REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN SUPERIOR

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL SIMÓN RODRÍGUEZ
EXTENSIÓN ZARAZA – ESTADO GUÁRICO

DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

PARA EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE LA ALCALDÍA DEL
MUNICIPIO CAGIGAL-ONOTO ANZOÁTEGUI

(Trabajo Especial De Grado presentado como requisito parcial para optar al Grado

de Licenciado en Administración Mención Organización y Sistema)

AUTORAS:

KATHERIN BORREGO

C.I. 25.451.860

SOLENNYS FAJARDO

C.I. 21.362.675

TUTOR(A):

LCDO. CARLOS CERMEÑO

C.I.: V. - 13.340.177

Zaraza, MARZO 2022

1
ii2
3
4
 DEDICATORIA

Dedico este trabajo de investigación especialmente a Jehová por ha-

berme dado la vida, conocimientos y fortaleza para alcanzar esta meta.

A la Vida por regalarme este instante…

A mis Padres e hijo por ser la razón de mis luchas y alegrías .Les
amo, por ustedes me seguiré preparando siempre que tenga oportunidad.

A mi Esposo, por ese apoyo incondicional y ese interés que manifestó

durante este largo camino.

Mi dedicatoria va a ellos, mi familia, con defectos, virtudes, aciertos y

desaciertos, una pequeña pero gran familia que nació de mis padres y de lo
que cultivaron en nosotros, el amor, la solidaridad y ese sentido de pertenen-
cia que no hace únicos….

Katherin Borrego

iii5
 DEDICATORIA

A Dios Todopoderoso, Padre y Señor, por ser el guía de mis pasos,

ayudándome a cumplir satisfactoriamente todas mis metas.

A mi Madre y a mi Tío- Papá por haberme guiado por el buen ca-

mino, apoyándome en todo momento para seguir adelante, inculcándome
que la responsabilidad, el respeto, la humildad y la perseverancia son valores
primordiales para cumplir con los objetivos que me proponga.

A la alegría de mi vida Mis hijos: Luis Fernando y Luis Miguel, uste-

des son mi motivación día a día…. Los Amo.

Este logro se lo dedico a ustedes…

Solennys Fajardo

iv6
 AGRADECIMIENTO

Con la culminación de este trabajo, afloran en nuestros corazones to-

dos los momentos vividos, durante esta etapa de preparación, como esos
momentos de angustia, pero a la vez de máxima satisfacción.

A Jehová que nos ha acompañado en todo momento de nuestras

vidas, por nutrirnos de fuerza para lograr esta meta, por bendecirnos cada
día y estar siempre llenas de salud. Gracias señor por ayudarnos y cuidar de
nosotros en cada momento.

A la ilustre Universidad Nacional Experimental Simòn Rodríguez y

a todos sus Facilitadores quienes a pesar de todas las adversidades aún
están apostando en una aula de clases, brindando todos sus conocimientos
en pro de nuestro desarrollo profesional… ¡Ustedes son unos guerreros,
nuestro respeto, agradecimiento y admiración para ustedes.

A nuestro Tutor Carlos Augusto Cermeño Balza , quien desde el

primer momento nos brindó todo su apoyo , su profesionalismo y
dedicación.

A la Facilitadora Jhail Palma, eternamente agradecidas por su

dedicación, paciencia y desempeño para impartirnos una educación de
calidad para que seamos excelentes profesionales.

Katherin Borrego
Solennys Fajardo

v7
 INDICE GENERAL
Pág.
Aceptación del Tutor Académico…………………………………………………ii
Dedicatoria………………………………………………………………………….iii
Agradecimiento…..…………………………………………………………………v
Índice General……………………………………………………………………...vi
Lista de Cuadros…………………………………………………………………..viii
Lista de Gráficos …………………………………………………………………...ix
Resumen…………………………………………………………………………….x
Introducción………………………………………………………………………...11

CAPITULO
I EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema………………………13

Objetivos de la Investigación…………………………16
Objetivos General………….…………………………..16
Objetivos Específicos…………………………………16
Justificación de la Investigación……………………..17

II MARCO TEÒRICO
Línea de Investigación………………………………..19
Antecedentes de la Investigación……………………20
Bases Teóricas………………………………………..23
Bases Legales…………………………………………35

III MARCO METODOLÒGICO

Paradigma…………………………………………….40
Tipo de Investigación…………………………………40
Diseño de la Investigación……………………………42
Nivel de la Investigación………………………………43
Población y Muestra…………………………………..44
Operacionalización de la Variable…………………...45
Técnicas e instrumentos de recolección de datos…47
Validez y Confiabilidad………………………………..49
Técnica y Análisis de datos…………………………..51

IV ANÀLISIS E INTERPRETACION DE LOS RESULTADOS

Análisis e interpretación de los Resultados……………53

8
V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones……………………………………………....66
Recomendaciones………………………………………...68

VI LA PROPUESTA
Manual de Procedimientos Administrativos……………..69

REFERENCIAS BIBLIOGRÀFICAS…………………………………. ………...73

ANEXO……………………………………………………………………………..77

9
vii
 LISTA DE CUADROS

Cuadro Enunciado Pág.

Nº1 Operacionalizacion de la variable………………………… 46

Nº2 Escala de Confiabilidad del Instrumento de Recolección de

datos……………………………………………………………51

Nº3 Existencia Manual……………………….…………..............54

Nº4 Normas y Procedimientos…………………………………..55

Nº 5 Herramienta………………………………………………….56

Nº 6 Formulación…………………………………………………57

Nº 7 Procedimientos administrativos...…………………………58

Nº8 Ejecución……………………………………………………..59

Nº9 Ejecución Presupuestaria………………………………….60

Nº10 Capacitación y adiestramiento……………………………..61

Nº11 Diseño manual….…………………………………………….62

Nº12 Implementación manual……………………………………...63

viii10
 LISTA DE GRÀFICOS

CONTENIDO Pág.

GRÀFICO 1: Existencia Manual…………………………………….…54

GRÀFICO 2: Normas y Procedimientos…………………………….…55

GRÀFICO 3: Herramienta…………………………………………….…56

GRÀFICO 4: Formulación……………………………………………….57

GRÀFICO 5: Procedimientos administrativos………………………...58

GRÀFICO 6: Ejecución…………….…………………………………...59

GRÀFICO 7: Ejecución presupuestaria……………………………….60

GRÀFICO 8: Capacitación y adiestramiento…………………………..61

GRÀFICO 9: Diseño manual ……………………………………………62

GRÀFICO 10: Implementación manual………………………………..63

ix11
 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN SUPERIOR
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL SIMÓN RODRÍGUEZ
EXTENSIÓN ZARAZA – ESTADO GUÁRICO

DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

PARA EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE LA ALCALDÍA DEL
MUNICIPIO CAGIGAL-ONOTO ANZOÁTEGUI
(Trabajo Especial De Grado presentado como requisito parcial para optar al Grado
de Licenciado en Administración Mención Organización y Sistema)

Autoras: Katherin Borrego

Solennys Fajardo
Tutor: Lcdo. Carlos Cermeño

RESUMEN

La presente investigación tuvo como objetivo general Proponer un Manual de

Procedimientos Administrativos para ser aplicado en el Departamento de
Contabilidad de la Alcaldía del Municipio Cajigal-Onoto Anzoátegui, con el fin de
optimizar su Gestión contable”.el cual se presenta como una alternativa para dar
respuesta a la problemática existente en dicha institución pública.
Metodológicamente se enmarca en un diseño de campo, con apoyo documental
bajo un nivel descriptivo. La población estuvo constituida por las personas que
laboran en el departamento de contabilidad La muestra, fue la misma población, no
se seleccionó una muestra, sino, que se trabajó con la totalidad de la población por
ser finita, los resultados que se obtuvieron fueron significativos. Las técnicas
empleadas para la recolección de datos en la investigación fueron la observación, la
encuesta. Como instrumentos, el registro de información y el cuestionario. Para
validar el contenido del instrumento se utilizó la técnica de Juicio de Expertos y en el
caso de la confiabilidad el Coeficiente alfa de Cronbach, De los resultados obtenidos
se presenta una serie de conclusiones y recomendaciones las cuales sustentan el
propósito que se persigue con la presente investigación.

Descriptores: Manual, Procesos administrativos, Contabilidad.

x12
 INTRODUCCIÓN

El actual contexto mundial caracterizado por constantes avances

tecnológicos y procedimentales, exige a las organizaciones respuestas cada
vez más eficientes, procesos bien planificados y estrategias que le permitan
crecer y organizar todas sus operaciones en un entorno de continuo cambio.
Además, las ciencias administrativas se han desarrollado notablemente y con
un alto grado de complejidad en las diversas operaciones cotidianas de toda
empresa, tanto de índole pública como privada.

En el proceso de lograr que las cosas se realicen por medio de la

planeación, organización, delegación de funciones, integración de personal,
dirección y control de otras personas, nace como herramienta los manuales
creados para que con medidas fáciles de una u otra manera tratar de hacer
más simple el trabajo administrativo .Si bien es cierto la ciencia
administrativa si muy difundida en el escenario actual, y la profesionalización
de la ciencia es además reciente, la administración como conocimiento no es
una práctica nueva. Desde hace siglos la administración ha sido reflexionada
por hombres, imperios, estados-nación y organizaciones, con el propósito de
hacer eficiente y eficaz la gestión, además de cumplir objetivos.

La necesidad de elaborar un manual de procedimientos

administrativos se hace cada día más notoria; ya que es una de las formas
de canalizar la actividad operativa de los trabajadores, y, por ende, agilizar la
puesta en marcha de los objetivos que se quieren lograr. Cada organización
está encaminada a la consecución de unas metas específicas, por lo que es
importante el empleo de manuales como auxiliadores para obtener el control
deseado del personal que labora en las empresas, y que las actividades se
cumplan de acuerdo a los lineamientos, sin perder la sintonía o concordancia
con las demás funciones dentro de la entidad.

13
 Es importante destacar que un manual de procedimientos
administrativos es el resultado de un cuidadoso análisis de cada uno de los
procesos estudiados y sus actividades correspondientes, que muestra con
claridad los cambios que se requieren ejecutar, fundamentado en objetivos
como reducción de actividades, duplicidad de documentos, mal uso de
recursos, entre otros. El objetivo principal para el presente proyecto es
brindar al departamento de contabilidad de la alcaldía del Municipio Cagigal
de Onoto estado Anzoátegui una guía detallada, clara y actualizada que
permita identificar y ejecutar procedimientos de suma importancia y de labor
diaria para el departamento en estudio

En base a lo anteriormente expuesto, se plantea la realización del

presente trabajo de grado, el cual a fin de lograr los objetivos propuestos,
sigue el siguiente esquema: Capítulo I: El Problema, describe la temática que
motivo a la investigadora a realizar este trabajo de investigación, junto a sus
interrogantes, objetivos de la investigación y justificación del mismo. Capítulo
II: Marco Teórico, detalla los antecedentes de la investigación, la reseña
histórica de la unidad administrativa, las bases teóricas referentes al tema de
estudio. Capítulo III: Marco Metodológico, describe la metodología usada en
la investigación, diseño de la investigación; en el enfoque cuantitativo aborda
población y muestra, técnicas e instrumentos de recolección de datos,
confiabilidad y validez, técnicas de análisis de datos. Capítulo IV: Describe
las conclusiones, y recomendaciones obtenidas que revelan el cumplimiento
de los objetivos planteados Capítulo V: La propuesta que la constituye el
manual de procedimientos administrativos.

14
 CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema

García (2017) señala que el planteamiento de problema “consiste en

describir de manera amplia la situación objeto de estudio, ubicándola en un
contexto que permita comprender su origen y relaciones” (p. 9). Es
fundamental que se tenga una definición clara del origen del problema y las
variables relacionadas con la investigación. El problema tiene que ser
expuesto en términos honestos tal como ocurre y se observa sin agregar o
quitar detalles de índole subjetiva. La descripción de un problema determina
que su presentación vaya de lo general a lo específico".

Hoy en día, debido a los avances tecnológicos a nivel mundial en las

ciencias administrativas, se han desarrollado notablemente y con un alto
grado de complejidad los procesos en las organizaciones y por ende sus
funciones administrativas. Esta vertiginosa evolución ha hecho que el
hombre haya tenido que adaptarse a las nuevas exigencias de su entorno,
adecuando su manera de hacer las cosas dentro de las
empresas; así como la constante actualización de las normativas y
procedimientos a seguir con la finalidad del cumplimiento de los objetivos
organizacionales.

Cabe destacar que la estabilidad organizacional de una empresa es

primordial para el cumplimiento de sus objetivos y metas; pero igual de
importante para una organización es tener al día el conjunto de documentos
que enmarcan sus actividades cotidian

15
Uno de los elementos claves en los procesos de toma de decisiones en la
gerencia se destacan los Manuales Administrativos, los cuales son
documentos escritos que condensan de manera sistemática una serie de
elementos administrativos con el fin de informar y orientar el desempeño de
los integrantes de una empresa, unificando los criterios de desempeño y
cursos de acción que deberán seguirse para cumplir la misión y visión de
una organización.

Al respecto, Álvarez (2001: 24) señala “Los Manuales son una

de las mejores herramientas administrativas porque le permiten
a cualquier organización normalizar su operación. La
normalización es la plataforma sobre la que se sustenta el
crecimiento y el desarrollo de una organización dándole
estabilidad y solidez”

En este sentido, es imperativo que cada departamento de una institu-

ción cuente con su propio manual, independientemente del ramo a que se
dedique o del tamaño que posea, ya que la importancia de un manual de
normas y procedimientos radica en que le permite a las organizaciones for-
malizar su sistema de trabajo, consolidando así el liderazgo, la posición
competitiva de las mismas y a su vez mejorar su servicio al usuario. De esta
realidad no escapa la Alcaldía del Municipio Cagigal, que como toda organi-
zación conformada por unidades administrativas requiere de la ejecución de
un sin número de procedimientos administrativos para la consecución de
sus objetivos y metas; destacándose el Departamento de Contabilidad por
el importante volumen de procesos que realizan, lo que les obliga a tener
manuales de normas y procedimientos actualizados, flexibles y acordes al
ámbito tecnológico.
Cabe señalar que, en la alcaldía los procedimientos sirven para guiar la
acción administrativa y exigir responsabilidades. El manual de procedimiento

16
no es una exigencia legal, sino una necesidad de orden técnico, indispensable
para asignar funciones, responsabilidades y evaluar a las dependencias y a los
empleados, mediante sistema de evaluación y resultados y valorar la
participación en los logros institucionales. Por lo tanto, se han establecido
Procesos y Procedimientos claves para las dependencias de la Administración
Municipal.

A pesar de que la Alcaldía del Municipio Cagigal del Estado Anzoátegui,

presenta cierto grado de orden, se hace necesario implementar un manual que
mejore el funcionamiento del área administrativa, produciendo beneficios a los
empleados, la comunidad y sobre todo a la institución pública, en este caso la
Alcaldía antes mencionada, los buenos resultados serán dar respuesta a la
necesidad de mejorar el ambiente de trabajo, eliminación de despilfarros
producidos por el desorden, como también permite resaltar el aspecto social
debido que un ambiente en orden y una política continua de mejora hace que el
personal se sienta identificado con la organización, que a su vez lo pueden
proyectar en su entorno familiar, además de ayudar en la capacitación del
personal, ya que describen, en forma detallada las actividades de cada puesto.

Por lo anteriormente descrito, se plantea la realización de la presente

investigación dirigida a diseñar un manual de procedimientos administrativos en
el departamento de contabilidad de la Alcaldía del Municipio Cagigal, de
Onoto, estado Anzoátegui. En función de los aspectos analizados se plantean
las siguientes interrogantes: ¿Cómo es la gestión administrativa actual en la
Alcaldía del Municipio Cajigal en el Estado Anzoátegui?, ¿Qué factores inciden
en la gestión administrativa de la Alcaldía del Municipio Cajigal en el Estado
Anzoátegui, en función de la eficiencia? ¿Es viable la aplicación de un Manual

17
de Procedimientos Administrativos para ser aplicado en el Departamento de
Contabilidad de la Alcaldía del Municipio Cagigal-Onoto Anzoátegui, con el fin
de Optimizar su Gestión Administrativa?

18
 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

Objetivo General

Diseñar un Manual de Procedimientos Administrativos para el

Departamento de Contabilidad de la Alcaldía del Municipio Cajigal-Onoto
Anzoátegui.

Objetivos Específicos

Diagnosticar la gestión administrativa actual en la Alcaldía del

Municipio Cajigal en el Estado Anzoátegui.

Identificar los factores que inciden en la gestión administrativa del

departamento de contabilidad de la Alcaldía del Municipio Cajigal en el Estado
Anzoátegui, en función de la eficiencia.

Diseñar el Manual de Procedimientos Administrativos para ser aplicado

en el Departamento de Contabilidad de la Alcaldía del Municipio Cajigal-Onoto
Anzoátegui, con el fin de Optimizar su Gestión Administrativa.

19
 JUSTIFICACIÓN

El emblemático autor y metodólogo Sampieri (2006), expone en su

obra que justificación “es la sección en la que se explica la importancia y los
motivos que llevaron al investigador a realizar el trabajo”, menciona que es
necesario justificar el estudio mediante la exposición de sus razones (el para
qué y/o porqué del estudio). Es la fundamentación con argumentos
convincentes o razones suficientes para la realización de una investigación. La
justificación requiere el conocimiento amplio de las causas, efectos y propósitos
que motiven la investigación.

En la actualidad las instituciones tanto pública como privada a nivel

mundial se mueven mediante procesos y nace la necesidad de controlar cada
proceso para que estas se desarrollen de una manera eficiente por lo que es
importante manuales de procedimientos como guías operativas para el
proceso que se asigna a una persona o actividad dentro de una área
determinada. La presente investigación se realiza porque existe la necesidad
de diseñar un Manual de procedimientos administrativos en la Alcaldía del
Municipio Cajigal en el Estado Anzoátegui debido a que se presentan algunas
debilidades y fallas en el departamento de contabilidad las cuales entorpecen el
desarrollo de las actividades diarias. Si el ambiente está desorganizado, los
pasos a seguir no son los correctos, se pueden generar como consecuencia
incomodidad al momento de realizar las diferentes actividades, discordia entre
los compañeros de trabajo.

Cabe señalar también que la presente investigación se orienta en cuatro

perspectivas fundamentales, a saber: su aporte teórico, práctico, metodológico

20
y social por lo que en cuanto al aporte teórico la importancia de los manuales
de normas y procedimientos administrativos radica en que recopila información
acerca de la importancia de dichos manuales así como de los procedimientos
para su elaboración y posterior implementación. A su vez, esta investigación
enmarca el aporte práctico que resume una importante herramienta donde
muestra los avances en materia tecnológica que ha experimentado la dirección
objeto de estudio en los últimos años con el firme propósito de prestar un mejor
servicio a los usuarios internos y externos.

En su aporte metodológico este trabajo representa un marco de

referencia y punto de partida para futuras investigaciones que estén
enmarcadas en la misma línea de investigación. Desde el punto de vista social,
es de suma importancia ya que de acuerdo con los objetivos trazados, se
encontrarán soluciones concretas al problema que tiene el Departamento de
Contabilidad de la Alcaldía del Municipio Cajigal-Onoto Anzoátegui, en relación
a la utilización de los recursos con los que dispone.

21
 CAPITULO II
MARCO TEÓRICO

Para Palella y Martins (2012), el marco teórico o referencial puede ser

definido como el soporte principal de un estudio, en el cual “se amplía la
descripción del problema integrando la teoría con la investigación y
estableciendo sus interrelaciones” (p. 62). Duarte y Parra (2014) lo definen
como aquel que “contiene todo lo pertinente a la literatura que se tiene sobre
el tema a investigar y comprende los antecedentes vinculados al estudio, los
aspectos conceptuales y la fundamentación legal” (p. 63). Se desprende de
los conceptos anteriores que el marco teórico de una investigación
representa la recopilación, análisis e interpretación de las bases
conceptuales relacionadas con el estudio. Tomando en consideración lo
anterior, se exponen a continuación los antecedentes, bases teóricas y
legales relacionadas con la investigación.
En este apartado del estudio se establecen los antecedentes de la
investigación, las bases teóricas y las referencias legales, relacionadas con
el temático objeto de estudio. Al respecto Arias (2012), señala: “El marco
teórico o marco referencial, es el producto de la revisión documental-
bibliográfica, y consiste en una recopilación de ideas, posturas de autores,
conceptos y definiciones, que sirven de base a la investigación por realizar”
(p. 106).
Línea de Investigación

Según el Articulo ·3 del Reglamento de las Líneas de Investigación 2014-

2019 de la UNEFA , define a la misma como : “un conjunto de acciones
metodológicas de carácter académico y continuo que realizan

22
los investigadores en colectivos de estudiantes, docentes cultores e
innovadores con el propósito de generar conocimientos y saberes en lo
científico, tecnológico, para abordar científicamente situaciones
problemáticas que afecten a una región o grupo social, con visión
cooperativa y participativa en la búsqueda de las soluciones planteadas.
Constituye la unidad instrumenta de planificación, organización y
programación del desarrollo de los procesos de investigación estratégica y
académica. Corresponden a temas afines al conocimiento que se agrupan
en forma sistemática, proyectos académicos y de investigaciones
comunales, locales, regionales, nacionales e internacionales “.

La línea de Investigación en la cual está inserta este estudio es

CONSTRUCCION DEL SOCIALISMO DEL SIGLO XXI: tiene como finalidad
la transformación del sistema económico de las instituciones en la transición
al socialismo consolidando y expandiendo el Poder Popular en la
construcción de una nueva sociedad promocionada desde la ética de valores
liberadores. Su propósito es la obtención de conocimientos para saber,
conocer y aprender sobre el cambio del modelo económico y administrativos
de las empresas tanto públicas como privadas. Así como crear los espacios
de Investigación e innovación para proyectos y estudios sobre el estado,
procesos de gerencia y la construcción de una sociedad justa e igualitaria.

Antecedentes de la Investigación

Esta sección se refiere a los estudios previos, relacionados con el

problema planteado, es decir investigaciones realizadas anteriormente y que
guardan alguna vinculación. Al respecto Arias (2012), señala: “Los
antecedentes reflejan los avances y el estado actual del conocimiento en un
área determinada y sirven de modelo o ejemplo para futuras investigaciones:

Guillen y Rodríguez (2016) elaboraron un trabajo de ascenso en la

Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad de Carabobo, Campus

23
la Morita para optar a la categoría de profesor Asociado y Titular; Titulado
“Diseño de un Manual de Normas y Procedimientos Administrativos y
Contables para los procesos de exportación para las grandes empresas
del Municipio Girardot del Estado Aragua” Este estudio se realizó dentro
de la modalidad de proyecto factible, basado en una investigación de campo
de tipo descriptiva con apoyo documental, consideraron una población de
treinta y ocho (38) empresas con más de cien (100) trabajadores calificadas
como grandes, de la cuales tomaron una muestra de veintiún (21) empresas.
La técnica de recolección de datos empleada fue un cuestionario ce-
rrado con alternativas dicotómicas (Si-No), al cual le aplicaron estadística
descriptiva para el análisis de los resultados; todo esto le permitió a los in -
vestigadores concluir que en las unidades de exportaciones se realizan una
serie de actividades que no agregan valor a la gestión y que existen oportu-
nidades para el mejoramiento de las condiciones de control interno así como
para la optimización de los recursos disponibles; por lo que propusieron
adoptar flujogramas de reingeniería, así como la creación de manuales de
normas y procedimientos que permitan orientar el desempeño y medir los re-
sultados. Es importante señalar que este estudio resulta relevante para la
presente investigación porque también contempla el diseño de manuales y
procedimientos en la elaboración de un trabajo de ascenso.

Marcano, (2018) presentò un trabajo de grado titulado: “Propuesta

de un Manual de Procedimiento Administrativo para el Departamento
de Administración de la Cooperativa Confiser, ubicado en Piritu Estado
Anzoátegui”. Su objetivo principal era dar a conocer una serie de
procedimientos dirigidos al departamento administrativo de dicha empresa,
para permitir obtener información financiera confiable, promueve la
eficiencia y eficacia de las operaciones, reduciendo la ocurrencia de errores
y fraudes, de igual manera protege y cuida los activos e intereses de la
empresa.

24
 La investigación fue de tipo descriptiva, basada en un diseño de
campo.Concluyó lo siguiente: es necesario proponer un manual de
procedimientos administrativos para el manejo y control de los recursos
financieros en la Cooperativa Confiser porque a través de este se analizan
las fallas en los procedimientos utilizados por la misma, ya que no existen y
se deben determinar normas, procedimientos, sus factores internas y
externos para una mejor administración de los recursos financieros así
optimizar su intensidad política social, prestando un mejor servicio para

mejorar la eficiencia. Este trabajo está relacionado con esta investigación ya

que a través de un manual pretende mejorar los procesos administrativos
dentro de las organizaciones en estudio

Gazcon y Donatti (2018), presentó un estudio denominado “Manual

de Procedimientos Administrativos para ser utilizados por el
Departamento de Control de Estudios del Liceo Bolivariano Dr. José
Rafael Domínguez, ubicado en Clarines Estado Anzoátegui” Trabajo de
Grado presentado para optar al Título de Magister Scientiarum en
Administración de Empresas, Mención Finanzas . Tuvo como objetivo realizar
un manual de procedimientos administrativo para el buen desarrollo de dicha
área.

Metodológicamente se enmarcó en un diseño documental, de

campo y a nivel descriptivo. Concluyen que el funcionamiento del sistema
actual del Departamento de Control de Estudios el cual no es adecuado, su
estructura organizativa no está bien definida, ni están claramente
establecidas las responsabilidades del personal, lo que trae como
consecuencia no poder cumplir sus objetivos y tampoco satisfacer a la
organización y a las personas que utilizan el servicio por el cual se realiza un
manual de procedimientos con la finalidad de que contribuyan al
mejoramiento de la problemática actual para que éste pueda cumplir sus

25
objetivos con eficiencia y eficacia. Esta investigación resulta relevante, ya
que indaga la importancia que tienen los manuales de normas y
procedimientos en las mejoras del proceso en las organizaciones o
instituciones públicas.

BASES TEÓRICAS
En esta parte del presente trabajo de investigación se expondrá la
fundamentación teórica, que constituye el basamento técnico que sustenta la
misma; es decir, se presentan las bases teóricas que sirvieron de apoyo y
que permitieron referenciar y nutrir el contenido de ésta investigación con
sus aportes, conocimientos y conclusiones previas. En este particular, Arias,
F. (2006) establece: “Las bases teóricas implican un desarrollo amplio de los
conceptos y proposiciones que conforman el punto de vista o enfoque
adoptado, para sustentar y explicar el problema planteado” (p.107)

ALCALDIA DEL MUNICIPIO JUAN MANUEL CAJIGAL

Juan Manuel Cajigal es uno de los 21 municipios que forman parte del
Estado Anzoátegui, Venezuela. Está ubicado al noroeste de dicho Estado,
tiene una superficie de 1.741 km²1 y una población de 15.012 habitantes
(INE 2011). El Municipio Cajigal está dividido en dos parroquias, Onoto y
San Pablo. Su capital es el poblado del Onoto. El municipio lleva el nombre
del matemático venezolano Juan Manuel Cajigal y Odoardo. Cuenta con una
Alcaldía y un Consejo Municipal, actualmente la alcaldesa de la localidad es
Nedymar Marcano (PSUV).

26
27
 Manual
Chiavenato (1998), expresa que un manual de procedimientos es el
documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse
en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò
más de ellas., e incluye los puestos o unidades administrativas que
intervienen precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener
información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos
necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que
pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.

Manual de Procedimientos Administrativos

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la

descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las
funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas. El manual
incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen
precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y
ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas
o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al
correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En él se
encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica
referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las
labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la
conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está
realizando o no adecuadamente.

28
 Utilidad de los Manuales de Procedimientos Administrativos
Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a
descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos
responsables de su ejecución.

Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del

personar ya que describen en forma detallada las actividades de cada
puesto.

Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

Interviene en la consulta de todo el personal.

Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como

análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc.

Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya

existente.

Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y

evitar su alteración arbitraria.

Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o

errores.

Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su

evaluación.

Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer

y cómo deben hacerlo.

Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.

Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el

mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos. Un manual usado
en una organización según Melanita (2010) están expresados en los

29
siguientes manuales de objetivos y políticas que contienen los principios
básicos que regirán el accionar de los ejecutivos en la toma de decisiones.

Estructura de los Manuales Administrativos

Índice: Una presentación detallada y ordenada de los elementos

contenidos dentro del manual

Introducción: explicación clara y precisa del objetivo del manual, así de

cómo se plantea y su finalidad.

Objetivos del manual: Es la explicación del propósito general y

específico que pretende cumplir el manual

Normas: Donde se incluyen los lineamientos que regulan las funciones y

procedimientos dentro del manual.

Procedimientos: Presentación escrita de forma ordenada y secuencial

de cada una de las actividades que se realizar aran, explicando en que
consiste, como se realizan, donde, cuando, por que, en que periodos y las
formas de llevarlas a cabo.

Formularios: Documentos que se han de utilizar durante los

procedimientos.

Flujogramas: Representación gráfica de los procedimientos, es decir en

forma visual las secuencia de cómo se realizan las distintas actividades.

Glosario de términos: Lista de conceptos y términos relacionados con el

contenido del manual, que deben ser explicados para el conocimiento del
usuario.

Referencias y bibliografía: Toda aquella fuente de información que

sirvió para el desarrollo del manual

Objetivos de los Manuales Administrativos

30
 Los manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes
objetivos:

Instruir al personal acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones,

relaciones, políticas, procedimientos y normas

Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para

deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones

Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal,

y propiciar la uniformidad en el trabajo.

Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo

ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales.

Proporcionar información básica para la planeación e implementación de

reformas administrativas.

Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer

y cómo deben hacerlo.

Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.

Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el

mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos

Define los principios que forman la base sobre la cual se apoya el

desarrollo operativo de la organización.

Reduce los costos de adiestramiento del personal.

Ventajas de los Manuales Administrativos

Un manual tiene las siguientes ventajas:

Logra y mantiene un sólido plan de organización.

Facilita el estudio de los problemas de organización.

31
 Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión
del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.

Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones

necesarias en la organización.

Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y

compensación del personal clave.

Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás

de la organización.

Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones.

Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los

procedimientos, las funciones y las normas.

Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.

Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a

través del tiempo.

Son instrumentos útiles en la capacitación del personal

Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.

Desventajas de los Manuales Administrativos

Pareciera paradójico que si el uso de los manuales tiene tantas ventajas

pudieran existir desventajas y limitaciones al respecto, pero es así y son
indicadores que no deben perderse de vista, ya que el hecho de conocerlos
se convierte en una ventaja al respecto.

Muchas organizaciones consideran que son demasiado pequeñas para

necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus
integrantes.

32
 Son una herramienta pero no la solución para todos los problemas
administrativos que pueden presentarse en la empresa.

Algunas organizaciones consideran que es demasiado caro y limitativo

preparar un manual y conservarlo al día la redacción del manual debe ser la
correcta, de no ser así puede resultar muy engorrosa y difícil su aplicación.

Debe ser actualizado permanentemente, ya que de no ser así pierden

vigencia.

Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y

rigidez.

Coartan la iniciativa del empleado.

Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo

de las operaciones.

Clasificación de los Manuales Administrativos

Los Manuales Administrativos facilitan el aprendizaje de la organización,
por una parte, y por la otra, proporcionan la orientación precisa que requiere
la acción humana en las unidades administrativas, fundamentalmente a nivel
operativo o de ejecución, pues son una fuente de información en las cuales
se trata de mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado, para lograr la
realización de las tareas que se le han encomendado. Depende de la infor-
mación de las necesidades de cada institución para saber con qué tipo de
manuales se debe contar en función del logro del o los objetivos que se esta-
blezcan cumplir. Es así como existen diversas clasificaciones de los manua-
les, a los que se designa nombres diversos, Aguilera (2009) los resume de la
siguiente manera:

Por su Contenido:

33
 Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias,
dentro de este tipo se encuentran los siguientes:
Manual de Historia: Su propósito es proporcionar información histórica
sobre el organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y po-
sición actual. Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradi-
ción y filosofía del organismo; bien elaborado y aplicado contribuye a una
mejor comprensión y motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte
de la organización.
Manual de Organización: Su propósito es exponer en forma detallada la
estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos,
funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos y sus relacio-
nes.
Manual de Políticas: Consiste en una descripción detallada de los linea-
mientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objeti-
vos. El conocer de una organización proporciona el marco principal sobre el
cual se basan todas las acciones. Una adecuada definición de políticas y su
establecimiento por escrito, permite: a) Agilizar el proceso de toma de deci-
siones. b) Facilitar la descentralización al
suministrar lineamientos a niveles intermedios. c) Servir de base para una
constante y efectiva revisión. Puede elaborarse manuales de políticas para
funciones operacionales como: producción, ventas, finanzas, personal, com-
pras.
Manual de Procedimientos: Es la expresión analítica de los procedi-
mientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad opera-
tiva de la organización. Este manual es una guía de trabajo al personal y es
muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso, además la imple-
mentación de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal
utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su
trabajo.

34
 Manual de Contenido Múltiple: Cuando el volumen de actividades, de
personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elabo-
ración y utilización de distintos manuales, puede ser conveniente la confec-
ción de este tipo de manuales. Un ejemplo de este manual es el de "políticas
y procedimientos", el de "historia y organización", en si consiste en combinar
dos o más categorías que se interrelacionan
en la práctica administrativa. En organismos pequeños, un manual de este
tipo puede combinar dos o más conceptos, debiéndose separar en seccio-
nes.
Por su Función Específica:
Esta clasificación se refiere a una función operacional específica a tratar.
Dentro de este apartado puede haber los siguientes manuales:

Manual de Producción: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar

las instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su
mejor y pronta solución. La necesidad de coordinar el proceso de fabricación
(fabricación, inspección, ingeniería industrial, control de producción), es tan
reconocida, que en las operaciones de fabricación, los manuales se aceptan
y usan ampliamente.
Manual de Compras: El proceso de comprar debe estar por escrito;
consiste en definir el alcance de compras, definir la función de comprar, los
métodos a utilizar que afectan sus actividades.
Manual de Ventas: Consiste en señalar los aspectos esenciales del tra-
bajo y las rutinas de información comprendidas en el trabajo de ventas (polí-
ticas de ventas, procedimientos y controles). Al personal de ventas es nece-
sario darle un marco de referencia para tomar decisiones cotidianas.

Manual de Finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabili-

dades financieras en todos los niveles de la administración, contiene nume-
rosas instrucciones específicas a quienes en la organización están involucra-

35
dos con el manejo de dinero, protección de bienes y suministro de informa-
ción financiera.

Manual de Contabilidad: Trata acerca de los principios y técnicas de la

contabilidad. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal in-
teresado en esta actividad. Este manual puede contener aspectos tales
como: estructura orgánica del departamento, descripción del sistema conta-
ble, operaciones internas del personal,
manejo de registros, control de la elaboración de información financiera.

Manual de Crédito y Cobranza: Se refiere a la determinación por escri-

to de procedimientos y normas de esta actividad. Entre los aspectos más im-
portantes que puede contener este tipo de manual están los siguientes: ope-
raciones de crédito y cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre
otros.
Manual de Personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar
a comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se
refiere a personal. Los manuales de personal podrán contener aspectos
como: reclutamiento y selección, administración de personal, lineamientos
para el manejo de conflictos personales, políticas de personal, uso de servi-
cios, prestaciones, capacitación, entre otros.
Manual Técnico: Trata acerca de los principios y técnicas de una fun-
ción operacional determinada. Se elabora como fuente básica de referencia
para la unidad administrativa responsable de la actividad y como información
general para el personal interesado en esa función. Ejemplos de este tipo de
"Manual técnico de auditoria administrativa", y el "Manual técnico de siste-
mas y procedimientos". Estos sirven como fuente de referencia y ayudan a
los nuevos miembros del personal que requieren de asesoría.

36
 Manual de Adiestramiento o Instructivo: Estos manuales explican las
labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular, son común-
mente más detallados que un manual de procedimientos. El supuesto en el
que se basa este tipo de manual es que el usuario tiene muy poco conoci-
miento previo de los temas cubiertos. Por ejemplo, un manual de adiestra-
miento "explica cómo debe ejecutarse el encendido de
la terminal de la computadora y emitir su señal", mientras que un manual de
procedimientos omitiría esta instrucción y comenzaría con el primer paso ac-
tivo del proceso.
El manual de adiestramiento también utiliza técnicas programadas de
aprendizaje o cuestionarios de autoevaluación para comprobar el nivel de
comprensión del contenido por el usuario. Otra clasificación aceptada de los
manuales administrativos se refiere a las necesidades que tienen las oficinas
y de acuerdo a su ámbito de aplicación; pueden elaborarse manuales con
una cobertura mayor o menor.

Importancia de los Manuales

La importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera
detallada los procedimientos dentro de una organización a través de ellos
logramos evitar grandes errores que se suelen cometer dentro de las áreas
funcionales de la empresa. Estos pueden detectar fallas que se presentan
con regularidad, evitando la duplicidad de funciones. Es importante que se
cuente con manuales administrativos, ya que ayudan a informar y orientar la
conducta de los integrantes de tu empresa, unificando los criterios de
desempeño y cursos de acción que deben seguir para cumplir con los
objetivos trazados.

Los manuales incluyen normas legales, reglamentarias y administrativas

que se han ido estableciendo en el transcurso del tiempo y su relación con
las funciones, procedimientos y la organización de la empresa. Los Manua-

37
les Administrativos representan una guía práctica muy útil para lograr una
eficiente administración ya que sirve como herramienta de soporte para la
organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistemá-
tica, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y
procedimientos de la empresa.

Administración pública

Según Guerrero (2002) afirma que la administración pública “Es el

conjunto de organizaciones estatales que realizan la función
administrativa del Estado”. Por su función, la administración pública pone
en contacto directo a la ciudadanía con el poder político, satisfaciendo los
intereses públicos de forma inmediata, por contraste con los poderes
legislativo y judicial, que lo hacen de forma mediata. Para  (González,
1998) La Administración Pública se define como:

 “El conjunto de instituciones  y órganos de gobierno encaminados

a concretar sus propósitos, regida por un sistema político y ligada
a las condiciones que imperan en el Estado, principalmente capi-
talista, donde actúa como un instrumento mediador  de las de-
mandas sociales para su revisión y solución por parte de sus ór-
ganos, con los que cumple así su carácter contradictorio de me-
diador  y defensor de los intereses de la clase en el poder”.

Procedimientos Administrativos
Es una causa formal de la serie de actos en que se concreta la actuación
administrativa para la realización de un fin determinado; en el cual se fijan
los objetivos y metas a lograr. El procedimiento tiene por finalidad esencial la
emisión de un acto administrativo al servicio de los intereses generales y no
necesariamente la resolución sobre una pretensión ajena, como ocurre en
los procesos. A diferencia de la actividad privada, la actuación pública
requiere seguir unos cauces formales, más o menos estrictos, que
constituyen la garantía de los ciudadanos en el doble sentido de que la

38
actuación es conforme con el ordenamiento jurídico y que ésta puede ser
conocida y fiscalizada por los ciudadanos.

El procedimiento administrativo se configura como una herramienta al

servicio de la eficacia de la Administración, ya que le sirve para recabar to-
dos los hechos relevantes y fundamentos jurídicos de la decisión, y al mismo
tiempo como una garantía que tiene el ciudadano de que la Administración
no va a actuar de un modo arbitrario, sino con objetividad y siguiendo las
pautas del procedimiento establecido en las normas, que por otra parte el
administrado puede conocer y en el que puede participar cuando en él se di-
riman asuntos que afecten a sus derechos o intereses. Ambas funciones del
procedimiento son especialmente importantes cuando la Administración ejer-
ce potestades discrecionales, ya que el procedimiento seguido y el expe-
diente con él formado servirán para el control judicial de la actuación admi-
nistrativa. Los procesos administrativos son aquellos que se realizan para
dar solución y controlar ciertos fines.

Contabilidad

La contabilidad es la parte de las finanzas que estudia las distintas

partidas que reflejan los movimientos financieros de una empresa o
entidad. Es una herramienta clave para conocer en qué situación y
condiciones se encuentra una empresa y, con esta documentación, poder
establecer las estrategias necesarias con el objeto de mejorar su
rendimiento económico. Por ejemplo, si compramos madera para fabricar
sillas tendremos que contabilizar esa compra para saber qué cantidad
tenemos, cuanto nos ha costado, quién es el vendedor, en qué fecha la
compramos, etc. De todo eso y más se encarga la contabilidad.

La contabilidad es un recurso del que se dispone para administrar

los gastos e ingresos de una compañía. Cualquier empresa en el desarrollo

39
de su actividad realiza operaciones de compra, venta, financiación como
consecuencia de esas actividades su patrimonio varía y obtiene un beneficio
o una pérdida. Todas las empresas son conscientes de que deben gestionar
de forma adecuada los parámetros contables. Este concepto involucra tanto
a las denominadas pequeñas y medianas empresas (PYMES) como a las
grandes multinacionales. Del mismo modo, obedece tanto a razones de ín-
dole financiera (de términos de asegurar la adecuada rentabilidad), como a
disposiciones fiscales, debido a la presión de los fiscos federales, provincia-
les y locales sobre cada formación corporativa.

Objetivos de la contabilidad

También hay que destacar que los objetivos fundamentales de la conta-

bilidad son por un lado, interpretar el pasado para tomar decisiones en la
empresa y satisfacer la demanda de información de distintos grupos de inte-
rés (como accionistas, prestamistas o administraciones públicas) y, por otro
lado, dejar constancia de todas las operaciones económicas y financieras.
Es más, si desglosamos estos motivos, podremos decir que la contabilidad
sirve para:

Analizar y dar parte de los recursos económicos de una empresa

Permitir a los administradores una correcta planificación y dirección de

las transacciones comerciales

Controlar y llevar un registro de las gestiones de los administradores y

las cargas tributarias de la empresa

Ayudar a predecir los flujos de dinero

Colaborar con la información necesaria a la hora de realizar una esta-

dística nacional en torno a las actividades económicas.

40
 Etapas de una Contabilidad

La contabilidad es fundamental para el éxito de cualquier empresa, inde-

pendientemente de su tamaño. Y parte integral de la contabilidad es un pro-
ceso conocido como el ciclo contable. El ciclo contable es un proceso estan-
darizado para registrar los eventos contables de una empresa. Este ciclo de
8 pasos se pone en marcha en el momento en que se produce una transac-
ción y culmina en el momento en que la transacción se incluye en los esta-
dos financieros.

1. Identificar las transacciones

El primer paso del ciclo contable consiste en consolidar toda la

información que se tiene sobre cada transacción ocurrida durante un período
determinado. Considere el método de contabilidad que utiliza su empresa; si
utiliza el método de contabilidad de devengo, registrará las transacciones en
el momento en que se produzcan, independientemente de si el efectivo está
disponible o no. Si utiliza el método de contabilidad de caja, registrará las
transacciones en el momento en que el efectivo cambie de manos. Lo ideal
es que un contador especializado en libros contables esté al tanto de esto
durante todo el período de reporte, de lo contrario, puede encontrarse
corriendo para juntar los recibos horas antes de la fecha límite de reporte.

2. Registrar las transacciones en un diario

Antiguamente, había que registrar cada transacción como un crédito y

un débito en los diarios correspondientes. Esto se llama contabilidad por
partida doble y, gracias a la tecnología, ahora es más o menos automática,

41
siempre y cuando se clasifique correctamente la transacción en el programa
de contabilidad.

3. Contabilizarlo en el libro mayor

Una vez que se registra una transacción en los diarios, se contabiliza

una cuenta en el libro mayor. El libro mayor desglosa las actividades
contables cuenta por cuenta. El propósito de un libro mayor es dar a su
contador una mejor imagen de la cantidad de efectivo disponible por
cuentas.

4. Calcular el balance de comprobación no ajustado

Una vez finalizado el período contable, se calcula un balance de

comprobación. El objetivo es mostrar los saldos no ajustados por cuenta y
proporcionar una base para el quinto paso.

5. Hojas de trabajo e identificación de las entradas de ajuste

El propósito de este paso es utilizar una hoja de trabajo para asegurarse

de que el saldo acreedor total es igual al saldo deudor total. Si hay alguna
discrepancia, puede utilizar la tabla para averiguar dónde ocurren.

Si su empresa utiliza la contabilidad de devengo, pueden ser necesarios

ajustes para hacer coincidir los ingresos con los gastos, lo que nos lleva al
sexto paso:

6. Ajustando las entradas del diario

Su contador especializado en libros contables realizará los ajustes

necesarios. Estos ajustes se registran como entradas del diario.

7. Crear estados financieros

El penúltimo paso del ciclo contable es donde se genera la cuenta de

resultados, el balance y, normalmente, el estado de flujo de efectivo. Estos

42
estados financieros son indicadores cruciales de la salud y las perspectivas
financieras de su empresa.

8. Cerrar los libros

El octavo y último paso del ciclo contable consiste en cerrar las cuentas
temporales, como los ingresos y los gastos, e incorporarlas a las cuentas
permanentes (por ejemplo, los beneficios no distribuidos). Una vez
finalizado este paso, puede sentarse y relajarse, pero no por mucho
tiempo, por supuesto. El siguiente ciclo contable se inicia cuando termina el
anterior.

BASES LEGALES
Parafraseando lo establecido por Hernández et al. (2010), puede
afirmarse que las bases legales de un estudio representan la recopilación de
leyes, providencias, decretos y demás documentos legales que sustentan el
estudio. Sobre esa base, se exponen a continuación las bases legales de
esta investigación.

Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (1999)

Artículo 169: La organización de los Municipios y demás

entidades locales se regirá por esta Constitución, por las normas
que para desarrollar los principios constitucionales establezcan
las leyes orgánicas nacionales, y por las disposiciones legales
que de conformidad con aquellas dicten los Estados. La
legislación que se dicte para desarrollar los principios
constitucionales relativos a los Municipios y demás entidades
locales, establecerá diferentes regímenes para su organización,
gobierno y administración, incluso en lo que respecta a la
determinación de sus competencias y recursos, atendiendo a las
condiciones de población, desarrollo económico, capacidad para
generar ingresos fiscales propios, situación geográfica, elementos
históricos y culturales y otros factores relevantes. En particular,
dicha legislación establecerá las opciones para la organización del
régimen de gobierno y administración local que corresponderá a
los Municipios con población indígena. En todo caso, la

43
 organización municipal será democrática y responderá a la
naturaleza propia del gobierno local.

Comentario del Artículo 169: para la organización de los

municipios todo debe estar enmarcado dentro de los parámetros de la
constitución, así como también por las leyes orgánicas nacionales y las
dictadas por los estados.

Artículo 170: Los Municipios podrán asociarse en

mancomunidades o acordar entre sí o con los demás entes
públicos territoriales, la creación de modalidades asociativas
intergubernamentales para fines de interés público relativos a
materias de su competencia. Por ley se determinarán las normas
concernientes a la agrupación de dos o más Municipios en
distritos metropolitanos.

Comentario del Artículo 170: la contraloría municipal será el único

ente de control y fiscalización de los ingresos y gastos de los bienes
municipales pudiendo hacer también la contraloría general de la República.

Ley sobre el Estatuto de la Función Pública

Título II: Dirección y Gestión de la Función Pública
Capítulo II: Órganos de Dirección y de Gestión de la Función
Pública Nacional.
Artículo 8 Corresponderá al Ministerio de Planificación y
Desarrollo asistir al Presidente o Presidenta de la República en el
ejercicio de las competencias que le acuerde esta Ley, así como
evaluar, aprobar y controlar la aplicación de las políticas en materia de
función pública mediante la aprobación de los planes de personal que
ejecuten los órganos y entes de la Administración
Pública Nacional. En particular, dicho Ministerio tendrá las atribuciones
siguientes: 1 Organizar el sistema de la función pública y supervisar su
aplicación y desarrollo. A tal fin, dictará directrices y procedimientos
relativos al reclutamiento, selección, ingreso, clasificación, valorización,
remuneración de cargos, evaluación del desempeño, desarrollo,
capacitación, ascensos, traslados, transferencias, licencias, permisos,
viáticos, registros de personal, régimen disciplinario y egresos, así

44
como cualesquiera otras directrices y procedimientos inherentes al
sistema…
Comentario del Artículo 8: el presente artículo se relaciona con la
presente investigación porque se presenta una directa forma de estudiar el
tema por medio de la gestión en la administración. Así pues, corresponde al
Ministerio de Planificación y Desarrollo evaluar, controlar y aprobar la
aplicación de las políticas en materia de función pública, porque tiene la
función de organizar todas las actividades administrativas pública, velar
sobre los cumplimientos de las actividades anteriores, entre otras
actividades que van en pro del bienestar público nacional.

Ley Orgánica de Régimen Presupuestario con Reforma

Parcial y sus Reglamentos
TITULO I
Disposiciones Generales
Artículo 1º El clasificador presupuestario está conformado por
programas, sub-programas y proyectos, en la forma que se sancionen
en la Ley de Presupuesto. La partida es constitutiva del clasificador
presupuestario y expreso el límite legal del crédito presupuestario
correspondiente e a los programas, subprogramas y proyectos. El
clasificador estadístico es la desagregación de tales programas, sub-
programas y proyectos, así como las partidas de dichas
desagregaciones, y de todas las partidas en sub-partidas. El
clasificador estadístico tiene una función meramente informativa, y para
control interno del Ejecutivo Nacional.

Comentario del Artículo 1: esta Ley menciona los principios y normas

que se rigen para el proceso de los organismos del sector público sin dejar
de un lado la Constitución y otras Leyes contraloras.

Plan De La Patria 2019- 2025: El Plan de la Patria 2019-2025 es una

fase de profundización de la etapa 2012-2018. Se han mantenido los 5
Objetivos Históricos, desarrollando y detallando hasta el nivel de objetivos
específicos, al nivel que las condiciones de desarrollo de la revolución lo han

45
requerido, en función de la profundización para la direccionalidad socialista.
Esta investigación está sustentada en el Plan de la Patria 2019- 2025,
específicamente en el tercer objetivo histórico de este documento:

III. Convertir a Venezuela en un país potencia en lo social, lo

económico y lo político dentro de la Gran Potencia Naciente de América
Latina y el Caribe, que garanticen la conformación de una zona de paz
en Nuestra América. El tercer gran objetivo histórico, convertir a Venezuela
en un país potencia en lo social, lo económico y lo político dentro de la Gran
Potencia Naciente de América Latina y el Caribe, que garantice la
conformación de una zona de paz en Nuestra América, se orienta hacia la
consolidación del poderío político, económico y social para lo cual se
requiere, entre otras metas, la definitiva irrupción del Estado Democrático y
Social, de Derecho y de Justicia, y el fortalecimiento de la estabilidad y la
paz de la Nación. Más allá, esta propuesta histórica incluye el objetivo
estratégico de desarrollar el poderío económico nacional, aprovechando las
potencialidades que ofrecen nuestros recursos.

Sistema de variables

Las variables representan, según Bernal (2006), “... a los elementos,

factores o términos que puedan asumir diferentes valores cada vez que son
examinados, o que reflejan distintas manifestaciones según sea el contexto
en el que se presentan” (p.36).De allí, la finalidad de la investigación
científica en descubrir la existencia de las variables, sus magnitudes o
interrelaciones, porque como lo señala Bernal (op.cit.), esa red dinámica se
convierte en características observables, las cuales admiten mediciones,
bien sea cualitativas o cuantitativas.

En este orden de ideas, Hernández, Fernández y Baptista (2003), de-

finen a la variable “como una propiedad que puede variar (adquirir diversos

46
valores) y cuya variación es susceptible de medirse” (p.77), estos autores,
señalan que es indispensable definirlas, ya que al ser conceptualizadas va a
permitir evaluar más adecuadamente los resultados de la investigación.

47
 CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO

Consideraciones Generales

La investigación científica tiene como peculiaridad la necesidad de

que el hecho o hechos estudiados, las relaciones que entre ellos surjan, así
como también la obtención de resultados y evidencias que provengan del
problema de la investigación, reúnan las siguientes características: fiabilidad,
objetividad y validez. Por tanto, para intentar darle una respuesta al
problema de investigación se deben delimitar los procedimientos de orden
metodológico que se llevarán a cabo. (Hurtado, 2000).
Es así como el marco metodológico en el caso de para la presente
investigación que propone el diseño de un manual de procedimientos
administrativos para el departamento de presupuesto y contabilidad de la
alcaldía del municipio Cajigal-onoto Anzoátegui, precisa desarrollar los
siguientes aspectos: tipo de investigación, donde se describe la clase a la
cual pertenece el estudio, así como también los argumentos sobre la
ubicación en la clase mencionada; el diseño de la investigación el cual
muestra el orden en que se pretende llevar a cabo la investigación, la unidad
de análisis, las técnicas e instrumentos de recolección de información, la
validez de los mismos y las técnicas de análisis e interpretación de los datos
para finalizar con las conclusiones y recomendaciones arrojadas por la
investigación.

48
 Paradigma
El tipo de paradigma usado fue el cualitativo que según Sampieri
(2017) El enfoque cualitativo lo que nos modela es un proceso inductivo
contextualizado en un ambiente natural, esto se debe a que en la recolección
de datos se establece una estrecha relación entre los participantes de la
investigación sustrayendo sus experiencias e ideologías en detrimento del
empleo de un instrumento de medición predeterminado.

Tipo de Investigación.
El tipo de la investigación por su parte se refiere en palabras de Arias
(2006) al “grado de profundidad con el cual se realizará el estudio” (p.110). El
presente trabajo investigativo se enmarca en un diseño de campo, apoyada en
una revisión bibliográfica.

Con respecto la investigación de campo, de acuerdo con el Manual UPEL

(2012) se define como:

El análisis sistemático de problemas en la realidad, con el

propósito bien sea de describirlos, interpretarlos, entender su
naturaleza y factores constituyentes, explicar sus causas y
efectos, o predecir su ocurrencia, haciendo uso de métodos
característicos de cualquiera de los paradigmas o enfoques de
investigación conocidos o en desarrollo. Los datos de interés son
recogidos en forma directa de la realidad; en este sentido se
trata de investigaciones a partir de datos originales o primarios.
(p.5).

Por su parte, a la revisión bibliográfica, según Landaeta (2007) representa

el “análisis detallado de una situación específica, apoyándose estrictamente en
documentos confiables y originales. El análisis debe tener un grado de
profundidad aceptable (...) y resaltar los elementos esenciales que sean un
aporte significativo al área del conocimiento” (p.79). La recolección de datos se
realizó en dos etapas subsiguientes la selección y avaluación del material y el

49
registro posterior de los datos. En cuanto a la técnica de selección y evaluación
del material disponible, el cual según Finol y Nava (1992, p. 70) requiere de un:

Conocimiento previo, tanto del problema que se investiga como

de los lugares donde posiblemente se encuentra el material
ciertamente valioso. De allí que la selección y evaluación exija
una lectura exploratoria y una cala de la documentación existente
a fin de ubicar la información necesaria para la comprobación de
las hipótesis planteadas.

El presente trabajo es de carácter proyectiva, Hurtado de Barrera (2000) con

relación a esto, señala que:
Consiste en la elaboración de una propuesta o de un
modelo, como solución a un problema o necesidad de
tipo práctico, ya sea de un grupo social, o de una
institución, en un área particular del conocimiento, a
partir de un diagnóstico preciso de las necesidades del
momento, los procesos explicativos o generadores
involucrados y las tendencias futuras. (p.325)

En el proyecto se utilizará este tipo de investigación, ya que el objetivo pri-

mordial del mismo, es elaborar una propuesta que permita crear un manual de
procedimientos contables dentro de la entidad, dado que la investigación pro-
yectiva se ocupa de cómo deberían ser las cosas, para alcanzar unos fines y
funcionar adecuadamente, y es precisamente esto lo que se busca lograr con
esta investigación, hacer que la empresa funcione adecuadamente dentro de
los lineamientos establecidos.

Diseño de la Investigación
Balestrini (2006), define el Diseño de una investigación como:

El plan o la estrategia global en el contexto del estudio propuesto,

que permite orientar desde el punto de vista técnico y guiar todo el
proceso de investigación desde la recolección de los primeros
datos hasta el análisis e interpretación de los mismos en función
de los objetivos previamente definidos (p.134).

50
 El trabajo se enmarcó dentro de una investigación de diseño no
experimental. El diseño no experimental consiste según sabino (2005), en la
recolección de datos directamente de los sujetos investigados, o de la
realidad donde ocurren los hechos (datos primarios), sin manipular o
controlar variables alguna, es decir, el investigador obtiene la información
pero no altera las condiciones existentes y se medirá en un solo momento.
Lo que hacemos en la investigación no experimental es observar fenómenos
tal y como se dan en su contexto natural, para después analizarlos. La
investigación está desarrollada en diseñar un manual de procedimientos
administrativos para el departamento de contabilidad de la Alcaldía del
Municipio Cagigal estado Anzoátegui.

Nivel de la Investigación

Este estudio es de nivel descriptivo. Al respecto Méndez (2008), afirma

que el mismo se encarga de identificar “las características del universo de
investigación, señala formas de conducta y actitudes del universo estudiado,
establece comportamientos concretos, descubre y comprueba la asociación
entre variables de investigación” (p. 92). De acuerdo al autor, en los estudios
descriptivos “y de acuerdo con los objetivos planteados, el investigador
señala el tipo de descripción que se propone realizar” (p.92).

Unidad de Análisis

La unidad de análisis de esta investigación fue representada por el

Departamento de Presupuesto y Contabilidad de la Alcaldía del Municipio
Cagigal ubicada en Onoto Estado Anzoátegui.

Población y Muestra

Población

51
 Una población según Tamayo y Tamayo (2003) es definida como “la
totalidad del fenómeno a estudiar en donde las unidades de población
poseen una característica común, la cual se estudia y da origen a los datos
de la investigación”. (p. 92). En este sentido, Hernández, Fernández y
Baptista (2010), señalan que “la calidad de un trabajo estriba en delimitar
claramente la población con base a los objetivos del estudio” (p. 211).
Tomando en cuenta lo anterior y con la finalidad de obtener datos confiables
y representativos, la población involucrada en este estudio está
representada por las Tres personas que laboran directamente con la
Institución, en este caso en el Departamento de Contabilidad de la Alcaldía
del Municipio Cagigal del Estado Anzoátegui.
Muestra

Arias (2006) define a la muestra como:

Un subconjunto representativo finito que se extrae de la población

accesible. En este sentido una muestra representativa es aquella que
por su tamaño y características similares a las del conjunto, permite
hacer inferencias o generalizar los resultados al resto de la población
con un margen de error conocido (p. 83).

La muestra estará representada por las personas que laboran en el

departamento de contabilidad de la Alcaldía del Municipio Cagigal , lo cual
se muestra a continuación:

52
 Jefe del Departamento Contable 01
Asistente del Departamento Contable 01
Secretaria del Departamento Contable 01
Total 03 Empleados.

En este caso no habrá muestreo ya que se tomará la totalidad de la

población por ser una cantidad pequeña. Al respecto cuando se toma la
totalidad de la población es de tipo censal, la cual es definida por Hernández
(2007), como la totalidad de una población pequeña sujeta a estudio y
mediación por su condición.

Operacionalización de las Variable

Hernández, Fernández y Baptista (2010), definen las variables como:

“Características o cualidades de un sujeto, objeto hecho o fenómeno
susceptible a ser modificado o variación puede ser cuantificada o medida”. (p
30).Tamayo y Tamayo (2003), por su parte establecen que la
Operacionalización de una variable revela que un fenómeno “existe y
consiste en un enunciado de las operaciones necesarias para producir el
fenómeno estudiado. Una vez que dicho fenómeno se estudia, se registra y
se mide ha sido definido operacionalmente” (p.99).

De acuerdo a lo descrito, se desprende que la operacionalización de una

variable representa el desglose de la misma en aspectos cada vez más
específicos y que pueden ser llevados a términos concretos y medibles a fin
de obtener resultados confiables y responder de forma valida las incógnitas
planteadas inicialmente. Siguiendo lo establecido hasta el momento, se
expone a continuación la Operacionalización de Variables para el presente
estudio:

53
Cuadro 1: Operacionalización de Variable

VARIABLES DEFINICION DEFINICION DIMENSIONES INDICADORES ITEMS

CONCEPTUAL OPERACIONAL
El Manual de Procedimientos Un manual es una Normas 1
Administrativos es la herramienta de mucha Procedimientos 2
Procedimientos
descripción de los sistemas utilidad en cualquier
departamento administrativo Herramienta 3
administrativos en base a los Herramientas 4
para facilitar el trabajo.
procedimientos, procesos y Formulación
Manual de Borrego, Fajardo. (2020) 5
operaciones que la integran, Recursos Administrativo
Procedimientos apoyados en la estructura 6
Administrativos formal de la organización, Ejecución
flujogramas, formularios y otros
.
instrumentos.

La contabilidad es la parte de Es una ciencia que trata del Capacitación y 7

Contabilidad las finanzas que estudia las estudio, interpretación y Estudio adiestramiento
distintas partidas que reflejan solución a los problemas
que se presentan en las Diseño Manual
8
los movimientos financieros de Interpretación
empresas originadas por su
una empresa o entidad. ... De actividad económica
Implementación
todo eso y más se encarga la Borrego, Fajardo. (2020) 9
contabilidad. La contabilidad es 10
un recurso del que se dispone
para administrar los gastos e
ingresos de una compañía

Fuente: Borrego y Fajardo (2020)

 Técnicas e Instrumentos de Análisis de Datos

Técnicas

Parafraseando a Hurtado (2008), puede afirmarse que las técnicas

de recolección de datos pueden definirse como el conjunto organizado de
procedimientos que se utilizan durante dicho proceso de recolección. Las
técnicas empleadas para la recolección de datos en la investigación
fueron la observación y la encuesta. La observación, según Sabino
(2009), puede definirse como “el uso sistemático de nuestros sentidos en
la búsqueda de datos que necesitamos para resolver un problema de
investigación” (p. 105). A través de la observación se evalúa y conoce la
realidad de una situación determinada, permitiendo definir los datos más
importantes que se deben recolectar y que guarden relación con el tema
de investigación. Los hechos son percibidos directamente por el
investigador, colocándose ante la situación tal como ésta se presenta
naturalmente.

En lo que respecta a la encuesta, Méndez (2008), señala que:

Se hace a través de formularios, los cuales tienen aplicación en

aquellos problemas que se pueden investigar por métodos de
observación, análisis de fuentes documentales y demás siste-
mas de conocimiento. La encuesta permite el conocimiento de
las motivaciones, actitudes y opiniones de los individuos con re-
lación a su objeto de investigación. (p. 106).
Este mismo autor establece que, “la encuesta supone el diseño por
parte del investigador del cuestionario; éste se considera el instrumen-
to para realizar la encuesta y el medio construido”. (p. 107)

Instrumentos

Sabino (2009), señala que un instrumento de recolección de datos es

“en un principio, cualquier recurso de que se vale el investigador para

55
acercarse a los fenómenos y extraer de ellos información”. (p. 129). En el
presente estudio se utilizará como instrumento el registro de información y
el cuestionario. Resumiendo a Hernández, Fernández y Batista (2010), el
registro de información representa un formato (físico o digital), que permi-
te al investigador plasmar los datos de interés observados de la forma
más clara y precisa posible para su posterior análisis.

El Cuestionario es definido por Arias (2006) como la “encuesta escrita

que se maneja mediante un instrumento o formato en papel contentivo de
una serie de preguntas, el cual debe ser llenado por el encuestado sin la
influencia del encuestador” (p.74). Con respecto al cuestionario, Tamayo y
Tamayo (2003), indican que este “contiene los aspectos del fenómeno
que se consideran esenciales; permite además, aislar ciertos problemas
que nos interesan principalmente; reduce la realidad a cierto número de
datos esenciales y precisa el objeto de estudio”. (p. 124).

Para la presente investigación, se diseñó un cuestionario constitui-

do por diez (10) preguntas de carácter cerrado, realizadas según la escala
de Likert o modalidad estructurada Sobre este aspecto, Hernández, Fer-
nández y Baptista (2010), señalan que este tipo de cuestionario “contie-
nen categorías o alternativas de respuestas que han sido delimitadas. Es
decir, se presentan a los sujetos las posibilidades de respuestas y ellos
deben circunscribirse a ellas” (p. 277).Estas técnicas se pondrán en prác-
tica de forma tal de presentar la información recabada de manera clara y
precisa, facilitando así la comprensión de la información por parte del lec-
tor.

56
 Validez y Confiabilidad:
Validez

Hernández, Fernández y Baptista (2010), expresan que la validez, re-

presenta el grado con que un instrumento “realmente mide la variable que
pretende medir”. Los instrumentos deben ser coherentes, tener secuencia
y sobre todo tener pertinencia con los objetos de estudio, es decir, rela -
ción de ítem con el tema de investigación (p. 35). En la presente investi-
gación se utilizará para validar el contenido del instrumento la técnica de
Juicio de Expertos, en la cual el instrumento se somete a la consideración
de tres (3) expertos, un (1) experto en contenido temático, un (1) experto
en diseño de instrumentos y un (1) experto metodológico. Para tal fin, se
entregará a cada uno de ellos el instrumento desarrollado para su respec-
tivo análisis y revisión con la finalidad de que emitan sus juicios acerca del
contenido del mismo, para luego corregirlo hasta considerarse apto para
su aplicación.

Resultado de la Validación

Una vez analizado los resultado del proceso de validación a través del
juicio de experto, y comparado con la tabla de criterios, la media aritméti-
ca de la validación resulto 2,9 lo cual indica que el instrumento es válido
para ser aplicado (Anexo B).

Confiabilidad

De acuerdo con Hernández, Fernández y Baptista (2010), la Confiabili-

dad del instrumento de recolección de datos se refiere “al hecho de que
los resultados obtenidos con el instrumento en una determinada ocasión,
bajo ciertas condiciones, deberían ser los mismos si volviéramos a medir
el mismo rasgo en condiciones idénticas” (p. 44). En este estudio y to-
mando como base lo establecido por Ruiz (2008), se utilizará para medir

57
la confiabilidad del instrumento el Coeficiente Alfa de Cronbach, cuya fór-
mula es como sigue:

Alfa= K 1- Si2

K-1
St2

K: El número de ítems

Si2: Sumatoria de Varianzas de los Ítem

St2: Varianza de la suma de los Ítem

α: Coeficiente de Alfa de Cronbach

De acuerdo a lo establecido por Ruiz (2008), la confiabilidad de un

instrumento posee valores que oscilan entre cero (0) y uno (1.00) don-
de el resultado de confiabilidad obtenido debe encontrarse entre los
parámetros que determinan un valor óptimo. Por lo general, un coefi-
ciente de confiabilidad se considera aceptable cuando está por lo me-
nos en el límite superior (0,80) de la categoría “Alta”.

58
 Cuadro: 2 Escala de Confiabilidad del Instrumento de Recolección de
datos

Confiabilidad del Instrumento Valor

Muy Alta 0,81 a 1,00
Alta 0,61 a 0,80
Moderada confiabilidad 0,41 a 0,60
Baja confiabilidad 0,21 a 0,40
Muy Baja 0,01 a 0,20

Fuente: Borrego y Fajardo (2020)

Resultado de Confiabilidad Una vez aplicado el coeficiente de confia-

blidad del Alfa de Cronbach a través de la aplicación de la base estadísti-
ca que este indicador solicita aplicar, se obtuvo un resultado de 0,94 lo
cual según la tabla de validación, la confiabilidad es muy alta, y los resul-
tados que arroja dicho instrumento son confiables.

Técnicas de Análisis de datos

Una vez obtenidos los resultados del cuestionario y de acuerdo a lo in-
terpretado por Tamayo y Tamayo (2003), se recopilará toda la informa-
ción, agrupando posteriormente los datos en tablas de frecuencia y gráfi-
cos de barras, con el fin de facilitar el análisis de los mismos. Resumiendo
lo establecido por Hurtado (2008), puede afirmarse que en las tablas de
frecuencia (cuadros estadísticos), se presenta la información de forma
“comprensible, utilizándose conjuntos finitos para representar, organizar

59
datos y luego compararlos y comunicarlos” (p.36). Por otra parte, el gráfi-
co de barra, en palabras del mismo autor:

Un gráfico de barras se utiliza “para representar la distribución de

frecuencias de una variable cualitativa y cuantitativa discreta” (p.
20). Agrega, sobre esta representación, que se pueden graficar
“incluso variables continuas, si han sido discretizadas y diferentes
intervalos de valores se han transformado en categorías” (p. 8).
En este gráfico, los datos o frecuencias son representados
mediante rectángulos de igual base (lado que se ubica sobre el
eje de las categorías o conceptos).

60
 CAPITULO IV

ANÀLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS

RESULTADOS

Presentación y Análisis de los Resultados

En esta etapa de la investigación, se comprueban los supuestos

planteados por el autor, y los cuadros elaborados deberán ser analizados
para proceder a plantear las respectivas conclusiones. Así es señalado por
(Banesco, 2006). “Se debe comenzar por organizar los ítems, tabular el
número de respuestas (frecuencia), calcular el porcentaje de las respuestas
dadas por la muestra seleccionada y finalmente se procede a graficar.
Cumplido estos pasos, se inicia la etapa dela interpretación cualitativa y
cuantitativamente los porcentajes de las respuestas de los distintos ítems”.

Tamayo y Tamayo, M (2005) afirma: El procesamiento de los datos,

cuales quiera que sea la técnica, no es otra que el registro de los datos
obtenidos por el instrumento empleado, mediante una técnica analítica en la
cual se comprueba la hipótesis y se obtienen las conclusiones... (p.126). El
Autor presenta el análisis de los resultados arrojados en el cuestionario
realizado por preguntas mixtas y cada una de esta tiene una respuesta y
elabora un cuadro con cada pregunta y cada una de esta tiene su respuesta
donde muestra el resultado y se gráfica en una torta mostrando el porcentaje
de cada respuesta y su respectiva leyenda.

61
 Ítems 1. ¿La Gerencia requiere contar con un Manual de Normas y
Procedimientos que permita ejecutar las actividades administrativas de forma
eficaz y eficiente?

Cuadro 3 Existencia del Manual

Alternativas Frecuencia porcentaje

Si 10 100%
No 0 0%
Total 10 100%

Fuente: Borrego, Fajardo 2020

Gràfico nº 1 Manual de Normas

Si No

100%

0%
Item 5

Análisis e Interpretación de los Resultados: Los resultados

obtenidos en la aplicación del instrumento dirigido a los trabajadores,
teniendo como referencia al indicador de la existencia del manual reflejado
en el cuadro y grafico 2, se señala que el 100 por ciento de los encuestados
consideran que la gerencia requiere contar con un Manual de Normas y
Procedimientos que permita ejecutar las actividades administrativas de
forma eficaz y eficiente. Producto de esta interrogante se llegó a la
propuesta del Manual para beneficio de la organización, ya que este
instrumento coadyuvara a mejorar sus actividades, pues será una guía para
todo el personal que allí labora.
62
 Ítems 2. ¿Considera usted que las Normas y procedimientos de la
Alcaldía son dadas a conocer al personal?

Cuadro 4 Normas y procedimientos

Alternativas Frecuencia porcentaje

Si 1 10%
No 9 90%
Total 10 100%
Fuente: Borrego, Fajardo 2020

Gràfico Nº 2 Normas y Procedimientos

Si No
90%

10%

Item 4

Análisis e Interpretación de los Resultados: En el cuadro y grafico

número 3, el diez por ciento (10%) de los encuestados que la laboran en la
Alcaldía respondieron de forma negativa a la interrogante. Mientras que el
93% de los entrevistados dicen desconocer las Normas y procedimientos de
la Alcaldía. Por lo que se demuestra que ellos no están enmarcados en un
ambiente tanto interno como externo que ayude a efectuar diligentemente
sus actividades. Esto evidencia que las Normas y procedimientos de la
Alcaldía deberán estar establecidos en un proceso que oriente al área social
efectuar adecuadamente los procesos administrativos.

63
 Ítems 3. ¿Considera usted que un Manual de Normas y
Procedimientos es una herramienta de control efectivo para las actividades
administrativas que ejecuta la Alcaldía?

Cuadro 5 Herramienta

Alternativas Frecuencia porcentaje

Si 6 60%
4
No 40%
Total 10 100%
Fuente: Borrego, Fajardo 2020

Gràfico Nº 3 Herramienta

Si No
60%

40%

Item 8

Análisis e Interpretación de los Resultados: El 80% de los

trabajadores encuestados coinciden en afirmar que un Manual de Normas y
Procedimientos es una herramienta de control efectivo para las actividades
administrativas que ejecuta la Alcaldía. Esto hace inferir que el Manual es un
medio de vigilancia seguro para el manejo de las actividades y funciones que
se ejecuta dentro del departamento en estudio. Por lo cual exigen que la
institución ponga en práctica esta herramienta a fin de optimizar el
funcionamiento administrativo de la citada área.

64
 Ítems 4. ¿Las políticas de la gerencia son formuladas y transmitidas para
su conocimiento?

Cuadro 6 Formulación

Alternativas Frecuencia porcentaje

Si 3 30%
7
No 70%
Total 10 100%
Fuente: Borrego, Fajardo 2020

Gràfico Nº 4 Formulaciòn
Si No
70%

30%

Item 6

Análisis e Interpretación de los Resultados: De acuerdo a los

datos arrojados en el cuadro y grafico número 5, el 30% de los empleados
que laboran en la alcaldía indican que las políticas de la gerencia son
formuladas y transmitidas oportunamente, el resto de las personas
encuestadas, es decir, el 70% indican que esta no cuentan con políticas en
los procedimientos administrativos. Ello se debe que la institución no cuenta
con ningún instrumento que los oriente y los guie en las labores gerenciales
en el área administrativa, por lo que se recomienda crear normas y políticas
que ayuden a efectuar un mejor control para el departamento en estudio.

65
 Ítems 5 ¿La gerencia realiza supervisiones frecuentes en los
Procedimientos administrativos?

Cuadro 7 Administrativos

Alternativas Frecuencia porcentaje

Si 2 20%
8
No 80%
Total 10 100%
Fuente: Borrego, Fajardo 2020

Gràfico Nº 5 Administrativos
Si No 80%

20%

Item 4

Análisis e Interpretación de los Resultados: Los resultados

arrojados en el cuadro y grafico número 5, demuestran que el 20% de los
encuestados afirma que la gerencia realiza supervisiones frecuentes en los
Procedimientos administrativos, mientras que el 80% afirma que la gerencia
no realiza dicha supervisiones: esto hace inferir que las supervisiones
ayudan a establecer criterios claros sobre en lo que se debe proceder y en lo
que no, así como fijar los requisitos ineludible en los procedimientos de todas
las actividades administrativas. Por ello los mayores problemas que
enfrentan las instituciones en la actualidad, son la falta de instrumento que
permitan evaluar de forma permanente los contantes problemas que se
presentan dentro de su núcleo de operaciones.

66
 Ítems 6 ¿Considera usted que si se ejecuta un plan para aplicar los
procedimientos administrativos en la Alcaldía, los mismos generaran mayor
rentabilidad en la misma?

Cuadro 8 Ejecución

Alternativas Frecuencia porcentaje

Si 10 100%
0
No 0%

Total 10 100%

Fuente: Borrego, Fajardo 2020

Gràfico Nº 6 Ejecución
Si No
100%

0%
Item 5

Análisis e Interpretación de los Resultados: Como se puede

observar en el cuadro y grafico número 7, el cien por ciento (100%) de los
entrevistados Consideran que si se ejecuta un plan para aplicar los
procedimientos administrativos en la Alcaldía, los mismos generarían mayor
rentabilidad administrativa y laboral en la misma, además de ser más
funcional en el área social de los departamentos.

67
 Ítems 7 ¿Considera usted que La gerencia realiza una ejecución
presupuestaria acorde a las necesidades de la Institución?

Cuadro 9 Ejecución Presupuestaria

Alternativas Frecuencia porcentaje

Si 3 30%
7
No 70%

Total 10 100%

Fuente. Borrego, Fajardo 2020

Gràfico Nº 7 Ejecucion Presupuestaria

Si No
70%

30%

Item 6

Análisis e Interpretación de los Resultados: Con respecto a la

interrogante número 7, se observa en el cuadro y grafico mostrado con
anterioridad que el setenta por ciento de los encuestados manifiestan que la
gerencia no realiza una ejecución presupuestaria acorde a las necesidades
de la Institución, mientras que el 30% restante afirma lo contrario. Lo que
hacer inferir que con los medios apropiados la gerencia tendrá a su
disposición la información necesaria en lo concierne a la aplicación de
normas y así se lograra con más facilidad el entendimiento del personal con
cada de las áreas de la institución.
68
 Ítems 8 ¿Considera usted que el personal de La gerencia debe ser
capacitado y adiestrado en el área administrativa?
Cuadro 10 Capacitación y Adiestramiento

Alternativas Frecuencia porcentaje

Si 9 90%
Fuente: Borrego, Fajardo 2020
1
No 10%

Total 10 100%

Gràfico Nº 8 Capacitación y Adiestramiento

Si No
90%

14%

Item 11

Análisis e Interpretación de los Resultados: La mayor parte de los

trabajadores encuestados, exactamente el 90% como se muestra en el
cuadro y grafico número 9 la gerencia si debe ser capacitada y adiestrada en
el área de contabilidad y presupuesto. Esto hace inferir que si el personal
carece de capacidad indispensable para desarrollar las labores que se les
encomienda, evidentemente, aunque quisiera, no podría desarrollar
adecuadamente su trabajo, por lo que habría graves deficiencias.

Ítems 9 ¿Considera usted necesario el diseño del Manual de

Procedimientos?

69
 Cuadro 11 Diseño del manual

Alternativas Frecuencia porcentaje

Si 10 100%
0
No 0%

Total 10 100%
Fuente: Borrego, Fajardo 2020

Gràfico Nº 9 Diseño del Manual

Si No

100%

0%
Item 5

Análisis e Interpretación de los Resultados: Según se puede

observar que un 100% de los encuestados manifestaron que siempre es
necesario diseñar el Manual de Procedimientos, por cuanto los empleados
del área contabilidad y presupuesto no cuentan con ningún instructivo que
los oriente a realizar los procedimientos establecidos para dicha área. Sin
duda alguna que establecer y normar los procedimientos permitirá a los
trabajadores desenvolverse de la mejor manera, a fin de que puedan dar lo
mejor de sí. De allí que este instrumento pase a ser una actividad importante
en la cotidianidad de los empleados.

70
 Ítems 10 ¿El Departamento de Contabilidad tiene interés de
implementar un Manual de Normas y Procedimientos con el fin de optimizar
las labores administrativas?

Cuadro 12 Implementación del manual

Alternativas Frecuencia porcentaje

Si 9 90%
1
No 10%

Total 10 100%

Fuente: Borrego, Fajardo 2020

Gràfico Nº 10 Implementación del Manual

90% Si No

10%

Item 11

Análisis e Interpretación de los Resultados: Según los resultados

obtenidos el 100% de los encuestados manifestaron que la alcaldía si tiene
interés de implementar un Manual de Normas y Procedimientos para
optimizar las labores dentro de la institución. La administración se encuentra
persuadida con la idea de desarrollo e implementación de este instrumento,
pues es un documento que contiene la descripción de actividades que deben
seguirse en la realización de las funciones de una unidad social-
administrativa. Luego del análisis e interpretación de los datos podemos

71
concluir, en que estos nos indica la ausencia y necesidad de tener normas y
procesos claros dentro del departamento de contabilidad y presupuesto de la
Alcaldía del Municipio Cajigal-Onoto Anzoátegui, que permitan el buen
desempeño de sus empleados, la acertada supervisión y el buen manejo de
los procesos.

72
 CAPÍTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones
Las instituciones de hoy en día han logrado un gran desarrollo en el
ámbito administrativo, con la finalidad de atender las obligaciones y
necesidades que requiera las mismas, ya que en toda institución por muy
grande o pequeña, vieja o nueva, pública o privada, deberá de poseer
recursos organizacionales que le permitan llevar a cabo sus tareas y
alcanzar los objetivos propuestos. Estos recursos son de diversas índoles:
financieros, humano y administrativo, que por lo general, cada uno de ellos
es administrado en un departamento específico de la organización,
trabajando organizados asociadamente para obtener objetivos , fines y metas
de las misma.
El manual de normas y procedimientos es un conjunto de
instrucciones y norma reunidas, en un cuerpo orgánico que explica n el
desarrollo de los procedimientos administrativa. Es una fuente de información
permanente que facilita al personal de un departamento o institución en
general la correcta ejecución de las tareas normalizadas. Además tiene como
fin regular la participación de los distintos departamentos de un ente, ya sea
público o privado.

73
 Aunque son bien conocidas las bondades de que existan unos
procesos claros dentro de una Alcaldía, conocidos por sus empleados a todo
nivel, también es muy común conocer empresas que no los tienen o si los
tienen lo le prestan la importancia que le merece y peor aún, no alcanzan a
reconocer que muchos de los problemas de la empresa tienen origen en la
falta de la implementación de estos procedimientos, o una mala
implementación de los existentes.
En la Alcaldía del Municipio Cajigal se aplicó un Manual de
Procedimientos Administrativos en el área de Presupuesto y Contabilidad
con la finalidad de mejorar el desenvolvimiento de los empleados de éste
departamento. A través de diferentes normas y técnicas se logró recopilar
una serie de elementos cotidianos de un departamento de Contabilidad para
facilitar el trabajo y las tareas diarias.

74
 Recomendaciones

Con el fin de propiciar los mejores resultados de esta investigación se

recomienda a seguir con las siguientes orientaciones:

Revisar las necesidades administrativas que presenta la Institución.

Aplicar correctamente el manual de normas y procedimientos en el

departamento de Presupuesto y Contabilidad.

Difundir el manual de forma que cada empleado de ésta área pueda

conocerlo.

Realizar correcciones y agregar nuevas normas frecuentemente con la

finalidad de mejorar la calidad de trabajo.

Incentivar a otros departamentos a la creación de Manuales de

procedimientos.

Actualizar cada vez que sea necesario el Manual de Normas y

Procedimientos.

La gerencia debe invertir en curso de actualización para su personal del

área de presupuesto y contabilidad para que los mismos puedan
desempeñar eficazmente su labor.

Los estudiantes Administración deberían proporcionar un poco de

conocimientos en materia administrativa a las instituciones públicas, para
que se mantengan al día y para que garanticen una buena calidad de la
atención brindada.

75
 CAPÍTULO VI

LA PROPUESTA

Manual de Procedimientos Administrativos

Presentación de la propuesta
La presente investigación propone el Diseño de un Manual de
Procedimientos administrativos para el departamento de contabilidad de la
Alcaldía del Municipio Cagigal-Onoto Anzoátegui, dicho Manual estará
orientado a ser una guía para los distintos procedimientos administrativos y
contables que se dan a lugar en dicho departamento, objeto del estudio, a fin
de fortalecer su control interno permitiéndole tener un adecuado manejo y
control de su información contable, por ello se espera que diseñar un manual
de normas y procedimientos los beneficie positivamente.

El manual estará estructurado con las siguientes partes:

 Presentación
 Alcance
 Normas generales
 Introducción
 Estructura de Cargo
 Denominación de cargo

Justificación

Un Manual de Normas y procedimientos es un documento que contiene la

descripción de las actividades que deben llevarse a cabo en la realización de
las tareas en una unidad administrativa y sirve, además, como medio de
comunicación y coordinación para transmitir, de forma ordenada y
sistemática, las informaciones de una organización.
76
 Por lo antes expuesto se pretende llevar a cabo un Diseño de un Manual
de Procedimientos administrativos para el Departamento de Contabilidad de
la Alcaldía del Municipio Cagigal-Onoto Anzoátegui para apoyar el trabajo
diario de dicho departamento contable. Con la finalidad de describir en
forma sistemática, tanto las acciones como las operaciones que deben
seguirse para el adecuado funcionamiento del Departamento de Contabilidad
de dicha Alcaldía, para hacerse un seguimiento adecuado y secuencial de
las actividades ya establecidas en orden lógico y en un tiempo definido.

Es importante destacar que las ventajas de contar con manuales de

procedimientos, son de proporcionar apoyo a las diferentes actividades que
realizan de manera cotidiana de una institución publica y también permite
que se haga un seguimiento secuencial de las tareas, además, es muy útil
porque es un instrumento de comunicación efectivo porque detalla de
manera específica los pasos a seguir en el cumplimiento de las funciones
asignadas.

Objetivo de la propuesta
Se pretende lograr a través de la propuesta los siguientes objetivos:
 Valorar la importancia de procedimientos administrativos dentro
de Departamento de Contabilidad de la Alcaldía del Municipio Cagigal.
 Establecer una normativa y políticas administrativas contables
dentro del Departamento de Contabilidad.
 Facilitar los procedimientos para fortalecer las funciones el De-
partamento de Contabilidad de la Alcaldía del Municipio Cagigal-Onoto An-
zoátegui.

77
 Normas Y Procedimientos.
Dirección de Contabilidad.
Procedimiento:
Objetivo y alcance. Objetivo del manual establecer las normas y
procedimientos que se llevan a cabo en la dirección de contabilidad, con el
fin de servir como un instrumento de información, que permita orientar a las
dependencias adscritas a ella en sus actividades y en el control de sus
funciones. Alcance: este manual está dirigido a todo el personal adscrito a la
dirección.

Procedimiento:
Base Legal Reglamento parcial Nro. 4 de la Ley Orgánica de la
Administración Financiera del Sector Público, sobre el Sistema de
Contabilidad Pública. 15. Reglamento con fuerza de Ley de reforma de la Ley
General de Bancos y otras instituciones financieras de fecha 13 de
noviembre de Ley que establece el Impuesto al Valor Agregado. 17.
Providencia Administrativa mediante la cual se designa a los Entes Públicos
como Agentes de retención del Impuesto al Valor Agregado. 18. Providencia
Administrativa sobre las obligaciones que deben cumplir los Contribuyentes
formales del impuesto al Valor Agregado.
Recepción y distribución de la correspondencia.

Esquema General del Proceso: Dirección de Contabilidad. Recibe la

correspondencia y distribuye al área de que le corresponda .Áreas de la
Dirección recibe correspondencia y entrega al personal para
respuesta .Dirección de Administración y Finanzas Archiva acuse de recibo
de la correspondencia Normas específicas 1. Toda correspondencia recibida
deberá tener los sellos de recepción y distribución. 2. Debe enumerarse
consecutivamente toda correspondencia recibida y ser registrados en los
libros de control destinados para ello, igualmente incorporarla al Sistema de

78
Correspondencia de la Dirección de Presupuesto y Contabilidad. 3. Se
establece que la correspondencia será distribuida en la mañana y en la tarde
a las áreas asignadas por el Director (a).

Normas Generales: Debe formular y ejecutar el presupuesto

asignado a la Alcaldía del Municipio Cajigal. 2. Debe gestionar todo lo
relacionado con los movimientos de personal y mantener actualizada la
información relativa a estos movimientos. 3. Debe coordinar todo lo relativo a
la normativa de retenciones del Impuesto al Valor Agregado para consolidar
la información y rendirla al SENIAT. 4. Debe elaborar los registros contables
de la Dirección de Presupuesta y Contabilidad.

Anticipo de Prestaciones Sociales Esquema General del Proceso

Servicios Administrativos Departamento de Jubilación Servicios
Administrativos División de Nomina Identifica disponibilidad presupuestaria
Identifica disponibilidad en Prestaciones Remite Oficio de acuerdo a la forma
de pago Abono cuenta en División de Tesorería Elabora cheque Normas
específicas: 1. Toda solicitud de anticipo de prestaciones sociales, deberá
ser solicitada mediante una carta a dirigida a la Dirección de Presupuesto y
Contabilidad. 2. Se otorgarán anticipos de prestaciones Sociales de acuerdo
a las disponibilidades presupuestarias de los Dozavos y a la que presente el
empleado en sus Prestaciones Sociales.

Anticipo de Prestaciones Sociales Descripción del Procedimiento jefe

de servicios administrativos 1. Recibe del empleado una carta solicitando el
anticipo de prestaciones Sociales. 2. Registra en el archivo (Excel) el
Anticipo de Prestaciones Sociales. 3. Verifica la disponibilidad presupuestaria
de acuerdo a los Dozavos. 4. Elabora la planilla de Anticipo de Prestaciones
Sociales. 5. Solicita al empleado que firme la planilla de Anticipo de
Prestaciones Sociales 6. Elabora Oficio para remitir la planilla al

79
Departamento de Jubilación. 7. Firma el Oficio y gestiona la entrega con el
Mensajero del Oficio y la planilla al Departamento de Jubilación, para que
estos calculen la disponibilidad que tiene el empleado en sus Prestaciones
Sociales. 8. Recibe del Director Administrativo la planilla de Liquidación de
Anticipos de Prestaciones Sociales. 9. Verifica si el empleado tiene cuenta de
abono en cuenta Si tiene cuenta 1. Elabora Oficio para remitir la planilla al
Departamento de Nomina para que proceda el pago, continúe el paso 13. Si
no tiene cuenta 11. Elabora Solicitud de Cheque y Oficio a Tesorería para
que estos elaboren cheque de gerencia a nombre del empleado. 12. Remite
Oficio, Solicitud de Cheque y la planilla al área de Tesorería. 13. Archiva
todos los soportes generados.

Procedimiento: Solicitud de Adquisición de Bienes y Contratación de

Servicios Esquema General del Proceso Dependencias de la Dirección de
Administración Dirección de Administración Servicios Administrativos
Departamento de Compras Emite solicitud Requisición Autoriza la solicitud
Determina disponibilidad Contacta al Proveedor Departamento de Servicios
Compras Administrativos Realiza la compra Realiza pago al proveedor
seleccionado Normas específicas 1. El gasto debe estar correctamente
imputado a la correspondiente partida del presupuesto o a créditos
adicionales. 2. Debe verificarse la disponibilidad presupuestaría de los
gastos. 3. Asimismo, deberá garantizar que antes de proceder a realizar
pagos, los responsables se aseguren del cumplimiento de los requisitos
siguientes: Que se haya dado el cumplimiento a las disposiciones legales y
reglamentarias aplicables. Que estén debidamente imputados a créditos del
presupuesto o a créditos adicionales legalmente acordados. Que exista
disponibilidad presupuestaria Que se realicen para cumplir compromisos
ciertos y debidamente comprobados, salvo que correspondan a pagos de
anticipos a contratistas o avances ordenados a funcionarios conforme a las
Leyes.

80
 Procedimiento: Envío de información de las conciliaciones bancarias
a Contraloría Interna Esquema General del Proceso Contabilidad Realiza
conciliación Servicios Administrativos Emite información de la Conciliación
Contraloría Interna Verifica información emitida Normas específicas: 1.
Mensualmente debe remitirse a Contraloría a través del correo electrónico
los formatos A Conciliaciones Bancarias y B Situación de las partidas por
Antigüedad. 2. Para elaborar los formatos A Conciliaciones Bancarias y B
Situación de las partidas por Antigüedad debe tomarse en cuenta los
movimientos generados bancarios, entre las más importantes podemos
mencionar: Depósitos no registrados Cheques en tránsito Notas de Débito y
crédito bancarias Cheques anulados con la correspondiente copia de los
mismos Diferencias presentadas por error, bien sea por parte del área
contable o por el banco Cualquier otra información o documentación
necesaria que soporte las partidas pendientes de conciliación 3. Las
conciliaciones bancarias, los formatos A y B deben estar debidamente
selladas y firmadas por el Decano, Administrador y/o Contador y ser
remitidos a la Dirección de Planificación y Presupuesto mediante Oficio y en
diskette impresos.

Estructura de la propuesta
 El manual de normas y procedimientos estará estructurado de la
siguiente manera:
 Portada
 Introducción: Un resumen breve sobre lo que tratara y explicara el
manual
 Índice: Una guía detalla del contenido del manual
 Objetivos: Detallara los objetivos generales y específicos, lo que
desea concretar el manual

81
  Normas: Guía de la normativa a considerar para las actividades
del Departamento de contabilidad de la Alcaldía del Municipio Caji-
gal.
 Procedimientos: Guía detalla de los diversos procedimientos que
se ejecutan dentro del Departamento de contabilidad de la Alcaldía
del Municipio Cajigal.
 Diccionario de términos básicos: Términos y conceptos que deben
conocerse para el adecuado uso del manual.

Factibilidad de la Propuesta
El análisis de la factibilidad para la propuesta se fundamenta en
Análisis Técnico: Donde se visualizaran los distintos aspectos técnicos,
materiales y capacidad humana para poner en marcha la propuesta.
Análisis operativo: La cual enmarca la posibilidad real de poner en
marcha la propuesta tomando en cuenta viabilidad de la propuesta así como
sus posibilidades de funcionar
Análisis económico: El análisis financiero donde se toma en cuenta los
gastos monetarios que se deberán realizar para poner en marcha la
propuesta.

Factibilidad Técnica: Consistió en evaluar la tecnología y el conocimien-

to en base a esta, con que cuenta el Departamento de Contabilidad de la Al-
caldía del Municipio Cagigal de Onoto Estado Anzoátegui. La propuesta pre-
tende beneficiar a todos los empleados de dicha institución pero primera-
mente a la población estudiada. Es importante destacar, que existe la tecno-
logía necesaria para llevarla a cabo.

Factibilidad Económica: Los recursos económicos necesarios para lle-

var a cabo la propuesta serán medidos en función de los beneficios que ob-
tendrán los empleados al tener el dominio contable del departamento donde
82
laboran .La propuesta se considera económicamente factible debido a que el
beneficio que se obtendrá será de carácter intangible, aunque también se
verá en términos monetarios y permitirá mejorar la toma de decisiones, pu-
diendo conocer de manera más precisa el buen funcionamiento contable de
la Alcaldía.

Factibilidad Psicosocial: A través del cuestionario aplicado a los em-

pleados del Departamento de contabilidad de la Alcaldía del Municipio Caji-
gal se pudo conocer su interés en la implementación de la propuesta, debido
a que reconocen la necesidad de implementar el Manual de Normas y proce-
dimientos. En consecuencia, por la aceptación del personal involucrado en
el estudio y el reconocimiento que tiene su implementación a la mejora de los
procesos se considera psicosocialmente factible.

83
 República Bolivariana de Venezuela
Alcaldía Bolivariana del Municipio Juan Manuel Cagigal
Departamento de Contabilidad
Onoto, Municipio Cajigal, Estado Anzoátegui

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATI-

VOS PARA EL DEPARTAMENTO DE CONTABILI-
DAD DE LA ALCALDÍA DEL MUNICIPIO CAGIGAL-
ONOTO ANZOÁTEGUI

Elaborado por:
KATHERIN BORREGO

C.I. 25.451.860

SOLENNYS FAJARDO

C.I. 21.362.675

84
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Alcaldía Bolivariana del Municipio Juan Manuel Cagigal
Departamento de Contabilidad
Onoto, Municipio Cajigal, Estado Anzoátegui

INDICE

CONTENIDO PÁG.

Presentación………………………………………………………….3
Alcance…………………………………………………………………4
Normas generales…………………………………………………….4
Introducción…………………………………………………………...6
Estructura de cargos……………………………………………….8
Denominación del cargo…………………………..……………11

República Bolivariana de Venezuela

Alcaldía Bolivariana del Municipio Juan Manuel Cagigal

85
 Departamento de Contabilidad
Onoto, Municipio Cajigal, Estado Anzoátegui

PRESENTACIÒN

El Manual de Procedimientos Administrativos para el de-

partamento de contabilidad de la Alcaldía del Municipio Juan
Manuel Cagigal, se logra gracias a un conjunto de voluntades, y
al empeño de dos estudiantes de Administración Mención Orga-
nización y Sistema que lo presentan como Trabajo Especial De
Grado para hacerlos del conocimiento del proyecto que se esta-
ba llevando a cabo al Departamento de Contabilidad adscrito a
dicho ente público.

Diferentes funcionarios y funcionarias brindaron su apoyo,

facilitando talento humano para el desarrollo y culminación del
proyecto. El Manual fue dirigido al Departamento de Contabili-
dad de la Alcaldía del Municipio Juan Manuel Cagigal, de Onoto
estado Anzoátegui con el apoyo de ciertos Directores Genera-
les, Jefes de Unidad en lo que respecta a la recolección y análi-
sis de información pertinente.

República Bolivariana de Venezuela

Alcaldía Bolivariana del Municipio Juan Manuel Cagigal
86
 Departamento de Contabilidad
Onoto, Municipio Cajigal, Estado Anzoátegui

PRE

ALCANCE

El Manual de Procedimientos Administrativos para el depar-

tamento de contabilidad de la Alcaldía del Municipio Juan Ma-
nuel Cagigal como Instrumento Técnico Administrativo contiene el
conjunto de cargos existentes en dicho departamento, de acuerdo
a las estructuras y necesidades propias de la institución, aporta in-
formación a los trabajadores y a los supervisores de sus deberes
y responsabilidades con la Institución; es la base fundamental en
los subsistemas de captación de recursos humanos, en los proce-
sos de reclutamiento y selección; apoya y se retroalimenta del
subsistema de adiestramiento y desarrollo en los procesos de de-
tección de necesidades, diseño de programas de inducción y de
formación; igualmente, facilita el establecimiento de rutas de ca-
rreras, estimación del potencial y evaluación de desempeño de los
trabajadores para otros cargos. Aporta datos al subsistema de Se-
guridad Integral, en los procesos de determinación de riesgos y en
el subsistema de Relaciones Laborales.
NORMAS GENERALES

1. El contenido de este manual es de obligatorio cumplimiento

para Departamento de contabilidad de la Alcaldía del Municipio
Juan Manuel Cagigal.

2. Este manual reposará en la Dirección de Recursos Humanos

y en el Departamento de contabilidad de la Alcaldía del Munici-
pio Juan Manuel Cagigal, quienes podrán proporcionar las fun-
ciones de cada cargo cuando le sea solicitado.

87
3. Este manual tendrá vigencia a la fecha de aprobación por la
máxima autoridad de la Institución.

4. Los poseedores del presente Manual son responsables de

velar por el cumplimiento y actualización del mismo según los
procedimientos establecidos para ello.

5. La Dirección de Recursos Humanos mantendrá actualizado

el Procedimientos Administrativos para el departamento de
contabilidad basándose en: los análisis de los cargos, la valora-
ción de los mismos y la elaboración y ajuste de las descripcio-
nes de los cargos.
6. Cuando por necesidades de alguna dependencia, se requiera
crear un cargo en el Departamento de Contabilidad, la Dirección
de Recursos Humanos procederá a la creación de dicho cargo
con las funciones y especificaciones que haya lugar.

7. La Dirección de Recursos Humanos, creará y/o modificará

cargos, normas y procedimientos del presente Manual, según
sea necesario, y las someterá a estudio y aprobación de la má-
xima autoridad para su aprobación.

8. Toda creación o modificación aprobada de cargos, deberá

ser comunicada oficialmente a la Dirección de Planificación y
Presupuesto, a los fines de incluirla dentro del organigrama de
la Institución.

9. Se deja sin efecto cualquier resolución, norma, memorando,

instructivo, procedimiento y formulario que colide con lo estable-
cido en este Manual.
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Alcaldía Bolivariana del Municipio Juan Manuel Cagigal
Departamento de Contabilidad
Onoto, Municipio Cajigal, Estado Anzoátegui

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 INTRODUCCIÓN

La Alcaldía del Municipio Juan Manuel Cajigal persigue entre sus

objetivos, mejorar la calidad de los servicios que presta a la pobla-
ción en general y estar a la altura para satisfacer sus más exigen-
tes necesidades y expectativas, mediante la búsqueda permanen-
te del incremento de la eficiencia de los procesos, la reducción de
los tiempos de respuesta, la eliminación de requisitos innecesarios
y el acercamiento con la ciudadanía.

La consecución de este objetivo, plantea un gran desafío para la

administración de la Alcaldía, y es que en el actual escenario, se
ha visto en la necesidad de adoptar e implementar el uso
una herramienta administrativa de gestión que permita concretar
este logro.

Con este propósito se optó por crear y utilizar el Manual de

Procedimientos Administrativos para el Departamento de Con-
tabilidad el cual consta de un conjunto de descripciones que con-
tienen de manera sucinta las exigencias del cargo, las cuales se
describen a continuación:

 Denominación del cargo: título de identificación.

 Propósito general: define en forma breve la naturaleza del cargo.

 Roles: lista referencial de oficios y/o profesiones que pueden de-
sempeñar los ocupantes del cargo.

 Tareas Principales: describen las obligaciones y responsabilida-

des que corresponden al cargo. A título descriptivo, en este Ma-
nual se presentan actividades Genéricas, son aquellas típicas co-
munes al cargo en cualquier área de la institución donde se en-
cuentre, y las actividades específicas están referidas a los niveles

89
normativo y operativo, según estén relacionadas con políticas,
normas y lineamientos, o con la razón de ser de la institución.

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ESTRUCTURA DE CARGOS

90
 ÁREA DIRECTIVA GRADO CÓDI-
GO

 CONTADORA (Jefa del Departamento)

 ASISTENTE CONTABLE
 SECRETARIA

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92
 FUJOGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE LA
ALCALDIA DEL MUNICIPIO CAJIGAL

JEFA DEL DEPARTAMENTO

Lcda. En Contaduría Pública. Clarisbelia Pirela

FUNCIONES

 Programar, dirigir, coordinar, ejecutar y controlar las actividades del sistema de

contabilidad gubernamental, en coordinación con la Contaduría Pública de la Nación.
 Elaborar el diagnóstico de la situación económica-financiera de la Municipalidad
e informar oportunamente a la Gerencia de Administración

SECRETARIA
ASISTENTE CONTABLE Yurangel Alvarado
T.S.U. Administración Ayexi
Maleno FUNCIONES

FUNCIONES
 Realizar actividades
administrativas de archivo, control y
 Analizar, planear y aplicar los
elaboración de correspondencia, digitar y
criterios contables apropiados en la
registrar las transacciones contables de
documentación comprobatoria para que
las operaciones del departamento
la coordinación de cuenta pública,
contable y verificar su adecuada
elabore correcta y adecuadamente los
contabilización, elaborar nómina y
República
informes y estados financieros Bolivariana de
que Venezuela
liquidación de seguridad social.
marca la normatividad para la rendición
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de la cuenta pública municipal.
Departamento de Contabilidad
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93
DENOMINACIÓN DEL CARGO

JEFE DEL DEPARTAMENTO CONTABLE

PROPÓSITO GENERAL:
Gestionar y controlar las operaciones diarias del departamento
de contabilidad. Controlar y analizar los datos contables y elabo-
rar informes o estados financieros. Establecer y aplicar métodos,
políticas y principios contables adecuados al Departamento de
Contabilidad de la Alcaldía.

TAREAS GENÉRICAS:

 Programar, dirigir, coordinar, ejecutar y controlar las actividades

del sistema de contabilidad gubernamental, en coordinación con
la Contaduría Pública de la Nación.

Elaborar el diagnóstico de la situación económica-financiera de

la Municipalidad e informar oportunamente a la Gerencia de
Administración.

 Revisar documentación

 Presentación de informes: el jefe contable se encarga de prepa-

rar y presentar informes a la dirección. Para cumplir con dicha fun-
ción debe saber utilizar los softwares de contabilidad y los progra-
mas de hojas de cálculo como Microsoft Excel.

 Recibir, revisar, coordinar.

 El cierre del ejercicio: sobre todo con la preparación del balance

y la memoria de cuentas.

 Realizar trabajos de alta complejidad en el área contable.

Nómina de sueldo, asegurarse de que todos los trabajadores

sean pagados.
94
Presentación de informes, preparar informes financieros de
la Alcaldia.
Controles contables/administrativo, evitar errores, fraudes o
robos.
 Realizar las actividades que le sean asignadas propias de su
unidad de adscripción, de acuerdo a la estructura organizativa de
la Institución.

COMUNICACIÓN:
Mantiene contacto bajo, dentro y fuera de la organización.
CONFIDENCIALIDAD:
Maneja o trasmite información de uso restringido, de manera míni-
ma.

SUPERVISIÓN REQUERIDA:

Efectúa trabajos bajo supervisión permanente.

RESPONSABILIDAD:
El cargo genera insumos que afectan de manera mínima, los re-
sultados alcanzados por su equipo de trabajo.

AMBIENTE DE TRABAJO: El cargo se ubica en un sitio cerrado /

abierto, en un ambiente con calor o frío y/o humedad, general-
mente con agentes contaminantes, tales como: ruidos y polvo.

RIESGOS: La ejecución del trabajo está sometida a riesgo de ac-

cidente con una magnitud baja y con posibilidad de ocurrencia
baja.

EQUIPOS Y/O DISPOSITIVOS DE SEGURIDAD:

El cargo no requiere del uso de equipos y/o dispositivos de segu-

ridad.
COMPLEJIDAD DEL TRABAJO
95
TIPO DE TRABAJO:

El trabajo se considera liviano y requiere ejecutar tareas varia-

das.
REQUISITOS MINIMOS:

Educación Formal:

Licenciado Contabilidad/Administración

Con o sin Post grados

EXPERIENCIA:
De 1 año de experiencia en áreas asociadas.

CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS:

 Tener excelente dicción, acorde al trabajo que ocupa, excelente

ortografía.

 Tener liderazgo para guiar un grupo de personas bajo su cargo y

responsabilidad.

 Habilidad para establecer y mantener relaciones interpersonales;

para trabajar en equipo y manejar con discrecionalidad la informa-
ción confidencial.
 Habilidad para tratar en forma cortes y efectiva con el público y
demás personas que laboran en el organismo.

 Destreza básica en el manejo de herramientas tecnológicas y

equipos de computación.

96
 República Bolivariana de Venezuela
Alcaldía Bolivariana del Municipio Juan Manuel Cagigal
Departamento de Contabilidad
Onoto, Municipio Cajigal, Estado Anzoátegui

DENOMINACIÓN DEL CARGO

ASISTENTE CONTABLE

PROPÓSITO GENERAL:
97
 Debe ser un profesional administrativo encargado de cumplir un
rol técnico dentro del departamento contable de la Alcaldía del
Municipio Cagigal. El asistente contable se encarga de realizar di-
ferentes tareas administrativas como por ejemplo llevar los libros
de contabilidad de la empresa.

TAREAS GENÉRICAS:

Teneduría de libros contables, llevar los libros de contabilidad del

departamento. Dicha tarea puede realizarse de manera manual o
mediante la utilización de software exclusivos de contabilidad. En
ciertas ocasiones el Jefe del Departamento le puede solicitar a su
asistente que prepare las facturas, que realice tareas de cuentas
por pagar y realice recibos.

 Se encarga del mantenimiento de registros financieros actuales

y archivados. Esta función exige que el asistente contable esté
bien informado sobre las normas, directrices y leyes que regulan
la preservación de los documentos fiscales

 Recibir, organizar, revisar, verificar y distribuir documentos y co-

rrespondencia en general, debidamente codificados, manteniendo
actualizado el registro correspondiente.

 Realizar y revisar la relación de viáticos.

 Realizar trabajos de baja complejidad en el área contable.

 Realizar las actividades que le sean asignadas propias de su

unidad de adscripción, de acuerdo a la estructura organizativa de
la Institución.

 Realizar las demás actividades que le sean asignadas por su su-

pervisor o Jefe de Departamento, en atención a las necesidades
de la dependencia.

98
COMUNICACIÓN:
Mantiene contacto bajo, dentro y fuera de la institución.
CONFIDENCIALIDAD:
Maneja o trasmite información de uso restringido, de manera míni-
ma.

SUPERVISIÓN REQUERIDA:

Efectúa trabajos con poca o nula supervisión permanente.

RESPONSABILIDAD:
El cargo genera insumos que afectan de manera mínima, los re-
sultados alcanzados por su equipo de trabajo.

AMBIENTE DE TRABAJO: El cargo se ubica en un sitio cerrado /

abierto, en un ambiente con calor o frío y/o humedad, general-
mente con agentes contaminantes, tales como: ruidos y polvo.

RIESGOS: La ejecución del trabajo está sometida a riesgo de ac-

cidente con una magnitud baja y con posibilidad de ocurrencia
baja.

EQUIPOS Y/O DISPOSITIVOS DE SEGURIDAD:

El cargo no requiere del uso de equipos y/o dispositivos de segu-

ridad.
COMPLEJIDAD DEL TRABAJO

TIPO DE TRABAJO:

El trabajo se considera liviano y requiere ejecutar tareas varia-

das.
REQUISITOS MINIMOS:

Educación Formal:

99
T.S.U Contabilidad/Administración
EXPERIENCIA:
De 0 a 1 año de experiencia en áreas asociadas.

CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS:

 Tener buena dicción, excelente ortografía.

 Habilidad para seguir instrucciones orales y escritas; para esta-

blecer y mantener relaciones interpersonales; para trabajar en
equipo y manejar con discrecionalidad la información confidencial.
 Habilidad para tratar en forma educada, cortes y efectiva con el
público y demás personas que laboran en la institución.

 Destreza básica en el manejo de herramientas tecnológicas y

equipos de computación.

República Bolivariana de Venezuela

Alcaldía Bolivariana del Municipio Juan Manuel Cagigal
Departamento de Contabilidad
Onoto, Municipio Cajigal, Estado Anzoátegui

DENOMINACIÓN DEL CARGO

SECRETARIA

PROPÓSITO GENERAL:

100
 Prestar servicios de apoyo administrativo, traslado de docu-
mentos, correspondencia y atención de personas, despacho de
materiales y equipos, de acuerdo a normas y procedimientos
establecidos.

TAREAS GENÉRICAS:

 Transcribir trabajos de mecanografía, tales como: memorán-

dum, oficios, cuadros, correspondencia en general y otros regis-
tros.

Revisar y organizar documentos y material de trabajo.

 Atender y efectuar llamadas telefónicas.

 Efectuar requisiciones del material de oficina.

 Recibir, revisar, organizar, despachar e inventariar la existencia

de materiales y equipos de oficina en el almacén y/o dependencia.

 Embalar y trasladar materiales y/o documentos.

 Operar equipos de oficina tales como computadora, teléfono,

fax, fotocopiadora u otros.

 Recibir, organizar, revisar, verificar y distribuir documentos y co-

rrespondencia en general, debidamente codificados, manteniendo
actualizado el registro correspondiente.

 Realizar el control y manejo de los expedientes dentro del archi-

vo del Departamento.

 Realizar la relación de viáticos.

 Realizar trabajos de baja complejidad en el área contable.

101
 Realizar las actividades que le sean asignadas propias de su
unidad de adscripción, de acuerdo a la estructura organizativa de
la Institución.

 Realizar las demás actividades que le sean asignadas por su su-

pervisor, en atención a las necesidades de la dependencia.

COMUNICACIÓN:
Mantiene contacto bajo, dentro y fuera de la organización.
CONFIDENCIALIDAD:
Maneja o trasmite información de uso restringido, de manera míni-
ma.

SUPERVISIÓN REQUERIDA:

Efectúa trabajos bajo supervisión permanente.

RESPONSABILIDAD:
El cargo genera insumos que afectan de manera mínima, los re-
sultados alcanzados por su equipo de trabajo.

AMBIENTE DE TRABAJO: El cargo se ubica en un sitio cerrado /

abierto, en un ambiente con calor o frío y/o humedad, general-
mente con agentes contaminantes, tales como: ruidos y polvo.

RIESGOS: La ejecución del trabajo está sometida a riesgo de ac-

cidente con una magnitud baja y con posibilidad de ocurrencia
baja.

EQUIPOS Y/O DISPOSITIVOS DE SEGURIDAD:

El cargo no requiere del uso de equipos y/o dispositivos de segu-

ridad.
COMPLEJIDAD DEL TRABAJO

TIPO DE TRABAJO:

102
El trabajo se considera liviano y requiere ejecutar tareas varia-
das.
REQUISITOS MINIMOS:

Educación Formal:

Bachiller /Estudiante Universitaria

EXPERIENCIA:
De 0 a 1 año de experiencia en áreas asociadas.

CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS:

 Tener buena dicción, excelente ortografía.

 Habilidad para seguir instrucciones orales y escritas; para esta-

blecer y mantener relaciones interpersonales; para trabajar en
equipo y manejar con discrecionalidad la información confidencial.
 Habilidad para tratar en forma cortes y efectiva con el público y
demás personas que laboran en el organismo.

 Destreza básica en el manejo de herramientas tecnológicas y

equipos de computación.

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107
A N E X O S

108
 Anexo A
Instrumento de recolección de datos
(Cuestionario)

ENCUESTA

Estimado ENCUESTADO:

El cuestionario que se anexa a continuación tiene como propósito recabar in-

formación concerniente al trabajo de grado, titulado “ DISEÑO DE UN MANUAL
DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL DEPARTAMENTO

109
DE CONTABILIDAD DE LA ALCALDÍA DEL MUNICIPIO CAGIGAL-ONO-
TO ANZOÁTEGUI”

Su colaboración consiste en responder cada una de las preguntas del

cuestionario, cabe decir que el fin de dicho cuestionario es netamente investigativo,
por lo cual no es necesaria su identificación.

En espera de su colaboración para con este trabajo de investigación y agradecidos de

antemano.

Atentamente

Instrucciones:
•Responda la pregunta que considere correcta.
•Marque con una X en la casilla que corresponda a la pregunta seleccionada.
•No borre la respuesta una vez contestada.
•Utilice lápiz grafito.
•La nomenclatura del presente cuestionario es:
S: Si
N: No
O: Observaciones

Cuestionario
Pregunta N° 1
¿La Gerencia requiere contar con un Manual de Normas y Procedimientos que permita
ejecutar las actividades administrativas de forma eficaz y eficiente?
Si___
No___
Observaciones:________________________________________________

Pregunta N°2

110
¿Considera usted que las Normas y procedimientos de la Alcaldía son dadas a conocer al
personal?

Si___
No___
Observaciones:________________________________________________

Pregunta N°3
¿Considera usted que un Manual de Normas y Procedimientos es una herramienta de
control efectivo para las actividades administrativas que ejecuta la Alcaldía?
Si___
No___
Observaciones:________________________________________________

Pregunta N° 4
¿Las políticas de la gerencia son formuladas y transmitidas para su conocimiento?

Si___
No___
Observaciones:________________________________________________

Pregunta N° 5
¿La gerencia realiza supervisiones frecuentes en los Procedimientos
administrativos?

Si___
No___
Observaciones:________________________________________________

Pregunta N°6
¿Considera usted que si se ejecuta un plan para aplicar los procedimientos administrativos
en la Alcaldía, los mismos generaran mayor rentabilidad en la misma?
Si___
No___
Observaciones:________________________________________________

Pregunta N° 7
¿Considera usted que La gerencia realiza una ejecución desde el ámbito contable acorde a
las necesidades de la Institución
Si___
No___
Observaciones:________________________________________________

Pregunta N° 8
¿Considera usted que el personal de La gerencia debe ser capacitado y adiestrado en el
área administrativa?
Si___
No___
Observaciones:________________________________________________

Pregunta N°9
¿Considera usted necesario el diseño del Manual de Procedimientos?

111
Si___
No___
Observaciones:________________________________________________

Pregunta N°9
¿El Departamento de Contabilidad tiene interés de implementar un Manual de Normas y
Procedimientos con el fin de optimizar las labores administrativas?
Si___
No___
Observaciones:________________________________________________

112
 ANEXO B

VALIDACIÓN DEL INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE

DATOS

VALIDACIÒN DEL INSTRUMENTO

Estimado experto: ________________________________________________

Tengo el agrado de dirigirme a usted, con el objeto de solicitar su valiosa

colaboración, como profesional, experto en el tema, a fin de que de una opinión

113
desde su punto de vista profesional sobre el fondo, la forma y la construcción de
los ítems del cuestionario que se presenta a continuación, el cual tiene como fi-
nalidad realizar un estudio sobre : DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCEDI-
MIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL DEPARTAMENTO DE CON-
TABILIDAD DE LA ALCALDÍA DEL MUNICIPIO CAGIGAL-ONOTO AN-
ZOÁTEGUI.

En tal sentido, se le hace entrega de una guía de validación en la que

usted marcará con una (x) su opinión de acuerdo a los criterios de pertinencia,
claridad y redacción de cada ítems, donde además podrá anotar sus
observaciones.

Agradeciéndole de antemano su valiosa y oportuna colaboración a la

presente solicitud, se despide de usted.

Atentamente:

Bachilleres: Katherin Borrego

Solennys Fajardo

MATRIZ DE VALIDACIÓN DEL CUESTIONARIO

Instrucciones: En la presente matriz se muestra un renglón de cada de las

proposiciones señaladas en el cuestionario al igual que una escala de evaluaciones que
va desde 3 hasta 1, indique con una equis (X) la opción que considere correcta de
acuerdo al grado de pertinencia, coherencia y redacción de cada ítems, con respecto a
los objetivos y el cuadro de operacionalización de variables.

Instrucciones: Marque con una equis (X) en cada ítem su criterio de valoración,
con la finalidad de obtener una observación clara y precisa.

114
 Criterio de valoración de ítems:
O = Óptimo B = Bueno R = Regular D = Deficiente
Items Claridad Pertinencia Precisión Coherencia Observación
O B R D O B R D O B R D O B R D O B R D
1

10

Nombre y Apellido del Experto: _________________________________

C.I: _____________________________
Firma: ______________________________

115