Proceso de auditora

Elementos yMARA LUISA MACIEL CRUZ

etapas del proceso de auditora
de marzo del 2017
 Proceso de auditora
Elementos y etapas del proceso de auditora

GENERALIDADES DE LA AUDITORA
Las auditoras tienen como propsito evidenciar la eficacia, eficiencia, efectividad y
transparencia de la gestin de los distintos procesos, actividades, planes, proyectos,
operaciones y dems resultados de las entidades para lograr su mejora continua,
promoviendo el ejercicio de autocontrol y autoevaluacin.
ACTORES DEL PROCESO DE AUDITORA
El cliente o el solicitante de la auditora pueden ser la Alta
Direccin, el representante de la Alta Direccin, las oficinas
de Control Interno o quien haga sus veces o los lderes de
los procesos.

El auditado. Toda la organizacin es susceptible de ser auditada,

es decir, en todos los niveles jerrquicos e independientemente de
la vinculacin de sus servidores o colaboradores.

El auditor es la persona de la organizacin con la competencia para

llevar a cabo una auditora. En el caso de la Institucin, el Auditor
Lder es el Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno, quien est
apoyado por servidores de la misma rea y auditores internos
formados por la institucin de otras reas.

OBJETIVOS DE LAS AUDITORAS

Determinar la conformidad o no de cada uno de los elementos del SGI con los
requisitos observados.
Determinar la eficacia del SGI implantado, para alcanzar los objetivos.
Proporcionar al auditado la oportunidad de mejorar su proceso.
Facilitar la certificacin del SGI del organismo auditado en un registro externo.
Recomendar a la Alta Direccin la implementacin de planes de mejora
necesarias para hacer que se cumplan los requisitos reglamentarios.
RAZONES PARA REALIZAR UNA AUDITORA

Verificar si la entidad y su SGI cumplen los requisitos establecidos y las

acciones que se estn implementando.
Sirve como herramienta de percepcin del estado en que se encuentra la
entidad antes de dar comienzo a un procesos de certificacin por parte de
entes externos.
Hacer la evaluacin, en el marco del propio organismo, de su SGI con
relacin a una norma de SGI.
FUNCIONES, RESPONSABILIDADES Y TAREAS DE LOS AUDITORES
Responsabilidades Funciones
Del Auditor Lder Del Auditor Lder.
Del equipo auditor o auditores Del equipo auditor o auditores
Del auditado El auditado es elemento pasivo y
no realiza ninguna funcin.

Auditor lder: Conviene confiar a un auditor la responsabilidad del equipo auditor y

de la propia auditora. En la institucin Universitaria Pascual Bravo esta
responsabilidad est en cabeza del jefe de la Oficina Asesora de Control Interno.
Independientemente de la especificidad de cada sistema, tanto el auditor lder como
el equipo de auditora tienen las siguientes responsabilidades:
Auditor lder:

Planear y gerenciar todos los pasos de la auditora.

Conducir la auditora.
Acompaar en la seleccin del equipo y en su instruccin.
Controlar los conflictos y propiciar la superacin de situaciones difciles.
Conducir y controlar todas las reuniones con el equipo auditado.
Tomar decisiones de la auditora y en el SGI.
Comunicar los resultados de las auditoras sin atraso.
Comunicar los mayores obstculos encontrados.
Comunicar inmediatamente las no conformidades crticas.
Tener habilidades de comunicacin eficaces.
Informar los resultados, conclusiones recomendaciones finales de la
auditora.
Equipo auditor:

Soportar al lder del equipo.

Estar preparado para el desarrollo de la auditora.

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 Participar en las reuniones de apertura y cierre.
Cumplir las tareas designadas por el auditor lder.
Mantener la programacin y el objetivo de la auditora.
Documentar y apoyar todas las constataciones.
Realizar aportes que considere necesario para el mejor desarrollo de la
auditora
Mantener al auditado informado del desarrollo.
Proteger todos los documentos.
Mantener confidencialidad.
Ser objetivo y tico.
Apoyar a los dems miembros del equipo auditor en el proceso de auditoria

RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES AUDITOR

LDER

Responsable final de todas las fases de la

auditora; debe preparar el plan y presentar el
informe de la auditora.
Participar en la seleccin de los miembros del
equipo auditor y presentarlos ante el auditado.
Definir los requisitos de cada trabajo de la
auditora. Revisar la documentacin del SGI. Dar
instrucciones al equipo auditor.
Informar y comunicar al auditado, sobre los resultados de la auditora, las no
conformidades crticas y los obstculos importantes durante el curso de la
auditora.
RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES
AUDITORES ACOMPAANTES

Elaborar un informe sobre los resultados de

la auditora y consignar las observaciones.
Cooperar con el auditor lder.
Preparar y realizar con eficacia las
responsabilidades asignadas.
Actuar con objetividad y limitarse al mbito de
la auditora. Respetar la deontologa profesional.
Recoger y analizar datos para obtener conclusiones relativas al SGI auditado.

RESPONSABILIDADES AUDITADO

Informar al personal afectado, sobre el objeto y finalidad de la

auditora; designar al personal de apoyo que acompaara al equipo
auditor en determinadas actividades de la auditora.

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 Poner a disposicin del equipo auditor, los medios necesarios para asegurar
el desarrollo ptimo de la auditora.
Cooperar con los auditores para alcanzar los objetivos de la auditora.
Establecer e implementar las acciones correctivas, atendiendo al informe de
la auditora.
ETAPAS DEL PROCESO AUDITOR
PREPARACIN DE LA AUDITORA
Para llevar a cabo una buena auditoria interna, la preparacin es de suma
importancia.
Esta preparacin consiste en una serie de diferentes elementos, como:

Determinacin del alcance de la auditoria.

Estudio de los documentos importantes.
Acordar el itinerario o programa de auditoria.
Preparacin de listas de verificacin o cuestionarios.

Revisin preliminar del SGI auditado

Si el SGI no es el adecuado, conviene no continuar con la auditora.
Sirve de base para preparar la auditora y analizar el SGI auditado.

Documentos de trabajo
Listas de verificacin para cada elemento del SGI.
Formularios para recoger observaciones y formularios para consignar
evidencias.
Tareas del equipo auditor
Conviene asignar a cada miembro del equipo auditor, la auditora de
elementos especficos del SGI. Esta asignacin ser hecha por el auditor
lder.
Plan de la auditora
Presentado y conocido con antelacin.
Flexible para permitir cambios durante la auditora.
Debe incluir: objetivos, identidades del equipo auditor, fecha y lugar de la
auditora, reas a auditar.
Estudio de los documentos relevantes
Una vez que sea establecido el alcance de la auditoria con el Auditor Lder, es el
momento de llevar a cabo una revisin inicial de los documentos relativos a la
auditoria, los cuales normalmente consisten en:

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 a) El Manual de Calidad, caracterizacin y procedimientos aplicables al proceso
auditado.
b) Documentos y especificaciones que soportan
formalmente al proceso auditado.
c) Los hallazgos y observaciones encontradas
en la ltima auditoria, as como cualquier lista
de verificacin de que se disponga, ambos
aplicables al proceso a ser auditado.
d) Registros del anlisis de las acciones
correctivas relativas al proceso.
EJECUCIN DE LA AUDITORA

Los responsables de la gestin del programa de auditora deben:

Establecer los objetivos y la extensin del programa de auditora.

Establecer las responsabilidades, los recursos y los procedimientos.

Asegurarse de la implementacin del programa de auditora.

Controlar, revisar y mejorar el programa de auditora.

Es importante resaltar que para la gestin de un programa de auditora se debe

aplicar el ciclo PHVA (Planear, Hacer Verificar y Actuar).

Planear

Elaborar un programa de auditoras.

Iniciar la auditora.

Definir los objetivos, el alcance y los criterios.

Definir los recursos.

Revisar el procedimiento.

Designar el auditor lder.

Determinar la viabilidad.

Conformar el equipo auditor.

Revisar documentos.

Preparar la auditora de campo.

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 Preparar los documentos de trabajo: plan de auditora, lista de verificacin y
solicitud de acciones correctivas.

Asignar trabajo al equipo auditor.

Hacer

Realizar la auditora de campo.

Efectuar la reunin de apertura.

Definir los canales de comunicacin.

Recolectar y verificar la informacin.

Generar los hallazgos de la auditora.

Preparar las conclusiones de la auditora.

Realizar la reunin de cierre.

Actuar

Realizar actividades complementarias.

Realizar mejoras al programa de auditora.

Verificar

Preparar, aprobar y distribuir el informe.

Terminar la auditora.

Seguimiento y revisin.

Identificar la necesidad de acciones correctivas, preventivas y/o planes de

mejoramiento.

Identificar las oportunidades de mejora.

Elaboracin del programa de auditora

Un programa de auditora tambin incluye la planificacin, la provisin de recursos y

el establecimiento de procedimientos apropiados para su realizacin dentro del
programa. Por tal motivo deberan establecerse los objetivos de un programa de
auditora para dirigir la planificacin y la realizacin de las auditoras.

Elaboracin del plan de auditora

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El encargado de hacer la planificacin de la auditora es el auditor lder, en cuyas
manos est coordinar todas las actividades referentes a la preparacin y desarrollo
de la auditora. En los criterios globales de un programa de auditora se establece
que la misma debe basarse en objetivos, alcance y criterios documentados, siendo
los objetivos de la auditora los que definen qu es lo que se pretende alcanzar con
su realizacin.

Para dar cumplimiento al programa de auditora, los integrantes del equipo auditor
procedern de la siguiente manera:

Definir el alcance de la auditora: Es describir la extensin y los lmites de la

auditora, tales como ubicacin, unidades de la organizacin, actividades y
procesos a ser auditados, as como el periodo de tiempo cubierto por la
auditora.

Solicitar la documentacin necesaria: Antes de desarrollar las actividades

de la auditora in-situ, la documentacin del auditado debe ser revisada para
determinar la conformidad del sistema con los criterios de auditora.

Preparar la Lista de Verificacin: Los miembros del equipo auditor deben

revisar la informacin pertinente a las tareas asignadas y preparar los
documentos de trabajo que sean necesarios como referencia y registro del
desarrollo de la auditora.

Elaboracin del Plan de Auditora: El lder del equipo auditor debe preparar
un plan de auditora que proporcione la base para cumplir el objetivo
acordado previamente respecto a la realizacin de esta.

Comunicar el Plan de Auditora: El lder del equipo auditor debe comunicar

al auditado el correspondiente Plan de Auditoria con la antelacin suficiente
para que, tanto el auditado como su equipo de trabajo, estn a entera
disposicin

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DESARROLLO DE LA AUDITORA
Ejecucin de la auditora. "La auditora debe ser planificada apropiadamente y el
trabajo de los asistentes del auditor, si los hay, debe ser debidamente supervisado".
Por la gran importancia que se le ha dado al planeamiento en los ltimos aos a
nivel nacional e internacional, hoy se concibe al planeamiento estratgico de la
auditora como todo un proceso de trabajo al que se pone mucho nfasis, utilizando
el enfoque de "arriba hacia abajo". Este planeamiento se refleja finalmente en la
elaboracin del Programa de Auditora.
1. Reunin inicial
Se debe realizar una reunin de apertura con
los responsables de los procesos a auditar, la
cual tiene el propsito de:

Confirmar el Plan de Auditora.

Proporcionar un breve resumen de
cmo se llevarn a cabo las
actividades de auditora.
Presentar el equipo auditor.
Establecer los canales de
comunicacin.
Proporcionar al auditado la
oportunidad de hacer preguntas.
En algunos casos, de acuerdo con la complejidad de la auditora, la reunin de
apertura simplemente puede consistir en comunicar que se est realizando una
auditora y explicar su naturaleza. En otros casos, la reunin debe ser formal y
mantener registros de los asistentes.
El auditor lder en representacin del equipo auditor informar al auditado sobre el
desarrollo de la auditoria, el establecimiento de las mismas bajo la premisa de la
obtencin de evidencias y realizacin de pruebas sobre las mismas, aplica
procedimientos y tcnicas de auditoria para la formulacin de hallazgos,
observaciones, conclusiones y recomendaciones.
2. Recogida de evidencias
Es necesario tener en cuenta que debe recopilarse y
verificarse, mediante un muestreo apropiado, la informacin
pertinente para los objetivos, el alcance y los criterios de la
auditora, incluyendo la informacin relacionada con las
interrelaciones entre funciones, actividades y procesos. Solo la
informacin que es verificable puede constituir evidencia de la auditora, la cual debe
ser registrada.
 A travs de entrevistas, examen de documentos y observacin de las reas
afectadas.
Anotar los indicios de No Conformidad para su posterior investigacin.

Para ejecutar la auditora, los auditores procedern as:

a) De acuerdo con la lista de verificacin, har las preguntas o pruebas de
cumplimiento para obtener informacin a travs de:
Entrevistas con funcionarios, contratistas y otras personas que puedan
afectar el proceso.
Observacin de las actividades, de las condiciones y medios de trabajo
circundantes.
Documentos tales como la poltica, objetivos, planes, proyectos,
caracterizaciones, procedimientos, formatos, entre otros.
Registros de inspeccin, supervisin, interventora, actas de reuniones,
comits, reportes de auditoras, registros de programas y seguimientos,
informes de gestin y resultados, etc.
Resmenes de datos e indicadores de desempeo.
Registros de las bases de datos y los procedimientos.
Registros de otras fuentes, por ejemplo retroalimentacin de la
ciudadana y dems informacin externa pertinente, como la de los
proveedores.
Bases de datos computarizadas y sitios de red.
b) Una vez analizada dicha informacin proceder a
registrar los hallazgos de la auditora siguiendo las
instrucciones establecidas.

3. Anlisis de Hallazgos de la auditora

La evidencia de auditora debe ser evaluada con respecto a
los criterios de auditora para poder generar los hallazgos,
los cuales pueden indicar tanto conformidad como no
conformidad con los criterios. De igual manera, cuando los objetivos de la auditora
as lo especifiquen, los hallazgos pueden identificar una oportunidad de mejora.

Las conclusiones de la auditora pueden tratar aspectos tales como:

El grado de conformidad del Sistema de Gestin Integral

La efectiva implementacin, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestin
Integral.
La capacidad del proceso de revisin por la Alta Direccin para asegurar la
permanente idoneidad, adecuacin, eficacia, eficiencia, efectividad y mejora
del sistema.

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 Si los objetivos de la auditora as lo especifican,
sus conclusiones pueden llevar a
recomendaciones de auditoras futuras.

El equipo auditor, antes de la reunin de cierre de

auditora, debe reunirse para:

Analizar los hallazgos de la auditora y cualquier otra informacin recolectada.

Los hallazgos pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios
de la auditora y/o identificar una oportunidad de mejora.
Acordar las conclusiones de la auditora.
Formular las recomendaciones pertinentes.
Registrar las no conformidades evidenciadas en el formato denominado
Solicitud de Accin Correctiva.
Hacer otras observaciones y exponer oportunidades de mejora, caso en el
cual se puede pedir un plan de mejoramiento.

4. Reunin de Cierre de auditora

Presidida por el lder del equipo auditor, en ella se presentan los hallazgos y las
conclusiones de la auditora, de tal manera que sean comprendidos y reconocidos
por el auditado, y se acuerda, si es necesario, un intervalo de tiempo para que el
auditado presente un plan de acciones correctivas y preventivas. Entre los
participantes de la reunin de cierre debe incluirse al auditado y podra tambin estar
el cliente de la auditora y otras partes.
El equipo auditor llevar a cabo la reunin de cierre con los funcionarios que
atendieron la auditora y el responsable del proceso auditado. En dicho encuentro se
ratifican los siguientes aspectos:

Objeto de la auditora.
Presentacin del informe de auditora.
Conclusiones.

INFORME DE LA AUDITORA

Es responsabilidad del auditor lder y el equipo auditor.

El informe tiene por objeto exponer los hechos, analizar las
causas y recomendar acciones correctoras.
En caso de duda sobre alguna situacin auditada, es necesario
aclararla antes de presentar el informe.

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 Debe contener: objetivo y alcance de la auditora, observaciones de No
Conformidad, capacidad del SGI para alcanzar los objetivos definidos, lista de
distribucin del informe.
El Informe Final de la auditora debe emitirse en el periodo de tiempo acordado. Si
esto no es posible, se debera comunicar al cliente y/o auditado las razones del
retraso y acordar una nueva fecha de emisin.

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