Taller de Gestión Documental 2023

TALLER DE GESTIÓN DOCUMENTAL
ELABORADO POR
JONATHAN STIVEN DUARTE ORJUELA
INSTITUTO
SENA
2023
ASPECTOS GENERALES
Introducción
Dando cumplimiento al Artículo 21 de la Ley 594 de 2000 – "Ley General de

Archivos”, sobre la elaboración de programas de gestión de documentos en las
entidades públicas o las privadas con funciones públicas y las directrices del
Ministerio de Defensa Nacional, se diseñó este Programa como instrumento de
apoyo para los procesos de gestión documental el cual formula estratégicamente
los requerimientos para su desarrollo y el resultado del diagnóstico realizado sobre
el estado actual de los procesos en cuanto a la planeación, producción, gestión y
trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a
largo plazo y valoración.
El propósito de este documento es alinear el proceso de gestión documental
basado en los requerimientos del Archivo General de la Nación y el Ministerio de
Defensa Nacional, asegurar la implementación de las mejores prácticas facilitando
la aplicación de manera efectiva a través del diagnóstico que identifica
debilidades, brechas y oportunidades de mejora.
¿QUÉ ES EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL?
Hace parte de los instrumentos archivísticos contemplados en el artículo 2.8.2.5.8

del Decreto
1080 de 2015, el cual formula y documenta a corto, mediano y largo plazo, el
desarrollo sistémico de los procesos archivísticos, encaminados a la planificación,
procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida
por la institución desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su
utilización y conservación.
Representa, una oportunidad de focalizar la planeación de la gestión documental
hacia los fines que busca la institución en materia de manejo de información,
permite alinearlo a criterios de seguridad, confidencialidad y apoyo a la operación,
revela el tamaño real de la brecha entre el mundo actual de una gestión de
documentos primordialmente física y el ideal del documento electrónico nativo y
permite aterrizar iniciativas concretas, realizables, ponderables y auditables que
permitan mejorar el estado en que se encuentra a hoy.
IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Identificar, depurar y reducir el volumen documentos innecesarios,

independientemente de su soporte y los costos asociados al mantenimiento de
información redundante.
Apoyar la transparencia, eficacia, l Apoyar la transparencia, la eficiencia, la
eficacia y el modelo integrado de gestión de la institución mediante la adecuada
optimización de recursos presupuestales asignados a los procesos
archivísticos, implementación exitosa de los procesos de gestión y la utilización de
los instrumentos archivísticos previstos en la ley.
Una gestión documental multinivel que pase de las agrupaciones
documentales básicas a gestionar registros y tipos documentales que, a nivel de
trámite y flujo de documentos, permita una mejor planeación, diseño y operación
de los sistemas de información de la institución que generen eficiencia y menos
desgaste operativo.
Propiciar un mayor aprovechamiento de las tecnologías de la información y las
comunicaciones, como las aplicaciones de correspondencia, digitalizacióny
microfilmación.
Cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios, así como los procesos de
auditoría, seguimiento y control por parte de la Inspección General; mediante la
presentación de los correspondientes informes de hallazgos los cuales son insumo
que permitirá la constante mejora de los procesos y toma de decisiones en cuanto
a la implementación de programas o proyectos.
Facilitar el acceso a la información pública de la institución, salvo aquella
información que, por disposición constitucional, de ley o por considerarse de
reserva no es permitido dicho acceso.
NORMATIVIDAD ASOCIADA
Normas del orden constitucional; Constitución Política de Colombia, arts. 6,

74 y 217. Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos. Ley 1712 de 2014, ley de
transparencia y del derecho de acceso a la información pública. Ley 527 de 1999,
reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, comercio electrónico y
firmas digitales, Decreto Reglamentario 103 2005 por el cual se reglamenta
parcialmente laLey 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones.
Ley 1474 de 2011, fortalece los mecanismos de prevención, investigación y

sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.
Ley 1437 de 2011, por la cual se expide el código de procedimiento administrativo

y de lo contencioso administrativo. Ley 1581 de 2012, por medio del cual se dictan
disposiciones generales para la protección de datos personales. Decreto 2578 de
2012, se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos. Decreto 1515 de 2013, por
el cual se reglamenta la ley 80 de 1989 en lo concerniente a transferencias
secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General de la
Nación Decreto 019 de 2012, ley de supresión de trámites. Decreto 1008 de 2018,
establece los lineamientos generales de la estrategia y política Gobierno Digital.
Directiva presidencial
004 de 2012, lineamientos de la política cero papel en la administración pública.
Ley 1621 de 2013, de Inteligencia y Contrainteligencia. Decreto 857 de
2014, Reglamentario ley de inteligencia. Ley 599 de 2000, Código Penal, Arts.
194, divulgación y empleo de documentos reservados, Decreto 1080 de 2015.
Normativa Institucional; Programa de Gestión Documental – PGD para la Unidad

de Gestión General, Descentralizados, Comando General, Fuerzas Militares y
Policía Nacional Ministerio de defensa Nacional, Tabla de Organización y Equipo
TOE FAC, Directiva permanente 200-12 del 2006 “políticas de seguridad
informáticapara las FFM”, Directiva permanente 811 de
2011 del Ministerio de Defensa, Directiva 19/2015 de la FAC, “Hacia la
Implementación del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de
Archivo” Resolución 8614 de 2012., Programa de Gestión Documental FAC
Resolución 047 del 18 de Enero de 2018, Resolución 251 del 26 de Marzo de
2018 conformación del “Comité Institucional de Gestión y Desempeño”.
Tablas de Retención Documental 2012. Acuerdo 047 del 2002 Archivo
General de la Nación, por el cual se aprueban las TRD de la FAC, Acuerdo
07 de 2015. Archivo General de la Nación, el 28 de diciembre de 2007 mediante
Resolución del Ministerio de Defensa Nacional N° 5919 se aprueba la
actualización y unificación del listado general de series y subseries para las Tablas
de Retención Documental del Ministerio de Defensa Nacional, Comando General
de las Fuerzas Militares, Ejército Nacional, Armada Nacional, Fuerza Área
Colombiana y Policía Nacional. Posteriormente en el año 2012 el listado general
de series y subseries documentales se actualiza mediante Acta 001 de
19/dic/2012 y se da inicio a la aplicación de dicho instrumento.
CUMPLIMIENTO NORMATIVO LEY DE TRANSPARENCIA
La Ley 1712 conocida como la Ley de Transparencia y Acceso a la Información

Pública, expedida el 06 de marzo de 2014, cuenta con el Decreto reglamentario
103 de enero 20 de 2015; uno de los puntos que aclara el decreto es lo relativo a
la información a publicar por parte de las instituciones del estado.
Revisado el Artículo 4°del Decreto 103, este indica. Publicación de información en
sección particular del sitio web oficial. Los sujetos obligados, conformidad con las
condiciones establecidas en el artículo 5° de la Ley 1712 de 2014, deben publicar
en la página principal de su sitio web oficial, en una sección particular identificada
con el nombre de "Transparencia y acceso a la información pública", la siguiente
información:
La información mínima requerida a publicar de que tratan los artículos 9, 10 y 11

de la Ley 1712 de 2014. Cuando la información se encuentre publicada en otra
sección del sitio web o en un sistema de información del Estado los sujetos
obligados deben identificar la información que reposa en estos y habilitar enlaces
para permitirel acceso a la misma.
El Registro de Activos de Información.
El índice de Información Clasificada y Reservada. El Esquema Publicación de

Información.
El Programa de Gestión Documental. Las Tablas de Retención Documental.
El informe de solicitudes de acceso a la información señalado en el artículo
52 del presente decreto. El art.52 indica “Respecto de las solicitudes de acceso a
información pública, el informe debe discriminar la siguiente información mínima:
El número de solicitudes recibidas.
El número de solicitudes que fueron trasladadas a otra institución. El tiempo de

respuesta a cada solicitud.
El número de solicitudes en las que se negó el acceso a la información.
Los costos de reproducción de la información pública, con su respectiva
motivación.
LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
De acuerdo al resultado del análisis realizado en el documento “Diagnóstico de

gestión documental” se identificaron las actividades a desarrollar en cada uno de
los procesos de acuerdo a los procesos definidos en el Decreto 1080 de 2015:
Planeación, Producción, Gestión y Trámite, Organización, Transferencia,
Disposición de Documentos, Preservación a Largo Plazo y Valoración.
Requisitos a tener en cuenta en los procesos
Administrativo A Legal L Funcional F Tecnológico T
Necesidades cuyas solución Necesidades recogidas Necesidades en cuya

Necesidades que tienen
implica actuaciones explícitamente en
los usuarios en la gestión solución interviene
organizacionales propias de la normativa y legislación.
diaria de los documentos. un importante
entidad. componente tecnológico.

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Identificar, depurar y reducir el volumen documentos innecesarios,

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Ley 1474 de 2011, fortalece los mecanismos de prevención, investigación y

Ley 1437 de 2011, por la cual se expide el código de procedimiento administrativo

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CUMPLIMIENTO NORMATIVO LEY DE TRANSPARENCIA

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La información mínima requerida a publicar de que tratan los artículos 9, 10 y 11

El Registro de Activos de Información.

El índice de Información Clasificada y Reservada. El Esquema Publicación de

El número de solicitudes recibidas.

El número de solicitudes que fueron trasladadas a otra institución. El tiempo de

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