Formación Sociocultural I

Sesión 4 Tipos de comunicación saber hacer para competir

Índice

Objetivo
Introducción
1. Elementos de la comunicación
2. Formas de comunicación
3. Comunicación empresarial eficiente
4. Comunicación organizacional
5. Comunicación interna
6. Recapitulación
Conclusión

Objetivo

Conocer y utilizar los diferentes tipos de comunicación de manera óptima.

Introducción

La comunicación consiste en promulgar ideas, acontecimientos, vivencias; también en

informar, interrogar, emitir órdenes, manifestar sentimientos así como recibir y proporcionar
retroalimentación.

La comunicación es un fenómeno social que engloba todos los actos a través de los cuales los
hombres, como seres vivos, se relacionan con el mundo exterior. La forma como una persona se
manifieste causa rechazo o aceptación; puede originar simpatía, empatía, antipatía, indiferencia,
enojo, etc.

Con mucha frecuencia, se le atribuye a la comunicación el éxito o el fracaso de la actuación en los

diferentes roles que se asumen en la vida diaria. El trabajo, los negocios, la sociedad, la política,
los amigos, la familia y el estudio son algunos de los aspectos que, sin duda, nos obligan a emitir y
recibir mensajes orales y escritos.

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1. Elementos de la comunicación
En el siguiente esquema podrás ver los elementos de la comunicación y el flujo seguido: Cuentas
con el Emisor que codifica un mensaje y lo transmite a través de un canal al receptor que lo recibe
tras haberlo decodificado.

El receptor se convierte en emisor cuando responde al mensaje o proporciona retroalimentación.

2. ¿Qué puede oscurecer o empañar la comunicación?

• Una codificación (o) decodificación defectuosa

• La interferencia entre el emisor y receptor

• Las emociones

• La emisión de juicios sin tener los elementos para ello: prejuzgar, un canal inadecuado;
interpretar con datos incompletos, etc.

El valor neto de las palabras varía de una persona a otra. Por lo general, aparte del significado real
y escueto llamado denotativo, la comunicación trae consigo el significado connotativo (sentido que
una palabra, frase e idea que sugiere, además de su sentido estricto) Hay aparte, un valor adicional
subjetivo; es decir, personal, particular punto de vista.

Recordemos que en el lenguaje hablado, la expresión de las ideas cuenta con muchos recursos,
además de la palabra: los gestos, la entonación, la mirada, etc.

En el lenguaje escrito, no existen tales recursos. Por ello, es necesario escribir con exactitud, por lo
que se necesita extremar la atención y cuidado al construir frases precisas, correctas y claras.

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2. Formas de comunicación
La comunicación es el proceso de transmitir y recibir información, ideas y mensajes entre
individuos.

A continuación se presentan cuatro formas de comunicación:

Comunicación intrapersonal: Es la comunicación que tiene lugar dentro del individuo; para decirlo
brevemente, es hablar con uno mismo.

Comunicación interpersonal : Es aquella en la que se interactúa con otros individuos; es decir, se

establece un diálogo. Es la forma de comunicación más primaria, directa y personal.

Comunicación masiva: Es toda aquella que se realiza a través de los medios de difusión de
información: la radio, la televisión, los periódicos, las revistas, internet y demás.

Comunicación organizacional: Las organizaciones cumplen una serie de metas: estructurar,

planear y distinguir patrones de comportamientos para los públicos internos y externos. Es ahí, en
donde la información se convierte en un instrumento de retroalimentación para la organización.

Esta puede ser interna y externa.

3. Comunicación empresarial eficiente

La comunicación empresarial eficiente es la que se basa en dos escenarios básicos:

• El establecimiento de una buena política de comunicación. Esta debe identificar los puntos de
origen de la comunicación, estándares de calidad en el mensaje (envío de la comunicación) y
una excelente coordinación de todos los mensajes que la organización envía.

• La identificación de los elementos relacionados con el análisis del problema, el desarrollo de

estrategias de comunicación, los planes de implementación de esas estrategias y el cálculo de
la efectividad del ensamblaje de comunicación organizacional.

Las organizaciones de éxito son aquellas que le dan la verdadera importancia a la comunicación
y a la información, ya que han comprendido que estas contribuyen, en gran parte, a mejorar el
ambiente comunicativo y el clima laboral.

Es por medio de la comunicación que las organizaciones cumplen una serie de metas: estructurar,
planear y distinguir patrones de comportamientos para los públicos internos y externos. Y es ahí, en
donde la información se convierte en un instrumento de retroalimentación para la organización.

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4. Comunicación organizacional
La comunicación organizacional consiste en el mismo proceso que se da entre individuos, pero
llevado al ámbito organizacional.
1. Hay emisión y recepción de mensajes y desde luego, el proceso es más complejo. Demanda
rigurosa claridad, precisión, excelente codificación de quien emite el mensaje de acuerdo con el
nivel de conocimientos del receptor para que este lo pueda decodificar.
2. Es necesario considerar que el proceso puede ser interno —dentro de la organización— o
externo —público en general, interorganizacional, instituciones gubernamentales, etcétera—.
3. Si la organización se trata de una empresa, se puede hablar de tres formas de procesos
comunicativos:
a) De índole operativa, que se refiere a las tareas;
b) De naturaleza reglamentaria, que tiene que ver con normas, órdenes e instrucciones; y
c) Que tiene que ver con el mantenimiento y soporte de la organización por medio de la
promoción, de las relaciones públicas, de la constante captación y de una publicidad de
primera línea.
4. Si ampliamos el concepto de comunicación y lo extendemos a la comunicación organizacional,
podemos decir que es un proceso múltiple entre individuos y organizaciones en los que cada
individuo que interviene en este debe dominar las destrezas y habilidades de hacerse entender en
cualquier ámbito, desde el más alto al más bajo nivel en la escala de niveles que suele haber en
el mundo de las empresas e instituciones y además, entender la gama de mensajes de cualquier
ámbito institucional.
Cada integrante de la organización debe ser capaz de intervenir en la producción y circulación de
mensajes entre la institución y sus públicos. Estos públicos son dos y definen los siguientes tipos de
comunicación:
• Comunicación interna
Está conformado por los integrantes de una empresa, desde el empresario hasta los empleados de
más bajo nivel.
Es por eso que es tan importante la comunicación interna. Esta estará determinada por la
interrelación que se pueda lograr entre el personal que compone la estructura organizacional.
El logro de un buen clima organizacional define la calidad duradera del ambiente interno que existe
en la relación entre sus miembros o componentes humanos.
Este ambiente se genera por el conjunto de valores y características que derivan del espíritu de la
organización, y que puede ser reforzado con el uso planificado de mensajes motivaciones.

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• Comunicación externa
Los públicos externos son todos los individuos e instituciones, relacionados con la empresa:
clientes directos e indirectos, proveedores de materias primas, instituciones públicas y privadas,
etcétera.
La efectividad y buen rendimiento de una empresa depende de manera determinante de una buena
comunicación organizacional externa.
Es por ello que se estudian las formas más eficientes para alcanzar los objetivos esperados y de
proyectar una excelente imagen empresarial al público externo.

5. Comunicación interna
La comunicación dentro de una empresa adquiere un carácter jerárquico.

Está basado en órdenes y mandatos, aceptación de políticas, etc. Es por ello que hay que destacar
la importancia de la relación individual frente a las relaciones colectivas y la cooperación entre
directivos o altos mandos y trabajadores.
Comunicación efectiva
La comunicación efectiva es el acto de darse a entender de manera íntegra. Consiste en que quien
recibe el mensaje comprenda el significado de lo que el comunicador le transmitió. Para que entre
el emisor y el receptor o receptores se dé una comunicación efectiva, deben estar en sintonía.
Hay personas que son comunicadores efectivos naturales, pero la habilidad comunicativa
puede desarrollarse, al trabajar sobre los aspectos interpersonales, intrapersonales, grupales,
intragrupales, organizacionales y externos.
La comunicación efectiva es de especial valor para las empresas y organizaciones humanas, sea
cual fuere su naturaleza.
Cuando la comunicación es efectiva, es más probable que se logre calidad y productividad, ya que
una buena comunicación tiende a alentar el buen desempeño y promueve la satisfacción de los
trabajadores.
Esto no significa que solo nos fijemos en la eficiencia de la comunicación. Esta tiene que ser
motivante; la respuesta del receptor del mensaje esté orientada hacia la sinergia. La comunicación
interna no está relacionada únicamente con los empleados, incluye desde los accionistas hasta los
puntos de venta o distribución del producto o servicio que la empresa ofrece.

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Carácter jerárquico de las empresas de acuerdo a la estructura jerárquica

La comunicación interna puede clasificarse, de acuerdo a la estructura jerárquica, en las siguientes
categorías:

Comunicación formal

Comunicación cuyo contenido está relacionado con el de trabajo. Se emplea para transmitir
órdenes e instrucciones, o cuestiones relacionadas con el trabajo.

En general, como medio este tipo de comunicación se efectúa por escrito (cartas, memorandos,
informes, etc.) El canal es lento, debido a que tiene que cumplir con todas las formalidades
burocráticas que ocurren en las organizaciones.
Es la propia organización la que establece las vías de comunicación, se siguen los niveles
jerárquicos y los protocolos establecidos.

Comunicación informal

Es el tipo de comunicación cuyos canales no son oficiales: pasillos, cafetería, recesos de reuniones,
etc. Es más rápida que la formal.

Es la que surge de manera espontánea entre miembros de una empresa, y no siguen los cauces
oficiales.

Se produce por la necesidad de comunicarse. Esto permite agilizar muchos trámites y, en

ocasiones, permite obtener información adicional.

Basada en rumores

Un rumor es la comunicación informal que se da en la organización con mucha rapidez y sin pasar
por los canales formales.

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Carácter jerárquico de las empresas de acuerdo a la dirección

La comunicación interna puede clasificarse, de acuerdo a la dirección, en las siguientes categorías:

Comunicación vertical

Dentro del ámbito empresarial, se denomina Comunicación Vertical a “aquella que fluye ascendente
o descendentemente entre subordinados y jefes”.

Este tipo de comunicación tiene como objetivo regular y controlar la conducta de los subordinados
en aspectos diversos: Instrucciones y planificación de las tareas; información relativa a
procedimientos, prácticas, políticas; valoración del rendimiento de los empleados, etc.
Los canales de comunicación usados para este tipo de comunicación son el teléfono, las reuniones,
el correo electrónico, los manuales, las guías, etc.

Los medios más eficaces para transmitir información son las reuniones. Por otro lado, el teléfono
permite condensar gran cantidad de información en un breve espacio de tiempo.

La comunicación escrita es apropiada solo cuando el mensaje contiene una gran cantidad de
información detallada y compleja. El mensaje escrito es más preciso que el verbal y, a la vez, más
objetivo, ya que no está sujeto a las ambigüedades que se producen en la comunicación verbal.

Verás ahora los dos subcategorizaciones de la comunicación vertical: la descendente y la

ascendente.

Comunicación vertical descendente

Comunicación que fluye hacia abajo (desde la dirección o mandos intermedios hasta los empleados
de niveles inferiores).

Ejemplos: circulares, tablones de anuncios, folletos de bienvenida, manuales de empresa,

entrevistas, conferencias, etc.

Se utilizan canales formales.

Comunicación vertical ascendente

Comunicación que discurre de abajo hacia arriba en la estructura jerárquica de la empresa (desde
los empleados o mandos intermedios hacia la dirección).

Ejemplos: peticiones, quejas, entrevistas y demás.

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Comunicación horizontal

Es la que se da entre los miembros de un mismo nivel jerárquico de una organización o de un

mismo departamento. Tiene gran importancia relacionada con la coordinación.

Ayuda a resolver problemas y tomar decisiones en las que deben intervenir varios departamentos.

Ejemplos: trabajo en equipo o reuniones de trabajo, notas de departamento, comunicados internos.

Carácter jerárquico de las empresas de acuerdo al código utilizado

La comunicación interna puede clasificarse, de acuerdo al código utilizado, en las siguientes

categorías:
Comunicación verbal

Primero aprendemos a hablar y no es sino hasta cuando ingresamos a la escuela y a través de los
años que adquirimos la habilidad de leer y escribir. Por lo anterior podríamos decir que la lengua
oral es más fácil y natural. La lectura y la escritura requieren esfuerzo y tiempo para dominarse.

Por otro lado, en la práctica del habla oral, contamos con recursos paralingüísticos como son el
tono de voz, las pausas, los gestos, los movimientos corporales, el contexto, etc. Puede haber
lagunas y errores sintácticos y léxicos, imprecisiones… porque la inmediatez del acto y la presencia
del interlocutor subsanan las deficiencias mencionadas. Hay correcciones, interpretaciones,
retroalimentación y la posibilidad de concretar y rectificar el o los mensajes intercambiados.

Comunicación no verbal

El habla escrita solo cuenta con las palabras y los signos de puntuación. Es por ello que necesita
precisión, concisión, claridad y corrección gramatical. El texto tiene que estar muy bien escrito,
tanto que sea capaz de plasmar de modo exacto lo que el emisor del mensaje desea transmitir.
Todo debe poder decirse por escrito.

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6. Recapitulación
Las comunicaciones internas se construyen a diario: en las reuniones, en el intercambio

de información constante, en los espacios de discusión y reflexión (seminarios, reuniones, clases),

en la difusión de mensajes (notas, memorandos, correo electrónico, teléfono, carteleras, afiches),
en los encuentros casuales, en el reconocimiento y respeto por las metas logradas, etcétera.

Las comunicaciones institucionales internas promueven la participación, la integración y la

convivencia en el marco de la cultura organizacional, en donde cobra sentido el ejercicio de
funciones y el reconocimiento de las capacidades individuales y grupales.
La carencia de estrategias comunicativas dentro de la organización, la falta de canales o la
subutilización de los mismos genera demora en los procesos y en las respuestas y desinformación
acerca de las políticas, todo lo cual imposibilita una auténtica interacción. Por otra parte, son
indispensables para que no se pierda la coherencia entre las acciones que se realizan dentro de la
institución con la realidad del ambiente o entorno organizacional.

Conclusión
Profundizaste sobre la comunicación en general y la empresarial, en particular. Al repasar este
material, te enteraste de la importancia que tiene la comunicación tanto en la vida personal como en
el ámbito de tu trabajo.

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