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1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para la realización de los exámenes médicos ocupacionales

de preingreso, periódicos (programados o por cambio de ocupación), post incapacidad,
y de egreso, que permita conocer las condiciones de salud física y mental de los
colaboradores que laboran en la Unidad para las Victimas, con el fin de definir acciones
preventivas y correctivas, buscando que estos, posean condiciones requeridas para el
cumplimiento de sus funciones.

2. ALCANCE

Este procedimiento inicia con la planeación de los exámenes médicos ocupacionales

relacionados al ingreso, continua con las acciones y seguimiento de los periódicos
(programados o por cambio de ocupación), post incapacidad, con el fin de mejorar la
calidad de vida y su desempeño y finaliza con el retiro de las labores con los exámenes
de egreso de los colaboradores de la Unidad.

3. DEFINICIONES

• Aptitud: Capacidad psicológica del individuo para realizar su trabajo sin riesgo para
su propia salud o la de otros.

• Aptitud con Restricciones: Se considera aquella situación en la cual el aspirante

presenta una condición de salud que puede o no limitar su capacidad laboral en
algunos aspectos, pero que no afecta de manera considerable la gestión de su cargo,
por lo cual la persona puede ingresar a la Unidad. Se emite el concepto especificando
qué actividades no debe realizar, así como las recomendaciones pertinentes.

• Aplazado: Concepto que determina que una condición médica existente para el
momento de la evaluación ocupacional es incompatible para el cargo al que una
persona aspira a desempeñar en la Unidad, pero que con manejo médico puede
recuperar su capacidad física en un tiempo determinado. Se expresa en función de
las tareas a desarrollar, las condiciones para trabajar y la exposición a riesgos que
estén médicamente contraindicados de forma temporal.

• CIE10: Tabla de Clasificación Internacional de Enfermedades acogido por el

Ministerio de Salud y Protección Social de Colombia.

• Certificado de Aptitud Médica: Documento emitido por el médico encargado del

examen ocupacional en el cual se determina el concepto de aptitud (Apto, -Apto con
restricción, Aplazado).
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• Definición de Aptitud para el Trabajo: Es el concepto por la cual se determina

que las condiciones de salud del colaborador son compatibles con el cargo para
desempeñar una labor.

• Diagnóstico de Condiciones de Salud: Proceso de recopilación y análisis de la

información sobre los perfiles sociodemográficos y de morbi-mortalidad de la
población trabajadora.

• Evaluación médica Ocupacional: Acto médico mediante el cual se interroga y

examina a un trabajador, con el fin de monitorear la exposición a factores de riesgo
y determinar la existencia de consecuencias en la persona por dicha exposición.
(Resolución 2346 de 2007).

• Evaluación médica pre ocupacional o de preingreso: Acto médico en el cual se

determinan las condiciones de salud física, mental y social de los colaboradores antes
de su vinculación, en función de las condiciones de trabajo a las que estaría expuesto,
acorde con los requerimientos de la tarea y perfil del cargo. Su objetivo es comparar
las demandas del oficio, para el cual se desea contratar el colaborador, con sus
capacidades físicas y mentales, para predecir la capacidad del aspirante de
desempeñar en forma eficiente su oficio sin perjuicio para su salud o la de terceros,
establecer la existencia de restricciones que ameriten alguna condición sujeta a
modificación e identificar condiciones de salud que estando presentes en del
trabajador puedan ser agravadas en el desarrollo del trabajo. (art. 4° de la Res. 2346
de 2007).

• Evaluación médica Periódica: Acto médico el cual se realiza con el fin de

monitorear la exposición a factores de riesgo e identificar en forma precoz posibles
alteraciones temporales, permanentes o agravadas del estado de salud del
trabajador ocasionados por la labor o por la exposición al medio ambiente de trabajo.
Así mismo, para detectar alteraciones en la salud de origen común con el fin de
establecer un manejo preventivo. (art. 5° de la Res. 2346 de 2007).

• Evaluación médica de egreso: Aquellas que se deben realizar al trabajador

cuando se termina la relación laboral. Su objetivo es valorar y registrar las
condiciones de salud en las que el trabajador se retira de sus tareas o funciones
asignadas.

• Exposición a un Factor de Riesgo: Se considera exposición a un factor de riesgo,

la presencia de este en cualquier nivel de intensidad o dosis.

• Evaluaciones médicas por Cambios de Ocupación: Esta se realiza a todo

colaborador que cambie su ocupación dentro de la organización y ello implique
cambio de medio ambiente laboral, de funciones, tareas o exposición a nuevos o
mayores peligros factores de riesgo, en los que detecte un incremento de su
magnitud, intensidad o frecuencia. Su objetivo es garantizar que el trabajador se
mantenga en condiciones de salud física, mental y social acorde con los
requerimientos de las nuevas tareas y sin que las nuevas condiciones de exposición
afecten su salud.
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• Evaluación médica Post incapacidad: Es aquella que se debe realizar previo al

reinicio de labores, luego de haber tenido un periodo de incapacidad de 30 días o
más días, independiente del origen (Común o Profesional) para identificar las
condiciones de salud que pueden verse agravadas o que puedan interferir en la labor
o afectar a terceros debido a situaciones particulares.

• Incidencia: La incidencia es el número de casos nuevos de una enfermedad en una

población y período determinado.

• Patología: Estudio de las enfermedades en su más amplio sentido, es decir, como

procesos o estados anormales de causas conocidas o desconocidas.

• Prevalencia: Cuantificación de la proporción de personas en una población que

tienen o tuvieron una enfermedad en periodo determinado Incluye los casos nuevos
más los casos antiguos en el periodo y población analizados.

• Perfil del Cargo: Un perfil de cargo define las características, tareas y

responsabilidades que involucra un puesto de trabajo, así como las aptitudes,
cualidades y capacidades que debe tener el trabajador que lo ocupe.

• Profesiograma: Es un documento técnico que permite establecer y definir los

exámenes médicos ocupacionales a realizar, teniendo en cuenta la actividad
económica de la institución, las funciones realizadas por cada trabajador y los riesgos
asociados con estas funciones. En él se describen las exigencias que tiene cada cargo,
la potencialidad de afectación de los riesgos propios de dicho cargo a partir de los
cuales se determinan los tipos de evaluación médica y paraclínica necesarios para
establecer la aptitud del trabajador frente a las características del cargo.
Adicionalmente permite al SG-SST establecer las estrategias necesarias para el
control de los riesgos propios de cada cargo y así mitigar la posible afectación del
trabajador.

• Reintegro Laboral: Consiste en la actividad de reincorporación del colaborador al

desempeño de una actividad laboral, con o sin modificaciones, en condiciones de
competitividad, seguridad y confort, después de una incapacidad temporal o
ausentismo, así como también, actividades de reubicación laboral temporal o
definitiva.

• Resumen de Historia Clínica Ocupacional: “Documento que presenta, en forma

breve, todos aquellos datos relevantes relacionados con antecedentes, eventos,
procedimientos de diagnóstico, tratamiento y rehabilitación, en especial lo
relacionado con su exposición a factores de riesgo, antecedentes de ocurrencia de
eventos profesionales, así como de reintegro laboral, que ha presentado una persona
en un determinado tiempo y que han sido registrados en la historia clínica
ocupacional” (Resolución 2346 de 2007).

• Valoraciones o Pruebas Complementarias: Son evaluaciones o exámenes

clínicos o para clínicos realizados para complementar un determinado estudio en la
búsqueda o comprobación de un diagnóstico.
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4. CRITERIOS DE OPERACIÓN

En cumplimiento a la legislación vigente en lo relacionado con las evaluaciones

ocupacionales, los colaboradores que ingresen a trabajar en la Unidad, que ya laboren o
se haya dado por terminado el vínculo laboral, serán objeto de una evaluación médica
ocupacional, según corresponda:

• Pre-Ingreso
• Periódico
• Post Incapacidad, Reintegro y Reubicación
• Por cambio de ocupación
• Retiro

Los exámenes médicos ocupacionales deben ser realizados por Médicos Especialistas en
Salud Ocupacional (Seguridad y Salud en el Trabajo) y estar amparados con licencia
vigente expedida por la autoridad competente.

Las evaluaciones médicas ocupacionales siempre deberán tener como producto un

diagnóstico(s) y concepto que nos permita determinar la aptitud del aspirante o
trabajador para el cargo que se le asigne. De acuerdo con la información obtenida en
estas evaluaciones y plasmada en los conceptos médicos se podrán identificar las
necesidades individuales y colectivas en lo relacionado con los programas de Promoción
de la salud y Prevención de la enfermedad.

4.1. Exámenes Médicos Ocupacionales

4.1.1 Exámenes de Ingreso para Servidores Públicos:

La coordinación para la realización de los exámenes médicos ocupacionales está a cargo

de la Unidad para la Victimas a través del Grupo de Gestión del Talento Humano o quien
haga sus veces y utilizar un formato de Historia Clínica Ocupacional a través de la
empresa prestadora del servicio.

La Unidad puede contratar libremente la realización de los exámenes médicos

ocupacionales con la Institución Prestadora de Salud IPS, la cual debe contar con
médicos especialistas en medicina del trabajo o salud ocupacional con licencia vigente
en salud ocupacional. (Resolución 1918 de 2009).

El impacto que se espera obtener al seguir los protocolos para la elaboración del examen
de ingreso es el de evaluar las condiciones de salud en las que ingresa el colaborador,
ubicarlo en un puesto de trabajo acorde con sus aptitudes físicas y psicológicas,
preservar la salud y evitar el agravamiento de patologías pre existentes al ponerse en
contacto con los riesgos propios del cargo.

La evaluación de preingreso deberá realizarse antes del ingreso a laborar, y el costo será
asumido por el contratante (Resolución 1918 de 2009). El registro de la información del
examen de ingreso al igual que de cualquier evaluación médica es de carácter
confidencial y así deberá ser su manejo. Por ello el archivo estará a cargo de la empresa
que realiza las evaluaciones médicas ocupacionales o proveedor del servicio.
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Metodología para adelantar la evaluación médica de preingreso:

La evaluación médica de preingreso se practicará a todo aspirante como actividad final

del proceso de selección, de acuerdo con lo establecido en el profesiograma y en los
procedimientos internos de vinculación de personal.

La evaluación médica de preingreso se realizarán previo acuerdo con la Institución

Prestadora de Salud IPS, quien realizará el examen médico de acuerdo con el
profesiograma.

El examen médico, las pruebas de laboratorio y pruebas para clínicas están orientadas
a determinar el estado de salud del trabajador frente a los factores de riesgo presentes
en el puesto de trabajo.

La Institución Prestadora de Salud IPS debe disponer de un oficio remisorio enviado por
la Unidad en la cual se informa el nombre completo, número de identificación, cargo a
ocupar del aspirante, fecha y hora de solicitud del examen.

El documento “Historia clínica Ocupacional” diligenciada durante la evaluación médica

de ingreso debe contener siempre el resumen de exposición del aspirante a todos los
agentes de riesgo con los que hubiera tenido contacto en anteriores ocupaciones, con
énfasis en aquellos que tengan relación con las tareas o medio ambiente laboral al que
estará expuesto, de acuerdo con la información suministrada por el aspirante en la
anamnesis o con el aporte que éste realice del resumen de las mismas entregadas por
anteriores empleadores o contratantes.

Se interpretarán los resultados del examen físico, de las pruebas paraclínicas y de

laboratorio existentes, se determinará la normalidad o no de las mismas y se registrará
si presenta alteraciones de la salud que lo puedan hacer susceptible frente a los factores
de riesgo a los cuales se va a exponer, se informará al aspirante sobre los resultados del
examen y recomendaciones para tener en cuenta.

El proveedor de servicios deberá diligenciar su formato de historia clínica y en el ítem de

diagnóstico deberá registrarse el diagnóstico clínico, el código alfanumérico CIE 10
especifico y el Diagnóstico correspondiente a ese código (Tipo).

El “Diagnóstico Tipo” obtenido por el código CIE10 es una información de entrada para
alimentar los sistemas de vigilancia epidemiológica y actualizar los programas de
prevención.

El certificado de aptitud se archiva de acuerdo con la tabla de retención documental de

la Unidad.

4.1.2 Exámenes Médicos para Contratistas:

En el caso de los contratos de prestación de servicios con la Unidad (actividades civiles,

comerciales o administrativos), los trabajadores independientes con una duración
superior a un mes, se hace obligatorio el examen pre-ocupacional cuyo costo será
asumido por el contratista y estará sujeto a las características determinadas por el
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profesiograma de la Unidad con respecto al tipo de evaluación médica (énfasis) y los

paraclínicos eventualmente solicitados.

Este examen tendrá vigencia máxima de tres (3) años y será válido para todos los
contratos que suscriba el contratista, siempre y cuando se haya valorado el factor de
riesgo más alto al cual estará expuesto en todos los contratos. En el caso de perder su
condición de contratista por un periodo superior a seis (6) meses continuos, previo a ser
vinculado nuevamente, deberá realizarse nuevamente el examen (Decreto 723 de
2013).

El Grupo de Gestión de Talento Humano a través de los profesionales SG-SST entrega

el profesiograma al Grupo de Gestión Contractual, para la realización de los exámenes
médicos ocupacionales de los contratistas de prestación de servicios y apoyo a la gestión,
requisito establecido en el formato lista de chequeo Contratos de Prestación de Servicios
Profesionales y/o de apoyo a la gestión, el cumplimiento de dicha disposición la realiza
el Grupo de Gestión Contractual validando el requisito de la copia del Certificado Médico
y/o Aptitud del contratista.

4.2. Exámenes Médicos Ocupacionales Periódicos:

Se realizan con el fin de monitorear la exposición a factores de riesgo e identificar en

forma precoz, posibles alteraciones temporales, permanentes o agravadas del estado de
salud del trabajador, ocasionadas por la labor o por la exposición al medio ambiente de
trabajo. Así mismo, para detectar enfermedades de origen común, con el fin de
establecer un manejo preventivo.

Dichas evaluaciones deben ser realizadas de acuerdo con el tipo, magnitud y frecuencia
de exposición a cada factor de riesgo, así como al estado de salud del trabajador.
(Art. 5 Res. 2346/2007)

Dentro de los objetivos identificados para la aplicación de estos exámenes se encuentran :

a. Determinar precozmente en los colaboradores alteraciones de salud
relacionadas con los agentes de riesgo y factores condicionantes propios
de su ocupación u oficio.
b. Comprobar la efectividad y el impacto de las medidas en el control de los
riesgos presentes en el medio ambiente y así realizar los ajustes
necesarios a esas medidas para evitar la afectación de la salud de los
trabajadores.
c. Conocer el estado de salud los colaboradores durante un período
determinado.
d. Brindar una herramienta básica para la retroalimentación de los
programas de Vigilancia Epidemiológica
e. Identificar a los colaboradores con un especial grado de susceptibilidad a
un factor de riesgo, con el fin de definir acciones específicas de Vigilancia
epidemiológica.
f. Definir si el estado de salud de una persona sigue siendo compatible con
las condiciones de trabajo.
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Con el examen ocupacional periódico en Seguridad y Salud en el Trabajo –SST- se espera

impactar en el control de la enfermedad relacionada con el trabajo, es decir evitar su
incidencia y controlar su prevalencia, igualmente dar el mismo manejo a las patologías
de origen común.

Las patologías de origen común existentes al momento del examen periódico deberán
ser manejadas por la EPS o Medicina Prepagada del colaborador.

Las patologías de origen laboral diagnosticadas como tales, existentes al momento del
examen periódico deberán ser manejadas por la ARL a la cual se encuentre afiliado el
colaborador.

Tanto los exámenes por realizar como su periodicidad dependerán de las condiciones de
trabajo, el estado de salud de la persona, las recomendaciones de vigilancia
epidemiológica y la legislación vigente (NTC 4115 de 1997).

Los exámenes ocupacionales serán realizados por un médico especialista en salud

ocupacional con licencia vigente y la IPS que los realice también debe contar con licencia
de salud ocupacional y todas las certificaciones que apliquen, como los registros de
habilitación ante la secretaria de Salud, para los servicios ofertados.

Toda persona natural o jurídica que realice evaluaciones médicas ocupacionales de

cualquier tipo deberá entregar al empleador un diagnóstico general de salud de la
población trabajadora que haya valorado, el cual se utilizará para el cumplimiento de las
actividades de los subprogramas de medicina preventiva y del trabajo, de conformidad
con lo establecido por el artículo 10 de la Resolución 1016 de 1989, o la norma que la
modifique, adicione o sustituya. (Art. 18 Res. 2346/2007)

Dicho diagnóstico no podrá contener datos personales ni individualizados de cada uno

de los trabajadores. (Art. 18 Decreto 2346 de 2007).

4.2.1 Exámenes Médicos Periódicos para Contratistas:

Los exámenes periódicos, se deben realizar de acuerdo con lo establecido en el

profesiograma. «El costo de los exámenes periódicos será asumido por el contratante».
(Decreto 1072 de 2015, Artículo 2.2.4.2.2.18)

De esta forma, si el contratista tiene renovación de su contrato periódicamente con el

mismo contratante, el primer examen será costeado por el contratista y de acuerdo con
los términos de duración de los respectivos contratos, y el profesiograma donde se
determina los exámenes a realizar de acuerdo con el cargo a desempeñar y los riesgos
asociados a la actividad a desarrollar por el contratista. el costo de los exámenes
periódicos será asumido por el contratante.

En cuanto a los resultados del Certificado Médico y/o Aptitud de los contratos de
prestación de servicios y apoyo a la gestión, se archivan conforme a las tablas de
retención documental adoptadas en la Unidad.
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4.3 Exámenes Médicos Ocupacionales Post Incapacidad, Reintegro o

Reubicación:

La Unidad deberá ordenar la realización de otro tipo de evaluaciones médicas

ocupacionales, tales como post –incapacidad o por reintegro, para identificar condiciones
de salud que puedan verse agravadas o que puedan interferir en la labor o afectar a
terceros, debido a situaciones particulares (Res. 2346 de 2007).

Dicha valoración médica se realizará a aquellos servidores que estuvieron incapacitados

por un periodo de 30 o más días.

Los resultados de la evaluación serán consignados en la historia clínica ocupacional y

serán conservados por la IPS contratada.

Se realizarán como parte de las acciones tendientes a la prevención del deterioro de la

salud de los servidores por causa de enfermedades laborales, accidentes de trabajo o
enfermedades comunes que ocasionen un alto índice de ausentismo en el trabajador:

• Examen de control post – incapacidad por accidentes de trabajo.

• Examen de control post – incapacidad por enfermedad laboral.
• Valoración médica de control a colaboradores que hayan terminado su proceso
de rehabilitación por accidente de trabajo o enfermedad laboral y se haya autorizado
su reincorporación laboral.
• Valoración de los casos de enfermedad común que hayan generado un alto índice
de ausentismo.

4.4 Exámenes Médicos por Cambio de Ocupación

La Unidad para las Victimas tiene la responsabilidad de realizar evaluaciones médicas a

los servidores cada vez que éste cambie de ocupación y ello implique cambio de medio
ambiente laboral, de funciones, tareas o exposición a nuevos o mayores factores de
riesgo, en los que detecte un incremento de su magnitud, intensidad o frecuencia. En
todo caso, dichas examen deberán responder a lo establecido en el Sistema de Vigilancia
Epidemiológica y el Sistema de gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Su objetivo es garantizar que el servidor se mantenga en condiciones de salud física,

mental y social acorde con los requerimientos de las nuevas tareas y sin que las nuevas
condiciones de exposición afecten su salud.

4.5 Exámenes Médicos de Retiro

El examen médico de retiro es practicado con el fin de determinar el estado de salud del
servidor al retirarse de sus actividades habituales en la Unidad, cumpliendo también con
las normas legales vigentes. Básicamente busca determinar cualquier alteración en el
estado de salud causado por el ambiente laboral, lo cual permitirá a la Unidad evaluar
la efectividad de las medidas preventivas que se hayan tomado en pro del colaborador.

Para ello la Unidad entregará al Servidor Público una orden de examen de retiro, para
que éste lo practique a más tardar cinco (5) días después de la fecha de la notificación
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de terminación de sus labores con la Unidad para las Victimas, en el lugar y por el médico
contratado; pasados estos cinco (5) días hábiles se entenderá que el trabajador retirado
acepta no tener ninguna alteración de salud relacionada con el cargo desempeñado. El
cumplimiento de dicha disposición se verifica cuando el servidor público realice el trámite
del formato de paz y salvo ante el Grupo de Gestión de Talento Humano.

Si al realizar la evaluación médica ocupacional de retiro se encuentra una presunta

enfermedad laboral o secuelas de eventos posiblemente de origen laboral no
diagnosticados ocurridos durante el tiempo de trabajo, el profesional SG-SST deberá
elaborar un reporte correspondiente a la Entidad Administradora de Riesgos Laborales –
ARL, la cual deberá iniciar la determinación del origen.

En cuanto a los resultados del Certificado Médico de retiro se archivan conforme a las
tablas de retención documental adoptadas en la Unidad.

4.6 Seguimiento a Recomendaciones Médicas

Hay que tener en cuenta en primer lugar el origen de la patología que determinó la
emisión de las restricciones o recomendaciones laborales y en segundo lugar a quién
corresponde la emisión de estas. No toda recomendación médica determina una
reubicación laboral. Es importante tener en cuenta la temporalidad de las
recomendaciones emitidas.

Se dará a conocer a cada Servidor Público las recomendaciones de forma individual y las
actividades a seguir por parte de la Unidad para las Víctimas son las siguientes:

Si las recomendaciones o restricciones médicas determinan la reubicación laboral, se

debe entender esta como una medida complementaria encaminada a la prevención,
mejoramiento y/o la recuperación del estado de salud de los Servidores Públicos. De
acuerdo con el origen de la patología presentada por el colaborador, se debe:

• En el caso de una enfermedad común, la emisión de las recomendaciones y

control del estado de salud estará a cargo de la Institución Prestadora de Salud
que se haya contratado por la Unidad o en su defecto la EPS-IPS prestadoras de
los servicios de salud del trabajador.
• Cuando las recomendaciones son emitidas por la ARL, asumimos que es un
evento de origen laboral y será ella quien realice los seguimientos y controles
médicos pertinentes, además de determinar el tipo de reubicación y las
características de esta.
• Controles Periódicos: De acuerdo con la evolución de las patologías presentadas
en los Servidores Públicos a través de la empresa proveedora de servicios de
salud ocupacional, se pueden ordenar evaluaciones específicas o con énfasis en
los aparatos o sistemas corporales comprometidos, producto de exposición a
riesgos laborales.
• Ingresar al Servidor Público a los Programas de Vigilancia epidemiológica que
sean necesarios –PVE-
• Recomendaciones que surjan para implementar controles por parte del Sistema
de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG–SST).
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4.7 Manejo y Confidencialidad de la Historia clínica Ocupacional.

La historia clínica ocupacional es el conjunto único de documentos privados, obligatorios

y sometidos a reserva, en donde se registran cronológicamente las condiciones de salud
de una persona, los actos médicos y los demás procedimientos ejecutados por el equipo
de salud que interviene en su atención. Puede surgir como resultado de una o más
evaluaciones médicas ocupacionales.

Contiene y relaciona los antecedentes médicos y de exposición a factores de riesgo que

ha presentado la persona en su vida laboral, así como resultados de mediciones
ambientales y eventos de origen laboral.

La historia clínica ocupacional forma parte de la historia clínica general, por lo que le son
aplicables las disposiciones que a esta la regulan. (Decreto 2346 de 2007 sobre los
Exámenes Médicos ocupacionales, Ley 23 de 1981 Código de Ética Médica, la Resolución
1995 de 1999 sobre manejo de Historias Clínicas y la Ley 1581 de 2012 Protección de
Datos Personales).

El manejo y custodia de los exámenes médicas ocupacionales y la historia clínica

ocupacional (resultados de los exámenes médicos de ingreso, periódicos, post
incapacidad, cambio de ocupación y de retiro) será dado por la empresa prestadora de
servicios de salud ocupacional dando cumplimiento a lo establecido en la Resolución
1918 / 2009. Los exámenes médicos y la historia clínica del Servidores Públicos son
confidenciales y solo puede darse a conocer por autorización judicial, autorización del
servidor, por solicitud del médico o prestador de servicios en salud ocupacional, durante
la realización de cualquier tipo de evaluación médica, previo consentimiento del
trabajador, para seguimiento y análisis de la historia clínica ocupacional y por la entidad
o persona competente para determinar el origen o calificar la pérdida de la capacidad
laboral, previo consentimiento del trabajador. En ningún caso el empleador podrá tener
acceso a la historia clínica ocupacional.

De acuerdo con lo anterior, se informará al prestador de servicios el cumplimiento de los

requisitos legales aplicables y el respeto de la reserva de la información contenida en las
historias clínicas y se verificará cada vez que se remita el certificado médico de aptitud,
indicando “únicamente” las restricciones existentes y las recomendaciones o condiciones
que se requiere adaptar para que el Servidores Públicos pueda desempeñar la labor.

4.8 Contenido Mínimo de la Historia Clínica Ocupacional

La historia clínica ocupacional deberá contener los documentos resultantes de cada uno
de los exámenes médicos realizados al Servidores Públicos durante su vida laboral y
deberá estar disponible cada vez que se vaya a practicar una evaluación.

También forman parte de la historia clínica ocupacional, los exámenes o pruebas

complementarias, así como las recomendaciones pertinentes (Art. 15 Decreto 2346 de
2007).

4.9 Custodia de las Historias Clínicas Ocupacionales

La custodia de las evaluaciones médicas ocupacionales y de la historia clínica ocupacional
estará a cargo de la Institución Prestadora de Salud IPS que la generó en el curso de la
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atención, cumpliendo los requisitos y procedimientos de archivo conforme a las normas

legales vigentes para la historia clínica (art. 17 Resolución 1918 de 2007).

Para tal efecto, por ningún motivo el Proveedor de servicios médicos entregará la historia
clínica del servidor a cualquier persona o funcionario de la Unidad que la solicite.

Solo por solicitud expresa (por escrito) del servidor se le entregará copia de la historia
clínica al mismo, o en caso de muerte del servidor solo se entregará copia de la historia
al cónyuge, compañero(a) permanente, hijos o causahabientes y autoridades
competentes.

4.10 Requisitos Mínimos para el Proveedor de Servicios Médicos que realice

los Exámenes Médicos
El Proveedor de servicios médicos contratado para la realización de los exámenes de
ingreso, periódicos, post incapacidad, cambio de cargo y de retiro deberá aportar su
Licencia de Salud Ocupacional, así como la de sus profesionales de la salud, y certificado
de calibración de los equipos con que realizan los exámenes.

4.11 Diagnóstico de Salud

Toda persona natural o jurídica que realice exámenes médicos ocupacionales periódicas
deberá entregar al empleador un diagnóstico general de salud de la población
trabajadora que valore, el cual se utilizará para el cumplimiento de las actividades de
medicina preventiva y del trabajo, de conformidad con lo establecido por el artículo 10
de la Resolución 1016 de 1989 (Par. 3, Art. 2.2.4.6.24 Decreto Único Reglamentario.
1072 de 2015).

El contenido del documento “Diagnóstico de condiciones de salud “debe comprender

como mínimo, lo siguiente:

• Información sociodemográfica de la población trabajadora (sexo, grupos etarios,

composición familiar, estrato socioeconómico).
• Información de antecedentes de exposición laboral a diferentes factores de
riesgos ocupacionales.
• Información de exposición laboral actual, según la manifestación de los
servidores y los resultados objetivos analizados durante la evaluación médica.
Tal información deberá estar diferenciada según áreas u oficios.
• Sintomatología reportada por los servidores.
• Resultados generales de las pruebas clínicas o paraclínicas complementarias a los
exámenes físicos realizados.
• Diagnósticos encontrados en la población trabajadora.
• Análisis y conclusiones de la evaluación.
• Recomendaciones.

El diagnóstico de salud deberá ser utilizado para implementar medidas que permitan
mejorar la calidad de vida de los servidores, en especial, las relativas al cumplimiento y
desarrollo de los programas de promoción de la salud y la prevención de accidentes o
enfermedades laborales, así como de aquellas comunes que puedan verse agravadas
por el trabajo o por el medio en que este se desarrolla.
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Dicho diagnóstico no podrá contener datos personales ni individualizados de cada uno

de los trabajadores y será revisado anualmente para establecer los controles necesarios.

5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

N°
Flujograma Descripción Entrada Responsable Salidas
PC
PROGRAMACIÓN DE EXÁMENES MÉDICOS OCUPACIONALES:

C orreo a
INICIO Grupo de
C omunicación Institución
Gestión del
Realizar la programación y/o solicitud equipo de Prestadora de
Talento Humano
1 de los exámenes médicos que realiza nómina GGTH Salud IPS /
/ Grupo de
PROGRAMAR la Entidad. de examen a
C ontratación
C orreo
EXAMENES A
realizar electrónico
REALIZAR C ontractual
contratista

Definir si la programación y/o solicitud

de los Exámenes Médicos
Ocupacionales - EMO son para C orreo a
Servidores Públicos o para C omunicación Grupo de
ES SERVIDOR Institución
Gestión del
PÚBLICO O
Contratistas de Prestación de equipo de Prestadora de
CONTRATISTA? Talento Humano
2 Servicios. nómina GGTH Salud IPS /
/ Grupo de
En el caso de Servidores Públicos se de examen a C orreo
C ontratación
8 continúa en la siguiente actividad (No. realizar electrónico
C ontractual
3), mientras que para los contratista
Servidor
Público Contratistas se debe remitir a la
actividad No. 7, de este flujograma.

Informar mediante correo a la

Institución Prestadora de Salud - IPS
enunciando los exámenes a realizar
INFORMAR esperando confirmación a través de la
A LA IPS
Programación de Evaluaciones C orreo
respectivas. Electrónico de Notificación de
notificación a la Responsable en realización de
3
Nota: Adicionalmente se envía Institución SST Examen al
profesiograma y manual de funciones. Prestadora de aspirante
Esta actividad aplica para cualquier Salud IPS

# tipo de examen médico a realizar

(continua en Actividad No. 4, No. 9,
No. 14 o No. 17, de acuerdo a la
necesidad).

EXÁMEN MÉDICO DE INGRESO (Servidores Públicos y Contratistas)

3 Entregar el oficio y/o notificación al

aspirante con indicaciones requeridas
Oficio de Notificación /
para realizar los exámenes médicos Responsable en
4 notificación la Oficio recibido
ENTREGAR OFICIO O de acuerdo con el profesiograma e SST
aspirante por el aspirante
NOTIFICACIÓN AL
indicándole dirección, fecha, lugar y
ASPIRANTE
horarios.

C ertificado de
Notificación de
aptitud
Entregar al Grupo de Talento Humano IPS para Institución
descargado a
ENTREGAR (Servidor Público) o Grupo de Gestión descargar el Prestadora de
5 CERTIFICADO través de la
Contractual (Contratista) el certificado C ertificados Salud IPS /
MEDICO Plataforma
médico de aptitud laboral. medico de C ontratista
que dispone la
actitud laboral
IPS
 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Código: 770.12.08-13

Versión: 04
PROCESO DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
Fecha: 04/04/2023
PROCEDIMIENTO EXÁMENES MÉDICOS OCUPACIONALES
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Verificar el Certificado Médico y/o

Aptitud y las recomendaciones y
VERIFICAR LAS restricciones del aspirante.
RECOMENDACIONES
GENERADAS EN EL Deberá tener en cuenta los siguientes
CERTIFICADO MÉDICO criterios:
APTO: Continuará con el proceso de C ertificado de
aptitud
vinculación. Matriz de
descargado a
6 APTO CON RECOMENDACIONES Responsable en seguimiento y
través de la
PC Y/O RESTRICCIONES: Deberá tener Plataforma
SST recomendacion
en cuenta las recomendaciones dadas que dispone la es
SI CUMPLE CON por el médico. IPS
LOS CRITERIOS
MEDICOS? ¿Cumple con los criterios médicos?
Si: Continuar en la actividad 20.
No: En el caso, de recomendaciones y
20 NO restricciones, continuar en la actividad
7.

Informar al Servidor Público y Matriz de

Contratistas los resultados y en caso seguimiento y
de tener alguna restricción médica C orreo
recomendacion
Responsable en electrónico
tomar las medidas necesarias para no es / Formato,
INFORMAR SST / Grupo de socialización /
7 alterar su condición. lista de
RESULTADOS Gestión C orreo
NOTA: el Grupo de Gestión chequeo de
C ontractual electrónico de
Contractual debe remitir una copia de prestación de
notificación
los exámenes de ingreso al grupo de servicios
Gestión del Talento Humano. profesionales

Realizar un análisis de resultado de

acuerdo con el Certificado de Aptitud
Médica entregado por el Contratista
REALIZAR de prestación de servicios, para ser
ANÁLISIS DE
tenido en cuenta bien sea C ertificado de Grupo de
RESULTADO
Gestión Matriz de
individualmente o dentro de los evaluación
C ontractual / seguimiento de
8 programas de vigilancia médica a
Grupo de recomendacion
epidemiológica, con el fin de mejorar llegado por el
Gestión del es
sus condiciones de salud dentro de contratista
Talento Humano
sus actividades en misión.
Posteriormente debe continuar con la
20 etapa de Información Documentada
de Exámenes Médicos Ocupacionales.

EXAMEN MEDICO PERIODICO (Servidores Públicos y Contratistas)

C orreo de
3 notificación de
recibido
Recibir el correo electrónico remitido Programación
Institución Institución
en donde se informa la realización de de Exámenes
9 Prestadora de Prestadora de
RECIBIR los exámenes médicos periódicos a Médicos
COMUNICACIÓN DE LA Salud IPS y Salud IPS
realizar. periódicos
UNIDAD DE VICTIMAS Programación
de
Evaluaciones

Entrega memorando interno al

Memorando de Notificación /
ENTREGAR servidor público o contratistas para Responsable en
notificación al Oficio recibido
MEMORANDO AL
realizar los exámenes de acuerdo con SST / Grupo de
10 SERVIDOR PÚBLICO Servidor por el Servidor
la programación, el profesiograma, e Gestión
Y /O CONTRATISTA Público o Público o
indicando la dirección, fecha, lugar y C ontractual
C ontratista C ontratista
horarios.
 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Código: 770.12.08-13

Versión: 04
PROCESO DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
Fecha: 04/04/2023
PROCEDIMIENTO EXÁMENES MÉDICOS OCUPACIONALES
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C ertificado de
Notificación de
aptitud
IPS para
ENTREGAR Entregar al Grupo de Talento Humano Institución descargado a
descargar el
11 CERTIFICADO el certificado médico de aptitud Prestadora de través de la
MEDICO C ertificados
laboral. medico de
Salud IPS Plataforma
que dispone la
actitud laboral
IPS
Verificar el Certificado, las
recomendaciones y restricciones del
VERIFICAR CERTIFICADO,
RECOMENDACIONES Servidor Público y Contratista,
MEDICAS Y actualizar el formato Base de
RESTRICCIONES
Recomendaciones Médicas, comunicar C ertificado de
a los colaboradores las aptitud Responsable en Matriz de
12 recomendaciones a implementar del descargado a SST / Grupo de seguimiento y
PC puesto de trabajo en el formato través de la Gestión recomendacion
NO CUMPLE CON Recomendaciones Médicas Plataforma que C ontractual es
LOS CRITERIOS Individuales. dispone la IPS
MEDICOS?

¿Tiene recomendaciones médicas?

SI Si: Continuar con la actividad No. 13.
20 No: Direccionar a la actividad No. 20.

Realizar análisis de resultado de

REALIZAR SEGUIMIENTO acuerdo con el Certificado de Aptitud
A RECOMENDACIONES Médica entregado por la IPS, para ser
MÉDICAS
tenido en cuenta bien sea
Matriz de Matriz de
individualmente o dentro de los
Seguimiento y Responsable en seguimiento y
13 programas de vigilancia
Recomendacion SST recomendacion
epidemiológica, con el fin de mejorar
20 es es
sus condiciones de salud.
Posteriormente debe continuar con la
etapa de Información Documentada
de Exámenes Médicos Ocupacionales.

EXÁMEN MÉDICO POST-INCAPACIDAD (Servidores Públicos)

Solicitar al Servidor Público realizar
3 una evaluación médica post-
incapacidad cuando ha tenido un
periodo mayor a 30 días de Análisis de
Institución C ertificado de
incapacidad por las siguientes ausentismo por
14 Prestadora de medico de post
REALIZAR EVALUACIÓN causas: incapacidad
Salud IPS incapacidad
MÉDICA POST-
* Accidente de trabajo, medica
INCAPACIDAD
* Enfermedad laboral, y
* Enfermedad común con alto Índice
de ausentismo.

Informar mediante correo a la C orreo de

Institución Prestadora de Salud - IPS notificación de
recibido
enunciando los exámenes a realizar. Notificación /
INFORMAR A LA Institución
IPS Y ENTREGAR Entregar memorando interno al Responsable en Oficio recibido
15 Prestadora de
MEMORANDO
servidor público para realizar los Salud IPS y SST por el Servidor
exámenes de acuerdo con el Programación Público
profesiograma, e indicando la de
dirección, fecha, lugar y horarios. Evaluaciones

Evaluar el cumplimiento de las

recomendaciones laborales
(reasignación de tareas, reubicación o
reconversión de mano de obra) del
Ingresa al
EVALUAR servidor por condiciones médicas,
C ertificado de programa de
CUMPLIMIENTO DE LAS bien sea por rehabilitación por Responsable en
16 RECOMENDACIONES medico de post reincorporación
accidente laboral, enfermedad laboral incapacidad SST
y adaptación
o enfermedad común. laboral
Se continua con la actividad No. 20
para continuar con la etapa de
20
Información Documentada de
Exámenes Médicos Ocupacionales.
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EXÁMEN MÉDICO DE RETIRO (Servidores Públicos)

3 Notificar al servidor comunicando la

Programación
realización del examen de retiro de Notificación de Institución
de Exámenes
17 acuerdo con el profesiograma e realización de Prestadora de
Médicos de
RECIBIR indicándole dirección, fecha, lugar y Examen al Salud IPS
COMUNICACIÓN DE LA Retiro
UNIDAD DE VICTIMAS horarios del Examen. exservidor

Verificar que el Servidor Público haya

asistido al examen medico
programado.
NO EL
FUNCIONARIO En el caso de que el servidor SI
ASISTIO AL asista se debe validar el diagnostico
EXÁMEN?
frente a las condiciones de trabajo.
20 Programación Matriz de
18 SI de Exámenes Responsable en seguimiento y
En el evento en que NO se asista a
PC este examen, se sobre entiende que
Médicos de SST recomendacion
Retiro es
no hay ninguna secuela en la salud,
VERIFICAR ocasionada por la labor realizada, y
DIAGNOSTICO
se debe remitir a la actividad No. 20
para continuar con la etapa de
Información Documentada de
Exámenes Médicos Ocupacionales.

NO EL DIAGNOSTICO Validar si el Diagnostico tiene

TIENE ASOCIADO
ALGUNA CONDICIÓN asociado algún tipo de condición de
DE TRABAJO?
trabajo.

Matriz de
SI En el evento en que SI se contenga C ertificado
Responsable en seguimiento y
19 alguna condición de trabajo asociada medico de
SST recomendacion
se procede a informar a la egreso
es
COMUNICAR A LA ARL
EL DIAGNOSTICO Administradora de Riesgos Laborales -
ARL para que realice la determinación
de su origen. Si NO hay, debe
20 proceder a la actividad No. 20.

INFORMACIÓN DOCUMENTADA EXÁMENES MÉDICOS OCUPACIONALES:

Entregar el informe de diagnóstico de

#
condiciones de salud de la población
atendida, según los requerimientos
Análisis de la
descritos en este mismo documento. Institución
información de Informe
20 INFORME DE
Prestadora de
DIAGNOSTICO resultados Diagnóstico
Nota: esta actividad aplica para médicos
Salud IPS
cualquier tipo de examen médico
realizado (proviene de las Actividades
No. 8, No. 13, No. 16 o No. 19).

ARCHIVAR Archivar el Certificado Médico y/o

DOCUMENTACIÓN
Aptitud en el expediente historias Historia Laboral
EN LA HISTORIA
LABORAL / laborales de los servidores públicos, y con información
Informe Responsable en
21 EXPEDIENTE los contratos de prestación de EMO /
Diagnóstico SST
servicios y apoyo a la gestión, en el Expediente
expediente contractual, conforme a C ontractual
FIN las tablas de retención documental.

FIN
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Fecha: 04/04/2023
PROCEDIMIENTO EXÁMENES MÉDICOS OCUPACIONALES
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Producto y/o Servicio Generado Descripción del Producto y/o Servicio

Valoración del médico laboral, con el fin de

Certificado Médico y/o Aptitud
monitorear la exposición a factores de riesgo y
de preingreso, periódicos, post
determinar la aptitud del colaborador para
incapacidad y de egreso de los
desempeñar en forma eficiente las labores en el
servidores públicos de la Unidad.
puesto de trabajo.

6. ANEXO

Anexo 1. Matriz de Seguimiento y Recomendaciones

Anexo 1. Reporte de Recomendaciones Médicas Individuales

7. CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Descripción de la modificación

Se modifica el procedimiento para realizar los exámenes ocupacionales
2 07/07/2014
por cambio de proveedor
3 15/10/2015 Se modifica alcance y diagrama de flujo
Se realizó ajuste del procedimiento para dar cumplimiento al Decreto
1072 de 2015 y Resolución 0312 de 2019 Estándares Mínimos del SG-
4 04/04/2023 SST, se realizó cambio de logo institucional vigencia 2023, Así como a la
inclusión de los anexos, conforme a lo establecido por el Sistema de
Seguridad y Salud en el Trabajo.