GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS CÓDIGO BSMN01

VERSIÓN 01
SEGURIDAD FÍSICA Y DEL ENTORNO
FECHA 01/11/2022

MANUAL DE SEGURIDAD FÍSICA Y DEL

ENTORNO

Superintendencia Nacional de Salud

Fecha: (01 – 11 – 2022)


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Contenido
1. Objetivo...............................................................................................................2

2. Alcance...............................................................................................................2

3. Responsabilidades.............................................................................................3

4. Glosario..............................................................................................................3

5. Generalidades....................................................................................................4

5.1 Área Segura.....................................................................................................4

5.2 Medidas de seguridad a cargo del arrendador del edificio..............................7

5.3 Medidas de seguridad a cargo de la empresa de vigilancia........................8

6. Controles de acceso físico.................................................................................9

6.1 Retiro de activos............................................................................................10

6.2 Seguridad de oficinas, recintos e instalaciones.............................................10

6.3 Acceso Vehicular...........................................................................................11

6.4 Áreas de despacho y carga...........................................................................11

6.5 Trabajo en áreas seguras..............................................................................11

6.6 Ubicación y protección de los equipos..........................................................12

6.7 Seguridad del Cableado................................................................................13

6.8 Servicios de suministro..................................................................................13

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6.9 Mantenimiento de equipos para el funcionamiento del edificio.....................14

6.10 Seguridad de los equipos fuera de las instalaciones..................................14

1. Objetivo

Describir la forma en que los funcionarios, contratistas y visitantes deben ingresar

a las instalaciones de la Superintendencia Nacional de Salud para asegurar el
ingreso únicamente de personal o visitantes autorizados a las diferentes
dependencias al igual que en las áreas catalogadas como seguras.

2. Alcance

Este documento aplica para todos los funcionarios, contratistas, proveedores y

visitantes que ingresan a las instalaciones de la Superintendencia Nacional de
Salud en la ciudad de Bogotá D.C. y Regionales. (Medellín, Bucaramanga,
Barranquilla, Neiva, Choco, Cali, Yopal, Centro de Atención al Ciudadano)

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3. Responsabilidades

 Grupo de Recursos Físicos: Velar por el adecuado funcionamiento de la

seguridad de la Superintendencia Nacional de Salud.

 Funcionarios, contratistas, proveedores, visitantes y terceros: Cumplir con

las normas de seguridad física establecidas en el presente manual.

 Proveedor de Seguridad Privada: Velar por la seguridad de las diferentes

sedes que tiene a su cargo la Superintendencia Nacional de Salud, cumpliendo
con los protocolos establecidos en este manual.

4. Glosario

 Antisísmico: Que evita o aminora los efectos de un movimiento sísmico de

una edificación.

 Biométrico: Sistema de Información de control de acceso de funcionarios

que permite registrar los ingresos y salidas de los funcionarios mediante un
control de identificación por huella digital, con algunas excepciones con
contraseña asignada a cada funcionario.

 CCTV: Es una sigla en inglés “Closed Circuit Televisión” que traducido al

español es “Circuito Cerrado de Televisión”, consiste en una o más
cámaras de vigilancia conectadas a uno o más monitores de video o
televisores que reproducen las imágenes transmitidas por las cámaras.

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 Control de Acceso: Es una de las tecnologías con más demanda en el

mercado de la seguridad privada e informática y está diseñado para
identificar, autenticar, y permitir o restringir el acceso de un usuario a una
instalación o áreas no autorizadas o especializadas.

 RETIE: Es el Reglamento Técnico de Instalaciones Eléctricas y fue creado

por el Decreto 18039 de 2004, del Ministerio de Minas y Energía. El objetivo
de este reglamento es establecer medidas que garanticen la seguridad de
las personas, vida animal y vegetal y la preservación del medio ambiente,
previniendo, minimizando o eliminado los riesgos de origen eléctrico.

 RETILAP: El objeto fundamental del reglamento es establecer los requisitos

y medidas que deben cumplir los sistemas de iluminación y alumbrado
público, tendientes a garantizar: Los niveles y calidades de la energía
lumínica requerida en la actividad visual, la seguridad en el abastecimiento
energético, la protección del consumidor y la preservación del medio
ambiente; previniendo, minimizando o eliminando los riesgos originados por
la instalación y uso de sistemas de iluminación.

5. Generalidades

5.1 Área Segura

Espacio físico donde se almacena o procesa información crítica de la entidad.

En la Entidad se consideran las siguientes áreas seguras:

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1. Despachos Superintendente, Delegados y Secretario(a) General, a cargo

de cada directivo según corresponda.

2. Cuartos de centro de cableado, UPS y banco de baterías, el contenido de

los cuartos se encuentra a cargo de la Dirección de Innovación y Desarrollo.
Ubicados de la siguiente manera:

- Piso 4, sobre la circulación principal frente a la Oficina Asesora de

Planeación y al puesto 1021.

- Piso 9, sobre la circulación principal al lado del archivo de la Delegatura

para la Función Jurisdiccional y Conciliación, frente al puesto número 680.

- Piso 10, sobre la circulación principal al lado del centro de copiado al

frente de Gestión Documental, frente al puesto 327.

3. Cuarto de monitoreo del Circuito Cerrado de Televisión (CCTV) de

vigilancia en la sede de Bogotá ubicado en la circulación principal, frente a
la Dirección Financiera, frente al puesto 168, piso 10. Este cuarto se
encuentra a cargo de la empresa que provee el servicio de vigilancia y
seguridad privada.

4. Área de almacenamiento de archivo según planos. Piso 4, 9 y 10, a cargo

de cada dependencia correspondiente.

5. Área de radicación. Piso 4, frente al acceso al piso, esta área se encuentra

a cargo del Grupo de Correspondencia de la Dirección Administrativa.

Estas áreas deberán estar protegidas por un perímetro de seguridad, que permitan
garantizar su disponibilidad, y aquellas otras medidas necesarias establecidas por
los líderes de los procesos responsables.

Las instalaciones de la Superintendencia Nacional de Salud tienen definida un

área de recepción a la entrada del edificio y adicionalmente una recepción en cada
uno de los pisos, donde se disponen oficinas para las Direcciones o áreas de
trabajo. En la recepción principal del edificio hay torniquetes de acceso, donde se
accede por tarjeta de proximidad y en caso de ser un visitante, se permite el
acceso con autorización de un funcionario de la Entidad registrando el ingreso en

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el software de control de visitantes CIWIS CONTROL, el cual expide un sticker y

fotografía identificando el visitante y a la dependencia a la cual se dirige.

Para las regionales, el control se realiza a la entrada de la oficina por un vigilante,

el cual orienta a los usuarios o visitantes que requieran algún tipo de gestión y
dependiendo la actividad que vayan a realizar los reporta en la minuta de registro.
Adicionalmente existe una lista de registro diario para los usuarios en la cual se
plasman una serie de datos personales con el fin de conocer esta información y en
caso de emergencia poder dar aviso a quien corresponda.

El Archivo Central de la Entidad está resguardado en el Parque Empresarial

Puerta del Sol ubicado en Bogotá en la Transversal 93 No. 51 – 98, Bodegas 8 y 9
destinadas a la salvaguarda de 32.734 cajas aproximadamente, entre cajas X300
y X200 que contienen documentos análogos y electrónicos, producto de
transferencias documentales primarias; la administración del Parque Empresarial
provee la vigilancia privada las 24 horas, los siete días de la semana y está
dirigida al Parque Empresarial en la parte externa a las bodegas. Las bodegas 8 y
9 poseen sistema de vigilancia interna mediante 45 cámaras de seguridad, alarma
antirrobo y acceso a la puerta principal con apertura codificada. Los archivos que
tienen carácter reservado están protegidos cumpliendo con lo normado por el
Archivo General de la Nación para esta clase de edificaciones.

Los cuartos de centro de cableado, UPS y banco de baterías están protegidos por
un control de acceso biométrico y con tarjeta de proximidad, para la sede central;
al cual solo pueden acceder los funcionarios autorizados y con acompañamiento
del guarda del piso, dejando el registro en la minuta de seguridad y en el Formato
Ingreso a Áreas Seguras de Tecnología con código GSFT01.

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La empresa de vigilancia dispone de una tarjeta de acceso para ser utilizada en

caso de requerirse, la tarjeta se encuentra a cargo de la Guarda Líder.

En cuanto a los cuartos de Datacenter de la Regionales, el acceso es gestionado

por el Director(a), quien autoriza el ingreso para mantenimiento. La llave se
encuentra a cargo de la empresa de vigilancia quien consulta con la persona
encargada de la oficina regional para la respectiva autorización de ingreso.

5.2 Medidas de seguridad a cargo del arrendador del edificio

1. Todos los ingresos de visitantes, contratistas y proveedores deben ser

autorizados previamente por correo electrónico
[email protected]. quien verifica y envía la autorización al
personal de vigilancia.

2. Para el acceso a la Torre 3 por el sótano 1, solo podrá realizarse por

personal autorizado y funcionarios de las entidades que trabajan en la torre
3, los cuales deberán portar obligatoriamente carnet Institucional para su
identificación.

3. Para el ingreso a la Torre 3 (pisos 4, 9 y 10), se deberá contar con detector

de metales y se deberá realizar la revisión de maletas y paquetes.

4. En el caso que la empresa de vigilancia tenga conocimiento de un paquete

sospechoso o que consideren de riesgo explosivo, se solicitará al personal
de seguridad del Centro Comercial, la presencia del canino para verificación
e ingreso a las instalaciones.

5. Para ingresar a los pisos de la Superintendencia Nacional de Salud, el

funcionario o contratista deberá pasar la tarjeta de proximidad por el control
de acceso con el objetivo de generar un filtro de seguridad.

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5.3 Medidas de seguridad a cargo de la empresa de vigilancia

1. La llave de monitoreo se encuentra a cargo de la Coordinadora de

Recursos Físicos quien autoriza el ingreso y da una copia al guarda líder.

2. Los ingresos al rack se darán solo para personal autorizado por la

Coordinadora de Recursos Físicos en concordancia con la guarda líder, la
autorización solo es otorgada a instancias de la solicitud del Director de
Innovación y Desarrollo para los funcionarios de esa Dependencia,
adicionalmente, se debe contar con el acompañamiento de un guarda de
seguridad, incluyendo el registro en la minuta de trazabilidad del piso, hora
y fecha de ingreso del personal, nombres y apellidos completos, No. de
cédula y procedimiento a realizar, se deja el registro del número de la
tarjeta de proximidad con la cual se efectúa el ingreso al rack, los cuales
posteriormente son reportados a la Coordinadora de Recursos Físicos.

3. El personal de seguridad y vigilancia realiza constante y aleatoriamente

recorridos en las instalaciones.

4. Todos los días al iniciar y finalizar la jornada se toma registro fotográfico del
estado de grabaciones que se visualizan y estado de disco duro. Esta
información es enviada al área de tecnología y dirección de operaciones de
la empresa de seguridad y vigilancia.

5. Para ingresar al rack, el personal encargado del mantenimiento debe

informarle al guarda de seguridad que se encuentra en la recepción del piso
y debe seguir las medidas de seguridad, de igual manera se registra la hora
de ingreso y salida del personal.

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6. Para ingresar al rack a realizar cambio de los discos duros cada vez que no
tengan capacidad de almacenamiento y con el fin de garantizar la
información de un máximo de 6 meses se toma registro fotográfico y con el
acompañamiento del guarda de seguridad y simultáneamente registro en la
minuta, luego estos discos duros son guardados en el CCTV.

6. Controles de acceso físico

 Los funcionarios y contratistas deben portar el carnet de identificación en un

lugar visible y es de uso obligatorio dentro de las instalaciones de la
Entidad.
 Está prohibido prestar el carnet de identificación. Se debe reportar y enviar
informe cuando se identifique tal situación.
 Ante la pérdida del carnet de identificación debe realizar un denuncio ante
autoridad competente e informar a la Dirección de Talento Humano.
 Ante la pérdida de la tarjeta de proximidad debe realizar un denuncio ante
autoridad competente y ser reportada al Grupo de Recursos Físicos, por
medio del documento “Constancia por perdida de documentos de la Policía
Nacional” y debe ser autorizada para la entrega de la nueva tarjeta, previo
el pago correspondiente y tramitada ante la administración del edificio.
 El ingreso de computadores que no sean de propiedad de la
Superintendencia Nacional de Salud, debe ser registrado en el LIBRO DE
REGISTRO DE EQUIPOS, indicando: fecha, hora de entrada, hora de
salida, nombre y apellido, marca, serial y firma; de igual manera a la hora
de salida se debe verificar que el equipo que está saliendo sea el mismo
número de serie del que entró con la persona responsable.

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 En condiciones normales, todos los funcionarios de la Entidad excepto

asesores, contratistas, Delegados, Jefes de oficina, Directores y
Conductores deben registrar la hora de llegada y salida de las instalaciones
en el medio idóneo que considere la entidad.

6.1 Retiro de activos

 La salida de bienes que sean propiedad de la Superintendencia Nacional de

Salud, deben ser previamente autorizados por el Grupo de Recursos
Físicos a través de correo electrónico [email protected]
enviado previamente por el nivel directivo del área donde pertenecen; Este
debe ser autorizado y se informará vía correo electrónico a la empresa de
seguridad y vigilancia del edificio.

6.2 Seguridad de oficinas, recintos e instalaciones

 Los funcionarios, contratistas o visitantes que requieran ingresar a la

Entidad los fines de semana, deberán solicitarlo previamente al correo
electrónico [email protected] del área de Recursos Físicos,
enviándolo previamente por el nivel directivo del área donde pertenecen,
indicando el motivo; en caso de ser autorizado se informará vía correo
electrónico a la empresa de seguridad y vigilancia del edificio.
 Para el ingreso del personal en los días no hábiles, deberá ser registrado
en la Minuta de control de ingreso y novedades de Supersalud.
 Los menores de edad que requieran ingresar a la entidad, deberán
previamente solicitar el ingreso al correo [email protected]
del Grupo de Recursos Físicos para su respectiva autorización,
posteriormente el (la) Coordinador(a) del Grupo de Recursos Físicos

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enviará correo al (la) Director(a) Administrativo(a) y de acuerdo a viabilidad

se autoriza el ingreso.

 El personal externo debe devolver el sticker de identificación personal en la

recepción del edificio, al salir de la Entidad.
 El personal de seguridad y vigilancia de la Entidad debe revisar todo bolso
o paquete del personal al ingresar o salir de las instalaciones.
 No se permite el ingreso de armas a las instalaciones de la Entidad, salvo
los expresamente autorizados.

6.3 Acceso Vehicular

 Los vehículos de los visitantes que ingresen a la entidad, deberán solicitar

el ingreso al Grupo de Recursos Físicos al correo
[email protected] para su respectiva autorización y hacer
uso de los parqueaderos que tiene asignados la Supersalud.

6.4 Áreas de despacho y carga

 El acceso a las zonas de despacho y carga debe ser autorizado por la

Administración del edificio por solicitud directa del Grupo de Recursos
físicos.
 Todo vehículo que ingrese a dejar o retirar elementos de la Entidad, debe
estar previamente autorizado por el Grupo de Recursos Físicos.

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6.5 Trabajo en áreas seguras

 La responsabilidad del ingreso a áreas denominadas como seguras, será

exclusiva del responsable de la misma teniendo en cuenta los controles
implementados.
 El responsable del área segura o a quien éste designe debe supervisar los
trabajos realizados por terceros en el área segura a su cargo.
 El Grupo de Recursos Físicos a través del operador logístico designado por
el arrendador, garantizará el funcionamiento de cada uno de los controles
de seguridad establecidos para cada una de sus áreas a cargo, como:
controles de acceso, puertas cerradas, sensores de humo, aspersores
contra incendio entre otros.
 El responsable del área segura o quién este delegue debe proporcionar los
requisitos de seguridad de su área en particular y garantizar su
cumplimiento, en caso de que la información que se maneje en el área sea
clasificada o reservada debe procurar por la implementación de las
prohibiciones del uso de dispositivos fotográficos.
 Se deben usar los elementos de protección personal que el área segura
que se requieran.
 Está prohibido fumar, así como el consumo de bebidas alcohólicas o
psicotrópicas dentro de la Supersalud.

Se debe garantizar el mantenimiento de los extintores contra incendios, la red

contra incendios, los detectores de humo, entre otros controles que permitan la
actuación en caso de emergencia. La anterior actividad se garantiza a través del
operador logístico designado por el arrendador.

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6.6 Ubicación y protección de los equipos

 Se disponen de controles contra incendio, humo e interferencia del

suministro eléctrico.
 En el centro de cómputo de la Superintendencia Nacional de Salud, el
control de temperatura está determinado por el aire acondicionado.
 Se cuenta con CCTV - Circuito Cerrado de Televisión es vigilado por la
guarda líder 12 horas de 7:00am a 7:00pm, quien controla tanto la Sede
Central como las Sedes Regionales.

6.7 Seguridad del Cableado

 El cableado de la Entidad cumple con la norma RETIE y la red de

iluminación con la norma RETILAP.
 Las líneas de energía eléctrica y de telecomunicaciones que entran a
instalaciones de procesamiento de información son subterráneas.
 Los cables de energía eléctrica están separados de los cables de
comunicaciones para evitar interferencia.
 El acceso a los paneles de conexión y recintos de cables es controlado.

6.8 Servicios de suministro

 Se debe evaluar de acuerdo con la necesidad para prever el

funcionamiento normal de la Entidad conforme al crecimiento de la
misma.

Los servicios de suministro como electricidad, telecomunicaciones, suministro de

agua, alcantarillado:

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 Cumplen con las especificaciones de instalaciones de las normas vigentes

colombianas.
 Se evalúan regularmente en cuanto a su capacidad para estar al ritmo del
crecimiento.
 Se inspeccionan y prueban regularmente para asegurar el funcionamiento
apropiado.
 Se tienen doble anillo de conexión física en redes de datos para la
interconexión de redes externas.

6.9 Mantenimiento de equipos para el funcionamiento del edificio

El mantenimiento de los equipos tanto preventivo como predictivo y correctivo,

está contemplado en los contratos de prestación de servicios del arrendador.

6.10 Seguridad de los equipos fuera de las instalaciones

Los equipos de procesamiento de información que se autorizan para trasladarse o

mantenerse fuera de las instalaciones se protegen mediante pólizas de seguros,
de igual manera con controles de seguridad informática.

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