David Moreno Díaz

ACCESS NIVEL
AVANZADO
ADGG001PO
  UA1. OPTIMIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN ACCESS
CONTENIDOS  UA2. FORMULARIOS E INFORMES
FORMATIVOS  UA3. CONSULTAS, MACROS E INTERNET

:
UA1. OPTIMIZACIÓN DE LA
INFORMACIÓN EN ACCESS
 El rendimiento de una base de datos Microsoft Office Access, es decir, la
velocidad a la que accedemos o guardamos la información es algo de gran
importancia, ya que de ello dependerá en gran medida la eficacia de esta.
 Una base de datos, excesivamente compleja, sin depurar, con una mala
estructura o tipología de datos, puede complicarnos mucho a la hora de
trabajar.
 En las estas sesiones veremos sugerencias que pueden ayudar a acelerar como
manejamos una base de datos de una forma eficiente y eficaz.
1.1.Tipos de datos de los campos
 Cuando nos referimos a tipos de datos en
una base de datos, a lo que nos
estaremos refiriendo es al formato en el
que la información va a ser almacenada
para un campo concreto de una base de
datos.
 Existen distintos tipos de datos, un
número, no es lo mismo que un texto, o
una fecha, o una imagen, por lo tanto,
necesitaremos definir antes, el tipo de
campo, es decir, el “tipo de contenedor”
para que se adecue al contenido que
vamos a almacenar en dicho campo.
1.1.Tipos de datos de los campos
1.2.Tamaño de los campos
1.3. Formato de los campos

 Cada campo tendrá lo que llamaremos un formato, o lo que es lo mismo, un

estilo, que no es más que la manera en la que ese dato se va a mostrar en
pantalla o en un informe en papel, al usuario.
1.4.Máscara de entrada de los campos
 Una máscara de entrada es el formato en el que los usuarios realizarán la
entrada de datos en la base de datos.
 Las máscaras de entrada sólo funcionan para las entradas de datos tipo texto.
1.5.Campos de búsqueda
 Un campo de búsqueda es un campo en una tabla cuyo valor se obtiene de
otra tabla o consulta. Siempre que sea posible, debería usar al Asistente para
búsquedas para crear un campo de búsqueda. El Asistente para búsquedas
simplifica el proceso, rellena automáticamente las propiedades del campo
apropiado y crea las relaciones de tabla adecuadas.
 Para crear un campo de búsqueda nos vamos a la vista diseño de la tabla,
añadimos un nuevo campo (el que será nuestro campo de búsqueda),en el
desplegable de tipo de datos seleccionamos la última opción, Asistente para
búsquedas y seguimos los pasos del asistente.
1.6/1.7/1.8/1.9. Relaciones
1.10./1.11.Modificar, visualizar e
imprimir relaciones
 Desde este mismo apartado,  Access nos permite visualizar estas
podremos modificar o eliminar relaciones en un documento que
relaciones, picando sobre la línea podremos guardar, enviar o
de la relación con el botón derecho imprimir si fuera necesario. En el
del ratón. menú relaciones encontraremos la
opción Informe de Relación, ahí es
donde podremos obtenerlo.
1.12/1.13. Importar datos (Tablas y
Excel)
 Desde la pestaña Datos externos, en el grupo Importar y vincular, haga clic en
Nuevo origen de datos > Desde una base de datos >
Access.
 1.Seleccionamos la ruta donde se encuentra la base de datos de origen de los datos.
 2.En este caso tenemos dos opciones, o bien realizamos una importación de todo el
conjunto de elementos del fichero Access, no solo las tablas, sino además las
consultas, formularios macros y módulos, o bien, importamos solo los registros y
creamos una nueva tabla vinculada.
 3.Una vez hemos decidido que opción deseamos, hacemos clic en aceptar y se
iniciará el proceso de importación.
 Para hacerlo desde Excel debemos comenzar igual pero elegiremos De un
archivo > Excel (y seguiremos los pasos del asistente).
1.14/1.15.Vincular datos entre tablas y
desde Excel.
 Vincular nos permite relacionar tablas que se encuentran en diferentes bases
de datos. Importante: Solo se pueden crear vínculos a tablas contenidas en
otras bases de datos Access, no se podrán crear vínculos a consultas,
formularios, informes, macros o módulos.
 Al vincular, Access, crea una nueva tabla, que llamaremos tabla vinculada,
que se relaciona con los campos y registros de la tabla de origen, ambas
tablas están sincronizadas, son una, un espejo de la otra, los cambios que
hagamos en la tabla de origen se realizarán automáticamente en la tabla
vinculada y viceversa.
 Para realizar la vinculación el proceso comienza como el de Importar, pero
elegimos la segunda opción y seguimos las instrucciones del asistente.
 Desde Excel debemos seguir los mismos pasos seleccionando la opción de
vincular.
1.16/1.17. Exportar datos a
Microsoft Word y a Excel
 El proceso de exportar es similar al de importar, con alguna pequeña
diferencia:
 En el caso de hacerlo a Word, el formato no lo podemos elegir, por defecto nos
asigna un .rtf (formato de texto enriquecido) y solo debemos elegir la ruta donde
queremos que se exporten los datos).
 En la exportación a Excel, si que podemos elegir en que formato de Excel queremos
exportar (dependerá de nuestra versión de Excel) y debemos tener en cuenta que
si queremos mantener los formatos de origen de los datos debemos seleccionar la
opción “conservar la mayor parte de…”, aunque esto puede que no se haga
correctamente en los formatos más personalizados.
 En ambos casos basta con seguir los pasos del asistente.
1.18.Combinar correspondencia
 Combinar correspondencia nos sirve para que los datos que tengamos en
Access, se combinen con documentos de Word de forma automática, con el
consiguiente ahorro de tiempo.
 Los pasos para realizar dicho proceso son los siguientes:
 1.Seleccionamos la tabla de la cual vamos a recoger los datos.
 2.Desde la pestaña Datos Externos, en el grupo Exportar, hacemos clic en
1.19.Compactar y reparar una
base de datos
 Cuando una base de datos va creciendo, la posibilidad de que haya errores en la
misma aumenta, para subsanar y corregir estos errores tenemos una utilidad, la
compactación de datos.
Para acceder a esta opción, debemos
ir a Inicio>Opciones>Base de datos
actual
Es muy importante que antes de
realizar estos procesos, estemos
seguros de haber realizado una copia
de seguridad de la base de datos por
si se produjera algún error en el
proceso, pudiéramos volver a reponer
los datos tal y como los teníamos.
UA2. FORMULARIOS E INFORMES

 Para hacer la tarea de, organizar y añadir registros a una tabla de Access más
amigable, Access nos da una herramienta con la que crear una interfaz para
el usuario que pueda introducir, modificar y eliminar datos de la base de
datos, los formularios.
2.1.Crear formularios mediante
autoformulario
 Para hacer un formulario, debemos ir al menú Inicio>Crear y en las opciones
de Formularios, picamos en Formulario.

 Ahora solo tendremos que Guardar nuestra base de datos, y veremos que en
la barra lateral de Todos los Objetos nos aparece el formulario que hemos
creado.
 Seguidamente, vamos a Inicio>Ver>Vista Formulario y ya podemos empezar a
utilizar el formulario.
2.2.Crear formularios mediante
el asistente
2.2.Crear formularios mediante
el asistente
2.2.Crear formularios mediante
el asistente

Para modificar el diseño de un formulario tenemos a nuestra disposición la pestaña Diseño

de Formulario que accedemos a través de la Vista Diseño.
Anexo: Formularios de navegación
Informes
UA3. CONSULTAS, MACROS E
INTERNET
 En esta última unidad de aprendizaje nos centraremos en tres aspectos,
primero como realizar consultas en nuestra base de datos, es decir, como
buscar y modificar o eliminar registros.
 Por otro lado, conoceremos las macros, como en otras aplicaciones, una
macro podríamos definirla como una rutina que generamos nosotros para que
la base de datos haga alguna tarea de manera automatizada.
 Además, veremos cómo podemos convertir nuestra base de datos en una
página web, o dicho de una manera más correcta, sería como insertar nuestra
base de datos en un sitio web que sea accesible en Internet.
3.1 Consultas
3.2 Internet
3.3 Macros

 Para crear una macro, debemos ir al menú Crear y en la tira de opciones

Macros y Código hacer clic en Macro.

 Nos aparecerá esta ventana y tendremos diferentes opciones de macros.

 Bastará con seguir el asistente para crear la macro deseada.
Ejecutar y modificar macros

 Si necesitamos editar o modificar alguna macro, lo podemos hacer desde el

panel lateral. Como ya sabemos en el panel lateral podemos ver todos los
elementos que forman parte de nuestra base de datos, las tablas, informes,
consultas, formularios y por supuesto, también las macros.
 Hacemos clic con el botón derecho en la macro y en la ventana emergente:
 Para ejecutar, vamos a Ejecutar y la macro realizará la acción definida.
 Para modificar la macro debemos ir a Vista Diseño y hacer las modificaciones.
Bibliografía

 ADGG001PO ACCESS NIVEL AVANZADO

 Editorial: Paralelo 28
 Autor: Juan José Rodríguez Jiménez
 ISBN: 978-84-19513-46-5
 Fecha de Edición: enero 2023
 Edita: Equipo Editorial Paralelo 28

 VIDEOS
 Vídeo de aprendizaje de Access - Soporte técnico de Microsoft