UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE QUERÉTARO

FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN

TEMA:
“CONTROL INTERNO DE CUENTAS POR COBRAR”
“CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR PAGAR”

ALUMNO:
JUAN ERREGUIN YAÑEZ

PROFESOR:
J RICARDO JUAN LUNA LUGO

18/11/21
 “Cuentas por cobrar”
La forma más usual de crédito a corto plazo, son las cuentas por cobrar, cuyo uso generalizado
es el crédito comercial otorgado a los clientes u otras personas o instituciones. Por medio de
ella se puede contabilizar todos los ingresos obtenidos en un periodo determinado y se analiza
el grado de morosidad de cualquier empresa.
Las cuentas por cobrar representan las decisiones de concesión de crédito. Contribuyen a
elevar el volumen de las ventas y a la generación de fondos para el financiamiento de las
operaciones corrientes de la empresa.
Definición.
Según las Normas de Información Financiera (NIF), una cuenta por cobrar es un derecho
exigible de la entidad al cobro de una contraprestación a cambio de la satisfacción de una
obligación a cumplir que se origina por la venta de bienes o prestación de servicios. Cabe
señalar que la optimización de los procesos de cobranza, además de brindar estabilidad
financiera a las empresas, impacta el rendimiento de otros departamentos, como el de ventas
y de servicio al cliente. Para ser concretos, la correcta gestión de las cuentas por cobrar
previene el gasto innecesario de capital económico e incrementa a la liquidez.
¿Cómo impactan las cuentas por cobrar en las finanzas de la empresa?
Las cuentas por cobrar son importantes ya que representan para la empresa activos exigibles,
derechos con los que cuenta para obtener beneficios por productos o servicios entregados. Así
mismo son un factor crucial para mantener un flujo de efectivo sano para las operaciones de la
empresa. Generalmente en la empresa la inversión en cuentas por cobrar representa una
inversión muy importante ya que representan aplicaciones de recursos que se transformarán
en efectivo para terminar el ciclo financiero a corto plazo.
La administración de las cuentas por cobrar debe ser efectiva ya que influye de manera
importante en la rentabilidad y el riesgo de la empresa, sin un eficiente proceso controlado de
este rubro se provocaría un aumento en el mismo, trayendo a la empresa menos entradas de
efectivo y con esto menor liquidez para cumplir con sus compromisos financieros.
Como apoyo para la gestión de las cuentas por cobrar, la empresa debe contar con una política
de crédito alineada a la capacidad productiva o nivel de prestación de servicios, los costos y el
margen de utilidad, esta política puede ser flexible y variable en el tiempo según las necesidades
de la empresa y del ambiente externo.
Para determinar estas políticas se cuentan con dos herramientas muy valiosas:

 El periodo promedio de cobranza el cual expresa el número de días promedio que tardan
los clientes en pagar sus cuentas.
  Antigüedad de cuentas por cobrar, el cual es un análisis de los débitos que integran cada
uno de los saldos a cargo de clientes, tomando como base la fecha de la factura o la
fecha de vencimiento.

CLIENTES.

Objetivo general
Establecer los lineamientos del control interno de las ventas, cuentas por cobrar, facturación,
despachos y crédito y cobranza para el manejo eficiente de los recursos financieros del
departamento de administración.
Objetivos específicos
o Establecer las funciones de cada uno de los integrantes de las áreas fijando las
responsabilidades pertinentes a cada cargo.
o Formular los requisitos para la concesión de créditos de clientes y el valor máximo de
créditos.
o Establecer las políticas de cobro para el departamento de cuentas por cobrar.
o Presentar formatos para el control de las actividades del departamento de las cuentas
por cobrar.
o Aplicar un control interno para mejorar el funcionamiento del departamento de cuentas
por cobrar.

DOCUMENTOS POR COBRAR.

Debe existir un encargado de la recepción y aprobación de documentos por cobrar y del cobro
de los mismos.
El encargado del manejo de los documentos por cobrar debe ser independiente del registro
contable, de caja, correspondencia y facturación
Se debe mantener un registro y archivo bien resguardado (bajo custodia de personas no
relacionadas con su registro), en donde se encuentren todos los documentos y sus garantías
colaterales.
Los documentos efectivamente cobrados tienen que ser debidamente marcados y archivados
por un funcionario competente.
Se debe notificar puntualmente a algún funcionario autorizado sobre el vencimiento de los
documentos.
Las prórrogas, cancelaciones y renovaciones deberán ser autorizadas por funcionario
autorizado.

DEUDORES DIVERSOS.
 Los anticipos de sueldo al personal estarán autorizados por un funcionario competente.
 Se debe tener límites para el anticipo de sueldos al personal, este podrá ser el importe
de su sueldo mensual.
 Controlar los anticipos de sueldos al personal mediante vales o recibos.
  Debe existir un sistema de descuentos periódicos y consecutivos para el cobro de
préstamos al personal.
 Se deben evitar nuevos préstamos hasta no quedar saldado el importe del anterior
 Para los gastos de viaje se requiere que se adjunten los comprobantes relativos a los
gastos efectuados.

“Cuentas por pagar”

Las Cuentas por Pagar surgen por operaciones de compra de bienes materiales (Inventarios),
servicios recibidos, gastos incurridos y adquisición de activos fijos o contratación de inversiones
en proceso.
Si son pagaderas a menor de doce meses se registran como Cuentas por Pagar a Corto Plazo
y si su vencimiento es a más de doce meses, en Cuentas por Pagar a Largo plazo. Es preciso
analizar estos pasivos por cada acreedor y en cada uno de éstos por cada documento de origen
(fecha, número del documento e importe) y por cada pago efectuado. También deben analizarse
por edades para evitar el pago de moras o indemniza-ciones.

PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO

Cuentas por Pagar

 Deben separarse las funciones de recepción en el almacén, de autorización del pago y

de firma del cheque para su liquidación.
 Es preciso conciliar periódicamente los importes recibidos y pendientes de pago según
controles contables, con los de los suministradores.
 Deben elaborarse Expedientes de Pago por proveedores contentivos de cada Factura,
su correspondiente Informe de Recepción (cuando proceda) y el cheque o referencia del
pago, cancelándose las Facturas con el cuño de “Pagado”.
 Es preciso mantener al día los Submayores de Cuentas por Pagar, los de Cuentas por
Pagar Diversas y no presentar saldos envejecidos.
 Las Cuentas por Pagar a Proveedores y las Diversas deben desglosarse por cada
Factura recibida y cada pago efectuado; así como por edades y analizarse por el Consejo
de Dirección.
 Las devoluciones y reclamaciones efectuadas a suministradores deben controlarse para
garantizar que los pagos se realicen por lo realmente recibido.
 Mensualmente debe verificarse que la suma de los saldos de todos los Submayores de
las Cuentas por Pagar coincidan con los de las cuentas de control correspondientes.

PROCEDIMIENTOS DE COMPROBACIÓN INTERNA:

Cuentas por Pagar a Corto Plazo.
 Cuadre contable de las partidas pendientes en el submayor analítico por deudores.
  Verificación de los documentos en los expedientes de pago por acreedores
(proveedores).
 Comprobar si existen partidas o saldos deudores (contrario a la naturaleza de estas
cuentas).
 Análisis por edades determinando los adeudos vencidos (más de 30 días).
 Verificar los convenios de pagos suscritos.

Cuentas por Pagar Diversas.

 Analizar las partidas que integran el saldo de esta cuenta, clasificarlas conforme a su
contenido, comprobando su cuadre contable así como analizar por edades para
determinar las envejecidas(más de días).
 Verificar los documentos justificantes de las obligaciones pendientes de pago, así como
las conciliaciones, confirmaciones y convenios de pago.
 Comprobar que esta cuenta (Grupo) no se registre el Contravalor en MN de las
operaciones en MLC que deben contabilizarse en la cuenta Contravalor Pendiente de
Pagar en el Activo Circulante.

Efectos, Cuentas y Partidas por Pagar a Largo Plazo.

 Verificar el cuadre contable de los saldos y partidas que integran esta cuenta en cada
una de las subcuentas y submayor analítico por acreedores.
 Análisis por edades comprobando que en esta cuenta se incluyan exclusivamente los
que exceden de un año.
 Comprobar los documentos en los expedientes de pago (contratos, convenios, etc).
 Comprobar las conciliaciones y confirmaciones con los acreedores.
 Analizar las obligaciones vencidas y pendientes de pago, así como las partidas
deudoras (contrarias a la naturaleza de esta cuenta).

ACREEDORES DIVERSOS

En contabilidad los acreedores diversos son los que proporcionan a la empresa aquellos
bienes y servicios que son necesarios para el desarrollo de su actividad pero que no son lo
que compra para vender ni para integrar en su proceso productivo.
Así que son dos los requisitos que tiene que cumplir los bienes y servicios para que quien los
suministre sea considerado acreedor diverso:
 Que sean necesarios para el desarrollo de la actividad habitual de la empresa.
 Que no se trate de aquellos que compra para vender o para formar parte de su proceso
de fabricación.
¿En qué consisten los acreedores diversos?
Los acreedores diversos se refieren a los proveedores de una compañía a quienes rara vez se
les realizan compras a crédito y los montos que se les compran no son significativos. Estos
suelen ser proveedores de pequeña escala. Diversos puede también significar varios o
misceláneos. El término acreedores diversos era más común cuando la contabilidad era una
tarea manual. En otras palabras, antes que llegara el bajo costo de los computadores y del
software de contabilidad. En esa época, por cada nuevo proveedor el contador tenía que
agregar una página al libro de contabilidad de la compañía.
DOCUMENTOS POR PAGAR
Los documentos por pagar son la cantidad de capital que se adeuda a través de promesas de
pago escritas formalmente. Los préstamos de los bancos están incluidos en esta cuenta. Son
pasivos por escrito donde se promete pagar una cantidad específica de dinero en una fecha
futura o según requerimiento.
En otras palabras, un documento por pagar es un préstamo entre dos entidades. Según este
acuerdo, el que realiza el documento crea la responsabilidad al pedir prestado dinero del
acreedor. La empresa se compromete a reembolsar el dinero con los respectivos intereses al
acreedor en una fecha futura.
Características de los documentos por pagar
Las características de los documentos por pagar se pueden apreciar al hacer la comparación
con las cuentas por pagar.
Tipo de acuerdo
Las cuentas por pagar son acuerdos informales, a menudo solo verbales, entre compradores y
vendedores. Los únicos documentos son una orden de compra del comprador y una factura del
vendedor. Los documentos por pagar son más complicados. Involucran contratos de préstamos
formales y por escrito, a veces con docenas de páginas. El prestamista puede exigir acuerdos
restrictivos como parte del contrato del documento por pagar, como prohibir el pago de
dividendos a los inversionistas mientras aún no se haya pagado una parte del préstamo.
Términos y seguridad
Las cuentas por pagar se reembolsan normalmente en 30 días sin intereses. Sin embargo,
algunos proveedores pueden ofrecer descuentos por pagos anticipados, como un descuento
del 1 % si se paga dentro de los 10 días posteriores a la fecha de la factura.

OTRAS CUENTAS DEL PASIVO CIRCULANTE

Anticipos a clientes
El anticipo a clientes ocurre cuando un cliente nos solicita la compra de un producto/s o la
contratación de un servicio/s determinado y como empresa, le solicitamos que nos adelante una
parte del importe total de esta venta. Esta es una de las opciones que tenemos cuando
recibimos una orden de compra que no podemos asumir, pero hay otras opciones.
Esta cantidad será descontada de la factura total una vez el cliente nos abone el pago definitivo.