DNP - Manual GDC

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MANUAL OPERATIVO DEL COMPONENTE DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Y LA INNOVACIÓN

Departamento Nacional de Planeación


Bogotá, 2021

Este documento es fiel copia del original que reposa en el Grupo de Planeación del DNP. Su impresión se considera copia no controlada.
CÓDIGO: M-PG-10
MANUAL OPERATIVO DEL COMPONENTE DE
GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Y LA INNOVACIÓN PÁGINA: 2 de 19
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1. OBJETIVO DEL MANUAL ............................................................................................................................ 4


2. ALCANCE ..................................................................................................................................................... 4
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES ..................................................................................................................... 4
4. MARCO DE REFERENCIA........................................................................................................................... 6
5. REFERENCIAS NORMATIVAS .................................................................................................................... 8
6. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PARA EL COMPONENTE .................................................................. 9
6.1. Responsable Operacional Del Componente ................................................................................................. 9
6.2. Subcomité de Gestión de Conocimiento y la Innovación .............................................................................. 9
6.3. Equipo Metodológico .................................................................................................................................. 10
6.4. Equipo Cultura de Gestión de Conocimiento e Innovación ......................................................................... 10
6.5. Equipo de Gestión de la Información .......................................................................................................... 11
7. GESTIÓN DE LOS RIESGOS .................................................................................................................... 11
8. INDUCCIÓN, CAPACITACIÓN Y DESARROLLO DE COMPETENCIAS PARA EL COMPONENTE........ 11
9. PROGRAMAS OPERATIVOS DEL COMPONENTE DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Y LA
INNOVACIÓN ............................................................................................................................................................ 11
9.1. IDENTIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL CONOCIMIENTO CLAVE ..................................................... 11
9.1.1. Objetivo ....................................................................................................................................................... 11
9.1.2. Alcance ....................................................................................................................................................... 11
9.1.3. Subcomponentes y Actividades ................................................................................................................. 12
9.1.4. Responsables ............................................................................................................................................. 12
9.1.5. Matriz de Marco Lógico del programa de Identificación y Organización del Conocimiento Clave .............. 12
9.2. PRODUCCIÓN Y/O ADQUISICIÓN DEL CONOCIMIENTO CLAVE .......................................................... 13
9.2.1. Objetivo ....................................................................................................................................................... 13
9.2.2. Alcance ....................................................................................................................................................... 14
9.2.3. Subcomponentes y Actividades .................................................................................................................. 14
9.2.4. Responsables ............................................................................................................................................. 14
9.2.5. Matriz de Marco Lógico del Programa de Producción y/o Adquisición del Conocimiento Clave ................ 14
9.3. TRANSFERENCIA, INTERCAMBIO Y USO DEL CONOCIMIENTO.......................................................... 16
9.3.1. Objetivo ....................................................................................................................................................... 16
9.3.2. Alcance ....................................................................................................................................................... 16
9.3.3. Subcomponentes y Actividades .................................................................................................................. 16
9.3.4. Responsables ............................................................................................................................................. 17

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9.3.5. Matriz de Marco Lógico del programa de Transferencia, Intercambio y Uso del conocimiento .................. 17
10. MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO..................................................................................................................... 19
11. GESTIÓN DEL CAMBIO ............................................................................................................................. 19

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1. OBJETIVO DEL MANUAL

Definir el componente operacional para la gestión del conocimiento y la innovación con base en los lineamientos del
Sistema Integrado de Gestión (SIG), para el desarrollo de una cultura que permita a la entidad generar, apropiar,
transferir, y difundir el conocimiento entre los colaboradores y los grupos de valor de la entidad.

2. ALCANCE

El Documento presenta las definiciones, estrategias, actividades y herramientas mediante las cuales se implementará
y se realizara seguimiento al Componente de Gestión del Conocimiento y la Innovación del Departamento Nacional de
Planeación como parte de los procesos del Sistema Integrado de Gestión (SIG) dirigido a gestionar el conocimiento
de los colaboradores que hacen parte de la entidad y el cual es de interés para la ciudadanía y demás grupos de valor.

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Los conceptos, así como el contexto normativo que se determinaron como base para el presente manual pueden ser
consultados en el Normograma y otros documentos de origen externo1.

Los activos de conocimiento son los conocimientos más valiosos para una
entidad, los impulsores de su desempeño marcan la diferencia cuando se piensa
ACTIVO DE CONOCIMIENTO
en alcanzar los niveles deseados de efectividad organizacional en la ejecución
de sus funciones misionales.

Eje del modelo de Gestión de Conocimiento e Innovación que permite el


seguimiento y evaluación de la gestión que se realiza al interior de la entidad.
ANALÍTICA INSTITUCIONAL
Es decir, permite visualizar, analizar y obtener conocimiento de los resultados
de la gestión de la entidad y fortalecer la toma de decisiones.

Es una experiencia que se ha implementado con resultados positivos, es eficaz


BUENA PRÁCTICA
y útil en un contexto concreto (DAFP, 2020)

Conocimiento colectivo de los colaboradores del DNP que se puede emplear


para generar o mejorar programas, estrategias, modalidades, servicios y
CAPITAL INTELECTUAL
procesos, que permitan fortalecer el valor público que entrega la entidad a la
sociedad colombiana, compuesto por el conocimiento tácito y explicito.

Conocimiento individual, producto de la formación y experiencia que son


relativos al saber hacer de los colaboradores de la entidad, que aportan a la
CAPITAL HUMANO generación de bienes y servicios para los distintos grupos de interés, esto
incluye: Conocimiento tácito, Conocimiento explícito y Habilidades y
competencias (todo lo que una persona puede demostrar o hacer).

1Disponible para consulta en https://colaboracion.dnp.gov.co/CDT/DNP/Anexo%201%20-


%20Normograma%20y%20otros%20documentos%20de%20origen%20externo.xlsx
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Hace alusión al conocimiento de la organización como un todo y que permanece


CAPITAL ESTRUCTURAL una vez sus integrantes se retiran de esta, además permiten el desarrollo de las
actividades operativas de los colaboradores y son fuente de innovación

Cobija la interacción del conocimiento al interior y al exterior de la organización,


es decir, las redes (formales e informales), flujos y fuentes de conocimiento,
CAPITAL RELACIONAL convenios interinstitucionales, alianzas y otras redes. que permiten el
movimiento, fluidez y transformación del conocimiento, para la generación de
valor público.

Conjunto de datos, información, ideas, estudios, investigaciones y experiencias


que se generan durante la prestación de alguna de las modalidades, estrategias
o programas de servicio que oferta la entidad, el cual debe ser administrado
CONOCIMIENTO
teniendo en cuenta si es tácito (intangible) o explicito (tangible) para mejorar los
productos o servicios que ofrece, su desempeño y los resultados de gestión.
(DAFP, 2018)

Conocimiento conformado por uno o más activos de conocimiento, que ha sido


CONOCIMIENTO CLAVE identificado como relevante para el logro de los objetivos misionales de la
entidad.

Todo aquel que es formal y sistemático, se puede compartir y comunicar


CONOCIMIENTO EXPLÍCITO fácilmente ya que se encuentra en guías, informes, manuales, base de datos,
entre otros.

Es aquel conocimiento de las personas y se evidencia en sus acciones,


CONOCIMIENTO TÁCITO experiencia, intelecto y su habilidad para proponer soluciones, por lo tanto, es
de carácter intangible.

Eje del modelo Gestión de Conocimiento e Innovación que permite consolidar la


CULTURA DE COMPARTIR Y
memoria institucional y el fortalecimiento compartido del capital intelectual de la
DIFUNDIR
entidad. (DAFP, 2020)

Son colaboradores del DNP quienes están vinculados por una relación legal y
COLABORADORES
reglamentaria, o prestan sus servicios mediante una relación contractual.

Conocimiento adquirido sobre una o varias experiencias, a través de la reflexión


LECCIÓN APRENDIDA y el análisis crítico de los factores que pudieron haber afectado positiva o
negativamente el resultado esperado (DAFP, 2020).

Medio en el que la información está contenida. El medio puede ser texto


DOCUMENTO
(impreso o digital), audio o video.

Evaluación de las posibles soluciones a las problemáticas de gestión pública


encontradas, para posteriormente valorarlas y ensayarlas (experimentos,
EXPERIMENTACIÓN prototipos o pruebas piloto), luego, se analizan los resultados obtenidos y
finalmente se acepta, ajusta o descarta la posible solución propuesta
inicialmente (DAFP, 2020).

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Mecanismo que permite fortalecer la capacidad, el desempeño institucional y la


calidad de los productos y servicios que ofrece una entidad mediante la
GESTIÓN DEL
administración de su conocimiento tácito - intangible y explícito - tangible (DAFP,
CONOCIMIENTO
2020). En ese orden, es el paso a paso mediante el cual se identifica, crea,
organiza, transfiere y usa el conocimiento en la entidad

Fomento de un ambiente adecuado para el aporte de ideas que contribuyan a


IDEACIÓN abordar un proyecto, o tema específico, de manera innovadora. Estas ideas
representan el primer acercamiento a la realidad que se abordara.
Datos que poseen un significado y pueden estar relacionados en un sistema de
INFORMACIÓN información o en un documento (Nieves, Yadira R. 2015)2.
En el sector público se refiere a la optimización en el desarrollo de las políticas,
la introducción de proyectos novedosos o la adaptación a las nuevas tendencias
de gestión. La innovación puede impulsarse a través de espacios (concursos,
INNOVACIÓN eventos, foros, entre otros) para la inclusión de ideas frescas, novedosas, que
busquen la excelencia en la gestión y en la forma de entregar los productos o
servicios a los grupos de valor. (DAFP, 2020)3
Ejercicio detallado, ordenado y reflexivo que consolida la información para
SISTEMATIZACIÓN comprender la experiencia, en el cual se emplean herramientas digitales u otros
formatos para soportar el proceso de construcción de conocimiento

4. MARCO DE REFERENCIA.

El DNP como entidad técnica, cabeza del sector planeación, perteneciente a la Rama Ejecutiva del poder público en
el orden nacional, identifica y actualiza periódicamente su contexto organizacional como base fundamental para la
estructuración y fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión- SIG, este contexto se presenta en el Manual del
SIG.

De manera específica, para el componente de Gestión del Conocimiento y la Innovación, se evidencia que una de las
estrategias para los grandes retos que implican la Modernización del Estado, es la puesta en “funcionamiento de una
red de conocimiento nacional que configure un nuevo entorno basado en la gestión del conocimiento, innovación y
gestión de I+D+i”. Para tal fin el Gobierno, a través del DAFP y del DNP, ha venido promoviendo un contexto de
interpretación de aprendizajes y fomento de sistemas de comunicación e integración, que sobrepase barreras
organizativas, sectoriales, institucionales, culturales o territoriales, y que vincule actores de diferentes entornos, con la
coordinación de actividades interdependientes.

En concordancia con lo anterior, las entidades del sector público han venido implementado el modelo integrado de
planeación y gestión MIPG, dentro del cual se encuentra la dimensión de “Gestión de Conocimiento e Innovación”4,

2 Activos de aprendizaje organizacional un activo de conocimiento crítico. Ciencias de la Información ISSN: 0864-4659 Vol. 46, No.

3, sept-dic, pp. 31 – 37.


3 Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) (2020). Lineamiento técnico de gestión del conocimiento y la

innovación.
4 El MIPG opera a través de la puesta en marcha de siete dimensiones que, a su vez, agrupan políticas, prácticas, herramientas o

instrumentos que deben ser puestas en marcha de manera articulada e intercomunicada. Las siete dimensiones son: 1ª Talento

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con el fin de convertirlos en conocimiento e innovación para el logro de los objetivos de la agenda pública y la promoción
de intercambios entre actores públicos, privados y de la sociedad civil.
La apuesta de la gestión del conocimiento y la innovación en el DNP es facilitar el desarrollo de acciones para generar
y compartir el conocimiento entre los colaboradores y que sea de interés para otros grupos de valor de la entidad,
promoviendo una cultura de análisis y retroalimentación para el mejoramiento continuo. Con estas bases, la entidad
seguirá aprendiendo de sí misma y de su entorno de manera práctica (aprender haciendo) al aplicar también
mecanismos de ideación y experimentación, y con un enfoque analítico y de innovación, lo cual conllevará a la
generación y entrega de mejores productos o servicios para los ciudadanos.

En desarrollo de lo anterior, el DNP desde la Secretaría General y a través del Grupo de Planeación, viene
desarrollando el plan de acción necesario para incorporar y apropiar la gestión del conocimiento y la innovación como
parte de la cultura organizacional y del quehacer misional de cada colaborador y de la entidad en toda su estructura.

Una de las primeras acciones en el DNP fue la revisión teórica metodológica y de buenas prácticas de otras entidades
frente al desarrollo e implementación de modelos de gestión del conocimiento y la innovación. Dicha revisión permitió
la identificación de los principales modelos teóricos que sustentan el sistema en las organizaciones y que aportaron
elementos fundamentales para la construcción del presente manual. La revisión de estas buenas prácticas contempló
un análisis estructurado de los componentes de los procesos o sistemas de gestión del conocimiento de otras
entidades públicas tomando como fuente la información de páginas web como visitas realizadas a otras
organizaciones. La síntesis de los resultados de esta investigación se encuentra en uno de los activos de conocimiento
del Grupo de Planeación.

Así mismo, apoyando la anterior investigación, se aplicaron tres mecanismos de diagnóstico adicionales para evaluar
el estado de la implementación: 1) requisitos MIPG, al aplicar el autodiagnóstico con la herramienta dispuesta por el
DAFP, 2) requisitos NTC ISO 30401 de 2018, construyendo un diagnóstico de cumplimiento de cada requisito, y 3)
cuestionario aplicado a cada una de las dependencias que conforman la entidad, con el objetivo de desarrollar un
ejercicio de valoración de la percepción frente a gestión del conocimiento y la innovación. Resultado del análisis de los
datos de los diagnósticos mencionados se encontraron las siguientes fortalezas y oportunidades de mejora:

- Sobre la producción y/o adquisición de conocimiento, se encuentra que es un componente con un grado alto
de implementación en áreas misionales, convirtiendo al DNP en una entidad productora de conocimiento el
cual es aplicable a nivel interno y para grupos de valor externos y/o entidades del gobierno nacional. Lo
anterior se corrobora con el 45% de los productos formulados en el plan de acción de la Entidad por parte de
las dependencias misionales, que corresponden a estudios, investigaciones, lineamientos y/o metodologías,
- Sobre la identificación y organización del conocimiento, se encontraron distintos repositorios de información
que son de fácil acceso para las dependencias que los manejan, los cuales no se encuentran consolidados y
socializados y se reporta que la información se almacena en carpetas compartidas. Así mismo, relacionado
con requisitos MIPG y las estrategias de transferencia de conocimiento, estos repositorios deben ser
complementados con repositorios de buenas prácticas y lecciones aprendidas de los colaboradores.
- Al indagar sobre estrategias para mitigar el riesgo de fuga de conocimiento se estableció que se hace
mediante empalmes y entrega de información al jefe o a compañeros, sin embargo, no hay una interacción
clara con los procedimientos transversales en la organización por lo que el riesgo de fuga de conocimiento y
de la integralidad del sistema de gestión no está siendo mitigado.
- En cuanto a innovación, el DNP cuenta con una dependencia encargada de liderar distintas metodologías e
iniciativas relacionadas, sin embargo, es importante señalar que al preguntar sobre el conocimiento que tienen
sobre innovación, el mayor porcentaje (38%) considera que en su dependencia cuenta con conocimientos

Humano, 2ª. Direccionamiento Estratégico y Planeación, 3ª Gestión con Valores para Resultados, 4ª Evaluación de Resultados,
5ª Información y Comunicación, 6ª Gestión del Conocimiento y la Innovación, 7ª Control Interno.
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básicos, 31% intermedio, 17% alto y 14% saben poco de este tema. Por este motivo se tiene contemplado
incorporar el componente innovación y ofrecer estrategias a las dependencias para que puedan incorporarlo
en sus procesos.
- Respecto a temas de análisis de datos, diferentes dependencias adelantan herramientas y cuentan con bases
y repositorios que permiten dar cumplimiento al análisis y visualización de datos e información; así mismo,
desde la Dirección de Desarrollo Digital se manejan herramientas más específicas de analítica de datos que,
deberán ser desplegada e integradas con las demás dependencias de la entidad.

Teniendo en cuenta lo anterior, se han adelantado diferentes acciones que han conllevado a incrementar los
porcentajes de cumplimiento de las diferentes herramientas de diagnóstico y a concluir que se puede integrar la gestión
del conocimiento como un componente operacional del Sistema Integrado de Gestión. Para lograrlo se creó el producto
de articulación al SIG en el plan de acción institucional, y se creó el Subcomité de Gestión del Conocimiento y la
Innovación, para lograr integralidad con los demás equipos de trabajo que lideran la implementación de algunas de las
estrategias definidas en este manual.

Una de las estrategias implementadas con un alto impacto para la Entidad, es la documentación de buenas prácticas
y lecciones aprendidas por parte de las dependencias de la Entidad, como una herramienta de trasferencia de
conocimiento; la misma cobra relevancia para la entidad puesto que, mediante una metodología de documentación,
puede capturar el conocimiento tácito de los funcionarios que resulta de mayor utilidad al ser replicable en otras
dependencias; y además serían los primeros pasos para promover y reconocer una cultura de compartir el
conocimiento clave. Es así como se desarrolló un piloto de esta metodología y se estableció un ranking de las mejores
prácticas que posteriormente fueron socializadas a los colaboradores.

Otro avance relevante fue el diseño e implementación de espacios de transferencia del conocimiento, los cuales se
ajustaron a las necesidades y cultura organizacional, y se implementaron desde la vigencia 2020, los espacios fueron:
1) DNP por el mundo; este espacio virtual, permite compartir de manera informal, las experiencias que han tenido
miembros de la entidad al participar en eventos internacionales, fortaleciendo el intercambio de conocimiento y
Estimulando la innovación y actualización. 2)Venga le Cuento; esta herramienta se utiliza de forma virtual con el
objetivo de que expertos de la entidad en un tema específico sean panelistas en un evento en el que son invitadas
otras áreas a quienes interesa el tema, estimulando la innovación y actualización, y el intercambio de conocimiento
clave entre las dependencias con fortalezas en aspectos técnicos.

Confirmando las acciones antes mencionadas, se mide la gestión del conocimiento y la innovación a través del Índice
de Desempeño Institucional, encontrando que gracias a las estrategias implementadas por las distintas dependencias
de la entidad se logró avanzar en el puntaje total de la dimensión pasando de un 86.4% en 2019 a un 95.9% en el
2020, siendo referentes en lo relacionado con analítica institucional y la generación de herramientas de uso y
apropiación del conocimiento, y estando por encima del 90% en índices detallados de generación de la cultura de
gestión del conocimiento y de producción del conocimiento.

En conclusión, el componente de gestión del conocimiento y la innovación viene implementándose desde distintas
iniciativas y productos de las dependencias de la entidad, sin embargo, requiere de la formulación de unos programas
que permitan integrar todas estas acciones y fortalecerlas al interior de la entidad para configurar la gestión del
conocimiento y la innovación como un componente del Sistema Integrado de Gestión.

5. REFERENCIAS NORMATIVAS
El componente de Gestión del Conocimiento y la Innovación busca ser implementado bajo dos lineamientos
normativos principalmente como son la 6ª dimensión del Modelo Integrado de Planeación y Gestión: Gestión del
Conocimiento y la Innovación, y por la Norma Técnica ISO 30401 vigente. Así mismo, se debe dar cumplimiento a lo

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establecido en la Resolución 2187 de 2018 funciones 11, 12 y 13, que están relacionadas con la Administración,
desarrollo, actualización del Sistema de Gestión de Calidad y el Modelo Integrado de Planeación y Gestión.

6. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PARA EL COMPONENTE


La Alta Dirección del DNP en el marco de la normatividad aplicable, que define la estructura y funciones de la entidad,
ha establecido la estructura funcional del SIG5. A continuación, el nivel de responsabilidad y liderazgo del Componente
de Gestión de Conocimiento e Innovación en el marco del MOP.
Ilustración. Estructura Funcional Componente Gestión del Conocimiento y la Innovación

Fuente: Manual SIG y diseño Equipo Gestión del Conocimiento y la Innovación.

6.1. Responsable Operacional Del Componente


El liderazgo está a cargo del Grupo de Planeación, las responsabilidades se encuentran relacionadas en el Manual
del SIG.

6.2. Subcomité de Gestión de Conocimiento y la Innovación


Las dependencias que integran el Subcomité de Gestión del Conocimiento y la Innovación son: Grupo de Planeación,
Subdirección de Gestión y Desarrollo de Talento Humano, Grupo de Modernización del Estado, Subdirecciones
Generales, Oficina de Tecnología e Información, Grupo de Comunicaciones y Relaciones Públicas, Subdirección
Administrativa.
Responsabilidades:

• Apoyar la institucionalización del modelo, las estrategias y las herramientas a través de las cuales se
desarrollará el Componente de Gestión del Conocimiento y la Innovación (GCI) en el DNP.

5 Manual del SIG - MC


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• Apoyar los procesos de sensibilización, socialización e implementación de la Gestión del Conocimiento y la


Innovación en la entidad.
• Apoyar la formulación e implementación del plan de trabajo anual determinado en la entidad para operar el
componente de Gestión del Conocimiento y la Innovación.
• Revisar periódicamente las actividades desarrolladas en función de la operación del componente de Gestión
del Conocimiento y la Innovación.
• Verificar el cumplimiento de los objetivos fijados para la implementación de la gestión del conocimiento y la
innovación.
• Promover la gestión del conocimiento en la Red del Trabajo de la entidad.
• Generar observaciones y aportes para la correcta implementación de la gestión del conocimiento y la
innovación.
• Servir de enlace entre el Equipo de Gestión del Conocimiento y la Innovación y las diferentes áreas que
aportan a la identificación, generación, almacenamiento, transferencia y uso de conocimiento para el logro de
los objetivos propuestos.

6.3. Equipo Metodológico


Conformado por la Subdirección de Gestion y Desarrollo del Talento Humano y el Grupo de Planeación.
Responsabilidades:
• Apoyar la creación y fortalecimiento de las metodologías y herramientas necesarias para la implementación
de la gestión del conocimiento y la innovación.
• Revisar periódicamente las actividades desarrolladas en función de la gestión del conocimiento y la
innovación.
• Apoyar la formulación del plan de trabajo anual determinado en la entidad para desarrollar la gestión del
conocimiento y la innovación.
• Verificar el cumplimiento de los objetivos fijados para la implementación de la gestión del conocimiento y la
innovación.
• Generar observaciones y aportes para la correcta implementación de la gestión del conocimiento y la
innovación.
• Servir de enlace entre el equipo de Gestión del Conocimiento y la Innovación y las diferentes áreas que
aportan a la identificación, generación, almacenamiento, transferencia y uso de conocimiento para el logro de
los objetivos propuestos.
• Promover la Gestión del conocimiento en la Red del Trabajo.

6.4. Equipo Cultura de Gestión de Conocimiento e Innovación


Conformado por el Grupo de Modernización del Estado, el Grupo de Comunicaciones y Relaciones Públicas y
Subdirección de Gestion y Desarrollo del Talento Humano.
Responsabilidades:
• Aportar nuevas estrategias y herramientas a través de las cuales se fomenta y promueva el componente de
gestión del conocimiento y la innovación.
• Establecer e implementar estrategias de sensibilización y fomento de la cultura de gestión del conocimiento
y la innovación en la entidad.
• Promover la Gestión del conocimiento y la Innovación a través de las redes de comunicación, creando
espacios para compartir el conocimiento entre las diferentes áreas.
• Apoyar la implementación del programa operativo de Transferencia, Intercambio y Utilización del
conocimiento

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6.5. Equipo de Gestión de la Información


Conformado por la Subdirección Administrativa, la Oficina de Tecnologías y Sistemas de Información, las
subdirecciones generales como representantes de los productores de conocimiento, y apoyados por el Grupo de
Planeación.
Responsabilidades:
• Establecer e implementar estrategias para fortalecer el almacenamiento, consulta y conservación de los
productos de gestión del conocimiento que se generen en la entidad.
• Apoyar el modelo de GCI, manteniendo de manera organizada y actualizada la documentación y el archivo
de gestión de acuerdo con los parámetros establecidos en el DNP.
• Apoyar la institucionalización del modelo, las estrategias y las herramientas a nivel tecnológico, a través de
las cuales se desarrollará el componente de gestión del conocimiento y la innovación en el DNP.
• Apoyar la implementación del programa operativo de Producción y/o Adquisición del Conocimiento Clave.

7. GESTIÓN DE LOS RIESGOS

El DNP ha establecido un modelo para la gestión integral de riesgos el cual aplica para todos los niveles de planeación
de la entidad y para los riesgos asociados a los diferentes componentes del SIG. Este modelo se encuentra definido
en el procedimiento PT-PG-01 “Gestión Integral de Riesgos”.

Los riesgos asociados con el componente de Gestión del Conocimiento y la Innovación, específicamente los riesgos
relacionados con fuga o pérdida del capital intelectual se incluyen y se gestionan a través de la matriz F-PG-01 Matriz
Integral Riesgos.

8. INDUCCIÓN, CAPACITACIÓN Y DESARROLLO DE COMPETENCIAS PARA EL COMPONENTE

El DNP cuenta con un programa de capacitación, inducción y reinducción formulado desde el procedimiento de PT-
TH-03 Capacitación Bienestar e Incentivos al cual se incorporarán elementos relacionados con la Gestión del
Conocimiento e Innovación que faciliten el proceso de adaptación al puesto de trabajo y le permitan a los servidores
públicos sensibilizarse para el uso de las herramientas dispuestas para facilitar la identificación, organización,
producción, adquisición y transferencia del conocimiento.

9. PROGRAMAS OPERATIVOS DEL COMPONENTE DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Y LA INNOVACIÓN

9.1. IDENTIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL CONOCIMIENTO CLAVE

9.1.1. Objetivo
Identificar y organizar el conocimiento tácito y explicito clave para el desarrollo de las actividades y ejecución de los
procesos de la entidad.

9.1.2. Alcance
Contempla la identificación del conocimiento clave, tácito y explicito, y de las herramientas para su conservación,
organización y consulta.

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9.1.3. Subcomponentes y Actividades

Identificar y clasificar el conocimiento tácito


Identificar el conocimiento tácito clave con el que cuentan los servidores o colaboradores de una dependencia en el
marco de un proceso organizacional, mediante la utilización de herramientas participativas Todo ello con el propósito
de recoger y sistematizar la información de tal forma que se encuentre identificado, organizado y permita la
identificación de necesidades de creación o adquisición de nuevo conocimiento.

Identificar y clasificar el conocimiento explicito


Identificar en la Entidad los activos de conocimiento explicito como: procesos, procedimientos, planes, programas,
proyectos, entre otros, con el objetivo de organizar la información por tema e importancia.

9.1.4. Responsables
Subcomité Gestión del Conocimiento y la Innovación: Subdirección de Gestion y Desarrollo del Talento Humano y
Grupo de Planeación.

9.1.5. Matriz de Marco Lógico del programa de Identificación y Organización del Conocimiento Clave

Resumen Narrativo Indicadores Medios de Verificación Supuestos


Fin
Desarrollar una cultura que Componente de Componente operacional para la Los componentes del Sistema
permita a la entidad generar, Gestión del gestión del conocimiento con base en de Gestión de Conocimiento e
apropiar, transferir, y difundir el Conocimiento los lineamientos del Sistema Integrado Innovación (SGCI) son
conocimiento entre los Implementado de Gestión (SIG) incorporados al Sistema
colaboradores y los grupos de Integrado de Gestión de la
valor de la entidad, para aportar al Entidad.
logro de los objetivos misionales.

Propósito
Identificar y organizar cuál es el 100% Mapas de Listados de asistencia Los expertos están dispuestos a
conocimiento clave que aporta al conocimiento actas de reuniones compartir la información y su
desarrollo de las actividades y validados. Informe de encuestas aplicadas conocimiento.
ejecución de los procesos de la
entidad.

Subcomponentes
1. Conocimiento Tácito 100% Expertos Listados de Expertos con el Las áreas tienen identificados
identificados conocimiento clave de las áreas del los expertos y estos están
DNP dispuestos a compartir la
información y su conocimiento.
100% conocimiento Mapas de conocimiento definidos
Clave Clasificado

2. Conocimiento Explícito 100% de Inventario de conocimiento explicito Las áreas tienen identificado el
repositorios de elaborado. conocimiento explicito que
información generan y proporcionan la
identificados y información de forma oportuna.
clasificados

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Resumen Narrativo Indicadores Medios de Verificación Supuestos


Actividades
1.1 Clasificación del conocimiento Documento de Análisis sobre el Las áreas tienen identificado el
clave 100% conocimiento conocimiento clave de la entidad conocimiento clave para el
clave actualmente construido desarrollo de sus actividades.
identificado

1.2. Identificación de Expertos 100% Expertos Mapa de Conocimiento con expertos Las áreas cuentan con expertos
mapeados identificados en temas claves y los tienen
identificados
1.3 Definición de Mapas de 100% Áreas con Documento de Análisis construido La entidad cuenta con una
conocimiento por área mapa de herramienta que permita el
conocimiento procesamiento de la
construido información.
1.4 Actualización de Mapas de 100% mapas de Documento de análisis para la Las áreas reportan
Conocimiento conocimiento identificación de necesidades de oportunamente los cambios que
actualizados actualización construido. se generan y que afectan el
mapa de conocimiento.
2.1 Identificación en la Entidad los 100% Activos de Documento de análisis sobre la Las dependencias conocen los
activos de conocimiento explicito conocimiento identificación de activos de activos de conocimiento
(procesos, procedimientos, identificados conocimiento explicito en la entidad explicito que generan.
planes, programas, proyectos, construido.
etc.).
2.2 Clasificación de información 100% Información Listado de la clasificación de Las dependencias reportan
generada por las áreas y que clave generada por conocimiento explicito construido. información oportuna y fiable
corresponde a conocimiento las áreas sobre los activos de
explicito (infografías, planes, clasificada. conocimiento explicito que
informes, guías, instructivos, generan.
herramientas), piezas
audiovisuales (presentaciones,
videos) etc.
2.3 Diseño de herramientas para 100% Herramientas Documento que contenga la Se cuenta con la clasificación
la elaboración del inventario de construidas descripción de la herramienta para la adecuada que responde a la
conocimiento explícito elaboración del inventario de producción de conocimiento
conocimiento explícito elaborado. explícito de la entidad.
2.4 Elaboración del inventario de 100% de los La entidad cuenta con los
conocimiento explicito. inventarios de Documento de análisis sobre recursos humanos y financieros
conocimiento repositorios de conocimiento para la elaboración del
explicito elaborados construido inventario de conocimiento
explicito.

9.2. PRODUCCIÓN Y/O ADQUISICIÓN DEL CONOCIMIENTO CLAVE

9.2.1. Objetivo
Fortalecer los espacios y/o herramientas con los que cuenta la Entidad para la producción y/o adquisición del
conocimiento clave.

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9.2.2. Alcance
Contempla la gestión de los productos de gestión del conocimiento elaborados internamente (Metodologías,
lineamientos, estudios, conceptos y/o investigaciones), incluidos los relacionados con la generación de datos que son
insumo para la analítica institucional, así como la adquisición de conocimiento identificado como clave para la toma de
decisiones.

9.2.3. Subcomponentes y Actividades

Identificar los espacios y herramientas utilizados para la Analítica Institucional


Realizar el inventario de espacios y herramientas que utiliza la entidad para analítica de datos. Se realiza el inventario
de sistemas, modelos y aplicativos que utiliza la entidad, observando los espacios donde se revisa, se aprueba y
publica la información resultante.

Caracterizar las metodologías, lineamientos, estudios, conceptos y/o investigaciones


Realizar la caracterización de las metodologías, lineamientos, estudios, conceptos y/o investigaciones, entre otros
documentos considerados como conocimiento clave que se realizan en la entidad, para su organización, inventario y
transferencia del conocimiento.

Caracterizar las herramientas de Ideación y/o experimentación


Caracterizar y realizar espacios de ideación y pruebas de experimentación en los procesos en que se considere viable,
para que, a través de la evaluación de las posibles soluciones a las problemáticas de gestión pública encontradas, se
analicen los resultados obtenidos y finalmente se acepte, ajuste o descarte la posible solución propuesta inicialmente.

9.2.4. Responsables
Subcomité de Gestión del Conocimiento y la Innovación: Grupo de Modernización del Estado, Subdirecciones
Generales y, en general, Dependencias con productos asociados al proceso PR-GI.

9.2.5. Matriz de Marco Lógico del Programa de Producción y/o Adquisición del Conocimiento Clave

Resumen Narrativo Indicadores Medios de Supuestos


Verificación
Fin
Desarrollar una cultura que permita Componente de Gestión del Componente Los componentes del Sistema de
a la entidad generar, apropiar, Conocimiento Implementado operacional para la Gestión de Conocimiento y la
transferir y difundir el conocimiento gestión del Innovación (SGCI) son
entre los colaboradores y grupos de conocimiento con base incorporados al Sistema Integrado
valor de la entidad, para aportar al en los lineamientos del de Gestión de la Entidad
logro de los objetivos misionales. Sistema Integrado de
Gestión (SIG)

Propósito
Fortalecer los espacios y/o 100% del Inventario de Inventario de sistemas, Las áreas tienen información
herramientas con los que cuenta la espacios y herramientas modelos y aplicativos veraz para el levantamiento de la
Entidad para la producción y/o caracterizados. utilizados donde reposa información.
adquisición del conocimiento clave. la información.

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Verificación
Subcomponentes
1. Analítica Institucional 100% Espacios y/o Listados de espacios Las áreas tienen identificados los
herramientas utilizados para identificados espacios y/o herramientas donde
la Analítica Institucional Listado de reposa la información y están
identificados. Herramientas dispuestos a compartir la
identificadas información y su conocimiento.
2. Metodologías, lineamientos, 100% de Metodologías, Listado de Las áreas tienen identificados los
estudios, conceptos y/o lineamientos, estudios, Metodologías, estudios y/o investigaciones y
investigaciones conceptos y/o lineamientos, estudios, están dispuestos a caracterizarlos
investigaciones conceptos y/o de acuerdo con el proceso Código
caracterizadas. investigaciones PR-GI.
caracterizadas.,
caracterizadas.
3. Ideación y/o Experimentación 100% de las herramientas Listado de herramientas Las áreas tienen identificados las
para ideación y/o para ideación actividades o procesos en los que
experimentaciones y/experimentaciones se deben utilizar herramientas
caracterizadas. caracterizadas. para ideación y/o
experimentación.
Actividades
1.1. Caracterizar los productos 100% de los productos Listados de productos Las dependencias reportan
relacionados con Analítica caracterizados caracterizados información oportuna y fiable
Institucional (observatorios, elaborado. sobre los datos que generan.
producción de datos para la entidad
y para grupos de interés)
1.2. Diseñar la ficha para realizar el 100% Herramientas Documento que Se cuenta con la información
inventario de herramientas para la construidas. contenga la descripción adecuada que responde a la
analítica Institucional y sustento producción de datos de la entidad.
metodológico de la
herramienta para la
realización del
inventario de analítica
institucional construido.
1.3. Realizar el inventario de 100% de los espacios y/o Inventario de Se cuenta con la información
espacios y/o herramientas que herramientas inventariadas. herramientas elaborado adecuada que responde a la
utiliza la entidad para analítica de y validado. producción de datos de la entidad.
datos.
1.4. Establecer las directrices 100% de las directrices Documento que Los lineamientos son
internas de la entidad relacionadas establecidas contenga las directrices incorporados al SGC de la
con organización, clasificación y internas de la entidad entidad.
sistematización de la información relacionadas con
para la analítica de datos. organización,
clasificación y
sistematización de la
información elaborado.
2.1. Caracterizar las Metodologías, 100% de Metodologías, Listado de estudios y/o Las dependencias reportan
lineamientos, estudios, conceptos lineamientos, estudios, investigaciones información oportuna y fiable
y/o investigaciones de acuerdo con conceptos y/o caracterizadas de sobre los estudios y/o
el proceso Código PR-GI. investigaciones acuerdo con el proceso investigaciones que generan.
caracterizadas. Código PR-GI
elaborado.

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Verificación
2.2. Diseñar la herramienta para 100% Herramientas Documento que Se cuenta con la clasificación
realizar el inventario y construidas contenga la descripción adecuada que responde a la
caracterización de Metodologías, de la herramienta para caracterización de Estudios y/o
lineamientos, estudios, conceptos la elaboración del investigaciones de la entidad.
y/o investigaciones. inventario de estudios
y/o investigaciones
elaborado.
2.3. Realizar el inventario de 100% de los inventarios de Inventarios de estudios La entidad cuenta con los
metodologías, lineamientos, estudios y/o investigaciones y/o investigaciones recursos humanos y financieros
estudios y/o investigaciones y otros elaborado. para la elaboración del inventario
documentos considerados como de estudios y/o investigaciones.
conocimiento clave.
3.1. Realizar el mapeo y la 100% de las herramientas Listado de herramientas Se cuenta con información
caracterización de herramientas de caracterizadas. caracterizadas. actualizada sobre las
ideación y/o experimentaciones herramientas aplicables a
aplicables para uso en la entidad. entidades públicas.
3.2. Diseño de caja de 100% de la caja de Caja de herramientas Se cuenta con la infraestructura
herramientas para ideación y/o herramientas diseñada y publicada en Micrositio en tecnología para resguardar la
experimentación. socializada. de Gestión de información en el micrositio.
Conocimiento.

9.3. TRANSFERENCIA, INTERCAMBIO Y USO DEL CONOCIMIENTO

9.3.1. Objetivo
Implementar estrategias que permitan la transferencia y uso del conocimiento clave por parte de equipos o personas
que lo requieran para implementar en las actividades o procesos a su cargo, favoreciendo el convertir conocimiento
tácito en explícito y transferencia de conocimiento de tácito a tácito y tácito a explicito.

9.3.2. Alcance
Inicia con la identificación de buenas prácticas organizacionales, lecciones aprendidas y otras prácticas de innovación
que puedan contribuir a procesos de aprendizaje organizacional hasta la transferencia de conocimiento clave a nivel
interno y externo con grupos de valor.

9.3.3. Subcomponentes y Actividades

Registrar y difundir las Buenas Prácticas (BP) y Lecciones Aprendidas (LA)


Documentar las Buenas Prácticas (BP) de gestión pública que agregan valor al cumplimiento de las obligaciones
legales y misionales y que generan valor a los resultados de las políticas públicas y es susceptible de replicarse en
diferentes contextos de la Administración Pública Colombiana6.

Documentar las Lecciones Aprendidas (LA) adquiridas sobre una o varias experiencias, a través de la reflexión y el
análisis crítico de los factores que pudieron haber afectado positiva o negativamente el resultado esperado.

6Definición adaptada a partir de lo establecido en el Manual Operativo para la postulación de experiencias para el premio de Alta
Gerencia del Departamento Administrativo de la Función Pública- DAFP

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Realizar eventos de transferencia interna de conocimiento


Una vez identificado el conocimiento útil para apoyar el logro de los objetivos de la entidad y el desarrollo de las
actividades y los procesos se deben implementar estrategias que permitan compartir este conocimiento y de esta forma
contribuir a la gestión de conocimiento, facilitar la captura y diseminación de conocimiento existente, la creación de
nuevo conocimiento, y la comunicación y colaboración entre las personas que lo poseen.

Realizar eventos de transferencia de conocimiento con grupos de valor (externos)


Contar con información de los convenios celebrados por la Entidad y la participación en eventos organizados por otras
entidades, y acerca de los productos de conocimiento resultado de estas alianzas con el fin de aunar esfuerzos,
optimizar recursos y apoyarse en el cumplimiento de los objetivos misionales.

9.3.4. Responsables
Subcomité de Gestión del Conocimiento y la Innovación: Grupo de Modernización del Estado y Grupo de Planeación

9.3.5. Matriz de Marco Lógico del programa de Transferencia, Intercambio y Uso del conocimiento

Resumen Narrativo Indicadores Medios de Verificación Supuestos


Fin
Desarrollar una cultura que Componente de Gestión Componente operacional para Los componentes del SG
permita a la entidad generar, del Conocimiento la gestión del conocimiento Conocimiento son
apropiar, transferir, y difundir el Implementado con base en los lineamientos incorporados al sistema de
conocimiento entre los del Sistema Integrado de Gestión de la Entidad
colaboradores y los grupos de Gestión (SIG)
valor de la entidad, para aportar al
logro de los objetivos misionales.
Propósito
Implementar estrategias que 100% de las estrategias Reportes de actividades Las diferentes dependencias y
permitan la transferencia y uso del de transferencia de realizadas. expertos participan
conocimiento clave por parte de conocimiento ejecutadas Informes de ejecución de activamente en las
equipos o personas que lo transferencias de actividades propuestas.
requieran para implementar en las conocimiento.
actividades o procesos a su cargo,
favoreciendo el convertir
conocimiento tácito en explícito y
transferencia de conocimiento de
tácito a tácito y tácito a explicito.
Subcomponentes
1. Buenas Prácticas (BP) y 100% de las BP y LA Aplicativo diligenciado con las Las dependencias identifican
Lecciones Aprendidas (LA) registradas y difundidas. BP y LA. y documentan las BP y LA.
Ranking de las mejores BP y
LA.
2. Transferencia interna de Realización del 100% de Listados de asistencia a los Los colaboradores de la
conocimiento los eventos de eventos programados. Entidad están interesados en
transferencia interna de Repositorio con las memorias participar en los eventos
conocimiento planeados. de los eventos realizados. programados.

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3. Transferencia de conocimiento Realización del 100% de Listado de asistencia de Se cuenta con la
con grupos de valor las actividades de eventos programados infraestructura en tecnología
transferencia de diligenciado. para resguardar la
conocimiento con grupos Consolidado de actividades información en el repositorio.
de valor planeados. de transferencia de
conocimiento elaborado.
Actividades
1.1 Registro de BP y LA de los Registro del 100% de las Encuesta de Registro de Las dependencias están
diferentes grupos de la Entidad. BP y LA de la Entidad. información dispuestas a registrar la
Base de datos generada información de BP y LA.
1.2 Calificación y ranking de BP y 100% de BP y LA Evidencia fotográfica, vídeos, Los evaluadores realizan la
LA registradas. calificadas. actas y documentos que calificación oportunamente.
alberguen las memorias de los
eventos realizados,
registradas en el micrositio de
Gestión del Conocimiento.
1.3 Definir mecanismos de uso de Difusión del 100% de las Correos, vídeos e información Se cuenta con el apoyo del
BP y LA de la vigencia y difusión mejores BP y LA registrada en el micrositio de GCRP para realizar la
de las mejores BP y LA al interior reportadas en la Entidad. Gestión del Conocimiento e divulgación de la información.
de la Entidad. Plan de mecanismos de Innovación de las mejores BP
uso de las BP y LA y LA difundidos.
aprendidas de la vigencia
elaborado
2.1 Determinación de las 100% de las necesidades Documento de Plan de Las dependencias reportan
necesidades de desarrollo de identificadas incluidas en Trabajo elaborado. las necesidades de
espacios para la transferencia de el Plan de Trabajo. conocimiento que requieren o
conocimiento en la Entidad. pueden transferir.
2.2 Estructuración e 100% del Plan de Trabajo Evidencia fotográfica, vídeos, Las personas de diferentes
implementación de la estrategia ejecutado. actas y documentos que áreas y/o dependencias están
para el desarrollo de los espacios alberguen las memorias de los dispuestos a participar del
de transferencia de conocimiento. eventos realizados, evento y compartir su
registradas en el micrositio de conocimiento.
Gestión del Conocimiento.
2.3 Definir el mecanismo de 100% del mecanismo de Documento, sistema de Las personas de las diferentes
evaluación del resultado evaluación definido. información. áreas de la entidad están
alcanzado por el espacio. dispuestas a diligenciar los
mecanismos de evaluación
diseñados.
3.1 Realizar el mapeo y la 100% de los eventos Listado de eventos Las personas reportan de
caracterización de eventos académicos en los cuales académicos en los cuales forma oportuna los eventos
académicos en los cuales participa la entidad participa la entidad elaborado. académicos en los cuales
participa la entidad. caracterizados. participa.
3.2 Realizar el mapeo y 100% de los convenios Listado de convenios Las dependencias cuentan
caracterización de convenios interinstitucionales interinstitucionales con la información completa
interinstitucionales. caracterizados. caracterizados. de los convenios que
suscriben con otras entidades.
3.3 Realizar el inventario de 100% de los convenios Inventario de convenios Se cuenta con la
convenios interinstitucionales. interinstitucionales interinstitucionales elaborado. infraestructura en tecnología
registrados. para resguardar la
información en el inventario.

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10. MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO

El seguimiento se realizará a través de indicadores de gestión y de resultado señalados en las matrices de marco
lógico incluidas en los numerales 9.1.5, 9.2.5 y 9.3.5, y serán generados a partir de los lineamientos institucionales del
Sistema Integrado de Planeación y Gestión.

11. GESTIÓN DEL CAMBIO

La identificación, planificación e implementación de cualquier cambio que pueda incidir en el componente de Gestión
del Conocimiento y la Innovación, se realiza de conformidad con lo establecido en el Manual del SIG y con la “Gestión
de Cambios” del procedimiento de “Planeación y Mantenimiento del Modelo de Operación” (PT-PG-04).

Fecha aprobación: 31/05/2021

Elaboró:

ORIGINAL FIRMADO
_________________________________________________
DIANA ROCÍO LOPEZ ESTUPIÑAN
Contratista Profesional Grupo de Planeación

ORIGINAL FIRMADO
_________________________________________________
ASTRID VARGAS ARANGO
Contratista Profesional Grupo de Planeación

Revisó:

ORIGINAL FIRMADO
________________________________________________
CAMILO CORTÉS MORA
Secretario Técnico del Subcomité de Gestión del Conocimiento y la Innovación

Aprobó:

ORIGINAL FIRMADO
________________________________________________
CAMILO CORTÉS MORA
Coordinador Grupo de Planeación – Administrador SIG

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