración, conservan documentos correspondientes a

• Archivos de empresas, recogen la documentación existente en las empresas .

• Archivos privados, guardan y custodian los documentos particulares

•Centralizado, en este archivo van a converger todos los documentos de la empresa,

5. Que pasos se necesitan para archivar un documento? Cuál es la

1. Planeación: Actividades administrativas que permiten la revisión y

7. Preservación a largo plazo

la finalidad del archivo es guardar y clasificar todos los documentos que la

7. Que es la digitalización de documentos?

Es una forma de capturar y almacenar imágenes utilizando la tecnología

8. Que permite la digitalización?

permite que cualquier persona con autorización acceda desde cualquier

9. Porque es importante la digitalización de un documento?

La importancia de la digitalización de documentos se ve reflejada en el

También es importante porque:

•Ahorra espacio con archivos digitales

•Protege tus documentos con la digitalización

•Disminuye el uso de papel

•Mejora la productividad de tu organización

•El resultado es menos tiempo perdido y una mayor productividad

10. Cuáles son las ventajas de digitalizar la información?

Las ventajas son

1•Ahorro de espacio físico.

2•Protección de los datos.

5•Responsabilidad social corporativa.

6•Acceso a la información a través de distintos dispositivos tecnológicos

7•La digitalización permite un reciclaje profesional.

8•Facilita el acceso a los documentos

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