UT03 Gestión de archivos y búsqueda de información

3.A Internet y navegadores

1. Internet

Internet es una red que conecta millones de ordenadores en el mundo. Veamos de forma

resumida la evolución de esta red:

 Finales de los años 50 se consigue conectar varios ordenadores entre sí.

 EE.UU desarrolla ARPANET: Red descentralizada con múltiples caminos entre dos
puntos.

 En 1.969 se envía el primer mensaje de texto a través de ARPANET.

 En 1.971: 23 ordenadores conectados.

 En 1.983: más de 500 ordenadores conectados.

 En 1.972: Se diseña el correo electrónico.

 En 1.983: Se implantó el protocolo TCP/IP.

 En 1989: Se desarrolla el lenguaje de Hipervínculos HTML.

 En 1.990 se crea la World Wide Web.

https://www.youtube.com/watch?v=mGG5o6vbKyQ&t=1s&ab_channel=DRAWMYLIFEenEspa
%C3%B1ol

Pero para poder comunicarse y lo que es más importante, para poder entenderse, los
ordenadores necesitan de un lenguaje común. Los humanos hablamos diferentes idiomas,
español, inglés, francés, etc. Ese idioma común de los ordenadores se le llama TCP/IP.

Pero ese lenguaje sería muy difícil de entender para las personas corrientes. Por ello, a
nosotros nos resultan más conocidas las páginas de Internet, muchas de las cuales comienzan
por www. De esa forma asociamos normalmente Internet a la consulta, lectura o visualización
de páginas de diferente contenido, desde periódicos o canales de televisión hasta páginas de
grandes empresas y corporaciones.

Pero además del uso anteriormente explicado, puedes usar Internet para muchas más cosas,
como por ejemplo:

 El envío de correo electrónico: los conocidos como e-mails, a través de un sistema

denominado SMTP.

 Compartir o enviar archivos, documentos: a través de los protocolos FTP y P2P.

  Conversaciones en línea: a través de otro protocolo o lenguaje, conocido como IRC.

2. Navegadores

Un navegador es un programa que sirve para buscar y mostrar páginas web.

Navegar consiste en pasar de una página a otra mediante enlaces o links.

Los navegadores permiten la visualización de vídeos, música, gráficos, animaciones,

hipervínculos y obviamente texto. 

Con ellos no sólo podemos ver textos, sino también gráficos y trabajar con hipertextos los que
en su mayoría están en lenguaje HTML.

Internet está formado por un gran número de servidores interconectados y los navegadores
son los programas que nos permiten acceder a ellos.

En los servidores se guardan las páginas y archivos, y mediante un protocolo conocido (como
por ejemplo HTTP o FTP) los navegadores se comunican con un servidor posibilitando la
visualización de los sitios web.

El navegador es uno de los programas más importantes de nuestro ordenador. En la actualidad

necesitamos acceder con muhca frecuencia a Internet para buscar información, leer las
noticias, descargar un programa,...

Los navegadores más utilizados en la actualidad son:

 Internet Explorer

 Google Chrome

 Mozilla Firefox.

https://www.youtube.com/watch?v=ybP2-9JgG8g&t=1s&ab_channel=aulaclic
3.B Internet Explorer

1. Internet Explorer

Internet Explorer es uno de los navegadores más conocidos. Fue de los primeros que comenzó
a usarse. Normalmente suele venir incorporado con el sistema operativo Windows. No
obstante, en las últimas versiones viene instalado el navegador Microsoft Edge.

Vamos a analizar todos los elementos que componen esta página:

 Flecha atrás: para volver a la página anterior.

 Flecha adelante: para ir a la página siguiente de las ya visitadas.

 Barra de direcciones: está a continuación de las flechas. Sirve para introducir la

dirección de la página web que queremos visualizar.

 Buscar: muestra las páginas ya visitadas.

 Página principal: viene representada por el icono de una casa. Nos lleva a la página
que hemos definido como página de inicio.

 Ver los favoritos, las fuentes y el historial: viene representada por una estrella de 5
puntas. Sirve para acceder de forma rápida a las páginas que hemos guardado como
favoritas y al historial.

 Herramientas: se utiliza para que podamos configurar Internet Explorer (ejemplo:

configurar página de Inicio).

 Barra del buscador: en nuestro caso hemos definido como página de inicio la página
de Google. La barra de buscador es la que está ubicada en la parte central de la
pantalla. Con esta barra podemos acceder a páginas de las que no conocemos su
dirección exacta (ejemplo: noticias, deportes,...).

1.1 Volver fácilmente a los sitios útiles

Para volver fácilmente a los útiles podemos proceder de dos formas:

1º. ACCEDIENDO A LA OPCIÓN FAVORITOS.

En el apartado Favoritos, podremos guardar las direcciones de aquellas páginas que

consideramos importantes y que tenemos previsto volver a entrar en las mismas.

Para guardar una dirección en la pestaña favoritos seguiremos los siguientes pasos:

1º. Entramos en la página web.Por ejemplo: https://es.wikipedia.org/wiki/Wikipedia:Portada

2º. Hacemos clic en Favoritos> Agregar a favoritos

3º. En la ventana que aparece damos a Agregar .

4ª. Finalmente al volver a entrar a Favoritos nos aparecerá la ventana con el nombre de la
página guardada. Para acceder a ella solo debemos dar clic en su nombre.

2º. ACCEDIENDO AL HISTORIAL.

En el Historial se guardan todas las páginas visitadas. Si deseamos volver a alguna página que
no tuviésemos guardada en Favoritos, debemos entrar en el Historial y hacer clic sobre la
misma. Se accede al historial desde Favoritos, en la ventana es la tercera pestaña.

1.2 Configurar la página de inicio

Configurar la página de inicio es esencial en cualquier navegador que vayamos a utilizar. Una
buena configuración hará que ahorremos tiempo cada vez que nos conectemos a Internet.

Dado que gran parte de las veces que nos conectamos a Internet lo hacemos para buscar
información, lo más lógico es que nuestra página de inicio sea la de un buscador (ejemplo:
Google).

Los pasos para configurar la página de inicio en Internet Explorer son:

1º. Hacemos clic en Herramientas > Opciones de Internet.

2º. En la ventana que aparece, en la pestaña de General, escribimos la dirección web:

http:/www.google.es/ (por ejemplo) y damos a Aplicar.

1.3 Otros navegadores

Google Chrome: Es uno de los navegadores más utilizado. A continuación vamos a comentar
sus principales pantallas.

Pantalla de inicio de Google Chrome: En ella aparecen:

 Barra de dirección: está situada en la parte superior.

 Botón personalización de Google Chrome: son los 3 puntos que están situados en la

parte superior derecha. Se encuentra a continuación de la barra de dirección.

 Barra del buscador: situado en la parte central de la página.

Configuración página de inicio en Google Chrome:

1. Hacemos clic en el botón de los 3 puntos de la página principal.

2. Seleccionamos Configuración> damos a la opción: Al abrir el navegador.
3. Marcamos la opción “Abrir una página especifica o conjunto de páginas”.
4. Escribimos la dirección de la página de inicio.

Mozila Firefox: es otro de los navegadores más utilizado en la actualidad.

Configuración de la página de inicio en Mozila Firefox:

1º Hacemos clic en Abrir Menú y seleccionamos Opciones

2º Seleccionamos la opción Inicio que está situada en la columna de la izquierda, dentro nos
situamos en Página de inicio y ventanas nuevas. Escribimos la dirección deseada.

3.C Descarga e instalación de aplicaciones, programas a tráves de la web .

1. Descarga e instalación de aplicaciones

A menudo necesitamos descargar aplicaciones de la web.

Los pasos para descargar e instalar un programa son los siguientes:
1º. Entramos en Internet.
2º. Nos situamos en el buscador.
3º. Escribimos el nombre de la aplicación que deseamos descargar.
4º. Una vez que el buscador nos lleve a la página de descarga, damos a descargar.
5º. El fichero con el programa de instalación se habrá descargado en la carpeta "Descargas".
6º. Entramos en la carpeta "Descargas" y hacemos doble clic sobre el archivo con el programa
de instalación.
7º. Se abrirá el asistente de instalación.
8º. Comenzará a instalarse el programa en nuestro ordenador.

https://www.youtube.com/watch?v=Vshp9q9yVlo&t=1s&ab_channel=Jes
%C3%BAsArtemioCoyoteAcosta

3.D Comprensión y descomprensión de archivos

1. instalar programa Winrar

WinRar es un programa que nos va a permitir comprimir y descomprimir archivos y carpetas.

Comprimir archivos es muy importante ya que vamos a conseguir que ocupe menos memoria.

Para instalar el programa WinRar seguimos los siguientes pasos:

1º. Entramos en Internet.

2º. En Google escribimos: descargar winrar.

3º. Entramos en la página: https://www.winrar.es/descargas

4º. Hacemos clic sobre la versión deseada.

5º. Esperamos a que finalice la descarga.

6º. Ejecutamos el archivo de instalación.

7º. Se abrirá el asistente de instalación que nos guiará durante el proceso.

2. Comprimir archivos

Una vez que tenemos instalado WinRar en nuestro ordenador podemos comprimir archivos.

Con WinRar podemos comprimir:

Archivos: la compresión hará que nuestro archivo ocupe menos memoria.

Carpetas: podemos comprimir una carpeta que a su vez tenga varios archivos. Si utilizamos
esta técnica, la compresión afectará a toda la carpeta.

EJEMPLO: Tenemos que enviar varias facturas por email a nuestro cliente. Si queremos enviar
varios archivos en un mismo email, la mejor opción es crear una carpeta que contenga los
archivos y comprimir esta carpeta.

En este caso, hemos creado la carpeta "Facturas". Esta carpeta contiene las facturas: Factura1,
Factura2 y Factura3.

Los pasos para comprimir una carpeta son los siguientes:

1º. Hacemos clic sobre la carpeta con el botón derecho del ratón.

2º. Elegimos la opción: "Añadir a Facturas.rar"

3º. Se creará un archivo comprimido en la misma ubicación en la que estaba nuestra carpeta
Facturas.

Una vez que hemos generado un archivo comprimido con varios ficheros o
directorios, podemos añadir o quitar alguno de ellos. Es muy sencillo: basta con abrir el
archivo comprimido haciendo doble clic en él, y después, arrastrar dentro de dicha ventana los
archivos que queramos comprimir.

3. Descomprimir archivos

Supongamos que ahora queremos descomprimir la carpeta Facturas.

Para descomprimir un archivo con WinRar, seguimos los siguientes pasos:

1º. Hacemos doble clic sobre la factura comprimida. 

2º En la ventana que aparece seleccionamos la carpeta y damos a Extraer en.

3º A continuación, elegimos la ubicación en la que queremos descomprimir los archivos.

3.E Buscadores de información

1. Buscar en Google

Los principales buscadores de Internet son:

 Google

 Yahoo

 Ask

Con Google podemos realizar las siguientes búsquedas:

Vídeos, imágenes, mapas, webs, blogs, fotos, libros, noticias, documentos,...

En este apartado aprenderás a realizar búsquedas con GOOGLE:

BÚSQUEDAS SIMPLES: esta modalidad de búsqueda consiste en introducir una palabra y

presionar la tecla "Enter". Google nos mostrará los resultados obtenidos. Supongamos que
introducimos la palabra Informática.

El botón "Voy a tener suerte" nos lleva directamente a la primera página web devuelta por
nuestra consulta.

BÚSQUEDAS MÁS COMPLEJAS: en este caso vamos a introducir varias palabras de búsqueda.
Por ejemplo: Informática de sistemas.

Las búsquedas en Google no distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Todas las letras,
independientemente de cómo estén escritas se consideran minúsculas.

2. Búsquedas específicas

Es posible que un momento determinado nos interese realizar una búsqueda específica.
Supongamos que deseamos buscar contenido relacionado con la palabra informática.

Para ello, seguiremos los siguientes pasos:

1º. Abrir el buscador Google.

2º. Escribimos la palabra informática.

Supongamos que una vez que encuentra los contenidos relacionados con la palabra
informática, deseamos hacer una búsqueda específica en la que podamos encontrar imágenes
relacionadas con informática. En este caso, haremos una búsqueda específica. Para ello, una
vez encontrado el contenido de la palabra informática, haremos clic en los vínculos superiores
de la barra de Google:

Los vínculos superiores de la barra de Google te permitirán realizar búsquedas específicas,

imágenes, noticias, vídeos, etc.
3º. Ahora hacemos clic en imágenes para que aparezcan imágenes relacionadas con
informática.

Podrás realizar búsquedas en la web de imágenes, vídeos, noticias o buscar una dirección o
localidad a través de Google maps, el cual permite en muchas localidades situarse incluso a
nivel de calle.

https://www.youtube.com/watch?v=TmW-T3gP4QQ&t=1s&ab_channel=CampitoDigital

3. Búsquedas avanzadas

GOOGLE permite realizar búsquedas avanzadas. Estas búsquedas hacen que podamos ser más
precisos a la hora de definir los parámetros de búsqueda.

Los pasos para realizar la búsqueda avanzada son los siguientes:

1º. Entramos en Google.

2º. Hacemos clic en configuración (aparece en la parte inferior de la pantalla).

3º. Elegimos la opción Búsqueda Avanzada.

4º. Se abrirá la pantalla de Búsqueda avanzada en la que podremos aplicar filtros (buscar
páginas con estas palabras, ninguna de las palabras, idioma, región,...).

https://www.youtube.com/watch?v=GFzjV6mN0UQ&t=9s&ab_channel=aulaclic

3.F Web 2.0

1. Web 2.0

El término Web 2.0 hace referencia a aplicaciones que permiten compartir información.

Un sitio Web 2.0 permite a los usuarios interactuar y colaborar entre sí, como creadores de
contenido generado por usuarios en una comunidad virtual, a diferencia de sitios web donde
los usuarios se limitan a la observación pasiva de los contenidos que se ha creado para ellos.

Ejemplos de la Web 2.0 son comunidades web, de servicios web, aplicaciones web, las redes
sociales, los servicios de alojamiento de vídeos, presentaciones, las wikis, blogs, etc.

https://www.youtube.com/watch?v=AjNJhG9MArY&ab_channel=KarinaYanchapanta
GoogleDocs permite subir archivos de texto para que sean consultados por muchos usuarios.
Lo mismo sucede con Picasa que permite el compartir imágenes.

Otros servicios de Google son: Gmail, Blogger o Picasa.

2. Redes

El uso de las nuevas tecnologías permite la comunicación rápida a través de redes, las cuales
permiten comunicarte con los proveedores y los usuarios.

 El Correo Electrónico: Ofrece la posibilidad de intercambiar información de manera

rápida y eficaz, pues permite el envío de todo tipo de documentos, presupuestos,
facturas, albaranes, órdenes de compra, etc.

 Internet: Permite tener mucha documentación compartida y accesible para distintos

usuarios o clientes, como por ejemplo catálogos, listas de precios o servicios, etc.

 La Intranet: Permite que los ordenadores de una empresa estén conectados entre sí,
compartiendo archivos, carpetas o documentos.

https://www.youtube.com/watch?v=azRGllay64A&t=3s&ab_channel=NestorRomero

Comunicar, mostrar y compartir con Google nos permiten comunicar, compartir y mostrar con

millones de usuarios otro tipo de información, como por ejemplo: Talk, Picasa, Blogger,
Traductor y Docs.  

3.G Técnicas de Archivo

1. El archivo

La función principal del archivo consiste en conservar documentos, ya que la ley obliga a ello

estableciendo unos plazos mínimos de conservación.

El archivo físico es el que de forma permanente almacena la información de presupuestos,

facturas, albaranes, órdenes de compra, actas de reuniones, etc.

La documentación que se debe conservar según la ley mercantil son: Las facturas, las copias
de las facturas y los recibos.

Normalmente en una empresa lo más importante es conservar las facturas recibidas y emitidas
por un periodo de 5 años, para en el caso de recibir una inspección se puedan mostrar al
inspector.
Otra función del archivo es la de ser un centro de información permitiendo consultar datos de
clientes y proveedores o recabando información de las relaciones mercantiles que se han
tenido con ellos, compras, ventas, prestaciones de servicios, etc.

https://www.youtube.com/watch?
v=9ZWyoxvoWDo&t=1s&ab_channel=JuanIgnacioBroxMartinez

1.1 Tipos de archivos

Archivo Activo: este archivo conserva documentos que se utilizan en la práctica diaria de la

empresa (nóminas del año actual, facturas del ejercicio actual,...). Se aconseja que se
conserven en este archivo entre 1-2 años. En un archivo de oficina tendrás los documentos en
trámite, las últimas facturas, albaranes, pedidos pendientes, etc. Pero si éste ha finalizado,
cada año o 2 años, los documentos suelen pasar al archivo central, ya que no tiene sentido
mantenerlos en la oficina.

Archivo Semiactivo: en este archivo conservaremos los documentos que aunque no son del
ejercicio actual, tenemos obligación de conservarlos por razones legales (facturas,
declaraciones de impuestos,...). Debemos conservar estos documentos durante 4-5 años.

Archivo Inactivo: en este archivo se conservan documentos que difícilmente van a ser
consultados por la empresa. Se suelen conservar hasta unos 10 años. Pasado el plazo de 10
años, se suele contratar a una empresa para que los destruya. 

1.2 Organización de los documentos

Existen varios métodos o sistemas para ordenar y clasificar los documentos:

CRONOLÓGICO: consiste en ordenar los documentos según la fecha de entrada o antigüedad.

ALFABÉTICO: ordena los documentos por orden alfabético.

NUMÉRICO: asigna número a cada documento.

ALFANUMÉRICO: es una combinación de letras y números para clasificar los documentos.

TEMÁTICO: consiste en ordenarlos según el tema que tratan.

Algunas ideas a tener en cuenta en cuanto a la organización de documentos son las

siguientes:

 Los documentos a archivar han de ser originales o copias únicas (minutas). Como

facturas, albaranes, informes, etc.

 Lo mejor es usar carpetas y subcarpetas indicando la información necesaria para

identificar la documentación que contienen. Por ejemplo: Facturas pendientes o
reclamaciones.

 Organiza las carpetas por años.

  La mejor forma de organizar las carpetas es por nombre, antigüedad y asuntos.

3.H El archivo informático. Gestión documental

1. El archivo informático

El archivo físico (o en papel) cuenta con la desventaja de que los documentos se van
acumulando y ocupan espacio. Otra desventaja es el tiempo que se emplea en buscar los
documentos.

El archivo informático consiste en escanear cada documento que entra en la empresa y

asignarles un nombre dentro del ordenador. La principal ventaja es la rapidez a la hora de
buscar documentos.

PASOS PARA CREAR UN ARCHIVO INFORMÁTICO:

1º. Escaneamos cada documento que entra en la empresa.

2º. Creamos un documento para clasificar los documentos (puede ser en Word o en Excel).

3º. En el documento creado en el 2º punto, creamos hipervínculos a la ubicación del

documento escaneado.

VENTAJAS ARCHIVO INFORMÁTICO:

1º. Rapidez a la hora de buscar documentos.

2º. El documento original no se deteriora ya que una vez escaneado no necesitamos volver a
utilizarlo.

3º. Es una copia de seguridad por si perdemos el documento original.

DESVENTAJAS ARCHIVO INFORMÁTICO:

1º. LLeva tiempo preparar el archivo informático (escanear los documentos, insertar
hipervínculos,...).

2º. Ocupa memoria del ordenador. A veces es necesario utilizar un ordenador potente que
actúe como servidor que sirva para el almacenamiento de todos los datos de presupuestos,
albaranes, facturas, órdenes de compra, etc.