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Gestión del tiempo

10 estrategias para una mejor gestión del tiempo

Actualizado por:
Precio de Roxie
Extensión de la Universidad de Georgia

dana carney
Extensión de la Universidad de Georgia

Rachael Clews
Investigación y extensión de K-State

Escrito originalmente

por: Sue W. Chapman

Michael Rupured
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10 Estrategias para mejorar

Gestión del tiempo
El término Gestión del tiempo es un nombre inapropiado.
No puedes administrar el tiempo; gestionas los acontecimientos de tu vida en relación con el tiempo
Es posible que a menudo desee más tiempo, pero solo obtiene 24 horas,
1440 minutos u 86 400 segundos cada día. La forma en que usa ese tiempo
depende de las habilidades aprendidas a través del autoanálisis, la planificación, la evaluación y el autocontrol.
AL
IGUAL QUE
EL DINERO, EL
Las personas que practican buenas técnicas de gestión del tiempo a menudo descubren que: TIEMPO ES VALIOSO Y LIMITADO:
• Son más productivos.
debe protegerse, usarse
• Tener más energía para las cosas que necesitan lograr.
• Sentirse menos estresado.
sabiamente y

• Tener más tiempo libre para hacer las cosas que quieren.
presupuestarse.
• Haga más cosas.
• Relacionarse más positivamente con los demás.
• Sentirse mejor consigo mismos. (Dodd y Subdheim, 2005)

Encontrar una estrategia de gestión del tiempo que funcione mejor para usted depende de su personalidad, capacidad de
automotivación y nivel de autodisciplina. Al incorporar algunas o todas las diez estrategias a continuación, puede administrar su tiempo
de manera más efectiva.

1. Sepa cómo pasa su tiempo

Un registro de tiempo es una forma útil de determinar cómo usa su tiempo.
Registre lo que está haciendo en intervalos de 15 minutos durante una
semana o dos. Evalúa los resultados:

• ¿Se hizo todo lo que tenía que hacer?

• ¿Qué tareas requieren más tiempo?
• ¿A qué hora del día está más
¿productivo?
• ¿A dónde dedica la mayor parte de su tiempo?
(es decir, trabajo, familia, personal, recreación)?

Identificar las tareas que consumen más tiempo y

determinar si está invirtiendo su tiempo en las actividades
más importantes puede ayudarlo a determinar un curso
de acción.
Tener una buena idea del tiempo requerido para las
tareas rutinarias puede ayudarlo a ser más realista al
planificar y estimar cuánto tiempo está disponible para
otras actividades. Existen muchas aplicaciones para ayudarlo
a realizar un seguimiento de su tiempo, como se menciona en
la Estrategia 3.

Extensión Cooperativa UGA Circular 1042 | Gestión del tiempo 2

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2. Establecer prioridades

Administrar su tiempo de manera efectiva requiere una distinción entre lo que es importante y lo que es urgente (MacKenzie, 1990). Los expertos coinciden en que las tareas más

importantes no suelen ser las tareas más urgentes. Sin embargo, tendemos a dejar que las tareas urgentes dominen nuestras vidas. Covey, Merrill y Merrill (1994) clasifican las

actividades en cuatro cuadrantes en su Matriz de gestión del tiempo: urgente, no urgente, importante y no importante. Si bien se deben realizar actividades que son tanto urgentes

como importantes, Covey et al. sugiere dedicar menos tiempo a actividades que no son importantes (independientemente de su urgencia) para ganar tiempo en actividades que no

son urgentes pero sí importantes. Centrarse en estas actividades importantes le permite obtener un mayor control sobre su tiempo y puede reducir la cantidad de tareas importantes

que se vuelven urgentes.

Ejemplo de matriz de gestión del tiempo

Urgente No urgente

Aplazar estas tareas hasta que se hayan completado

Realice estas tareas lo antes posible.
todas las tareas urgentes e importantes.
Ejemplos:
Ejemplos:
Importante • Envíe la solicitud de empleo antes de las 5 p. m.
• Programe una cita con el dentista
• Recoger al niño enfermo de la escuela
• Responder al correo electrónico de un compañero de trabajo sobre un evento futuro
• Llame a un plomero para que arregle el inodoro que gotea
• Planificar reunión familiar

Delegue estas tareas a las personas

Elimine estas tareas; a menudo son una pérdida de tiempo.
adecuadas que puedan gestionarlas.
Ejemplos:
Ejemplos:
No importante • Responder a los comentarios de las redes sociales
• Ayudar a hijo con la tarea
• Compras en línea
• Arrancar las malas hierbas de los macizos de flores
• Terminar de ver el programa de televisión
• Hacer la cena para la familia

Crear una lista de "cosas por hacer" es una manera fácil de priorizar. Si necesita una lista diaria, semanal o mensual depende de su estilo de vida. Tenga cuidado de evitar que

la creación de listas se salga de control. Haga una lista de tareas manejables en lugar de metas o planes de varios pasos. Clasifique los elementos en su lista de "cosas por

hacer" en orden de prioridad (tanto importantes como urgentes). Puede optar por agrupar elementos en categorías como prioridad alta, prioridad media o prioridad baja;

numerarlos en orden de prioridad; o utilice un sistema de codificación por colores. El objetivo no es marcar la mayoría de los elementos, sino marcar los elementos de mayor

prioridad (MacKenzie, 1990). Una lista priorizada de "cosas por hacer" le permite establecer límites para que pueda decir "no" a actividades que pueden ser interesantes o brindar

una sensación de logro pero que no se ajustan a sus prioridades básicas.

3. Use una herramienta de planificación

Los expertos en gestión del tiempo recomiendan utilizar una

herramienta de planificación personal para mejorar su productividad.

Las herramientas de planificación personal incluyen planificadores,

calendarios, aplicaciones telefónicas, gráficos murales, fichas,

diarios de bolsillo y cuadernos. Escribir sus tareas, horarios y

elementos para recordar puede liberar su mente para concentrarse

en sus prioridades.

Los estudiantes auditivos pueden preferir dictar sus

pensamientos en su lugar. La clave es encontrar una herramienta

de planificación que funcione para usted y usar esa herramienta

de manera constante.

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Al utilizar una herramienta de planificación:

• Registre siempre su información en la propia herramienta. Escribir notas en otro lugar que deben transferirse más tarde es ineficiente y desperdicia más
tiempo.

• Revise su herramienta de planificación diariamente.

• Mantenga una lista de sus prioridades en su herramienta de planificación y consúltela con frecuencia.
• Mantenga las herramientas de planificación sincronizadas. Si conserva más de uno, asegúrese de que su teléfono, computadora y herramientas de
planificación en papel coincidan.
• Mantener un sistema de respaldo.

Las aplicaciones en su teléfono pueden ser excelentes herramientas de planificación. Las aplicaciones suelen pertenecer a una de las siguientes categorías:

• Rastreadores de tiempo: conozca cómo pasa su tiempo.

• Ahorro de tiempo: aumente la productividad y elimine los hábitos de pérdida de tiempo. •
Administradores de tareas: priorice y organice las tareas para mejorar la administración del tiempo.
• Desarrolladores de hábitos: cree hábitos saludables para fomentar la gestión del tiempo.

4. Organízate
dar
La desorganización conduce a una mala gestión del tiempo. lejos
La investigación ha demostrado que el desorden tiene un fuerte
mantener sacudida
impacto negativo en el bienestar percibido (Roster, 2016). Para
mejorar nuestra gestión del tiempo, organízate.

Coloque tres cajas (o esquinas de una habitación)

etiquetadas como "Guardar", "Regalar" y "Tirar".
Ordene los artículos en estas cajas. Deseche los

artículos en su caja de "Toss". Su caja de "Regalo"

puede incluir artículos que desea vender, donar o
desechar.

El siguiente paso es mejorar el tiempo que dedicas

a procesar la información.
Por ejemplo, tareas como el correo electrónico
pueden consumir su día. Para combatir la pérdida de
tiempo, implemente un sistema de organización de correo
electrónico que le permita procesar la información en cada correo
electrónico de la manera más eficiente posible. Use carpetas, marcas
o un sistema codificado por colores para realizar un seguimiento de qué
es qué.

5. Programa adecuadamente
La programación es algo más que registrar lo que se debe hacer (p. ej., reuniones y citas). Asegúrese de tener tiempo para las cosas que quiere hacer. La
programación efectiva requiere que te conozcas a ti mismo. Tu registro de tiempo debería ayudarte a identificar los momentos en los que estás más productivo y
alerta. Planifique sus tareas más desafiantes para cuando tenga más energía. Bloquee el tiempo para sus actividades de alta prioridad primero y protéjalo de las
interrupciones.

Programe tareas pequeñas, como redactar un correo electrónico, crear una lista de compras, leer, ver seminarios web o escuchar podcasts para viajes largos o
cuando espera una llamada o una cita. Aproveche lo que de otro modo sería tiempo perdido. Evite actividades improductivas, como jugar o navegar por las redes
sociales. Limite el tiempo programado a alrededor de las tres cuartas partes de su día para permitir actividades creativas como planificar, soñar y pensar.

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6. Delegar: obtener ayuda de otros

Delegar significa asignar la responsabilidad de una tarea a otra
persona, liberando su tiempo para tareas que requieren su
experiencia. Identifique las tareas que otros pueden hacer y
seleccione a la(s) persona(s) apropiada(s) para hacerlas. Seleccione
a alguien con las habilidades, la experiencia, el interés y la autoridad
necesarios para realizar la tarea. Se específico. Defina la tarea y

sus expectativas mientras permite a la persona cierta libertad para

personalizar la tarea. Verifique periódicamente qué tan bien está
progresando la persona y preste cualquier ayuda, teniendo cuidado
de no asumir la responsabilidad. Finalmente, recompense a la persona por

un trabajo bien hecho o haga sugerencias para mejorar si es necesario. (Dodd

y Sundheim, 2005).

Otra forma de obtener ayuda es “comprar” tiempo obteniendo bienes o servicios que
ahorran tiempo. Por ejemplo, pagarle a alguien para que corte el césped o limpie su casa,
o unirse a un viaje compartido para las actividades extracurriculares de sus hijos libera
tiempo para otras actividades. El ahorro de tiempo de contratar a alguien para proyectos
especializados a menudo vale la pena.

7. Deja de procrastinar
Las personas posponen las tareas por una variedad de razones.
Tal vez la tarea parezca abrumadora o desagradable. Para
ayudar a detener la procrastinación, considere “comerse la

rana grande primero”. Una cita comúnmente atribuida a Mark

Twain dice: “Si tu trabajo es comer una rana hoy, es mejor
hacerlo a primera hora de la mañana. Y si tu trabajo es comer
dos ranas, es mejor comer primero la rana grande”. Las tareas
desagradables que postergamos son “ranas grandes”. Complete
estas tareas como su primera acción del día para quitarlas del
camino.

Otra opción es hacer una "bola de nieve" en

sus tareas dividiéndolas en segmentos más

pequeños, completando tareas preparatorias y,
finalmente, completando la tarea más grande en
cuestión.
Ya sea que elija el método "la rana grande primero" o la
"bola de nieve", intente crear un sistema de recompensas
para las tareas completadas para ayudarlo a mantenerse
motivado.

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8. Manejar las pérdidas de tiempo

Reduzca o elimine el tiempo dedicado a estas actividades implementando algunos sencillos consejos.

Dispositivos de mano
• Aproveche las funciones de voz a texto, como la transcripción de mensajes de voz, o para tomar notas o
redactar correos electrónicos y mensajes de texto cuando esté en movimiento.
• Evite las conversaciones triviales. Mantente
enfocado. • Realice cualquier acción necesaria inmediatamente después de una
llamada. • Imponga límites de tiempo de pantalla y controle regularmente su bienestar digital (consulte la Estrategia 10). •
Programe descansos desde sus dispositivos.

Correo

electrónico • Reserve un tiempo específico para ver y responder el correo electrónico, pero no deje que se acumule
hasta el punto en que se vuelve abrumador ordenar. • Desactive
las notificaciones de correo electrónico. • Manipule cada artículo solo

una vez si es posible. • Elimine o cancele de inmediato la suscripción

a los correos electrónicos no deseados. • Mantenga las libretas de direcciones
actualizadas y organizadas. • Utilice accesos directos integrados para ordenar
el correo electrónico.

Visitantes inesperados
• Programar tiempo para visitas presenciales. • Informe

a los visitantes de sus limitaciones de tiempo y cortésmente ofrezca reprogramar la cita. • Establezca un
límite de tiempo de mutuo acuerdo para la visita. • Cuando alguien llame a la puerta, levántese y tenga su
reunión de pie
para ayudar a mantenerlo breve.

Reuniones presenciales y virtuales •

Conozca el propósito de la reunión con anticipación. • Llega
temprano. • Comenzar y terminar la reunión a tiempo. • Prepare
una agenda y apéguese a ella.

Use una agenda cronometrada, si es

necesario. • No programe reuniones a menos que
sean necesarias y tengan un propósito o
agenda específica. • Utilice software de
grabación o designe a alguien que tome notas.

Obligaciones familiares •
Use y sincronice calendarios virtuales para
compartir fácilmente entre miembros de la
familia ocupados. • Haga que cada miembro
de la familia sea responsable de consultar el
calendario maestro en busca de posibles conflictos.
• Crear un área central o

aplicación acordada para publicar

comunicaciones como recordatorios

de citas, anuncios y

mensajes

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9. Evite la multitarea
Los estudios psicológicos han demostrado que la multitarea no ahorra tiempo. De hecho, lo contrario suele ser cierto. Se pierde tiempo al pasar de una
tarea a otra, lo que se traduce en una pérdida de productividad (Rubinsteim, Meyer y Evans, 2001). La multitarea rutinaria puede generar dificultad para
concentrarse y mantener el enfoque. Haga todo lo posible para concentrarse en una sola tarea a la vez manteniendo su área libre de distracciones, lo que
incluye apagar las notificaciones en sus dispositivos y reservar tiempo dedicado para tareas específicas.

10. Mantente saludable

El cuidado y la atención que te das a ti mismo es una importante inversión de tiempo. Programar tiempo para relajarse o no hacer nada lo ayuda a
rejuvenecer física y mentalmente, lo que le permite realizar tareas con mayor rapidez y facilidad.
Asegúrese de monitorear su tiempo de pantalla como parte de su bienestar digital, estableciendo
límites para mantenerse saludable. Un estudio realizado por Google mostró que cuatro de cada
cinco participantes del estudio que tomaron medidas para mejorar su bienestar digital creen que
su bienestar general también se vio afectado positivamente (Google, 2019). Para mejorar su
bienestar digital, establezca límites de tiempo o utilice software integrado en dispositivos
electrónicos como teléfonos y tabletas para ayudar a mantener su bienestar digital.

Los bloqueadores de luz azul y el modo de

escala de grises también pueden ayudarlo a
mejorar su bienestar digital. Establece una
hora cada noche para apagar todos los
dispositivos digitales para que tu mente tenga
tiempo de relajarse; esto también puede
ayudar a mejorar su horario de sueño.

Desafortunadamente, la mala
gestión del tiempo y el exceso de
tiempo frente a la pantalla pueden provocar
fatiga, cambios de humor y enfermedades
más frecuentes. Para reducir el estrés,

recompénsese por los éxitos en la gestión

del tiempo. Tómese el tiempo para reconocer
que ha logrado una tarea o desafío importante
antes de pasar a la siguiente actividad.

Conclusión
Independientemente de las estrategias de gestión del tiempo que utilice,
tómese el tiempo para evaluar cómo han funcionado para usted. ¿Tiene un equilibrio
saludable entre el trabajo y la vida familiar? ¿Estás realizando las tareas que son más importantes en
tu vida? ¿Estás invirtiendo suficiente tiempo en tu propio bienestar personal? Si la respuesta es "no" a cualquiera de estas preguntas, reevalúe sus
estrategias de gestión del tiempo y cambie a otras que funcionen mejor para usted. La gestión exitosa del tiempo conduce a una mayor felicidad
personal, más logros en el hogar y en el trabajo y un futuro más satisfactorio.

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Referencias:

Covey, SR, Merrill, AR y Merrill, RR (1994). Lo primero es lo primero: vivir, amar, aprender, dejar un
Legado. Nueva York: Simon & Schuster.

Dodd, P. y Sundheim, D. (2005). Las 25 mejores herramientas y técnicas de gestión del tiempo: cómo hacer más cosas
Sin Volverte Loco. Ann Arbor, MI: Peak Performance Press, Inc.

Google, Global (DE, ES, FR, IT, PL, UK, US), "Digital Wellbeing Survey", población general, mayores de 18 años, n=97–
1401, 2019. https://www.thinkwithgoogle.com/ característica/bienestar-digital-estadísticas

Mackenzie, A. (1990). La trampa del tiempo (3ª ed.). Nueva York: Asociación Estadounidense de Administración.

Roster, C., Ferrari, J. y Jurkat, M. (16 de marzo de 2016). El lado oscuro del hogar: Evaluando el 'desorden' de posesión en
bienestar subjetivo. Revista de Psicología Ambiental.

Rubinsteim, J., Meyer, D. y Evans, J. (2001). Control ejecutivo de los procesos cognitivos en el cambio de tareas. Diario de
Psicología Experimental - Percepción y Desempeño Humano, 27(4), 763-797

extensión.uga.edu
Circular 1042 Revisado Agosto 2020

Publicado por la Universidad de Georgia en cooperación con la Universidad Estatal de Fort Valley, el Departamento de Agricultura de EE. UU. y los condados del estado. Para obtener más información, comuníquese con la oficina local de Extensión Cooperativa de la UGA.
La Facultad de Ciencias Agrícolas y Ambientales de la Universidad de Georgia (en colaboración con la Universidad Estatal de Fort Valley, el Departamento de Agricultura de los EE. UU. y los condados de Georgia) ofrece sus programas educativos,
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