3Acciones y planes de mejora

Los planes de mejoramiento continuo son conjuntos de medidas que se

toman para generar los cambios necesarios para que una organización,
empresa o negocio pueda mejorar su rendimiento. De allí se desprenden
las acciones de mejora que se deben aplicar para lograr estos objetivos
(Educación Navarra, s.f.).

Estos planes de mejora articulados de manera integrada brindan las decisiones

estratégicas que se deben incorporar en los múltiples procesos de la empresa,
para brindar un mejor servicio y que este sea percibido por los clientes. Estos
planes también son la base para descubrir cuáles son las fallas que se están
presentando y cuáles son las mejoras que se deben ejecutar, ante las posibles
situaciones que se presenten de manera imprevista. El plan de mejora permite:

 Identificar las causas que provocan las debilidades detectadas.

 Identificar las acciones de mejora a aplicar. Analizar su viabilidad.
 Establecer prioridades en las líneas de actuación.
 Disponer de un plan de las acciones a desarrollar en un futuro y de un sistema de
seguimiento y control de las mismas.
 Negociar la estrategia a seguir.
 Incrementar la eficacia y eficiencia de la gestión.
 Motivar a la comunidad universitaria a mejorar el nivel de calidad.
 El plan elaborado con base a este documento permite tener de una manera
organizada, priorizada y planificada las acciones de mejora.
 Su implantación y seguimiento debe ir orientado a aumentar la calidad de la
enseñanza universitaria para que sea claramente percibida por su destinatario
final.

3.1 Para qué sirve un plan de mejoramiento

Todo plan de mejora es necesario y fundamental para que la empresa logre
descubrir por ese medio qué los afecta y la posibilidad de intervenir por medio de
acciones de mejora, los cumplimientos y objetivos generales de las diferentes
áreas que la conforman.

Se pueden describir algunos pasos a seguir para la elaboración del plan de

mejora; a continuación, se indican los principales:
Ahora se presenta una tabla que servirá como herramienta a la hora de establecer
una priorización en las acciones de mejora identificadas anteriormente. Una vez
establecidas las puntuaciones de cada factor se establecerá la suma de las
mismas, lo que servirá de orientación para identificar como prioritarias aquellas
que tengan una mayor puntuación total.

La administración de la calidad total requiere de un proceso constante, que

será llamado mejoramiento continuo, donde la perfección nunca se logra,
pero siempre se busca.
- De acuerdo con Deming (1996)

3.2 Cómo implementar un plan de mejoramiento

Para tener una mayor certeza de que el plan de mejora será un éxito, es muy
importante que se identifique y defina de la mejor manera el problema. Muy
seguramente existan varios problemas por tratar, pero se debe destacar o conocer
muy bien la importancia del mismo para saber si se puede solucionar.

Se debe tener presente que la implementación o puesta en marcha de un plan de

mejora empresarial, siempre está ligado y depende de los recursos financieros de
la empresa, por lo que se deben maximizar los resultados que se obtengan al
hacerlo en una problemática que sea relevante y que su solución dependa de lo
que se pueda hacer internamente por parte de la organización.
 Para seleccionar el problema te recomendamos realizar lo siguiente:

 Listar todos los posibles problemas a solucionar.

 Identificar causas y relaciones en la lista de problemas para simplificar.
 Definir criterios para cuantificar la relevancia del problema, por ejemplo: ¿qué
impacto tiene el problema en los ingresos de la empresa?, ¿qué consecuencias
implica la no atención del problema?, ¿es viable financiera o técnicamente?, entre
otros.
 Definir una escala para evaluar cada problema según los criterios establecidos.
Por ejemplo: la escala puede ser del 1 al 5, donde 1 indica que el problema tiene
poco impacto en los ingresos de la empresa y 5 que el problema tiene un impacto
significativo en los ingresos de la empresa.
 El grupo de trabajo debe puntuar cada problema según los criterios establecidos y
posteriormente se realizará una ponderación de los resultados para clasificar los
problemas; para esta etapa se puede usar una herramienta especializada en
encuestas como QuestionPro.
 Discutir los resultados finales con el grupo de trabajo, en caso que se detecte
empates en los resultados para llegar a un consenso.

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Fases y técnicas a implementar
Para llegar a una mejora de procesos en el entorno empresarial, es casi que
obligatorio que se presente un cambio drástico y relevante en la cultura de la
misma empresa. Esto implicará o hará que se pueda esperar de los
colaboradores, un compromiso paulatino y sostenido en el tiempo, de parte de
todos los departamentos de la empresa. Se presentarán obstáculos en el camino
como resultado de no tener en cuenta alguna de las fases que son convenientes
asumir para lograr un resultado óptimo.

Teniendo claro que todo esto se hace con base en que cada acción está sujeta a
ser modificada y mejorada, ya que “todo puede hacerse mejor”, se espera que
los resultados de un buen proyecto de mejora sean:

 Ahorro de costos de funcionamiento.

 Incremento de la productividad.
 Reducción de demoras.
 Agilizar procedimientos.
 Mejorar la calidad de los servicios.

“ Mejorar un proceso significa cambiarlo para hacerlo más efectivo,

eficiente y adaptable. Es decir, qué cambiar y cómo cambiar depende
del enfoque específico del empresario y del proceso.”
 - De acuerdo con James Harrington (1993)

4.1 Etapas necesarias para mejoramiento continuo

Una de las técnicas sugeridas para implementar el plan de mejora es el ciclo
PDCA, también conocido como ciclo de mejora continua o ciclo de Deming; y
suele ser el más empleado en la implementación de algún sistema para hacer un
plan de mejoramiento continuo.

Estas etapas se explican a continuación:

Plan (planificar)
En esta etapa se identifican cuáles son las actividades que la organización debe
mejorar, y se planifican las acciones para fijar los objetivos que logren este fin.

Do (hacer)
Acá se hacen los cambios que se necesiten para lograr los cambios necesarios,
con base en una pequeña muestra que permita evaluarlos antes de hacerlos
efectivos.

Check (verificar)
Una vez se ejecuten los cambios, se toman un periodo de prueba para confirmar
que estén funcionando correctamente. Si no hay mejora con lo realizado, se deben
volver a modificar las acciones para mejorar.

Act (actuar)
Al finalizar el periodo de prueba los resultados son evaluados y comparados con
los históricos que se tengan sobre la actividad a la cual se la ha hecho la mejora.
Si ha habido mejora, se establece de manera definitiva. En caso contrario, hay dos
posibilidades: se mejora lo realizado o se cambia esa acción.
4.2 Tipos de mejoramiento
Hay una gran variedad de tipos de formas para lograr aumentar la efectividad en
los procesos que tienen que ver con el mejoramiento continuo en las empresas
que desean alcanzar un nivel de excelencia en sus procesos internos para
satisfacción de sus accionistas, propietarios y en aras de los clientes finales, como
los siguientes:

Tipo 1: El modelo PDCA

Ya definido anteriormente, es considerado el modelo base de la mejora continua,
porque su ciclo es repetido y sin fin. Tiene relación con algunas normas ISO, como
la ISO 9001 sobre la gestión de calidad.
Tipo 2: Análisis de valor
Hace hincapié en buscar valores agregados o añadidos al producto, pero tomando
en consideración la reducción de costos. Busca alcanzar los mismos estándares
de calidad a menor precio.

Tipo 3: Los 5 porqués

Este método plantea la elaboración de preguntas en sentido inverso a la
ocurrencia del hecho, para detectar las fallas que se hayan dado en el proceso; no
necesariamente son cinco preguntas.

Tipo 4: Estratificación
Herramienta que divide en niveles la información del evento. Al presentarse un
problema, los datos se seleccionan con base en criterios como materiales, tipos de
defectos, grupos de trabajo entre otros criterios. Al hacerlo así, se busca separar
lo que ha originado el fallo y atenderlas por separado.

Tipo 5: Lean Manufacturing

Este modelo Lean Manufacturing se centra en las necesidades del cliente o
consumidor. Desde allí inicia el proceso de mejoramiento y con base en ello se
hace uso de los recursos para la reducción de costos, respuestas inmediatas y la
optimización de los ciclos de trabajo.

Tipo 6: DFSS
Siglas de Desing for Six Sigma. Es un método específico para lanzamiento de
productos o servicios nuevos. Para llegar al nivel requerido de calidad y poder ser
lanzados, deben pasar por cinco etapas que las empresas deben tener en cuenta
al instante de introducir ese nuevo elemento al mercado.

Tipo 7: Diagrama de afinidad

Este método busca dar claridad a situaciones que se presentan en algunos
problemas, donde es muy difícil encontrarlos a primera vista. Se trata de agrupar
ideas o temas que se relacionen entre sí, estableciendo vínculos que no se
consideraron al inicio, al momento de tomar las decisiones.
 5
Informes de resultados
El informe de resultados es una evaluación global que se ejecuta en los procesos
de la empresa, reflejando la calidad y satisfacción de los productos o servicios
obtenidos en el tiempo, que pueden ser presentados en un documento para
evaluar la ejecución de una tarea o conjunto de tareas en relación a unos objetivos
propuestos.

Al momento de realizar este tipo de informes, se debe tener en cuenta que los
mismos deben ser eficaces, comprensibles, bien presentados, con una estructura
ordenada, ser claros y diáfanos en su exposición, con una redacción eficaz y ser
breve.

5.1 Elaboración de un informe de resultados

Este informe de gestión debe ser realizado por el colaborador que haya ejecutado
la acción sobre la cual se va a rendir el informe. No tiene validez el que sea
elaborado por una persona distinta. Se debe empezar con los siguientes pasos:

ENCABEZADO

Donde vaya registrada la siguiente información básica:

 Tipo de documento.

 Fecha de la que será el informe.

 Área o departamento de la empresa que elabora el informe.

 Empresa o entidad a la cual pertenezca.

 A quienes va dirigido. Si es abierta al público, este paso se obvia.

INTRODUCCIÓN

En este espacio se brinda una breve exposición de las razones por la cuales se elabora
este informe. Esto se realiza con el fin de que quien lo lea, pueda entender todo el
contexto de su objeto central de estudio y qué se tuvo en cuenta para hacerlo.

DESARROLLO DEL INFORME

 Acá va el contenido y es lo que da razón al nombre de la actividad. Su desarrollo
variará notablemente según el tipo de público y personajes a quienes vaya a ser
expuesto, pero se deben considerar los siguientes puntos clave:

 Antecedentes: cuáles fueron las razones que dieron pie al estudio realizado y por
qué del informe.
 Fuentes de información: de donde se extrajo la información que nutre el informe.
 Metodología: comentar procedimientos que han sido usados para hacerlo.
 Problemas encontrados: qué situaciones se han presentado que han sido
obstáculo en su elaboración.
 Otros datos a considerar: en este punto se detallan situaciones de orden jurídico
o económico, que son muy relevantes al momento de rendir informes, máxime si
se está ante inversores o accionistas de alguna empresa.
 Conclusiones y recomendaciones: en las conclusiones se busca concreción de
cifras, detalles y resultados para una mayor comprensión del público a quien se
dirige el informe. Las recomendaciones se hacen con la intención de mejorar los
datos a la fecha, formuladas de manera que sean realistas, útiles y alcanzables
(Fabra, 2017).

5.2 La importancia del informe de resultados

Por lo general, en todas las organizaciones, pero especialmente en las grandes
empresas, la realización de los informes es una actividad recurrente de la mayoría
de los empleados. En ellos se busca resumir las actividades desarrolladas dentro
de la empresa, para irradiar lo que se ha hecho y, si los resultados son positivos,
estos informes servirán para conseguir nuevos inversionistas, robusteciendo el
capital de la empresa.

Los elementos más importantes que debe contener un Informe de desempeño

laboral son los siguientes:
 Datos de la empresa
En este tipo de informes es importante que se incluyan los datos de la empresa como nombre
y razón social, dirección y teléfono.

Datos del empleado

De igual manera, será necesario que se incluyan los datos del trabajador como su nombre,
número de identificación, el puesto que desempeña en la empresa y el tiempo que tiene
trabajando.

Leyenda referencial
Por lo general, este tipo de informes se hacen usando la técnica de evaluación en la que se
usa una letra para medir cada aspecto. Esto quiere decir que antes de hacer el informe, se
debe escribir la leyenda de lo que significa cada letra que se ponga en los respectivos ítems a
evaluar.

Cuadros por áreas

Estos cuadros serán los que componen el informe. Por lo general se utilizan 3: área personal,
área social y área técnica. Cada uno de ellos tendrá una lista de competencias que se
evaluarán con las letras correspondientes según la leyenda previa. También es común
agregar una casilla de “comentarios” en la que el evaluador puede escribir notas acerca del
empleado.

Datos del evaluador

Al finalizar la evaluación y al final del informe se deben colocar los datos de la persona que
hace la evaluación que será quien firme el Informe de desempeño laboral. Estos datos deben
incluir nombre, cargo y firma del evaluador, así como la fecha en la que el informe se
concluye.

La idea detrás de este tipo de planilla es la de documentar cómo se ha desenvuelto el

empleado en su tiempo y cuáles son las competencias técnicas y personales que
demuestra en su puesto de trabajo.

5.3 Plan de mejora

 En un mundo cada vez más competitivo la búsqueda de ideas de
propuestas de mejora para una empresa necesita ser constante. Ventas,
rentabilidad, lucro, presencia en el mercado, reducción de costos
operativos, optimización de recursos y automatización de procesos son
algunos ejemplos de aspectos que las organizaciones siempre buscan
mejorar. A continuación, se presentan ocho ejemplos de propuestas de
mejora para una empresa que pueden ser aplicados en un negocio
(sisteware, 2019).

Ejemplo 1. Software de gestión

Las posibilidades del uso de un software de gestión son variadas: CRM, gestión
de proyectos, automatización de marketing, gestión financiera, comunicación, etc.
Existen varios software de gestión financiera disponibles en el mercado, algunos
de ellos con versiones gratuitas o precios realmente accesibles
como QuickBooks, ZeroPaper y Bkper.
Ejemplo 2. Comunicación interna
Los equipos que se comunican mal o que ni siquiera se comunican pueden afectar
la calidad del trabajo, por eso es importante que la empresa desarrolle una
comunicación interna efectiva y eficiente. Las acciones simples como el uso de
murales, cuadros de aviso y una intranet ayudan bastante en la mejora del flujo de
trabajo.

Ejemplo 3. Metodología OKR

La sigla OKR significa objetivos y resultados clave (Objective and Key Results).
Simple, flexible y ágil, esta metodología de gestión es utilizada hoy por varias
empresas exitosas como Google. Su objetivo es promover el compromiso entre los
colaboradores y elevar la productividad de la organización.
Ejemplo 4. Home Office
El trabajo remoto es otro de los grandes ejemplos de propuesta de mejora para
una empresa que la transformación digital ha proporcionado.

Una de las razones que llevan a las empresas a adoptar el home office es la
ganancia en productividad y la reducción de costos operacionales.
Además, el profesional está más motivado para alcanzar resultados, ya que pasa
a tener libertad para administrar su propio tiempo.

Ejemplo 5. Encuesta de mercado

Las encuestas de mercado posibilitan al gestor tener una visión más amplia sobre
el área en que la empresa actúa, orientándola durante la definición de estrategias
y en la toma de decisiones.
Realizar una buena investigación de mercado puede identificar problemas y
oportunidades de negocio, por medio de ella es posible obtener y analizar
información.

Ejemplo 6. Entrenamiento de los equipos

Invertir en entrenamiento y capacitación de los equipos es una excelente forma de
favorecer el surgimiento de nuevas ideas. Cursos,
conferencias, webinars y workshops impactan directamente el desempeño de los
empleados.
Los equipos bien entrenados y capacitados tienden a cometer menos errores, lo
que disminuye el número de reprocesos y, consecuentemente de costos. Así, la
productividad se eleva.

Ejemplo 7. Clima organizacional

El desarrollo de un clima organizacional ligero y agradable es algo que contribuye
y que puede surtir efectos bastante positivos.

Reuniones de integración, horarios flexibles, códigos de vestimenta más

informales y buenas condiciones de trabajo son ejemplos de acciones que
contribuyen a un clima organizacional más amigable y placentero para trabajar.

Ejemplo 8. Monitorear acciones

Procure monitorear periódicamente los resultados de las acciones de mejora en su
empresa.

El monitoreo posibilita identificar ciertas fallas y realizar los debidos ajustes en el

medio del camino antes de que representen un problema mayor.

Reúnase con los colaboradores al menos una vez al mes y ofrézcales la

oportunidad de decir cuáles son sus dificultades en la búsqueda de resultados.

De acuerdo con el Decreto 1072-2015, artículo 2.2.4.6.8, numeral 7, se invita a ver el

siguiente video que hace parte de una actualización del Sistema de Gestión de Seguridad
y Salud en el Trabajo que debe ser aplicado con los planes de mejora continua en la
empresa:
https://youtu.be /esZNJmokj_o
En la siguiente figura se puede observar un formato del Plan de mejora de personal que
debe realizar una empresa para un buen funcionamiento de sus procesos.
3.4 Actividad de aprendizaje AA4. Demostrar los conocimientos sobre mejoramiento continuo
adquiridos durante el programa. Toda empresa requiere de un plan de mejora continua, buscando
obtener resultados que le permitan hacer un diagnóstico en cada uno de sus procesos y así poder
formular planes de mejora que garanticen la sostenibilidad productiva, financiera y operacional de
la organización.

Duración: 12 horas.

Materiales formación: para la elaboración adecuada de las evidencias, el aprendiz debe apropiar
los contenidos del componente formativo Plan de gestión, resultados y mejora continua.

Evidencias: a continuación, se describen las acciones y las correspondientes evidencias que

conforman la actividad de aprendizaje:

● Evidencia: Informe plan de mejora continua. AA4-EV01

El objetivo de esta evidencia es validar su conocimiento en el orden y el proceso del plan de

mejora continua, y para eso se hace necesario que identifique el formato anexo, que se encuentra
en el componente formativo, para que pueda ser diligenciado con un ejemplo de una empresa del
sector que usted considere. Diríjase a descargar el archivo
anexo_Informe_Individual_de_desempeno_Laboral para diligenciar dicho formato.

Lineamientos para la entrega de la evidencia:

o Producto a entregar: Informe plan de mejora continua.

o Formato: Word o Excel.

o Extensión: máximo 2 páginas.

o Para hacer el envío de la evidencia, remitirse al área de la actividad correspondiente y acceder al

espacio: Informe plan de mejora continua. AA4-EV01.