Tecnológico de Estudios Superiores de Ecatepec

Nombre: Rodríguez Cornelio José Luis.

Matrícula: 202120638.
División académica: Ingeniería Industrial.
Grupo: 8551.
Asignatura: Administración de operaciones I.
Profesor: Torres Cockrell Gilberto Sinuhe.
Tema: Administración de inventarios.
Fecha: 15/Noviembre/2023.
Periodo: 2023-2.
 Introducción

Contrario a lo que parece, el almacén ocupa un lugar muy importante dentro

de una empresa y es un área no muy sencilla de manejar. El almacén es un
lugar en donde existe mucho movimiento y debido a esto, puede ser un
tanto difícil darse cuenta realmente de lo que sucede dentro de él.
Por esta razón se debe de establecer un control de los artículos y registrar
los datos pertinentes a sus movimientos es de gran importancia, pues así se
tiene una mejor idea de cómo funciona, pudiendo realizar análisis
estadísticos concernientes a su desempeño.
A continuación, iremos viendo como la función de almacenaje es una parte
fundamental del sistema de distribución total, exigiendo un elevado nivel de
gestión y control por parte del hombre, tratando de comprender como el
rápido crecimiento del soporte tecnológico ha ofrecido una oportunidad para
conseguir una mayor eficacia y eficiencia y como este soporte tecnológico
va desde la introducción de mejores equipos de manipulación y almacenaje
hasta la utilización de sistemas de control computarizados.
Analizaremos varios elementos importantes y veremos sobre todo los tres
principales elementos que son recursos humanos, espacio y equipos.
Al avanzar en las preguntas veremos cómo optimizar estos tres elementos
ejerciendo una gestión eficiente y eficaz; aprovechando más que nada los
avances tecnológicos que permitan reducir costos y aumentar la
productividad.
 Preguntas de Investigación.
1. ¿Cuáles son las funciones y características principales de un almacén?

Funciones

Según Gourdin (2006), las funciones básicas son las siguientes:

1. Recepción del producto
2. Entrada del stock al almacén
3. Almacenamiento del producto
4. Reubicación del producto cuando es
necesario
5. Selección de órdenes de necesidad de
productos
6. Alistamiento de la orden
7. Embalaje del producto que va a salir
8. Consolidación del producto con
documentos de salida
9. Envió de la mercancía
10. Administración del almacén e
inventario.

De acuerdo a Brenes (2015), aunque la tendencia actual es limitar la cantidad

de mercancía almacenada para reducir costos y ganar en eficiencia, es
necesario mantener una mínima cantidad de productos almacenados, ya que
los almacenes cumplen las siguientes funciones: Regulan los desequilibrios
entre la oferta y la demanda, permiten disminuir los costos, además
complementan el proceso productivo.

Para Perdiguero (2017), las principales actividades que se realizan en el

almacén están destinadas, básicamente, en lograr el resguardo, control y
observación óptima de la mayoría de bienes muebles de la empresa,
incluyendo maquinaria, materia prima, productos finales y mobiliario.

Características
Principales:
Tamaño. Debe ser lo necesariamente amplio para el flujo de trabajo, no muy
grande ni muy chico. La idea es que se ajuste al tamaño de inventario con el
que contamos y con ello acomodar de tal manera que se ahorre tiempo.
Ubicación. Estratégicamente ubicada de tal forma de ayudar a dar un libre
acceso al transporte, teniendo en cuenta si la empresa es distribuidora o
productora.
Zonas. Existen diferentes zonas que pueden existir, pero las más comunes
son:
 ● Zona de recepción

● Zona de almacenamiento

● Zona de preparación de pedidos

● Zona de envío o despacho

● Zonas auxiliares

Control del Almacén. Se registran entradas y salidas, de manera periódica. al

final del año se realiza una comparativa con otros años.
Centro de Distribución. Es el flujo de movimiento de los materiales, y
repartirlos de manera que sea fácil acceder a nuestro inventario.
Gestión de Inventarios. En donde se controla con mayor exactitud entras y
salidas, además de tener previsto recepción o entrega de material y mantener
condiciones idóneas para hacerlo
Algunas otras características con las que debe de contar un almacén son:

● Salida de emergencia.

● Debe ser espacioso.

● Contar con electricidad suficiente.

● Tener aire acondicionado suficiente.

● Cámaras de vigilancia.

● Tener estantes adecuados.

● Ventanas en forma estratégica.

● Responsable que verifique y controle las entradas y salidas del

producto.
● Debe contar con un extinguidor en zona estratégica.

● El color del almacén debe ser claro para que se distinga el producto.

● Debe contar con mobiliario adecuado.

● Debe tener líneas de división y dirección.

● Debe tener limpieza y mantenimiento constante.

2. ¿En qué consiste la localización y la distribución de los almacenes y que
aspectos importantes que se deben de considerar para un buen manejo de
materiales?
Localización
Sin lugar a dudas, un aspecto muy
importante a la hora de instalar un almacén
es determinar el sitio donde se va a
levantar. Este aspecto influye en el aspecto
constructivo, pero más aún en el aspecto
estratégico ya que puede determinar el
éxito o el fracaso de la empresa. Cuanto
mayor sea el tamaño de la empresa y su sistema de distribución, más complejidad
presentará el estudio de la ubicación del su almacén.
Este estudio se realiza en base a 4 factores:

● La producción.

● La demanda.

● Los costes.

● La competencia.

Debemos tener en cuenta dos criterios de valoración en cada uno de esos factores
para poder realizar un análisis preciso: criterio comercial y criterio económico.
Una vez que tenemos esto en cuenta, debemos analizar varias variables
En cuanto al producto, es necesario analizar su tipología y la cantidad total que se
va a almacenes.
Por otro lado, se analizarán los costes de los siguientes factores:

● Costes relativos a las infraestructuras

● Costes de transportes

● Mano de obra directa e indirecta

● Costes de la manipulación y los costes paralelos a la actividad.

● Costes asociados a servicios y seguros.

En cuanto a la demanda, es necesario estimar la cantidad de la misma y dónde
están localizados los consumidores, tamaño u número de los pedidos, la curva de
la demanda, la velocidad de entrega, así como la importancia relativa a la
proximidad.
Por el lado de la competencia, se analizará la localización de sus almacenes, su
eficacia y los servicios de dichos almacenes y para ubicar estas instalaciones, el
estudio debe realizar a través de un análisis de esas variables.
Distribución
De acuerdo a Bureau (2011), tanto en el interior del almacén como en los accesos
al mismo, se disponen zonas y/o espacios especiales acondicionadas a la
necesidad de la infraestructura y estas son: Muelles y Zonas de maniobra: se
sitúan en el exterior del almacén y están destinados a las maniobras de los
vehículos, para facilitar y posibilitar las operaciones de carga y descarga de las
mercancías. (p. 237).
Brenes (2015), asegura que la distribución como parte de un proceso de la cadena
de suministro de productos, representa uno de los principales aspectos a tomar en
consideración al momento de evaluar su pertinencia, porque justamente la
distribución es vital en el procesamiento de los pedidos de productos o
mercancías. De acuerdo a este autor, involucra desde el pedido hasta su entrega,
pasando por las etapas de manipulación, consolidación y etiquetaje.
La distribución en almacén es un concepto relacionado con la disposición de las
máquinas, los departamentos, las estaciones de trabajo, las áreas de
almacenamiento, los pasillos y los espacios comunes dentro de una instalación
productiva propuesta o ya existente.
La finalidad fundamental de la Distribución en Almacén consiste en organizar
estos elementos de manera que se asegure la fluidez del flujo de trabajo,
materiales, personas e información a través del sistema productivo (Ramírez,V.J.J,
2009).
Así mismo, la distribución en almacén es un proceso fundamental en el área de la
logística de toda empresa, al momento de entregar, elaborar rápidamente los
pedidos y categorizar los productos, para satisfacer las necesidades del
consumidor final, por lo cual, busca potenciar las ventajas y mejoras competitivas,
al resaltar las estrategias que posee, brindar un alto servicio al cliente y cumplir
con eficiencia, (Arrieta, J. G. 2011).
 Aspectos importantes que se deben de considerar para un buen manejo de
materiales
Una vez que se identifica el espacio físico que la empresa posee para almacenar
las mercancías, se debe tener en cuenta los siguientes aspectos para poder llevar
a cabo una buena gestión de almacenamiento, (Bartholdi III, 2009):
1) Qué tipo de almacén debe tener la empresa.
2) Qué perfil de actividades tiene el almacén.
3) Qué operaciones se llevarán a cabo en el almacén o centro de distribución.
4) Cómo medir de qué manera se está administrando el Cedi, almacén o
bodega.
5) Cuál es el layout del almacén, cedi o bodega.
6) Qué tipo de equipos de manejo de materiales y de almacenamiento se usan
en el centro de distribución, almacén o bodega.
Es importante aclarar que no importa si la empresa maneja un Cedi, un almacén o
una bodega, la pregunta que siempre se debe responder es por qué su empresa
requiere almacenar mercancías (Frazelle, 2002). Y una respuesta a esa
interrogante puede ser para dar un mejor servicio al cliente.
Una tarea muy importante de las gerencias de las empresas, especialmente de la
dirección logística, es evaluar el funcionamiento de su centro de distribución en
cuanto a indicadores de gestión usados. Estos pueden ser la calidad y exactitud
en el inventario, la rotación de la mercancía, los costos de almacenamiento. Junto
con la dirección de producción, se debe evaluar si el sistema productivo que tiene
la empresa, ya sea para inventario o sobre pedido, puede ser apoyado por el
almacén. Tal como lo mencionan Van Der Veeken y Rutten (1998), la medición de
los costos en el almacén es un aspecto clave para evaluar el desempeño de las
diferentes actividades que se llevan a cabo en ese espacio; ellos sirven para
reforzar los planes de mejoramiento de las condiciones operativas y
administrativas del almacén.
Adicionalmente, el estudio, análisis y mejoramiento de las condiciones de
almacenamiento de los productos que faciliten su ubicación y selección permite a
las empresas a manejar mejores niveles de servicio al cliente. Dicha situación
redunda en un cliente más satisfecho; y un cliente satisfecho lleva a que la
empresa, desde su servicio de almacén, tenga un mejor desempeño administrativo
y se logren mejores niveles de calidad en toda la organización. (Dresner & Xu
1995).
Otros aspectos que deben considerarse para una buena gestión de
almacenamiento es evaluar el tipo de equipos que el centro de distribución utiliza
para el manejo de materiales y de almacenamiento. Como se mencionó
anteriormente, el factor principal a ser evaluado es el perfil de actividad del
producto que se almacena; en otras palabras, a mayor perfil de actividad, mayor
rotación. En tal sentido, lo que se requiere, entonces, es tener fácil acceso al
material y capacidad de movimiento desde la posición de almacenamiento hasta
los muelles de carga.
3. ¿Cómo se debe de realizar la selección de mobiliario y equipo de almacén de
manera apropiada?
La selección de mobiliario y equipo
de almacén se refiere al proceso de
elegir y adquirir los elementos
necesarios para equipar y organizar
un almacén de manera eficiente y
funcional.
Esto implica la evaluación y elección
de muebles, estanterías, racks, sistemas de almacenamiento, equipos de
manipulación de materiales y otras herramientas que permitan gestionar de
manera óptima los productos y materiales dentro del almacén. La selección
adecuada del mobiliario y equipo de almacén es esencial para garantizar un flujo
de trabajo eficiente, una correcta organización de los productos y una utilización
óptima del espacio disponible.
Para realizar la selección de mobiliario y equipo de almacén de manera apropiada
se debe considerar lo siguiente:
Manejo de materiales
El equipo de manejo de materiales se refiere a las herramientas y maquinaria
utilizadas para transportar, mover y manipular productos dentro del almacén. A
continuación, se mencionan algunos tipos de equipo de manejo de materiales
comunes:
1. Carretillas elevadoras: Son vehículos motorizados utilizados para levantar y
transportar cargas pesadas. Las carretillas elevadoras son muy versátiles y vienen
en diferentes tamaños y capacidades de carga para adaptarse a las necesidades
del almacén.
2. Transpaletas manuales y eléctricas: Estas herramientas son utilizadas para
transportar paletas o cargas en el almacén. Los transpaletas manuales se operan
manualmente, mientras que los transpaletas eléctricos son impulsados por batería
y requieren menos esfuerzo físico.
3. Apiladores: Los apiladores son equipos utilizados para levantar y apilar cargas
en estanterías o racks. Son ideales para almacenes con espacio limitado o
estanterías de altura media.
4. Grúas y polipastos: Estos equipos son utilizados para levantar y mover cargas
pesadas de manera vertical u horizontal. Son útiles en almacenes con productos
de gran tamaño o que requieren movimientos precisos.
5. Sistemas de cintas transportadoras: Las cintas transportadoras son utilizadas
para el transporte continuo de productos a lo largo del almacén. Son ideales para
el movimiento eficiente de productos a lo largo de una línea de producción o en
áreas de carga y descarga.
6. Vehículos de guiado automático (AGVs): Los AGVs son vehículos autónomos
que se utilizan para el transporte automatizado de productos dentro del almacén.
Estos vehículos se programan para seguir rutas específicas y realizar tareas de
transporte de manera eficiente.
7. Grúas horquillas: Son grúas montadas en camiones que se utilizan para
levantar y transportar cargas pesadas. Son ideales para almacenes que requieren
movimientos de carga y descarga en diferentes ubicaciones.
8. Sistemas de transportadores de rodillos: Estos sistemas utilizan rodillos
motorizados para el transporte de productos en línea recta. Son adecuados para el
transporte de productos en serie o en una línea de producción. Es importante
considerar las características del almacén, como el tipo de productos, el tamaño y
el diseño del espacio, así como los flujos de trabajo, para determinar qué equipo
de manejo de materiales será más adecuado para tus necesidades específicas.
Factores de selección
Aquí están algunos de los factores clave a considerar:
1. Tipo de productos: Evalúa el tipo de productos que se almacenarán. ¿Son
productos paletizados, a granel, pequeños o voluminosos? Esto ayudará a
determinar qué tipo de estanterías, contenedores u otros equipos de
almacenamiento son adecuados.
2. Espacio disponible: Considera las dimensiones y el diseño de tu almacén. Mide
el espacio disponible y asegúrate de seleccionar mobiliario y equipo que se ajuste
adecuadamente sin obstruir las áreas de circulación o el acceso a los productos.
3. Capacidad de carga: Determina la carga máxima que necesitarás manejar.
Asegúrate de que los estantes, las carretillas elevadoras u otros equipos de
manipulación de materiales tengan la capacidad adecuada para soportar las
cargas que se manejarán en tu almacén.
4. Eficiencia y productividad: Considera cómo el mobiliario y el equipo de almacén
pueden mejorar la eficiencia y productividad de tu operación. Por ejemplo,
sistemas de almacenamiento automatizados, transportadores o vehículos de
guiado automático pueden acelerar los flujos de trabajo y minimizar los tiempos de
manipulación.
5. Accesibilidad: Evalúa la accesibilidad a los productos. El mobiliario y el equipo
deben permitir un fácil acceso y manipulación de los productos para facilitar las
operaciones de carga y descarga, así como la preparación de pedidos.
6. Seguridad: La seguridad es primordial en un almacén. Asegúrate de seleccionar
mobiliario y equipo que cumpla con las normas de seguridad y que proporcione un
entorno de trabajo seguro para los empleados. Esto puede incluir características
como sistemas antivuelco, barreras de seguridad, señalización adecuada, etc.
7. Flexibilidad y escalabilidad: Considera la flexibilidad y escalabilidad del
mobiliario y equipo. Es beneficioso seleccionar elementos que se puedan ajustar o
reconfigurar fácilmente según las necesidades cambiantes del almacén, como
estanterías ajustables o sistemas modulares.
8. Costo y presupuesto: Por último, pero no menos importante, evalúa el costo de
adquisición, instalación y mantenimiento del mobiliario y equipo. Asegúrate de que
se ajuste a tu presupuesto, pero también considera la calidad y durabilidad para
evitar costos adicionales a largo plazo. Al considerar estos factores, podrás
seleccionar el mobiliario y equipo de almacén que mejor se adapte a tus
necesidades, optimizando la eficiencia, la productividad y la seguridad de tu
operación.
4. ¿Qué es la cadena de suministro, en qué consiste y cuál es su importancia?
La cadena de suministros, como su nombre lo indica, es una secuencia de
eslabones (procesos), la cual tiene como objetivo principal el satisfacer
competitivamente al cliente final; así mismo, cada eslabón produce y elabora una
parte del producto y, a su vez, cada producto que es elaborado, agrega valor al
proceso.
Su finalidad no es otra que la de conseguir mayores cuotas de mercado para sus
miembros a través de una mejora en la atención al cliente. Sus metas están en
agilizar la entrega de productos, aumentar la variedad y disminuir sus costes y la
estrategia para conseguirlo es colaborar. Se ha dicho que en el mercado del futuro
no competirán empresas, sino cadenas de suministro.

Se puede
concluir que, si
algún proceso o eslabón de la cadena falla, el producto final no se entregará en
las condiciones ideales al cliente, por lo que es necesario que todo el sistema fluya
en armonía para que el propósito se lleve a cabo. Por lo anterior, se concluye que
la cadena de suministro es tan fuerte como su eslabón más débil.
Es importante tener claro que la cadena de suministros también se entiende como
las instalaciones y los medios de distribución, donde se logra obtener materia
prima, transformarla, llegar al producto terminado y la distribución del mismo al
cliente.
Es aquí donde se verifica la gran importancia que tiene para la organización fijar
una cadena de suministros consistente, pues así se garantiza el adecuado
cumplimiento de los procesos internos para dar como resultado un producto
terminado en óptimas condiciones junto con su debida distribución.
De acuerdo con el planteamiento de (Michael Porter 2002), para facilitar el trabajo
y establecimiento de la misma, la cadena de suministros se divide en 3 partes, las
cuales son:

● Suministro.

● Fabricación.

● Distribución.

Fases claves en el desarrollo e implemento de la cadena. Cuando se habla del

suministro se hace referencia a la materia prima, en cuanto al cómo, dónde y
cuándo se conseguirán y se suministrarán al proceso. Al llegar a la fabricación
tenemos la transformación de la materia prima en el producto terminado,
claramente después de esto viene la distribución que es donde se busca entregar
al cliente el producto final, lo cual se puede hacer por medio de mercados
mayoristas y minoristas, entre otros.
Las siguientes actividades se consideran críticas cuando de cadena de
suministros se trata: la selección de compras, la programación de la producción,
los pedidos por emergencia, el cumplimiento de los pedidos, los traslados y
despachos de recursos y de suministros9 que se poseen y que rotan dentro de las
organizaciones, proceso de análisis de existencias, seguimiento de fallas en
componentes, la recepción y la administración de inventarios, la facturación y la
emisión de recibos, la administración de garantías y las actividades que hacen
referencia al procesamiento de pagos.
Importancia
La importancia de las cadenas de suministros son de tal magnitud que si nos
percatamos de donde provienen la materia prima y los productos que consumimos
a diario, son de diferentes partes del mundo y sin este proceso no fuera posible
obtenerlos a costos razonables. Para lograr una cadena de suministros eficiente
se deben emplear estrategias dirigidas a crear la eficiencia en una gestión basada
en valor. Para lograr estas eficiencias, es necesario eliminar o disminuir las
actividades que no agregan valor, buscar economías de escala, manejar técnicas
de optimización para aprovechar al máximo la producción y la distribución y
establecer vínculos de información para garantizar su transmisión entre los actores
involucrados en toda la cadena.
5. ¿Qué importancia tiene la gestión de la cadena de suministro?
Uno de los elementos claves en la logística
de cualquier empresa es la cadena de
suministro y dentro de ella la gestión es el
elemento esencial para la eficiencia
operativa. La gestión de la cadena de
suministro se debe ejecutar para garantizar
la satisfacción de los clientes y el éxito de
la empresa.
Debido al papel fundamental de la gestión en la cadena de suministro dentro de
las organizaciones, los empleadores siempre están en busca de empleados que
cuenten con un gran número de habilidades y conocimientos que les permitan
realizar operaciones de negocio de forma eficiente.
Si lo pensamos con cuidado, básicamente se puede decir que el mundo es en
realidad una gran cadena de suministro globalizada. Es decir, la cadena de
suministro toca importantes cuestiones como el caso del rápido crecimiento de las
empresas multinacionales, así como las asociaciones estrategias, la expansión y
el sourcing global, incluso la fluctuación en los precios de determinados productos.
Cada una de estas cuestiones tiene una afectación importante en la estrategia
corporativa y la entrega de resultados. Debido a las nuevas tendencias, la gestión
de la cadena de suministro es la disciplina de negocios de mayor importancia a
nivel global, sin importar que se trate de una empresa pequeña o una
multinacional.
Es notorio el impacto de la gestión de la cadena de suministro en los negocios,
incluso se puede clasificar como exponencial. Dos de los principales aspectos
donde se puede ver con claridad este impacto incluyen:
Incremento en el Servicio al cliente. Una gestión de la cadena de suministro
impacta directamente en el Servicio al Cliente asegurándose de entregar la
cantidad y el producto adecuado en el momento oportuno. Además, estos
productos tienen que estar disponibles en la ubicación que los clientes han
especificado, por lo tanto, los clientes también deben recibir calidad.
Se incrementa el flujo de caja. La gestión de la cadena de suministro también
incrementa el flujo de caja ya que, si la entrega del producto puede acelerarse, los
beneficios también se reciben rápidamente. Las empresas valoran mucho la
gestión de la cadena de suministro ya que se reduce el uso de los activos fijos de
gran tamaño como el caso de las plantas, los almacenes, así como los vehículos
de transporte en toda la operación.
6. ¿Qué son los sistemas informáticos de administración de almacenes y nombre
algunos de ellos?
Consiste en herramientas de software y
procesos que permiten a las organizaciones
controlar y administrar las operaciones de
almacén desde el momento en que las
mercancías o materiales ingresan a un
almacén hasta que se mueven.
El propósito de un WMS es ayudar a
garantizar que los bienes y materiales se
muevan a través de los almacenes de la
manera más eficiente y rentable. Un WMS
maneja muchas funciones que permiten
estos movimientos, incluido el seguimiento de inventario, la selección, la recepción
y el almacenamiento.
También proporciona visibilidad del inventario de una organización en cualquier
momento y lugar, ya sea en una instalación o en tránsito. Dónde encaja WMS en
la cadena de suministro. La cadena de suministro solo puede funcionar con la
rapidez, precisión y eficiencia que permitan los procesos de almacenamiento. Un
WMS juega un papel vital en la gestión de la cadena de suministro al gestionar los
procesos de cumplimiento de pedidos, desde la recepción de materias primas
hasta el envío de productos terminados. Por ejemplo, si las materias primas no se
reciben correctamente o las piezas se extravían en un almacén, la cadena de
suministro puede ralentizarse o interrumpirse. Los WMS son fundamentales para
garantizar que estos procesos funcionen sin problemas al rastrear el inventario y
asegurarse de que los productos se almacenen y clasifiquen correctamente, así
como se envíen y rastreen con precisión. Un WMS se utiliza a menudo junto con
otros sistemas relacionados o se integra con ellos, incluidos los sistemas de
planeación de recursos empresariales (ERP), sistemas de gestión de transporte
(TMS) y sistemas de gestión de inventario.
Entre sus funciones principales destacan las siguientes:

● Control del stock actualizado en tiempo real.

● Reducción de costes logísticos.

● Adaptación a las nuevas necesidades del comercio online.

● Reducción de errores.

● Reducción de procesos de manipulación.

● Aumento de la capacidad de almacenaje.

● Orden y distribución automatizados.

Uno de ellos es: Holded

Principales características
Holded es uno de los mejores gracias a sus funciones automatizadas y a una
interfaz intuitiva que simplifica su manejo. Con ayuda de este programa, solo
necesitaremos unos pocos clics para realizar todas estas y otras tareas:

● Controlar la evolución del inventario en tiempo real.

● Controlar los ciclos de venta.

● Personalizar productos y organizarlos por categorías.

● Gestionar mercancías de diferentes almacenes.

● Ejecutar ajustes y transferencias de stock en masa.

● Analizar las métricas de los productos a través de informes detallados.

 ● Configuración de alarmas cuando las mercancías estén por debajo del
límite de stock.
● Control de entrada y salida de mercancías.

● Gestión de pedidos y envíos.

● Etapas logísticas personalizadas.

● Creación de un catálogo online.

● Conexión de todas las tiendas en una única plataforma.

Además, este programa se integra dentro del ERP, por lo que es una de las
opciones más competitivas. Si buscas un sistema global que se encargue de todos
los aspectos importantes.

7. ¿Qué es el ERP, para qué sirve y cómo funciona, ventajas y desventajas?

El término ERP es el acrónimo de “Enterprise
Resources Planning” y su traducción al
castellano es “Planificación de recursos
empresariales”. También es conocido como
“Sistema empresarial”, “Sistema integral de
empresa “o “Sistema integrado de gestión”,
si bien es cierto que este tipo de sistemas
comúnmente se denominan mediante sus
siglas en inglés, es decir sistemas ERP.
Diferentes autores han dado sus propias definiciones para el término ERP, en las
que se puede observar cómo han evolucionado estos sistemas, y el concepto que
de ellos se ha tenido, que ha pasado de considerarlos como un simple software
para registrar transacciones, hasta un sistema clave y estratégico para la gestión
de las empresas. A continuación, veremos algunas de estas definiciones.
Para Davenport, un sistema ERP es un paquete de software comercial que integra
toda la información que fluye a través de la compañía: información financiera y
contable, información de recursos humanos, información de la cadena de
abastecimiento e información de clientes (Davenport 1998)
Según Holland y Light, un ERP automatiza las actividades corporativas nucleares,
tales como: fabricación, recursos humanos, finanzas y gestión de la cadena de
abastecimiento, incorporando las mejores prácticas para facilitar la toma de
decisiones rápida, la reducción de costes y el mayor control directivo (Holland &
Light 1999)
Para Esteves y Pastor, un sistema ERP está compuesto por varios módulos, tales
como, recursos humanos, ventas, finanzas y producción, que posibilitan la
integración de datos a través de procesos de negocios. Estos paquetes de
software pueden ser configurados para responder a las necesidades específicas
decada organización (Esteves & Pastor 1999).
¿Para qué sirve?
Si nos guiamos por esta definición, entonces el objetivo último de cualquier
sistema ERP es el de ayudar a una empresa en sus tareas de administración y
toma de decisiones, automatizando todos sus procesos. Gracias a ello podemos
obtener datos en tiempo real, mejorar tareas de back office, controlar flujos de
trabajo y minimizar errores.
La planificación de recursos empresariales suele ser tediosa, pero con un software
ERP puede llegar a ser automática. Por ejemplo, cuando se habla de llevar la
contabilidad, el usuario solo tendrá que preocuparse por conseguir ventas. Del
resto (crear facturas y contabilizar gastos) se encargará el programa.
Una empresa que ya sabe qué es un ERP y que dispone de él, sin duda está en
ventaja respecto a sus competidores que no utilicen uno. Esta será capaz de
automatizar sus procesos administrativos, tendrá un mayor control sobre lo que
hace y podrá utilizar la información de forma eficiente. Ya no se trata de resolver
problemas, sino de adelantarse a ellos y evitar que aparezcan.
Funcionalidad
Dentro de las funcionalidades que se pueden añadir a un ERP, se puede
diferenciar entre las que resultan esenciales para todo tipo de negocio y las que
no. Los sistemas ERP incorporarán las funciones más básicas para la gestión
empresarial, pero existen otras que suelen añadirse mediante módulos o
programación. Algunas de las más comunes son:

● Gestión de almacenes (WMS)

● Gestión de la producción

● Gestión de cadena de suministro (SCM)

● Gestión de proyectos

● Gestión de ciclo de vida de un producto (PLM)

● Gestión financiera

● Gestión comercial y ventas

 ● Gestión de calidad

Funciones que cuentan con software especializado

Hay otras funcionalidades para un ERP que también pueden añadirse, pero que
normalmente tienen programas independientes más especializados y utilizados.
Algunas de estos programas y aplicaciones son:

● Gestión Documental (DMS)

● Recursos Humanos (RRHH)

● Gestión de la relación con el cliente (CRM)

● Business Intelligence (BI)

Funciones adicionales de ERP

Algunas empresas están buscando ciertas funcionalidades que están
especialmente dirigidas al sector donde operan, o a una actividad empresarial. No
todos los sistemas ERP ofrecen este tipo de opciones. Las más relevantes son:

● Configuración del precio (p.ej. ajustar automáticamente el precio según la

temporada; subir el precio de los abrigos en invierno.)
● Configuración del producto (el cliente puede componer el producto ideal con
un configurador de producto basado en una serie de variables, como color,
material, tamaño, etc.)
● Planificador de un proyecto (p.ej. agendar y asignar etapas de desarrollo de
un nuevo software, desde la concepción hasta el lanzamiento.)
● Módulo de tareas: permite prevenir que algunas tareas se realicen dos
veces (redundant task reduction o reducción de tareas redundantes).
● Gestión de inventario o de activos (asset management)

● Seguimiento de lotes (¿qué lotes se procesan en el producto final?)

● Gestión del proceso de distribución

● Gestión de mantenimiento e inspección (por ejemplo, las inspecciones y

controles de las máquinas).
Ventajas y Desventajas
Ventajas
● Integración de la información de todas las áreas de la empresa, unificando
datos procedentes de distintos departamentos y facilitando la fluidez de
información en tiempo real.
● Eliminación de sistemas separados utilizados en cada área por un sistema
integrado que funcione de manera estándar para toda la organización.
Eventualmente facilita las futuras capacitaciones del personal, ya que todos
utilizan el mismo sistema y no se necesitan programas de formación
diferentes para cada área.
● Simplificación y perfeccionamiento de procesos, eliminando la duplicidad de
esfuerzo y tareas que no agregan valor al negocio.
● Facilita la obtención de reportes analíticos que permitan una visión actual
del estado de la empresa, ya que provee un reporte consolidado de todos
los resultados de las diferentes áreas permitiendo que los colaboradores
dediquen más tiempo al análisis de estos reportes y no a la realización de
los mismos.
● La base de datos integrada del sistema ERP mejora el acceso a la
información para la toma de decisiones inmediata, ya que permite ingresar
a la información de todas las áreas.
● Los sistemas ERP pueden adaptarse, en cierta medida, al negocio y
agregar modificaciones especiales requeridas por la empresa. De manera
que provee una solución para algunas de las necesidades específicas.
● Controla las acciones erróneas de la organización, ya que registra cada
transacción y al usuario que la realiza, reduciendo los tiempos de gestión y
mejora la eficiencia.
● Provee información actualizada y confiable de los inventarios de manera
que se mantengan niveles adecuados en bodega y se controle la entrada y
la salida de manera más eficiente. Además, esto contribuye a mejorar las
compras, ya que se conoce con exactitud lo que se necesita y no se
realizan comprar innecesarias o insuficientes.
● El departamento financiero puede contar con información confiable sobre la
situación económica de la empresa.
● Eliminación de datos y procesos innecesarios, lo que mejora la eficiencia de
la empresa al no perder tiempo actividades que no generan valor.
● Los datos se ingresan una vez, lo que minimiza el riesgo de contaminación
de información y permite contar con información más certera.
 ● Cada transacción es registrada por el sistema, lo que permite un mejor
control por parte del área administrativa y una reducción de transacciones
fraudulenta que generen consecuencias negativas a la empresa.
● Los directivos pueden conocer la situación de toda la empresa en el
momento que lo necesita.
● Automatización de tareas pesadas y repetitivas, las cuales requerían de
una mayor cantidad de tiempo.
● Obtención de información de forma inmediata, que contribuye a la
utilización de los recursos de manera más eficaz.
● Mejor comunicación interna, ya que suprime las barreras de información
entre las distintas áreas, integrando cada una de ellas en un solo sistema.
● Incremento de ventas por el tiempo de respuesta a los clientes.

● Restricción del acceso de los usuarios a cierta información para que no

exista una malversación de los datos confidenciales.
● Restricción de las transacciones que pueden realizar algunos
colaboradores para controlar el mal uso de los procesos.
● Planificación realista de escenarios futuros al disponer de información con
mayor calidad que permite realizar estimaciones y previsiones más
certeras.
● Generación de una ventaja competitiva a la empresa, aumentando el
margen de beneficios y una reducción de costos a largo plazo en la
realización de los procesos.
● El modularidad del sistema permite que las empresas adquieran
únicamente las funciones necesarias para el negocio en ese momento, sin
tener que incurrir en un gasto innecesario.
● Mejoras en escalabilidad, debido al diseño modular del sistema que permite
adicionar áreas cuando sea necesario.
Desventajas

● La implementación es lenta y compleja, ya que implica cambios en los

procesos de negocio, lo que puede tomar desde tres meses hasta años.
● El costo económico es alto, ya que no solo está asociado al pago de
licencias del software, sino también se involucran costos adicionales como
infraestructura, consultorías, y capacitaciones.
● Recursos mínimos requeridos para la funcionalidad del ERP que obliguen a
la empresa a renovar los equipos con los que ya cuenta o adquirir nuevos.
● Resistencia del personal debido a que la implementación de un nuevo
sistema modifica la forma de realizar sus actividades diarias, usualmente el
cambio es percibido de manera negativa ya que se cree que los procesos
se complican con el uso de un nuevo sistema.
● En ocasiones no está configurado para adecuarse totalmente a los
procesos del negocio, por lo que es necesario realizar modificaciones en los
mismos.
● Su utilización exige por parte de los colaboradores competencias y
habilidades más calificadas, y no todas las empresas pueden incurrir en
costos adicionales de formación y entrenamiento.
● Riesgo de subutilización del sistema por la falta de un análisis de viabilidad
robusto, que no contemple de manera completa los requerimientos de la
empresa y se desperdicien las funcionalidades que ofrece.
● Migración de la información en forma de saldo y no detallada, limitando el
acceso a datos históricos relevantes que pueden ser necesarios para la
toma de decisiones.
● Desgaste físico y mental de los colaboradores involucrados en el proyecto,
por la sobrecarga de trabajo y largas jornadas laborales requeridas para
llevarlo a cabo, esto puede generar rotación de personal, y aumento en
costos de contratación y capacitación.
● El presupuesto estimado puede aumentar si no se cumplen las fechas de
entrega de la información requerida por el proveedor.
● La posible reingeniería de procesos que implica cambios estructurales
significativos para la organización.
● Rotación de personal voluntaria e involuntariamente debido a la no
adaptación de colaboradores.
● Cuando el sistema ya está establecido, los costos de las modificaciones
son altos.
 ● En ocasiones, hay problemas de compatibilidad con los sistemas anteriores
utilizados por la empresa, lo que complica y alarga el periodo de
implementación.
● Son percibidos como sistemas rígidos y difíciles de adaptar por los
colaboradores.
● Se deben de cargar sumas de dinero por la renovación de licencias lo que
incrementa los costos anuales de la empresa.
● Su implementación implica un proceso continuo ya que deben realizarse
actualizaciones constantes para su óptima funcionalidad.
● En ocasiones, el sistema puede quedar obsoleto por nuevas tecnologías o
desaparición de los proveedores obligando a invertir en uno nuevo.

8. ¿Qué es MRP, para qué sirve y cómo funciona, ventajas y desventajas?

El MRP (Material Requirements Planning), o
planificación de requerimientos de material,
es un sistema que se basa en la planificación
del proceso de producción y el control de
inventarios para poder gestionar la forma más
eficiente posible. El principal objetivo del MRP
es la administración de la producción de una
empresa con el objetivo de tener las
necesidades de materiales en el momento
exacto para producir los productos.
El MRP también hace referencia al software informático que se encarga de realizar
esta planificación forma digitalizada. Por esta razón, con la necesidad de la
tecnología empresarial en la actualidad, este concepto suele utilizarse para
referirse a los programas de MRP. Los software MRP pueden ser módulos que se
incluyan dentro de los ERP generales de las empresa o, por el contrario,
sean sistemas de información independientes que se utilicen para realizar la
gestión del stock y las necesidades de materiales.
El MRP se centra en el tiempo y la capacidad de la empresa en su proceso de
producción para determinar qué es lo que se necesita. Los MRP son necesarios
para empresas con diferentes proveedores que poseen características y tiempos
de entrega diferentes. Se encargan de realizar el cálculo de las cantidades de
materiales y cuándo adquirirlo para que esté disponible en el momento en que es
necesario. Todo esto acompañado de la información financiera que conlleva para
que valoremos los resultados de nuestra actividad en cada momento.
 Para qué sirve
El MRP tiene como objetivo principal asegurar que la empresa dispone de todos
los materiales necesarios para satisfacer la demanda de los clientes en el tiempo
establecido. Asimismo, tiene otros objetivos como los siguientes:

● Reducir el inventario de materiales. Para ello, es necesario controlar la

producción, las entregas y las compras.
● Disminuir el tiempo de producción y el tiempo de entrega

● Mejorar la eficiencia de los procesos de desarrollo y producción

● Detectar problemas

● Mejorar los planteamientos de la compañía a largo plazo

En definitiva, su importancia radica en la posibilidad de cumplir con los objetivos

de eficiencia en relación a la satisfacción de las necesidades de los clientes. De
esta manera, la empresa será capaz de suministrar el producto correcto en el
momento y lugar establecidos, así como en la cantidad y forma acordadas.
Para determinar los requerimientos o necesidades de materiales de una empresa,
el sistema trabaja principalmente con dos parámetros básicos: los tiempos y las
capacidades. Se encarga de calcular qué cantidad de producto hay que fabricar,
qué componentes se necesitan y qué materias primas hay que comprar para
satisfacer la demanda del mercado, mostrando las siguientes derivaciones:
Plan de producción, donde se especifican cuántos artículos hay que producir y en
qué periodos de tiempo.
Plan de aprovisionamiento y compras a realizar a cada proveedor.
Informes de excepción, en los que se incluyen las irregularidades y retrasos de las
órdenes de fabricación que repercuten en los plazos de entrega y en el plan de
producción.

¿Cómo funciona?
Los sistemas MRP tienen un funcionamiento relativamente predictivo, y utiliza
datos de procesos anteriores para llevar a cabo su actividad. Estos responden a
una serie de determinadas preguntas, cuya respuesta puede variar en función del
tipo de empresa que los utilice.

● ¿Qué producto hay que producir o clasificar?

 ● ¿Qué cantidad de producto hay que producir o clasificar?

● ¿En qué momento hay que producir o clasificar el producto?

● ¿Qué recursos se necesitan para fabricar el producto y cuándo serán

necesarios?
Ventajas de los sistemas MRP
El sistema MRP garantiza el cumplimiento de diversos objetivos fundamentales
que todas las empresas de logística tienen en común:

● Permite controlar mejor el inventario y prevenir los gastos innecesarios y el

desperdicio de recursos.
● Gracias a la implementación de estos sistemas, se reducen los
riesgos relativos al inventario y a la cadena de producción.
● Por otro lado, permite planificar con mayor eficacia el proceso de
producción y mejora el funcionamiento del mismo.
● Los sistemas MRP II brindan mayor versatilidad a la hora de adaptarse a
los cambios de última hora de los pedidos o del inventario.
● Mejorar la asignación de recursos

● Permiten, además de planificar, simular los procesos productivos, de modo

que es una herramienta de predicción muy útil para cualquier tipo de
empresa.
Desventajas de los sistemas MRP

● Dependencia de la calidad de los datos

El MRP requiere de datos precisos y actualizados sobre los inventarios, las

demandas y los tiempos de entrega. Si la calidad de los datos no es buena, el
sistema puede generar planes de producción erróneos y afectar negativamente la
eficiencia de la cadena de suministro.

● Falta de flexibilidad

El MRP se basa en pronósticos y planificaciones a largo plazo, lo que limita su

capacidad para adaptarse rápidamente a cambios imprevistos en la demanda o en
los suministros. Esto puede generar desajustes y problemas en la gestión de la
cadena de suministro.
● Costo y complejidad de implementación

Implementar un sistema MRP puede ser costoso y complejo, especialmente para

empresas pequeñas o con recursos limitados. Requiere la adquisición de software
especializado, la capacitación del personal y la adaptación de los procesos
internos.

● Necesidad de integración con otros sistemas

El MRP funciona mejor cuando está integrado con otros sistemas de información
de la empresa, como el ERP (Enterprise Resource Planning). Esto puede requerir
inversiones adicionales y esfuerzos de integración para asegurar la compatibilidad
y la transferencia de datos.

● Limitaciones en la gestión de cambios

El MRP está diseñado para trabajar con planes de producción estables y

predecibles. Cuando se producen cambios significativos en la demanda o en los
suministros, puede ser difícil realizar ajustes rápidos y eficientes en la
planificación, lo que puede afectar la capacidad de respuesta de la empresa.
En conclusión, el MRP ofrece numerosas ventajas en la gestión de la cadena de
suministro, como la optimización de inventarios, la planificación precisa de la
producción y el control de la cadena de suministro. Sin embargo, también presenta
desventajas relacionadas con la calidad de los datos, la flexibilidad, el costo de
implementación, la integración con otros sistemas y la gestión de cambios. Es
importante evaluar cuidadosamente estas ventajas y desventajas antes de
implementar un sistema MRP en una empresa

9. ¿Cuál es la diferencia entre ERP y CRM?

Ambos sistemas mejoran la eficiencia en los
procesos comerciales. Pero mientras que el ERP
se enfoca en reducir costes al hacer que los
procesos comerciales sean más eficientes, el
CRM busca incrementar las ventas.
Principales diferencias

● Objetivo del programa

o El objetivo de uno y otro es completamente distinto. Mientras que
uno controla los recursos empresariales y ofrece una gestión
económica de ellos, el CRM está centrado en los clientes y en todo
lo que les rodea, para mejorar y optimizar el proceso de ventas.
 o Esto implica que el primero es una solución a la que prácticamente
casi todos los departamentos de una empresa pueden acceder y
utilizar, mientras que el CRM está más pensado para los
departamentos de ventas y marketing.

● Implantación
o Por lo anteriormente explicado, la implantación de un sistema de
gestión empresarial suele ser más prioritaria e inicial que la de un
CRM. Y, por tanto, más compleja y costosa, tanto en tiempo como en
personalización y puesta en marcha.
o Mientras que todos los empleados deberían conocer y familiarizarse
con el ERP, solo unos cuantos deberán hacer lo propio con el CRM.
El aprendizaje conseguido con el primero también facilita la llegada
del segundo.

● Empresa objetivo
o Cuanto más grande es una empresa, más compleja suele ser su
gestión. Para muchas pymes, una solución completa de contabilidad
puede ser suficiente para llevar el día a día. Pero en cuanto haya
mucho stock, entrada y salida de materiales, así como un proceso de
fabricación implantar un ERP puede ser idóneo.
o Lo mismo si, además, tenemos tanto ventas físicas como a través de
diferentes canales online. Cuanto más unificada esté la información,
más competitivos seremos.
o Mientras, el CRM, al tener un periodo de implantación y aprendizaje
más sencillo, puede ser una muy buena opción casi para cualquier
tipo de empresa. Además, no hay que olvidar que su objetivo
principal es crear un mayor volumen de ventas, además de mejorar
la relación con los clientes.
● Datos gestionados
o En un ERP se manejan datos internos de la empresa, como registros
financieros y datos de inventario. Además de compras y proveedores
así como sobre la planificación de la producción.
o Mientras, en un CRM, los datos que se gestionan son de los clientes.
Desde historial de compras, actividades de ventas y marketing, o
todo lo relacionado con atención al cliente.
● Impacto en el negocio
o Son muchos los beneficios del uso de un software ERP en un
negocio, pero destaca la mejora de la gestión interna, la toma de
decisiones y la productividad en general.
 o Por su parte, con una herramienta CRM, una empresa podrá
aumentar la retención de los clientes, impulsar sus ventas y mejorar
la lealtad de los clientes actuales.

10. ¿Cuál es la diferencia entre ERP y

MRP?
1. Enfoque
El sistema MRP se centra en la gestión
de inventarios y la planificación de la
producción, mientras que el sistema
ERP abarca una amplia gama de
procesos empresariales, incluyendo
finanzas, ventas, recursos humanos,
entre otros.

2. Alcance
El MRP se utiliza principalmente en la industria manufacturera, donde la gestión
de inventarios y la producción son cruciales. El ERP, por otro lado, se utiliza en
diversos sectores y tipos de empresas, ya que abarca todos los aspectos de la
gestión empresarial.
3. Funcionalidades
El MRP se enfoca en la planificación y programación de la producción, la gestión
de inventarios y la gestión de compras de materiales. El ERP, por su parte, ofrece
una amplia gama de funcionalidades, como la contabilidad, la gestión financiera, la
gestión de ventas, el control de calidad y la gestión de recursos humanos.

4. Integración
El sistema MRP puede funcionar de forma independiente, pero también se puede
integrar en un sistema ERP más completo. Por otro lado, el ERP integra todos los
procesos empresariales en un solo sistema, lo que permite una mayor eficiencia y
una visión global de la empresa.

5. Escalabilidad
El sistema MRP es más adecuado para empresas que se centran principalmente
en la producción y la gestión de inventarios, mientras que el ERP es escalable y
puede adaptarse a las necesidades de empresas de diferentes tamaños y
sectores.

En resumen, los sistemas MRP y ERP son herramientas de gestión empresarial

que se utilizan para optimizar los procesos, mejorar la eficiencia y garantizar la
disponibilidad de recursos en una empresa. Mientras que el MRP se enfoca en la
gestión de inventarios y la producción, el ERP abarca todos los aspectos de la
gestión empresarial. Ambos sistemas son importantes para mejorar la
productividad y el rendimiento de una empresa, y su elección depende de las
necesidades y objetivos específicos de cada organización.

Referencias

● Almacenes. Análisis, diseño y organización, Ebook, Julian Juán Anaya, ESIC

Editorial.
● Bases para la distribución en almacenes: una aproximación, Sebastián Obando
Morales, Estefanía Vélez Duque, Laura C. Fernández Castañeda, Ana C.
Zúñiga Zapata.
● Gestión de almacenes para el fortalecimiento de la administración de
inventarios, Letty Elizalde-Marín, ESPOCH.
● La gestión logística de almacenes en el desarrollo de los operadores logísticos
Ciencias Holguín, vol. 26, núm. 1, 2020 Centro de Información y Gestión
Tecnológica de Holguín.
● Aspects to Consider for High Quality Administration of Corporate Distribution
Centers, Juan Gregorio Arrieta Posada, Sc. Profesor del Departamento de
Ingeniería de Producción. Universidad EAFIT.
● Guía Práctica de Incoterms 2020 (4.ª edición).

● Sistemas ERP (Enterprise Resources Planning), Oltra Badenes, Raúl

Francisco, Departamento de Organización de Empresas, Centro Universitat
Politècnica de València.
● El MRP En la gestión de inventarios, Carlos Enrique Bustos Flores, Galia
Beatriz Chacón Parra, 2007.