277 - 4.guia de Aplicacion de Descripcion (Acc)

POLÍTICA DE GESTIÓN DE
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
(3ª EDICIÓN)
4. Guía de aplicación de descripción

TÍTULO: 4. Guía de aplicación de descripción
Elaboración y coordinación de contenidos:

Grupo de Trabajo de PGD-e, en el marco del Plan de Acción de Transformación Digital
Impulsa: Grupo de trabajo para la Coordinación de Archivos de MINHAC y Comisión Ministe-

rial de Administración Digital (CMAD)
Dirige: Subdirección General de Información, Documentación y Publicaciones de MINHAC

Responsable edición digital: Subdirección General de Información, Documentación y Publi-
caciones
Edición electrónica (versión 0): julio de 2019
Esta guía constituye un borrador abierto a aportaciones.
Disponible esta publicación en el Portal de Administración Electrónica (PAe):
http://administracionelectronica.gob.es/
Edita:
© Ministerio de Hacienda
Secretaría General Técnica
Subdirección General de Información, Documentación y Publicaciones
NIPO: 185-19-082-3
© Ministerio de Política Territorial y Función Pública

Secretaría General de Administración Digital
NIPO: 277-19-030-4
El presente documento está bajo la licencia Creative Commons Reconocimiento-Compartir

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Guía de aplicación de descripción 2

ÍNDICE
1. ANTECEDENTES ....................................................................................................5
2. INTRODUCCIÓN ......................................................................................................6
3. OBJETIVO Y ALCANCE DE LA GUÍA ....................................................................8
4. ÁMBITO DE APLICACIÓN Y DESTINATARIOS .....................................................9

5. LAS NORMAS TÉCNICAS DE INTEROPERABILIDAD Y EL ESQUEMA DE
METADATOS .........................................................................................................10
5.1. Las NTI de documento electrónico, expediente electrónico y Política de
gestión de documentos electrónicos ..............................................................10
5.2. El perfil de aplicación del Ministerio de Hacienda .......................................... 11
6. METADATOS NECESARIOS PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL ..................... 13

6.1. Metadatos mínimos para describir la serie documental ................................. 13
6.2. Metadatos de la serie documental heredables a los expedientes .................. 13
6.3. Los metadatos del expediente electrónico determinados en la PGD-e. ......... 16
6.4. Criterios para la utilización del metadato nombre natural a nivel de expediente. ... 18
6.5. Metadatos mínimos del documento electrónico establecidos en la PGD-e .... 20
7. METADATOS RECOMENDADOS EN LA PGD-E .................................................22

7.1. Metadatos de registro ....................................................................................22
7.2. Metadatos de trazabilidad ..............................................................................22
7.3. Metadatos de negocio ...................................................................................23
8. USO DE DESCRIPTORES .....................................................................................24

8.1. Metadatos descriptivos ..................................................................................24
8.2. Encabezamientos de materia ........................................................................25
8.3. Metodología para la elaboración de tesauros ................................................26
9. DEFINICIONES Y ACRÓNIMOS ............................................................................28

9.1. Definiciones ...................................................................................................28
9.2. Acrónimos .....................................................................................................29
10. REFERENCIAS ......................................................................................................30

10.1. Legislación ....................................................................................................30
10.2. Bibliografía ....................................................................................................31
10.3. Estándares y buenas prácticas ......................................................................31

ANEXO 1. NORMATIVA .................................................................................................32
EQUIPO RESPONSABLE DE LA ELABORACIÓN DE LA POLÍTICA DE GESTIÓN

DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS ............................................................................35
Histórico de versiones del documento
Versión Nombre del documento Fecha Descripción
Versión 0 aprobada por el

1. Guía de aplicación de des-
0 16/07/2019 grupo de trabajo GTPGD-e,
cripción
en el marco del PATD

1. ANTECEDENTES
1. En el año 2014 se publicó la Política de Gestión de Documentos electrónicos del Ministe-
rio de Hacienda y Administraciones Públicas (MINHAP), la primera que se ha elaborado
en el entorno de la Administración General del Estado. Por haber sido consensuada entre
los diferentes organismos del Ministerio, así como por la Subdirección General de los
Archivos Estatales del Ministerio de Educación Cultura y Deportes, y el Ministerio de la
Presidencia, se ha convertido en un referente para las políticas de gestión de documentos
electrónicos posteriores, tanto de la AGE, como de las comunidades autónomas y las
entidades locales.
2. En el año 2016 se aprobó la segunda edición de la Política de Gestión de Documentos
Electrónicos del entonces Ministerio de Hacienda y Función Pública, que fue galardonada
con el premio al mejor proyecto archivístico en el VII Congreso de Archivos de Castilla y
León (25-27 de mayo de 2016).
3. Pasados cuatro años desde la publicación de la Política de Gestión de documentos elec-
trónicos, se hace necesaria una actualización de la misma, sobre todo, teniendo en cuenta
las experiencias llevadas a cabo en administración electrónica en las aplicaciones de tra-
mitación y archivo electrónico. También es necesaria la adaptación a la nueva normativa:
la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Admi-
nistraciones Públicas y la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector
Público , sin olvidar que en fechas próximas será aprobado el nuevo reglamento de ad-
ministración electrónica, que desarrollará las dos leyes citadas..
4. Dentro de esta guía se pone especial énfasis en los metadatos, que constituyen en sí,
uno de los pilares fundamentales de la administración electrónica, tanto para gestionar
como para contextualizar y recuperar la información. Esta guía de aplicación desarrolla
las directrices que establece la Política de Gestión de Documentos electrónicos (PGDe)
para la implementación de los distintos metadatos que se aplican a documento, expe-
diente electrónico y serie documental, puesto que en el Ministerio se ha apostado por la
implementación de un sistema mono-entidad.
5. El otro aspecto que se resalta en esta guía de aplicación son los criterios para la elabo-
ración de encabezamiento de materias y tesauros. Se trata de utilizar términos acordados
que permitan la recuperación de la información en las consultas de una forma más pre-
cisa. En principio, estos términos serán aplicados a nivel de serie documental, y después
a documentos y expedientes electrónicos.
6. También se aborda la necesidad de emplear metadatos de negocio, que permitan cono-
cer algunos aspectos de los expedientes sin necesidad de abrirlos, lo que nos puede
permitir automatizar acciones en otros procedimientos. Por ejemplo, es importante que
se conozca si el sentido de una resolución es afirmativa o negativa. También puede ser
interesante incluir georreferencias, o información sobre la duración de un vídeo.
7. Entrará, por tanto, a establecer una propuesta de procedimiento de actuación consen-
suado por los representantes de los diferentes ámbitos departamentales que participan
en el Grupo de Trabajo de revisión de la PGDe y elaboración de guías de aplicación,
como actuaciones relevantes del Plan de Transformación Digital en que se encuentra
inmerso todo el Ministerio.

2. INTRODUCCIÓN
8. La Norma ISO 23081 entiende por metadatos los datos para la creación, gestión y uso de
documentos. Por su parte, en el Esquema Nacional de Interoperabilidad, se indica, por
un lado, que el metadato es el dato que define y describe otros datos y, por otro lado, se
define lo que es el metadato de gestión de documentos: Información estructurada o se-
miestructurada que hace posible la creación, gestión y uso de documentos a lo largo del
tiempo en el contexto de su creación. Los metadatos de gestión de documentos sirven
para identificar, autenticar y contextualizar documentos, y del mismo modo a las perso-
nas, los procesos y los sistemas que los crean, gestionan, mantienen y utilizan.
9. Como vemos, se incluyen en los metadatos, además de las características tradicionales
de contextualizar y recuperar, los conceptos de autenticar, garantizar la integridad y la
disponibilidad dentro de las nuevas tecnologías.
10. La utilidad de los metadatos es indiscutible. Las razones más importantes por las que se
han hecho imprescindibles son las siguientes:
• Incrementan el acceso: la existencia de un conjunto de metadatos que describa
correctamente uno o varios objetos, aumenta la posibilidad de acceder a ellos y
posibilitan la búsqueda de información en múltiples entornos a la vez.
• Disminución del tráfico en la red: al clasificar la representación del objeto, y no
el objeto en sí, no se requiere demasiado ancho de banda para hacer las bús-
quedas o generar los índices.
• Expanden el uso de la información: los metadatos facilitan la difusión de versio-
nes digitales de un único objeto.
• Control de versiones: se generan diferentes metadatos con distintas cantidades
o tipos de información sobre un mismo objeto, con el fin de distribuirlo a un pú-
blico heterogéneo.
• Aspectos legales: los metadatos permiten establecer claramente las restriccio-
nes de uso, condiciones de licenciamiento, informan sobre los derechos de au-
tor, control del todo o de una parte del objeto, método de pago si es comercial y
control de acceso a información restringida, entre otros.
• Precisión en los procesos de búsqueda y recuperación: la correspondencia entre
los descriptores usados en la búsqueda y los metadatos del objeto, permite au-
mentar la precisión en la mayoría de búsquedas en Internet.
11. La complejidad de los metadatos obliga a la formación de equipos multidisciplinares para
su diseño, tanto profesionales de la información como diseñadores de programas, técni-
cos de sistemas, etc.
12. Desde el punto de vista de la gestión documental y el archivo electrónico, teniendo en
cuenta que los documentos deben ser metadatados desde su mismo nacimiento, nos
interesa especialmente establecer una tipología de metadatos por su forma de creación,
lo que es fundamental para concebir y diseñar la tramitación de los documentos y expe-
dientes, y posteriormente la gestión en el archivo. A grandes rasgos, podríamos diferen-
ciar tres tipos de metadatos por su forma de implementación:

• Metadatos automatizables. Son los que cumplimenta el sistema. Ejemplos de
este tipo de metadatos son la fecha de captura, la resolución y las dimensiones
del documento. Si tomamos como ejemplo un documento fotográfico, el meta-
dato con la fecha de captura acompañará de por vida a la imagen, mientras que
el software de la cámara tenga sincronizado el reloj. De esta forma, siempre
podremos saber en qué momento se realizó la instantánea.
• Metadatos heredables o deducibles. En el caso que hemos indicado de un
documento fotográfico, el metadato de autor es un buen ejemplo. Puedo progra-
mar la cámara para que se haga constar el nombre y apellidos del dueño en
cada una de las fotografías que se realicen con una máquina. Estos metadatos
heredables son fáciles de automatizar y van a ser muy importantes en la gestión
de documentos electrónicos. Este es el caso de los metadatos relativos al ac-
ceso o la calificación.
• Metadatos manuales. No todos los metadatos se pueden automatizar. En el
ejemplo de una fotografía, aunque una cámara con GPS pueda hacer constar la
georreferencia del lugar en el que se tomó la imagen, es imposible que la má-
quina averigüe el motivo fotografiado. Por tanto, es necesario que se incluya, de
forma manual el título de la fotografía, por ejemplo: fachada de la catedral de
Santiago. Lo mismo ocurre si queremos introducir otras características de la obra
fotografiada como el estilo arquitectónico (barroco), o el arquitecto que la diseña
(Fernando de Casas Novoa). La información contenida en los metadatos ma-
nuales nos servirá en las búsquedas y consultas para recuperar y administrar la
información.
13. Desde el punto de vista técnico, el tercer bloque de metadatos es el más difícil de imple-
mentar, lo que ha motivado en un primer momento su rechazo por su discrecionalidad.
De hecho, no existe ningún metadato de cumplimentación manual y texto libre en las
Normas Técnicas de Interoperabilidad (en su primera versión). El metadato más impor-
tante por su riqueza descriptiva es el eEMGDE3.1-Nombre natural, que es equivalente al
campo título de la Norma Internacional de descripción archivística ISAD (G), en la que es
considerado obligatorio. Este metadato ha sido tradicionalmente el pilar fundamental para
la recuperación de información en los archivos, y por tanto debe ser tenido muy en cuenta
en la administración electrónica. Por ese motivo le dedicamos un apartado de esta guía.

3. OBJETIVO Y ALCANCE DE LA GUÍA
14. Dada la importancia de los metadatos dentro de la política de gestión de documentos
electrónicos del Ministerio y para la administración electrónica en general, esta guía se
configura como un documento de recomendaciones para implementar de forma correcta
los metadatos que describen y gestionan los documentos.
15. Como objetivos para mejorar y normalizar la información que se implementa en los me-
tadatos se proponen los siguientes puntos:
• Establecer de antemano los metadatos mínimos definidos en las NTI y la PGD-
e que deben implementarse en los tres niveles de descripción (de la entidad
documento): serie documental, expediente electrónico y documento electrónico.
Entre estos metadatos deben incluirse eEMGDE3.1-Nombre natural para serie,
expediente y documento y eEMGDE4.1-Fecha fin para expediente.
• Estudiar cada procedimiento o serie documental y definir los metadatos comple-
mentarios que tendrán que cumplimentarse en estos tres niveles de descripción:
serie documental, expediente electrónico y documento electrónico.
• Contar con aplicaciones de tramitación para cumplimentar correctamente de
forma automática la mayor parte de los metadatos.
• Esbozar unos criterios mínimos para la cumplimentación del metadato
eEMGDE3.1-Nombre natural, que generalmente requerirá de una descripción de
carácter manual. Será necesario el estudio de la serie documental o procedi-
miento para definir las cualidades que deberán aplicarse.
• Definir los criterios para la elaboración de listados de materias y tesauros, cuyos
términos serán aplicados en los metadatos de descripción, tanto para serie do-
cumental como para expedientes y documentos.

4. ÁMBITO DE APLICACIÓN Y DESTINATARIOS
16. La Guía de aplicación sobre descripción tendrá su ámbito de aplicación en los servicios
centrales y periféricos del Ministerio de Hacienda y del Ministerio de Política Territorial y
Función Pública. También será de aplicación en las entidades u organismos dependientes
o vinculados al Ministerio que así lo deseen.

5. LAS NORMAS TÉCNICAS DE INTEROPERABILIDAD Y
EL ESQUEMA DE METADATOS
5.1. Las NTI de documento electrónico, expediente electrónico y

Política de gestión de documentos electrónicos
17. El Esquema Nacional de Interoperabilidad ha supuesto un verdadero paso adelante en la

normalización de la administración electrónica española. Aprobado por Real Decreto
4/2010, de 8 de enero, de él emanan las diferentes normas técnicas de interoperabilidad
(en adelante NTI). De especial interés para nosotros son la NTI de documento electrónico
y la NTI de expediente electrónico, aprobadas en sendas resoluciones de 19 de julio de
2011.
18. La NTI de documento electrónico nos indica cuáles son los metadatos obligatorios de los
documentos electrónicos, así como la estructura XML que han tener estos a la hora de
su intercambio. La NTI de expediente electrónico establece que los expedientes deben
incluir un índice de los documentos que contiene. Este índice tiene que estar firmado, con
lo que se garantiza la autenticidad e integridad del expediente y de sus documentos.
También se establecen los metadatos obligatorios del expediente y la estructura XML de
intercambio.
19. Es necesario resaltar la importancia del metadato clasificación, que incluye el código del
procedimiento o serie documental a la que pertenece el expediente. Preferentemente ha
de utilizarse el código que el procedimiento tiene en el Sistema de Información Adminis-
trativa (SIA). Por tanto, antes de generar expedientes, tendríamos que dar de alta la serie
documental en SIA, para conocer el valor del metadato clasificación que deben llevar los
expedientes de ese procedimiento. Este código permite clasificar los expedientes de
forma automatizada en el archivo electrónico, con lo que se facilita un tratamiento de
conservación, seguridad y acceso homogéneo para todos ellos.
20. También es de gran importancia la NTI de PGD-e, aprobada por resolución de 28 de junio
de 2012, que establece la estructura y directrices que han de tener las políticas de gestión
de documentos electrónicos que aprueben los diferentes organismos. En este sentido, la
primera PGD-e de la Administración General del Estado es la del Ministerio de Hacienda
y Administraciones Públicas, elaborada en los años 2013-2014, ha contado con la parti-
cipación de los principales órganos del Ministerio, así como del Ministerio de la Presiden-
cia y de la Subdirección General de los Archivos Estatales del Ministerio de Educación,
Cultura y Deportes. Su carácter consensuado, especialmente en lo referente a los meta-
datos, le ha conferido un carácter dogmático, por lo que otras políticas españolas la han
tomado como referente.

5.2. El perfil de aplicación del Ministerio de Hacienda
21. Uno de los principales logros de la PGD-e del MINHAP fue la definición del perfil de apli-
cación de metadatos, es decir, un conjunto de metadatos seleccionados entre el listado
que recoge el Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico
(eEMGDE), consensuado entre el Estado, las comunidades autónomas, la Federación
Española de Municipios y Provincias y las Universidades. En este perfil, tan debatido y
consensuado en las catorce reuniones que se tuvieron para elaborar la política, se esta-
blecieron tres bloques de metadatos:
• El primero era un mapeo entre los metadatos del eEMGDE y los que se han
establecido como obligatorios en las NTI de documento electrónico y expediente
electrónico1.
• El segundo bloque fue el más debatido, pues se trataba de elegir cuáles eran
los metadatos precisos para la gestión documental en un archivo. En este bloque
se incluyeron metadatos de clasificación, calificación, seguridad, y acceso, uso
y reutilización, además del metadato de fecha fin.
• El tercer bloque está formado por otros metadatos recomendados, dentro del
eEMGDE, en base a que tienen una especial relevancia para la gestión docu-
mental. En este bloque se incluyen los metadatos relacionados con el registro,
la trazabilidad o el nombre natural, equivalente al título del expediente.
22. Este perfil de aplicación ha servido de modelo a otras políticas que han surgido después
como la del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, el Ministerio de Defensa, la Co-
munidad de Andalucía o la de entidades locales.
23. No obstante, la redacción de una PGD-e es meramente un planteamiento teórico. Al poco
tiempo de iniciarse los trabajos de desarrollo de la aplicación ARCHIVE, que tiene la vo-
cación de ser la aplicación de archivo electrónico de las diferentes administraciones, se
hizo evidente que los metadatos relativos a seguridad, acceso y calificación podrían defi-
nirse a nivel de serie documental, heredando los expedientes los valores en el momento
del ingreso. Se entiende que los expedientes que forman parte de la misma serie docu-
mental tienen unas características similares.
24. En los trabajos de desarrollo de ARCHIVE se verificó que sería suficiente con que las
unidades productoras cumplimentasen los metadatos obligatorios definidos en las NTI de
documento y expediente electrónico así como los complementarios eEMGDE4.2-Fecha
fin del expediente, que permite automatizar toda una serie de tareas, y eEMGDE3.1-Nom-
bre natural, que si bien, en un principio había quedado relegado al tercer bloque en el
perfil de aplicación, es innegable que es fundamental a la hora de realizar búsquedas y
poder recuperar información de una forma ágil y rápida..
25. En el modelo planteado, cada expediente hereda los metadatos de calificación, seguridad
y acceso en el momento de cambio de responsabilidad de la custodia. Eso no impide que
los organismos que lo precisen puedan cumplimentar estos metadatos con anterioridad
al ingreso en el archivo, desde el mismo momento de creación de los documentos. En
1
De hecho, se propuso una revisión del eEMGDE para que estuvieran presentes todos los metadatos obligatorios de las NTI de
documento electrónico y expediente electrónico. Estos metadatos faltaban porque, en un principio, el eEMGDE solo contemplaba
un entorno multi-entidad. La nueva versión reconoce que muchas organizaciones articulan su gestión de documentos alrededor
de la noción de documento, y se hace cargo de esta realidad, por ello se facilita su implementación mono-entidad.

este sentido, cualquier metadato del eEMGDE puede incorporarse al expediente electró-
nico y agregarse al paquete de transferencia (SIP), como veremos más adelante.
26. El anexo 11 de la segunda versión de la PGD-e del Ministerio de Hacienda y Administra-
ciones Públicas, publicada en el año 2016, llega un poco más allá que las NTI de docu-
mento y expediente electrónico, y resuelve la forma de integrar en el paquete de transfe-
rencia (SIP) los metadatos complementarios, tanto eEMGDE3.1-Nombre natural y
eEMGDE4.2-Fecha fin, como todos aquellos que las unidades consideren necesarios
para la gestión de sus documentos y expedientes electrónicos. Este anexo 11 se incor-
pora actualizado a la presente Política de gestión de documentos electrónicos como
anexo 4.
27. El modelo está definido y ahora es necesario normalizar y adecuar al ENI todas las apli-
caciones de gestión. Si no lo hacemos va a resultar muy difícil ingresar los expedientes
en el archivo electrónico y asegurar su conservación.
28. Para garantizar que los expedientes tengan la estructura concreta que determina el ENI,
lo recomendable es que contemos con una aplicación de tramitación completa que esté
integrada con INSIDE, herramienta para la conformación de documentos y expedientes
ENI desarrollada por la Secretaría General de Administración Digital. También es posible
utilizar INSIDE para conformar los documentos y expedientes de forma manual, aunque
es un proceso mucho más lento y limitado, solo recomendable para series poco volumi-
nosas.
29. Es este sentido, se hace necesario el empleo de estructuras bien definidas, como las que
utiliza INSIDE, que llega mucho más allá de lo que concreta el ENI y sus normas. Esta
estructura del paquete SIP, realizada a través de INSIDE y reflejada en el anexo 4 de la
PGD-e, es sin duda clave para que podamos conseguir una administración plenamente
interoperable. De hecho, el Comité Sectorial de Administración Electrónica ha entendido
que se deben definir las estructuras de intercambio y la integración de la firma al detalle
para evitar problemas en el futuro.
30. En este punto, debemos comentar que, aunque INSIDE puede ayudar a estructurar los
documentos y expedientes conformándolos según los XML definidos en las NTI, no es
sencillo para las aplicaciones existentes disponer de los valores de los metadatos míni-
mos obligatorios de forma automática para posteriormente poder integrarse con INSIDE.
Esto sin duda requerirá algún esfuerzo económico y humano. Sin embargo, está claro
que debemos avanzar hacia la interoperabilidad completa de nuestras administraciones,
y para lograrlo, la integración con INSIDE es un paso necesario.

6. METADATOS NECESARIOS PARA LA GESTIÓN DOCU-
MENTAL
31. En las NTI y la PGD-e se establece el uso de los metadatos mínimos obligatorios, los
necesarios para la gestión documental y los recomendados dentro del eEMGDE. Si-
guiendo las directrices acordadas, para hacer más comprensible su implementación, va-
mos a analizar los metadatos en los distintos niveles de descripción: serie documental,
expediente y documento. Comenzamos por la serie documental, puesto que para que el
sistema funcione correctamente, lo primero que se debe hacer es darla de alta en el Sis-
tema de Información Administrativa.
32. Una vez creada la serie se podrán generar expedientes electrónicos, que llevarán el có-
digo SIA en el metadato clasificación, y documentos electrónicos.
6.1. Metadatos mínimos para describir la serie documental
33. Si los documentos forman parte de expedientes, los expedientes se agrupan en series
documentales, como resultado de una función y competencia de la administración pública
que se repite a lo largo del tiempo. Por ese motivo, lo primero que tenemos que hacer es
dar de alta al procedimiento o serie documental en la aplicación del Sistema de Informa-
ción Administrativa (SIA). Una vez conseguido el código SIA, éste se incorporará en el
metadato eEMGDE-2.1 Secuencia de Identificador de la serie documental, lo que ser-
virá para clasificar a los expedientes en el archivo electrónico.
34. Otro metadato necesario es eEMGDE1.Categoría, en el que utilizaremos siempre el valor
“serie” 2.
35. El metadato eEMGDE22.2-Denominación de clase, se cumplimentará de forma auto-

mática en la aplicación Archive cuando la serie documental se clasifique en la función
correspondiente dentro del cuadro de clasificación.
36. El metadato eEMGDE22.1-Código de clasificación se cumplimenta de forma automá-
tica con el código del cuadro de clasificación una vez que la serie documental se integre
en la función de la que depende.
37. Por otro lado, a nivel de serie documental es necesario definir el metadato eEMGDE3.1-
Nombre natural, en el que indicaremos el título del procedimiento. Es conveniente, en lo
relativo a series comunes de diferentes organismos que se otorgue a este metadato un
valor con la misma denominación.
6.2. Metadatos de la serie documental heredables a los expedientes
38. Se trata de metadatos heredables, que se implementan a nivel de serie documental,

cuando ésta es dada de alta en SIA o en la aplicación de archivo electrónico, y que se
transmiten a los expedientes en el momento del ingreso en el Archivo.
2
Se aplica a todas las entidades. Se utiliza para que las búsquedas se restrinjan a categorías particulares de entidades. Ejemplos
para entidad documento serían: documento, serie, grupo de fondos; para agente: persona, órgano, dispositivo; para actividad: fun-
ción, acción; para regulación: normativa, procedimiento; y para relación: relación de procedencia, evento de gestión de documentos.

39. Uno de los mayores logros de la PGD-e del Ministerio de Hacienda y Administraciones
Públicas es el haber conseguido un perfil de aplicación de metadatos consensuado. Den-
tro del esquema de metadatos para la gestión del documento electrónico (e-EMGDE), se
seleccionaron aquellos que se consideraban imprescindibles para la gestión de los expe-
dientes en el archivo electrónico. De esta forma, además de los metadatos obligatorios
contemplados en las NTI de documento y expediente electrónico, se estableció un nuevo
bloque de metadatos que sería necesario a la hora de transferir los expedientes al archivo.
En este bloque entrarían nombre natural y fecha fin, como ya hemos comentado, que son
unívocos para cada uno de los expedientes, por lo que deben cumplimentarse durante la
tramitación del procedimiento.
40. Caso contrario ocurre con los metadatos de acceso, seguridad y calificación, que no
serían necesarios para la remisión al archivo, ya que todos los expedientes que pertenez-
can al mismo procedimiento van a tener los mismos valores en estos metadatos, por lo
que los podrían heredar de la serie documental a la que pertenecen. De hecho, estos
valores se determinan en los estudios de identificación y valoración de series documen-
tales que se elevan a la correspondiente comisión calificadora. Estos valores se estipulan
en el dictamen de la comisión calificadora y tendría que cumplimentarlos el archivo
cuando éste diese de alta la serie documental, bien en SIA o en la propia aplicación de
archivo.
41. Los metadatos, elementos y subelementos heredables desde la serie documental a los
expedientes son los siguientes:
• eEMGDE8-Seguridad
 eEMGDE8.4-Sensibilidad datos de carácter personal 3
 eEMGDE8.6-Nivel de confidencialidad de la información
• eEMGDE9-Derechos de acceso, uso y reutilización

 eEMGDE9.1-Tipo de acceso
 eEMGDE9.2-Código de la causa de limitación
 eEMGDE9.3-Causa legal/normativa de limitación
 eEMGDE9.4-Condiciones de reutilización
• eEMGDE13-Calificación
 eEMGDE13.1-Valoración
• eEMGDE13.1.1-Valor primario
o eEMGDE13.1.1.1-Tipo de valor
o eEMGDE13.1.1.2-Plazo
• eEMGDE13.1.2-Valor secundario
3
Opcional. Se ha propuesto su eliminación del eEMGDE, ya que la necesidad de protección de datos personales se contempla
en el elemento de metadato eEMGDE9.2. indicando la letra m.

 eEMGDE13.2-Dictamen
• eEMGDE13.2.1-Tipo de dictamen
• eEMGDE13.2.2-Acción dictaminada
• eEMGDE13.2.3-Plazo de ejecución de la acción dictami-
nada
 eEMGDE13.3-Transferencia
• eEMGDE13.3.1-Fase de archivo
• eEMGDE13.3.2-Plazo de transferencia
 eEMGDE13.4-Documento esencial
42. En la siguiente tabla se indica su descripción y sus posibles valores:
ESQUEMA DE
METADATO DESCRIPCIÓN
VALORES
eEMGDE8.4−Sensibili-
Término normalizado de acuerdo con los niveles de cla-
dad datos de carácter Básico, Medio, Alto
sificación de la Ley Orgánica 15/1999, LOPD
personal
eEMGDE8.6−Nivel de Evaluación, en cuanto al nivel de dimensión de seguri-
confidencialidad de la in- dad “confidencialidad”, de la información recogida en un Bajo, Medio, Alto.
formación documento, de acuerdo con el ENS
Se usa para proporcionar información acerca de la califi-
eEMGDE9.1–Tipo de ac-
cación del documento respecto al acceso por razón dife- Libre / Limitado
ceso
rente de la protección de datos personales.
Asignar el código que establece el artículo 14.1 de la
eEMGDE9.2–Código A, B, C, D, E, F, G, H, I,
Ley 19/2013, de transparencia y acceso a la información
causa limitación J, K, L, M.
pública y buen gobierno 4.
eEMGDE9.3–Causa le-
Referencia a la ley o norma específica que afecta al docu-
gal/normativa de limita- Texto libre
mento o expediente en cuanto a su régimen de acceso.
ción
eEMGDE9.4–Condicio- Indica bajo qué condiciones un documento, expediente
Texto libre
nes de reutilización o serie de libre acceso, son reutilizables.
eEMGDE13.1.1.1−Tipo Identificación de los diferentes valores primarios que po- Administrativo, Fiscal,
de valor seen los documentos, expedientes y series. Jurídico, Otros.
Determinación del plazo de prescripción de los valores
Introducir un valor nu-
eEMGDE13.1.1.2−Plazo primarios de los documentos, expedientes y series do-
mérico relativo a años
cumentales
eEMGDE13.1.2–Valor Determinación la existencia de valores secundarios en Si, No, Sin cobertura
secundario los documentos de calificación
Conservación perma-
Tipo de decisión emitida por la autoridad calificadora
eEMGDE13.2.1−Tipo de nente, Eliminación par-
que debe aplicarse sobre los documentos a lo largo de
dictamen cial, Eliminación total,
su ciclo de vida y una vez realizada su valoración.
Pendiente de dictamen.
eEMGDE13.2.2−Acción Acción concreta que se aplica al documento en base al Numero de dictamen y
dictaminada dictamen adoptado por una autoridad calificadora. muestreo
4
La seguridad nacional, la defensa, las relaciones exteriores, la seguridad pública, la prevención, investigación y sanción de los
ilícitos penales, administrativos o disciplinarios, la igualdad de las partes en los procesos judiciales y la tutela judicial efectiva, las
funciones administrativas de vigilancia, inspección y control, los intereses económicos y comerciales, la política económica y
monetaria, el secreto profesional y la propiedad intelectual e industrial, la garantía de la confidencialidad o el secreto requerido
en procesos de toma de decisión, la protección del medio ambiente, otros.

ESQUEMA DE
METADATO DESCRIPCIÓN
VALORES
eEMGDE13.2.3–Plazo Plazo en el que se tiene que ejecutar la acción concreta
Introducir un valor nu-
de ejecución de la ac- que se aplica al documento y que figura en el sub-ele-
mérico relativo a años
ción dictaminada mento eEMGDE13.2.2 – Acción dictaminada.
Indicación de la fase de archivo correspondiente al mo- Archivo Central, Archivo
eEMGDE13.3.1–Fase de
mento del ciclo de vida del documento que se Trans- Intermedio, Archivo Histó-
archivo
fiere. rico
Plazo de tiempo en que se traspasa la custodia de las
eEMGDE13.3.2–Plazo diferentes fracciones de series documentales, en cum- Introducir un valor nu-
de transferencia plimiento del calendario de conservación resultante del mérico relativo a años
proceso de valoración documental.
Calificación de un documento como esencial para el
desarrollo de las actividades de la organización y que,
eEMGDE13.4–Docu-
por ello, debe ser objeto de medidas especiales de pro- Si, NO
mento esencial
tección, que incluyen su duplicado y almacenamiento en
un repositorio diferente.
6.3. Los metadatos del expediente electrónico determinados en la

PGD-e.
43. El expediente está formado por los documentos electrónicos, un índice electrónico que tiene
que estar firmado y unos metadatos. La NTI también define la estructura XML del expediente
electrónico. En esta estructura se deben incluir la fecha de generación del índice electrónico,
unos metadatos mínimos obligatorios, y para cada uno de los documentos que forman parte
del expediente: el identificador, la huella, que está compuesta por unos algoritmos que garan-
tizan la integridad del documento, la función resumen utilizada para hallar la huella, la fecha
de incorporación al expediente y el orden que ocupa el documento dentro del expediente.
44. Con la firma del índice garantizamos la autenticidad e integridad del expediente y de cada
uno de sus documentos. Cualquier modificación en la estructura rompería su integridad y ya
no podríamos garantizar su autenticidad.
45. De los metadatos que define la NTI como obligatorios el primero es versión NTI, que siempre
tiene el mismo valor: http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/expediente-e y
que equivale a la versión 1.0 de la norma técnica.
46. El metadato ‘identificador’ tiene una estructura similar a la que hemos visto anteriormente
en el documento electrónico, con la diferencia de que es obligatorio que se incluya la expre-
sión EXP, para que se distinga que es un expediente: ES <ÓRGANO><AAAA> EXP <ID
especifico>.
47. En el metadato ‘órgano’ se incluye el código DIR3 del órgano que tramita el expediente. Se
entiende que una unidad siempre utilizaría el mismo código en todos los expedientes que
tramite, por lo tanto, es automatizable. Se recomienda que la captura del código DIR3 del
órgano se realice de la siguiente forma:
• Para expedientes vivos en el momento de su apertura.
• Para expedientes cerrados, el código DIR3 que se tuviera en la fecha de fin del
expediente (es el órgano que finalizó la tramitación del expediente, independiente-
mente de si la competencia fue pasando de un órgano a otro).

48. Otro metadato es el de ‘fecha de inicio del expediente’. Si los documentos tienen una
sola fecha, la de captura, los expedientes tienen dos, la fecha de inicio, que es obligatoria,
y la fecha de finalización, de la que luego hablaremos. La estructura del metadato es
similar a la que hemos visto en fecha de captura: AAAAMMDD T HH: MM:SS.
49. El metadato ‘clasificación’ es muy importante. Aquí utilizamos el código del Sistema de
Información Administrativa (SIA). A través de este código, los expedientes se clasifican
de forma automática en su correspondiente procedimiento o serie documental dentro del
Archivo electrónico.
50. El metadato ‘Estado’ solamente tiene tres posibles valores, abierto, cerrado o índice para
remisión cerrado. Solamente podrán ingresar en el archivo electrónico los expedientes
finalizados.
51. El metadato ‘interesado’ es de especial trascendencia, ya que aquí se incluyen los DNI
de los ciudadanos o los códigos DIR3 de los órganos que son interesados en el expe-
diente. Este metadato permite, en algunos casos, que cada ciudadano pueda visualizar
sus expedientes en su carpeta ciudadana.
52. El metadato ‘tipo de firma’, automatizable, indica el tipo de firma utilizado para firmar el
índice del expediente. De la misma forma que ocurría con el documento electrónico, en
el caso de que se utilice el CSV, habría que cumplimentar dos metadatos más: el valor
del CSV y la regulación del mismo.
53. Todos estos metadatos podrían ser automatizables si la aplicación de tramitación está
bien diseñada, incluido el metadato interesado, que se implementaría a partir de la firma
con el certificado electrónico.
54. Además de los obligatorios que indica la NTI, existen otros metadatos de vital importancia
que es obligatorio cumplimentar: nos referimos a los metadatos eEMGDE3.1-Nombre
natural, que es equivalente a título del expediente, que nos permitirá recuperar el expe-
diente en las consultas, y eEMGDE4.2-Fecha fin del expediente, que permitirá después
automatizar una serie de tareas en el Archivo electrónico.
55. Estos dos metadatos son adicionales, no se contemplan en el ENI como obligatorios, pero
diferentes políticas de gestión de documentos electrónicos sí los consideran necesarios
a la hora de transferir al Archivo. Lo recomendable es que se cumplimenten desde la
misma generación del expediente.
56. El metadato eEMGDE3.1-Nombre natural a nivel de expediente puede ser de cumpli-
mentación automatizada o manual. Por ello se deben establecer unos criterios de des-
cripción homogéneos para cada serie documental como ayuda a la cumplimentación de
este dato, tanto si el expediente se forma manualmente o de forma automatizada a través
de una aplicación. Además, se debe permitir la modificación de este metadato en mo-
mentos posteriores a la creación del expediente. Como norma general se debe incluir el
asunto del expediente, lo que permitirá identificarlo.
57. Para describir el nombre y apellidos o la persona jurídica de los interesados se debe
utilizar el Esquema de metadatos comunes para documento electrónico (eEMC). Es
importante que se identifique claramente a los interesados del expediente, aunque ya
conste el NIF o NIE en el metadato Interesado. En este sentido, para personas físicas se
utilizarían al menos los metadatos eEMC_Interesado_PF_Nombre, eEMC_Intere-
sado_PF_Apellido1 y eEMC_Interesado_PF_Apellido2, y para personas jurídicas
eEMC_Interesado_PJ_NombreCompleto.

58. Para describir la localización geográfica se puede utilizar el metadato eEMGDE12.1.-Tér-
mino punto de acceso.
59. En el caso de que no se utilicen metadatos específicos para ello (no es recomendable),
se pueden incluir en el metadato eEMGDE3.1-Nombre natural el nombre y apellidos de
la persona o personas físicas o jurídicas a las que afecta el expediente, así como el asunto
y el lugar geográfico del mismo. Esto será habitual en los expedientes de transición al ENI
y en algunas series documentales.
60. Los criterios de descripción en el metadato eEMGDE3.1-Nombre natural deben ser esta-
blecidos previamente, dependiendo del procedimiento administrativo o serie documental,
buscando un tratamiento homogéneo para todos los expedientes del mismo procedi-
miento, pero permitiendo descripciones lo suficientemente claras para poder diferenciar
expedientes dentro del mismo procedimiento y titular. Lo habitual es que se incluya en
esta información un título que permita recuperar la información en búsquedas.
61. Los primeros metadatos que se tienen que implementar cuando se diseña un procedimiento
en una aplicación de tramitación son ‘clasificación’, que se corresponde con el código de
procedimiento en el Sistema de Información Administrativa (SIA), y ‘órgano’, que se obtiene
del Directorio común de unidades orgánicas y oficinas (DIR3). En principio el código SIA será
más estable, mientras que el código DIR3 variará cuando se produzca una remodelación
ministerial, aunque se tendría que tender hacia la mayor estabilidad posible.
62. En el caso del metadato ‘clasificación’, se necesita un código SIA para cada procedi-
miento o serie documental. No se debe otorgar un código a un trámite concreto o a una
parte de un procedimiento.
63. En el caso del metadato ‘órgano’, debemos conocer cuál es el código DIR3 de la unidad
productora de los documentos y expedientes, que se repetirá de forma automática cada
vez que se vayan generando. Se recomienda que la captura del código DIR3 del órgano
se realice de la siguiente forma:
• Para el documento en el momento de su captura.
• Para expedientes vivos en el momento de su apertura.
• Para expedientes cerrados, el código DIR3 que se tuviera en la fecha de fin del
expediente (es el órgano que finalizó la tramitación del expediente, independien-
temente de si la competencia fue saltando de un órgano a otro).
6.4. Criterios para la utilización del metadato nombre natural a nivel

de expediente.
64. Este metadato, como norma general, debe contener el asunto del expediente como
ayuda a su identificación, aunque en algunos casos puede incorporar también otra infor-
mación complementaria. Equivale al campo título en la Norma internacional de descrip-
ción archivística ISAD (G) 5. Nombre natural es importante para la gestión documental por
las siguientes razones:
5
Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística. NEDA-MC. Modelo conceptual de descripción archivística: Enti-
dades, relaciones y atributos, Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, 2017, p. 244.

i. Muchas aplicaciones contienen un campo de cumplimentación manual en el que
se identifica el título del expediente.
ii. A la hora de mostrar los resultados en las búsquedas que van más allá de un
único expediente conviene mostrar un listado detallado que sirva al usuario para
identificar la información sin tener que abrir cada uno de los expedientes. Lo
mismo ocurre a nivel de documento dentro de un expediente.
iii. Estamos en una época de transición en la que los metadatos de negocio no
están lo suficientemente definidos, al tiempo que muchos organismos no han
desarrollado todavía los sistemas multi-entidad.
65. Los criterios para implementar el metadato nombre natural deben definirse para cada
procedimiento, tanto a nivel de expediente como de documento. Cada serie documental
tiene sus propias peculiaridades. La información puede ser más o menos compleja, pero
el objetivo debe ser siempre que la descripción se caracterice por unos rasgos homogé-
neos para los expedientes y documentos de cada procedimiento, que deben partir de una
normalización establecida a priori.
66. Como determina la Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística, este atri-
buto puede ser cumplimentado mediante una descripción libre o mediante la combinación
de datos estructurados. En el caso de cumplimentarse mediante información estructu-
rada, se pueden aplicar esquemas de valores determinados por la organización respon-
sable. Incluso, en determinados entornos archivísticos la información incluida en el nom-
bre se puede componer con datos que corresponden a otros atributos (como el tipo do-
cumental, la tradición documental, etc.) 6
Ejemplos de descripción en el metadato nombre natural.
o Remisión de Resoluciones y Acuerdos Municipales de las entidades locales a las Delegaciones,

Subdelegaciones del gobierno y Direcciones Insulares.
• Decreto de la alcaldía.
• Acta de pleno.
• Acta de la Junta Municipal.
En este ejemplo, los secretarios de ayuntamiento seleccionan si van a cargar un acta de pleno, un acta de
junta de gobierno o una resolución, y después la aplicación conforma el metadato añadiendo la entidad.
o Memorias anuales del Parque Móvil.
• Memoria de 2017.
o Convenios del Estado con las Comunidades autónomas.
• Convenio con la Generalitat de Cataluña sobre el Museo Dalí en Figueres.
En este caso se podría reducir a “Convenio sobre el Museo Dalí”, si la localidad la incluimos en un metadato
geográfico y la Generalitat en el metadato interesado.
o Consultas al Archivo Central.
• Consulta sobre los edificios del Ministerio de Hacienda en la provincia de Huesca.
• Consultas de la Cámara de Indias.
o Expedientes de licencias de obras
• Expediente de licencia de obras a instancia de Jaconsa: construcción de viviendas en la calle
Évora, 12 (tipo de nombre: Atribuido).
6
Ibídem.

o Consultas tributarias
• Pago de impuestos sobre publicidad en los clubes de fútbol.
o Contratos
• Limpieza del edificio de Monte Esquinza.
• Expediente de contratación de obras – Obras de pavimentación Avenida del Vado – Plaza Mayor.
o Expedientes de procesos selectivos de personal laboral fijo.
• Proceso selectivo del cuerpo general convocado por Resolución del 13 de febrero de 2017.
o Recursos
• Recurso sobre la reclasificación de plaza a nivel 26.
o Expedientes de proyectos de modernización administrativa.
• Modernización del sistema de información.
o El Ayuntamiento que recibe la subvención iría en el metadato interesado.
o Elaboración de disposiciones.
• Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interope-
rabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica.
Este último ejemplo es muy significativo, pues a primera vista, actualmente se sabe que el Real Decreto 4/2010
es el del ENI, pero no es suficiente describirlo con la numeración, es importante que incorporemos más infor-
mación para que el expediente sea localizado en búsquedas sobre administración electrónica o interoperabilidad
dentro de 10, 100 o más años.
6.5. Metadatos mínimos del documento electrónico establecidos en

la PGD-e
67. Los metadatos mínimos del documento electrónico se definen en su correspondiente NTI.
En primer lugar, tenemos el metadato versión NTI, que es automatizable, ya que siempre
tiene el mismo valor: http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/documento-e,
que hace referencia a la versión 1 de la Norma técnica de documento electrónico. En la
actualidad, se está trabajando en una nueva versión.
68. El metadato ‘identificador’ tiene una cadena de caracteres definida: ES_ <Ór-
gano>_<AAAA>_<ID específico>. El código del órgano que ha emitido o capturado el
documento es el recogido en el Directorio común de unidades orgánicas y oficinas (DIR3).
Para la parte específica se recomienda el acrónimo del órgano que emite el documento y
una secuencia numérica que haría referencia a la cantidad de documentos emitidos. Se
entiende que no pueden existir dos documentos con el mismo identificador. Por ejemplo,
ES_E07040246_2018_SGIDP00000001
69. El metadato ‘órgano’ contiene el código del órgano que emite el documento. Este código,
como hemos visto en el metadato identificador, se obtiene de DIR3, al que podemos ac-
ceder desde el Punto de acceso general en internet. Normalmente, el código que utilice-
mos dentro del identificador y en el metadato órgano será el mismo. Se utilizará el código
DIR3 del órgano en el momento de su captura.
70. El metadato ‘fecha de captura’ tiene la siguiente cadena de caracteres AAAAMMDDT
HH: MM:SS, en los que se indican el año, mes, día, t de tiempo, horas, minutos y segun-
dos, siguiendo lo establecido en la Norma ISO 8601.
71. El metadato ‘origen’ tiene dos posibles valores: 0, si el que produce el documento es un
ciudadano, y 1, si es la administración quien emite el documento.

72. El metadato ‘estado’ de elaboración indica la naturaleza del documento, si es un original,
una copia electrónica auténtica de documento en papel, una copia electrónica auténtica
de documento electrónico: una copia parcial auténtica. En el caso de que no tuviésemos
garantías de que la copia se hubiese realizado de un original o de una copia auténtica,
tendríamos que indicar el valor de otros. La selección del metadato es manual en las
oficinas de registro.
73. El metadato ‘nombre del formato’ indica el formato lógico del fichero de contenido, por
ejemplo PDF, JPEG, etc. Se trata de un metadato automatizable, ya que la aplicación de
gestión reconoce el fichero. El formato utilizado debe estar reconocido en la Norma Téc-
nica de Interoperabilidad de catálogo de estándares, para lo cual véase en la misma la
columna 'nombre común'.
74. El metadato ‘tipo documental’ indica el carácter diplomático del documento, si es un
acuerdo, un acta, una resolución, un acuse de recibo, etc. Si el tipo documental no se
corresponde con los que aparecen en la norma habría que utilizar el valor de otros.
75. El metadato ‘tipo de firma’ es automatizable, y en él se indica el tipo de firma utilizado.
En el caso de utilizarse el código seguro de verificación (CSV) habría que cumplimentar
dos metadatos más: el valor del CSV y la regulación del CSV, que es la referencia al
diario oficial o boletín en el que se regula su generación.
76. Prácticamente todos los metadatos son automatizables, puesto que las aplicaciones re-
conocen el formato del documento y el tipo de firma, al tiempo que generan la secuencia
del identificador, cumplimentan el código de órgano y la fecha de captura, e incluso el tipo
documental cuando se haya diseñado un tramitador completo para el procedimiento.
77. Más dificultades entraña para el funcionario la cumplimentación del metadato ‘estado de
elaboración’, en la que habrá que decidir si estamos hablando de un original, una copia
auténtica o una copia simple, para la que utilizaríamos el valor de otros.
78. Por otro lado, también se ha determinado como obligatorio en la PGD-e el metadato
eEMGDE3.1-Nombre natural. Es muy importante este metadato por dos razones, pri-
mero porque el metadato tipo documental no incluye una relación de valores extensa, lo
que puede generar confusiones; y en segundo lugar, porque si no se cumplimenta, es
posible que en el Archivo electrónico necesitemos abrir los diferentes documentos de un
expediente para localizar el que buscamos. A diferencia de lo que veremos en los expe-
dientes, el metadato nombre natural se puede automatizar a nivel de documento, dise-
ñando su cumplimentación en la aplicación de tramitación. No obstante, en algunas oca-
siones, será necesaria la acción manual, por ejemplo, cuando un expediente contenga
diferentes solicitudes, lo que obligaría a identificar a los solicitantes. Está claro, que las
necesidades de descripción de los documentos varían dependiendo de la serie documen-
tal con la que estemos trabajando. No es lo mismo un expediente de acción social, donde
cada solicitud podría incluir el nombre y apellidos del solicitante, que una solicitud de
licencia de obra, en la que sería suficiente con que el nombre y apellidos del solicitante
constara a nivel de expediente y no en la solicitud.

7. METADATOS RECOMENDADOS EN LA PGD-E
7.1. Metadatos de registro

79. Lo ideal a la hora de iniciar un procedimiento es presentar la solicitud en la sede electró-
nica del organismo correspondiente, seleccionando directamente el procedimiento que
queremos abrir. Iniciando el procedimiento en el lugar adecuado de la sede electrónica,
el documento se captura y se registra al mismo tiempo. Es fundamental que la aplicación
de tramitación esté integrada con el Registro.
80. Para el registro se utilizará el metadato eEMGDE29 – Asiento registral, que es opcional
y consta de los siguientes elementos:
• eEMGDE29.1-Tipo de asiento registral.
• eEMGDE29.2-Código de la oficina de registro.
• eEMGDE29.3-Fecha del asiento registral.
• eEMGDE29.4-Número de asiento registral.
81. En el caso de la aplicación de archivo electrónico Archive, estos metadatos se utilizan
también para hacer contar la entrada del expediente en el centro de archivo. Estos meta-
datos son automatizables.
7.2. Metadatos de trazabilidad

82. Los metadatos de trazabilidad son necesarios para garantizar la integridad, autenticidad,
fiabilidad y disponibilidad de los documentos. Se trata de metadatos complementarios, no
es obligatorio su uso, pero sí recomendable. En la aplicación Archive, dentro del metadato
21-Trazabilidad, se utilizan de forma automática las siguientes subelementos del ele-
mento de metadato eEMGDE21.1-Acción:
• eEMGDE21.1.1- Descripción Acción. Tipo de acción realizada sobre una de-
terminada entidad en un momento determinado del tiempo.
• eEMGDE21.1.2-Fecha de la acción.
• eEMGDE21.3-Usuario de la acción.
• eEMGDE21.4-Descripción. Puede utilizarse si el usuario quiere introducir con-
sideraciones adicionales para explicar o justificar la acción llevada a cabo.

7.3. Metadatos de negocio
83. Además de los metadatos del eEMGDE, el anexo 4 de la Política de Gestión de docu-
mentos electrónicos del MINHAP permite la integración de metadatos de negocio aporta-
dos por las diferentes unidades. Estos metadatos pueden ser muy útiles para la automa-
tización de la administración. Por ejemplo, conocer el sentido de la resolución de un ex-
pediente, si es afirmativa o negativa, puede permitir la automatización de la tramitación
de un procedimiento paralelo.
84. Estos metadatos son fundamentales en la reingeniería de procedimientos, estableciendo
una estrategia con dos perspectivas: la de planificación y la de control, ambas absoluta-
mente imprescindibles para garantizar la eficiencia en las funciones de gobierno de los
datos y, por tanto, la adecuada gestión de la información.
85. Entre las actividades de planificación que deben considerarse en toda puesta en marcha
de este tipo se encuentran:
• Identificación de las necesidades de datos de la organización y de los responsa-
bles de los datos, que deberán ser designados.
• Desarrollo de la estrategia de datos y su mantenimiento y de las políticas de
datos, estándares y procedimientos.
• Revisión de la arquitectura de datos y estimación del valor de los activos de
datos, junto con su coste asociado.
86. En cuanto a la fase de control de la gestión de los datos asociada al Data Governance,
podría resumirse en:
• Comunicación de las políticas de datos y del valor de los activos de datos, que
deberá fomentarse siempre que sea posible.
• Coordinación de las actividades de gobierno de datos, para canalizar el desem-
peño y aunar visiones.

8. USO DE DESCRIPTORES
8.1. Metadatos descriptivos

87. Un descriptor es una palabra clave que define el contenido de un documento y permite
localizarlo en un archivo. El descriptor puede hacer referencia a la materia o localización
geográfica del texto en cuestión. Las búsquedas por materia y por palabra clave son las
más significativas. La búsqueda por palabras clave es válida no sólo para las materias
sino también para los autores y los títulos.
88. El uso de descriptores implica necesariamente el uso de tesauros, puesto que un des-
criptor es por definición un término de índice para un tesauro y sólo puede entenderse
dentro del contexto de éste 7.
89. Por otro lado, también son recomendables los metadatos que utilizan palabras clave para
facilitar la recuperación de la información. En Archive se ha previsto su implementación a
nivel de serie documental de forma opcional, no obstante, tendrían una mayor utilidad a
nivel de documento y expediente.
90. Su implementación requiere un nivel de esfuerzo considerable, elaborando listados de
materias y términos controlados. Los metadatos descriptivos que se han previsto para dar
de alta una serie documental de forma opcional son los siguientes:
91. eEMGDE5.Descripción. Se aplica a todas las entidades (documento, agente, actividad,
regulación y relación) y sirve para facilitar la selección de la información por parte de los
usuarios. Al mismo tiempo proporciona un contexto adicional a las entidades. Un ejemplo
para una entidad documento sería: “La serie de quintas desapareció en el año 2000 con
la supresión del servicio militar”.
92. eEMGDE12.Puntos de Acceso. Se utiliza para las entidades documento y regulación.
Sirve para facilitar la búsqueda y la recuperación. Permite que una búsqueda pueda res-
tringirse a una cierta materia o asunto, ámbito geográfico o temporal, persona, institución,
etc. Tiene los sub-elementos siguientes:
eEMGDE12.1.Término punto de acceso. Restringirse la búsqueda a una materia,
persona, lugar, tiempo, etc. Por ejemplo: Cuenca, Arquitectura, Arte, Geografía.
eEMGDE12.2.Id de punto de acceso. Es el Identificador asignado a una palabra
clave dentro de un esquema. Por ejemplo: 521.3, 72, 636 (si se estuviera usando,
por ejemplo, la clasificación decimal universal).
eEMGDE12.3.Esquema de punto de acceso. Proporciona información acerca de
los esquemas de los que se han tomado los puntos de acceso. Por ejemplo: Listado
de materias de la Biblioteca Nacional, Clasificación Decimal Universal, listado de pun-
tos de acceso en la plataforma PARES
7
Ejemplo de ello es el término Independencia: en el Tesauro de términos relativos a relaciones raciales del CINDOC, se usa en
lugar de autodeterminación dentro del marco de la política, mientras que en el Tesauro ISOC de Psicología, también del CINDOC,
el mismo término se usa en lugar de autonomía personal. Teniendo en cuenta la amplitud temática de la documentación que
utiliza y genera la UCM y la especialización de los campos a los que se refieren los tesauros, el número de éstos debería ser
considerable, así como el de los índices correspondientes, uno por cada tesauro, ya que un mismo concepto puede tener signi-
ficado y/o alcance diferente dependiendo del contexto y el enfoque de cada tesauro que lo utilice.

8.2. Encabezamientos de materia
93. Los valores que se aplican en los subelementos del metadato eEMGDE12.1.Término
punto de acceso son los relativos a los encabezamientos de materia, que sirven para
designar la temática de los documentos. Estos encabezamientos no proceden del uso
que un autor determinado hace de la terminología, sino del uso común y aceptado en la
lengua.
94. Los términos que lo componen deben ser únicos y consistentes, normalizados y no arbi-
trarios, controlados y no libres. Si existe más de una forma de designar una determinada
materia (sinónimos) se escogerá una sola de ellas y referenciar el resto como fórmulas
alternativas. Por otra parte, si un mismo término sirve para designar diferentes materias
(homonimias) deberán ser diferenciados de alguna forma.
95. Los objetivos del control de autoridades de materia son:
• Unificar puntos de acceso, estableciendo una forma autorizada y otras alternati-
vas.
• Diferenciar puntos de acceso distintos, pero iguales en la forma, como son los
homónimos.
• Establecer sistemas de referencias que permitan navegar al usuario desde for-
mas no aceptadas a formas aceptadas y viceversa, así como desde unos puntos
de acceso a otros con los que están relacionados.
• Guiar al usuario hacia clases de puntos de acceso de forma general.
• El encabezamiento principal puede ser:
o Simple: Palabras simples o sintagmas nominales.
o Compuesto: Encabezamiento de materia + Subencabezamiento.
• A su vez, se puede decir de forma general que existen diferentes clases de en-
cabezamientos principales:
o Nombres de personas, Entidades, Obras, Apellidos (se redactan siguiendo
las Reglas de Catalogación).
o Nombres geográficos.
o Materias.
96. La Declaración de Principios Internacionales de Catalogación señala que: “Los registros
de autoridad deberán documentar las formas controladas de los nombres, por lo menos,
de personas, familias, entidades corporativas y materias. Las entidades que sirven como
materias en una obra incluyen: Obra, Expresión, Manifestación, Ejemplar, Persona, Fa-
milia, Entidad Corporativa, Concepto, Objeto, Acontecimiento y Lugar”. Todas ellas se
pueden encuadrar en las diferentes clases de encabezamientos principales que citamos
anteriormente.

97. Ejemplos:
• Virgen María – Advocaciones.
• Medinaceli, Duques de.
• Naciones Unidas – Ayuda humanitaria.
• Paz de Westfalia (1648).
• Andalucía – Política cultural.
• Inmunosupresores.
• Delincuencia-Prevención
8.3. Metodología para la elaboración de tesauros
98. Para facilitar la recuperación de la información se debe elaborar un tesauro que recoja
de forma específica y sistemática los términos relacionados con los documentos del Mi-
nisterio de Hacienda. Es una operación intelectual que debe ser coordinada desde el Ar-
chivo Central, participando en su elaboración expertos en las diferentes materias, que
deben establecer en unos casos las diferentes relaciones entre términos, y en otros dar
el visto bueno a lo anteriormente organizado. La automatización a la hora de elaborar un
tesauro sólo puede aportar una ayuda para las tareas de carácter más rutinario y repeti-
tivo. La elaboración de tesauros requiere un periodo de tiempo bastante amplío.
99. Fases de la elaboración:
1. Selección de fuentes. En la elaboración de Tesauros existen dos métodos que
se utilizan de forma conjunta, existiendo siempre una normalización, aunque sea
mínima con preferencia por la forma singular, masculino, forma sustantiva, es-
critura directa. El método inductivo, parte de cierto número de términos de los
dominios considerados a través de enciclopedia, diccionarios técnicos, índices
bibliográficos, otros tesauros. El método deductivo, utiliza vocabulario proce-
dente de los documentos, por indización libre de cierto número de documentos,
mediante el recuento de la frecuencia de aparición.
2. Extracción de términos. Una vez que se han seleccionado las fuentes se pro-
cede a la extracción sistemática de los términos aparecidos en ellas. Obtenido
este vocabulario se procede a la su reducción eliminando los términos no signi-
ficativos.
3. Normalización de términos. En cuanto a la normalización en lo que se refiere
a forma gramatical, género y número de los términos, deberán seguirse las es-
pecificaciones contempladas en las normas, como puede ser la norma de la UNE
50106:1990 sobre “Directrices para el establecimiento y desarrollo de tesauros
monolingües”.
4. Determinación de grandes áreas y distribución de términos. Paralelamente
a la extracción de términos es necesario pensar en la estructura jerárquica bá-
sica del tesauro, determinando las grandes áreas temáticas o familias semánti-
cas en que más tarde se distribuirán los términos. A partir de ese momento tra-
bajar individualmente con cada familia para establecer las relaciones semánti-
cas.

5. Establecimiento de relaciones de equivalencia. Una vez realizada la agrupa-
ción de los términos por áreas temáticas, el paso siguiente debe ser identificar
los términos de igual significación o significación muy próxima dentro de las mis-
mas. Tras detectar las equivalencias semánticas deberemos proceder a elegir
uno de los términos como representativo del concepto, adjudicándole la catego-
ría de descriptor o termino principal. El término o términos equivalentes deben
ser remitidos al principal.
6. Establecimiento de la estructura jerárquica. Elegidos los descriptores se co-
menzará a construir la jerarquía con los mismos. Progresivamente se irán esta-
bleciendo los diferentes niveles jerárquicos hasta crear una estructura piramidal
donde quedarán situados todos los términos principales ocupando el nivel que
les corresponda según el grado de especificidad-generalidad de sus significados
en relación con el resto.
7. Establecimiento de relaciones asociativas y notas de aplicación. Tras crear
la estructura jerárquica, se debe establecer las relaciones de asociación entre
términos que, aun no manteniendo una vinculación jerárquica directa, tuvieran
sin embargo una relación de vecindad semántica. Finalmente, deben elaborarse
las notas de aplicación, que introducirán ciertas aclaraciones sobre el sentido de
alguno de los términos.
8. Informatización. Una vez, que hemos establecido todas conexiones entre los
términos, es necesario informatizar el resultado, para ello se utilizara un pro-
grama de creación de tesauros.
9. Revisión y edición definitiva. Una vez editados es necesario comprobar que
se adecuan bien al tema desarrollado siendo útiles para la indización de docu-
mentos.
10. Mantenimiento y actualización. Con el paso del tiempo y de su uso, se hace
necesario incluir nuevos términos en el tesauro con el fin de mantenerlo actuali-
zado y operativo.

9. DEFINICIONES Y ACRÓNIMOS
9.1. Definiciones
Gestor documental: es una aplicación software especializada en la captura, conserva-

ción y gestión de documentos electrónicos.
Tesauro: vocabulario controlado y dinámico, compuesto por Términos que tienen entre
ellos relaciones semánticas y genéricas y que se aplica a un dominio particular del cono-
cimiento (Norma ISO-2788). Así pues, lo fundamental del tesauro es, por una parte, ser
un lenguaje que utiliza herramientas conceptuales de control para eliminar las ambigüe-
dades semánticas y por otra, ser aplicable a un área específica del conocimiento e incluso
hacerlo desde un cierto ángulo en particular.
Descriptores: son los elementos de un tesauro que constituyen términos indizantes que
tienen carácter de preferentes para representar un concepto dado frente a los términos no
preferentes o no descriptores que no se utilizan en la indización, pero constituyen una
entrada alternativa desde la que se puede acceder directamente al término preferente me-
diante la instrucción USE (equivalencia). Los descriptores son unívocos, la sinonimia se
elimina mediante las relaciones de equivalencia ya mencionadas, la polisemia gracias a
las relaciones semánticas y jerárquicas y el uso se delimita mediante notas de alcance.
Encabezamientos de materia: constituyen un lenguaje documental de estructura asocia-
tiva, al igual que los tesauros, de los que se suelen distinguir al considerar que éstos son
lenguajes postcoordinados (en los que los términos, descriptores y subdivisiones, se com-
binan en el momento de la recuperación), mientras que los encabezamientos correspon-
derían a un tipo de lenguaje precoordinado (los términos se combinan en el momento de
la indización). Sin embargo, la realidad es que en casi todos los casos hay una mayor o
menor participación de ambas características.
Palabras clave: son palabras del lenguaje natural utilizadas para la indización mediante
la extracción automatizada de diversas partes de los documentos primarios o secundarios
que se indizan (título, resumen, notas, autor, etc.), frente al sistema de asignación de tér-
minos o encabezamientos por el indizador, que es el utilizado en los lenguajes controlados
y en los descriptores libres. En estos sistemas, además de eliminarse las palabras vacías
mediante listas (stop words), se incorpora algún tipo de técnica para valorar la importancia
de esas palabras en la recuperación: frecuencia de aparición, lugar en el que aparecen en
el documento, etc.
Descriptores libres: es una forma de indización intermedia entre la extracción y la asig-
nación. Son términos o expresiones elegidos por el indizador sin utilizar ningún lenguaje
documental controlado. Coinciden con las palabras clave en que no hay ninguna limitación
en el número de expresiones que se pueden utilizar para designar los conceptos y en que
estas expresiones no se extraen de ningún vocabulario preestablecido ni están normali-
zadas. Se diferencian de las palabras clave en que los términos son asignados por el
indizador mediante un proceso intelectual sin necesidad de utilizar palabras que figuren
en el documento.

9.2. Acrónimos
AGE: Administración General del Estado

eEMGDE: Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico
ENI: Esquema Nacional de Interoperabilidad
PGDe: Política de Gestión de Documentos Electrónicos
CINDOC: Centro de Información y Documentación Científica
UCM: Universidad

10. REFERENCIAS
10.1. Legislación
i. Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.
BOE-A-2015-10566
ii. Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administra-
ciones Públicas.
BOE-A-2015-10565
iii. REGLAMENTO (UE) 2016/679 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO de 27
BOE-A-2008-979
iv. Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Segu-
ridad en el ámbito de la Administración Electrónica.
BOE-A-2010-1330
v. Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Inter-
operabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica.
BOE-A-2010-1331
vi. Resolución de 28 de junio de 2012, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públi-
cas, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión
de documentos electrónicos.
BOE-A-2012-10048
vii. Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública,
por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente Electrónico.
BOE-A-2011-13170
viii. Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública,
por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico.
BOE-A-2011-13169
ix. Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública,
por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Digitalización de Docu-
mentos
BOE-A-2011-13168
x. Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública,
por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Procedimientos de co-
piado auténtico y conversión entre documentos electrónicos.
BOE-A-2011-13172
xi. Resolución de 27 de octubre de 2016, de la Secretaría de Estado de Administraciones
Públicas, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de Firma
y Sello Electrónicos y de Certificados de la Administración.
BOE-A-2016-10146

xii. Decisión de Ejecución UE 2015/1506 de la Comisión, de 8 de septiembre de 2015, por la
que se establecen las especificaciones relativas a los formatos de las firmas electrónicas
avanzadas y los sellos avanzados que deben reconocer los organismos del sector público
DOUE-L-0-0037-00041
10.2. Bibliografía
PASTOR BERMUDEZ, A., “El repositorio, dónde viven los documentos electrónicos”, en
La gestión del documento electrónico, Madrid, Wolters Kluwer, 2018, pp. 619-633.
10.3. Estándares y buenas prácticas
NEDA-MC. Modelo conceptual de descripción archivística: Entidades, relaciones y atribu-

tos, Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística. Ministerio de Educación,
Cultura y Deporte, 2017.
URL
Esquema de metadatos para la gestión del documento electrónico.
URL
Esquema de metadatos comunes para documento electrónico.
URL
Política de gestión de documentos electrónicos del MINHAP
URL
Guía de procedimiento en oficinas SIR
URL

ANEXO 1. NORMATIVA
100. En primer lugar, el artículo 26 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento
Administrativo Común de las Administraciones Públicas, establece la necesidad de des-
cribir los documentos con unos metadatos mínimos.
Artículo 26. Emisión de documentos por las Administraciones Públicas.
1. Se entiende por documentos públicos administrativos los válidamente emitidos por

los órganos de las Administraciones Públicas. Las Administraciones Públicas emitirán
los documentos administrativos por escrito, a través de medios electrónicos, a menos
que su naturaleza exija otra forma más adecuada de expresión y constancia.
2. Para ser considerados válidos, los documentos electrónicos administrativos

deberán:
a) Contener información de cualquier naturaleza archivada en un soporte elec-

trónico según un formato determinado susceptible de identificación y trata-
miento diferenciado.
b) Disponer de los datos de identificación que permitan su individualización,

sin perjuicio de su posible incorporación a un expediente electrónico.
c) Incorporar una referencia temporal del momento en que han sido emitidos.
d) Incorporar los metadatos mínimos exigidos.
e) Incorporar las firmas electrónicas que correspondan de acuerdo con lo

previsto en la normativa aplicable.
Se considerarán válidos los documentos electrónicos, que cumpliendo estos requisitos,

sean trasladados a un tercero a través de medios electrónicos.
101. Por su parte, la NTI de documento electrónico, aprobada por Resolución de 19 de julio
de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, establece en su Anexo I
cuáles son los metadatos mínimos que deben tener los documentos electrónicos. Tam-
bién permite la asignación de metadatos complementarios por parte de los diferentes or-
ganismos. En nuestro caso, en la Política de gestión de documentos electrónicos, hemos
añadido como obligatorio el metadato nombre natural. Los metadatos obligatorios no se
pueden modificar salvo error, mientras que los complementarios si se pueden modificar.

V. Metadatos del documento electrónico.
V.1. Los metadatos mínimos obligatorios del documento electrónico:
a) Serán los definidos en el anexo I.
b) Estarán presentes en cualquier proceso de intercambio de documentos electrónicos

entre órganos de la Administración y Entidades de Derecho Público vinculadas o depen-
dientes de aquélla y con el ciudadano.
c) No serán modificados en ninguna fase posterior del procedimiento administrativo, a

excepción de modificaciones necesarias para la corrección de errores u omisiones en el
valor inicialmente asignado.
V.2. Se podrán asignar metadatos complementarios para atender a necesidades de

descripción específicas.
Estos metadatos complementarios se aplicarán, en su caso, de acuerdo con lo previsto en la

Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos.
V.3. Cada órgano de la Administración y Entidad de Derecho Público vinculada o dependiente

de aquélla implementará en su propio ámbito de actuación los metadatos de los documentos
electrónicos para su tratamiento y gestión a nivel interno. Además, garantizará la disponibilidad
e integridad de los metadatos de sus documentos electrónicos, manteniendo de manera
permanente las relaciones entre el documento y sus metadatos.
IV. Metadatos del expediente electrónico.
IV.1. Los metadatos mínimos obligatorios del expediente electrónico:
a) Serán los definidos en el anexo I.
b) Se asociarán en la formación del expediente para su remisión o puesta a disposición.
c) No serán modificados en ninguna fase posterior del procedimiento administrativo, a

excepción de modificaciones necesarias para la corrección de errores u omisiones en el
valor inicialmente asignado.
IV.2. Se podrán asignar metadatos complementarios para atender a necesidades de descripción

específicas. Estos metadatos complementarios se aplicarán, en su caso, de acuerdo con lo pre-
visto en la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos.

102. En cuanto al expediente electrónico, por Resolución de 19 de julio de 2011, de la Se-
cretaría de Estado para la Función Pública se aprueba la Norma Técnica de Interopera-
bilidad de Expediente Electrónico. En esta NTI se estipulan los metadatos obligatorios del
expediente electrónico. En el caso de la Política de Gestión de documentos electrónicos
del Ministerio se añaden como obligatorios el metadato nombre natural y el metadato
fecha fin.
103. En último lugar, los metadatos se articulan en un ‘esquema de metadatos’, definido por
el Real Decreto 4/2010 como “instrumento que define la incorporación y gestión de los
metadatos de contenido, contexto y estructura de los documentos electrónicos a lo largo
de su ciclo de vida”.
104. La norma técnica de interoperabilidad de Política de gestión de documentos electróni-
cos en su apartado VII.4 se refiere al Esquema de Metadatos para la Gestión del Docu-
mento Electrónico (e-EMGDE) que incluye los metadatos mínimos obligatorios, definidos
en las normas técnicas de interoperabilidad de Documento electrónico y Expediente elec-
trónico, así como otros metadatos complementarios pertinentes en una política de gestión
y conservación de documentos electrónicos. Podrá ser usado como referencia y herra-
mienta de apoyo para la adecuación de cada organización a los requisitos de interopera-
bilidad en materia de gestión de documentos.

EQUIPO RESPONSABLE DE LA ELABORACIÓN DE
LA POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
(Plan de Acción de Transformación Digital)
COORDINADOR
Gerardo Bustos Pretel Secretaría General Técnica (MINHAC)
EQUIPO DE REDACCIÓN
José Luis García Martínez Secretaría General Técnica (MINHAC)

Diego Castro Campano Secretaría General Técnica (MINHAC)
EQUIPO DE REVISIÓN TÉCNICA
Miguel Ángel Amutio Gómez Secretaría General de Administración Digital (MPTyFP)

Laura Flores Iglesias Secretaría General de Administración Digital (MPTyFP)
EQUIPO DE REVISIÓN JURÍDICA
Heide Elena Nicolás Martínez Abogacía del Estado (MPTyFP)

Federico Pastor Ruiz Abogacía del Estado (MINHAC)
PARTICIPACIÓN EN EL GRUPO DE TRABAJO
Josefina Otheo de Tejada Barasoain AEAT

Julián Antonio Prior Cabanillas Dirección General de Gobernanza Pública
Andoni Pérez de Lema Sáenz de Viguera IGAE
Alejandro Millaruelo Gómez IGAE
Sonia María Cascales Sedano Dirección General del Catastro
Mayte González Sousa Secretaría General de Administración Digital
Laura Cristina Méndez Medina Secretaría General de Administración Digital
María del Carmen Barroso González Dirección General de Función Pública
Juan Antonio Zapardiel López Inspección General
Carlos Álvarez Martín INAP
Álvaro Reig González INAP
Beatriz Bernáldez Méndez Parque Móvil del Estado
Rosa María Martín Rey Secretaría General Técnica
María Teresa Villaizán Montoya Delegación de Economía y Hacienda de Castilla y León
José Luis Esteban Herreros MUFACE
Celso Rodrigo de Parada Alonso MUFACE
Ángel Redondo García Dirección General de Ordenación del Juego
Julio Perales Díaz Dirección General de Ordenación del Juego
Francisco Javier Garrido Gómez FNMT
Jesús Pardo Ballenato FNMT
Víctor Casado Izquierdo TEAC
Javier Guerra Casanova SGTIC
Santiago Vélez Fraga SGTIC
Elsa Pla Colvin Secretaría General Técnica (MPTyFP)
José Ignacio Gómez Raya IGAE

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POLÍTICA DE GESTIÓN DE

4. Guía de aplicación de descripción

Elaboración y coordinación de contenidos:

Impulsa: Grupo de trabajo para la Coordinación de Archivos de MINHAC y Comisión Ministe-

Dirige: Subdirección General de Información, Documentación y Publicaciones de MINHAC

© Ministerio de Política Territorial y Función Pública

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Guía de aplicación de descripción 2

3. OBJETIVO Y ALCANCE DE LA GUÍA ....................................................................8

4. ÁMBITO DE APLICACIÓN Y DESTINATARIOS .....................................................9

6. METADATOS NECESARIOS PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL ..................... 13

7. METADATOS RECOMENDADOS EN LA PGD-E .................................................22

8. USO DE DESCRIPTORES .....................................................................................24

9. DEFINICIONES Y ACRÓNIMOS ............................................................................28

10. REFERENCIAS ......................................................................................................30

Guía de aplicación de descripción 3

EQUIPO RESPONSABLE DE LA ELABORACIÓN DE LA POLÍTICA DE GESTIÓN

Histórico de versiones del documento

Versión Nombre del documento Fecha Descripción

Versión 0 aprobada por el

Guía de aplicación de descripción 4

Guía de aplicación de descripción 5

Guía de aplicación de descripción 6

Guía de aplicación de descripción 7

Guía de aplicación de descripción 8

Guía de aplicación de descripción 9

5.1. Las NTI de documento electrónico, expediente electrónico y

17. El Esquema Nacional de Interoperabilidad ha supuesto un verdadero paso adelante en la

Guía de aplicación de descripción 10

Guía de aplicación de descripción 11

Guía de aplicación de descripción 12

6.1. Metadatos mínimos para describir la serie documental

35. El metadato eEMGDE22.2-Denominación de clase, se cumplimentará de forma auto-

6.2. Metadatos de la serie documental heredables a los expedientes

38. Se trata de metadatos heredables, que se implementan a nivel de serie documental,

Guía de aplicación de descripción 13

 eEMGDE8.6-Nivel de confidencialidad de la información

• eEMGDE9-Derechos de acceso, uso y reutilización

Guía de aplicación de descripción 14

Guía de aplicación de descripción 15

6.3. Los metadatos del expediente electrónico determinados en la

Guía de aplicación de descripción 16

Guía de aplicación de descripción 17

6.4. Criterios para la utilización del metadato nombre natural a nivel

Guía de aplicación de descripción 18

Ejemplos de descripción en el metadato nombre natural.

o Remisión de Resoluciones y Acuerdos Municipales de las entidades locales a las Delegaciones,

Guía de aplicación de descripción 19

6.5. Metadatos mínimos del documento electrónico establecidos en

Guía de aplicación de descripción 20

Guía de aplicación de descripción 21

7.1. Metadatos de registro

7.2. Metadatos de trazabilidad

Guía de aplicación de descripción 22

Guía de aplicación de descripción 23

8.1. Metadatos descriptivos

Guía de aplicación de descripción 24

Guía de aplicación de descripción 25