Revisión de Documentación

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REVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN
Una vez confirmada la fecha de la auditoría y conformado el equipo auditor se deben
solicitar a la empresa a auditar aquellos documentos que nos permitan verificar la
conformidad del sistema a auditar con los criterios de la auditoría.
Esta documentación también servirá al auditor para preparar las listas de chequeo o
papeles de trabajo de la auditoría y conocer un poco más de la empresa y de los
procesos a auditar.
Para el caso de la auditoría al SG-SST, el auditor puede solicitar los siguientes

documentos:
• Mapa de procesos (si lo tiene)

• Política de SST
• Manual del SG-SST
• Organigrama
• Matriz de identificación de peligros y evaluación de riesgos
• Matriz de identificación de requisitos legales
• Informe de condiciones de salud
• Plan anual de trabajo
• Informe de auditorías anteriores
• Informe de la revisión gerencial
El auditor puede solicitar la documentación a través de comunicación escrita, correo 2
electrónico o realizar una visita antes de la auditoría para revisión documental (Esto es
de común acuerdo con la empresa cliente).
Si el equipo auditor encuentra inconsistencias en la documentación o determina que

no cumple con los requisitos del SG-SST deberá informar al responsable del
programa de auditoría, responsable del SG-SST y al auditado y determinar si se
suspende la auditoria hasta que se realicen los ajustes pertinentes a la
documentación.
Ejemplos:
• No existe política del SST, manual, matriz de identificación de peligros y evaluación

de riesgos, informe de condiciones de salud, plan anual de trabajo.
• La política del SST, el manual y el plan anual de trabajo no se encuentran firmados
por el Representante Legal.
REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES

DE LA AUDITORIA EN SITIO
Reunión de apertura de la auditoría

En esta reunión es muy importante la asistencia
del Gerente de la compañía y los jefes de áreas o
un representante de cada área y por supuesto el
Representante del SG-SST. También sería
importante que asistieran los representantes del
Copasst. Cuando hay equipo auditor debe estar
el grupo completo de auditores.
La reunión será liderada por el Auditor Líder,

quien realizará una presentación del equipo
auditor, alcance, propósito y criterios de la
auditoría.
Se presentará el plan de auditoria para revisión y

aprobación de la empresa cliente, si están de
acuerdo con los horarios y orden de la auditoria.
En caso contrario se realizarán las
modificaciones a que haya lugar, de común
acuerdo entre las partes.
El auditor líder realizará una breve explicación de

cómo se desarrollará la auditoria y responderá
las dudas e inquietudes a que haya lugar por
parte de los auditados.
Es importante que el auditor líder genere un

ambiente de confianza y tranquilidad entre los
auditados, para que el proceso se lleve dentro de
los mejores términos de cordialidad y
transparencia.
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Comunicación durante la auditoría

Se debe llegar a acuerdos formales para
la comunicación entre el equipo auditor y
el auditado durante la auditoría.
Es importante que cada vez que se

termine una sección de la auditoría el
auditor retroalimente al auditado los
resultados parciales del proceso,
fortalezas, hallazgos y no conformidades
evidencias, con los respectivos soportes
de la misma.
Los miembros del equipo auditor deben

consultarse periódicamente para
intercambiar información, evaluar el
progreso de la auditoría y reasignar el
trabajo entre los miembros del equipo
auditor según sea necesario.
Cuando las evidencias indican que los

objetivos no son alcanzables, el auditor
líder debe informar al cliente de la
auditoría y al auditado para determinar
las acciones apropiadas (modificación o
terminación de la auditoría).
Funciones y responsabilidades
de los guías y de los observadores
Los guías y observadores pueden acompañar
al equipo auditor, pero no forman parte del
mismo, es decir, no podrán levantar no
conformidades, hallazgos o realizar entrevistas
a los auditados. No deberían influir ni interferir
en la realización de la auditoría. Sus
! responsabilidades son:
•El establecimiento de contactos y horarios

para las entrevistas.
•Acordar las visitas a partes específicas de las

instalaciones o de la organización.
•Asegurarse de que las reglas concernientes

a los procedimientos relacionados con la
protección y la seguridad de las
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instalaciones son conocidas y respetadas por los miembros del equipo auditor. (Guías)
•Ser testigos de la auditoría por parte del auditado. (Observadores)
•Proporcionar aclaraciones de la información. (Guías)
Recopilación y verificación de la información
Durante el desarrollo de la auditoría, se debe recopilar información pertinente al

cumplimiento de los requisitos que se están auditando, esto se realiza a través de un
muestreo apropiado.
Los métodos para recopilar esta información pueden ser:
•Entrevistas con empleados
•Observación de las actividades, las condiciones de trabajo y el ambiente de

trabajo.
•Revisión de documentos, tales como política, objetivos, planes, procedimientos,

normas, instrucciones, licencias y permisos, especificaciones, planos, contratos y
pedidos.
•Registros, tales como registros de inspección, actas de reunión, informes de

auditorías, registros de programas de seguimiento y resultados de mediciones,
registros de asistencia a capacitaciones.
•Análisis e indicadores de desempeño.
•Informes de otras fuentes, por ejemplo, retroalimentación del cliente.
•Evaluaciones realizadas por los clientes, quejas y reclamos reportados.

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Generación de hallazgos de auditoría
Los hallazgos de auditoría pueden indicar tanto conformidad como no conformidad

con los criterios de auditoría e identificar una oportunidad para la mejora.
El equipo auditor debe reunirse para revisar los hallazgos de la auditoría.
La conformidad con el criterio de la auditoría debería resumirse para indicar los

lugares, las funciones, los procesos, o los requisitos que fueron auditados.
Las no conformidades y las evidencias de la auditoría deben registrarse y revisarse

con el auditado para que el verifique que la evidencia de la auditoría es exacta y que
las no conformidades se han comprendido.
En la siguiente unidad veremos detenidamente como debemos realizar la redacción

de hallazgos y no conformidades.
Preparación de las conclusiones de la auditoría
Una vez finalizadas las auditorías a cada

una de las áreas y antes de la reunión de
cierre de auditoría, el equipo auditor se
debe reunir para revisar los hallazgos de la
auditoría y demás información recopilada
durante el ejercicio.
El equipo auditor debe generar las

conclusiones de la auditoría las cuales
incluyen las fortalezas del sistema
auditado, hallazgos evidenciados, no
conformidades y finalmente el grado de
conformidad del sistema de gestión con
los criterios de la auditoría.
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Realización de la reunión de cierre
A la reunión de cierre de auditoría, deben asistir: Gerente o Representante Legal de la

empresa auditada, Jefes de áreas o un representante, Representante del SG-SST,
representante del Copasst y todo el equipo auditor.
Esta reunión será presidida por el Auditor Líder, quien se encargara de dar los
agradecimientos a todos los participantes del proceso por su disponibilidad y
colaboración presentar los hallazgos y conclusiones de la auditoría, comentar
aquellas situaciones importantes que se presentaron en el desarrollo de la auditoría.
Durante la reunión el Auditor Líder debe garantizar que los auditados comprenden y
reconocen los hallazgos y no conformidades evidenciadas y deben ponerse de
acuerdo en cuanto tiempo el auditado debe presentar el plan de acciones
correctivas y preventivas.
PREPARACIÓN, APROBACIÓN Y DISTRIBUCIÓN

DEL INFORME DE AUDITORÍA
El auditor líder debe ser responsable de la
preparación y el contenido del informe de la
auditoría. Este informe no se entrega
inmediatamente se termina la auditoria,
como requiere de una preparación y
aprobación, durante la reunión de cierre de
auditoria el Auditor Líder informará la fecha
en la que realizará la entrega del mismo.
El informe de auditoría debe proporcionar

un registro completo, preciso, conciso y
claro de la auditoría, y debe incluir, o hacer
referencia a:
•Los objetivos de la auditoría.
•Alcance de la auditoría.
•Identificación del cliente de la auditoría.
•Identificación del auditor líder y de los

miembros del equipo auditor.
•Las fechas y los lugares donde se

realizaron las actividades de auditoría.
•Los criterios de auditoría.

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•Los hallazgos de la auditoría.
•Las conclusiones de la auditoría.
El informe de la auditoría también puede incluir o hacer referencia a:
•El plan de auditoría.
•Lista de representantes del auditado.
•Un resumen del proceso de auditoría, incluyendo los obstáculos encontrados.
•La confirmación de que se han cumplido los objetivos, de acuerdo con el plan de
auditoría.
•Las áreas no cubiertas, aunque se encuentren dentro del alcance de la auditoría.
•Las opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el auditado.
•Las recomendaciones para la mejora.
•Los planes de acción del seguimiento acordados.
•Una declaración sobre la naturaleza confidencial de los contenidos.
El informe debe estar fechado, revisado y aprobado de acuerdo con los

procedimientos del programa de auditoría.
Ejemplo de un informe de auditoría

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FINALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA
La auditoría termina cuando todas las actividades incluidas en el plan se hayan

finalizado y el informe de la auditoría ha sido aprobado y distribuido.
Los documentos que pertenecen a la auditoría, evidencias de cumplimiento de

requisitos, listas de chequeo, etc, deben conservarse o destruirse por común acuerdo
entre las partes participantes y de acuerdo con los procedimientos del programa y
con los requisitos legales o contractuales aplicables.
La información a la que tengan acceso los auditores en el proceso de auditoría y los

resultados de la misma deben ser de carácter confidencial y solo se revelaran a las
personas que asisten a la reunión de cierre. Una vez entregado el informe de auditoría
la empresa definirá el alcance de su divulgación.
REALIZACIÓN DE LA ACTIVIDAD DE SEGUIMIENTO
Las conclusiones de la auditoría pueden indicar la

necesidad de acciones preventivas, correctivas o
de mejora, según sea aplicable. Tales acciones no
se consideran parte de la auditoría y generalmente
son emprendidas por el auditado en un período de
tiempo acordado en el plan de acción que se
realiza una vez finalizada la auditoría.
El Responsable del SG-SST debe realizar

seguimiento al cierre oportuno de las no
conformidades, acciones preventivas o de mejora
que se generen del plan de acción, debe verificar
! su efectividad y reportar a la Gerencia los avances
que se tengan al respecto.
Los planes de acción implementados serán objeto

de verificación en auditorías posteriores.
En la próxima unidad se explicará detalladamente

la redacción de no conformidades, así como del
establecimiento de planes de acción y
seguimiento.

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Para el caso de la auditoría al SG-SST, el auditor puede solicitar los siguientes

• Mapa de procesos (si lo tiene)

Si el equipo auditor encuentra inconsistencias en la documentación o determina que

• No existe política del SST, manual, matriz de identificación de peligros y evaluación

REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES

Reunión de apertura de la auditoría

La reunión será liderada por el Auditor Líder,

Se presentará el plan de auditoria para revisión y

El auditor líder realizará una breve explicación de

Es importante que el auditor líder genere un

Comunicación durante la auditoría

Es importante que cada vez que se

Los miembros del equipo auditor deben

Cuando las evidencias indican que los

•El establecimiento de contactos y horarios

•Acordar las visitas a partes específicas de las

•Asegurarse de que las reglas concernientes

•Ser testigos de la auditoría por parte del auditado. (Observadores)

•Proporcionar aclaraciones de la información. (Guías)

Recopilación y verificación de la información

Durante el desarrollo de la auditoría, se debe recopilar información pertinente al

Los métodos para recopilar esta información pueden ser:

•Entrevistas con empleados

•Observación de las actividades, las condiciones de trabajo y el ambiente de

•Revisión de documentos, tales como política, objetivos, planes, procedimientos,

•Registros, tales como registros de inspección, actas de reunión, informes de

•Análisis e indicadores de desempeño.

•Informes de otras fuentes, por ejemplo, retroalimentación del cliente.

•Evaluaciones realizadas por los clientes, quejas y reclamos reportados.

Generación de hallazgos de auditoría

Los hallazgos de auditoría pueden indicar tanto conformidad como no conformidad

El equipo auditor debe reunirse para revisar los hallazgos de la auditoría.

La conformidad con el criterio de la auditoría debería resumirse para indicar los

Las no conformidades y las evidencias de la auditoría deben registrarse y revisarse

En la siguiente unidad veremos detenidamente como debemos realizar la redacción

Preparación de las conclusiones de la auditoría

Una vez finalizadas las auditorías a cada

El equipo auditor debe generar las

Realización de la reunión de cierre

A la reunión de cierre de auditoría, deben asistir: Gerente o Representante Legal de la

PREPARACIÓN, APROBACIÓN Y DISTRIBUCIÓN

El informe de auditoría debe proporcionar

•Los objetivos de la auditoría.

•Identificación del cliente de la auditoría.

•Identificación del auditor líder y de los

•Las fechas y los lugares donde se

•Los criterios de auditoría.

•Los hallazgos de la auditoría.

•Las conclusiones de la auditoría.

El informe de la auditoría también puede incluir o hacer referencia a:

•El plan de auditoría.

•Lista de representantes del auditado.

•Un resumen del proceso de auditoría, incluyendo los obstáculos encontrados.

•Las áreas no cubiertas, aunque se encuentren dentro del alcance de la auditoría.

•Las opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el auditado.

•Las recomendaciones para la mejora.

•Los planes de acción del seguimiento acordados.